Straßburg, den 1. Juli 2008

Sehr geehrter Herr X,

Am 19. Juni 2007 reichten Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Generaldirektion Personal und Verwaltung der Europäischen Kommission wegen Ihres Antrags auf Teilnahme an zwei Auswahlverfahren für Bedienstete auf Zeit ein.

Am 26. Juli 2007 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter. Am 15. Oktober 2007 übermittelte die Kommission das französische Original ihrer Stellungnahme und am 29. Oktober 2007 eine Übersetzung ins Englische. Ich habe Ihnen die Stellungnahme mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, falls Sie dies wünschen, und zwar bis zum 15. Dezember 2007. Von Ihnen sind keine Anmerkungen eingegangen.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers sind die relevanten Fakten zusammenfassend wie folgt:

Der Beschwerdeführer, ein maltesischer Staatsangehöriger, beantragte die Teilnahme an den beiden folgenden von der Europäischen Kommission organisierten Auswahlverfahren für Bedienstete auf Zeit: i) Auswahlverfahren COM/TA/DIGIT/07/01 betreffend die Einstellung von Beamten der Besoldungsgruppe AD 8 (im Folgenden „Auswahlverfahren AD 8“) und ii) Auswahlverfahren COM/TA/DIGIT/07/02 betreffend die Einstellung von Beamten der Besoldungsgruppe AD 5 (im Folgenden „Auswahlverfahren AD 5“). Diese Anträge wurden von der Generaldirektion Personal und Verwaltung der Kommission abgelehnt.

Am 5. Juni 2007 teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass sein Antrag in Bezug auf das Auswahlverfahren der Besoldungsgruppe AD 8 unzulässig sei, da die zum Nachweis seiner Beschäftigungsgeschichte erforderlichen Belege fehlten. Am selben Tag richtete der Beschwerdeführer eine E-Mail an die Kommission, in der er die Entscheidung der Kommission über die Zulässigkeit seines Antrags anfechtete. Der Beschwerdeführer erklärte, dass er Kopien seiner Gehaltsabrechnungen für Dezember 1996 vorgelegt habe, was sein erster Beschäftigungsmonat gewesen sei, und für Februar 2007, dem letzten Gehalt, das er zum Zeitpunkt der Antragstellung erhalten habe. Er erläuterte ferner, dass die verschiedenen Stellen, die er im Zeitraum 1996-2007 besetzt habe, alle bei demselben Arbeitgeber gewesen seien und dass die von ihm vorgelegten Informationen daher ausreichen müssten, um seine Beschäftigungsgeschichte nachzuweisen und die einschlägigen Anforderungen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens zu erfüllen. Der Beschwerdeführer wies ferner darauf hin, dass er seine Position an seinem derzeitigen Arbeitsplatz nicht gefährden könne, indem er seinen Arbeitgeber auffordere, ihm ein Dokument zur Bestätigung seiner Beschäftigungsgeschichte vorzulegen, es sei denn, er könne sicher sein, dass er die Stelle, für die er sich bewerbe, erhalten würde. Angesichts dieser Klarstellungen forderte der Beschwerdeführer den Auswahlausschuss auf, seinen Antrag zu überdenken, indem er ihm auch die Möglichkeit einräumte, alternative Belege vorzulegen, wenn die von ihm vorgelegten Unterlagen von ihm als unzureichend angesehen würden.

Am 12. Juni 2007 teilte der Vorsitzende des Auswahlausschusses dem Beschwerdeführer mit, dass der Ausschuss an seiner Auffassung festhalte, dass seine Bewerbung nicht alle in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens genannten Anforderungen erfülle, da der Beschwerdeführer seiner Bewerbung nur Gehaltsabrechnungen für Dezember 1996 und Februar 2007 beigefügt und keine vollständige Beschäftigungserklärung beigefügt habe. Daher war die für dieses Auswahlverfahren erforderliche Mindesterfahrung von neun Jahren nicht nachgewiesen.

Am 12. Juni 2007 erhielt der Beschwerdeführer hinsichtlich seiner Bewerbung für das Auswahlverfahren der Besoldungsgruppe AD 5 eine identische Antwort, da die geforderte zweijährige Berufserfahrung ebenfalls nicht nachgewiesen worden war.

