(Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand (1))

Komplekset

Baggrund

I juni 2003 ansøgte klageren, der har en M.D. og en Ph.D. og var seniorlektor, om en stilling som midlertidigt ansat EMEA/A/173 Administrator (videnskabelig) i enheden for humanmedicinske lægemidler, evaluering forud for godkendelse (A7)(2), som annonceret af Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering ("EMEA") . Denne stilling var fastsat i den relevante meddelelse som en stilling i lønklasse A7 "eller relevant lønklasse i den nye AD-klassificeringsstruktur".

Den 19. januar 2004 anmodede klageren om lønoplysninger vedrørende den pågældende stilling. Den 2. februar 2004 fremsendte EMEA en skrivelse, hvori det vedlagde et lønskema for lønklasse A7, løntrin 1, med en grundløn på 4815,59 EUR.

Den 10. februar 2004 sendte EMEA en formel skrivelse til klageren, hvori den meddelte ham, at den agtede at ansætte ham uden nogen henvisning til lønklasse og løntrin.

Den 12. marts 2004 gav EMEA på tidspunktet for klagerens lægeundersøgelse forud for ansættelsen ham lønoplysninger for A7-trin 3, som havde en grundløn på 5294,83 EUR.

Den 24. marts 2004 rettede han pr. e-mail en forespørgsel til EMEA vedrørende muligheden for at opnå en højere lønklasse, nemlig A5/A6.

Den 14. april 2004 tilbød EMEA klageren en kontrakt som midlertidigt ansat/videnskabelig administrator på A6-trin 2 fra den 16. juli 2004, som blev underskrevet af EMEA's administrerende direktør.

Den 17. april 2004 underskrev klageren denne kontrakt og fratrådte sin stilling i lægemiddelindustrien.

Efterfølgende underrettede EMEA’s personaleadministrator ham den 26. april 2004 om, at hans lønklasse var A*6 og ikke A6 som anført i hans kontrakt, og at grundlønnen således var endnu lavere end den løn, der svarede til lønklasse A7, dvs. 4492,73 EUR.

Ifølge klageren var det på grundlag af alle dokumenter og korrespondance fra EMEA ikke muligt at gætte, at den faktiske lønklasse ikke var den, der fremgik af den underskrevne kontrakt. Klageren havde over 15 års erhvervserfaring, siden han opnåede sin universitetsgrad, herunder over ti års erfaring som ledende farmaceutisk medarbejder.

Klageren mente, at EMEA i lyset af den nye personalevedtægt burde have givet ham nøjagtige, klare og tilstrækkelige oplysninger om hans kontraktmæssige situation. EMEA havde mere end tre uger fra vedtagelsen af den nye vedtægt den 22. marts 2004 til den 14. april 2004 til at informere ham om ændringerne, inden det tilbød ham kontrakten. Den skrivelse, hvorved han blev underrettet om, at EMEA havde til hensigt at ansætte ham, og sammenfatningen af vilkårene og betingelserne i den kontrakt som midlertidigt ansat, som han fik tilsendt den 10. februar 2004, burde have nævnt de potentielle ændringer efter den 1. maj 2004, hvor vedtægten trådte i kraft. Klageren understregede, at det i ovennævnte brev blev anført, at de vedlagte dokumenter ville blive anvendt til at fastlægge hans nøjagtige løntrin og løntrin, hvilket tydede på, at det var muligt at opnå en højere lønklasse end A7. Efter klagerens opfattelse kunne mange misforståelser have været undgået, hvis EMEA havde informeret ham om ændringerne i rette tid.

Klageren understregede, at han for at påbegynde sit arbejde den 16. juli 2004 var nødt til at fratræde sin stilling i lægemiddelindustrien og flytte sin husstand, som omfatter tre børn i skolealderen, til London.

Selv om klageren havde forsøgt at præcisere sin kontraktstatus den 17. maj 2004 og den 3. og 4. august 2004 (3), tog det over fem måneder, før EMEA den 7. september 2004 anerkendte, at der var en fejl i hans kontrakt. Samme dag anmodede EMEA klageren om at underskrive en ny kontrakt med en nedsat indplacering fra A6 til A*6 med den begrundelse, at der var sket en forglemmelse i indskrivningen af indplaceringsniveauet i hans kontrakt.

Den 8. oktober 2004 indgav klageren en artikel 90-klage til EMEA's administrerende direktør. Den 15. november 2004 svarede den administrerende direktør, at det kun var muligt at tilbyde ham en A*6-kontrakt, da der ikke fandtes nogen anden tilsvarende lønklasse i den nye vedtægt. Klageren blev bedt om at underskrive en ny kontrakt i lønklasse A*6. Den 21. januar 2005 gav administrationschefen for EMEA ham en mundtlig advarsel om, at han, såfremt han ikke underskrev den nye kontrakt, til enhver tid kunne afskediges, selv om en officiel klageprocedure var i gang. I mellemtiden havde han den 15. januar 2005 bestået sin prøvetid.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at EMEA:

1. ikke har givet ham tilstrækkelige oplysninger om sin kontraktmæssige situation i lyset af den nye vedtægt
2. Uretmæssigt forsøgte han at reducere sin indplacering til et lavere niveau end det, der var fastsat i den kontrakt, han oprindeligt havde indgået med EMEA.

Klageren hævdede, at han i henhold til den nye vedtægt skulle indplaceres som A*10 eller A*8 med virkning fra den dato, hvor han tiltrådte sin stilling.

Forespørgslen

EMEA's udtalelse

EMEA's udtalelse om klagen kan sammenfattes som følger:

EMEA afholdt flere kurser for det administrative personale i løbet af 2004, herunder et informationsmøde afholdt af Europa-Kommissionen den 14. maj 2004. Ifølge EMEA var håndteringen af alle de ændringer, der blev indført med den nye personalevedtægt, fortsat et stort problem i 2004, selv om EMEA påbegyndte sin planlægningsproces i god tid i forvejen. Konsolideringen af gennemførelsesbestemmelserne til den nye personalevedtægt var stadig i gang i 2005. EMEA's administration havde fortsat månedlige kontakter med Kommissionen for at afklare nogle resterende mindre aspekter af den nye personalevedtægt.

