Straßburg, den 12. Juni 2003

Sehr geehrter Herr V.,

Am 14. Oktober 2002 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten Beschwerde gegen den Europäischen Konvent und den Rat eingelegt. Ihre Beschwerde wird im Namen des Europäischen Bürgeraktionsdienstes (ECAS) eingereicht und betrifft die Ablehnung Ihres Antrags auf Zugang zu den Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums des Konvents.

Am 28. Oktober 2002 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten des Europäischen Konvents und den Generalsekretär des Rates weiter. Sie übermittelten ihre Stellungnahmen am 16. Januar 2003 bzw. 21. Januar 2003. Ich habe Ihnen die Stellungnahmen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 27. Februar 2003 übermittelt haben.

Am 11. März 2003 teilte ich Ihnen mit Schreiben mit, dass ich beschlossen habe, das Verfahren gegen den Rat mit der Feststellung abzuschließen, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt. Am selben Tag habe ich den Europäischen Konvent um weitere Informationen gebeten und Sie über diese weitere Untersuchung informiert. Am 29. April 2003 antwortete der Europäische Konvent auf mein Auskunftsverlangen. Ich habe Ihnen die Antwort mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 27. Mai 2003 übermittelt haben.

Ich schreibe Ihnen nun, um Ihnen die Ergebnisse der Untersuchung des Bürgerbeauftragten zu Ihrer Beschwerde gegen den Europäischen Konvent mitzuteilen.

DIE BESCHWERDE

Im Oktober 2002 wurde beim Bürgerbeauftragten im Namen des Europäischen Bürgeraktionsdienstes (ECAS) eine Beschwerde gegen den Europäischen Konvent und den Rat eingereicht.

Die vorliegende Entscheidung betrifft nur die Beschwerde gegen das Übereinkommen. Die Untersuchung der Beschwerde gegen den Rat durch den Bürgerbeauftragten wurde am 11. März 2003 abgeschlossen, wobei kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt wurde.

Nach Ansicht des Beschwerdeführers sind die relevanten Fakten zusammenfassend wie folgt:

Der Beschwerdeführer beantragte beim Rat Zugang zu den Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums des Europäischen Konvents. Im Juli 2002 antwortete der Rat dem Beschwerdeführer unter anderem, dass das Europäische Übereinkommen ein vom Rat getrenntes Gremium sei und dass das Generalsekretariat des Rates den Antrag des Klägers an das Sekretariat des Übereinkommens weitergeleitet habe.

Der Beschwerdeführer schrieb daraufhin an den Generalsekretär des Konvents, Sir John KERR, und bezog sich dabei auf den oben genannten Antrag an den Rat auf Zugang zu den Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums. Der Generalsekretär antwortete dem Beschwerdeführer am 18. September 2002 und erklärte unter anderem, dass er "ein echtes Problem bei der Veröffentlichung von von diesem Sekretariat erstellten Entwürfen sehen würde, die das Präsidium nicht oder noch nicht genehmigt hat, oder seine Anweisungen an das Sekretariat für Änderungen. Das Übereinkommen erkennt an, dass das Präsidium für seine Arbeit ein gewisses Maß an Ex-ante-Vertraulichkeit genießen muss; sein Produkt ist völlig öffentlich, aber der Vorbereitungsprozess muss einigermaßen privat sein."

Der Beschwerdeführer richtet seine Beschwerde an den Bürgerbeauftragten in Form von Anträgen auf Untersuchung, Feststellung oder Feststellung bestimmter Angelegenheiten. Der Beschwerdeführer erklärt auch, dass der Grund für den Antrag auf Zugang zu Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums darin bestehe, den NRO eine angemessene Vorwarnung zu geben, was im Konvent vorgesehen sei.

Zusammenfassend scheint die Beschwerde den folgenden Vorwurf gegen das Europäische Übereinkommen zu enthalten:

Das Sekretariat des Europäischen Konvents hat dem Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums nicht korrekt entsprochen.

