Hintergrund der Beschwerde

1. Das Instrument für technische Unterstützung (TSI) ist ein EU-Programm, das den EU-Mitgliedstaaten „maßgeschneidertes technisches Fachwissen für die Konzipierung und Umsetzung von Reformen“ zur Verfügung stellt und Teil der EU-Initiativen zur Unterstützung der Mitgliedstaaten bei der Bewältigung der Folgen der COVID-19-Pandemie ist. „Die Unterstützung kann beispielsweise in Form von strategischer und rechtlicher Beratung, Studien, Schulungen und Expertenbesuchen vor Ort erfolgen.“[1]

2. Am 17. Oktober 2023 beantragte der Beschwerdeführer, ein Journalist, Zugang der Öffentlichkeit zu dem Antrag der Niederlande auf technische Unterstützung im Rahmen der TSI zur Einrichtung eines Überwachungssystems für künstliche Intelligenz in diesem Mitgliedstaat sowie zu allen anderen damit zusammenhängenden Dokumenten.

3. Die Kommission bestätigte den Eingang dieses Antrags am 9. November 2023.

4. Am 30. November 2023 übermittelte die Kommission dem Beschwerdeführer ihre erste Antwort. Die Kommission stellte fest, dass ein Dokument in den Anwendungsbereich des Antrags falle, nämlich der Antrag der Niederlande auf technische Unterstützung, und verweigerte den Zugang zu diesem Dokument in seiner Gesamtheit.

5. Am 12. Dezember 2023 ersuchte der Beschwerdeführer die Kommission, seine ursprüngliche Antwort zu überprüfen (indem er einen „Zweitantrag“ stellte).

6. Am 12. Januar 2024 verlängerte die Kommission die Frist für ihre Antwort auf den 5. Februar 2024. Am 2. Februar 2024 teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass sie sich nicht auf ein bestimmtes Datum für eine endgültige Entscheidung festlegen könne und dass sie ihm so bald wie möglich antworten werde.

7. Unzufrieden mit der Bearbeitung seines Antrags durch die Kommission wandte sich der Beschwerdeführer am 8. April 2024 an die Bürgerbeauftragte.

Die Untersuchung

8. Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung darüber ein, wie die Kommission mit dem Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten umgegangen ist.

9. Im Mittelpunkt der Untersuchung stand die Erwirkung einer endgültigen Entscheidung über den Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten. Gleichzeitig prüfte das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten das in der Anfangsphase ermittelte Dokument angesichts der anhaltenden Verzögerung. Nach einer Überprüfung dieses Dokuments teilte die Bürgerbeauftragte der Kommission am 17. Juli 2024 ihre vorläufige Auffassung mit, wonach die Kommission das angeforderte Dokument unverzüglich offenlegen sollte.

10. Die Kommission antwortete am 1. August 2024 und gewährte dem Beschwerdeführer uneingeschränkten Zugang zu dem angeforderten Dokument.

11. Der Beschwerdeführer teilte dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten mit, dass er mit dem gewährten Zugang der Öffentlichkeit zufrieden, aber sehr unzufrieden über die Verzögerung sei. Er kritisierte auch, dass die Kommission in der Anfangsphase mehrere Argumente für die Nichtgewährung des öffentlichen Zugangs vorgebracht habe, die sich in der folgenden Phase ohne Erklärung als nicht mehr relevant erwiesen hätten.

Erste Antwort der Kommission

12. Da das streitige Dokument aus den Niederlanden stammte, verwies die Kommission in ihrer ersten Antwort auf ihre Konsultationen der zuständigen nationalen Behörden gemäß Art. 4 Abs. 4 und 5 der Verordnung 1049/2001 [2]. Die Kommission gab jedoch nicht an, ob die Niederlande Einwände gegen die Verbreitung des streitigen Dokuments erhoben hätten.