EMEA hævdede, at der var opstået en skrivefejl, som bidrog til forvirringen, da klagerens kontrakt som følge heraf nævnte lønklasse A6 og ikke A*6, som det var hensigten. Klageren var fuldt ud klar over, at der kun var sket en skrivefejl. Han blev straks underrettet om fejlen, inden han tiltrådte stillingen i juli 2004, ved e-mail af 26. marts 2004 og 26. april 2004 fra personaleadministratoren og ved skrivelse af 25. maj 2004 fra kontorchefen for administrationen.

Klageren indgav en første klage vedrørende sin indplacering den 4. august 2004, som han modtog svar på fra kontorchefen for administration den 7. september 2004. Han indgav en ny klage den 8. oktober 2004, som blev afvist af den administrerende direktør den 15. november 2004.

EMEA gjorde gældende, at han den 14. december 2004 havde accepteret og underskrevet den endelige prøvetidsrapport uden bemærkninger. Dette dokument citerede klart klasse A * 6.

EMEA forklarede, at agenturet ved ansættelsen af nye medarbejdere nøje fulgte personalevedtægten. Selv om den nye vedtægt blev vedtaget den 22. marts 2004, blev EMEA først den 6. april 2004 underrettet om den endelige udgave (EMEA vedlagde sin udtalelse en kopi af en e-mail af 6. april 2004, hvorved Kommissionens tjenestegrene underrettede EMEA’s administration om den endelige udgave af den nye vedtægt, som Rådet vedtog den 22. marts 2004). Artikel 12, stk. 3, i bilag XIII og artikel 1, stk. 2, i bilag XIII til vedtægten skulle straks tages i betragtning for nye midlertidigt ansatte i EMEA, der var ansat efter den 1. maj 2004.

I henhold til artikel 12, stk. 3, i bilag XIII skulle tjenestemænd, der inden den 1. maj 2004 var blevet opført på en liste over egnede ansøgere efter en udvælgelsesprocedure offentliggjort i lønklasse A7, og hvis tiltrædelsesdato lå mellem den 1. maj 2004 og den 30. april 2006, ved ansættelsen indplaceres i lønklasse A*6. I henhold til artikel 1, stk. 2, i bilag XIII forstås enhver henvisning til ansættelsesdatoen som en henvisning til datoen for tiltrædelsen af tjenesten.

I overensstemmelse med artikel 12, stk. 3, i bilag XIII og artikel 1, stk. 2, i bilag XIII var det derfor ikke muligt at tilbyde klageren nogen anden lønklasse. EMEA mente ikke, at denne situation udgjorde et forsøg på at reducere klagerens indplacering til et lavere niveau end det, der var fastsat i den kontrakt, han underskrev. Flere andre ansøgere, der var berørt af de samme artikler, afviste EMEA's ansættelsestilbud på grund af de reducerede løntal. Selv om han var bekendt med ændringen, besluttede klageren alligevel at tiltræde tjenesten og begyndte at arbejde i EMEA den 16. juli 2004.

EMEA understregede, at artikel 12, stk. 3, i bilag XIII i den vedtagne nye vedtægt udgjorde en ændring i forhold til Kommissionens tidligere kendte forslag, som var det eneste offentlige dokument, der var tilgængeligt indtil den 6. april 2004. I det tidligere forslag blev det anført, at ansættelsesniveauet for beståede ansøgere fra en A7-udvælgelsesprocedure ville have været A*7 og ikke A*6 som senere ændret i den vedtagne udgave. Denne "sidste minut"-ændring i lovgivningen betød, at EMEA's administration umiddelbart efter den 6. april 2004 var nødt til at omskrive flere kontrakter og indplaceringer for flere ansøgere, som den var ved at ansætte samtidig med en planlagt startdato efter den 1. maj 2004.

EMEA's administrerende direktør beklagede, at det i lyset af den reviderede personalevedtægt (4) var nødvendigt at revidere de oprindeligt antagne løntal efter den endelige kontrakt. Ved begge lejligheder blev der sendt en revideret kontrakt til klageren. Klageren havde ikke underskrevet og returneret den reviderede kontrakt med asterisken, selv om han i henhold til personalevedtægten var forpligtet hertil.

EMEA konkluderede, at det havde forklaret klageren om skrivefejlen og givet ham oplysninger om hans kontraktmæssige situation, inden han tiltrådte tjenesten, og gjorde det gentagne gange efter hans udnævnelse. EMEA har ikke med urette forsøgt at nedsætte sin karakter. EMEA havde kun anvendt den nye personalevedtægt.

Endelig henviste den udførligt til det detaljerede svar, som den administrerende direktør sendte den 15. november 2004 som svar på klagerens klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. I dette svar forklarede EMEA i det væsentlige, at der var sket en forglemmelse i forbindelse med indskrivningen af lønklassen i klagerens kontrakt, som blev udstedt den 14. april 2004 med henblik på hans tiltrædelse af tjenesten fra den 16. juli 2004. EMEA henviste også til proceduren for vedtagelse af personalevedtægten . Det mindede om, at i Kommissionens forslag til den nye vedtægt , af 24. april 2002 blev de gamle lønklasser uden asterisker erstattet af lønklasser med asterisker. Udkastet til artikel 12 i bilag XIII, som fastslog overensstemmelsen mellem den offentliggjorte lønklasse og lønklassen for ansættelse, præciserede ikke ansættelsesniveauet for beståede ansøgere fra en A7-udvælgelsesprocedure i henhold til den nye indplaceringsstruktur.

