DER HINTERGRUND DER BESCHWERDE

1. Am 31. Juli 2009 beantragte der Beschwerdeführer bei der Kommission gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 [1] Zugang zu folgendem Dokument: "Mitteilung der Kommission über die Informationstätigkeiten im Rahmen des PRINCE-Programms SEK(95)1672". Sie verwendete das elektronische Formular für ihren Antrag, das auf der Website der Kommission abrufbar ist.

2. Am selben Tag erhielt die Beschwerdeführerin eine Empfangsbestätigung, dass ihr Antrag registriert wurde und dass er innerhalb der nächsten 15 Tage bearbeitet wird.

3. Am 31. August 2009 teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass das für den Zugang zu Dokumenten zuständige Team aufgrund der Sommerferien erst in der nächsten Woche in der Lage sein wird, [ihren] Antrag zu bearbeiten.

4. Allerdings wurde innerhalb der "nächsten Woche"keine Antwort der Kommission übermittelt, und am 8. September 2009 forderte die Beschwerdeführerin die Kommission nachdrücklich auf, über ihren Antrag zu entscheiden.

5. Am 9. September 2009 antwortete die für ihren Antrag zuständige Beamtin der Kommission: i) das betreffende Dokument ursprünglich als geheim eingestuft wurde; ii) bevor es an den Beschwerdeführer freigegeben werden konnte, musste es freigegeben werden, und dies konnte nur vom Generaldirektor getan werden; iii) der zuständige Beamte hatte daher einen entsprechenden Antrag an seinen Generaldirektor gerichtet und wartete auf dessen Antwort; iv) der Beamte würde sich mit dem Beschwerdeführer in Verbindung setzen, sobald die Freigabe abgeschlossen ist.

6. Am 2. Oktober 2009 teilte die Beschwerdeführerin der Kommission mit, dass sie, da sie zwei Monate lang ohne Erfolg auf die Entscheidung über ihren Antrag gewartet habe, eine Beschwerde bei der EO einreichen werde.

7. Das tat sie am 27. Oktober 2009. Bis zu diesem Zeitpunkt hatte sie keine Nachrichten von der Kommission erhalten.

DER GEGENSTAND DER ANFRAGE

8. Die Beschwerdeführerin machte geltend, dass die Kommission ihren Antrag auf Zugang nicht ordnungsgemäß bearbeitet habe.

9. Die Beschwerdeführerin machte geltend, dass die Kommission das betreffende Dokument offenlegen oder ihr die Gründe mitteilen sollte, aus denen der Zugang nicht gewährt werden könne.

DIE ANFRAGE

10. Am 12. November 2009 richtete der Bürgerbeauftragte per E-Mail eine Beschwerde an die Kommission und ersuchte sie bis zum 31. Januar 2010 um Stellungnahme. Am 25. November 2009 kontaktierte der Beschwerdeführer den Bürgerbeauftragten per E-Mail.

ANALYSE UND SCHLUSSFOLGERUNGEN DES BÜRGERS

Vorbemerkungen zur Zulässigkeit der Beschwerde

11. In Artikel 7 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 heißt es: „Ein Antrag auf Zugang zu einem Dokument wird umgehend bearbeitet. Innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Registrierung des Antrags gewährt das Organ entweder innerhalb dieser Frist Zugang zu dem angeforderten Dokument und gewährt Zugang gemäß Artikel 10 oder gibt in einer schriftlichen Antwort die Gründe für die (...) Ablehnung an und unterrichtet den Antragsteller über sein Recht, einen Zweitantrag zu stellen.“

12. Artikel 7 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 sieht vor, dass „[d]ie Beschwerde des Organs, innerhalb der vorgeschriebenen Frist zu antworten, dem Antragsteller das Recht einräumt, einen Zweitantrag zu stellen.“

13. In Artikel 10 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 heißt es: „Der Antragsteller hat Zugang zu Dokumenten, indem er sie entweder vor Ort konsultiert oder eine Kopie, gegebenenfalls einschließlich einer elektronischen Kopie, erhält, je nach Vorliebe des Antragstellers.“

14. Vor diesem rechtlichen Hintergrund stellte der Bürgerbeauftragte Folgendes fest: Da die in Artikel 7 Absatz 1 der Verordnung 1049/2001 genannte Frist von 15 Tagen ab dem Tag beginnen sollte, an dem die Kommission der Beschwerdeführerin per E-Mail mitgeteilt hat, dass sie aufgrund der Sommerferien mehr Zeit für die Bearbeitung ihres Antrags benötigt, hätte die Beschwerdeführerin innerhalb von 15 Tagen ab dem Datum der E-Mail der Kommission, d. h. vor dem 15. September 2009, eine Entscheidung über ihren Antrag auf Zugang erhalten müssen. Da ihr vor dem 15. September 2009 keine Entscheidung mitgeteilt wurde, war sie berechtigt, einen Zweitantrag gemäß Artikel 7 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 zu stellen.

