Berørt institution eller organ: EPSO

Dato og klokkeslæt: 7. juli 2015, 15:00-17:00

Beliggenhed: Avenue de Cortenbergh 25, 1049 Bruxelles, C-25 05/072

Ombudsmandens tjenestegrenerepræsenteret ved:

• Nastasja Fuxa, klage- og undersøgelsesenhed 4
• Tina Nilsson, chef for kontor 4 for klager og undersøgelser

EPSO repræsenteret ved:

• Renata Krizsai, EPSO.05.001
• Sarah Rooney, EPSO

1. Indledning og proceduremæssige aspekter

Ombudsmandens undersøgelseshold præsenterede sig selv og redegjorde for formålet med undersøgelsen på eget initiativ og mødet. Undersøgelsen på eget initiativ var blevet indledt, fordi Ombudsmanden fandt, at de spørgsmål, der var omfattet af undersøgelsen - som hun var blevet gjort opmærksom på i individuelle klager - ikke kunne behandles effektivt gennem individuelle, klagebaserede undersøgelser. Formålet med denne undersøgelse er således at bistå EPSO med at identificere og muliggøre systemiske forbedringer i proceduren for anmodning om fornyet gennemgang og i dens anvendelse.

Ombudsmandens undersøgelseshold forklarede, at mødet havde et dobbelt formål: i) at fungere som en inspektion af visse dokumenter og at modtage de oplysninger, som Ombudsmanden anmodede om i sit brev om indledning af undersøgelsen [1], og ii) at give både EPSO og Ombudsmandens undersøgelseshold mulighed for at udveksle synspunkter og komme med præciseringer på et tidligt tidspunkt.

Ombudsmandens undersøgelsesteam skitserede de retlige rammer for Ombudsmandens inspektioner, f.eks. at der ikke kan gives aktindsigt i kopier af inspicerede dokumenter, som EPSO har identificeret som fortrolige [2].

Desuden meddelte Ombudsmandens undersøgelseshold EPSO, at Ombudsmanden vil offentliggøre rapporten om inspektionen på sit websted for at give alle interesserede mulighed for at læse den.

2. Gennemgangen af sagsakterne

De inspicerede dokumenter

Ombudsmandens undersøgelseshold inspicerede og tog kopier af følgende dokumenter.

i) Dokumentet "Behandling af anmodninger om fornyet gennemgang" om EPSO's interne procedure for behandling af anmodninger om fornyet gennemgang (fortroligt).

ii) Dokumentet "Fiche jury - requests for review", dvs. det ark, som udvælgelseskomitéen anvender til at registrere sin afgørelse om en anmodning om revision (fortroligt).

iii) Dokumentet "Anmodninger om revision - retningslinjer for udarbejdelse af svar" (fortroligt).

iv) Udkastene til standardskrivelser, som EPSO's svar på anmodninger om fornyet gennemgang er baseret på.

v)Dokumentet »Réponses type aux demandes de réexamens«, der indeholder standardformuleringer og begrundelser på forskellige områder på grundlag af den relevante retspraksis, som EPSO anvender ved udarbejdelsen af sine svar på anmodninger om fornyet prøvelse.

vi) Dokumentet "Guide for Competition Selection Boards" af februar 2014 (fortroligt).

vii)Ombudsmandens repræsentanter fik også udleveret dokumentet "Requests for Review - Statistics for the purposes of the EU Ombudsman's own-initiative inquiry OI/10/2015/NF", der indeholder svarene på nedenstående elementer (fortroligt).

antallet af ansøgere, der efter at have anvendt proceduren for anmodning om fornyet behandling beslutter at indgive en administrativ klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, af samme grunde antallet af sådanne administrative klager i 2014 og i første kvartal af 2015 sammenlignet med 2013.

- Den tid, det i gennemsnit har taget EPSO at behandle anmodninger om gennemgang i 2014 og første kvartal af 2015.

- Hvor mange (og hvilke) retssager blev der indledt mod EPSO i forbindelse med dets behandling af anmodninger om fornyet gennemgang i 2014 og i første kvartal af 2015 sammenlignet med 2013.

viii) Den 25. september 2015 fremsendte EPSO rapporten fra arbejdsgruppen om anmodninger om fornyet behandling (fortroligt) til Ombudsmanden.