DIE ANFRAGE

Der Bürgerbeauftragte prüfte zunächst die Zulässigkeit der Beschwerde. Aus den in Abschnitt 1 des nachstehenden Beschlusses dargelegten Gründen gelangte der Bürgerbeauftragte zu dem vorläufigen Schluss, dass das Europäische Übereinkommen eine Gemeinschaftseinrichtung im Sinne von Artikel 195 EG-Vertrag und somit im Rahmen des Mandats des Bürgerbeauftragten im Hinblick auf mögliche Missstände bei seiner Tätigkeit ist.

Der Bürgerbeauftragte leitete die Beschwerde daher an den Präsidenten des Europäischen Konvents, Herrn Valéry GISCARD D'ESTAING, zur Stellungnahme weiter. Der Bürgerbeauftragte erklärte, dass die Ansichten des Präsidenten zur Frage der Zulässigkeit der Beschwerde willkommen seien, und äußerte die Hoffnung, dass er auf jeden Fall auf die Behauptung des Beschwerdeführers antworten werde.

Stellungnahme des Präsidenten des Europäischen Konvents

Zusammenfassend gab der Präsident des Europäischen Konvents folgende Stellungnahme ab:

Die Dokumente des Übereinkommens fallen nicht in den Anwendungsbereich der Verordnung 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission. Dennoch war es die ständige Politik des Konvents, so viel Material wie möglich (einschließlich aller offiziellen Dokumente des Konvents) der breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen, vor allem durch eine umgehende Veröffentlichung auf der Website.

Aufgabe des Präsidiums ist es, die Arbeit des Konvents vorzubereiten. Sie kann diese Funktion nur dann wirksam ausüben, wenn sie die Möglichkeit hat, privat zu beraten. Alle Dokumente, die sich aus der Diskussion des Präsidiums ergeben, werden sofort durch Veröffentlichung auf der Website des Konvents zur Verfügung gestellt. Wenn auch die Tagesordnungen und Protokolle des Präsidiums zur Verfügung gestellt würden, bestünde die Gefahr, dass sie Gegenstand der Debatten des Konvents und nicht Ansporn für sie würden. Die bisherigen Erfahrungen deuten darauf hin, dass dies weitgehend von den Mitgliedern des Konvents verstanden und akzeptiert wird, die selbst keinen Zugang zu den Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums haben.

Der Beschwerdeführer weist ferner darauf hin, dass NRO ohne Zugang zu Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums Schwierigkeiten haben, eine Vorwarnung zu erhalten, was im Konvent vorgesehen ist. Ich akzeptiere das nicht. Ich verkünde immer am Ende jeder Plenartagung die wichtigsten Themen für die folgende (und manchmal auch nachfolgende) Tagung. Diese werden in den vom Sekretariat erstellten und auf der Website veröffentlichten Zusammenfassungen festgehalten. Darüber hinaus werden detaillierte Tagesordnungen für jede Plenartagung veröffentlicht, sobald sie vom Präsidium genehmigt wurden. Die Öffentlichkeit wird daher ebenso wie die Mitglieder des Konvents über den künftigen Zeitplan und Inhalt der Plenartagungen informiert.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Zusammenfassend weist der Beschwerdeführer auf die Stellungnahme des Präsidenten des Konvents hin:

Das Europäische Übereinkommen ist ein Gremium, das dem Vertrag unterliegt, und die Verordnung 1049/2001 sollte auf das Übereinkommen Anwendung finden. Obwohl Artikel 255 EG-Vertrag auf Dokumente des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission beschränkt ist, sollte dies in den historischen Kontext gestellt werden, in dem sich die Verhaltenskodizes für den Zugang zu Dokumenten mit Unterstützung des Europäischen Bürgerbeauftragten von den drei Organen auf die von ihnen eingerichteten Agenturen ausgebreitet haben. Der Rat und das Europäische Parlament haben daher in den Rechtsvorschriften auf der Grundlage von Artikel 255 EG-Vertrag darauf geachtet, ihren Anwendungsbereich über die drei Organe hinaus auszudehnen.

