Baggrunden for klagen

1. Den foreliggende sag vedrører klagerens påståede ulovlige udelukkelse fra den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/197/10 for juristlingvister (»udvælgelsesprøven«)[1], der blev afholdt af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO), på grund af den påståede fejlagtige tildeling af de relevante prøvedokumenter.

2. Klageren er en rumænsk statsborger, der deltog i konkurrencen. Han deltog i en computerbaseret indledende test, som bestod af en oversættelse fra fransk til engelsk. Oversættelsen blev udarbejdet med tekstbehandlingssoftware, identificeret ved et hemmeligt nummer, og indsendt elektronisk.

3. Efter EPSO's afgørelse om ikke at give ham adgang til udvælgelsesprøvens næste fase på grund af hans præstation i den computerbaserede prøve, skrev klageren til EPSO den 23. og igen den 30. september 2011 og anmodede om en kopi af hans prøve og evalueringsskemaet og anmodede om en revision af afgørelsen.

4. Den 10. oktober 2011 fremsendte EPSO de ønskede dokumenter til klageren. På grund af en fejl i fremsendelsen sendte EPSO ham imidlertid også kopier af de skriftlige prøver fra andre deltagere i udvælgelsesprøven.

5. Den 13. oktober 2011 kontaktede klageren EPSO via sin webgrænseflade og anførte, at EPSO fejlagtigt havde tildelt ham en anden ansøgers skriftlige prøve (nummer XXXXXXX). Han henviste endvidere til en anden prøve, som var blandt de prøver, som EPSO havde sendt ved en fejl, og identificerede denne prøve som hans. I lyset af disse omstændigheder anmodede han EPSO om at træffe øjeblikkelige foranstaltninger og afhjælpe den påståede fejltilskrivning.

6. I sit svar af 14. oktober 2011 bekræftede EPSO, at klagerens skriftlige prøve rent faktisk havde prøvenummer XXXXXXX. Under påberåbelse af, at udvælgelsesproceduren var hemmelig, anførte den, at den ikke kunne give yderligere forklaringer vedrørende håndteringen af de skriftlige prøver og tildelingen af hemmelige numre.

7. Den 17. oktober 2011 sendte klageren endnu et brev til EPSO, hvori han hævdede, at EPSO havde undladt at træffe foranstaltninger efter hans tidligere brev. Han bad også om en gennemgang af den metode, der anvendes til at identificere kandidater ´ skriftlige prøver.

8. Ved identiske breve af 14. og 20. oktober 2011 meddelte EPSO klageren, at det på grund af det store antal deltagere i udvælgelsesprøven kunne tage "længere tid end normalt"at besvare klagerens anmodning om en fornyet undersøgelse.

9. Den 24. oktober 2011 skrev klageren til EPSO for at anmode om, at udvælgelsesprøven blev suspenderet, og at spørgsmålet blev afklaret.

10. I slutningen af oktober 2011 meddelte EPSO på sit websted, at assessmentcentrets prøver i forbindelse med den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/197/10 ville finde sted mellem den 8. og den 17. november 2011.

11. Den 26. oktober 2011 indgav klageren denne klage til Den Europæiske Ombudsmand.

Undersøgelsens genstand

12. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende påstande og påstande:

Påstande

1. EPSO gennemførte ikke den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/197/10 med den fornødne omhu ved at gennemføre denne procedure på en sådan måde, at klagerens skriftlige prøve blev forvekslet med en anden ansøgers.

2. EPSO undlod at gennemføre den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/197/10 på en gennemsigtig måde ved at nægte at give oplysninger om proceduren til sikring af anonymitet i forbindelse med den computerbaserede prøve.

3. Ved ikke at give et øjeblikkeligt svar på klagerens påstande eller suspendere udvælgelsesprøven og i betragtning af alvoren af det spørgsmål, som klageren rejste, undlod EPSO at gennemføre den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/197/10 med den fornødne omhu.

Krav

1. Udvælgelsesprøve EPSO/AD/197/10 bør suspenderes, indtil det påståede tilfælde af fejl eller forsømmelser er afgjort.

2. Ved tilrettelæggelsen af fremtidige udvælgelsesprøver bør EPSO vedtage regler og procedurer for at undgå tilfælde af fejl eller forsømmelser som dem, der er omhandlet i den foreliggende sag.

