Strasbourg, den 3. september 2007

Kære M.

Den 30. oktober 2006 indgav De en klage over Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor ("EPSO"). Din klage vedrører almindelig udvælgelsesprøve EPSO/AD/4/04 for administratorer (A*7) med cypriotisk, estisk, lettisk, litauisk, maltesisk, polsk, slovakisk, slovensk, tjekkisk og ungarsk statsborgerskab inden for europæisk offentlig forvaltning (1).

Den 13. december 2006 videresendte jeg klagen til EPSO’s direktør. Den 14. marts 2007 modtog jeg EPSO's udtalelse på fransk og den 16. april 2007 en oversættelse til engelsk, som jeg sendte til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren er de faktiske omstændigheder sammenfattende som følger.

Klageren aflagde de skriftlige prøver i almindelig udvælgelsesprøve EPSO/AD/4/04 for administratorer (A*7) med cypriotisk, estisk, lettisk, litauisk, maltesisk, polsk, slovakisk, slovensk, tjekkisk og ungarsk statsborgerskab inden for europæisk offentlig forvaltning. På trods af hendes gode resultater meddelte EPSO hende, at hendes pointtal ikke var tilstrækkeligt høje til at give hende adgang til udvælgelsesprøvens næste trin. På det tidspunkt vidste klageren ikke, at hun kunne anmode EPSO om at udlevere kopier af hendes skriftlige prøver og evalueringsskemaer til hende.

Den 30. oktober 2006 skrev klageren til EPSO og understregede, at det ikke fremgik af meddelelsen om udvælgelsesprøven, at ansøgerne kunne anmode om oplysninger om deres præstationer, og anmodede om en kopi af hendes skriftlige prøver og evalueringsskema, herunder udvælgelseskomitéens bemærkninger til hendes skriftlige prøver.

EPSO svarede, at "som fastsat i vejledningen for ansøgere har ansøgerne ret til efter anmodning og senest en måned efter datoen for meddelelsen af deres resultater at få tilsendt en kopi af deres prøve sammen med et evalueringsskema. Da ansøgerne blev underrettet om resultatet af den skriftlige prøve den 16. februar 2006, er fristen desværre udløbet".

Samme dag indgav klageren en klage til Den Europæiske Ombudsmand.

Klageren hævdede, at EPSO's afslag på at give hende hendes skriftlige prøver og evalueringsskema manglede retsgrundlag. Til støtte for denne påstand hævdede klageren, at meddelelsen om udvælgelsesprøve EPSO/AD/4/04, som er det eneste juridisk bindende dokument i forbindelse med denne udvælgelsesprøve, ikke henviser til, hvordan og hvordan der anmodes om oplysninger.

Klageren hævdede, at EPSO burde udlevere ovennævnte dokumenter til hende.

Forespørgslen

Ombudsmanden videresendte klagen til EPSO og anmodede det om i sin udtalelse at redegøre for i) sin holdning til den retlige status for vejledninger for ansøgere i almindelige udvælgelsesprøver afholdt af EPSO. I samme korrespondance med EPSO mindede Ombudsmanden for det første om bestemmelserne i fjerde afsnit i "III. GENEREL PROCEDURE (...) 2. Prøvninger (...)" i vejledningen for ansøgere (EPSO/AD/4/04; EPSO/AST/2/04 EPSO/AST/3/04)(2). Ombudsmanden mindede for det andet om Kommissionens tilsagn i lyset af Den Europæiske Ombudsmands særberetning til Europa-Parlamentet efter hans undersøgelse på eget initiativ af den hemmeligholdelse, der var en del af Kommissionens ansættelsesprocedure (3). Kommissionen forpligtede sig navnlig til "(...) at foreslå de nødvendige juridiske og organisatoriske ordninger for at give ansøgerne adgang til deres egne afmærkede eksamenspapirer efter anmodning fra den 1. juli 2000 og fremefter"(4). Ombudsmanden forklarede EPSO, at han forstår, at EPSO har accepteret Kommissionens ovennævnte tilsagn som en del af sin egen praksis. Ombudsmanden anmodede EPSO om at forklare, ii) hvordan bestemmelserne i ovennævnte fjerde afsnit i vejledningen for ansøgere var i overensstemmelse med Kommissionens ovennævnte tilsagn om at give ansøgerne adgang til deres prøvepapirer.

EPSO's udtalelse

EPSO's udtalelse kan sammenfattes som følger.

Klageren aflagde de skriftlige prøver i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/4/04 (5), som blev afholdt for at opstille en reserveliste over administratorer for borgere fra de ti lande, der tiltrådte EU i 2004. Klageren, der er maltesisk statsborger, valgte området europæisk offentlig forvaltning.

Den 16. februar 2006 underrettede EPSO klageren om sine resultater. Klageren havde opnået det krævede antal point i hver af disse skriftlige prøver, men opnåede ikke det samlede antal point, der kræves for at placere hende blandt de 15 bedste ansøgere fra Malta.

Den 30. oktober 2006 kontaktede klageren EPSO pr. e-mail og anmodede om en kopi af hendes skriftlige prøver og af evalueringsskemaerne med udvælgelseskomitéens bemærkninger. I sit svar af samme dato mindede EPSO om, at det i vejledningen for ansøgere var angivet, at ansøgerne havde en måned fra datoen for meddelelsen af resultaterne til at fremsætte denne anmodning, og forklarede, at denne frist var udløbet.

EPSO påpegede, at første afsnit i vejledningen for ansøgere, der blev offentliggjort på det tidspunkt, hvor udvælgelsesprøven blev iværksat, angiver den nøjagtige juridiske værdi af teksten: "Denne vejledning er kun til orientering. Udvælgelseskomitéen er kun bundet af ordlyden af den meddelelse om udvælgelsesprøve, der offentliggøres i EUT." Denne angivelse definerer derfor så præcist som muligt både reglerne i meddelelsen om udvælgelsesprøven, som udvælgelseskomitéen skal overholde, og ansøgernes pligt til at udvise omhu. Meddelelsen om udvælgelsesprøven må derfor ikke forveksles med de rent proceduremæssige regler i EPSO’s vejledning for ansøgere med henblik på at sikre en smidig og hurtig forvaltning af udvælgelsesprøverne. Det følger heraf, at det kun er ordlyden af meddelelsen om udvælgelsesprøven, der kan anvendes som grundlag for afgørelser om ansøgere, og at vejledningen for ansøgere skal tjene som et supplement til at lette administrationen.

EPSO understregede, at det netop var for bedre at overholde den forpligtelse, der blev indgået i 1999 efter Ombudsmandens rapport, at det efterfølgende blev besluttet at offentliggøre adgangsreglerne i meddelelsen om udvælgelsesprøven i stedet for i vejledningen for ansøgere, hvorved ansøgernes rettigheder blev bedre beskyttet.

EPSO henledte endvidere Ombudsmandens opmærksomhed på behovet for altid at fastsætte grænser for anmodninger om kopier af prøvepapirer. EPSO's nødvendigvis begrænsede ressourcer skal koncentreres om at forvalte procedurerne på en sådan måde, at institutionernes frister for udarbejdelse af reservelister overholdes. Dette kræves også af princippet om god forvaltningsskik.

EPSO konkluderede, at EPSO i lyset af ovenstående og til trods for, at fristen for behandling af denne type anmodninger blev nøje overholdt for så vidt angår anmodningerne fra alle de øvrige ansøgere til denne udvælgelsesprøve, i forbindelse med denne klage var villig til at fremlægge de ønskede kopier af prøvepapirerne. EPSO accepterede denne undtagelse fra behandlingen af sådanne anmodninger, da fristen på tidspunktet for offentliggørelsen af udvælgelsesprøve EPSO/AD/4/04 ikke var fastsat i den juridisk bindende tekst til meddelelsen om udvælgelsesprøven. EPSO vedlagde sammen med sin udtalelse kopier af klagerens skriftlige prøver og evalueringsskemaer.

Klagerens bemærkninger

EPSO's udtalelse og de vedlagte kopier af klagerens skriftlige prøver og evalueringsskemaer blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren.

Afgørelsen

1 Påstanden om manglende retsgrundlag

1.1 Klageren bestod ikke de skriftlige prøver i forbindelse med den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/4/04. Som svar på klagerens anmodning om skriftlige prøver og evalueringsskemaer anførte EPSO den 30. oktober 2006, at "ansøgerne ifølge vejledningen for ansøgere har ret til at få tilsendt [de ønskede dokumenter] senest en måned efter datoen for meddelelsen af deres resultater". Eftersom klageren var blevet underrettet om hendes resultater den 16. februar 2006, kunne EPSO derfor ikke sende hende de ønskede dokumenter, fordi den frist, der var fastsat i vejledningen for ansøgere, var udløbet.

Klageren hævdede, at EPSO's afslag på at give hende hendes skriftlige prøver og evalueringsskema manglede retsgrundlag. Til støtte for denne påstand hævdede klageren, at meddelelsen om udvælgelsesprøven, som er det eneste juridisk bindende dokument, ikke henviste til måden og de nærmere bestemmelser for anmodning om oplysninger.

Klageren hævdede, at EPSO burde udlevere ovennævnte dokumenter til hende.

1.2 EPSO anførte sammenfattende, at i) ansøgervejledningens juridiske status er defineret i selve vejledningen: "Denne vejledning er kun til orientering. Udvælgelseskomitéen er kun bundet af den meddelelse om udvælgelsesprøve, der er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende. Det er derfor kun teksten i meddelelsen om udvælgelsesprøven, der kan anvendes som grundlag for afgørelser om ansøgere, mens vejledningen for ansøgere skal tjene som supplement til at lette tilrettelæggelsen af prøver. I betragtning af at EPSO's begrænsede ressourcer er koncentreret om forvaltning af procedurer med henblik på at overholde institutionernes frister for udarbejdelse af reservelister, er det altid nødvendigt at fastsætte grænser for anmodninger om kopier af prøvepapirerne. Fristen for behandling af sådanne anmodninger i forbindelse med denne udvælgelsesprøve var blevet overholdt nøje i forhold til andre ansøgere. Eftersom ovennævnte frist på tidspunktet for offentliggørelsen af den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/4/04 imidlertid ikke var blevet fastsat i et juridisk bindende dokument, dvs. meddelelsen om udvælgelsesprøven, indvilligede EPSO i at sende klageren kopier af hendes skriftlige prøver og de evalueringsskemaer, som udvælgelseskomitéen havde udfyldt.

