Sagen vedrørte en journalists anmodning om aktindsigt i erklæringer om interessekonflikter indgivet af dommere og generaladvokater ved Domstolen og Retten siden den 1. januar 2018. Erklæringerne fra de nuværende medlemmer af Revisionsretten offentliggøres på dens websted, men de fjernes, når deres mandatperiode udløber. Domstolen gav afslag på aktindsigt i de erklæringer, som tidligere medlemmer havde begæret aktindsigt i, og anførte, at de udgør »retslige dokumenter«, som ikke er omfattet af dens afgørelse om aktindsigt i Domstolens administrative dokumenter.

Ombudsmanden indledte en undersøgelse af denne klage og anmodede om præciseringer af, hvordan Domstolen skelner mellem retslige og administrative dokumenter blandt dem, den er i besiddelse af. Kort efter indledningen af undersøgelsen meddelte Retten imidlertid Ombudsmanden, at den havde ændret sin praksis, og at den nu efter anmodning giver aktindsigt i interesseerklæringerne med undtagelse af fortrolige bilag til disse erklæringer. Retten erklærede også, at den efter anmodning vil stille alle tidligere erklæringer fra sine medlemmer, hvis mandatperiode er udløbet, til rådighed.

Ombudsmanden glædede sig over Revisionsrettens rettidige beslutning om at øge gennemsigtigheden på dette område. Hun anså klagen for at være afgjort og afsluttede sagen. Samtidig delte hun nogle bemærkninger med Revisionsretten om sit mandat i forbindelse med Revisionsrettens administrative aktivitet med at behandle anmodninger om aktindsigt.

Sagen vedrørte Den Europæiske Centralbanks (ECB's) behandling af proceduremæssige aspekter i forbindelse med en whistleblowerrapport, som klageren [1] indgav i 2022. Whistleblowerrapporten vedrørte et påstået familieforhold mellem en ansættelsesansvarlig og den person, der blev ansat.

Klageren oplevede adfærd fra de påståede lovovertræderes side, som de mente udgjorde upassende adfærd (herunder chikane). Klageren anmodede om en relateret administrativ undersøgelse.

ECB besluttede at vurdere whistleblowerrapporten sammen med spørgsmålet om den påståede upassende adfærd. Den underrettede også klageren om, at de fremlagte beviser ikke berettigede indledningen af en administrativ undersøgelse. Klageren anfægtede begge punkter gennem en administrativ klage, som ECB afviste på grund af manglende individuel interesse (fælles behandling af de to spørgsmål) eller på grund af manglende anfægtelig afgørelse (manglende indledning af en administrativ undersøgelse).

Klageren henvendte sig til Ombudsmanden og anfægtede ECB's afgørelse om afvisning. I forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse anmodede klageren også Ombudsmanden om at se nærmere på behandlingen af whistleblowerrapporter og klager i ECB.

Ombudsmanden fandt, at ECB's begrundelse for at afvise klagerens administrative klage ikke var overbevisende.

Ombudsmanden bemærkede også, at der under hendes undersøgelse var sket en betydelig udvikling i sagen, og at relaterede interne undersøgelser på højt plan stadig var i gang. Desuden var ECB ved at færdiggøre en gennemgang på eget initiativ af sin rapporterings-, undersøgelses- og disciplinærramme. Under disse omstændigheder konkluderede Ombudsmanden, at der ikke var grundlag for yderligere undersøgelser på daværende tidspunkt, og afsluttede undersøgelsen.

 

[1] Af hensyn til anonymiteten, herunder med hensyn til klagerens køn, henvises der i teksten til klageren som "de"/"deres"/"dem".

 

EU-agenturerne spiller en central rolle ved at gennemføre EU's politikker og yde teknisk, videnskabelig og juridisk ekspertise på tværs af nøglesektorer. Enhver opfattelse af, at deres offentligt ansatte forfølger private interesser, der er i strid med deres pligter, kan underminere offentlighedens tillid til deres arbejde. Den Europæiske Ombudsmand har konsekvent fremhævet risiciene ved "svingdørsfænomenet" – hvor personalet flytter til eksterne roller, navnlig i den private sektor. Selv et lille antal højt profilerede sager kan udløse offentlig uro og skade på omdømmet, hvilket afspejles i de seneste undersøgelser.

Samtidig skal EU's forvaltning tiltrække kvalificerede fagfolk til at adressere prioriteter såsom bæredygtighed, digitalisering og sikkerhed. Foranstaltninger såsom afkølingsperioder og jobbegrænsninger kan påvirke karrierefleksibiliteten, især inden for områder som jura, finans eller teknologi.

På denne baggrund undersøgte denne undersøgelse ud fra et systemisk synspunkt, hvordan EU-agenturer håndterer svingdørssager. Formålet var at identificere god praksis og mulige mangler i de eksisterende politikker og praksisser. Med henblik herpå foretog Ombudsmanden en detaljeret gennemgang af de politikker, som 15 EU-agenturer havde indført, og inspicerede 54 sager om individuelle sager, der blev behandlet af ni EU-agenturer. Ombudsmandens undersøgelsesteam mødtes med repræsentanter for fem EU-agenturer for at afklare udestående spørgsmål.

Næsten alle EU-agenturer, der indsendte dokumentation til Ombudsmanden, sagde, at de havde vedtaget Europa-Kommissionens tilgang til gennemførelsen af de retlige forpligtelser for personale, der overgår til roller i den private sektor, uanset om det er ved afrejse eller under orlov uden løn. Ombudsmanden fandt imidlertid, at nogle EU-agenturer har mere detaljeret og omfattende vejledning om gennemførelsen af disse retlige forpligtelser end andre. Forskelle, som Ombudsmanden konstaterede, vedrører, hvordan agenturerne håndterer sene eller ufuldstændige anmeldelser af aktiviteter efter tjenestens ophør, hvordan agenturerne vurderer sådanne anmeldelser, arten af de pålagte afbødende foranstaltninger, gennemsigtigheden af afgørelser om anmeldte aktiviteter efter tjenestens ophør, og hvordan eventuelle forpligtelser, der følger heraf, overvåges, samt hvordan agenturerne uddanner personalet i deres etiske forpligtelser.

Ombudsmanden fandt endvidere, at de regler og politikker, der gælder for ikke-ansattes aktiviteter efter mandatets udløb, dvs. medlemmer af agenturernes bestyrelser eller tilsynsråd, er meget forskellige. De fleste agenturers bestyrelsesmedlemmer udpeges af de nationale myndigheder og repræsenterer deres respektive medlemsstater, hvilket betyder, at de fortsat er underlagt nationale etiske regler, som varierer fra medlemsstat til medlemsstat. For at imødegå potentielle interessekonflikter og skade på omdømme som følge af svingdørsbevægelser har kun få af de styrende organer fra de EU-agenturer, der undersøges i denne undersøgelse, vedtaget politikker, der regulerer (tidligere) bestyrelsesmedlemmers aktiviteter efter mandatets udløb.

For at hjælpe EU-agenturerne med yderligere at styrke deres regler om svingdørsbevægelser fastlagde Ombudsmanden en række retningslinjer for god praksis:

• En stærk integritetsramme begynder med forebyggelse: Det er vigtigt at udstyre personale og bestyrelsesmedlemmer med klar vejledning, regelmæssig træning og løbende bevidstgørelsesinitiativer for at sikre fuld forståelse af etiske forpligtelser.
• Dette forstærkes af robuste standarddriftsprocedurer til håndtering af karruseldørssituationer, som giver en klar, trinvis tilgang til meddelelser, vurderinger og overholdelse.
• Gennemsigtige kriterier for begrænsning af post-service eller post-mandat roller skal etableres på forhånd, så enkeltpersoner er fuldt ud klar over begrænsninger, før de tilmelder sig.
• Når der signaleres et skift til den private sektor, bør agenturerne handle hurtigt - ved at foretage grundige risikovurderinger, identificere potentielle interessekonflikter og tage øjeblikkelige forebyggende skridt såsom tilbagekaldelse af adgangsrettigheder eller omfordeling af ansvar, hvor det er nødvendigt.
• Beslutningsprocessen bør være retfærdig, gennemsigtig og veldokumenteret, så enkeltpersoner kan kommentere foreslåede begrænsninger, samtidig med at det sikres, at risici håndteres effektivt gennem forholdsmæssige foranstaltninger såsom afkølingsperioder, lobbyforbud eller, hvor det er nødvendigt, direkte forbud.
• Rettidige begrundede afgørelser skal klart angive klagemulighederne.
• Ud over grundig beslutningstagning afhænger ansvarligheden af en stærk håndhævelse. Dette omfatter offentliggørelse af resuméer af godkendte aktiviteter, aktiv overvågning af overholdelsen af pålagte betingelser og opretholdelse af fortrolighedsforpligtelser.
• Hvis der er mistanke om overtrædelser, skal agenturerne reagere hurtigt - fastslå de faktiske omstændigheder og forfølge disciplinære foranstaltninger i alvorlige tilfælde - for at bevare tilliden og beskytte den institutionelle integritet.

Ombudsmanden konkluderer, at EU-agenturerne kan lære meget af hinandens praksis. Ombudsmanden agter at anvende disse retningslinjer for god praksis på sager, som hun vil blive gjort opmærksom på i fremtiden.

Sagen vedrørte, hvordan Europa-Kommissionen (EU's delegation ved Den Afrikanske Union) behandlede en ansøgning om tilskud og betænkeligheder med hensyn til en potentiel interessekonflikt.

Klageren deltog i en indkaldelse af forslag til et projekt til støtte for panafrikansk valgkapacitet. Delegationen afviste klagerens ansøgning, fordi den søgte om EU-finansiering ud over den maksimale procentsats, der var tilladt i henhold til indkaldelsen. Klageren hævdede, at dette var en typografisk fejl, og at delegationen burde have anmodet om præciseringer i stedet for at afvise dens ansøgning. Klageren hævdede også, at en ekspert, der havde været involveret i udviklingen af det projekt, der blev finansieret i henhold til denne indkaldelse, arbejdede for en enhed, der indgav en ansøgning i henhold til indkaldelsen.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen på grundlag af sine egne interne retningslinjer burde have betragtet klagerens fejl som en "åbenlys skrivefejl" og anmodet klageren om en præcisering og/eller rettelse af klagerens fejl. Hun fandt også, at Kommissionen ikke i tilstrækkelig grad havde vurderet klagerens påstande om en potentiel interessekonflikt. Disse to mangler udgjorde fejl eller forsømmelser. Med hensyn til begge resultater fandt Ombudsmanden, at det ikke ville være hensigtsmæssigt at fremsætte tilsvarende henstillinger, da tilskuddet i mellemtiden allerede er blevet tildelt. Hun fremsatte ikke desto mindre tre forslag med henblik på at forhindre, at sådanne problemer opstår i lignende sager i fremtiden.

Sagen vedrørte, hvordan Europa-Kommissionen afbødede de risici for interessekonflikter, der var forbundet med et job i den private sektor, som en tidligere leder havde påtaget sig. Den ansatte, som tidligere havde været ansat i Kommissionens konkurrenceafdeling, flyttede til et tværnationalt [redigeret] selskab som øverste leder med ansvar for konkurrence- og reguleringsspørgsmål, herunder for Europa. Før den tidligere medarbejder overgik til stillingen i [det redigerede] selskab, havde han forladt Kommissionen og tilsluttet sig et globalt advokatfirma. Kommissionen havde givet tilladelse til flytningen til advokatfirmaet, efter at den tidligere ansatte havde meddelt Kommissionen, at han agtede at tiltræde denne stilling.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen i forbindelse med godkendelsen af flytningen til advokatfirmaet havde vedtaget foranstaltninger til at mindske risikoen ved den tidligere ansatte, der arbejdede med sager eller sager, der ville være relevante for jobbet i advokatfirmaet. Kommissionens beslutning om at godkende flytningen til advokatfirmaet omfattede også flere begrænsninger. Den tidligere ansatte havde f.eks. forbud mod direkte eller indirekte at arbejde med sager, der henhørte under den tidligere ansattes ansvar, mens han var i tjeneste, eller sager, der var direkte forbundet med dem. For at hjælpe den tidligere ansatte med at identificere de sager, der kunne give anledning til interessekonflikter på et hvilket som helst tidspunkt efter udtrædelsen af tjenesten, udarbejdede Kommissionen en liste over sager, som den ajourførte, efter at den ansatte reelt var udtrådt af tjenesten.

Ombudsmandens undersøgelse bekræftede, at Kommissionen anvendte en solid tilgang til i forbindelse med den tidligere ansattes efterfølgende rolle i den [redigerede] virksomhed at vurdere, om konkurrencesager, der ikke er opført på ovennævnte liste, ikke desto mindre kunne føre til en interessekonflikt, fordi de vedrører sager, som den tidligere ansatte havde været ansvarlig for. Ombudsmanden hilste denne tilgang velkommen.

Ombudsmanden afsluttede undersøgelsen og konkluderede, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser i den måde, hvorpå Kommissionen håndterede de risici for interessekonflikter, der var forbundet med den pågældende stilling.