Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer war Praktikant bei der Europäischen Kommission und nahm am Auswahlverfahren für das „Junior Professionals Programme“ der Kommission [1] (JPP) teil. Im Rahmen des Auswahlverfahrens führte der Beschwerdeführer am 24. Mai 2023 eine vom Europäischen Amt für Personalauswahl (EPSO) organisierte Fernprüfung [2] „Begründungsprüfung“[3] durch. Ein externer Auftragnehmer von EPSO überwachte den Test.

2. Nach Angaben des Beschwerdeführers funktionierte die Testanwendung kurz nach Beginn des Tests nicht mehr und er konnte nicht weitermachen. Der Beschwerdeführer informierte den „Proktor“[4], der seinen Test überwachte. Der Proktor wies ihn an, sich von der Anwendung zu trennen und den Test erneut zu starten. Der Beschwerdeführer wiederholte das Verfahren viermal, ohne Erfolg. Der Beschwerdeführer versuchte auch, über den speziellen Online-Chat für technischen Support auf den Helpdesk des Auftragnehmers [5] zuzugreifen, konnte jedoch keine Unterstützung erhalten.

3. Schließlich stellte der Beschwerdeführer wieder eine Verbindung zur Prüfung her, und der Proktor [6] teilte ihm mit, dass er den Test an diesem Tag nicht ablegen könne, aber dass er ihn an einem anderen Tag ablegen könne. Am selben Tag sandte der Beschwerdeführer eine E-Mail an den Auftragnehmer, in der er das Problem darlegte.

4. Am folgenden Tag reichte der Beschwerdeführer eine Beschwerde beim EPSO ein, in der er erklärte, dass er den Test nicht starten könne. EPSO sandte dem Beschwerdeführer am selben Tag eine E-Mail mit den Anweisungen [7] für Ferntests. EPSO erklärte, dass Bewerber, die mit technischen Problemen konfrontiert sind, sicherstellen müssen, dass

1) während der Prüfung den Proctor über die Live Proctor [8]-Funktion (in der Prüfung) oder den technischen Support [des Auftragnehmers] über den Chat-Link alarmieren, um das Problem zu beheben und die schriftliche Anmeldung des Vorfalls zu beantragen UND ;

2) [sie] teilen EPSO dies innerhalb von drei Kalendertagen nach der Prüfung schriftlich über das Online-Kontaktformular mit einer kurzen Beschreibung des aufgetretenen Problems mit“.

[Sie] sollten auch unterstützende Unterlagen beifügen, um [ihre] Versuche zur Behebung des Problems zu begründen (z. B. Kopie der Chat-Diskussion mit dem technischen Support oder die vom technischen Support erhaltene Ticketnummer). Sie sollten EPSO diese Belege innerhalb von drei Tagen ab dem Tag, an dem Sie Ihren Test abgelegt haben, vorlegen [9]. Anträge, die zum geplanten Zeitpunkt der Prüfung nicht über diesen Link an den technischen Support [des Auftragnehmers] weitergeleitet wurden, Anträge ohne einschlägige Belege oder Anträge, die nach Ablauf der Frist eingereicht wurden, werden abgelehnt.

Für die Analyse Ihres Antrags benötigen wir die vom [Auftragnehmer] am geplanten Tag und zur geplanten Uhrzeit Ihres Tests ausgestellte Ticketnummer [10]. Wenn Sie über diese Informationen verfügen, senden Sie sie bitte umgehend und in jedem Fall innerhalb der in den Anweisungen genannten Frist an dieses Formular.“

5. Zwei Tage nach dem Test übermittelte der Beschwerdeführer als Beleg Bilder, aus denen hervorgeht, dass der Testantrag eingefroren war. Der Beschwerdeführer teilte EPSO auch mit, dass er im Besitz einer Aufzeichnung des Proktors sei, in der ihm mitgeteilt werde, dass er den Test an diesem Tag nicht ablegen könne, dass er aber an einem anderen Tag wieder sitzen könne. Am 31. Mai 2023 wies das EPSO die Beschwerde zurück. Gemäß den für das Auswahlverfahren geltenden Anweisungen [11] hätte der Beschwerdeführer innerhalb eines Kalendertages nach dem Tag der Prüfung eine Beschwerde mit entsprechenden Nachweisen einreichen müssen.