Med hensyn til udvekslingen af oplysninger mellem EMEA og klageren henviste den administrerende direktør til de annoncer, som EMEA havde offentliggjort i EU-Tidende med hensyn til udvælgelsesproceduren EMEA/A/173, som faktisk nævnte lønklasse "A7 eller den relevante lønklasse i den nye AD-klassificeringsstruktur". På tidspunktet for offentliggørelsen af den ledige stilling var den tilsvarende lønklasse for en A7-udvælgelsesprocedure ikke defineret i udkastet til vedtægten.

Den 29. juni 2003 sendte klageren sin ansøgning. Den 2. februar 2004 gav EMEA ham lønoplysninger vedrørende et A7-trin 1 uden yderligere tillæg og anførte en grundløn på 4815,59 EUR. Oplysningerne blev givet uden nogen klar idé om den potentielle startdato for hans kontrakt.

Den 10. februar 2004 sendte EMEA en skrivelse, hvori det meddelte klageren, at det agtede at ansætte ham. Der blev ikke afgivet nogen erklæring om et potentielt klassificeringsniveau ved ibrugtagningen.

Den 24. februar 2004 underrettede klageren EMEA om, at han agtede at udskyde ansættelsen på grund af sin travle arbejdstid, og også fordi han ønskede at påbegynde sit nye job i begyndelsen af skoleåret af hensyn til sine børn.

På tidspunktet for klagerens lægeundersøgelse forud for ansættelsen den 12. marts 2004 forelå den endelige udgave af den vedtagne vedtægt endnu ikke. Personaleadministrationen underrettede ham derfor om grundlønsoplysningerne for A7, løntrin 3, som på grundlag af den tidligere vedtægt blev fastsat til 5294,83 EUR. Ifølge den administrerende direktør meddelte Personaleadministrationen ham mundtligt, at den nye vedtægt ville finde anvendelse fra den 1. maj 2004 for en kontrakt, der skulle begynde fra denne dag, og at EMEA havde brug for mere tid end normalt til at udarbejde kontrakten, eftersom agenturet skulle kontrollere det korrekte indplaceringsniveau i henhold til de nye regler.

Den 16. marts 2004 meddelte klageren EMEA, at han ville påbegynde sin nye ansættelse i agenturet den 16. juli 2004.

Den 22. marts 2004 godkendte Rådet den nye vedtægt, men EMEA havde endnu ikke en kopi af den godkendte udgave.

Den 24. marts 2004 rejste klageren spørgsmålet om, hvorvidt det var muligt at blive indplaceret over A7, da han ikke var tilfreds med at få en A7-lønklasse, og han spurgte, hvordan man ansøger om en opnormering.

Den 24. marts 2004 meddelte Personaleadministrationen klageren, at en klage først kunne indgives skriftligt efter ankomsten, og når den relevante administrative afgørelse var truffet. Klageren blev imidlertid advaret om, at en indplacering på et højere niveau var usandsynlig, og at reformen af personalevedtægten, der trådte i kraft den 1. maj 2004, ville bringe denne praksis til ophør.

Den 26. marts 2004 spurgte klageren igen om spørgsmålet om en eventuel klage med hensyn til hans indplacering. Klageren spurgte navnlig, hvem han skulle ansøge om for at opnå en højere lønklasse end A7. Ifølge EMEA var det klart, at klageren var utilfreds med den lønklasse, der var opslået i EU-Tidende for hans stilling.

Ved e-mail af samme dag svarede administrationen, at en klage kunne indgives skriftligt til den administrerende direktør, når den relevante administrative afgørelse var blevet truffet, dvs. når kontrakten var blevet udstedt. Administrationen meddelte også klageren, at den nye vedtægt var blevet godkendt, og at det i henhold hertil ikke ville være muligt at blive indplaceret højere end A*7, løntrin 2, hvilket betød en lønnedgang på 200 GBP i forhold til de oprindelige tal. Administrationen advarede klageren om den indvirkning, som artikel 12 i bilag XIII ville have på lønklassen for en tjenestemand, der tiltrådte tjenesten efter den 1. maj 2004.

Den 6. april 2004 blev den endelige udgave af den nye vedtægt tilgængelig for EMEA.

Den 14. april 2004 blev kontrakten tildelt i henhold til den mindre fordelagtige lønklasse, der er fastsat i artikel 12, stk. 3, i bilag XIII til den godkendte vedtægt. Derudover opstod der en skrivefejl.

Den 17. april 2004 modtog klageren kontrakten, underskrev den og underrettede sin arbejdsgiver om sin beslutning om at træde tilbage.

Den 26. april 2004 præciserede administrationen pr. e-mail, at lønklassen var i overensstemmelse med vedtægten, oplyste, at klagerens nye månedlige grundløn ville være 4492,73 EUR, og gav ham en kopi af den nye vedtægt og en klar henvisning til artikel 12, stk. 3, i bilag XIII samt vedtægtens artikel 32 og 66. Administrationen gjorde det klart for klageren, at der endnu ikke forelå en præcis beregning i henhold til den nye personalevedtægt. Denne præcisering blev givet til klageren blot en uge efter den dato, hvor han havde underskrevet kontrakten, og den dato, hvor han fratrådte sin tidligere ansættelse.

Den 17. maj 2004 sendte klageren en e-mail, hvori han erklærede, at han var forvirret, og at han ønskede en juridisk udtalelse/fortolkning. Selv om klageren indrømmede, at de relevante artikler blev forklaret for ham den 26. april 2004, var han forvirret over den indplacering, der skulle anvendes.

Den 25. maj 2004 meddelte administrationen endnu en gang officielt klageren ved skrivelse, at den nye vedtægt ville finde anvendelse i henhold til den fastsatte tiltrædelsesdato, dvs. i hans tilfælde fra den 16. juli 2004. I denne skrivelse undskyldte administrationen over for klageren, at han var skuffet over, at de oprindeligt forudsatte løntal skulle revideres efter den endelige kontrakt, der var udstedt i overensstemmelse med den reviderede vedtægt. Klageren blev mindet om, at der var blevet afgivet et tilbud, som på ingen måde forpligtede ham, men som gav ham enhver mulighed for at genoverveje. Klageren modtog ingen officielle lønberegninger.

