Hintergrund der Initiativuntersuchung

Vorbemerkungen

1. Am 11. März 2010 veröffentlichte das Europäische Amt für Personalauswahl (EPSO) auf seiner Website neue Regeln für allgemeine Auswahlverfahren. Ihr Ziel war es, das gesamte Auswahlverfahren – von der Registrierung bis zur Einstellung – erheblich zu beschleunigen.

2. Die neuen Vorschriften betrafen zusammenfassend die Registrierung von Bewerbungen, die Buchung von Zulassungstests und die Kommunikation mit den Bewerbern. Das EPSO beschloss ferner, neue Assessment-Center für die Teilnahme an computergestützten Tests (CBT) zu eröffnen.

3. Die Anwendung der oben genannten neuen Vorschriften im allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/AD/177/10 führte zu einer Reihe von Beschwerden beim Bürgerbeauftragten [1]. Die Beschwerdeführer äußerten sich besorgt über die neuen Vorschriften und die neue Strategie des EPSO für die Kommunikation mit den Bewerbern. Da angesichts der in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens veröffentlichten klaren Regeln die Anträge der Beschwerdeführer auf erneute Zulassung zum Auswahlverfahren rechtlich nicht tragfähig waren, vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass keine ausreichenden Gründe für die Einleitung einer Untersuchung der einzelnen Fälle vorlagen. Der Bürgerbeauftragte teilte den Beschwerdeführern jedoch mit, dass er i) erwägen werde, eine Initiativuntersuchung zu den allgemeineren Fragen einzuleiten, die durch die neuen Vorschriften und Verfahren des EPSO für Auswahlverfahren und seine Politik der Kommunikation mit den Bewerbern aufgeworfen würden, und ii) die Ergebnisse dieser möglichen künftigen Initiativuntersuchung auf seiner Website veröffentlicht würden.

Gegenstand der Untersuchung

4. In dem Schreiben, mit dem er seine Initiativuntersuchung einleitete, stellte der Bürgerbeauftragte EPSO folgende Fragen:

• Warum hat EPSO den Buchungszeitraum für CBTs bei den neuen Auswahlverfahren so stark verkürzt? Bitte geben Sie in der Antwort die Auffassung des EPSO an, ob diese Maßnahme verhältnismäßig und erforderlich war, um das allgemeine Ziel der Verkürzung der Dauer des gesamten Auswahlverfahrens zu erreichen.
• Warum hat EPSO seine bisherige Praxis, E-Mail-Benachrichtigungen an die persönlichen E-Mail-Konten der Bewerber zu senden, eingestellt? Bitte erläutern Sie in der Antwort, warum diese bisherige Praxis nicht parallel zu der im „Leitfaden für allgemeine Auswahlverfahren“ festgelegten neuen Verpflichtung aufrechterhalten werden konnte, dass die Bewerber in regelmäßigen Abständen ihr EPSO-Konto konsultieren sollten.
• Welche Maßnahmen hat EPSO ergriffen, um die gleichen Bedingungen für die Bewerber in den verschiedenen CBT-Testzentren zu gewährleisten und damit den Grundsatz der Gleichstellung der Bewerber zu gewährleisten?
• Wäre EPSO bereit, den Bewerbern auf Antrag Zugang zu gewähren zu:

i) die Ergebnisse der Umfragen zur Zufriedenheit der Bewerber, die sie nach der Teilnahme an ihren CBTs durchführt; oder

ii) sonstige verfügbare Informationen, die auf die Zufriedenheit der Bewerber mit der Organisation der Prüfungen hindeuten könnten?

Die Untersuchung

5. Am 28. Januar 2011 übermittelte EPSO als Reaktion auf die Untersuchung des Bürgerbeauftragten eine Stellungnahme.

Analyse und Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

Die dem Bürgerbeauftragten vom EPSO vorgebrachten Argumente

6. EPSO erklärte, dass das allgemeine Auswahlverfahren EPSO/AD/177/10 das erste Auswahlverfahren sei, das im Rahmen des neuen Auswahlverfahrens eingeleitet worden sei. Dieses neue Musterverfahren umfasst weniger Phasen als frühere EPSO-Auswahlverfahren. Die Regeln für die neue Art von Auswahlverfahren wurden am 9. März 2010 im "Leitfaden für allgemeine Auswahlverfahren"veröffentlicht.

