1. Baggrund

Den Europæiske Forsvarsfond (EUF) har et budget på ca. 8 mia. EUR for 2021-2027 [1].

Den Europæiske Forsvarsfond har til formål at støtte forskning og innovation i forsvarssektoren og fremme samarbejde og en samarbejdsbaseret tilgang.

Europa-Kommissionen er ansvarlig for at beslutte, hvordan midlerne under Forsvarsfonden skal fordeles. I den forbindelse bistås det af eksterne eksperter, som bidrager til evalueringen, den etiske gennemgang og vurderingen af budgetoverslagene for forslagene.

I henhold til EUF-forordningen [2] skal Kommissionen opstille en liste over eksterne eksperter, som udvælges på grundlag af deres kvalifikationer, erfaring og viden under hensyntagen til de opgaver, de får pålagt.

Kommissionen skal søge at sikre en passende rotation af eksperterne og en passende balance mellem den private og den offentlige sektor.

Når Kommissionen udvælger og aflønner eksterne eksperter, der skal bistå med evalueringen af forslag, offentliggøres der normalt lister over eksperterne på Kommissionens Funding & Tenders Portal [3], hvilket giver mulighed for en vis offentlig kontrol. EUF-forordningen fraviger udtrykkeligt denne generelle regel [4].

Samtidig er der ingen offentlige oplysninger om, hvordan Kommissionen anvender reglerne på:

i) afbøde de risici for interessekonflikter, som eksterne eksperter kan give anledning til, eller

ii) Skabe en passende balance i sammensætningen i de eksterne ekspertgrupper og evalueringspaneler. Dette kompliceres yderligere af manglende gennemsigtighed med hensyn til eksperterne.

2. Strategisk initiativ

I betragtning af manglen på offentlig information om de udvalgte eksterne eksperter, der er involveret i den etiske screening og evalueringen af projektforslag til Den Europæiske Forsvarsfond ^[5], finder Ombudsmanden det endnu vigtigere, at Kommissionen foretager en solid vurdering af de udpegede eksperters interne interessekonflikter. På denne baggrund skrev Ombudsmanden den 9. december til Kommissionen med to spørgsmål:

I. Hvilke foranstaltninger er der truffet for at sikre, at inddragelsen af eksterne eksperter i den etiske screening og evalueringen af forslag til Den Europæiske Forsvarsfond ikke giver anledning til risiko for interessekonflikter?

II. Hvilke af de adfærdskodekser, der indgår i den standardekspertkontrakt, der er omhandlet i indkaldelsen af ansøgninger fra eksperter, finder anvendelse på eksperter, der er involveret i Den Europæiske Forsvarsfond?

3. Svar

Den 28. april 2023 svarede Kommissionen, idet den redegjorde for den gældende retlige ramme og behandlede Ombudsmandens spørgsmål.

Kommissionen fremlagde også yderligere oplysninger. ^[6]  

Svaret er sammenfattet nedenfor.

Retlige rammer

EUF-forslag indsendes og evalueres på grundlag af EUF-forordningen ^[7].

De retlige rammer for at undgå interessekonflikter er fastsat i EU's ^{finansforordning [8]} Kommissionen har også udstedt retningslinjer i denne henseende ^[9].

Undgåelse og vurdering af risikoen for interessekonflikter

Der er to puljer af eksperter til EUF ^[10], nemlig eksperter, der hjælper med

i. Evaluering af alle antagelige projekter ^[11], og

ii. Etisk screening af udvalgte projekter ^[12] (Kommissionens personale foretager en indledende etisk screening).

Begge ekspertgrupper udvælges fra en database over eksperter, "Expert Management Internal", hvor eksperter kan udtrykke interesse for at besvare opfordringer fra Kommissionen.

Når Kommissionens projektansvarlige udvælger eksperter fra databasen, foretager de en foreløbig kontrol af, at der ikke foreligger interessekonflikter ^[13].

