Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand [1]

Baggrunden for klagen

1. Klageren, en nonprofitorganisation, deltog i et EU-finansieret projekt og modtog et EU-bidrag på 200 163,56 EUR.

2. Ved brev af 6. marts 2012 meddelte Europa-Kommissionen (Enheden for Finansiel Forvaltning under Direktoratet for Fælles Ressourcer under GD for Mobilitet og Transport og GD for Energi) klageren, at Kommissionen efter en skrivebordskontrol krævede tilbagebetaling af en del af sit finansielle bidrag på 72 706,60 EUR og en konventionalbod på 20 016,36 EUR. I brevet blev det nævnt, at klageren var enig i resultaterne af skrivebordskontrollen, der var fremlagt i et udkast til skrivebordskontrolrapport. Klageren blev underrettet om, at den havde en måned til at fremsætte bemærkninger. Det blev endvidere oplyst, at Kommissionen i henhold til artikel 85, stk. 2, i gennemførelsesbestemmelserne [3] til finansforordningen [4] kunne tillade betaling af gælden i rater på betingelse af, at debitor i) forpligter sig til at betale renter for hele den forlængede frist og ii) stiller en finansiel garanti, der dækker den udestående gæld med både hovedstol og renter. Hvis klageren ønsker at foretage delvise betalinger, blev det anbefalet at kontakte Enheden for Inddrivelse af Gæld i GD Budget efter modtagelse af den tilhørende debetnota.

3. Den 23. marts 2012 fremsendte klageren sine bemærkninger til Kommissionen. Selskabet gjorde indsigelse mod betaling af konventionalbod, som det fandt uberettiget. Selskabet anførte endvidere, at det ikke kunne tilbagebetale Kommissionens bidrag på grund af dets finansielle situation, hvilket kun gav det mulighed for at tilbagebetale ca. 4 000 EUR om året. En ordning med betaling i rater ville være mulig, hvis den kunne vare i ti år og ikke var omfattet af en garanti. Klageren anmodede om eftergivelse af gælden eller i det mindste nedsættelse af gælden til et beløb, der var tilpasset dens finansielle situation. Hvis dette ikke er muligt, risikerer klageren at blive opløst. Det understregede sit europæiske engagement og det forhold, at det allerede havde deltaget i 12 undersøgelser for Kommissionen. Den bemærkede, at det ville være en skam, hvis en europæisk institution bragte sine aktiviteter til ophør.

4. Den 19. juli 2012 meddelte Kommissionen klageren, at den nøje havde gennemgået sine supplerende forklaringer og begrundelser. Undtagelsesvis og under hensyntagen til klagerens vanskelige økonomiske situation besluttede Kommissionen at trække sit krav om konventionalbod tilbage, da det under de givne omstændigheder ville være uforholdsmæssigt. Den kunne imidlertid ikke trække sit krav om inddrivelse af det uretmæssigt udbetalte EU-bidrag på 72 706 EUR vedrørende moms anmeldt som udgifter og indberettede personaleomkostninger, der aldrig blev registreret i regnskaberne, med tilhørende generalomkostninger, tilbage. Kommissionen udstedte således en tilsvarende debetnota. Med hensyn til muligheden for at betale i rater rådede Kommissionen klageren til at kontakte Enheden for Inddrivelse af Gæld i GD Budget.

5. Den 26. september 2012 kontaktede klageren GD Budget telefonisk. Samme dag bekræftede Kommissionen pr. e-mail, at den i princippet kun kunne acceptere tilbagebetaling i rater for en periode på højst to eller tre år på betingelse af, at der blev betalt morarenter af den ubetalte saldo, og at der blev stillet en garanti som krævet i finansforordningen og gennemførelsesbestemmelsernes artikel 85. Det fremgik af e-mailen, at garantien enten kunne være en bankgaranti eller en tredjepartsgaranti, hvis garanten fremlagde bevis for sin solvens. Klageren blev endvidere opfordret til at underrette GD Budget om, hvorvidt det på daværende tidspunkt var involveret i et andet EU-tilskud, som ville give mulighed for godtgørelse ved modregning.

6. Da der ikke var indgået nogen aftale, anmodede Kommissionen den 10. oktober 2012 klageren om at betale de udestående 72 706 EUR inden for to uger med renter (dvs. et samlet beløb på 73 146,22 EUR plus 8,47 EUR for hver yderligere dags forsinkelse fra den 26. oktober 2012). På dette tidspunkt henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsens genstand

7. I sin klage til Den Europæiske Ombudsmand fremsatte klageren følgende påstand:

Påstand:

Ved at tilbyde betingelser for tilbagesøgning, som klageren ikke er i stand til at opfylde både på grund af sin finansielle situation og den manglende mulighed for at opnå en garanti, handlede Kommissionen uretfærdigt.

Påstand:

Kommissionen bør enten nedbringe gælden eller tillade, at betalingen sker i rater svarende til klagerens finansielle ressourcer. Tilbagebetalingsperioden bør være længere, og der bør ikke kræves nogen garanti, da det er umuligt for klageren at opnå en sådan.

Undersøgelsen

8. Den 19. oktober 2012 indgav klageren sin klage til Ombudsmanden, som blev suppleret med beviser den 22. oktober 2012 og yderligere præciseret telefonisk den 14. og 15. november 2012.

9. Den 22. november 2012 indledte Ombudsmanden en undersøgelse og opfordrede Europa-Kommissionen til at afgive en udtalelse om påstanden og påstanden.

10. Den 18. marts 2013 modtog Ombudsmanden Kommissionens udtalelse på både engelsk og fransk.

11. Den 19. marts 2013 fremsendte Ombudsmanden Kommissionens udtalelse til klageren.

12. Den 8. april 2013 modtog Ombudsmanden klagerens bemærkninger til Kommissionens udtalelse.

Ombudsmandens analyse og foreløbige konklusioner

A. Påstanden om, at de af Kommissionen fastsatte betingelser for tilbagesøgning er urimelige

Argumenter forelagt Ombudsmanden

13. Klageren anfægtede i sin klage de betingelser for tilbagesøgning, som Kommissionen havde pålagt. Den forklarede, at den på grund af sin finansielle situation ikke kunne tilbagebetale det skyldige beløb over to eller tre år.

14. I en telefonsamtale med Ombudsmandens tjenestegrene den 15. november 2012 understregede klageren, at det var fuldstændig umuligt for klageren at opnå en bankgaranti, fordi klageren var en forening. Klageren insisterede på, at det i lyset af den finansielle situation ikke var muligt at tilbagebetale det pågældende beløb over kun to eller tre år. Derfor bør enten gælden reduceres, eller inddrivelsesperioden bør forlænges og ikke gøres betinget af krav om en finansiel garanti.

15. I sin udtalelse om klagen påpegede Kommissionen, at klageren ikke bestrider, at beløbet på 72 706 EUR ikke er støtteberettiget og skal tilbagebetales. I sit brev af 23. marts 2012 forklarede klageren, at det var umuligt for den at tilbagebetale gælden, men anfægtede ikke, at de tilsvarende omkostninger ikke var støtteberettigede.

16. Kommissionen anførte, at den handlede i overensstemmelse med de bestemmelser i kontrakten, finansforordningen [5] og gennemførelsesbestemmelserne hertil, som var gældende på daværende tidspunkt. Navnlig var dele af omkostningerne ikke støtteberettigede, da de ikke opfyldte kontraktens betingelser i den forstand, at de ikke var registreret i klagerens regnskaber, og moms var medtaget i omkostningsanmeldelserne.

17. Kommissionen understregede endvidere, at den allerede havde trukket kravet om konventionalbod på 20 016,36 EUR tilbage i betragtning af, at klageren har vanskeligt ved at tilbagebetale hovedstolen. Kommissionen reducerede således klagerens gæld med 22 %. Ved at give klageren mulighed for at tilbagebetale det pågældende beløb i rater og stille en finansiel garanti handlede GD Budget i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen og gennemførelsesbestemmelserne hertil (navnlig artikel 85). Kommissionen erkendte, at den maksimale godtgørelsesperiode på tre år ikke udtrykkeligt fremgik af finansforordningens tekst. Den forklarede imidlertid, at GD Budget anvendte dette som en maksimal periode, fordi det ikke er i debitors interesse at betale morarenter over en lang periode. Samtidig påpegede Kommissionen, at det ikke er dens opgave at yde lån over så lang en periode.