Den 27. maj 2004, da den nye lønberegner blev tilgængelig, fik klageren en mere detaljeret lønvejledning, men det blev tydeligt forklaret mundtligt for ham, at det kun var et udkast til beregning, som på ingen måde ville binde EMEA, da nogle spørgsmål vedrørende familietillæggene stadig var uklare.

Den 16. juli 2004 tiltrådte klageren tjenesten ved EMEA.

EMEA konkluderede, at EMEA ved flere lejligheder inden den 14. april 2004 underrettede klageren om, at den nye vedtægt ville træde i kraft den 1. maj 2004 og finde anvendelse på hans kontrakt. EMEA's personale holdt klageren underrettet om hans rettigheder i overensstemmelse med agenturets nye viden om den nye personalevedtægt.

EMEA beklagede den misforståelse, der opstod som følge af større ændringer af regler og bestemmelser, og at en skrivefejl desuden havde bidraget til forvirringen. Der blev fremlagt en revideret kontrakt, som klageren skulle underskrive.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger anførte klageren kortfattet følgende:

Klageren anfægtede EMEA's argument om, at han var fuldt ud klar over, at der kun var sket en skrivefejl. Han understregede, at han var "absolut" uvidende om dette. På grundlag af alle drøftelserne og korrespondancen med EMEA samt de dokumenter, som EMEA havde fremlagt, var det umuligt at gætte, at hans lønklasse ikke ville være den, der var anført i hans kontrakt.

Klageren mente ikke, at han straks blev underrettet om fejlen i kontrakten. Den 26. marts 2004 blev klageren kun underrettet om et fald i trin 3 til trin 2 og blev igen fejlagtigt underrettet om sin A*7-klassificering. Ifølge klageren mente han, at asterisken på det tidspunkt var en anden typografisk fejl i en sjusket skrevet sætning, da der også var en helt forkert dato i den samme sætning, og asterisken aldrig var blevet nævnt andre steder.

Klageren fastholdt, at han først blev underrettet om den nye vedtægt den 26. april 2004. Han anså ikke dette for at være "hurtige" oplysninger, da dette var 12 dage efter, at kontrakten var blevet tilbudt og underskrevet af EMEA, ni dage efter, at han selv havde underskrevet kontrakten og var trådt tilbage fra sin tidligere ansættelse, fem uger efter vedtagelsen af den nye vedtægt, fire uger efter, at EMEA havde modtaget i det mindste en del af den nye vedtægt, og 20 dage efter den dato, hvor EMEA meddelte ham, at det havde modtaget den endelige udgave af den nye vedtægt. Klageren fandt denne forsinkelse fuldstændig uprofessionel og uacceptabel.

Det var nemlig først i skrivelsen af 7. september 2004 fra chefen for administrationen, at EMEA anerkendte, at der forelå en fejl i klagerens kontrakt.

Klageren fastholdt, at han forsøgte løbende at præcisere sin kontraktmæssige status før og efter sin ankomst til EMEA, ikke kun den 4. august 2004, som anført af EMEA. Den 17. maj 2004 skrev klageren til sin overordnede og indledte en drøftelse med denne umiddelbart efter sin ankomst i juli 2004. Hans tilsynsførende anmodede ham om at henvende sig til lederen af administrationsenheden. Klageren mødtes med kontorchefen den 3. august 2004.

Ifølge klageren var erklæringen om, at den nye vedtægt først blev tilgængelig for EMEA den 6. april 2004, kun en del af sandheden, da EMEA må have haft den nye vedtægt tilgængelig allerede den 26. marts 2004, da det var fra denne dato, at klageren blev informeret om den nye trinvise ændring. Klageren blev først underrettet om ændringen den 26. april 2004. Desuden var klageren af den opfattelse, at det ikke var tilstrækkeligt eller rimeligt at sende et nyt kontrakttilbud uden nogen forklaring med hensyn til den nye indplacering.

Klageren understregede, at han ikke havde mulighed for at overveje, om han skulle afvise ansættelsestilbuddet, da han på det tidspunkt, hvor han fik besked om de nye ugunstige vilkår og betingelser i kontrakten, allerede havde underskrevet kontrakten og var trådt tilbage fra sin tidligere langsigtede ledende stilling i lægemiddelindustrien. Han havde således ikke andet valg end at tage ansættelse hos EMEA.

Klageren hævdede, at EMEA burde have gjort sit bedste for sammen med Kommissionen umiddelbart efter den 22. marts 2004 at klarlægge den nye personalevedtægts indvirkning på nye kontrakter og således behørigt og rettidigt underrette de nye ansøgere om disse ændringer, inden de blev tilbudt en kontrakt.

Klageren var af den opfattelse, at EMEA burde have indrømmet og undskyldt den store fejl, som EMEA havde begået, hvorfor klageren blev underrettet om ændringerne i vilkårene i sin kontrakt, efter at han havde accepteret kontrakten.

Ombudsmandens indsats for at opnå en venlig løsning

Efter nøje overvejelse af udtalelsen og klagerens bemærkninger var Ombudsmanden ikke overbevist om, at EMEA havde reageret hensigtsmæssigt på klagerens påstande om, at EMEA ikke havde givet klageren tilstrækkelige oplysninger om hans kontraktmæssige situation i henhold til den nye personalevedtægt.

Forslaget til en mindelig løsning

I henhold til artikel 3, stk. 5, i ombudsmandens statut skal ombudsmanden så vidt muligt sammen med den berørte institution søge at finde en løsning, der kan bringe tilfældene af fejl eller forsømmelser til ophør og tilfredsstille klageren.