Am 14. Juni 2007 teilte der Beschwerdeführer der Kommission mit, dass er gegen diese Entscheidungen Beschwerde einlegen wolle, da die Arten von Dokumenten, die zum Nachweis seiner Beschäftigungsgeschichte angefordert worden seien, nicht ausdrücklich angegeben worden seien und die einschlägigen Anweisungen an die Antragsteller Raum für unterschiedliche Auslegungen ließen. Der Beschwerdeführer fügte dieser E-Mail auch ein offizielles Dokument der Personalabteilung seines Arbeitgebers bei, in dem bestätigt wurde, dass er über zehneinhalb Jahre Erfahrung im IT- und IT-Management verfügt, die er in verschiedenen Abteilungen desselben Arbeitgebers erworben hatte.

Am 18. Juni 2007 wurde dem Beschwerdeführer mitgeteilt, dass der Auswahlausschuss nur die Angaben der Bewerber in ihren Bewerbungsformularen und die Belege, die sie mit diesen Formularen vorgelegt hatten, berücksichtigen könne. Der Ausschuss konnte unter keinen Umständen Dokumente akzeptieren, die von den Bewerbern nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Bewerbungen vorgelegt wurden. Der Ausschuss habe sich an diesen Grundsatz gehalten, um eine Diskriminierung der Bewerber zu vermeiden.

In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten machte der Beschwerdeführer folgende Behauptungen und Behauptungen geltend:

(1) Der Beschwerdeführer machte geltend, die Kommission habe es versäumt, klar anzugeben, welche Dokumente als geeignet erachtet würden, die Beschäftigungsgeschichte und Berufserfahrung der Bewerber nachzuweisen. Da die Kommission die vom Beschwerdeführer vorgelegten Unterlagen nicht akzeptiert hat, hat sie ihn daher zu Unrecht disqualifiziert und ihm die Möglichkeit verwehrt, an den Auswahlverfahren teilzunehmen.

(2) Der Beschwerdeführer machte geltend, dass die Kommission ihm das Recht verwehrt habe, gegen die Entscheidungen des Auswahlausschusses über seine Bewerbungen Rechtsmittel einzulegen, und dass er sich zu Unrecht geweigert habe, zusätzliche Unterlagen zum Nachweis seines beruflichen Hintergrunds anzunehmen.

Der Beschwerdeführer forderte die Kommission auf, i) die weiteren von ihm am 14. Juni 2007 vorgelegten Belege für seine Beschäftigung zu akzeptieren und ii) ihn zu beiden Auswahlverfahren wieder aufzunehmen.

DIE ANFRAGE

Der Ansatz des Bürgerbeauftragten

Am 26. Juli 2007 leitete der Bürgerbeauftragte eine Untersuchung in Bezug auf die erste Behauptung des Beschwerdeführers und den damit verbundenen zweiten Teil seiner Forderung ein (siehe Ziffer ii). In Bezug auf den zweiten Vorwurf des Beschwerdeführers und den ersten Teil seines Antrags (siehe Ziffer i) vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass gemäß Artikel 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft keine ausreichenden Gründe für eine Untersuchung vorlägen, da dem Beschwerdeführer das Recht auf Einlegung eines Rechtsbehelfs nicht verweigert worden sei und da auch die Weigerung der Kommission, nach Ablauf der Frist für die Einreichung von Anträgen weitere Beweise anzunehmen, um Diskriminierungen zu vermeiden, angemessen und im Einklang mit Artikel 5 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (1) zu sein schien.

Stellungnahme der Kommission

Die Stellungnahme der Kommission lässt sich wie folgt zusammenfassen:

Aus den Bekanntmachungen für beide Auswahlverfahren ging eindeutig hervor, dass die Bewerber neben den erforderlichen Mindestqualifikationen eine mindestens neunjährige Berufserfahrung für das Auswahlverfahren der Besoldungsgruppe AD 8 und eine mindestens zweijährige Berufserfahrung für das Auswahlverfahren der Besoldungsgruppe AD 5 nachweisen mussten. Nach Auffassung der Kommission waren die in den Bekanntmachungen und Bewerbungsformularen des Auswahlverfahrens verwendeten Begriffe hinreichend klar und präzise, um es dem Beschwerdeführer und allen anderen Bewerbern zu ermöglichen, die erforderlichen Belege vorzulegen, einschließlich der Unterlagen im Zusammenhang mit der Berufserfahrung.

Die Kommission wies darauf hin, dass der Beschwerdeführer die Erklärung unterzeichnet habe, die in den Antragsformularen enthalten sei, in denen er bestätigt habe, dass er unter anderem „Beschäftigungserklärungen“beigefügt habe. Darüber hinaus erhielt der Beschwerdeführer bei der Einreichung seiner Bewerbungen eine automatische Empfangsbestätigung, in der er darauf hinweist, dass seine Bewerbungen vollständig sein müssten, um vom Auswahlausschuss angenommen zu werden.

