Denne undersøgelse på eget initiativ vedrørte Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors ("EPSO's") behandling af anmodninger om fornyet gennemgang fra forbigåede ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprøver. Undersøgelsen fokuserede navnlig på forsinkelser i EPSO's svar på ansøgernes anmodninger om fornyet gennemgang.

Ombudsmanden indledte undersøgelsen, efter at hun havde modtaget klager, der tydede på, at EPSO havde alvorlige vanskeligheder med at behandle anmodninger om fornyet gennemgang inden for en rimelig frist. Formålet med undersøgelsen var at fastslå, om der var systemiske problemer, der gav anledning til forsinkelserne, og i bekræftende fald at hjælpe EPSO med at forbedre proceduren. Undersøgelsen havde også til formål at sikre, at ansøgerne får klare og nøjagtige oplysninger om proceduren for anmodning om fornyet gennemgang.

Ombudsmanden anerkender, at EPSO har gjort en reel indsats for at foregribe og forberede sig på at håndtere spidsbelastninger i antallet af anmodninger om fornyet behandling. EPSO har også forsøgt at håndtere forsinkelser og generelt forbedre de oplysninger, det giver ansøgerne. I den periode, hvor denne undersøgelse har været i gang, er det lykkedes EPSO at fjerne efterslæbet af udestående anmodninger om revision.

For at undgå alt for lange forsinkelser i fremtiden afslutter Ombudsmanden denne undersøgelse med en række forslag, der skal hjælpe EPSO med at sikre, at alle ansøgere, der anmoder om en gennemgang, modtager et rettidigt og skræddersyet svar.

Baggrunden for undersøgelsen

1. EU-institutionerne ansætter nye tjenestemænd gennem udvælgelsesprocedurer, der normalt benævnes "almindelige udvælgelsesprøver". Disse procedurer skal være i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i EU's personalevedtægt.[1] Reglerne beskriver rollerne for »ansættelsesmyndigheden« (som er den institution, der søger at ansætte det nye personale) og »udvælgelseskomitéen« (som er et organ, der udpeges for hver udvælgelsesprøve med henblik på at opstille en reserveliste over ansøgere, som derefter kan ansættes af ansættelsesmyndigheden).[2] Ansættelsesmyndigheden udarbejder meddelelsen om udvælgelsesprøven, som indeholder kriterierne for udvælgelse af ansøgere og den måde, hvorpå prøverne vil blive gennemført. Når udvælgelsesprøven er afsluttet, kan ansættelsesmyndigheden udnævne beståede ansøgere til ledige stillinger. Udvælgelseskomitéen udpeges af ansættelsesmyndigheden. Det er ansvarligt for udarbejdelse og evaluering af prøverne og samtaler med ansøgerne. Den udarbejder derefter den endelige liste over beståede ansøgere (den såkaldte »reserveliste«) til ansættelsesmyndigheden. En udvælgelseskomité består af tjenestemænd, der allerede arbejder i EU-institutionerne. En udvælgelseskomité kan bestå af faste medlemmer (som normalt udpeges for 2-4 år for at sikre konsekvens på tværs af udvælgelsesprocedurerne) og ikkepermanente medlemmer (udpeget til en bestemt udvælgelsesproces for at tilvejebringe teknisk ekspertise).

2. I 2002 besluttede en række EU-institutioner [3] at oprette et interinstitutionelt organ, Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (»EPSO«).[4] EPSO har siden da haft ansvaret for på ansættelsesmyndighedernes vegne at afholde udvælgelsesprøver med henblik på udvælgelse af nye EU-tjenestemænd. EPSO yder også støtte til udvælgelseskomitéerne og hjælper dem med at kommunikere deres beslutninger til ansøgerne.

3. Ansøgere, der består udvælgelsesprocedurerne, opføres på "reservelister" og kan derefter ansættes af de forskellige EU-institutioner med henblik på at blive EU-tjenestemænd. Ansøgere, der ikke har bestået udvælgelsesprøven, kan anmode om en fornyet gennemgang af afgørelserne om at udelukke dem fra en udvælgelsesprøve. Formålet med en fornyet gennemgang er at fastslå, om der er begået en væsentlig fejl i vurderingen af en ansøger, eller om reglerne for udvælgelsesprøven er blevet overholdt [5]. Denne undersøgelse vedrørte EPSO's procedure for behandling af sådanne anmodninger om fornyet gennemgang fra ansøgerne.