Ombudsmanden fremsatte derfor følgende forslag til EMEA om en mindelig løsning:

EMEA kunne overveje:

1. I erkendelse af, at den ikke gav klageren nøjagtige, klare og tilstrækkelige oplysninger om hans kontraktmæssige situation i henhold til den nye personalevedtægt.
2. Tilbyde klageren en rimelig økonomisk kompensation for at rette op på fejlen i den lønklasse, der er fastsat i klagerens kontrakt som midlertidigt ansat.

I dette forslag fremsatte Ombudsmanden bl.a. følgende foreløbige konklusioner:

• Ombudsmanden erkendte, at EMEA lovligt, efter at have underrettet klageren om, at der var sket en forglemmelse i forbindelse med indtastningen af indplaceringen i [hans] kontrakt, fandt, at klagerens lønklasse burde være A*6 i overensstemmelse med den nye personalevedtægt.
• Ombudsmanden bemærkede, at klageren, inden EMEA udstedte, underskrev og tilbød ham en ansættelseskontrakt i lønklasse A6 den 14. april 2004, allerede havde forhørt sig om hans løn fra januar 2004 og om en opnormering til A5/A6 vedrørende den opslåede A7-stilling.
• Ombudsmanden bemærkede endvidere, at EMEA havde givet klageren unøjagtige, uklare og utilstrækkelige oplysninger om hans løn. Denne mangel vedrørte et væsentligt element i klagerens kontrakt. På et tidspunkt, hvor der for nylig var gennemført omfattende ændringer af den relevante lovgivning, havde administrationen en særlig pligt til at udvise omhu.
• Afhængigt af omstændighederne kan lovgivningsmæssige ændringer begrunde en rimelig forsinkelse eller passende formulerede forbehold med hensyn til meddelelse af oplysninger, men de kan ikke bruges som en undskyldning for at give unøjagtige, uklare og utilstrækkelige oplysninger.
• Den kontrakt, som EMEA foreslog klageren, og som begge parter underskrev i april 2004, indeholdt en fejl i et af de væsentlige elementer i en kontrakt som midlertidigt ansat, jf. artikel 10, stk. 2, i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne. Selv om denne fejl, som EMEA har gjort gældende i sin udtalelse, skyldtes en skrivefejl, skyldtes den stadig en betydelig forsømmelse fra agenturets side.
• På grundlag af ovenstående argumenter fandt Ombudsmanden, at EMEA ikke overholdt principperne om god forvaltningsskik om, at administrationen bør give nøjagtige, klare og tilstrækkelige oplysninger til offentligheden. EMEA gav ikke klageren oplysninger af så høj kvalitet med hensyn til hans lønklasse efter vedtagelsen af den nye vedtægt og i perioden forud for og efter indgåelsen af klagerens kontrakt som midlertidigt ansat. I lyset af ovenstående nåede Ombudsmanden frem til den foreløbige konklusion, at denne undladelse af at give nøjagtige, klare og tilstrækkelige oplysninger kunne udgøre et tilfælde af fejl eller forsømmelser (punkt 1.5 i forslaget til en mindelig løsning).

EMEA's svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning

EMEA har i sit svar sammenfattet følgende bemærkninger:

EMEA beklagede enhver misforståelse, der opstod som følge af en skrivefejl og som følge af uventede ændringer i den endelige udgave af den nye vedtægt. Det understregede, at Ombudsmanden anerkendte, at klagerens lønklasse A*6 i henhold til den nye personalevedtægt var blevet korrekt fastsat.

Ifølge EMEA blev klageren straks underrettet om fejlen, inden han tiltrådte sin stilling. Han besluttede ikke desto mindre at tiltræde ansættelsen og begyndte at arbejde for EMEA den 16. juli 2004, dvs. på et tidspunkt, hvor han var bekendt med ændringen.

EMEA henviste til de adskillige undskyldninger, som agenturets tjenestegrene havde givet klageren. Den gentog imidlertid, at fastsættelsen af rettigheder og de deraf følgende lønangivelser altid er betinget af, at der fremlægges fuld dokumentation for personlige og familiemæssige forhold. Eventuelle løntal, der gives forud for modtagelse og kontrol af en sådan dokumentation, kan kun være vejledende.

EMEA understregede, at det afventede Rettens afgørelse i sag T-58/05 (5), som vedrørte følgende situation: i) indplacering af alle de ansatte, der har indgået en kontrakt efter den 1. maj 2004, ii) som har bestået en udvælgelsesprocedure, hvis bekendtgørelse blev offentliggjort før den 1. maj 2004, iii) med angivelse af den karrierestruktur, der var gældende i henhold til den vedtægt, der var gældende indtil den 30. april 2004, og iv) som er blevet ansat mellem den 1. maj 2004 og den 30. april 2006, og v) indplacering i henhold til bestemmelserne i artikel 12, stk. 3, i bilag XIII til vedtægten. Hvis Retten i Første Instans skulle fastslå, at artikel 13, stk. 2, i bilag XIII ikke skulle have været anvendt, ville EMEA med tilbagevirkende kraft ændre indplaceringen af alle de berørte EMEA-ansatte fra startdatoen for hver enkelt kontrakt. Klageren er en af de ansatte, som sag T-58/05 finder anvendelse på.

EMEA forklarede, at det under hensyntagen til ovennævnte punkt, som Ombudsmanden fremførte i sin analyse, dvs. at EMEA lovligt fandt, at klagerens lønklasse burde være A*6, ikke delte Ombudsmandens henstilling om at yde klageren en form for økonomisk kompensation, da det ikke fandt denne foranstaltning hensigtsmæssig.

Klagerens bemærkninger til EMEA's svar på Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning

Klageren fastholdt, at "typningsfejlen" som beskrevet af EMEA havde store personlige konsekvenser for ham, da han fratrådte sin tidligere stilling med forventning om at opnå en A6-karakter. Desuden mente klageren ikke, at EMEA's undskyldninger i denne henseende var gyldige, fordi disse uventede ændringer allerede var kendt af EMEA på det tidspunkt, hvor agenturet tilbød ham kontrakten, men ikke desto mindre ikke informerede ham om ændringen i hans lønklasse.

Klageren understregede, at han havde fremsendt alle sine personoplysninger om sig selv og sin familiemæssige situation til EMEA, som den 12. marts 2004 bekræftede, at det havde kontrolleret. EMEA rådede således over al den nødvendige dokumentation, som ville gøre det muligt for EMEA at fastlægge hans indplacering korrekt og give ham præcise, klare og tilstrækkelige oplysninger, inden kontrakten blev tilbudt ham. Ifølge klageren bør den vejledende karakter af løntallene ikke bruges som en undskyldning for at give unøjagtige, uklare og utilstrækkelige oplysninger, inden kontrakten tilbydes.

Klageren hævdede, at hans sag vedrørte betydelig forsømmelse og fejl og forsømmelser fra EMEA's side. Hans sag var således forskellig fra sagerne for Retten. Disse andre sager vedrører den nye vedtægts påståede ulovlighed, mens klagerens sag kunne have været undgået ved at give ham tilstrækkelige oplysninger om hans kontraktmæssige situation i lyset af de nye regler.

Ombudsmandens vurdering af EMEA's svar på forslaget til en mindelig løsning

For det første bemærker Ombudsmanden, at EMEA i sit svar på hans mindelige løsning synes at have fejlfortolket klagerens argumenter. Ombudsmanden er overbevist om, at klageren i sin klage på ingen måde har sat spørgsmålstegn ved lovligheden af artikel 12, stk. 3, i bilag XIII til vedtægten. Klageren påpegede dette kategorisk i sine sidste bemærkninger. Ombudsmanden understreger, at hans undersøgelse udelukkende er blevet gennemført med hensyn til EMEA's a) administrative foranstaltninger og påståede undladelse af at give klageren tilstrækkelige oplysninger om hans kontraktmæssige situation i henhold til den nye personalevedtægt; og b) påstået urimeligt forsøg på at reducere hans indplacering til et lavere niveau end det, der er fastsat i den kontrakt, han har indgået med EMEA.

Ombudsmanden konkluderer derfor, at udfaldet af sag T-58/05 i den foreliggende sag ikke er relevant og ikke bør påvirke Ombudsmandens undersøgelse af den foreliggende sag.

På grundlag af EMEA's udtalelse og klagerens bemærkninger hertil konkluderer Ombudsmanden, at der ikke kunne opnås en mindelig løsning.

Afgørelsen

1 Oplysninger fra EMEA om klagerens klassificering

1.1 Den 10. februar 2004 blev klageren, som havde haft en langvarig ledende stilling i lægemiddelindustrien, godkendt til en stilling som midlertidigt ansat i Det Europæiske Agentur for Lægemiddelvurdering (herefter »EMEA«). Med hensyn til ovennævnte tilbud om ansættelse sendte EMEA ham en skrivelse den 2. februar 2004, hvori det vedlagde et lønskema for lønklasse A7, løntrin 1, med angivelse af en grundløn på 4815,59 EUR. Den 12. marts 2004 meddelte EMEA ham, at hans kategori ville være A7, løntrin 3, med en grundløn på 5294,83 EUR. Den 22. marts 2004 vedtog Rådet udkastet til en ny vedtægt, der bl.a. fastsætter en anden ordning for lønklasser og tilsvarende lønninger. Den 24. marts 2004 spurgte klageren EMEA om muligheden for at opnå en højere lønklasse, nemlig A5/A6, og den 14. april 2004 blev han tilbudt en A6-kontrakt, løntrin 2. Den 17. april 2004 underskrev klageren denne kontrakt og fratrådte sin stilling i lægemiddelindustrien. Den 26. april 2004 meddelte EMEA klageren, at hans faktiske lønklasse var A*6 (fremhævelse tilføjet), hvilket i lyset af den nye vedtægt, der trådte i kraft den 1. maj 2004, betød, at hans grundløn skulle være lavere end den løn, der svarede til lønklasse A7, dvs. 4492,73 EUR. Den 27. april 2004 blev den nye vedtægt offentliggjort i EU-Tidende L 124.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at EMEA ikke havde givet ham tilstrækkelige oplysninger om hans kontraktmæssige situation i henhold til den nye personalevedtægt. Han gjorde gældende, at han i henhold til de nævnte bestemmelser skulle indplaceres i lønklasse A*10 eller A*8 med virkning fra den dato, hvor han tiltrådte sin stilling.

1.2 EMEA gjorde i sin udtalelse gældende, at der var tale om en skrivefejl i kontrakten, fordi den asterisk, der skulle have fulgt angivelsen af hans lønklasse A6, manglede. EMEA gjorde ligeledes gældende, at det straks underrettede klageren om denne fejl, dvs. den 26. april 2004. Med hensyn til de oplysninger, der blev givet til klageren, inden kontrakten blev fremlagt til hans underskrivelse, anførte EMEA, at det først var den 6. april 2004, at agenturet fik kendskab til de relevante ændringer i personalevedtægten.

1.3 Den 14. november 2006 nåede Ombudsmanden frem til den foreløbige konklusion, at den manglende fremlæggelse af nøjagtige, klare og tilstrækkelige oplysninger kunne udgøre et tilfælde af fejl eller forsømmelser, og fremsatte følgende forslag til en mindelig løsning for EMEA:

EMEA kunne overveje:

1. I erkendelse af, at den ikke gav klageren nøjagtige, klare og tilstrækkelige oplysninger om hans kontraktmæssige situation i henhold til den nye personalevedtægt.
2. Tilbyde klageren en rimelig økonomisk kompensation for at rette op på fejlen i den lønklasse, der er fastsat i klagerens kontrakt som midlertidigt ansat.

1.4 I sit svar på forslaget om en mindelig løsning gentog EMEA sit synspunkt om, at enhver misforståelse vedrørende klagerens lønklasse skyldtes en skrivefejl. EMEA beklagede dette og undskyldte sin fejl.