15. Am 9. September 2009 erhielt der Beschwerdeführer eine Mitteilung der Kommission (siehe oben, Nr. 5).

16. Der Bürgerbeauftragte ist jedoch der Ansicht, dass der Wortlaut dieser Mitteilung es ihr nicht ermöglichte, zu verstehen, welchem Verfahrensschritt sie entsprach und welche Maßnahmen der Beschwerdeführer nach Erhalt vernünftigerweise hätte ergreifen können.

17. Diese Mitteilung war sicherlich keine negative Entscheidung. Es könnte eher als eine positive Entscheidung angesehen werden, aber davon abhängig gemacht werden, dass der Generaldirektor das betreffende Dokument "deklassifiziert".

18. Es wäre daher vernünftig gewesen, wenn die Beschwerdeführerin davon ausgegangen wäre, dass sie keinen Zweitantrag stellen musste, da die Entscheidung sicherlich nicht negativ war. Sie hätte vielmehr davon ausgehen können, dass sie sich rechtmäßig auf den oben genannten Artikel 10 der Verordnung 1049/2001 berufen und den wirksamen Zugang abwarten könnte. Nachdem der Beschwerdeführer jedoch fast zwei Monate gewartet hatte, erhielt er keinen Zugang zu dem betreffenden Dokument.

19. Der Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass der verwirrende Wortlaut der Mitteilung vom 9. September 2009 der Beschwerdeführerin tatsächlich ihr Recht auf Stellung eines Zweitantrags genommen habe, da er ein berechtigtes Vertrauen in die Gewährung des Zugangs zu dem angeforderten Dokument geweckt habe.

20. Vor diesem Hintergrund entschied der Bürgerbeauftragte, dass er die Beschwerde nicht mit der Begründung zurückweisen sollte, dass der Beschwerdeführer keinen Zweitantrag gestellt und somit Artikel 2.4 seines Statuts nicht eingehalten habe, wonach Beschwerdeführer vorab verwaltungstechnische Schritte unternehmen sollten, bevor ihre Beschwerde vom Bürgerbeauftragten akzeptiert werden kann.[2] Die Untersuchung wurde somit eingeleitet.

A. Behauptung betreffend den Zugang zu einem Dokument

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

21. Die Beschwerdeführerin machte geltend, dass die Kommission ihren Antrag auf Zugang nicht ordnungsgemäß bearbeitet habe. Zur Stützung ihrer obigen Behauptung brachte die Beschwerdeführerin folgende Argumente vor.

22. Erstens habe die Kommission dem Beschwerdeführer keinen Zugang zu dem fraglichen Dokument gewährt. Zweitens habe die Kommission ihr die Gründe für die Verweigerung des Zugangs nicht mitgeteilt. Drittens habe die Kommission eine verwirrende Situation geschaffen, in der die Beschwerdeführerin nicht verstehen könne, was ihre Verfahrensrechte seien, d. h. ob sie berechtigt sei, einen Zweitantrag zu stellen oder nicht.

23. Mit E-Mail vom 25. November 2009 teilte die Beschwerdeführerin dem Bürgerbeauftragten mit, dass die Kommission ihr am 19. November 2009 das angeforderte Dokument übermittelt habe. Aus diesem Grund vertrat sie die Auffassung, dass ihre Beschwerde zurückgezogen werden könne.

24. Sie brachte auch ihre Überzeugung zum Ausdruck, dass die Offenlegung dieses Dokuments auf die Untersuchung des Bürgerbeauftragten zurückzuführen sei, und dankte ihm.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

25. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die Kommission nach seinem Eingreifen die Forderung des Beschwerdeführers beigelegt hat. Er beschließt daher, den Fall abzuschließen.

26. Der Bürgerbeauftragte hält es für sinnvoll, die Kommission darauf aufmerksam zu machen, wie wichtig es ist, ihren Mitarbeitern genaue Anweisungen zu geben, wie sorgfältig und genau die Mitteilungen formuliert werden müssen, die sie mit Antragstellern auf Zugang zu Dokumenten austauschen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, damit die Antragsteller in der relevanten Phase des Entscheidungsprozesses der Kommission die Verfahrensrechte verstehen können, auf die sie sich berufen können.

27. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist es nicht erforderlich, dass die Kommission zu der Beschwerde Stellung nimmt.

B. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage seiner Untersuchung dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte diese mit der folgenden Schlussfolgerung ab:

Die Kommission hat die Beschwerde beigelegt.

Der Beschwerdeführer und die Europäische Kommission werden über diese Entscheidung unterrichtet.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Geschehen zu Straßburg am 16. Dezember 2009

[1] Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145, S. 43).

[2] Beschluss des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (ABl. 1994, L 113, S. 15), geändert durch seine Beschlüsse vom 14. März 2002 (ABl. 2002, L 92, S. 13) und vom 18. Juni 2008 (ABl. 2008, L 189, S. 25). Artikel 4 lautet wie folgt: „Einer Beschwerde (...) müssen die geeigneten administrativen Ansätze bei den betreffenden Organen und Einrichtungen vorausgehen.“