4. Undersøgelsen blev indledt [6], efter at Ombudsmanden havde modtaget mere end 30 klager, hvoraf det fremgik, at EPSO havde alvorlige vanskeligheder med at behandle anmodninger om fornyet gennemgang inden for en rimelig frist [7]. Formålet med undersøgelsen var at bistå EPSO med at identificere mulige systemiske forbedringer af proceduren.

Undersøgelsen

5. Ombudsmanden pegede på følgende punkter, der skulle undersøges som led i sin undersøgelse:

1. Forsinkelser i besvarelsen af anmodninger om fornyet gennemgang (det blev bemærket, at visse svar faktisk blev sendt, efter at reservelisterne over egnede ansøgere var blevet offentliggjort).

2. Fuldstændigheden og nytten af de oplysninger, der gives til ansøgerne om proceduren for anmodning om fornyet gennemgang, herunder om de beholdningssvar, der blev sendt til ansøgerne, var tilstrækkelige.

3. De gældende regler og procedurer, navnlig hvordan udvælgelseskomitéerne udfører deres opgaver.

6. Som et første skridt i undersøgelsen og med henblik på at opnå fuld forståelse af proceduren mødtes Ombudsmandens personale med deres EPSO-modparter for at indhente oplysninger, udveksle synspunkter og inspicere relevante dokumenter.[8] Der blev afholdt et andet møde, som også omfattede en inspektion af dokumenter, for at afklare de resterende spørgsmål og give Ombudsmanden mulighed for at færdiggøre sin analyse.[9] I denne afgørelse tages der hensyn til alle de oplysninger, der er indsamlet fra disse møder samt fra skriftlig korrespondance med EPSO.[10]

7. Blandt de vigtigste punkter, der kom frem på møderne, var følgende:

Svartid: EPSO sagde, at der først opstod forsinkelser i besvarelsen af anmodninger om fornyet gennemgang i 2014, hvor antallet af anmodninger om fornyet gennemgang fordobledes i forhold til det foregående år. For at fremskynde behandlingen af disse anmodninger om gennemgang omorganiserede EPSO, hvordan dets juridiske team arbejdede, med henblik på at forenkle den interne arbejdsgang. Som en midlertidig foranstaltning anvendte den også mere personale til at bistå det juridiske team med sagsbyrden. EPSO konstaterede også tekniske problemer med sit IT-system, som havde kompliceret behandlingen af anmodninger om gennemgang. Med henblik på at strømline processen udarbejdede EPSO desuden forenklede standardskrivelser, som dets svar på anmodninger om fornyet gennemgang kunne baseres på. Disse nye standardbreve indeholder færre detaljer og dækker bredere kategorier af omstændigheder, end det tidligere var tilfældet.

Hvordan udvælgelseskomitéerne udfører deres arbejde: EPSO sagde, at udvælgelseskomitéerne spiller en afgørende rolle. Udvælgelseskomitéerne er ansvarlige for de oprindelige afgørelser, som ansøgerne har bestået, samt for den materielle afgørelse om hver enkelt anmodning om fornyet prøvelse af en oprindelig afgørelse. Udvælgelseskomitéerne mødes for at træffe afgørelse om anmodninger om fornyet behandling meget hurtigt efter udløbet af fristen for indgivelse af sådanne anmodninger, normalt inden for to uger. Hvis der opstår en forsinkelse, opstår den efterfølgende, når EPSO skal udarbejde et begrundet svar, der afspejler den materielle afgørelse, som en udvælgelseskomité allerede har truffet. Den detaljerede begrundelse, som udvælgelseskomitéerne giver EPSO med henblik på at underbygge komitéernes afgørelser, varierer betydeligt fra udvælgelseskomité til udvælgelseskomité. Jo mere detaljeret udvælgelseskomitéernes begrundelse er, jo lettere er det for EPSO hurtigt at udarbejde grundige svar på anmodninger om fornyet gennemgang. Jo mindre detaljeret udvælgelseskomitéernes begrundelse for afgørelser om fornyet gennemgang er, desto vanskeligere og mere tidskrævende er det for EPSO at udarbejde passende svar.