13. Die Kommission verweigerte der Öffentlichkeit den Zugang zu dem angeforderten Dokument.

14. Erstens argumentierte die Kommission, dass das Dokument sensible Informationen über interne Strukturen und Prozesse in den zuständigen niederländischen Behörden auf verschiedenen Regierungsebenen und mögliche künftige Strukturreformen enthalte. Die Offenlegung dieser Informationen würde das „öffentliche Interesse der Niederlande an der Finanz-, Währungs- oder Wirtschaftspolitik“untergraben [3].

15. Zweitens argumentierte die Kommission, dass die Offenlegung des angeforderten Dokuments „politische Optionen aufzeigen würde, die derzeit in Bezug auf Dokumente geprüft werden, die von der Kommission im Rahmen des Verfahrens der technischen Unterstützung erstellt werden“. Vor diesem Hintergrund würde der Entscheidungsprozess der Kommission ernsthaft untergraben. [4]

16. Drittens argumentierte die Kommission, dass sich das angeforderte Dokument auf „laufende Tätigkeiten der Kommission bei der Erhebung und Analyse technischer Informationen“beziehe, damit die Kommission über den Antrag entscheiden könne. Daher war es notwendig, den Zweck der „Untersuchungen“ zu schützen.[5]

Vorläufige Bewertung des Bürgerbeauftragten

17. In ihren vorläufigen Ansichten hielt die Bürgerbeauftragte diese Argumente für nicht überzeugend und forderte die Kommission nachdrücklich auf, das angeforderte Dokument unverzüglich offenzulegen.

18. Erstens habe die Kommission nicht offengelegt, ob die Niederlande der Unterrichtung zugestimmt hätten oder nicht, und, falls dies nicht der Fall sei, welche spezifischen Argumente sie gegen die Unterrichtung vorgebracht habe. Insbesondere war nicht klar, wie die Offenlegung des angeforderten Dokuments die Finanz-, Währungs- oder Wirtschaftspolitik der Niederlande beeinträchtigen würde. Das Vorbringen der Kommission hierzu war zu vage.

19. Zweitens stellte die Bürgerbeauftragte nach Einsichtnahme in das angeforderte Dokument fest, dass es schwierig war, zu erkennen, wie ihre Offenlegung spezifische politische Optionen aufzeigen würde, die die Kommission zu diesem Zeitpunkt in Betracht zog. Vielmehr scheint das angeforderte Dokument eine allgemeine Beschreibung des von den Niederlanden gemeldeten Problems, d. h. der Herausforderungen durch künstliche Intelligenz, und der beantragten Unterstützungsmaßnahmen zu enthalten. Aufgrund des allgemeinen Charakters dieser Informationen war nicht ersichtlich, welcher Entscheidungsprozess der Kommission durch die Offenlegung des Dokuments ernsthaft untergraben würde. Auf jeden Fall hatte die Kommission zum Zeitpunkt der ursprünglichen Entscheidung bereits öffentlich angekündigt, dass die Unterstützung gewährt wird [6].

20. Drittens sei nicht ersichtlich, inwiefern sich das angeforderte Dokument insbesondere auf „Untersuchungen“ beziehe, da sich ergebe, dass die Unterstützung den Niederlanden bereits gewährt worden sei. In jedem Fall war schwer ersichtlich, wie eine Erhebung und Analyse technischer Informationen im Rahmen des Entscheidungsprozesses als „Untersuchung“ im Sinne der einschlägigen gesetzlichen Ausnahme vom Zugang der Öffentlichkeit angesehen werden könnte.

21. Die Kommission gewährte der Öffentlichkeit am 1. August 2024 Zugang zu dem angeforderten Dokument.

Abschließende Bewertung des Bürgerbeauftragten

22. Gemäß der Verordnung 1049/2001 sollte eine Entscheidung über einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten grundsätzlich innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Registrierung des Antrags getroffen werden. Die Frist von 15 Arbeitstagen kann nur in Ausnahmefällen um weitere Arbeitstage verlängert werden. Die Organe und Einrichtungen der EU sollten alle Anstrengungen unternehmen, um Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit innerhalb dieser Fristen zu bearbeiten.

