Sehr geehrter Herr K.,
am 22. März 2000 haben Sie im Namen von IFHOH Europe beim Europäischen Bürgerbeauftragten Beschwerde gegen die Entscheidung der Europäischen Kommission eingelegt, einen Teil des Zuschusses zurückzufordern, der für ein Projekt für schwerhörige und gehörlose Erwachsene gewährt worden war.
Am 30. März 2000 leitete ich die Beschwerde zur Stellungnahme an die Kommission weiter.
Die Kommission hat ihre Stellungnahme zu Ihrer Beschwerde am 16. Juni 2000 übermittelt, und ich habe sie Ihnen am 22. Juni 2000 mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, falls Sie dies wünschen. Am 3. Juli 2000 erhielt ich Ihre Anmerkungen zur Stellungnahme der Kommission.
Am 5. Juli 2000 entschied ich, dass ich die Akten der Kommission einsehen sollte. Diese Kontrolle wurde am 14. September 2000 durchgeführt.
Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Im Juni/Juli 1997 beantragte der Beschwerdeführer, die International Federation of Hard of Hearing People, European Region (IFHOH Europe), einen Zuschuss für ein Seminar und zwei Kurse für Schwerhörige (Projekt 97/E3/II/047). Dem vom Beschwerdeführer vorgelegten Budget zufolge beliefen sich die Kosten für das Seminar auf € 14 300, während die Kosten für die beiden Kurse € 50 560 betragen sollten. Der Beschwerdeführer beantragte einen Zuschuss in Höhe von € 45 400, d. h. 70 % der geplanten Gesamtausgaben. Dem Beschwerdeführer zufolge wurde diesem Antrag von der Kommission stattgegeben.
Anfang 1998 erhielt der Beschwerdeführer einen Betrag von € 22 700, d. h. die Hälfte der Gesamtsubvention von € 45 400. Der Beschwerdeführer teilte der Kommission anschließend mit, dass die tatsächlichen Kosten niedriger als geplant gewesen seien und nur € 36 323 betragen hätten. Infolgedessen erwartete der Beschwerdeführer von der Kommission eine Abschlusszahlung in Höhe von € 2 726 (d. h. 70 % von € 36 323 abzüglich der bereits erhaltenen € 22 700). Stattdessen erhielt der Beschwerdeführer Anfang 1999 eine undatierte Rechnung in französischer Sprache, die keinen Hinweis auf das Projekt enthielt. In der Rechnung wurde ein „tatsächlicher Anteil“ von € 21 078,30 angegeben (der 89,7943 % der „tatsächlichen Kosten“ ausmachte) und dieser Betrag von dem bereits von der Kommission gezahlten Betrag abgezogen. Der Beschwerdeführer wurde aufgefordert, den Restbetrag von € 1 621,69 zurückzuzahlen.
Nachdem der Beschwerdeführer diese Rechnung abgefragt hatte, erklärte die Kommission in einem Schreiben vom 16. März 1999, dass die Berechnung korrekt gewesen sei. Nach Ansicht der Kommission wurde bei Vertragsunterzeichnung vereinbart, die Kosten von € 14 300 für die Organisation des Seminars nicht zu berücksichtigen. Infolgedessen seien für diesen Punkt die Worte "montant rejeté" hinzugefügt worden, und der Vertreter des Beschwerdeführers habe diese Seite des Vertrags zu diesem Zeitpunkt unterzeichnet.
Der Beschwerdeführer zahlte anschließend den entsprechenden Betrag zurück, fragte jedoch mehrfach (insbesondere in einem Schreiben vom 15. Juni 1999), warum die Beschreibung "Schulungen und ein Seminar für Schwerhörige" verwendet worden sei, warum die erste Tranche des Zuschusses auf den geschätzten Gesamtkosten des Projekts beruht habe und warum die Kommission später eine Frage im Zusammenhang mit dem Seminar gestellt habe, wenn dieses Seminar überhaupt nicht Teil des Projekts gewesen sei. Der Beschwerdeführer bat ferner um eine Kopie der Seite, die im Schreiben der Kommission vom 16. März 1999 erwähnt worden war.
In einem kurzen Schreiben vom 11. Januar 2000 bestätigte die Kommission ihren Standpunkt und wies darauf hin, dass sie nur die geschätzten Kosten der beiden Kurse von € 50 560 für die Berechnung ihrer Subvention akzeptiert habe.
In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten machte der Beschwerdeführer folgende Vorwürfe:
1) Die Kommission hätte eine weitere Zahlung in Höhe von € 2 726 an den Beschwerdeführer leisten müssen, anstatt den Betrag von € 1 621,69 zurückzufordern.
2) Die Kommission hatte nicht hinreichend erläutert, warum sie den Betrag von € 1 621,69 zurückgefordert hatte.