Die Kommission vertrat die Auffassung, dass es angesichts der Tatsache, dass der Beschwerdeführer nur Gehaltsabrechnungen für Dezember 1996 und Februar 2007 vorgelegt habe, unmöglich sei, festzustellen, ob er über die erforderliche Berufserfahrung verfüge, da die vorgelegten Unterlagen nicht ausreichten, um nachzuweisen, dass zwischen diesen beiden Zeitpunkten eine ununterbrochene Beschäftigung über einen längeren Zeitraum von mehr als zehn Jahren bestanden habe.

Da sie vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Bewerbungen keine Beschäftigungserklärung des Arbeitgebers des Beschwerdeführers, keine Kopie seines Arbeitsvertrags, keine jährlichen Steuerbescheinigungen oder ein anderes Dokument erhalten habe, aus dem hervorgehe, dass er zwischen Dezember 1996 und Februar 2007 ununterbrochen beschäftigt gewesen sei, habe sie keine andere Wahl gehabt, als die Bewerbungen des Beschwerdeführers in beiden Auswahlverfahren abzulehnen.

Die Kommission wies schließlich darauf hin, dass dieser Ansatz auf alle Bewerber in gleicher Weise angewandt worden sei, um die Gleichbehandlung zu gewährleisten, und dass der Auswahlausschuss nur die vollständigen Bewerbungen berücksichtigt habe, die die erforderlichen Unterlagen enthielten, um zweifelsfrei nachzuweisen, dass alle Voraussetzungen für die Förderfähigkeit erfüllt seien.

Daher habe es im vorliegenden Fall keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit gegeben.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Vom Beschwerdeführer gingen keine Stellungnahmen ein.

DER BESCHLUSS

1 Umfang der Untersuchung des Bürgerbeauftragten

1.1 Die vorliegende Beschwerde wurde von einem maltesischen Bürger beim Europäischen Bürgerbeauftragten eingereicht und betrifft seine Teilnahme am Wettbewerb COM/TA/DIGIT/07/01 und am Wettbewerb COM/TA/DIGIT/07/02. Seine Bewerbungen in den genannten Auswahlverfahren wurden von der Kommission als unvollständig und daher unzulässig zurückgewiesen. Die Kommission vertrat die Auffassung, dass der Beschwerdeführer keine ausreichenden Beweise dafür vorgelegt hatte, dass er über die in den Bekanntmachungen des Auswahlverfahrens geforderte Berufserfahrung verfügte. Offenbar hatte der Beschwerdeführer Kopien seiner Gehaltsabrechnungen für den Dezember 1996 vorgelegt, der sein erster Beschäftigungsmonat gewesen war, und für den Februar 2007, der das letzte Gehalt war, das er zum Zeitpunkt der Antragstellung erhalten hatte. In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten legte der Beschwerdeführer zwei Vorwürfe vor. Erstens machte der Beschwerdeführer geltend, die Kommission habe es versäumt, klar anzugeben, welche Dokumente als geeignet erachtet würden, die Beschäftigungsgeschichte und Berufserfahrung eines Bewerbers nachzuweisen. Da die Kommission die vom Beschwerdeführer vorgelegten Unterlagen nicht akzeptiert habe, habe sie ihn daher zu Unrecht disqualifiziert und ihm die Möglichkeit verwehrt, an den Auswahlverfahren teilzunehmen. Zweitens machte der Beschwerdeführer geltend, die Kommission habe ihm das Recht verwehrt, gegen die Entscheidungen des Auswahlausschusses in Bezug auf seine Bewerbungen Rechtsmittel einzulegen, und es zu Unrecht abgelehnt, zusätzliche Unterlagen zum Nachweis seines beruflichen Hintergrunds anzunehmen. Der Beschwerdeführer forderte die Kommission auf, i) die weiteren von ihm am 14. Juni 2007 vorgelegten Belege für seine Beschäftigung zu akzeptieren und ii) ihn zu beiden Auswahlverfahren wieder aufzunehmen.