1.5 Indledningsvis minder Ombudsmanden om, at han i sit forslag til en mindelig løsning henviste til de relevante kendsgerninger som underbygget af den relevante dokumentation. Han bemærkede navnlig følgende oplysninger, som EMEA havde givet klageren:

Den 17. marts 2003 opslår EMEA en stilling som midlertidigt ansat A7-administrator EMEA/A/173 i EU-Tidende.

Den 2. februar 2004 sendte EMEA klageren en lønseddel med "mindste nettoløn uden hensyntagen til tillæg" for A7, løntrin 1, som fastsatte en grundløn på 4815,59 EUR.

Den 10. februar 2004 fremsendte EMEA en skrivelse, hvori det meddelte klageren, at det havde til hensigt at tilbyde ham en ansættelseskontrakt, uden at give oplysninger om lønklasse og løntrin.

Den 12. marts 2004 sendte EMEA ham et dokument med lønoplysninger for A7, løntrin 3, med angivelse af en grundløn på 5294,83 EUR.

Den 26. marts 2004 nævnte EMEA i sin yderligere e-mail til klageren, at

"[u]nder den nye vedtægt, der nu er endeligt godkendt den 22.4.2004[(6)], og i henhold til udkastet til gennemførelsesbestemmelser om indplacering af Europa-Kommissionen (som EMEA vil følge) er det maksimale løntrin, du får, løntrin 2 og ikke 3 i lønklasse A*7. Lønmæssigt er det £ 200 mindre." (fremhævelse tilføjet).

Den 14. april 2004 fremsendte EMEA sin kontrakt til klageren, hvori det var anført, at hans lønklasse var A6.

Den 26. april 2004 meddelte EMEA klageren, at "grundlønnen for lønklasse 6, løntrin 2, er 4492,73 EUR"(fremhævelse tilføjet).

Den 28. maj 2004 sendte EMEA nye lønoplysninger om "[b]asic pay New Scale Salary Grade Step 6 / 2 € 4.492,73." (fremhævelse tilføjet).

Ved brev af 7. september 2004 gav EMEA klageren følgende præciseringer vedrørende det indplaceringsniveau, der var angivet i klagerens kontrakt:

"(...) der har faktisk været en forglemmelse i forbindelse med indtastningen af lønklassen i Deres kontrakt, som blev udstedt den 14. april 2004. Da Deres kontrakt som midlertidigt ansat begyndte efter den 1. maj 2004, og da den faldt ind under den nye personalevedtægt (vedtaget af Rådet den 22. marts 2004), som trådte i kraft den 1. maj 2004, burde kontrakten faktisk have angivet A*6, trin 2, i stedet for A6, trin 2. (...) Ikke desto mindre vil jeg også gerne påpege, at personalet kort efter pr. e-mail, dvs. den 26. april 2004, præciserede, at lønklassen var i overensstemmelse med den nye vedtægt med angivelse af den nye grundløn, og at De fik tilsendt en klar henvisning til de relevante artikler sammen med den nye vedtægt (...). Agenturet gav dig et tilbud, som på ingen måde forpligtede dig til noget, men som gav dig enhver mulighed for at genoverveje. Som jeg allerede sagde i mit brev af 25. maj 2004, bekræfter jeg over for Dem, at jeg beklager den misforståelse, der opstod som følge af drastiske ændringer af regler og bestemmelser, og at der desuden opstod en skrivefejl, som bidrog til forvirringen."

En revideret kontrakt med A*6-klassificeringen var vedlagt dette brev.

1.6 Ombudsmanden påpeger indledningsvis, at de pågældende oplysninger vedrører klagerens grundløn, og at beløbet ikke synes at afhænge af personlige og familiemæssige forhold, der skal bevises ved fremlæggelse af de nødvendige dokumenter.

1.7 Ombudsmanden bemærker endvidere, at der ved mange lejligheder opstod fejl i de oplysninger, som EMEA gav klageren vedrørende hans lønklasse og som følge heraf løn: i) den 17. marts 2003 i reklamenoten ii) den 2. februar 2004 iii) den 12. marts 2004 iv) den 26. marts 2004 (de oplysninger, der blev givet på denne dato, var ikke korrekte, eftersom klagerens lønklasse i henhold til den nye vedtægt burde have været A*6 og ikke A*7, som forklaret nedenfor (jf. punkt 2.8), og som EMEA selv har påpeget) v) i kontrakten af 14. april 2004.

1.8 Ombudsmanden noterer sig EMEA's holdning, som fremgår af dets svar på forslaget om en mindelig løsning, nemlig at klageren, selv om der var sket en fejl i kontrakten, straks blev underrettet om denne fejl. Med hensyn til hurtig tilvejebringelse af oplysninger fremsætter Ombudsmanden to bemærkninger:

For det første bemærker Ombudsmanden, at hvis EMEA ønskede at henvise til de oplysninger, der blev fremsendt til klageren den 26. april 2004, dvs. 12 dage efter underskrivelsen af den fejlagtige kontrakt, var disse oplysninger igen ikke korrekte, da i) den nye personalevedtægt ikke fastsætter en "lønklasse 6", men snarere en lønklasse A*6 (eller AD6 fra den 1. maj 2006), ii) forskellen i formuleringen af gamle og nye lønklasser ved hjælp af en asterisk ikke klart blev bragt til hans kendskab, selv om hans kontrakt henviste til en lønklasse, der eksisterede i henhold til den gamle vedtægt, men ikke i henhold til de nye regler, som EMEA påberåbte sig som gældende for klagerens situation iii) Den præciserede ikke, om EMEA havde begået en fejl i den underskrevne kontrakt med hensyn til klagerens lønklasse.

Hvis EMEA for det andet ønskede at henvise til de oplysninger, der blev givet klageren den 7. september 2004, og som synes at udgøre den korrekte berigtigelse af den fejl, der blev begået i kontrakten, kan Ombudsmanden ikke være enig med EMEA i, at berigtigelsen af fejlen var hurtig.