DIE ANFRAGE

In
ihrer Stellungnahme brachte die Kommission vor, dass sie sich bereit erklärt habe, einen Zuschuss in Höhe von maximal € 45 400 zu gewähren, wenn die Kosten des Projekts auf € 50 560 geschätzt würden. Eine erste Tranche von 50 % dieses Betrags sei gemäß Artikel 4 des Abkommens gezahlt worden. Die von beiden Parteien unterzeichnete Vereinbarung erstreckte sich auf den Zeitraum vom 16. Juni 1997 bis zum 16. Mai 1998. Bei der Ermittlung des Gesamtbetrags der tatsächlichen Kosten wurden nur die in diesem Zeitraum getätigten Ausgaben berücksichtigt. Das Seminar war für den 30./31. Mai 1997 geplant, d. h. außerhalb des abgedeckten Zeitraums. Folglich seien die Kosten für das Seminar von den zu berücksichtigenden Kosten abgezogen worden.
Die Kommission wies ferner darauf hin, dass die in Anhang II des Abkommens enthaltenen Haushaltsvoranschläge integraler Bestandteil des Abkommens seien. Auf der entsprechenden Seite wurden die Kosten für das Seminar durch Hinzufügung der Worte "montant rejeté" für den Punkt ausgeschlossen. Der Vertreter des Beschwerdeführers hatte diese Seite des Vertrags zu diesem Zeitpunkt unterzeichnet.
Die Kommission legte eine Kopie der Vereinbarung vor und wies darauf hin, dass sich das Original in ihrem Besitz befinde.
Die Kommission behauptete, dem Beschwerdeführer diese Tatsachen mehrfach erläutert zu haben.

Anmerkungen des Beschwerdeführers In seinen Anmerkungen hielt der Beschwerdeführer an seiner Beschwerde fest und wies darauf hin, dass die von der Kommission vorgelegte Kopie der Vereinbarung nicht nachweise, dass sie von seinem Vertreter unterzeichnet worden sei.

WEITERE ANFORDERUNGEN

Da die von der Kommission vorgelegte Kopie der Vereinbarung nicht die Unterschrift des Vertreters des Beschwerdeführers enthielt, führte der Bürgerbeauftragte eine Akteneinsicht durch. Bei dieser Gelegenheit wurde den Bediensteten des Bürgerbeauftragten die ursprüngliche Zustimmung gezeigt, auf die sich die Kommission bezogen hatte.