Undersøgelsen

13. Den 30. november 2011 anmodede Ombudsmanden EPSO om at afgive en udtalelse om klagerens påstande og krav senest den 29. februar 2012. Den 23. februar 2012 anmodede EPSO om en forlængelse af denne periode indtil den 31. marts 2012, hvilket Ombudsmanden imødekom. EPSO's udtalelse blev forelagt Ombudsmanden den 13. april 2012. Den blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Klageren gjorde dette den 29. maj 2012.

14. Efter en omhyggelig analyse af parternes argumenter og de beviser, der blev fremlagt under undersøgelsen, besluttede Ombudsmanden, at der var behov for en gennemgang af EPSO's sagsakter vedrørende udvælgelsesprøven. Kontrollen blev foretaget af Ombudsmandens tjenestegrene den 11. januar 2013. En kopi af inspektionsrapporten blev sendt til EPSO, og en kopi blev sendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger senest den 28. februar 2013. Klageren fremsatte ingen bemærkninger til denne rapport.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

15. I sine bemærkninger udtrykte klageren bekymring over den tid, det tager EPSO at "give et svar". Han anførte, at eftersom tildelingen af testdokumenter er af central betydning for konkurrencen, bør oplysninger om denne tildeling være let tilgængelige. Ombudsmanden forstår klagerens erklæring som en henvisning til den tid, det tager EPSO at fremsende sin udtalelse til Ombudsmanden. Det er korrekt, at EPSO først afgav sin udtalelse den 13. april 2012, dvs. næsten to uger efter udløbet af den (forlængede) frist herfor. Det er også korrekt, at EPSO ikke har undskyldt denne forsinkelse. Ikke desto mindre mener Ombudsmanden, at denne lille forsinkelse ikke havde en negativ indvirkning på undersøgelsen af de spørgsmål, som klageren havde rejst. Det er derfor ikke nødvendigt yderligere at undersøge dette aspekt af den foreliggende sag.

16. Da de er faktuelt og logisk forbundne, finder Ombudsmanden det hensigtsmæssigt at behandle klagerens første og tredje påstand sammen med hans første påstand. Klagerens anden påstand vil blive behandlet sammen med klagerens anden påstand.

A. Påstande om, at EPSO ikke har gennemført udvælgelsesprøven med den fornødne omhu og ikke har truffet øjeblikkelige foranstaltninger for at løse problemet og den tilhørende anmodning om suspension

Argumenter forelagt Ombudsmanden

17. Klageren hævdede, at EPSO ved at gennemføre udvælgelsesproceduren på en måde, der resulterede i, at hans skriftlige prøve blev forvekslet med en anden ansøgers, og ved ikke at give et øjeblikkeligt svar på hans påstande eller suspendere udvælgelsesprøven ikke gennemførte udvælgelsesprøven med den fornødne omhu. Han hævdede, at den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/197/10 burde suspenderes, indtil det påståede tilfælde af fejl eller forsømmelser var afgjort.

18. EPSO forklarede i sin udtalelse, hvordan ansøgernes computerbaserede oversættelsesprøver identificeres og behandles under hele udvælgelsesprøven.

19. Med hensyn til den påståede fejlagtige tilskrivning af testdokumenterne understregede EPSO, at det efter klagerens e-mail af 13. oktober 2011 og igen efter Ombudsmandens indledning af undersøgelsen kontrollerede registrene vedrørende identifikationen og behandlingen af de computerbaserede oversættelsesprøver. EPSO understregede, at kontrollen bekræftede, at der ikke var sket nogen fejl, da oversættelsesnummeret XXXXXXX er det, der blev genereret på den arbejdsstation, der var tildelt klageren (arbejdsstation nr. XX i testcentret) på tidspunktet for hans testudnævnelse.

20. Til støtte for sin holdning gav EPSO Ombudsmanden: i) et screenshot af klagerens EPSO-konto ii) en liste over de ansøgere til udvælgelsesprøve EPSO/AD/197/10, som aflagde prøven i samme testcenter og samme dag som klageren iii) et uddrag af listen underskrevet af klageren på testcentret iv) .xml-filen i klagerens foreløbige oversættelsestest og v) teksten til oversættelsen med nummer XXXXXXX.