1.2 Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung nur in Bezug auf den ersten Vorwurf des Beschwerdeführers und den damit verbundenen zweiten Teil seines Antrags ein, wonach die Kommission ihn für beide Auswahlverfahren rückübernehmen sollte (Ziffer ii). In Bezug auf den zweiten Vorwurf des Beschwerdeführers und den ersten Teil seines Antrags, wonach die Kommission die weiteren vom Beschwerdeführer am 14. Juni 2007 vorgelegten Beweise akzeptieren sollte (siehe Ziffer i), vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass keine ausreichenden Gründe für eine Untersuchung vorlagen (siehe Artikel 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft), da dem Beschwerdeführer das Recht auf Einlegung eines Rechtsbehelfs nicht verweigert worden war und da die Weigerung der Kommission, weitere Beweise nach Ablauf der Antragsfrist anzunehmen, um Diskriminierungen zu vermeiden, angemessen erschien und im Einklang mit Artikel 5 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (2) stand.

2 Zum angeblichen Versäumnis der Kommission, die zum Nachweis der Berufserfahrung eines Antragstellers erforderlichen Unterlagen klar anzugeben und die vom Beschwerdeführer vorgelegten Unterlagen zu akzeptieren

2.1 Der Beschwerdeführer machte geltend, die Kommission habe es versäumt, klar anzugeben, welche Dokumente als Nachweis für die Beschäftigungsgeschichte und den beruflichen Hintergrund eines Antragstellers geeignet seien, und die von ihm vorgelegten Dokumente nicht akzeptiert. Seiner Ansicht nach seien die angeforderten Arten von Dokumenten nicht ausdrücklich spezifiziert worden. Da er mehr als zehn Jahre bei demselben Arbeitgeber beschäftigt war, war der Beschwerdeführer der Ansicht, dass Kopien seiner ersten Gehaltsabrechnung und seiner letzten Gehaltsabrechnung zum Zeitpunkt der Einreichung des Antrags ausreichen müssten, um seine Beschäftigungsgeschichte nachzuweisen. Durch die Nichtannahme dieser Unterlagen habe der Auswahlausschuss ihn zu Unrecht disqualifiziert und ihm die Teilnahme an den fraglichen Auswahlverfahren verwehrt. Daher forderte der Beschwerdeführer, dass er zu diesen Auswahlverfahren zurückgenommen werden sollte.

2.2 In ihrer Stellungnahme vertrat die Kommission die Auffassung, dass die in den Bekanntmachungen des Auswahlverfahrens und in den Antragsformularen verwendeten Begriffe hinreichend klar und genau seien, um dem Beschwerdeführer und anderen Antragstellern den Nachweis zu ermöglichen, dass alle Voraussetzungen für die Förderfähigkeit erfüllt seien. Die Kommission wies darauf hin, dass sie keine andere Wahl habe, als den Antrag des Beschwerdeführers in beiden Auswahlverfahren als unzulässig zurückzuweisen, da er nicht vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Anträge eine "Beschäftigungserklärung"oder einen anderen Nachweis über kontinuierliche Berufserfahrung, wie eine Kopie des Arbeitsvertrags oder jährliche Steuerbescheinigungen, vorgelegt habe. Die Kommission stellte fest, dass die Kopien der Gehaltsabrechnungen für Dienstleistungen, die im Dezember 1996 und Februar 2007 erbracht wurden, nicht ausreichten, um nachzuweisen, dass eine längere Dauer der beruflichen Tätigkeit als die für jedes der Auswahlverfahren erforderliche Mindestdauer bestanden habe.

2.3 Der Bürgerbeauftragte ist ständig der Ansicht, dass die Grundsätze einer guten Verwaltung es erfordern, dass die Organe möglichst genaue Informationen über die Voraussetzungen für die Zulassung zu einer Stelle bereitstellen. Diese Informationen sollten es dem Bewerber ermöglichen, festzustellen, welche Belege für das Auswahlverfahren wichtig sind, und sind daher dem Bewerbungsformular beizufügen (3).

2.4 Im vorliegenden Fall verlangten die Bekanntmachungen der Auswahlverfahren der Kommission (Ausschreibungen zur Auswahl von Zeitbediensteten) von den Bewerbern zwei Jahre Berufserfahrung für das Auswahlverfahren COM/TA/DIGIT/07/02 und neun Jahre Berufserfahrung für das Auswahlverfahren COM/TA/DIGIT/07/01.

In den Bekanntmachungen des Auswahlverfahrens war vorgesehen, dass die Antragsteller die in den Antragsformularen angegebenen Belege vorlegen mussten. Die Bewerbungsformulare beider Auswahlverfahren, die identisch waren, verlangten von den Antragstellern die Vorlage folgender Belege:

"Identitäts- und Staatsangehörigkeitsnachweis, erforderliche(s) Diplom(e) oder Zeugnis(e), Beschäftigungsnachweise und gegebenenfalls besondere Bescheinigungen, die in der Auswahlbekanntmachung verlangt werden".

