Sagen vedrørte en anmodning til Europa-Kommissionen om aktindsigt i dokumenter vedrørende konsekvenserne af Den Internationale Domstols (ICJ's) rådgivende udtalelse af 19. juli 2024 om handelsaftalen mellem EU og Israel. Kommissionen identificerede en "notat til sagsakterne" ("notatet"), som den afslog at give aktindsigt i i sin helhed, idet den henviste til en undtagelse i henhold til EU-lovgivningen om aktindsigt. Kommissionen hævdede specifikt, at det kunne formodes, at udbredelsen af notatet ville være til skade for beskyttelsen af juridisk rådgivning. Klageren anmodede Kommissionen om at tage sin afgørelse op til fornyet overvejelse med den begrundelse, at der var en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af oplysningerne. Da Kommissionen fastholdt sit afslag på at offentliggøre notatet og tilføjede, at dets offentliggørelse også ville være til skade for beskyttelsen af personoplysninger, henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Ombudsmandens undersøgelseshold undersøgte det omtvistede dokument og mødtes med repræsentanter for Kommissionen. Kommissionens repræsentanter præciserede under mødet, at selv om Kommissionen støttede sig på en generel formodning om afslag på aktindsigt, som efter dens opfattelse finder anvendelse på al juridisk rådgivning, der ikke ydes som led i en lovgivningsprocedure, havde den også foretaget en individuel vurdering af notatet.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen ved at påberåbe sig en generel formodning om hemmeligholdelse, der ville finde anvendelse på enhver juridisk rådgivning, på ethvert område af EU-retten, så længe den ikke vedrører en lovgivningsmæssig sag, afveg fra den faste retspraksis om beskyttelse af juridisk rådgivning og fra det rationale, der ligger til grund for nogen af de generelle formodninger, der er anerkendt af Unionens retsinstanser.

På grundlag af undersøgelsen af dokumentet og de yderligere oplysninger, der blev fremlagt under mødet, konkluderede Ombudsmanden imidlertid, at det var rimeligt for Kommissionen efter en individuel vurdering af notatet at antage, at udbredelsen heraf kunne skade institutionens interesse i at søge og modtage ærlig, objektiv og omfattende juridisk rådgivning. Hun fandt også, at det var rimeligt, at Kommissionen konkluderede, at der ikke var nogen mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af notatet.

Ombudsmanden afsluttede derfor sagen med den konklusion, at der ikke var grundlag for yderligere undersøgelser. Når dette er sagt, beklagede Ombudsmanden, at det havde været nødvendigt med et møde for at bekræfte, at Kommissionen havde foretaget en individuel vurdering af notatet, og for at få forklaringer på, hvordan udbredelsen af notatet specifikt og faktisk ville skade institutionens interesse i at søge og modtage ærlig, objektiv og omfattende juridisk rådgivning.

Sagen drejede sig om, hvordan Europa-Kommissionen behandlede en anmodning om aktindsigt i et brev fra EU-ansatte til Kommissionens formand vedrørende hendes holdning til den israelsk-palæstinensiske konflikt. Brevets eksistens blev rapporteret i medierne i oktober 2023.

Som svar på klagerens anmodning anførte Kommissionen, at den ikke var i besiddelse af noget dokument, der svarede til beskrivelsen af brevet. Klageren anmodede Kommissionen om at tage sin holdning op til fornyet overvejelse (ved at genfremsætte begæringen). Mere end et år senere bekræftede Kommissionen, at den på tidspunktet for den oprindelige anmodning ikke var i besiddelse af noget dokument, der svarede til beskrivelsen af skrivelsen. Kommissionen registrerede imidlertid på eget initiativ en ny begæring om aktindsigt i forbindelse med den pågældende skrivelse. Klageren var utilfreds med behandlingen af hans anmodning og henvendte sig til Ombudsmanden.