7. Das neue Wettbewerbsmodell sieht zwei Phasen vor:

a) eine Einladung zu den CBTs, die einen Test des verbalen Denkens, einen Test des numerischen Denkens und einen Test des abstrakten Denkens umfasst, und

b) eine Einladung an die Assessment-Center, die darauf abzielen, die Kompetenzen der Bewerber durch i) eine Fallstudie in dem betreffenden Bereich zu testen; ii) Gruppenübungen; iii) eine mündliche Präsentation und iv) ein strukturiertes Interview.

8. EPSO erläuterte auf seiner Website die oben genannten Phasen des neuen Auswahlverfahrens. Sie erklärte ferner, dass das Verfahren höchstens neun Monate dauern werde.

9. In seiner Antwort auf die erste Frage des Bürgerbeauftragten erklärte EPSO, dass in früheren Auswahlverfahren Bewerber, die sich für ein Auswahlverfahren angemeldet hätten, die CBT erst am Ende des Anmeldezeitraums buchen könnten. Im Rahmen der neuen Auswahlverfahren wollte EPSO die Anmeldung zum Auswahlverfahren, die Buchung der CBT und die Prüfung im selben Zeitraum kombinieren.

10. Nach der Registrierung und Validierung ihrer Bewerbungen für das Auswahlverfahren werden die Bewerber über den Zeitraum informiert, in dem sie ihre CBTs buchen können und aus welchen CBT-Zentren sie wählen können. EPSO erläuterte, dass es den Bewerbern unterschiedliche Zeitfenster vorschlägt. Diese decken den gesamten Testzeitraum ab. So kann ein Bewerber seine Bewerbung bereits in einem frühen Stadium des Auswahlverfahrens validieren und gehört somit zu den Ersten, die die CBTs buchen. Er/sie kann daher ein Datum wählen, um die Tests so weit wie möglich zu absolvieren. Für den gleichen Wettbewerb gibt es verschiedene Zeitfenster, die es den Kandidaten ermöglichen, ihre CBTs zu buchen. Die Überschneidung des Registrierungszeitraums, der Buchung von CBTs und der Testzeiträume ermöglicht es den Bewerbern, die sich bereits für das Auswahlverfahren angemeldet haben, an den CBTs teilzunehmen, während sich andere Bewerber noch in der Registrierungsphase befinden. Allen Bewerbern wird jedoch die gleiche Anzahl von Tagen angeboten, an denen sie ihre CBTs unabhängig von ihrem Registrierungsdatum buchen können, solange sie sich innerhalb der Wettbewerbsfrist anmelden. CBTs können über das Internet gebucht werden, was dies 24 Stunden am Tag ermöglicht. Darüber hinaus können die Kandidaten vorbehaltlich der Verfügbarkeit alternativer Termine ihren CBT-Termin während der gesamten Buchungs- und Testzeiträume verschieben. Dies kann bis 48 Stunden vor dem ursprünglichen CBT-Termin erfolgen. So kann ein Kandidat das Datum seiner CBTs ändern und sogar ein Datum außerhalb des ursprünglichen Buchungszeitraums wählen, der ihm gewährt wurde.

11. EPSO wies darauf hin, dass die oben genannten neuen Regeln für die erste Phase des Auswahlverfahrens eine Verkürzung der Gesamtdauer des Auswahlverfahrens ermöglichen, was eines der mit der Reform verfolgten Ziele sei. Der Zeitraum, in dem die Kandidaten die CBTs ablegen konnten, wurde beispielsweise von 14 auf 9 Wochen verkürzt. Darüber hinaus führte das neue System im Vergleich zu den alten Modellwettbewerben, bei denen einige Bewerber ihre Bewerbungen validierten, aber nie die CBTs buchten, zu einem höheren Prozentsatz der Bewerber, die ihre CBTs buchten. Somit wirkte sich die Verkürzung des Buchungszeitraums für jeden Bewerber nicht negativ auf die Anzahl der Bewerber aus, die ihre CBT gebucht hatten. Daraus folgt, dass dies eine verhältnismäßige und notwendige Maßnahme war, um das allgemeine Ziel der Verkürzung der Dauer des gesamten Auswahlverfahrens zu erreichen.