In Absatz 8 der Präambel der Verordnung 1049/2001 heißt es: „Um die vollständige Anwendung dieser Verordnung auf alle Tätigkeiten der Union zu gewährleisten, sollten alle von den Organen eingerichteten Agenturen die in dieser Verordnung festgelegten Grundsätze anwenden.“ Dies unterstreicht die Absicht des Rates und des Europäischen Parlaments, einen möglichst breiten Zugang zu Dokumenten zu gewährleisten, indem der Anwendungsbereich der Verordnung auf alle Tätigkeiten ausgeweitet wird.

Diese Absicht wird durch die Gemeinsame Erklärung vom 30. Mai 2001 untermauert, in der unter Nummer 2 klargestellt wird, dass das Ziel darin besteht, sicherzustellen, dass alle Organe und Einrichtungen und somit das Übereinkommen unter die Verordnung fallen.

In Bezug auf die Fähigkeit der NRO, eine Vorwarnung über das, was im Konvent ansteht, zu erhalten, erkennt der Beschwerdeführer an und würdigt die Tatsache, dass der Präsident am Ende jeder Plenartagung die wichtigsten Themen für die folgende (und manchmal sogar nachfolgende) Tagung ankündigt, aber es kann immer noch äußerst schwierig sein, eine Vorwarnung über das, was im Konvent ansteht, zu erhalten. Die Warnung von einer Sitzung zur nächsten ist unzureichend. Dieses Problem sollte auch mit besonderem Augenmerk auf NRO außerhalb Brüssels und in den Beitrittsländern betrachtet werden. Wenn solche Organisationen an einer Plenartagung des Konvents teilnehmen möchten, wäre es wünschenswert, im Voraus zu warnen, was bevorsteht.

Dem Beschwerdeführer ist bekannt, dass das Präsidium nur dann in der Lage ist, die Arbeit des Übereinkommens vorzubereiten und wirksam zu funktionieren, wenn es die Möglichkeit behält, privat zu beraten. Der Beschwerdeführer versteht auch die Notwendigkeit der Vertraulichkeit bei der Ausarbeitung von Texten in der Gestaltungsphase. Es ist schwieriger zu verstehen, wie die Tagesordnungen des Präsidiums so umstritten sein könnten, dass ihre Veröffentlichung die Arbeit des Konvents stören könnte. Die Protokolle sind vielleicht anfälliger für solche Probleme. Diese könnten jedoch überwunden werden, indem ein teilweiser Zugang gewährt wird. Der Beschwerdeführer ist nicht bestrebt, die Ansichten einzelner Mitglieder des Präsidiums einzuholen, sondern lediglich eine Vorwarnung zu erhalten.

Es hat sich gezeigt, dass eine Reihe von Konventsmitgliedern mit der derzeitigen Situation in Bezug auf den Zugang zu Dokumenten und die Geheimhaltung des Präsidiums nicht zufrieden sind. Eine Reihe von Konventsmitgliedern, deren Parteien die vier kleinsten Parteien des Konvents sind und nicht im Präsidium vertreten sind, haben eine Beschwerde über den Zugang zu Dokumenten des Präsidiums verbreitet.

Vor diesem Hintergrund ersucht der Beschwerdeführer den Europäischen Bürgerbeauftragten,

Die Auffassung vertreten, dass das Übereinkommen nicht außerhalb des Anwendungsbereichs der Verträge liegt, und untersuchen, ob die Verordnung 1049/2001 auf das Übereinkommen Anwendung findet.

Prüfung des Antrags des Beschwerdeführers auf uneingeschränkten Zugang zu den Tagesordnungen der Präsidiumssitzungen und der Vorschläge des Beschwerdeführers in Bezug auf den Zugang zu den Protokollen oder Berichten der Präsidiumssitzungen.

Um zu berücksichtigen, dass am Ende der Arbeiten des Konvents im Juni uneingeschränkter Zugang zu allen Dokumenten gewährt werden sollte, die derzeit nicht öffentlich zugänglich sind. Dies wird vielen zugutekommen, insbesondere der großen Zahl von Wissenschaftlern und Forschern im Anschluss an die Arbeit des Konvents.