Offentliggørelse af reservelister: Eftersom EPSO undertiden offentliggør reservelister over beståede ansøgere, inden det besvarer alle anmodninger om fornyet gennemgang, anførte EPSO, at det ved udarbejdelsen og fremsendelsen af svarene først behandler anmodninger fra ansøgere, der har opnået en positiv afgørelse fra udvælgelseskomitéen. Dette gør det muligt for EPSO at sende de pågældende ansøgere tilbage til udvælgelsesprøven så hurtigt som muligt. EPSO sagde, at da det prioriterer at kommunikere positive afgørelser fra udvælgelseskomitéen, har det næsten altid været i stand til at sende beståede ansøgere tilbage til udvælgelsesprøvens næste fase.

Oplysninger til ansøgerne: EPSO meddelte, at det havde til hensigt at revidere de oplysninger, det giver ansøgerne, navnlig i breve, hvori de afviste ansøgere underrettes om deres resultater, og i sine svar på anmodninger om fornyet gennemgang. Den vil navnlig indeholde oplysninger om klagemuligheder. EPSO anførte også, at det planlagde at udarbejde og offentliggøre et dokument med ofte stillede spørgsmål (FAQ) til sit websted for at redegøre for de hyppigst anvendte argumenter for ikke at anmode om en fornyet gennemgang (og dermed give ansøgerne mulighed for at træffe informerede beslutninger om nytten af at indgive en anmodning om fornyet gennemgang).

Ombudsmandens vurdering

8. Denne undersøgelse rejser spørgsmål, som enhver offentlig forvaltning dagligt står over for: Hvordan kan en offentlig forvaltning med begrænsede ressourcer give en rettidig, skræddersyet, velbegrundet og i sidste ende korrekt reaktion på de enkelte borgere. Ombudsmanden påskønner, at EPSO har gjort en reel indsats for at forberede sig på spidsbelastninger i sin anmodning om revision, for at tackle de forsinkelser, det har været udsat for, og for generelt at forbedre de oplysninger, det giver ansøgerne, for at forsikre dem om, at deres anmodninger behandles i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik.

9. Det glæder Ombudsmanden at erfare, at situationen er blevet væsentligt forbedret, siden Ombudsmandens undersøgelse blev indledt. Det er nu lykkedes EPSO at fjerne sit efterslæb af udestående anmodninger om revision. Denne udvikling bør give EPSO den nødvendige tid til at reflektere over nedenstående forslag, således at proceduren for anmodning om fornyet gennemgang tjener sit formål som en effektiv intern prøvelsesmekanisme, hvorigennem ansøgerne modtager et velovervejet, velbegrundet, men også rettidigt svar.

10. Inden disse forslag fremsættes, er det relevant at undersøge udvælgelseskomitéernes rolle i denne procedure.

11. EU's personalevedtægt skaber en "magtfordelingsordning" mellem: i) ansættelsesmyndigheden og ii) udvælgelseskomitéerne. Ansættelsesmyndigheden udarbejder meddelelsen om udvælgelsesprøven og udnævner efter udvælgelsesprøvens afslutning de beståede ansøgere til ledige stillinger. En udvælgelseskomité er ansvarlig for at udarbejde prøver og evaluere og interviewe ansøgerne. Den opstiller derefter en liste over ansøgere (den såkaldte »reserveliste«), på grundlag af hvilken ansættelsesmyndigheden ansætter nye tjenestemænd [11].

12. Denne opgavefordeling var ikke og kunne faktisk ikke påvirkes af oprettelsen af EPSO. Det fremgår udtrykkeligt af afgørelsen [12] om oprettelse af EPSO, at EPSO udøver de beføjelser, der er tillagt ansættelsesmyndigheden i forbindelse med udvælgelsesprøver [13]. EPSO kan ikke udføre udvælgelseskomitéernes opgaver. Navnlig kan EPSO ikke udføre en udvælgelseskomités opgave med at evaluere ansøgerne og opføre dem på en reserveliste. Dette indebærer, at det centrale arbejde i forbindelse med behandlingen af anmodninger om gennemgang af en ansøgers resultater kun kan udføres af udvælgelseskomitéer.