21. EPSO behandlede ikke specifikt klagerens anmodning om suspension af udvælgelsesprøven.

22. I sine bemærkninger bekræftede klageren, at han ikke kunne genkende den skriftlige prøve, som han var blevet tildelt, og at han anså den software, som EPSO anvendte, for at være upålidelig på grund af mulige tekniske problemer. I den forbindelse hævdede klageren, at der burde have været en underskrevet kopi af testpapiret. Han var også af den opfattelse, at EPSO ikke havde behandlet hans sag korrekt og rettidigt ved ikke at træffe yderligere foranstaltninger for at sikre korrekt tildeling af prøver.

Resultaterne af gennemgangen af EPSO's sagsakter

23. Under gennemgangen af EPSO's sagsakter fik Ombudsmandens repræsentanter en detaljeret redegørelse for, hvordan den computerbaserede software fungerede, og fik udleveret kopier af de relevante dokumenter. Desuden var Ombudsmandens repræsentanter i stand til at sammenligne den test, der blev tildelt klageren, med den test, han identificerede som sin egen, og kontrollere de personoplysninger, der var forbundet med sidstnævnte. EPSO's repræsentanter forklarede, at ansøgerne, når de bestiller deres skriftlige prøve på en bestemt dato i det valgte testcenter, tildeles et bestemt lokale i dette testcenter og en bestemt computer i dette lokale. Når ansøgerne ankommer til testcentret, kontrolleres deres identitet af et medlem af testcentrets personale. Ansøgerne bliver igen bedt om at bekræfte deres identitet på computerskærmen. Når en ansøger gør det, knytter systemet den session, der åbnes på arbejdsstationen, til den specifikke ansøger via kvalifikationskoden, udvælgelsesprøvens nummer og det personlige identitetskort. Alle disse oplysninger gemmes efterfølgende i en individuel fil, som derefter overføres elektronisk til EPSO via et sikkert websted. Den specifikke software henter den skriftlige prøve fra hver fil og fremstiller ved hjælp af oplysningerne i den generelle fil kopier af prøverne, som kun identificeres ved hjælp af ansøgernes hemmelige numre. Når prøverne er rettet, udføres den omvendte operation, og pointene knyttes til ansøgernes navne. Ifølge de repræsentanter for EPSO, der var til stede ved kontrollen, ville det kun være muligt at knytte en skriftlig prøve til den forkerte ansøger, hvis de to pågældende ansøgere deltog i prøven i samme center, samme dag og samme time, og hvis de udvekslede de arbejdsstationer, som de benyttede, efter at prøven var begyndt.

24. Klageren fremsatte ingen bemærkninger til kontrolrapporten.

Ombudsmandens vurdering

25. Ved vurderingen af klagerens første påstand skal Ombudsmanden overveje, om der var en fejlagtig tilskrivning af de relevante testdokumenter i klagerens sag.

26. Ombudsmanden bemærker, at EPSO under hele undersøgelsen insisterede på, at klagerens skriftlige prøve ikke var fejlbehæftet.

27. I sin udtalelse og specifikt under inspektionen gav EPSO detaljerede forklaringer på, hvordan ansøgernes prøver behandles, og hvordan hemmelige numre automatisk tildeles ansøgerne. EPSO gjorde det navnlig klart, at en forkert tildeling af prøvepapirer kun kan forekomme, hvis to ansøgere, der aflægger deres prøve i samme center samme dag og samme time, udveksler arbejdsstationer, efter at prøven er påbegyndt. På grundlag af EPSO's tekniske forklaringer finder Ombudsmanden EPSO's holdning plausibel.

28. Desuden viste det sig under inspektionen, at det testpapir, som klageren identificerede som sit eget, var skrevet på et testcenter og på en dato, der afveg fra klagerens testcenter og testdato. Det følger heraf, at det på grundlag af EPSO's forklaringer ikke ville være muligt at foretage en fejlagtig tilskrivning af prøvepapirer i klagerens tilfælde, uanset om det prøvepapir, som klageren hævdede at være hans, var af tilstrækkelig kvalitet eller ej.

29. Klageren anførte også, at den elektroniske tildeling af testpapirer ved hjælp af specifik software ikke var tilstrækkelig pålidelig, og at testpapirer derfor burde underskrives elektronisk eller på anden måde. Kontrollen viste imidlertid, at hver ansøger skal bekræfte sin identitet på den arbejdsstation, der er tildelt vedkommende. Dette synes at give tilstrækkelig garanti for, at forfatteren af testdokumentet rent faktisk kan identificeres korrekt.