Weitere Anfragen

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme des Präsidenten des Europäischen Konvents und der Bemerkungen des Beschwerdeführers hielt der Bürgerbeauftragte weitere Untersuchungen für erforderlich. Er bittet den Präsidenten des Europäischen Konvents, sich zu dem Punkt des Beschwerdeführers zu äußern, in dem es um die Schwierigkeiten geht, die NRO bei der Einholung von Informationen über das, was im Konvent vorgesehen ist, so weit im Voraus auftreten können, dass sie ihre Tätigkeiten planen können. Der Bürgerbeauftragte bat ferner darum, darüber informiert zu werden, ob die Tagesordnungen und Protokolle des Präsidiums des Konvents am Ende der Arbeit des Konvents öffentlich zugänglich gemacht werden.

Antwort des Europäischen Konvents

Der Generalsekretär des Konvents, Sir John KERR, antwortete auf das Ersuchen des Bürgerbeauftragten um weitere Informationen.

In Bezug auf die Möglichkeit für NRO, Vorabinformationen einzuholen, stellt der Generalsekretär in seiner Antwort fest, dass der Beschwerdeführer einräumt, dass es die Praxis des Präsidenten des Konvents war, am Ende jeder Plenartagung systematisch die wichtigsten Themen für die nächste Tagung oder die nächsten Tagungen anzukündigen. Die Art des Konvents bedeutet, dass es für das Präsidium schwierig ist, seine Arbeit mit einem gewissen Grad an Sicherheit sehr weit vorauszuplanen (ob ein bestimmtes Thema, das in einem Konventspapier oder von einer Arbeitsgruppe behandelt oder durch einen Vorschlag des Präsidiums angesprochen wird, eine erweiterte Plenardebatte erfordert, hängt von der Reaktion des Konvents darauf ab). Soweit eine solche Planung jedoch möglich war, wurde das Übereinkommen unterrichtet, und alle diese Informationen wurden auf der Website des Übereinkommens öffentlich zugänglich gemacht.

Zu der Frage, ob am Ende der Arbeiten des Konvents die Tagesordnungen und Protokolle des Präsidiums der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, erklärte der Generalsekretär des Konvents, dass er keinen Grund sehe, warum diese Dokumente zu diesem Zeitpunkt nicht veröffentlicht werden sollten. Dies ist jedoch eine Frage, zu der das Präsidium selbst am Ende des Konvents Stellung nehmen muss, wenn es darüber entscheidet, wie am besten sichergestellt werden kann, dass die Funktionsweise des Konvents, die für die Teilnehmer und die Betroffenen jetzt sehr transparent war, für diejenigen, die uns folgen, und für die Historiker, die beurteilen werden, wie gut wir auf die uns übertragenen Verantwortlichkeiten reagiert haben, zugänglich und verständlich bleibt.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Zusammenfassend weist der Beschwerdeführer auf folgende Punkte hin:

Der Beschwerdeführer erkennt die offene Arbeitsweise des Übereinkommens, einschließlich der raschen Veröffentlichung von Präsidiumspapieren, uneingeschränkt an und würdigt sie. Die Beschwerde beschränkt sich auf die Vertraulichkeit der Tagesordnungen und Protokolle der Präsidiumssitzungen.

Der Beschwerdeführer begrüßt den Vorschlag des Generalsekretärs, dass seine Tagesordnungen und Protokolle vorbehaltlich eines Beschlusses des Präsidiums am Ende der Arbeit des Konvents zur Verfügung gestellt werden könnten.

Der Beschwerdeführer ersucht den Bürgerbeauftragten, dem Präsidium des Konvents zu empfehlen, dass nach Abschluss der Arbeit des Konvents alle Dokumente so klassifiziert und organisiert werden, dass der Zugang der Öffentlichkeit erleichtert wird. Beispielsweise sollte die Öffentlichkeit darüber informiert werden, wo sie Dokumente des Übereinkommens in Papierform oder in elektronischer Form in einer zentralen Bibliothek oder über die Dokumentenregister einsehen kann. Der Beschwerdeführer äußert ferner die Befürchtung, dass diese wichtige Frage in der Endphase der Verhandlungen im Übereinkommen möglicherweise nicht zufriedenstellend gelöst wird.