18. I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse anførte klageren, at dens finansielle situation ikke havde udviklet sig, og at Kommissionens betingelser ikke kunne opfyldes. Klageren tilbød følgende ordning til drøftelse i løbet af proceduren for Ombudsmanden. Det ville betale Kommissionen et oprindeligt beløb, som ikke ville overstige 30 000 EUR. Det resterende beløb vil blive godtgjort ved årlige betalinger på mellem 5 000 og 7 000 EUR.

Ombudsmandens foreløbige vurdering, der fører til et forslag til en mindelig løsning

19. Ombudsmanden understreger indledningsvis, at klageren ikke anfægter, at det pågældende beløb bør tilbagebetales til Kommissionen. Det, der således er omtvistet, er blot de betingelser for tilbagebetaling, som Kommissionen har fastsat. Kommissionen tilbyder, at klageren tilbagebetaler hovedstolen på 72 706 EUR med tillæg af morarenter over tre år på betingelse af, at der stilles en garanti. I sine sidste bemærkninger tilbød klageren at foretage en første betaling på op til 30 000 EUR suppleret med årlige betalinger på op til 7 000 EUR. Ombudsmanden mener, at Kommissionen vil handle retfærdigt ved at følge forslagene i klagerens tilbud. Under disse omstændigheder ville det være muligt for klageren at tilbagebetale det samlede beløb uden morarenter over ca. seks år.

20. Ombudsmanden bemærker med hensyn til det antal år, hvor raterne kunne udbetales, at Kommissionen anerkendte, at de gældende regler, navnlig finansforordningen og gennemførelsesbestemmelserne hertil (nu gennemførelsesbestemmelserne [6]), ikke udgør en formel hindring for tilbagebetaling, som varer længere end tre år. I stedet er Kommissionens nuværende praksis baseret på debitorernes interesse i ikke at tilbagebetale beløb over længere perioder og den betragtning, at det ikke er Kommissionens rolle at yde kredit over længere perioder.

21. Ombudsmanden bemærker endvidere, at hverken artikel 85 i gennemførelsesbestemmelserne, som fandt anvendelse indtil den 31. december 2012, eller artikel 89, stk. 7, i gennemførelsesbestemmelserne, som har fundet anvendelse siden den 1. januar 2013, fastsætter nogen begrænsning for så vidt angår den maksimale yderligere betalingsfrist.

22. I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at størrelsen af hver rate og betalingstidspunktet helt og holdent ligger inden for Kommissionens skøn. Denne skønsbeføjelse bør anvendes under behørig hensyntagen til principperne om rimelighed og proportionalitet. Begge principper kræver, at der tages hensyn til de særlige omstændigheder i hvert enkelt tilfælde. Det ville faktisk være i strid med principperne om god forvaltningsskik at pålægge klageren en uforholdsmæssig stor og uforholdsmæssig byrde.

23. Kommissionen kunne igen tage hensyn til klagerens økonomiske vanskeligheder, som den gjorde, da den trak sit krav om konventionalbod tilbage med den begrundelse, at det ville have været uforholdsmæssigt i lyset af klagerens vanskelige økonomiske situation.

24. Desuden kunne den tage hensyn til andre faktorer som følger. For det første handlede og samarbejdede klageren med Kommissionen i god tro under hele proceduren, accepterede resultaterne af skrivebordskontrollen og er villig til at tilbagebetale det krævede beløb. Selv om det ser ud til, at de fejl, der skulle rettes i klagerens regnskabsdokumenter, var utilsigtede, kan Kommissionens insisteren på de nuværende betingelser for godtgørelse desuden tvinge klageren til at indstille sine aktiviteter. Det skal desuden erindres, at klageren har vist sit europæiske engagement ved at deltage i 12 europæiske projekter. Intet i sagsakterne tyder på, at denne deltagelse ikke har været tilfredsstillende. Under disse omstændigheder kan Ombudsmanden kun være enig med klageren i, at det ville være en skam for en EU-institution at bringe dens aktiviteter til ophør. Det siger sig selv, at klagerens opløsning kan underminere Kommissionens inddrivelse af hele beløbet.