Oplysninger fra EPSO vedrørende de dokumenter, som Ombudsmanden havde anmodet om aktindsigt i:

Med hensyn til det inspicerede dokument i) havde Ombudsmanden i sit brev om indledning af undersøgelsen anmodet EPSO om at stille den nuværende version af EPSO's interne regler om behandling af anmodninger om fornyet gennemgang, herunder oplysninger om de seneste ændringer af disse regler, til rådighed for aktindsigt. EPSO's repræsentanter meddelte Ombudsmandens undersøgelseshold, at de ændringer, som EPSO har gennemført siden 2014 [3], ikke er afspejlet i dokumentet »Behandling af anmodninger om fornyet gennemgang«.

Med hensyn til det inspicerede dokument vi) havde Ombudsmanden i sit brev om indledning af undersøgelsen anmodet EPSO om at stille sin nye vejledning til udvælgelseskomitéer til rådighed for inspektion. EPSO's repræsentanter meddelte Ombudsmandens undersøgelseshold, at EPSO stadig er i færd med at revidere den eksisterende vejledning for udvælgelseskomitéer. Den nye vejledning er derfor endnu ikke tilgængelig. EPSO gav Ombudsmanden en kopi af den nuværende vejledning.

I sit brev om indledning af undersøgelsen havde Ombudsmanden også anmodet EPSO om at forberede inspektionsoplysninger om og dokumenter, der eventuelt var udarbejdet af EPSO's arbejdsgruppe om anmodninger om revision. EPSO's repræsentanter forklarede, at dets arbejdsgruppe om anmodninger om fornyet gennemgang har oprettet en intern onlinewiki [4] om anmodninger om fornyet gennemgang vedrørende udvælgelsesprøvernes talentscreenerfase. EPSO holdt en direkte præsentation af wikien for Ombudsmandens undersøgelseshold. På grundlag af de oplysninger, der er indsamlet via wikien, er arbejdsgruppen i færd med at udarbejde en rapport med konkrete forslag. EPSO's repræsentanter oplyste, at rapporten snart vil blive forelagt EPSO's ledelse til vedtagelse.

EPSO's repræsentanter indvilligede i at sende en kopi af rapporten til Ombudsmanden, når den var godkendt af EPSO's ledelse (inspektionsdokument viii) ovenfor).

De kontrollerede dokumenters fortrolighed

Som anført i ovenstående liste (under overskriften "De inspicerede dokumenter") identificerede EPSO's repræsentanter nogle af de inspicerede dokumenter som fortrolige i overensstemmelse med artikel 5, stk. 2, i Den Europæiske Ombudsmands gennemførelsesbestemmelser. Kopierne af de relevante dokumenter var mærket "fortroligt", underskrevet og dateret af en repræsentant for EPSO.

3. Udveksling af synspunkter og præciseringer fra EPSO

Nylige proceduremæssige ændringer i EPSO's behandling af anmodninger om fornyet gennemgang

I overensstemmelse med bestemmelserne i personalevedtægten træffer udvælgelseskomitéerne alle væsentlige afgørelser om ansøgeres deltagelse i almindelige udvælgelsesprøver. EPSO afholder imidlertid udvælgelsesprøverne og yder støtte til udvælgelseskomitéerne med hensyn til at meddele deres afgørelser til ansøgerne. EPSO's støttefunktion omfatter udarbejdelse af breve til ansøgerne, herunder svar på anmodninger om fornyet gennemgang. EPSO træffer selv afgørelse om de procedurer, det anvender i forbindelse med tilrettelæggelse af udvælgelsesprøver og støtte til udvælgelseskomitéer.

EPSO's repræsentanter oplyste, at EPSO i slutningen af 2012 indførte en revideret procedure for behandling af anmodninger om fornyet gennemgang. Siden da er proceduren blevet forvaltet af EPSO's afdeling for juridiske anliggender. Ved behandlingen af anmodninger om fornyet gennemgang har EPSO anvendt sagsbehandlere, dvs. administrativt personale, samt juridiske medarbejdere, der som anført nedenfor har haft forskellige opgaver på forskellige tidspunkter.

Under denne procedure var der oprindeligt to sagsbehandlere, der var ansvarlige for behandlingen af anmodninger om fornyet behandling. Dette omfattede registrering af anmodningerne, forberedelse af sagerne til udvælgelseskomitéens møder, opfølgning på eventuelle fornyede ansøgninger samt udarbejdelse af svarene og fremsendelse af dem via det IT-system, der anvendes til at forvalte udvælgelsesprøver. Proceduren omfattede også en særskilt juridisk kvalitetskontrolfase, hvor de juridiske medarbejdere havde den specifikke opgave at kontrasignere, dvs. systematisk kontrollere nøjagtigheden og den juridiske soliditet af de svar, der blev udarbejdet af sagsbehandlerne. I 2013 oplevede EPSO ingen særlige problemer eller forsinkelser i behandlingen af anmodninger om fornyet gennemgang på grundlag af denne procedure.