Tidsaspektet og proceduremæssige spørgsmål [14]

13. EPSO har gjort en betydelig indsats for at håndtere arbejdsbyrden som følge af den kraftige stigning i antallet af anmodninger om gennemgang, der er modtaget siden 2014, men den tid, det tager at behandle sådanne anmodninger, er fortsat svingende. Mens det i gennemsnit tog EPSO 3,75 måneder at behandle anmodninger om gennemgang i 2013, havde EPSO brug for 5,75 måneder til at behandle anmodninger om gennemgang i 2014. Dette faldt til 3,5 måneder i gennemsnit for anmodninger om fornyet behandling, der blev modtaget i første halvdel af 2015. For hele 2015 steg den gennemsnitlige behandlingstid for anmodninger om fornyet behandling igen til 4,75 måneder. I 2016 lykkedes det EPSO at fjerne sit efterslæb af udestående anmodninger om gennemgang og har reduceret den gennemsnitlige behandlingstid [15].

14. Situationen er bestemt blevet væsentligt forbedret i forhold til den situation, der fik Ombudsmanden til at indlede undersøgelsen. Disse tal førte imidlertid sammen med klager, som Ombudsmanden fortsat har modtaget, til, at Ombudsmanden konkluderede, at der trods EPSO's prisværdige indsats for sent i en periode var uforholdsmæssigt lange forsinkelser.

15. Forbedringen af den tid, det tager at behandle anmodninger om revision, er meget velkommen. Denne forbedring afspejler imidlertid til en vis grad et midlertidigt fald i EPSO's aktivitetsniveau mere generelt. Jo færre udvælgelsesprøver EPSO afholder i en given periode, jo færre anmodninger om fornyet gennemgang vil det modtage.

16. Det er derfor vigtigt at overveje, hvordan proceduren for anmodning om fornyet prøvelse fungerer, for at sikre, at lignende forsinkelser ikke gentager sig i fremtiden, hvis arbejdsbyrden igen topper. Ombudsmanden opfordrer derfor EPSO til at gøre sit yderste for fortsat at søge systemiske forbedringer i proceduren for anmodning om fornyet gennemgang, og hvordan den anvendes for at sikre, at alle ansøgere, der fremsætter en anmodning om fornyet gennemgang, modtager et rettidigt svar i overensstemmelse med artikel 17 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik om rimelige tidsfrister for at træffe afgørelser.

17. Det er navnlig relevant, at det efter udvælgelseskomitéens afgørelse om en anmodning om fornyet gennemgang ofte tager EPSO flere måneder at udarbejde et svar, hvori udvælgelseskomitéens afgørelse meddeles ansøgeren. Som EPSO har forklaret, træffer udvælgelseskomitéen normalt inden for to uger afgørelse om, hvorvidt en ansøgers anmodning om fornyet gennemgang er blevet imødekommet eller ej. Ansøgerne underrettes dog først om denne afgørelse, når EPSO har skrevet til dem. EPSO reagerer straks, når resultatet af gennemgangen er positivt, men svaret kan ikke sendes i op til fem måneder, hvis resultatet af anmodningen om gennemgang er negativt. Det er vanskeligt af objektive grunde at begrunde forskellen mellem den relativt begrænsede tid, det tager udvælgelseskomitéen at træffe afgørelse om udelukkelse eller tilbagetagelse af en ansøger, og den tid, det tager EPSO at meddele ansøgerne de begrundede afgørelser.

18. Det ser ud til, at denne forsinkelse skyldes, at EPSO, når det udarbejder svar til ansøgerne, skal sammenkæde udvælgelseskomitéernes begrundelse for deres afgørelser med de faktiske omstændigheder i ansøgernes sagsakter og de argumenter, som ansøgerne har fremført i deres anmodninger om fornyet gennemgang. EPSO sørger ligeledes for i sine skrivelser med en negativ afgørelse om fornyet prøvelse at angive de detaljerede grunde til denne negative afgørelse. EPSO og udvælgelseskomitéerne deler ansvaret for, at proceduren for anmodning om fornyet gennemgang fungerer gnidningsløst. Begge bør derfor inden for deres respektive ansvarsområder bestræbe sig på at lette behandlingen af anmodninger om fornyet gennemgang ved at sikre, at udvælgelseskomitéernes afgørelser let kan omsættes til begrundede svar til ansøgerne.

19. Med hensyn til udvælgelseskomitéernes mandat er Ombudsmanden af den opfattelse, at denne forsinkelse kunne minimeres, hvis udvælgelseskomitéerne påtog sig et større ansvar for at give EPSO en mere detaljeret begrundelse for deres afgørelser. Udvælgelseskomitéerne bør navnlig sørge for at knytte den begrundelse, der ligger til grund for deres afgørelser, til de faktiske omstændigheder i en ansøgers sagsakter og til de argumenter, der er fremsat i en ansøgers anmodning om fornyet vurdering (som udvælgelseskomitéen bør have foran sig, når den foretager den fornyede vurdering).

20. Samtidig mener Ombudsmanden, at EPSO kan hjælpe udvælgelseskomitéerne. Det vil igen være en hjælp for EPSO at hjælpe udvælgelseskomitéerne, da det bør betyde, at EPSO vil have mindre at gøre, når udvælgelseskomitéen har truffet sin afgørelse om fornyet gennemgang. Ombudsmanden forstår, at EPSO allerede har overvejet dette internt.

For at hjælpe udvælgelseskomitéen med at påtage sig et større ansvar på dette område bør EPSO overveje at revidere den skabelon ("fiche jury"), som udvælgelseskomitéen anvender til at registrere sin afgørelse, og den vejledning, som EPSO giver udvælgelseskomitéen om de praktiske aspekter i forbindelse med dokumentation af afgørelser. EPSO bør også videreføre de idéer, som det fremsatte i forbindelse med denne undersøgelse, om i) at tilbyde medlemmerne af udvælgelseskomitéen yderligere uddannelse i klagebehandling og de praktiske aspekter i forbindelse med behandlingen af anmodninger om revision og ii) at overveje at give permanente medlemmer af udvælgelseskomitéen en større rolle i koordineringen af registreringen af afgørelser.

21. Eftersom EPSO undertiden offentliggør reservelisterne over beståede ansøgere, inden der gives svar på alle anmodninger om fornyet gennemgang [16], glæder Ombudsmanden sig over EPSO's erklæring om, at det ved at prioritere anmodninger om fornyet gennemgang, som har opnået en positiv afgørelse fra udvælgelseskomitéen, altid er i stand til at sende disse beståede ansøgere tilbage til udvælgelsesprøvens næste fase.

22. Ud over ovennævnte forslag har Ombudsmanden nogle yderligere forslag til at hjælpe EPSO med at håndtere forsinkelser i proceduren. For det første bør EPSO overveje at lægge endnu større vægt på at anslå [17] antallet af anmodninger om revision, som det forventer at modtage, og tildele personaleressourcer i overensstemmelse hermed for at sikre, at det er tilstrækkeligt forberedt på eventuelle spidsbelastninger. En underfinansieret anmodning om revisionsteam synes at have været en faktor, der bidrog til forsinkelserne.

23. For det andet bør EPSO søge at finde teknologiske løsninger. EPSO's nylige beslutning om at revidere sit IT-system, som var blevet identificeret som en kilde til komplikationer i forbindelse med behandlingen af anmodninger om gennemgang, hilses velkommen. Ombudsmanden opfordrer EPSO til i sin opfølgning på denne undersøgelse at orientere hende om fremskridtene på dette område.

24. I tilfælde af et uforudseeligt højdepunkt i anmodninger om fornyet gennemgang og de deraf følgende forsinkelser bør EPSO overveje hurtigt at informere ansøgere, der har indgivet en anmodning om fornyet gennemgang, om eventuelle forsinkelser. At formidle disse oplysninger til ansøgerne så hurtigt som muligt kan bidrage til at reducere antallet af tidskrævende individuelle anmodninger om oplysninger, som EPSO modtager om proceduren, og kan frigøre ressourcer til den faktiske behandling af anmodninger om gennemgang.