I sine foreløbige bemærkninger til sagen fandt Ombudsmanden, at det ikke fremgik klart af Kommissionens afgørelse, hvorfor den ikke kunne identificere det ønskede dokument. Ombudsmanden bemærkede endvidere, at selv om Kommissionen ikke var i besiddelse af den ønskede skrivelse, var det uklart, hvorfor den ikke underrettede klageren herom, så snart den havde modtaget den genfremsatte begæring, og under alle omstændigheder inden for de gældende frister. Ombudsmanden var af den foreløbige opfattelse, at den måde, hvorpå Kommissionen behandlede klagerens genfremsatte begæring, udgjorde fejl eller forsømmelser.

I sit svar til Ombudsmanden præciserede Kommissionen, at den ønskede skrivelse aldrig blev modtaget af formandens kabinet. I stedet havde Kommissionen modtaget den ønskede skrivelse den 23. april 2024 som bilag til en skrivelse til den daværende kommissær med ansvar for budget og administration. Da skæringsdatoen for identifikation af dokumenter er registreringen af den oprindelige anmodning, faldt den ønskede skrivelse ikke ind under det tidsmæssige anvendelsesområde for klagerens anmodning om aktindsigt. Kommissionen registrerede derfor en ny anmodning på eget initiativ. 

Ombudsmanden konstaterede adskillige mangler i den måde, hvorpå Kommissionen behandlede anmodningen om aktindsigt. For det første var Ombudsmanden bekymret over, hvordan Kommissionen havde kommunikeret med klageren, da klageren i mere end et år (dvs. mellem sin oprindelige ansøgning i oktober 2023 og Kommissionens svar til Ombudsmanden i marts 2025) ikke modtog klare oplysninger om, hvorfor Kommissionen ikke kunne identificere det dokument, han havde anmodet om. For det andet bemærkede Ombudsmanden, at selv om det er ubestridt, at Kommissionen var bekendt med eksistensen af det ønskede dokument på tidspunktet for vedtagelsen af sin endelige afgørelse, vurderede den ikke skrivelsen med henblik på dens potentielle udbredelse. I stedet registrerede den en ny anmodning vedrørende skrivelsen med henvisning til en skæringsdato for identifikation af dokumenter i sin forretningsorden. En sådan formalistisk tilgang synes vanskelig at forene med ånden i EU-lovgivningen om aktindsigt, og den er bestemt ikke borgervenlig eller serviceminded. Endelig bemærkede Ombudsmanden den betydelige forsinkelse i besvarelsen af klagerens genfremsatte begæring.

Overordnet set finder Ombudsmanden, at den måde, hvorpå Kommissionen behandlede klagerens anmodning om aktindsigt, udgjorde fejl eller forsømmelser. Da Kommissionen imidlertid i mellemtiden har vedtaget en ny oprindelig afgørelse og givet fuld adgang til den ønskede skrivelse, ser Ombudsmanden ikke noget nyttigt formål med at fremsætte en formel henstilling.

Sagen vedrørte en anmodning om aktindsigt i dokumenter, som Europa-Kommissionen var i besiddelse af, vedrørende bekymringer om faglig adfærd, som medlemmer af den internationale overvågningsoperation i Albanien havde givet udtryk for. Kommissionen identificerede et dokument (et brev) som værende omfattet af anmodningen og gav delvis aktindsigt i det. Den afslog at give aktindsigt i dele af skrivelsen med henvisning til behovet for at beskytte privatlivets fred og offentlighedens interesser med hensyn til EU's internationale forbindelser.

Ombudsmandens undersøgelseshold gennemgik dokumentet og bekræftede, at de tilbageholdte dele indeholder personoplysninger og følsomme oplysninger. Ombudsmanden fandt, at Kommissionens argumenter, der begrundede redigeringen af personoplysninger, var rimelige. Hun fandt også, at det ikke var åbenbart forkert af Kommissionen at gøre gældende, at udbredelsen af visse følsomme dele af skrivelsen ville skade EU's internationale forbindelser med Albanien.

Ombudsmanden afsluttede derfor undersøgelsen og konstaterede, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser.