Kære X

Ombudsmanden har modtaget en klage over Den Europæiske Unions Asylagentur (EUAA). Klagen vedrører EUAA's afslag på at give offentligheden aktindsigt i flere dokumenter, der indeholder oplysninger om modtagelsesforholdene for migranter i Grækenland.

Klagerens anmodning om aktindsigt af 11. oktober 2023 vedrørte "alle dokumenter (...) vedrørende og/eller omtale af modtagelsesforhold i lejre og/eller tilbageholdelsescentre på de græske øer Lesbos, Samos, Chios, Kos og Leros", herunder aspekter vedrørende grundlæggende rettigheder. Anmodningen omfattede perioden fra den 1. maj 2023 til den 9. oktober 2023. Den 19. december 2023 identificerede EUAA 133 dokumenter, der er omfattet af anmodningen, og gav afslag på aktindsigt i alle dokumenter på nær ét. I den forbindelse påberåbte EUAA sig tre undtagelser i henhold til EU-lovgivningen om aktindsigt (forordning 1049/2001), nemlig behovet for at beskytte offentlighedens interesser med hensyn til offentlig sikkerhed, personoplysninger og dens beslutningsproces.

Den 4. januar 2024 anmodede klageren EUAA om at revidere sin oprindelige afgørelse og give (delvis) aktindsigt i dokumenterne med undtagelse af personoplysninger. Ved den lejlighed anmodede han også EUAA om at forelægge ham en detaljeret liste over identificerede dokumenter. Den 20. februar 2024 vedtog EUAA en bekræftende afgørelse om opretholdelse af afgørelsen om afslag på aktindsigt i de resterende 132 dokumenter af de grunde, der var anført i den oprindelige afgørelse. På det tidspunkt gav EUAA klageren en liste over de dokumenter, han havde anmodet om. 

Klageren er utilfreds med EUAA's afslag på at give (delvis) aktindsigt i dokumenterne. Han har også kritiseret manglen på en detaljeret liste over dokumenter i EUAA's oprindelige svar, hvilket ifølge ham gjorde den genfremsatte begæring mere udfordrende.

Vi har besluttet at indlede en undersøgelse af klagen over EUAA's afgørelse om at give afslag på aktindsigt i de 132 resterende dokumenter i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001.

Forordning (EF) nr. 1049/2001 fastsætter, at begæringer om aktindsigt skal behandles omgående. Det er i overensstemmelse med dette princip, at Ombudsmanden også søger at behandle sager som denne så hurtigt som muligt.

Som et første skridt finder vi det nødvendigt at gennemgå de dokumenter, der er omhandlet i klagen, samt eventuelle høringer af tredjeparter [1], som EUAA har gennemført i forbindelse med anmodningen om aktindsigt. Vi ville være taknemmelige, hvis EUAA kunne fremlægge disse dokumenter, helst i elektronisk format via krypteret e-mail [2], senest den 19. april 2024.

De dokumenter, der er genstand for anmodningen om aktindsigt, vil blive behandlet fortroligt sammen med alt andet materiale, som EUAA vælger at dele med os, og som det betegner som fortroligt. Dokumenter af denne art vil blive behandlet og opbevaret i overensstemmelse med denne fortrolige status og vil blive slettet fra Ombudsmandens sagsakter kort tid efter, at undersøgelsen er afsluttet.

EUAA's holdning er fastlagt i dens bekræftende afgørelse af 20. februar 2024. Hvis EUAA imidlertid ønsker at fremsætte yderligere synspunkter, som Ombudsmanden skal tage hensyn til i forbindelse med denne undersøgelse, vil vi være taknemmelige, hvis de kan fremsendes til os senest femten arbejdsdage efter modtagelsen af dette brev, dvs. den 3. maj 2024.

Hvis dokumenternes størrelse giver problemer eller giver anledning til andre spørgsmål, er du velkommen til at kontakte den ansvarlige for sagen, Amandine Le Bellec.

Rosita Hickey Forespørgselsdirektør

Strasbourg, den 12. april 2024

[1] Vi forstår af den bekræftende afgørelse, at både de græske myndigheder og Europa-Kommissionen er blevet hørt.

[2] Krypterede e-mails kan sendes til vores dedikerede postkasse.