Situationen ændrede sig i begyndelsen af 2014, hvor EPSO oplevede en drastisk stigning i antallet af anmodninger om fornyet gennemgang. EPSO besluttede derfor i første kvartal af 2014 at forenkle proceduren for behandling af anmodninger om fornyet gennemgang og at omorganisere fordelingen af opgaver inden for det juridiske team for at fremskynde behandlingen. Efter omorganiseringen blev offentliggørelsen af svar og delvist også opfølgningen på tilbagetagelser (navnlig de IT-relaterede opgaver) flyttet til teamets administrative assistent og udarbejdelsen direkte til advokaterne. Som følge heraf og med henblik på at undgå en flaskehals på dette trin i proceduren blev arbejdsbyrden fordelt mere jævnt over hele teamet, den separate juridiske gennemgangsfase blev elimineret, og sagsbehandlerne kunne fokusere på at forberede og gennemføre udvælgelseskomitémøder.

Ifølge EPSO's repræsentanter var antallet af anmodninger om revision, der blev modtaget i 2014, 100 % højere end benchmarktallet fra 2013. Helt konkret modtog EPSO 1 084 anmodninger om gennemgang i 2014 sammenlignet med 571 anmodninger om gennemgang i 2013.

Ved udgangen af 2014/begyndelsen af 2015 besluttede EPSO at inddrage medlemmer af direktørens team i udarbejdelsen af svar på anmodninger om gennemgang med henblik på at yde støtte til det juridiske team.

Omorganiseringen af opgaverne mellem de juridiske medarbejdere og sagsbehandlerne i første kvartal af 2014 er af permanent karakter. Ydelsen af støtte fra medlemmer af direktørens team er midlertidig, men vil blive opretholdt, så længe det er nødvendigt.

Takket være de proceduremæssige ændringer, der er gennemført siden 2014, erklærede EPSO, at det er ved at indhente efterslæbet med hensyn til behandling af anmodninger om gennemgang. Mens det i gennemsnit tog EPSO 3,75 måneder at behandle anmodninger om gennemgang i 2013, havde EPSO brug for 5,75 måneder til at behandle anmodninger om gennemgang i 2014. Hvad angår de anmodninger om fornyet gennemgang, der blev modtaget i første halvdel af 2015, er EPSO's behandlingstid for anmodninger om fornyet gennemgang faldet til 3,5 måneder i gennemsnit.

På grundlag af visse relevante faktorer anslår EPSO antallet af anmodninger om fornyet gennemgang, som det forventer at modtage, med henblik på at fordele personaleressourcerne i overensstemmelse hermed. Det er imidlertid umuligt at forudsige alle stigninger i antallet af anmodninger om fornyet behandling.

EPSO's behandling af svar på anmodninger om gennemgang

Udvælgelseskomitéen mødes meget hurtigt efter udløbet af fristen for indgivelse af anmodninger om fornyet behandling [5], normalt inden for to uger. På dette møde træffer udvælgelseskomitéen afgørelse om alle anmodninger om fornyet behandling, enten ved at bekræfte, at en ansøger er udelukket fra en udvælgelsesprøve, eller ved at genindsætte vedkommende.

Det er meget tidskrævende at udarbejde og sende svar fra EPSO i overensstemmelse med udvælgelseskomitéens afgørelser.

Ved udarbejdelsen og fremsendelsen af svarene behandler EPSO først de anmodninger om fornyet gennemgang, som udvælgelseskomitéen har truffet en positiv afgørelse om. Den gør dette for at sikre, at de pågældende ansøgere så hurtigt som muligt genindtages i udvælgelsesprøven, således at de sammen kan deltage i næste trin i udvælgelsesprøven.

EPSO er således næsten altid i stand til at reintegrere ansøgere, der modtager et positivt svar på deres anmodning om fornyet gennemgang, på et tidspunkt, hvor de kan deltage i udvælgelsesprøvens næste fase sammen med alle andre ansøgere, der har fået adgang. EPSO behøver derfor under normale omstændigheder ikke at afholde prøver specifikt for tilbagetagne ansøgere [6].

Den materielle afgørelse vedrørende hver enkelt anmodning om fornyet prøvelse er således kendt på tidspunktet for offentliggørelsen af reservelisten. Det forhold, at svar på visse anmodninger om fornyet gennemgang først gives efter offentliggørelsen af reservelisten, afspejler, at EPSO ikke altid er i stand til at udarbejde og sende alle negative svar på anmodninger om fornyet gennemgang inden offentliggørelsen.