6. Der Beschwerdeführer focht diese Entscheidung mit der Begründung an, dass EPSO zunächst eine Frist von drei Tagen als Frist für die Vorlage von Belegen für die Beschwerde genannt habe. Nach mehreren Gesprächen teilte das EPSO dem Beschwerdeführer schließlich mit, dass es keine weiteren Maßnahmen ergreifen werde.

7. Anschließend wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Die Untersuchung

8. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung darüber ein, wie EPSO mit der Beschwerde umgegangen ist.

9. Im Laufe der Untersuchung erhielt der Bürgerbeauftragte Antworten des EPSO auf Fragen zu den in der Beschwerde gemeldeten Ereignissen und zu dem Verfahren, das die Bewerber bei technischen Problemen während eines Tests befolgen sollten, und erhielt Stellungnahmen des Beschwerdeführers zu der Antwort.

10. Parallel dazu führte die Bürgerbeauftragte auch eine Initiativuntersuchung [12] zum Einsatz von Ferntests durch EPSO durch. Die Feststellungen und Verbesserungsvorschläge der Bürgerbeauftragten für EPSO im Anschluss an die Initiativuntersuchung sind in diesem Fall relevant.

11. Im Februar 2024 teilte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten mit, dass er Argumentationstests im Zusammenhang mit dem „Tool zur Auswahl von Vertragsbediensteten“ (CAST [13]) bestanden und ein Stellenangebot bei der Kommission erhalten habe.

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

12. Der Beschwerdeführer behauptete, er sei sich der Anweisungen im Falle technischer Probleme, die während der Prüfung aufgetreten seien, bewusst. Aus diesem Grund alarmierte er seinen Proktor während des Tests (der ihm mitteilte, dass er den Test zu einem späteren Zeitpunkt erneut ablegen kann) und versuchte, den technischen Support über den entsprechenden Link ohne Erfolg zu kontaktieren, bevor er eine E-Mail an den Auftragnehmer schickte. Darüber hinaus beschwerte er sich am Tag nach dem Test bei EPSO und legte später Beweise in Form von Bildern des eingefrorenen Antrags vor. Er schlug auch vor, eine Aufzeichnung des Gesprächs mit dem Proktor vorzulegen, in der der Proktor erklärt hatte, dass technische Probleme den Start des Tests verhinderten.

13. EPSO habe ihm widersprüchliche Angaben gemacht. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass er dies getan hätte, wenn EPSO ihm zunächst mitgeteilt hätte, dass er Belege innerhalb eines Tages und nicht innerhalb von drei Tagen vorlegen müsse. Er bekräftigte auch, dass er nicht für die technischen Probleme verantwortlich sei, auf die er gestoßen sei.

14. EPSO bestritt die vom Beschwerdeführer vorgelegten Beweise nicht und räumte ein, dass die dem Beschwerdeführer ursprünglich übermittelten Informationen unrichtig waren. Sie wies jedoch darauf hin, dass sie die Beschwerde zurückgewiesen habe, da der Beschwerdeführer es versäumt habe, die erforderlichen Nachweise, einschließlich der Ticketnummer, innerhalb eines Tages ab dem Datum der Prüfung vorzulegen, wie in den Anweisungen an die Bewerber dargelegt. Das EPSO erklärte ferner, dass es „die Vorschriften für Fernprüfungen einheitlich und einheitlich anwenden [muss]“ und dass „[d]ie Gleichbehandlung von Bewerbern gefährdet [wäre], wenn Bewerber die Prüfungen von Fall zu Fall wiederholen“.