12. In Bezug auf die zweite Frage des Bürgerbeauftragten wies EPSO zunächst darauf hin, dass der „Leitfaden für allgemeine Auswahlverfahren“vorsehe, dass die Kommunikation mit den Bewerbern über ihre EPSO-Konten erfolgen solle. Den Bewerberinnen und Bewerbern wurde somit mitgeteilt, dass sie ihre EPSO-Konten regelmäßig überprüfen müssen. EPSO erinnerte daran, dass eine solche Verpflichtung auch für Auswahlverfahren im Rahmen des alten Verfahrens bestehe, bei denen die Korrespondenz mit den Bewerbern über ihre EPSO-Konten erfolgt sei. EPSO erklärte, dass sich seine alte Praxis, E-Mail-Benachrichtigungen an die persönlichen E-Mail-Konten der Bewerber zu senden und sie so zu warnen, wenn neue Informationen in ihren EPSO-Konten veröffentlicht wurden, als unzuverlässig erwies.

13. In diesem Zusammenhang erklärte EPSO, dass die E-Mail-Benachrichtigungen mehrfach von Spam-Filtern abgefangen wurden. So erhielten einige Kandidaten die Nachrichten nie. Darüber hinaus haben Bewerber, die während des Auswahlverfahrens ihre E-Mail-Adresse geändert haben, EPSO nicht über solche Änderungen informiert. Daher hatte das EPSO keine Zusicherung, dass die E-Mail-Benachrichtigungen die Bewerber erreichen würden. Darüber hinaus kritisierten einige Bewerber EPSO und erklärten, dass sie die E-Mail-Benachrichtigungen nicht erhalten hätten, während andere Bewerber dies getan hätten.

14. Aus diesen Gründen beschloss das EPSO im Rahmen seiner neuen Strategie, den Bewerbern alle Informationen über das Auswahlverfahren ausschließlich über ihre EPSO-Konten zu übermitteln. EPSO fügte hinzu, dass die Bewerberinnen und Bewerber bei der Validierung ihrer Bewerbung eine Nachricht in ihrem EPSO-Konto erhalten, aus der hervorgeht, dass die Bewerbung bearbeitet wird, und dass sie innerhalb von 48 Stunden nach der Validierung ihrer Bewerbung ein Schreiben in ihrem EPSO-Konto erhalten, in dem sie über den Zeitraum informiert werden, in dem sie ihre CBT buchen müssen.

15. Das EPSO erklärte jedoch, dass es derzeit die Möglichkeit prüft, im Rahmen des Auswahlverfahrens 2011 für Verwaltungsräte auf seine frühere Praxis des Versendens von E-Mail-Benachrichtigungen zurückzukommen und darüber hinaus die Bewerber regelmäßig aufzufordern, ihre EPSO-Konten zu überprüfen.

16. In seiner Antwort auf die dritte Frage des Bürgerbeauftragten erläuterte EPSO, dass es einen Auftragnehmer für die Organisation der CBT und Testzentren beauftrage. Jedes Prüfzentrum erfüllt die Mindeststandardbedingungen in Bezug auf: i) die Verwendung derselben Art von IT-Geräten (17-cm-Bildschirme), Ohrstöpseln und Taschenrechnern; ii) die Entfernung zwischen den Bewerbern (zwischen 60 und 80 cm); die Mindestgröße der Schreibtische (1 m pro Bewerber). EPSO fügte hinzu, dass alle diese Aspekte im Zusammenhang mit den Bedingungen des Testzentrums bereits im Rahmen der Untersuchung der Beschwerde 1456/2010/DK durch den Bürgerbeauftragten behandelt worden seien. EPSO sieht jedoch vor, in Zukunft vor Beginn der Zulassungstests bestimmte Prüfungszentren, etwa in Luxemburg oder Brüssel, zu besuchen.