25. EPSO kan samtidig tilkendegive, at det vil prioritere at besvare de anmodninger om fornyet gennemgang, som udvælgelseskomitéen har fundet berettigede. Disse oplysninger kan også indgå i de oplysninger, som EPSO giver online vedrørende proceduren for anmodning om fornyet gennemgang (f.eks. i sine generelle regler for almindelige udvælgelsesprøver [18] eller på siden med ofte stillede spørgsmål på sit websted).

Oplysninger til ansøgerne

26. Klare og nøjagtige oplysninger til ansøgerne om proceduren hjælper med at forsikre ansøgerne om, at deres rettigheder vil blive respekteret. Det bidrager således til at reducere antallet af klager og anmodninger om oplysninger, der indgives til EPSO og Ombudsmanden.

27. Ombudsmanden glæder sig over, at EPSO i breve til ansøgere, der ikke har bestået en udvælgelsesprøve, nu indeholder et link til de generelle regler for almindelige udvælgelsesprøver, som indeholder alle tilgængelige klagemuligheder [19]. I forbindelse med en særskilt ombudsmandsundersøgelse [20] har EPSO også meddelt ombudsmanden, at alle fremtidige skrivelser til ansøgere, der indeholder en negativ afgørelse, vil indeholde et link til siden med ofte stillede spørgsmål på EPSO's websted, som indeholder et særligt afsnit om klager.

28. Ombudsmanden mener desuden, at EPSO's nylige initiativ om på en side med ofte stillede spørgsmål på EPSO's websted at anføre de hyppigst anvendte argumenter for at anmode om en fornyet gennemgang, der ikke blev taget til følge, kan være et skridt i retning af at foregribe den type anmodning om fornyet gennemgang, der sandsynligvis ikke vil blive imødekommet. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at kun en begrænset mængde oplysninger om proceduren for anmodning om fornyet behandling hidtil er blevet stillet til rådighed i FAQ'erne på EPSO's websted [21]. Hun opfordrer EPSO til at gå videre med denne sag.

Konklusion

Ombudsmanden roser EPSO's hidtidige indsats på dette område og afslutter undersøgelsen med følgende konklusion:

Der er på nuværende tidspunkt ingen grund til yderligere undersøgelser.

EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Forslag til forbedringer

Med henblik på yderligere at forbedre behandlingen af anmodninger om revision foreslår Ombudsmanden, at EPSO:

1) Yde bedre støtte til udvælgelseskomitéerne, så de kan give mere detaljerede og faktabaserede begrundelser for deres afgørelser om anmodninger om revision fra

• revision af den skabelon ("fiche jury"), som udvælgelseskomitéerne anvender til at registrere deres afgørelser
• at revidere EPSO's vejledning til udvælgelseskomitéerne om de praktiske aspekter i forbindelse med dokumentation af afgørelser
• tilvejebringelse af yderligere uddannelse til udvælgelseskomitéens medlemmer i klagebehandling og de praktiske aspekter i forbindelse med behandlingen af anmodninger om fornyet behandling
• at give EPSO's faste medlemmer af udvælgelseskomitéen et større ansvar for at koordinere, hvordan udvælgelseskomitéens afgørelser registreres.

2) Yderligere undersøge teknologiske løsninger for at strømline proceduren for anmodning om prøvelse.

3)  Tage skridt til at anslå antallet af anmodninger om revision, den forventer at modtage, og tildele personaleressourcer i overensstemmelse hermed.

4)  Hurtigt informere kandidater, der har indgivet en anmodning om revision af forventede forsinkelser, når der er en uforudseelig peak i anmodninger. For at hjælpe EPSO med at forene forsinkelser med sit tilsagn om at tilbagetage ansøgere til udvælgelsesprøven i tilfælde af et positivt svar kan en sådan meddelelse til ansøgerne forklare, at EPSO vil prioritere besvarelsen af de ansøgere, hvis anmodning om fornyet gennemgang er blevet imødekommet. Disse oplysninger kan også indgå i de oplysninger, som EPSO giver online vedrørende proceduren for anmodning om fornyet gennemgang.

5)  Medtage flere oplysninger online om proceduren for anmodning om prøvelse, herunder oplysninger om de mest almindeligt anvendte forgæves argumenter for at anmode om en prøvelse.