Kommissionen anvender derefter en "corporate approach" vedrørende håndtering af interessekonflikter, hvor eksperter i) anerkender adfærdskodeksen i den kontrakt, de underskriver, inden de påbegynder arbejdet, og ii) ved at underskrive en erklæring i det elektroniske udvekslingssystem på Funding & Tenders Portal for hvert enkelt forslag, som de vurderer, bekræfter, at der ikke er nogen interessekonflikter.

Kommissionen informerer også eksperter om potentielle interessekonflikter, og der foretages flere kontroller i de efterfølgende faser af evalueringsprocessen.

Forud for modtagelsen af projektforslag skal hver ekspert også pr. e-mail erklære, at de ikke har nogen interessekonflikt [14].

Inden forslag tildeles en ekspert, kontrollerer den relevante projektansvarlige i Kommissionen på grundlag af eksperternes CV'er, at de eksperter, der er udpeget til at vurdere et forslag, ikke har samme arbejdsgiver som nogen af dem, der ansøger om støtte til projekter.

Kommissionens projektansvarlige udarbejder også et internt notat, der rapporterer og beskriver de principper, som den projektansvarlige har fulgt ved forhåndsudvælgelsen af eksperterne, individuelt og som helhed. Dette omfatter kontrol af ekspertise, tilgængelighed, tilsyneladende fravær af interessekonflikter og forskellig baggrund. Dette notat sendes derefter til den relevante kontorchef.

Efter at have modtaget forslag fra eksperterne arrangerer Kommissionens projektansvarlige et briefingmøde med eksperterne, hvor Kommissionen giver oplysninger om:

i. fastholdelse af, at der ikke foreligger interessekonflikter

ii) interessekonflikter som følge af adfærdskodeksen, herunder en liste over potentielle sager, som Kommissionen vil undersøge, og

iii. hvornår Kommissionen skal underrettes om en potentiel konflikt, konsekvenserne heraf, og hvordan den behandles.

I tilfælde, hvor eksperten erklærer, at der foreligger en interessekonflikt, undersøger Kommissionens projektansvarlige sagen og kan med støtte fra en juridisk medarbejder fra Kommissionen anbefale, at eksperten udelukkes. Konklusionen fremgår af et notat til dossieret, som er registreret i Kommissionens filforvaltningssystem (ARES) og stilet til indkaldelseskoordinatoren og dennes ledere.

Efterfølgende underskriver eksperter flere dokumenter, der bekræfter, at de ikke har interessekonflikter. Den software, der anvendes til forvaltning af evalueringen af forslag, kræver også, at eksperterne bekræfter, at der ikke foreligger interessekonflikter.

Adfærdskodeks

Den standardkontrakt, der er knyttet til indkaldelsen af ansøgninger fra eksperter, indeholder i bilag 1 forskellige adfærdskodekser for forskellige kategorier af eksperter [15].

Kommissionen bekræftede, at den adfærdskodeks, der gælder for EUF's eksterne eksperter, er adfærdskodeksen med titlen "EVALUATORER — ALLE (undtagen observatører)".

Adfærdskodeksen indeholder en generel forpligtelse til upartiskhed og fastsætter:

situationer, der automatisk vil blive betragtet som interessekonflikter, der i visse tilfælde kan fraviges under ekstraordinære og behørigt begrundede omstændigheder.

· omstændigheder, der kan give anledning til interessekonflikter.

Endvidere kræver kodeksen, at eksperten ved at underskrive en erklæring bekræfter, at der ikke opstår nogen interessekonflikt, inden vedkommende påbegynder sit arbejde, og straks underretter ansættelsesmyndigheden, hvis eksperten er (eller bliver) opmærksom på en interessekonflikt.

Yderligere oplysninger

Kommissionen sagde, at listen over eksperter ikke offentliggøres for at forhindre:

eksperterne fra at blive udsat for pres fra tredjeparter og for at sikre deres uafhængighed

· afsløre eksperternes specifikke ekspertise inden for det følsomme område forsvarsindustri og underminere deres sikkerhedsoplysninger

· at forbindelsen mellem en ekspert og et emne og/eller forslag kan spores, hvilket har negative konsekvenser for evalueringsprocessens integritet. Der er et begrænset antal i) indkaldelsesemner og ii) nogle gange forslag modtaget under emner.