2.5 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Beschwerdeführer in dem Abschnitt über die Berufserfahrung (Abschnitt 7) seines Antragsformulars angegeben hat, dass er in den letzten zehn Jahren bei demselben Arbeitgeber beschäftigt gewesen sei. Der Beschwerdeführer führte ferner die verschiedenen Stellen auf, die er in diesem Zeitraum besetzt hatte. Es ist unstreitig, dass der Beschwerdeführer der Kommission nur eine Kopie seiner ersten Gehaltsabrechnung vom Dezember 1996 und seiner letzten Gehaltsabrechnung vom Februar 2007 vorgelegt hat, um die Angaben zu bestätigen, die er in seinen Antragsformularen gemacht hatte. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten reichten die von ihm vorgelegten Beweise eindeutig aus, um nachzuweisen, dass er im Dezember 1996 bzw. im Februar 2007 beschäftigt gewesen sei. Die der Kommission vorgelegten Unterlagen reichten jedoch nicht aus, um nachzuweisen, dass der Beschwerdeführer über die erforderliche Mindestanzahl von Jahren Berufserfahrung verfügte, da die beiden genannten Gehaltsabrechnungen nicht belegten, dass er zwischen Dezember 1996 und Februar 2007 für den genannten Arbeitgeber gearbeitet hatte.

2.6 In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die vom Auswahlausschuss vorgenommene Bewertung dem Wortlaut der Bekanntmachungen des Auswahlverfahrens entsprach.

2.7 Der Beschwerdeführer argumentierte, dass er seine Position an seinem derzeitigen Arbeitsplatz nicht hätte gefährden können, indem er seinen Arbeitgeber gebeten hätte, ihm ein Dokument zur Bestätigung seiner Beschäftigungsgeschichte für die Zwecke einer Stellenbewerbung vorzulegen, es sei denn, er könne sicher sein, dass ihm die Stelle angeboten würde, für die er sich beworben habe. In ihrer Stellungnahme verwies die Kommission auch auf andere Dokumente, die als Nachweis für die Berufserfahrung eines Bewerbers hätten angesehen werden können und die folglich vom Beschwerdeführer hätten vorgelegt werden können. Die Kommission wies insbesondere darauf hin, dass Kopien der Arbeitsverträge des Beschwerdeführers, der jährlichen Steuerbescheinigungen oder anderer Dokumente, aus denen hervorgeht, dass er zwischen 1996 und 2007 ununterbrochen beschäftigt war, ausreichend gewesen wären. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Vorlage dieser Dokumente keine Beteiligung des Arbeitgebers des Beschwerdeführers am Bewerbungsverfahren erfordert hätte.

2.8 Da das Erfordernis der Berufserfahrung in den Bekanntmachungen des Auswahlverfahrens eindeutig festgelegt war und der Beschwerdeführer dies nicht hinreichend nachgewiesen hat, ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass im vorliegenden Fall kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission vorliegt. Er ist daher der Auffassung, dass die damit verbundene Forderung fehlschlagen muss.

2.9 Der Bürgerbeauftragte ist jedoch der Ansicht, dass es zur Vermeidung etwaiger Missverständnisse sinnvoll wäre, wenn die Kommission erwägen könnte, in künftigen Auswahlverfahren weitere Informationen über die Unterlagen vorzulegen, die die Bewerber zum Nachweis ihrer Berufserfahrung vorlegen könnten oder sollten. Eine weitere Bemerkung hierzu findet sich im Folgenden.

3 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde scheint es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission gegeben zu haben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

WEITERE BEMERKUNG

Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass es zur Vermeidung etwaiger Missverständnisse sinnvoll wäre, wenn die Kommission erwägen könnte, in künftigen Auswahlverfahren weitere Informationen über die Unterlagen vorzulegen, die die Bewerber zum Nachweis ihrer Berufserfahrung vorlegen könnten oder sollten.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Der Kodex ist auf der Website des Bürgerbeauftragten abrufbar (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) Der Kodex ist auf der Website des Bürgerbeauftragten abrufbar (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Beschwerde 1313/2005/IP gegen EPSO, die auf der Website des Bürgerbeauftragten abrufbar ist (http://www.ombudsman.europa.eu).