17. In Bezug auf die vierte Frage des Bürgerbeauftragten erklärte EPSO, dass die Bewerber am Ende ihrer CBT die Möglichkeit haben, auf eine Umfrage zu ihrer Teilnahme an den Tests zu antworten. Diese Umfrage ermöglicht es EPSO, die Zufriedenheit der Bewerber mit den verschiedenen Aspekten des Auswahlverfahrens zu bewerten.  Da es sich bei diesen Zufriedenheitsumfragen um ein internes Instrument handelt, das auf den individuellen und subjektiven Bewertungen der Bewerberinnen und Bewerber beruht, hat das EPSO nie damit gerechnet, sie zu veröffentlichen. Sie wird jedoch die Möglichkeit prüfen, jährlich die Gesamtergebnisse der verschiedenen Umfragen zu veröffentlichen und die Zufriedenheit der Bewerber anzugeben. Diese Ergebnisse stehen allen Bewerbern zur Verfügung.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

18. Zu Beginn würdigt die Bürgerbeauftragte die Bemühungen des EPSO, die Qualität der EU-Auswahlverfahren insgesamt und ihre Transparenz zu verbessern.

19. Darüber hinaus hält er die Antworten des EPSO auf die im Rahmen dieser Initiativuntersuchung gestellten Fragen für vollständig und gründlich.

20. In Bezug auf seine vierte Frage begrüßt er die Entscheidung des EPSO, jährlich die Gesamtergebnisse verschiedener Umfragen zu veröffentlichen und die Zufriedenheit der Bewerber anzugeben.

21. In Beantwortung seiner zweiten Frage nimmt der Bürgerbeauftragte die Erklärung des EPSO in seiner Stellungnahme zur Kenntnis, dass es derzeit darüber nachdenkt, ob es seine frühere Praxis des Versendens von E-Mail-Benachrichtigungen im Rahmen des Auswahlverfahrens 2011 für Verwaltungsräte wieder einführen soll. In der Zwischenzeit habe das EPSO das Auswahlverfahren für Verwaltungsräte 2011 veröffentlicht. Aus den vorliegenden Informationen geht nicht hervor, dass das EPSO die Praxis der E-Mail-Benachrichtigungen für dieses Auswahlverfahren tatsächlich wieder eingeführt hat. Der Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass der kurze Zeitraum zwischen dem Zeitpunkt, zu dem das EPSO seine Stellungnahme zur vorliegenden Initiativuntersuchung übermittelte, und dem Zeitpunkt der Einleitung des Auswahlverfahrens 2011 es dem EPSO nicht ermöglichte, die erforderlichen Anpassungen am „Leitfaden für allgemeine Auswahlverfahren“vorzunehmen, um dieser Änderung Rechnung zu tragen. Er vertraut daher darauf, dass das EPSO ihn ordnungsgemäß informieren wird, sobald es die oben genannte Praxis für allgemeine Auswahlverfahren wieder einführt. Er wird dazu im Folgenden eine weitere Bemerkung machen.

22. In Bezug auf die Dauer des Buchungszeitraums für CBT (erste Frage) bei neuen Auswahlverfahren stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass EPSO sein Hauptziel, die Gesamtdauer des Auswahlverfahrens erheblich zu verkürzen, erreicht hat. Aus der Erklärung des EPSO ergebe sich, dass dieses Ziel nur erreicht werden könne, wenn die Anmeldung von Anträgen, die Buchung der CBT und die tatsächlichen Testzeiträume sich überschneiden könnten.