Kommissionen sagde imidlertid, at medlemsstaterne kontrollerer eksperterne:

1. i programudvalget (som er et komitologiudvalg), hvor listen over eksperter, der bistår Kommissionen, deles årligt ^[16], og
2. ved at validere deres sikkerhedsoplysninger, inden de udnævnes af de nationale sikkerhedsagenturer, og undersøge hver ekspert.

4. Konklusion

Dette initiativ har gjort det muligt for Ombudsmanden at få indsigt i de foranstaltninger, som Kommissionen har truffet for at sikre, at inddragelsen af eksterne eksperter i den etiske screening og evalueringen af forslag til EUF ikke giver anledning til risiko for interessekonflikter.

Ombudsmanden takker Kommissionen for dens svar på hendes spørgsmål og de supplerende oplysninger.

På grundlag heraf bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen anvender en "virksomhedsbaseret tilgang" til håndtering af interessekonflikter, som i vid udstrækning bygger på de udvalgte eksperters egenerklæring om eventuelle interessekonflikter.

Ombudsmanden forstår, at medmindre Kommissionens projektansvarlige i den indledende fase eller forud for modtagelsen af projektforslagene på grundlag af en analyse af eksperternes curriculum vitae konstaterer en interessekonflikt for at forhindre disse eksperter i at evaluere f.eks. forslag fra deres arbejdsgivere, foretager Kommissionen ingen yderligere vurdering af interessekonflikter.

Ombudsmanden vil fortsat overvåge udviklingen på dette vigtige område og overvejer, om sagen skal undersøges i forbindelse med en undersøgelse på eget initiativ.

Slutningen af notatet

[1] Se: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-fund-edf_en.

[2] Forordning (EU) 2021/697 om oprettelse af Den Europæiske Forsvarsfond https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj

[3] I overensstemmelse med artikel 237 i EU's finansforordning.

[4] Jf. artikel 26, stk. 2, i forordning 2021/697, hvori det i de relevante dele fastsættes, at "[u]anset finansforordningens artikel 237 offentliggøres listen over uafhængige eksperter ikke".

[5] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/163874.

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169355

[8] Forordning 2018/1046 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[9] Vejledning om undgåelse og håndtering af interessekonflikter i henhold til finansforordningen

(2021/C 121/01): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52021XC0409(01)

[10] I overensstemmelse med EUF-forordningens artikel 26

[11] I overensstemmelse med finansforordningens artikel 237

[12] I overensstemmelse med EUF-forordningens artikel 7

[13] Yderligere oplysninger på side 8 og 9 i dette vademecum fra Kommissionen: https://www.h2020.cz/files/pracna/H2020-Vademecum-Section-on-Proposal-Submission-and-Evaluation.
I vejledningen hedder det: "Vælg ikke nogen af følgende (da de altid formodes at have en interessekonflikt):
− medlemmer af en rådgivende gruppe nedsat af Kommissionen til at rådgive om udarbejdelsen af EU's eller Euratoms Horisont 2020-arbejdsprogrammer på et område, der er relateret til den pågældende indkaldelse
− nationale kontaktpunkter eller personer, der arbejder direkte for Enterprise Europe Network
− medlemmer af et Horisont 2020-programudvalg."

[14] Den anvendte tekstskabelon indeholder linjen: "Jeg erklærer, at jeg ikke er involveret i forslag, der indsendes til evaluering i henhold til den eller de EUF-indkaldelser af forslag [..]".

[15] Se: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf

[16] Jf. EUF-forordningens artikel 34, stk. 4, selv om dette udvalgs kontrol synes at være begrænset til at sikre gennemsigtighed i de udpegede eksperters "sikkerhedsoplysninger".