EU-agenturerne spiller en central rolle ved at gennemføre EU's politikker og yde teknisk, videnskabelig og juridisk ekspertise på tværs af nøglesektorer. Enhver opfattelse af, at deres offentligt ansatte forfølger private interesser, der er i strid med deres pligter, kan underminere offentlighedens tillid til deres arbejde. Den Europæiske Ombudsmand har konsekvent fremhævet risiciene ved "svingdørsfænomenet", hvor personalet overgår til eksterne roller, navnlig i den private sektor. Selv et lille antal højt profilerede sager kan udløse offentlig uro og skade på omdømmet, som det fremgår af de seneste undersøgelser.

Samtidig skal EU-administrationen tiltrække kvalificerede fagfolk til at håndtere prioriteter såsom bæredygtighed, digitalisering og sikkerhed. Foranstaltninger såsom afkølingsperioder og jobrestriktioner kan påvirke karrierefleksibiliteten, navnlig på områder som jura, finans eller teknologi.

På denne baggrund undersøgte denne undersøgelse ud fra et systemisk synspunkt, hvordan EU-agenturer håndterer svingdørssager. Målet var at identificere god praksis og mulige mangler i de eksisterende politikker og praksis. Med henblik herpå foretog Ombudsmanden en detaljeret gennemgang af de politikker, som 15 EU-agenturer havde indført, og inspicerede 54 sager om individuelle sager, der blev behandlet af ni EU-agenturer. Ombudsmandens undersøgelseshold mødtes med repræsentanter for fem EU-agenturer for at afklare udestående spørgsmål.

Næsten alle de EU-agenturer, der indsendte dokumentation til Ombudsmanden, sagde, at de havde vedtaget Europa-Kommissionens tilgang til gennemførelsen af de retlige forpligtelser for personale, der overgår til roller i den private sektor, uanset om det er ved afrejse eller under orlov uden løn. Ombudsmanden fandt imidlertid, at nogle EU-agenturer har mere detaljeret og omfattende vejledning om gennemførelsen af disse retlige forpligtelser end andre. De forskelle, som Ombudsmanden konstaterede, vedrører, hvordan agenturerne håndterer forsinkede eller ufuldstændige anmeldelser af aktiviteter efter tjenesten, hvordan agenturerne vurderer sådanne anmeldelser, arten af de pålagte afbødende foranstaltninger, gennemsigtigheden af afgørelser om anmeldte aktiviteter efter tjenesten, og hvordan eventuelle forpligtelser som følge heraf overvåges, samt hvordan agenturerne uddanner personalet i deres etiske forpligtelser.

Ombudsmanden fandt endvidere, at reglerne og politikkerne for ikke-ansattes aktiviteter efter mandatets ophør, dvs. medlemmerne af agenturernes bestyrelser eller tilsynsråd, er meget forskellige. De fleste agenturers bestyrelsesmedlemmer udpeges af nationale myndigheder og repræsenterer deres respektive medlemsstater, hvilket betyder, at de fortsat er underlagt nationale etiske regler, som varierer fra medlemsstat til medlemsstat. For at imødegå potentielle interessekonflikter og skader på omdømmet som følge af svingdørsbevægelser har kun nogle få af de styrende organer fra de EU-agenturer, der undersøges i denne undersøgelse, vedtaget politikker, der regulerer (tidligere) bestyrelsesmedlemmers aktiviteter efter mandatets udløb.