1.9 I lyset af ovenstående minder Ombudsmanden om, at administrationen i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik bør give offentligheden nøjagtige, klare og tilstrækkelige oplysninger.

1.10 I den foreliggende sag fremgår det imidlertid, at EMEA i perioden forud for og efter indgåelsen af sagsøgerens kontrakt som midlertidigt ansat ikke overholdt ovennævnte princip om god forvaltningsskik for så vidt angår hans lønklasse/løn.

1.11 Desuden finder Ombudsmanden det nyttigt at henvise til klagerens udtalelser i hans bemærkninger til EMEA's svar på den mindelige løsning om, at han ikke havde andet valg end at tage imod EMEA's ansættelsestilbud. Ombudsmanden forstår, at klageren med rimelighed fra den dato, hvor han accepterede stillingen, var nødt til at indlede de nødvendige foranstaltninger for at tiltræde sit nye job uden at være klar over, at hans lønklasse og løn kunne være anderledes, dvs. lavere, end han oprindeligt havde fået at vide. Han var nødt til at forberede flytningen af sin familie, herunder tre børn i skolealderen til London og forberede sig på sin afgang fra sin tidligere (høje) stilling i medicinalindustrien.

Ombudsmanden er derfor foruroliget over EMEA's argument om, at "klageren besluttede at tiltræde udnævnelsen og startede med, at EMEA den 16. juli 2004 var bekendt med ændringen". Ombudsmanden minder om, at klageren som en sårbar part i ansættelseskontrakten med rimelighed ikke havde nogen chance for at gøre andet.

1.12 Endelig vedrørte fejlen, selv om den var af typografisk karakter, et væsentligt element i klagerens kontrakt. I denne forbindelse skal det også bemærkes, at administrationen i sager som den foreliggende, der indebærer meddelelse af oplysninger om en kontrakt som midlertidigt ansat på et tidspunkt, hvor der for nylig var blevet vedtaget omfattende ændringer af den relevante lovgivning, havde en særlig pligt til at udvise omhu. Afhængigt af omstændighederne kan lovgivningsmæssige ændringer begrunde en rimelig forsinkelse eller passende formulerede forbehold med hensyn til meddelelse af oplysninger, men de kan ikke bruges som en undskyldning for at give den slags (upræcise, uklare og utilstrækkelige) oplysninger, der er nævnt ovenfor.

1.13 Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at de oplysninger, som EMEA gav klageren, ikke var korrekte, viste sig at være vildledende og havde skadelige konsekvenser for klagerens situation. Desuden er berigtigelsen af disse oplysninger sket for sent. Dette aspekt af sagen indebærer derfor et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Ombudsmanden bemærker derfor, at EMEA i sine direkte kontakter med klageren og i sin udtalelse undskyldte over for ham for ovennævnte fejl, men at klageren tilsyneladende ikke accepterer denne undskyldning. Ombudsmanden mener derfor, at denne undskyldning kunne afsluttes, hvis EMEA klart anerkendte sin fejl og foreslog en rimelig økonomisk kompensation for den.

2 Påstået uretfærdig klassificering

2.1 Klageren hævdede, at EMEA uretmæssigt forsøgte at reducere hans indplacering til et lavere niveau end det, der var fastsat i den kontrakt, han oprindeligt havde indgået med agenturet.

2.2 EMEA anførte, at det i henhold til artikel 12, stk. 3, i bilag XIII og artikel 1, stk. 2, i bilag XIII ikke var muligt at tilbyde klageren nogen anden lønklasse. EMEA mente ikke, at dette var et forsøg på at reducere klagerens indplacering til et lavere niveau end det, der var fastsat i den kontrakt, han havde underskrevet. Flere andre ansøgere, der var berørt af de samme artikler, afviste EMEA's ansættelsestilbud på grund af de reducerede løntal. Klageren besluttede alligevel at tiltræde tjenesten og begyndte at arbejde i EMEA den 16. juli 2004, selv om han var bekendt med ændringen.

EMEA understregede, at artikel 12, stk. 3, i bilag XIII i den vedtagne nye vedtægt udgjorde en ændring i forhold til Kommissionens tidligere forslag, som var det eneste offentlige dokument, der var tilgængeligt indtil den 6. april 2004. I det tidligere forslag blev det anført, at ansættelsesniveauet for beståede ansøgere fra en A7-udvælgelsesprocedure ville være A*7 og ikke A*6 som senere ændret i den vedtagne udgave. Denne "sidste minuts" ændring af lovgivningen betød, at EMEA's administration umiddelbart efter den 6. april 2004 var nødt til at omskrive flere kontrakter og indplaceringer for flere ansøgere, som den var ved at ansætte samtidig med en planlagt startdato efter den 1. maj 2004.

2.3 Ombudsmanden minder om, at det i artikel 10, stk. 2, i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne er fastsat, at den lønklasse og det løntrin, som den midlertidigt ansatte ansættes i, skal fremgå af hans kontrakt.

2.4 Ombudsmanden minder ligeledes om, at overgangsforanstaltningerne for tjenestemænd i Fællesskaberne er indeholdt i bilag XIII til vedtægten, og at de i overensstemmelse med artikel 1, stk. 1, i bilaget til ansættelsesvilkårene finder tilsvarende anvendelse på de øvrige ansatte, såsom midlertidigt ansatte.

Artikel 12, stk. 3, i bilag XIII til vedtægten bestemmer følgende:

"3. Tjenestemænd, der er opført på en liste over egnede ansøgere inden den 1. maj 2006, og som ansættes mellem den 1. maj 2004 og den 30. april 2006, skal:

(...)

– hvis listen er opstillet for kategori A, LA, B eller C, klassificeres den efter følgende tabel:

Konkurrencens kvalitet	Ansættelsesgrad
A/LA8	A*5
A/LA7 og A/LA6	A*6
A/LA5 og A/LA4	A*9