23. In diesem Zusammenhang weist er darauf hin, dass das EPSO alle Bewerber zu Beginn des Auswahlverfahrens ordnungsgemäß über den Registrierungszeitraum und die Art und Weise der Registrierung und Buchung ihrer CBT informiert hat. Darüber hinaus hat sich die Maßnahme zur Verkürzung des Buchungszeitraums für CBTs auf der Grundlage der vom EPSO vorgelegten Statistiken offenbar eher positiv auf die Zahl der Bewerber ausgewirkt, die ihre Zulassungstests gebucht haben. Angesichts der Erläuterungen des EPSO ist die Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die oben genannte Maßnahme verhältnismäßig und erforderlich war, um das allgemeine Ziel einer Verkürzung der Dauer des gesamten Auswahlverfahrens zu erreichen.

24. Der Bürgerbeauftragte schlägt jedoch vor, dass EPSO über die Situation nachdenken könnte, in der die Bewerber, obwohl sie ordnungsgemäß über den Buchungszeitraum informiert sind, während dieses kurzen Zeitraums keinen Zugang zum Internet haben und daher ihre CBT nicht buchen können (z. B. aufgrund einer hinreichend begründeten Krankheit). Diese Bewerber sollten wegen solcher außergewöhnlichen und objektiven Umstände nicht bestraft werden. Dazu wird er im Folgenden noch eine zweite Bemerkung machen.

25. Was schließlich die Bedingungen der Testzentren (dritte Frage) betrifft, erinnert der Bürgerbeauftragte daran, dass die allgemeinen Auswahlverfahren der EU dem Grundsatz der Gleichstellung der Bewerber unterliegen. Daher ist das Vorhandensein von Mindeststandardbedingungen in jedem Prüfzentrum eine Voraussetzung und Ausdruck des oben genannten Grundsatzes. Selbst wenn nicht ausgeschlossen werden kann, dass es in Bezug auf die Bedingungen in bestimmten CBT-Zentren einige Probleme gab, ist die allgemeine Politik des EPSO in Bezug auf die Ausrüstung des Testzentrums korrekt. Darüber hinaus sieht das EPSO offenbar zusätzliche Maßnahmen (z. B. Ortsbesichtigungen) vor, um zu verhindern, dass solche Situationen in Zukunft auftreten. Der Bürgerbeauftragte hält diesen Ansatz für angemessen und befürwortet eine solche Praxis, insbesondere in Bezug auf die neuen oder erweiterten Einrichtungen in bestimmten Testzentren.

26. Vor diesem Hintergrund stellt der Bürgerbeauftragte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit im Zusammenhang mit der neuen Politik des EPSO bei allgemeinen Auswahlverfahren in Bezug auf die Buchung von Zulassungstests, seine Kommunikation mit den Bewerbern und die Bedingungen in den verschiedenen Prüfungszentren fest.

B. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage seiner Untersuchung der vorliegenden Initiativuntersuchung schließt der Bürgerbeauftragte die Untersuchung mit folgender Schlussfolgerung ab:

Der Bürgerbeauftragte stellt keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit fest.

Der Beschwerdeführer und EPSO werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Weitere Anmerkungen

Der Bürgerbeauftragte vertraut darauf, dass EPSO ihn ordnungsgemäß informieren wird, sobald es seine Praxis, den Bewerbern E-Mail-Benachrichtigungen im Rahmen allgemeiner Auswahlverfahren zu senden, wieder einführt.

EPSO könnte über die Situation von Bewerbern nachdenken, die zwar ordnungsgemäß über den Buchungszeitraum informiert wurden, aber während dieses kurzen Zeitraums keinen Zugang zum Internet haben und daher ihre CBT nicht buchen können (z. B. aufgrund einer hinreichend begründeten Krankheit). Diese Bewerber sollten wegen solcher außergewöhnlichen und objektiven Umstände nicht bestraft werden.

P. Nikiforos Diamandouros

Geschehen zu Straßburg am 18. Mai 2011

[1] Beschwerden 847/2010/TS; 868/2010/IP; 881/2010/PF; 1039/2010/ANA; 1036/2010/ELB; 1042/2010/KM; 1054/2010/IP; 1072/2010/KM; 1082/2010/DK; 1132/2010/ML.