For at bistå EU-agenturerne med yderligere at styrke deres regler om svingdørsbevægelser fastlagde Ombudsmanden en række retningslinjer for god praksis:

• En stærk integritetsramme begynder med forebyggelse: Det er afgørende at udstyre personale og bestyrelsesmedlemmer med klar vejledning, regelmæssig uddannelse og løbende oplysningsinitiativer for at sikre fuld forståelse af etiske forpligtelser.
• Dette styrkes af robuste standardprocedurer for håndtering af svingdørssituationer, som giver en klar, trinvis tilgang til meddelelser, vurderinger og overholdelse.
• Der skal på forhånd fastsættes gennemsigtige kriterier for begrænsning af posttjeneste- eller postmandatroller, således at enkeltpersoner er fuldt bevidste om begrænsninger, inden de tilmelder sig.
• Når der signaleres et skift til den private sektor, bør agenturerne handle hurtigt – ved at foretage grundige risikovurderinger, identificere potentielle interessekonflikter og træffe øjeblikkelige forebyggende foranstaltninger såsom tilbagekaldelse af adgangsrettigheder eller omfordeling af ansvar, hvor det er nødvendigt.
• Beslutningsprocessen bør være retfærdig, gennemsigtig og veldokumenteret og give enkeltpersoner mulighed for at fremsætte bemærkninger til foreslåede begrænsninger, samtidig med at det sikres, at risiciene styres effektivt gennem forholdsmæssige foranstaltninger såsom afkølingsperioder, forbud mod lobbyvirksomhed eller, hvor det er nødvendigt, direkte forbud.
• Rettidige begrundede afgørelser skal klart beskrive klageadgangen.
• Ud over en grundig beslutningstagning afhænger ansvarligheden af en stærk håndhævelse. Dette omfatter offentliggørelse af resuméer af godkendte aktiviteter, aktiv overvågning af overholdelsen af pålagte betingelser og opretholdelse af fortrolighedsforpligtelser.
• Hvis der er mistanke om overtrædelser, skal agenturerne reagere hurtigt - fastslå kendsgerningerne og forfølge disciplinære foranstaltninger i alvorlige tilfælde - for at opretholde tilliden og beskytte den institutionelle integritet.

Ombudsmanden konkluderer, at EU-agenturerne kan lære meget af hinandens praksis. Ombudsmanden agter at anvende disse retningslinjer for god praksis på sager, som hun vil blive gjort opmærksom på i fremtiden.

Sagen vedrørte, hvordan Europa-Kommissionen (EU's delegation ved Den Afrikanske Union) behandlede en ansøgning om tilskud og betænkeligheder med hensyn til en potentiel interessekonflikt.

Klageren deltog i en indkaldelse af forslag til et projekt til støtte for panafrikansk valgkapacitet. Delegationen afviste klagerens ansøgning, fordi den søgte om EU-finansiering ud over den maksimale procentsats, der var tilladt i henhold til indkaldelsen. Klageren hævdede, at dette var en typografisk fejl, og at delegationen burde have anmodet om præciseringer i stedet for at afvise dens ansøgning. Klageren hævdede også, at en ekspert, der havde været involveret i udviklingen af det projekt, der blev finansieret i henhold til denne indkaldelse, arbejdede for en enhed, der indgav en ansøgning i henhold til indkaldelsen.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen på grundlag af sine egne interne retningslinjer burde have betragtet klagerens fejl som en "åbenlys skrivefejl" og anmodet klageren om en præcisering og/eller rettelse af klagerens fejl. Hun fandt også, at Kommissionen ikke i tilstrækkelig grad havde vurderet klagerens påstande om en potentiel interessekonflikt. Disse to mangler udgjorde fejl eller forsømmelser. Med hensyn til begge resultater fandt Ombudsmanden, at det ikke ville være hensigtsmæssigt at fremsætte tilsvarende henstillinger, da tilskuddet i mellemtiden allerede er blevet tildelt. Hun fremsatte ikke desto mindre tre forslag med henblik på at forhindre, at sådanne problemer opstår i lignende sager i fremtiden.