25. Kort sagt, selv om Ombudsmanden er enig i, at det ikke er Kommissionens rolle at "give kredit", kunne Kommissionen efter hans opfattelse acceptere tilbagebetaling i rater over en længere periode. Den specifikke varighed af en sådan frist bør fastsættes på grundlag af omstændighederne i hvert enkelt tilfælde, og navnlig når skyldnere accepterer ordninger, der også indeholder bestemmelser om betaling af morarenter.

26. Hvis klageren i øjeblikket deltager i andre europæiske projekter, kan parterne desuden overveje at inddrive en del af det samlede beløb ved modregning. Ombudsmanden bemærker, at selv om Kommissionen nævnte denne mulighed i sin e-mail af 26. september 2012, blev den ikke videreført.

27. Med hensyn til garantien bemærker Ombudsmanden, at artikel 85 i gennemførelsesbestemmelserne, som fandt anvendelse indtil den 31. december 2012, faktisk bestemte, at der kun kunne indrømmes yderligere betalingsfrister, hvis debitor stillede en finansiel garanti, der dækkede den udestående gæld med både hovedstol og renter. Der var ikke udtrykkeligt fastsat nogen mulighed for at fravige dette krav. Gennemførelsesbestemmelserne er imidlertid siden den 1. januar 2013 blevet erstattet af gennemførelsesbestemmelser, som bibeholder det samme krav, men giver mulighed for undtagelser. I henhold til artikel 89 i gennemførelsesbestemmelserne kan regnskabsføreren "i særlige tilfælde efter anmodning fra debitor fravige kravet om en garanti …, når debitor på grundlag af sin vurdering er villig og i stand til at foretage betalingen inden for den yderligere frist, men ikke er i stand til at stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation." Det fremgår af betragtning 33 i gennemførelsesbestemmelserne, at denne bestemmelse var inspireret af behovet for at give regnskabsførerne større fleksibilitet og af behovet for at afspejle proportionalitetsprincippet, når debitor faktisk er villig og i stand til at foretage betalingen inden for den yderligere frist, men ikke er i stand til at stille en garanti.

28. På grundlag af beviserne i sagsakterne er Ombudsmanden ikke i stand til at fastslå, om det faktisk er umuligt for klageren at stille en garanti. Ombudsmanden bemærker navnlig, at klageren, selv om han hævdede, at det er umuligt for ham at opnå en bankgaranti, ikke fremlagde nogen særlige argumenter med hensyn til den alternative mulighed, som de daværende gennemførelsesbestemmelser og de nuværende gennemførelsesbestemmelser gav for at stille en solidarisk garanti fra en tredjepart. På den anden side finder Ombudsmanden i betragtning af, at klageren er en nonprofitorganisation, dens finansielle situation og det beløb, der skal dækkes af en garanti, ikke klagerens påstand om, at den ikke umiddelbart kan opnå en (bank)garanti, ikke overbevisende. Under alle omstændigheder tilkommer det ikke Ombudsmanden at fastlægge dette punkt på nuværende tidspunkt, men Kommissionen kan i lyset af ovenstående betragtninger genoverveje sit krav om en garanti, som den oprindeligt pålagde i henhold til gennemførelsesbestemmelserne, og som ikke længere finder anvendelse.

29. I lyset af ovenstående fremsætter Ombudsmanden følgende forslag til en mindelig løsning i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i Den Europæiske Ombudsmands statut.

B. Forslaget til en mindelig løsning

Under hensyntagen til Ombudsmandens konklusioner kunne Europa-Kommissionen mødes med klageren og på grundlag af det forslag, som klageren fremsatte i sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse, drøfte og overveje muligheden for: i) tilbagebetaling ved modregning af gælden ii) forlængelse af det antal år, hvor raterne kunne udbetales og iii) eventuelt afkald på kravet om sikkerhedsstillelse.

Ombudsmanden tilbyder at deltage i mødet mellem begge parter, hvis parterne ønsker det.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 5. september 2013