Det nuværende IT-system, der er udformet med henblik på at forhindre manipulation af udvælgelsesprøver, har vist sig at komplicere behandlingen af anmodninger om fornyet gennemgang. EPSO har derfor for nylig besluttet at revidere sit IT-system.

EPSO planlægger at uploade et "FAQ-dokument" på sit websted, som indeholder de mest almindeligt anvendte argumenter for at anmode om en gennemgang, der normalt ikke lykkes.

Oplysninger om proceduren for anmodning om fornyet gennemgang til ansøgere, der indgiver en anmodning om fornyet gennemgang

Ombudsmanden foreslog i sin skrivelse om indledning af undersøgelsen, at EPSO i kvitteringen for modtagelse – som sendes til ansøgere, der anmoder om en fornyet gennemgang – medtager de oplysninger om proceduren for anmodning om fornyet gennemgang, der er fastsat i de generelle regler for almindelige udvælgelsesprøver [7]. EPSO's repræsentanter anførte, at dette var et nyttigt forslag, og at EPSO ville undersøge sagen nærmere.

Oplysninger om klagemuligheder efter gennemgang

Som Ombudsmanden påpegede i sin skrivelse om indledning af undersøgelsen, redegør EPSO ikke udtrykkeligt for appelmulighederne i sine svar på anmodninger om fornyet behandling. Ombudsmandens undersøgelseshold forklarede, at det er god administrativ praksis at give sådanne oplysninger. EPSO's repræsentanter meddelte Ombudsmandens undersøgelseshold, at EPSO agter at medtage et link til de generelle regler for almindelige udvælgelsesprøver i sine svar. De generelle regler fastsætter alle tilgængelige klagemuligheder [8].

Indholdet af beholdningssvar

Som Ombudsmanden påpegede i sit brev om indledning af undersøgelsen, har EPSO tidligere og i sine beholdningssvar vedrørende anmodninger om fornyet gennemgang givet ansøgerne vejledende tidsrammer for modtagelse af et svar på deres anmodning om fornyet gennemgang. EPSO gik ofte glip af disse vejledende tidsrammer. EPSO's repræsentanter meddelte Ombudsmandens undersøgelseshold, at EPSO ikke længere vil fastsætte en vejledende tidsramme for et svar i sine ventende svar til ansøgerne, da dette har vist sig ikke at være nyttigt.

Med henblik på at afgøre, hvordan undersøgelsen skal forløbe, vil Ombudsmanden tage hensyn til og reflektere over alle de oplysninger, som hendes undersøgelseshold indhentede på mødet med EPSO, navnlig under udvekslingen af synspunkter (som beskrevet ovenfor).

Bruxelles, den 28. september 2015

Nastasja Fuxa
Juridisk medarbejder (sagsbehandler)

Tina Nilsson
Leder af Afdeling 4 for Klager og Forespørgsler

[1] Brevet, der indleder forespørgslen, findes her: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[2] Artikel 5, stk. 2, og artikel 14, stk. 2, i Den Europæiske Ombudsmands gennemførelsesbestemmelser.

[3] En oversigt over de ændringer, som EPSO har gennemført siden 2014, findes nedenfor under "3. Udveksling af synspunkter og præciseringer fra EPSO'.

[4] En "wiki" er en applikation, typisk web-baseret, som tillader kollaborativ ændring, udvidelse eller sletning af dens indhold og struktur. Det er en type indholdsstyringssystem, der kan tjene mange forskellige formål, herunder vidensstyring og notetagning.

[5] I henhold til EPSO's generelle regler for almindelige udvælgelsesprøver skal en anmodning om revision indgives senest 10 kalenderdage efter den dato, hvor afgørelsen om, at en ansøger ønsker at deltage, uploades til vedkommendes EPSO-konto. EUT 2014, C 60 A, s. 1.

[6] Tilrettelæggelse af særskilte prøver for tilbagetagne ansøgere kan imidlertid være nødvendig, når ansøgerne først indgiver en anmodning om fornyet gennemgang på tidspunktet for offentliggørelsen af reservelisten, og er nødvendig i tilfælde af, at Retten annullerer en udvælgelsesprøve.

[7] Jf. punkt 3.4.3. Proceduren for intern prøvelse af EPSO's generelle regler for almindelige udvælgelsesprøver, EUT 2014 C 60 A, s. 1.

[8] Jf. punkt 3.4.4. "Andre former for indsigelse" mod EPSO's generelle regler for almindelige udvælgelsesprøver.