Sagen vedrørte, hvordan Europa-Kommissionen afbødede de risici for interessekonflikter, der var forbundet med et job i den private sektor, som en tidligere leder havde påtaget sig. Den ansatte, som tidligere havde været ansat i Kommissionens konkurrenceafdeling, flyttede til et tværnationalt [redigeret] selskab som øverste leder med ansvar for konkurrence- og reguleringsspørgsmål, herunder for Europa. Før den tidligere medarbejder overgik til stillingen i [det redigerede] selskab, havde han forladt Kommissionen og tilsluttet sig et globalt advokatfirma. Kommissionen havde givet tilladelse til flytningen til advokatfirmaet, efter at den tidligere ansatte havde meddelt Kommissionen, at han agtede at tiltræde denne stilling.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen i forbindelse med godkendelsen af flytningen til advokatfirmaet havde vedtaget foranstaltninger til at mindske risikoen ved den tidligere ansatte, der arbejdede med sager eller sager, der ville være relevante for jobbet i advokatfirmaet. Kommissionens beslutning om at godkende flytningen til advokatfirmaet omfattede også flere begrænsninger. Den tidligere ansatte havde f.eks. forbud mod direkte eller indirekte at arbejde med sager, der henhørte under den tidligere ansattes ansvar, mens han var i tjeneste, eller sager, der var direkte forbundet med dem. For at hjælpe den tidligere ansatte med at identificere de sager, der kunne give anledning til interessekonflikter på et hvilket som helst tidspunkt efter udtrædelsen af tjenesten, udarbejdede Kommissionen en liste over sager, som den ajourførte, efter at den ansatte reelt var udtrådt af tjenesten.

Ombudsmandens undersøgelse bekræftede, at Kommissionen anvendte en solid tilgang til i forbindelse med den tidligere ansattes efterfølgende rolle i den [redigerede] virksomhed at vurdere, om konkurrencesager, der ikke er opført på ovennævnte liste, ikke desto mindre kunne føre til en interessekonflikt, fordi de vedrører sager, som den tidligere ansatte havde været ansvarlig for. Ombudsmanden hilste denne tilgang velkommen.

Ombudsmanden afsluttede undersøgelsen og konkluderede, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser i den måde, hvorpå Kommissionen håndterede de risici for interessekonflikter, der var forbundet med den pågældende stilling.

Sagen vedrørte Europa-Kommissionens system af ekspertgrupper, som spiller en vigtig rolle med hensyn til at informere om de beslutninger, der træffes af Kommissionen. I forbindelse med en tidligere ombudsmandsundersøgelse vedtog Kommissionen nye regler for disse ekspertgrupper. I denne opfølgende undersøgelse vurderede Ombudsmanden, hvordan Kommissionen anvendte disse regler, navnlig med hensyn til gennemsigtigheden i ekspertgruppernes sammensætning og drøftelser.

Undersøgelsen viste, at Kommissionen har indført interne retningslinjer for gennemførelsen af ekspertgruppens regler, og at den tilbyder uddannelse til relevant personale. Kommissionen har også oprettet et særligt internt netværk af koordinatorer til at overvåge og fremme den korrekte gennemførelse af ekspertgruppens regler, hvilket Ombudsmanden hilste velkommen.

Ombudsmanden identificerede imidlertid en række områder, hvor Kommissionen kunne forbedre ekspertgruppernes gennemsigtighed yderligere. For det første bør Kommissionen offentliggøre sine interne retningslinjer for at præcisere, hvad offentligheden kan forvente af Kommissionens gennemførelse. For det andet bør Kommissionen, når visse ekspertgruppedokumenter ikke offentliggøres proaktivt, opføre disse dokumenter i den relevante ekspertgruppes mødereferater for at give offentligheden mulighed for at anmode om aktindsigt, hvis det er nødvendigt. For det tredje bør Kommissionen fastsætte frister for offentliggørelse af dokumenter før og efter ekspertgruppemøder. Endelig bør Kommissionen forbedre søgefunktionerne i de dokumentregistre, der er relevante for ekspertgrupper.

Ombudsmanden konkluderede, at der ikke var grundlag for yderligere undersøgelser, og afsluttede undersøgelsen.