Denne undersøgelse på eget initiativ i 2015 vedrørte EPSO's behandling af anmodninger om fornyet gennemgang fra forbigåede ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprøver. Undersøgelsen fokuserede navnlig på forsinkelser i EPSO's svar på ansøgernes anmodninger om fornyet gennemgang. Formålet med undersøgelsen var at fastslå, om der var systemiske problemer, der gav anledning til forsinkelserne, og i bekræftende fald at hjælpe EPSO med at forbedre proceduren. Ombudsmanden afsluttede sin undersøgelse med seks forslag til forbedringer: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/74349#suggestions

EPSO aflagde i 2017 og 2018 rapport til Ombudsmanden om de foranstaltninger, det har truffet for at gennemføre Ombudsmandens forslag. EPSO meddelte Ombudsmanden, at den gennemsnitlige behandlingstid for anmodninger om fornyet behandling havde stabiliseret sig på 1 måned i 2017 og 2018 (data for første halvår). Dette udgør en betydelig forbedring i forhold til gennemsnittet på 5,75 måneder i 2014 og 4,75 måneder i 2015 og skyldes hovedsagelig de proceduremæssige ændringer, som EPSO har indført, herunder dem, der er baseret på Ombudsmandens forslag.

I forbindelse med Ombudsmandens specifikke forslag til forbedringer har EPSO truffet følgende hovedforanstaltninger:

Med hensyn til forslaget om, at EPSO skal yde bedre støtte til udvælgelseskomitéerne, så de kan give en mere detaljeret begrundelse for deres afgørelser om anmodninger om fornyet gennemgang, har EPSO indført nye skabeloner til registrering af udvælgelseskomitéernes afgørelser på forskellige stadier af en udvælgelsesprøve og har forbedret sit uddannelsesprogram for medlemmer af udvælgelseskomitéer. EPSO har også indført kvalitetskontrol af udvælgelseskomitéens afgørelser, inden de meddeles ansøgerne, med henblik på at undgå skrivefejl.

EPSO har indført et nyt IT-system, som har haft en positiv indvirkning på effektiviteten af dets behandling af anmodninger om gennemgang, og det anvender nu telekonferenceteknologi til at afholde gennemgangsmøder i udvælgelseskomitéen.

Som foreslået af Ombudsmanden anslår EPSO nu systematisk antallet af anmodninger om fornyet gennemgang, som det forventer at modtage i igangværende udvælgelsesprøver, med henblik på at kunne afsætte tilstrækkelige ressourcer til deres behandling.

Det fjerde og femte forslag gik ud på at sikre, at ansøgerne fik klare og nøjagtige oplysninger om proceduren for anmodning om fornyet gennemgang. EPSO informerer nu ansøgerne, hvis det forventer forsinkelser i gennemgangen, og om, at det prioriterer at sende svar, hvis der har været et positivt resultat for ansøgeren. EPSO har også opdateret og udvidet sit onlinewebsted med ofte stillede spørgsmål med flere oplysninger om klageprocedurer. Den vil snart tilføje yderligere 20 spørgsmål vedrørende klagebehandling, sandsynligvis i anden halvdel af 2018.

Ombudsmanden glæder sig over den række foranstaltninger, som EPSO har truffet med henblik på at følge op på hendes forslag til forbedringer.