23. Die Kommission benötigte neun Monate ab dem Zeitpunkt, zu dem der Beschwerdeführer den ursprünglichen Antrag gestellt hatte, bis zum Zweitbeschluss über die Gewährung des Zugangs der Öffentlichkeit. Dokumente und Informationen, die von den Antragstellern angefordert werden, können für den Antragsteller an Relevanz verlieren, wenn Verzögerungen auftreten.

24. Dieser Fall ist ein weiteres Beispiel für die erheblichen und systemischen Verzögerungen, auf die die Kommission bei der Bearbeitung von Zweitanträgen stößt und die der Bürgerbeauftragte als Missstand in der Verwaltungstätigkeit ansah.[7] Nach einem Sonderbericht des Bürgerbeauftragten an das Europäische Parlament in dieser Angelegenheit forderte das Europäische Parlament die Kommission nachdrücklich auf, ihre systematischen und erheblichen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu korrigieren [8].

25. Wie oben dargelegt, hielt die Bürgerbeauftragte die von der Kommission in der Anfangsphase vorgebrachten Argumente nicht für überzeugend. Sie ist der Ansicht, dass die Kommission in diesem besonderen Fall das angeforderte Dokument bereits in der Anfangsphase hätte offenlegen können. In ihrer endgültigen Entscheidung nahm die Kommission alle Ausnahmen vom Zugang der Öffentlichkeit, die sie zuvor geltend gemacht hatte, zurück, obwohl nicht ersichtlich war, dass sich relevante Umstände geändert hatten. Sie vertraut darauf, dass die Kommission aus solchen Fällen lernen wird, um Verbesserungen für die Zukunft zu erzielen.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt die Bürgerbeauftragte diesen Fall mit den folgenden Schlussfolgerungen ab:

Nach der vorläufigen Bewertung durch den Bürgerbeauftragten gewährte die Kommission dem Beschwerdeführer uneingeschränkten Zugang zu dem angeforderten Dokument.

Der Bürgerbeauftragte bedauert jedoch die Verzögerung, die der Kommission bei der Beantwortung des Antrags des Beschwerdeführers entstanden ist. Sie betont, dass die Nichteinhaltung der vom Gesetzgeber in der Verordnung 1049/2001 festgelegten Fristen keine gute Verwaltung sein könne. Sie fordert die Kommission erneut nachdrücklich auf, die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit vorrangig zu verbessern, und verweist auf die Empfehlung in ihrer strategischen Untersuchung OI/2/2022/OAM.

Der Beschwerdeführer und die Kommission werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte

Straßburg, 16.9.2024

[1] https://commission.europa.eu/funding-tenders/find-funding/eu-funding-Programme/technical-support-instrument/technical-support-instrument-tsi_de.

[2] Verordnung 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[3] Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über die Öffentlichkeit

Zugang zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission, ABl. L 145/43.

[4] Artikel 4 Absatz 3 der Verordnung 1049/2001.

[5] Artikel 4 Absatz 2 dritter Gedankenstrich der Verordnung 1049/2001.

[6] Siehe https://reform-support.ec.europa.eu/what-we-do/public-administration-and-governance/supervising-ai-competent-authorities_de#:~:text=Supervising%20Artificial%20Intelligence%20by%20Competent,Act%20and%20other%20relevant%20legislation; siehe auch Pressemitteilung vom 5. Oktober 2023, https://commission.europa.eu/news/commission-supports-netherlands-setting-national-artificial-intelligence-supervision-system-through-2023-10-05_de.

[7] Empfehlung zu der Zeit, die die Europäische Kommission für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten benötigt

(strategische Untersuchung OI/2/2022/OAM) https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661.

[8] Siehe https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_DE.html.