Kære X

Ombudsmanden har modtaget en klage over Europa-Kommissionen. Klagepunktet vedrører Kommissionens afslag på at give (delvis) aktindsigt i dokumenter vedrørende den støtte, som den yder Cypern i forbindelse med migrationsstyring, og Kommissionens forsinkede besvarelse af den omtvistede begæring om aktindsigt.

I september 2023 anmodede klageren om aktindsigt [1] i dokumenter vedrørende 1) aktiviteterne i den operationelle koordinationsplatform (OCP) i Cypern, 2) et besøg i Cypern af GD HOME's vicegeneraldirektør i juli 2023 og 3) korrespondance mellem Kommissionens personale, der er udstationeret i Cypern, og GD HOME vedrørende modtagelses- og indkvarteringsfaciliteter i Cypern.

Klageren modtog et (forsinket) første svar på anmodningen om adgang i december 2023. Kommissionen identificerede fire dokumenter som værende omfattet af anmodningen om aktindsigt, nemlig 1) to møderapporter fra OCP-styringsgruppen og 2) to dokumenter vedrørende GD HOME's vicegeneraldirektørs besøg i Cypern i juli 2023 (en briefing og en Flash-rapport).

Efter at have hørt de cypriotiske myndigheder gav Kommissionen delvis aktindsigt i Flash-rapporten og nægtede at give aktindsigt i de resterende tre dokumenter i deres helhed. I den forbindelse påberåbte den sig undtagelser i henhold til EU-lovgivningen om aktindsigt [2] og hævdede, at (fuld) offentliggørelse var forhindret af behovet for at beskytte den offentlige sikkerhed [3], internationale forbindelser [4] og den igangværende beslutningstagning [5]. Kommissionen tilføjede, at den ikke identificerede nogen dokumenter, der var omfattet af det tredje aspekt af klagerens begæring om aktindsigt.

Klageren anmodede derefter Kommissionen om at tage sin afgørelse op til fornyet overvejelse (ved at indgive en "genfremsat begæring") og anfægtede anvendelsen af undtagelserne med den begrundelse, at Kommissionen ikke burde have hørt de cypriotiske myndigheder, og at Kommissionen burde have givet delvis aktindsigt i de identificerede dokumenter. I mangel af et svar inden for den forlængede frist, der udløb den 20. februar 2024, henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Vi har besluttet at indlede en undersøgelse af klagen over Kommissionens implicitte afgørelse om afslag på aktindsigt i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001.

Som et første skridt finder vi det nødvendigt at gennemgå følgende dokumenter, der er omhandlet i denne sag:

• de dokumenter, der er omfattet af klagerens begæring om aktindsigt
• eventuel dokumentation vedrørende høringen af de cypriotiske myndigheder i den indledende fase og genfremsættelsesfasen (i det omfang den foreligger).

Vi ville være taknemmelige, hvis Kommissionen kunne sende os kopier af disse dokumenter, helst i elektronisk format via krypteret e-mail [6], senest den 24. maj 2024. For det delvist offentliggjorte dokument vil vi være taknemmelige for at modtage en markeret kopi med angivelse af, hvilke dele der blev videregivet til klageren, og hvilke der ikke blev, og begrundelsen for redigeringerne.

Vi bemærker, at den forlængede frist for Kommissionen til at afgive et svar på klagerens genfremsatte anmodning udløb i februar 2024. Vi opfordrer derfor indtrængende Kommissionen til, hvis den ikke har gjort det i mellemtiden, at give klageren et bekræftende svar og sende os en kopi af dette svar senest den 7. juni 2024.

Hvis Kommissionen ønsker at fremsætte yderligere synspunkter, som Den Europæiske Ombudsmand skal tage hensyn til i forbindelse med denne undersøgelse, vil vi ligeledes være taknemmelige, hvis de også kan fremlægges for os senest den 7. juni 2024.

De dokumenter, der er genstand for begæringen om aktindsigt, vil blive behandlet fortroligt sammen med alt andet materiale, som Kommissionen vælger at dele med os, og som den betegner som fortroligt. Dokumenter af denne art vil blive behandlet og opbevaret i overensstemmelse med denne fortrolige status og vil blive slettet fra Ombudsmandens sagsakter kort tid efter, at undersøgelsen er afsluttet.

Den ansvarlige for undersøgelsen er Paulien Van de Velde-Van Rumst.

Din oprigtige,

Rosita Hickey Forespørgselsdirektør

Strasbourg, den 16. maj 2024

[1] Fra den 1. februar 2023 til datoen for anmodningen.

[2] I henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[3] Artikel 4, stk. 1, litra a), første led, i forordning 1049/2001.

[4] Artikel 4, stk. 1, litra a), tredje led, i forordning 1049/2001.

[5] Artikel 4, stk. 3, første afsnit, i forordning 1049/2001.

[6] Krypterede e-mails kan sendes til vores dedikerede postkasse.