DER BESCHLUSS

1 Versäumnis der Kommission, eine weitere Zahlung in Höhe von € 2 726
zu leisten 1.1 Der Beschwerdeführer ist der Ansicht, dass die Kommission eine weitere Zahlung in Höhe von € 2 726 hätte leisten müssen, anstatt den Betrag von € 1 621,69 zurückzufordern.
1.2 Die Kommission macht geltend, dass sie sich bereit erklärt habe, einen Zuschuss in Höhe von maximal € 45 400 zu gewähren, wobei die Kosten des Projekts auf € 50 560 geschätzt worden seien. Nach Ansicht der Kommission konnten die Kosten des Seminars nicht berücksichtigt werden, da dieses Seminar für den 30./31. Mai 1997 geplant war, während im Rahmen der Vereinbarung, die den Zeitraum vom 16. Juni 1997 bis zum 16. Mai 1998 abdeckte, nur die in diesem Zeitraum getätigten Ausgaben berücksichtigt wurden. Schließlich seien die Kosten für das Seminar ausgeschlossen worden, da die Worte "montant rejeté" auf der entsprechenden Seite des Vertrags hinzugefügt worden seien und der Vertreter des Beschwerdeführers diese Seite unterzeichnet habe.
1.3 Eine Prüfung der ursprünglichen Vereinbarung zwischen dem Beschwerdeführer und der Kommission führt den Bürgerbeauftragten zu dem Schluss, dass der Standpunkt der Kommission richtig zu sein scheint. Diese Vereinbarung wurde vom 27. November 1997 datiert und von Frau Christina Wahrolin im Namen der Beschwerdeführerin unterzeichnet. Alle Seiten des Abkommens und seiner Anhänge wurden paraphiert, und es scheint, dass diese Initialen "CW" lauten.
1.4 Gemäß Artikel 3 der Vereinbarung erklärte sich die Kommission bereit, einen Zuschuss in Höhe von maximal € 45 400 zu gewähren, während die Kosten des Projekts auf € 50 560 geschätzt wurden. Die Höhe des Zuschusses stand in einem angemessenen Verhältnis zu den geschätzten Kosten des Projekts und sollte proportional gekürzt werden, wenn die tatsächlichen Kosten unter den geschätzten Kosten liegen sollten. Artikel 2 der Vereinbarung sieht vor, dass bei der Kostenfestsetzung nur die Ausgaben berücksichtigt werden, die während des Zeitraums, für den die Vereinbarung geschlossen wurde (16. Juni 1997 bis 16. Mai 1998), entstanden sind. Gemäß dem Zeitplan in Anhang I der Vereinbarung sollte das Seminar jedoch am 30./31. Mai 1997 stattfinden.
1.5 Die Haushaltsvoranschläge sind in Anhang II des Abkommens enthalten, das Bestandteil dieses Abkommens ist (vgl. Artikel 3 des Abkommens). Auf der zweiten Seite dieses Anhangs wurden die Worte "éléments considérés" neben dem Betrag von € 50 560 für die beiden Kurse und die Worte "éléments rejetés" neben dem Betrag von € 14 300 für das Seminar hinzugefügt. Die entsprechende Seite in der vom Bürgerbeauftragten geprüften Kopie der Vereinbarung schien eine Fotokopie zu sein. Diese Seite wurde (wie alle anderen Seiten des Abkommens und seiner Anhänge) in biro paraphiert. Es scheint daher klar zu sein, dass die oben genannten Wörter vor der Paraphierung der Seite hinzugefügt wurden.
1.6 Unter diesen Umständen kommt der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass der von der Kommission vertretene Standpunkt im Einklang mit den Bedingungen der Vereinbarung zu stehen scheint.
1.7 Auf der Grundlage der vorstehenden Ausführungen scheint es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission gegeben zu haben, was den ersten vom Beschwerdeführer vorgebrachten Vorwurf betrifft.
2.1 Der
Beschwerdeführer macht geltend, die Kommission habe nicht hinreichend erläutert, warum sie den Betrag von € 1 621,69 zurückgefordert habe.
2.2 Die Kommission erwidert, dass sie dem Beschwerdeführer die relevanten Fakten mehrfach erläutert habe.
2.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission in einem Schreiben vom 16. März 1999 tatsächlich den Hauptgrund angegeben hat, aus dem sie den Beschwerdeführer aufforderte, einen Teil der Subvention zurückzufordern. In diesem Schreiben wurde darauf hingewiesen, dass bei der Unterzeichnung des Vertrags vereinbart worden sei, die Kosten von € 14 300 für die Organisation des Seminars unberücksichtigt zu lassen, und dass infolgedessen für diesen Punkt die Worte "montant rejeté" hinzugefügt worden seien. Die Kommission erläuterte ferner, dass der Vertreter des Beschwerdeführers diese Seite des Vertrags zu diesem Zeitpunkt unterzeichnet habe.
2.4 Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass der Beschwerdeführer in der Folge mehrere Fragen zur Begründung der Entscheidung der Kommission in seinem Schreiben vom 15. Juni 1999 gestellt und insbesondere eine Kopie der von der Kommission angeführten Seite der Vereinbarung angefordert hat. Offenbar war die einzige schriftliche Antwort auf dieses Schreiben ein kurzes Schreiben vom 11. Januar 2000, in dem die Kommission lediglich ihren Standpunkt bestätigte. Keine der im Schreiben vom 15. Juni 1999 gestellten Fragen des Beschwerdeführers wurde beantwortet. Außerdem hat die Beschwerdeführerin offenbar nie die Kopie der Seite erhalten, um die sie in diesem Schreiben gebeten hatte.
2.5 Es ist eine gute Verwaltungspraxis, dass die Verwaltung auf Schreiben, die sie erhält, innerhalb einer angemessenen Frist und in angemessener Weise antwortet. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten war dieser Standard im vorliegenden Fall nicht erfüllt, da die Kommission das Schreiben des Beschwerdeführers erst mehr als sechs Monate nach seiner Absendung schriftlich beantwortete, die darin enthaltenen Fragen nicht beantwortete und kein vom Beschwerdeführer angefordertes Dokument vorlegte.
2.6 Unter diesen Umständen kommt der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass die Art und Weise, wie die Kommission mit dem Schreiben des Beschwerdeführers vom 15. Juni 1999 umgegangen ist, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt. Der Bürgerbeauftragte hält es daher für notwendig, diesbezüglich eine kritische Bemerkung zu machen.
3 Schlussfolgerung
Auf der Grundlage der Untersuchungen des Europäischen Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde ist folgende kritische Bemerkung zu machen:

Es ist eine gute Verwaltungspraxis, dass die Verwaltung auf Schreiben, die sie erhält, innerhalb einer angemessenen Frist und in angemessener Weise antwortet. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten war dieser Standard im vorliegenden Fall nicht erfüllt, da die Kommission das Schreiben des Beschwerdeführers erst mehr als sechs Monate nach seiner Absendung schriftlich beantwortete, die darin enthaltenen Fragen nicht beantwortete und kein vom Beschwerdeführer angefordertes Dokument vorlegte.

Da dieser Aspekt des Falles Verfahren betrifft, die sich auf bestimmte Ereignisse in der Vergangenheit beziehen, ist es nicht angebracht, eine gütliche Beilegung der Angelegenheit anzustreben. Der Bürgerbeauftragte schließt daher das Dossier.
Der Präsident der Europäischen Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.
Mit freundlichen Grüßen
Jacob SÖDERMAN