Bewertung durch den Bürgerbeauftragten

15. Das EPSO hat eingeräumt, dass es dem Beschwerdeführer unrichtige Informationen darüber übermittelt hat, wie und wann eine Beschwerde einzureichen ist. Der Beschwerdeführer macht geltend, hätte EPSO dies nicht getan, hätte er die einschlägigen Fristen einhalten und eine zulässige Beschwerde einreichen können, die es ihm hätte ermöglichen können, die Tests erneut zu absolvieren. Dieses Argument ist verständlich.

16. Nachdem das EPSO eingeräumt hatte, dass es dem Beschwerdeführer unrichtige und widersprüchliche Informationen übermittelt habe, was sich eindeutig auf seine Fähigkeit ausgewirkt habe, eine gültige Beschwerde einzureichen, bemühte es sich dann nicht, diese Angelegenheit zu beheben. Dies lässt sich nur schwer mit den Grundsätzen einer guten Verwaltung vereinbaren.

17. Der Bürgerbeauftragte begrüßt, dass eine einheitliche Anwendung der Vorschriften erforderlich ist, um eine einheitliche Behandlung der Bewerber zu gewährleisten. EPSO kann jedoch nicht erwarten, dass sich die Bewerber vergewissern, dass die ihnen zur Verfügung gestellten Informationen korrekt sind. Dies sollte auch in einem Kontext gesehen werden, in dem der Bürgerbeauftragte [14] festgestellt hat, dass die Anweisungen zum Ferntest, die EPSO den Bewerbern in Auswahlverfahren zur Verfügung stellt, nicht klar genug sind.

18. Der Beschwerdeführer befolgte die Anweisungen, die EPSO ihm erteilt hatte, und legte innerhalb der von EPSO gesetzten Frist Nachweise für seine Versuche vor, die Probleme zum Zeitpunkt der Prüfung zu lösen.

19. Vor diesem Hintergrund stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass bei der Behandlung der Beschwerde des Beschwerdeführers durch EPSO und bei der Übermittlung von Informationen an den Beschwerdeführer ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit bestand. Infolgedessen wurde dem Beschwerdeführer die Möglichkeit genommen, den Test erneut zu absolvieren und möglicherweise für die Teilnahme am JPP 2023 in Betracht zu ziehen.

20. Der Bürgerbeauftragte erkennt jedoch die praktischen Herausforderungen an, die sich aus der Bereitstellung angemessener Rechtsbehelfe in diesem Fall ergeben, da vorerst keine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für eine JPP offen ist.

21. Wenn eine Wiedereingliederung eines Bewerbers in das betreffende Auswahlverfahren nicht möglich ist, hat der EU-Gerichtshof zuvor in ähnlichen Fällen festgestellt, dass Abhilfe geschaffen werden könnte, indem ein separates, individuelles Auswahlverfahren für den Beschwerdeführer in einer ähnlichen Phase eines Auswahlverfahrens durchgeführt wird wie in der Phase, in der das Problem aufgetreten ist. Wenn dies nicht möglich ist, schlugen die Gerichte vor, dass die EU-Einrichtung einen Dialog mit dem Beschwerdeführer aufnehmen sollte, um eine andere faire Lösung zu vereinbaren [15].

22. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Beschwerdeführer seitdem die CAST-Vorauswahltests bestanden hat, die dem in diesem Fall in Rede stehenden Vorauswahltest gleichwertig zu sein scheinen. Dies bedeutet, dass er nach den geltenden Vorschriften [16] einen solchen Test für das JPP in Zukunft möglicherweise nicht erneut ablegen muss.

23. Vor diesem Hintergrund ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass es nicht möglich wäre, eine entsprechende Empfehlung zu formulieren. Sie schlägt EPSO jedoch vor, einen Dialog mit dem Beschwerdeführer aufzunehmen, um eine angemessene und faire Lösung zu finden.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung ab:

EPSO habe Missstände in der Art und Weise begangen, wie es dem Beschwerdeführer Informationen zur Verfügung gestellt und seine Beschwerde bearbeitet habe.

Der Beschwerdeführer und EPSO werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Vorschlag

EPSO sollte mit dem Beschwerdeführer in einen Dialog treten, um eine angemessene und faire Lösung zu finden.

Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte

Straßburg, 21.6.2024

[1] Nach Angaben der Europäischen Kommission handelt es sich bei dem JPP um ein Programm zur beruflichen Weiterentwicklung zur besseren Integration von Nachwuchskräften, die bei der Kommission tätig sind, in den europäischen öffentlichen Dienst, indem die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten durch ein umfassendes Lern-, Entwicklungs- und Mobilitätsprogramm vermittelt werden.

[2] https://eu-careers.europa.eu/de/remotely-proctored-testing

[3] Der Test zum logischen Denken besteht aus Tests zum verbalen, numerischen und abstrakten logischen Denken. Um mit dem hier geltenden Aufruf zur Interessenbekundung und den hier geltenden Anweisungen im Einklang zu stehen, wird in dieser Entscheidung auf „den Test“ in Singular Bezug genommen.

[4] Im Rahmen der Fernprüfung ist der Beauftragte ein Beauftragter des EPSO-Auftragnehmers, der für die Überwachung der Bewerber während der Prüfungen zuständig ist.

[5] Der Helpdesk für technische Unterstützung des Auftragnehmers, der auf seiner Website abrufbar ist. Bewerber müssen die Testanwendung verlassen, um diesen Chat nutzen zu können.

[6] Wenn ein Kandidat die Verbindung trennt und dann die Testanwendung neu startet, wird er in eine Warteschlange gestellt, bevor er mit einem Proktor verbunden wird. Der Proktor ist nicht unbedingt derselbe wie derjenige, den der Kandidat beim ersten Anschluss an den Test hatte.

[7] Die Anweisungen enthalten Details zu Ferntests und einen Abschnitt über die Meldung technischer Probleme. Sie werden vor dem Test mit den Kandidaten geteilt, stehen dem Kandidaten jedoch während des Tests selbst nicht zur Verfügung.

[8] Eine spezielle Funktion, die in der Testanwendung verfügbar ist und es den Kandidaten ermöglicht, mit dem Proktor zu chatten, der ihre Tests überwacht.

[9] Hervorhebung durch EPSO.

[10] Hervorhebung durch EPSO

[11] https://europa.eu/epso/application/CotoFiles/file/JPP11/EN%20-Instruktionen%20für%20MCQ%20nur%20-%20aktualisiert%2018042023.pdf

[12] OI/1/2023/VS: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317

[13] Die ständige CAST ist eine Datenbank mit Bewerbungen, die es dem Organ ermöglicht, Bedienstete als Vertragsbedienstete einzustellen, eine Kategorie von EU-Bediensteten, die von der Funktionsgruppe I bis IV eingestuft wird. Die Bewerber müssen zunächst den Test zum logischen Denken bestehen, bevor ihnen ein Vertrag angeboten wird. Die Schwierigkeit der Argumentationstests steigt mit dem Rang der Funktionsgruppe, in der sich die Bewerber beworben haben.

[14] OI/1/2023/VS: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317

[15] Ebd.

[16] Punkt V.2 der Aufforderung 2024 und der Aufforderung 2023:

„Kandidaten von AST- und AST/SC-Beamten, Vertragsbediensteten, Zeitbediensteten, Blue Book-Praktikanten und Praktikanten des JRC-Praktikumsprogramms, die zum Zeitpunkt des Abschlusses der vorliegenden Aufforderung auf eine offene Reserveliste eines AD-Auswahlverfahrens gesetzt werden, bereits einen JPP-CBT bestanden haben oder bereits einen CBT-Test eines CAST FG IV (Permanent CAST) bestanden haben, müssen den Test nicht erneut ablegen.“