DER BESCHLUSS

1. Zur Zulässigkeit der Beschwerde gegen das Europäische Übereinkommen

1.1 Die vorliegende Rechtssache betrifft eine Beschwerde im Namen des Europäischen Bürgeraktionsdienstes (ECAS) gegen den fehlenden Zugang der Öffentlichkeit zu Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums des Europäischen Konvents.

1.2 Bei der Prüfung der Zulässigkeit der Beschwerde stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass der Ursprung des Europäischen Übereinkommens die Erklärung des Europäischen Rates von Laeken ist und dass es nach nationalem, internationalem oder Gemeinschaftsrecht kein Rechtsinstrument zu geben scheint, das das Übereinkommen förmlich festlegt. Das Übereinkommen hat jedoch seine eigene Struktur und seine eigenen Funktionen und sollte daher sowohl vom Europäischen Rat als auch vom Rat der Europäischen Union getrennt betrachtet werden. Außerdem scheint das Übereinkommen zumindest indirekt aus dem Gemeinschaftshaushalt finanziert zu werden. Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem vorläufigen Schluss, dass das Übereinkommen eine Gemeinschaftseinrichtung im Sinne von Artikel 195 EG-Vertrag und somit im Rahmen des Mandats des Bürgerbeauftragten im Hinblick auf mögliche Missstände bei seiner Tätigkeit ist.

1.3 Der Bürgerbeauftragte erkennt jedoch an, dass der Konvent wie das Europäische Parlament an politischer Arbeit beteiligt ist und dass eine Beschwerde gegen seine politische Arbeit keine Frage eines möglichen Missstands in der Verwaltungstätigkeit aufwerfen würde. Die vorliegende Rechtssache betrifft die Antwort des Sekretariats auf einen Antrag auf Zugang zu Dokumenten, bei dem es sich um eine Verwaltungssache handelt.

1.4 Der Bürgerbeauftragte unterrichtete den Präsidenten des Europäischen Konvents über die vorstehende Analyse und ersuchte ihn, zur Zulässigkeit der Beschwerde Stellung zu nehmen. Die Antwort des Präsidenten hat sich zu diesem Punkt nicht geäußert. Der Bürgerbeauftragte sieht daher keinen Grund, seine vorläufige Schlussfolgerung zu überarbeiten, dass der Europäische Konvent eine Gemeinschaftseinrichtung im Sinne von Artikel 195 EG-Vertrag und somit im Rahmen des Mandats des Bürgerbeauftragten im Hinblick auf mögliche Missstände bei seiner Tätigkeit ist.

2. Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu den Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums des Europäischen Konvents

2.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass das Sekretariat des Europäischen Konvents seinen Antrag auf Zugang zu Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums nicht ordnungsgemäß beantwortet habe. Der Grund für den Antrag des Beschwerdeführers besteht darin, die NRO vorab angemessen vor den Entwicklungen im Rahmen des Übereinkommens zu warnen.

2.2 In seinen Anmerkungen macht der Beschwerdeführer geltend, dass das Ziel der Gemeinsamen Erklärung vom 30. Mai 2001 darin bestehe, sicherzustellen, dass alle Organe und Einrichtungen und damit das Übereinkommen unter die Verordnung 1049/2001 fallen. Der Beschwerdeführer beantragt, am Ende der Arbeiten des Übereinkommens uneingeschränkten Zugang zu allen Dokumenten zu gewähren, die derzeit nicht öffentlich zugänglich sind.