30. På baggrund af disse betragtninger finder Ombudsmanden, at der ikke kan konstateres fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagerens første påstand. Da denne påstand ikke kan godtages, kan den dermed forbundne påstand, dvs. klagerens første påstand, ikke tages til følge. Endelig mener Ombudsmanden på grundlag af disse konklusioner og under hensyntagen til, at der ikke kan konstateres nogen fejl ved tildelingen af klagerens prøve, at EPSO ikke kan bebrejdes for ikke at have suspenderet udvælgelsesprøven. Ombudsmanden vil tage hensyn til resten af klagerens tredje påstand (dvs. at EPSO ikke gav et øjeblikkeligt svar på klagerens påstande) i sin vurdering af den anden påstand og hendes yderligere bemærkning.

B. Påstand om, at EPSO ikke gennemførte udvælgelsesprøven på en gennemsigtig måde

Argumenter forelagt Ombudsmanden

31. Klageren hævdede, at EPSO ved at nægte at give oplysninger om proceduren for at sikre anonymitet i den computerbaserede prøve ikke gennemførte udvælgelsesprøven på en gennemsigtig måde.

32. I sin udtalelse redegjorde EPSO detaljeret for den metode, der var anvendt til at vurdere ansøgernes prøver. Med hensyn til anonymiseringen af prøven forklarede EPSO, at ved afslutningen af den computerbaserede prøve gemmes alle data, der genereres af hver arbejdsstation, og som indeholder ansøgernes ´-oversættelser, i en individuel fil. Alle ansøgeres filer overføres derefter elektronisk via en sikker forbindelse til EPSO, som lagrer og behandler dem ved hjælp af en særlig algoritme. Oversættelsen er adskilt fra de andre data, der ville gøre det muligt at identificere kandidaten, og der tildeles et hemmeligt nummer til hver oversættelse med henblik på identifikation under bedømmelsesprocessen, som er anonym. Markørerne korrigerer oversættelsen på grundlag af foruddefinerede objektive kriterier og fremsætter et forslag til pointgivningen. Herefter træffer udvælgelseskomitéen afgørelse om det endelige pointtal. De bedømte prøveeksemplarer tilpasses derefter til de tilsvarende kandidatprofiler på grundlag af det hemmelige nummer ved hjælp af ovennævnte softwarealgoritme, og prøveresultaterne meddeles ansøgerne.

33. I sine bemærkninger hævdede klageren, at de svar, han modtog fra EPSO, manglede klarhed, "mens det i deres svar til dig ser ud til, at de havde været systematiske og klare".

Ombudsmandens vurdering

34. Ombudsmanden bemærker, at EPSO oprindeligt påberåbte sig den fortrolige karakter af udvælgelsesprøven som begrundelse for at nægte at videregive oplysninger om håndteringen af skriftlige prøver og tildelingen af hemmelige numre.

35. I løbet af undersøgelsen fremlagde EPSO imidlertid detaljerede oplysninger om den procedure, der blev anvendt til at sikre anonymitet i computerbaserede prøver. I sine bemærkninger erkendte klageren, at disse forklaringer var tilstrækkeligt informative og klare. Under disse omstændigheder er der ingen grund til yderligere undersøgelser af klagerens anden påstand.

36. Uanset denne konklusion er Ombudsmanden af den opfattelse, at intet ville have forhindret EPSO i at give disse forklaringer på det tidspunkt, hvor klageren første gang rejste spørgsmålet. Ombudsmanden vil derfor fremsætte en yderligere bemærkning i denne henseende.

37. I lyset af hendes konklusioner vedrørende klagerens påstande finder Ombudsmanden, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser af klagerens anden påstand.

C. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

Der har ikke været fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagerens første påstand og hans første påstand.

Der er ingen grund til yderligere undersøgelser med hensyn til resten af klagerens klage.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkning

Det ville være nyttigt, hvis EPSO i fremtiden kunne give ansøgere, der giver udtryk for, at deres prøvepapirer kan være blevet blandet sammen med andre ansøgeres prøvepapirer, en korrekt beskrivelse af de foranstaltninger, som EPSO har truffet for at forhindre, at en sådan situation opstår.

Emily O´Reilly

Udfærdiget i Strasbourg, den 11. november 2013

[1] EUT 2010 C 248A, s. 1.