6) regelmæssigt  aflægge rapport til bestyrelsen om anmodninger om revision og om eventuelle problemer i forbindelse med behandlingen heraf. Bestyrelsen repræsenterer de EU-institutioner, på hvis vegne EPSO afholder udvælgelsesprøverne, og bør derfor gøres opmærksom på eventuelle eksisterende eller potentielle problemer på dette område.

 

Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand

 

Strasbourg, den 21. december 2016

 

[1] Forordning nr. 31 (EØF), 11 (Euratom), om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab, EUT 1962 45, s. 1385, senest ændret ved Rådets forordning 1416/2013 af 17. december 2013, EUT 2013 L 353, s. 24.

[2] Se afsnit III. Kapitel 1 (»Ansættelse«) og bilag III til vedtægten.

[3] Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union, Europa-Kommissionen, Domstolen, Revisionsretten, Det Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget og Den Europæiske Ombudsmand.

[4] 2002/620/EF: Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs, Regionsudvalgets og Ombudsmandens afgørelse af 25. juli 2002 om oprettelse af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor, EFT L 197, s. 53.

[5] Punkt 3.4.3. Proceduren for intern prøvelse af EPSO's generelle regler for almindelige udvælgelsesprøver (EUT 2014, C 60 A, s. 1). Der er to typer anmodninger om fornyet gennemgang: i) dem, som udvælgelseskomitéen skal træffe afgørelse om, og ii) dem, som EPSO skal træffe afgørelse om. Sidstnævnte er meget sjældne.

[6] Åbningsskrivelsen findes her: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[7] Siden undersøgelsen på eget initiativ blev indledt, har Ombudsmanden modtaget yderligere 16 klager vedrørende spørgsmål, der blev behandlet i undersøgelsen. Ombudsmanden besluttede ikke at indlede nogen klagebaserede undersøgelser af de spørgsmål, der er omfattet af undersøgelsen på eget initiativ, så længe undersøgelsen er i gang.

[8] Rapporten om det første møde og inspektionen findes her: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/61018/html.bookmark

[9] Rapporten om det andet møde og inspektionen findes her: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/74176/html.bookmark

[10] EPSO fremsendte ajourførte statistikker og oplysninger til Ombudsmanden i 2016.

[11] Personalerettens dom af 15. juni 2010, Pachtitis mod Kommissionen, F-35/08, ECLI:EU:F:2010:51, præmis 50-52.

[12] 2002/620/EF: Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs, Regionsudvalgets og Ombudsmandens afgørelse af 25. juli 2002 om oprettelse af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor, EFT L 197, s. 53.

[13] Dom i sag F-35/08, Pachtitis mod Kommissionen, ECLI:EU:F:2010:51, præmis 56.

[14] De relevante punkter fra det tredje aspekt i Ombudsmandens åbningsskrivelse i denne undersøgelse, nemlig »Regler og procedurer«, er omhandlet i dette afsnit.

[15] Statistikker og oplysninger fra EPSO.

[16] EPSO kan ikke udsætte offentliggørelsen af en reserveliste, blot fordi alle svar på anmodninger om fornyet gennemgang ikke er afsluttet.

[17] Baseret på faktorer som f.eks. antallet af sideløbende udvælgelsesprøver, det forventede antal ansøgere i en udvælgelsesprøve baseret på tidligere erfaring, typen af udvælgelsesprøver (udvælgelsesprøver for generalister eller specialister), og hvorvidt en udvælgelsesprøve indfører en ny kandidatprofil.

[18] Generelle regler for almindelige udvælgelsesprøver, EUT 2014 C 60 A, s. 1.

[19] Jf. punkt 3.4.3. "Intern prøvelsesprocedure" og 3.4.4. "Andre former for indsigelse" mod EPSO's generelle regler for almindelige udvælgelsesprøver, EUT 2014 C 60 A, s. 1.

[20] Sag 164/2015/NF vedrørende EPSO's manglende angivelse af klagemuligheder i sin skrivelse, hvori klageren underrettes om udvælgelseskomitéens afgørelse om ikke at opføre ham på reservelisten.

[21] Sidst kontrolleret den 20. december 2016.