2.3 Nach Ansicht des Präsidenten des Konvents fallen die Dokumente des Konvents nicht in den Anwendungsbereich der Verordnung 1049/2001. Dennoch war es die ständige Politik des Konvents, der Öffentlichkeit so viel Material wie möglich zugänglich zu machen. Aufgabe des Präsidiums ist es, die Arbeit des Konvents vorzubereiten. Sie kann diese Funktion nur dann wirksam ausüben, wenn sie die Möglichkeit behält, privat zu beraten. Wenn die Tagesordnungen und Protokolle des Präsidiums zur Verfügung gestellt würden, bestünde die Gefahr, dass es zum Gegenstand der Debatten des Konvents und nicht zum Ansporn wird. Die breite Öffentlichkeit wird ebenso wie die Mitglieder des Konvents über den künftigen Zeitplan und Inhalt der Plenartagungen informiert.

Was die Frage betrifft, ob am Ende der Arbeit des Konvents die Tagesordnungen und Protokolle des Präsidiums der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, so sieht der Generalsekretär des Konvents keinen Grund, warum diese Dokumente zu diesem Zeitpunkt nicht veröffentlicht werden sollten. Dies ist jedoch eine Frage, zu der sich das Präsidium am Ende des Konvents selbst äußern muss.

2.4 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Verordnung 1049/2001 (1) für Dokumente gilt, die sich im Besitz des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission befinden, und dass die Verordnung 58/2003 ihre Bestimmungen auf Exekutivagenturen ausdehnt (2). Das Übereinkommen ist weder Teil des Europäischen Parlaments, des Rates oder der Kommission noch eine Agentur im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 58/2003. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 als solche nicht für Dokumente gilt, die sich im Besitz des Übereinkommens befinden.

2.5 Der Bürgerbeauftragte erinnert jedoch daran, dass nach zwei Untersuchungen auf eigene Initiative Entwürfe von Empfehlungen an die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft gerichtet wurden, um Regeln für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Rahmen einer guten Verwaltung zu erlassen (3). Fast alle haben dies getan (4).

2.6 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die erklärte Politik des Konvents darin besteht, der Öffentlichkeit so viel Material wie möglich zugänglich zu machen. Der Bürgerbeauftragte weist darauf hin, dass diese Politik dem Ziel der Verordnung 1049/2001 entspricht, einen möglichst breiten Zugang zu Dokumenten zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die Organe und Einrichtungen in der Gemeinsamen Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission vom 30. Mai 2001 (5) aufgefordert werden, interne Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu erlassen, die den Grundsätzen und Grenzen der Verordnung 1049/2001 Rechnung tragen.

In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist der Europäische Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass es bei der Prüfung, ob bei der Umsetzung der erklärten Politik des Übereinkommens, der Öffentlichkeit so viel Material wie möglich zugänglich zu machen, ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt, sinnvoll ist, entsprechend auf die in der Verordnung 1049/2001 enthaltenen Ausnahmen Bezug zu nehmen.

2.7 Nach Artikel 4 Absatz 3 Unterabsatz 1 der Verordnung 1049/2001 wird der Zugang zu einem von einem Organ für den internen Gebrauch erstellten Dokument, das sich auf eine Angelegenheit bezieht, in der das Organ keinen Beschluss gefasst hat, verweigert, wenn die Verbreitung des Dokuments den Entscheidungsprozess des Organs ernsthaft beeinträchtigen würde, es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung.

Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass der Präsident des Konvents angemessen erläutert hat, warum die Offenlegung der Tagesordnungen und Protokolle des Präsidiums vor Abschluss der Arbeit des Konvents den Beschlussfassungsprozess des Konvents ernsthaft beeinträchtigen würde. Darüber hinaus ist der Bürgerbeauftragte nicht der Ansicht, dass die Argumente des Beschwerdeführers ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Offenlegung begründen. Der Bürgerbeauftragte stellt daher keinen Missstand bei der Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu den Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums fest, bevor der Konvent seine Arbeit abgeschlossen hat.

Der Bürgerbeauftragte weist darauf hin, dass sich die vorstehende Feststellung nur auf die Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Tagesordnungen und Protokollen des Präsidiums bezieht. Der Bürgerbeauftragte nimmt zu strittigen Fragen der Offenheit in den Beziehungen zwischen dem Präsidium und den Mitgliedern des Konvents nicht Stellung, da sich diese Fragen auf die politische Arbeit des Konvents beziehen.

2.8 In Bezug auf die Frage, ob am Ende der Arbeit des Konvents die Tagesordnungen und Protokolle des Präsidiums der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden sollten, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass Artikel 4 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung 1049/2001 vorsieht, dass der Zugang zu einem Dokument mit Stellungnahmen für den internen Gebrauch im Rahmen von Beratungen und Vorabkonsultationen innerhalb des betreffenden Organs auch nach Erlass der Entscheidung verweigert wird, wenn die Verbreitung des Dokuments den Entscheidungsprozess des Organs ernsthaft beeinträchtigen würde, es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung.

Es erscheint schwierig zu argumentieren, dass der Beschlussfassungsprozess des Konvents untergraben werden könnte, sobald er das Ende seiner Arbeit erreicht hat. Der Bürgerbeauftragte stimmt daher mit dem Generalsekretär des Konvents darin überein, dass es keinen Grund gibt, warum die betreffenden Dokumente zu diesem Zeitpunkt nicht veröffentlicht werden sollten.

2.9 In seinen abschließenden Bemerkungen äußert der Beschwerdeführer die Befürchtung, dass diese wichtige Frage in der Endphase der Verhandlungen im Übereinkommen möglicherweise nicht zufriedenstellend gelöst wird.

Der Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass die Arbeit des Konvents voraussichtlich Ende Juni 2003 abgeschlossen sein wird. Aus diesem Grund ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass es nicht sinnvoll wäre, eine Entscheidung zu verzögern, um die vom Beschwerdeführer geäußerte Angst zu untersuchen.

In dem Schreiben des Bürgerbeauftragten an den Präsidenten des Konvents, in dem er über den vorliegenden Beschluss unterrichtet wird, wird auf die Feststellung in Absatz 2.8 Absatz 2 eingegangen, die den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Konvents betrifft, sobald das Konvent seine Arbeit beendet hat. In dem Schreiben wird auch die Auffassung des Bürgerbeauftragten zum Ausdruck gebracht, dass es im Einklang mit den Grundsätzen einer guten Verwaltung stünde, wenn das Übereinkommen so bald wie möglich geeignete Vorkehrungen treffen würde, um einen solchen Zugang zu gewährleisten. Der Bürgerbeauftragte wird dem Präsidenten des Konvents auch die in seinen abschließenden Bemerkungen gemachten praktischen Vorschläge des Beschwerdeführers zum künftigen Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Konvents übermitteln.

3 Schlussfolgerung

Aus den in den Ziffern 2.7 und 2.9 dargelegten Gründen ist der Europäische Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit des Europäischen Konvents vorliegt und dass keine weiteren Untersuchungen der Beschwerde gerechtfertigt sind. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident des Europäischen Konvents wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission, ABl. L 145 vom 30.5.2001, S. 43.

(2) Verordnung (EG) Nr. 58/2003 des Rates zur Festlegung des Statuts der Exekutivagenturen, die mit bestimmten Aufgaben bei der Verwaltung von Gemeinschaftsprogrammen beauftragt werden (ABl. L 011/1).

(3) Siehe den Sonderbericht des Europäischen Bürgerbeauftragten an das Europäische Parlament im Anschluss an die Initiativuntersuchung zum Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten vom 15. Dezember 1997 sowie die Beschlüsse betreffend die Europäische Zentralbank, die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, das Gemeinschaftliche Sortenamt und Europol im Anschluss an die Initiativuntersuchung OI/1/99/IJH.

(4) Beispielsweise der Rechnungshof (1998, ABl. C 295/1), die Europäische Zentralbank (1999, ABl. L 110/30), die Europäische Investitionsbank (1997, ABl. C 243/13), der Wirtschafts- und Sozialausschuss (1997, ABl. L 339/18) und der Ausschuss der Regionen (1997, ABl. L 351/70).

(5) Gemeinsame Erklärung zu der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. 145 vom 31.5.2001, S. 43) 2001, ABl. L 173 vom 5.