1.3 Ombudsmanden bemærker først, at vejledningen for ansøgere til almindelige udvælgelsesprøver EPSO/AD/4/04; EPSO/AST/2/04 og EPSO/AST/3/04 bestemmer, at "[a]fter de skriftlige prøver kan [ansøgerne] efter anmodning og senest en måned efter datoen for meddelelsen af deres resultater få udleveret en kopi af deres skriftlige indlæg samt en kopi af deres personlige bedømmelsesskema, herunder udvælgelseskomitéens bemærkninger til deres skriftlige prøve(r)."(6)

Ombudsmanden bemærker, at selv om EPSO i sin udtalelse ikke tog stilling til dette særlige aspekt af Ombudsmandens undersøgelse, ser det ud til, at det har vedtaget en sådan bestemmelse med henblik på at efterkomme Ombudsmandens henstilling om, at "Kommissionen bør give ansøgerne adgang til deres egne afmærkede eksamensbesvarelser efter anmodning."(7) I denne forbindelse noterer Ombudsmanden sig og glæder sig over EPSO's yderligere initiativ, der er taget med henblik på bedre at beskytte ansøgernes rettigheder, til i meddelelser om udvælgelsesprøver i stedet for i vejledningerne for ansøgere at offentliggøre reglerne om ansøgernes ret til at få adgang til oplysninger om dem.

1.4 Ombudsmanden påpeger imidlertid, at princippet om god forvaltningsskik kræver, at tjenestemænd sørger for, at afgørelser, der berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, har et retligt grundlag, og at deres indhold er i overensstemmelse med loven (8). Ombudsmanden bemærker i denne forbindelse, at fristen for ansøgernes anmodning om adgang til deres skriftlige prøver og bedømmelsesskemaer i den foreliggende sag var fastsat i vejledningen for ansøgere, der, som EPSO har erkendt, ikke var et juridisk bindende dokument.

1.5 Ombudsmanden bemærker imidlertid, at EPSO sammen med sin udtalelse gav klageren umærkede kopier af hendes skriftlige prøver og evalueringsskemaerne, "eftersom fristen på tidspunktet for offentliggørelsen af udvælgelsesprøve EPSO/AD/4/04 ikke var fastsat i meddelelsens juridisk bindende tekst ". Ombudsmanden forstår, at EPSO var klar over, at disse umærkede kopier i overensstemmelse med Ombudsmandens procedure ville blive sendt til klageren i forbindelse med undersøgelsen af klagen. I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden derfor, at klagerens påstand om, at EPSO bør forelægge hende ovennævnte dokumenter, er opfyldt, og mener derfor, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser af dette aspekt af klagen.

1.6 Ombudsmanden bemærker imidlertid yderligere, at EPSO, selv om det afviste klagerens anmodning, også anførte, at det har overholdt ovennævnte frist i forbindelse med behandlingen af anmodninger fra andre ansøgere i denne udvælgelsesprøve, der svarede til klagerens.

1.7 Ombudsmanden bemærker, at selv om omfanget af denne undersøgelse udelukkende vedrører EPSO's afslag på klagerens anmodning om adgang til hendes skriftlige prøver og evalueringsskemaer og ikke vedrører en anmodning om adgang fra en anden ansøger til oplysninger om ham eller hende eller de nærmere bestemmelser for en sådan adgang generelt, kan EPSO's ovennævnte erklæring ikke gå ubemærket hen. Ombudsmanden fremsætter derfor en yderligere bemærkning i denne henseende nedenfor.

2 Konklusion

2.1 Af de grunde, der er anført i punkt 1.5 ovenfor, finder Ombudsmanden, at det ikke er berettiget at foretage yderligere undersøgelser af denne klage. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

EPSO's direktør vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere ophold

Ombudsmanden finder det nyttigt at fremsætte følgende yderligere bemærkning:

I betragtning af at udløbet af fristen for ansøgernes ret til at anmode om adgang til deres egne skriftlige prøver og evalueringsskemaer var fastsat i det ikkebindende dokument "Guide for Applicants", kunne EPSO overveje at tage sine eventuelle afslag på en sådan anmodning om adgang op til fornyet overvejelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EUT 2004 C 317 A/3.

(2) Findes på EPSO's websted (http://www.europa.eu/epso/on-line-applications/guide_en.htm).

(3) Den Europæiske Ombudsmands særberetning til Europa-Parlamentet efter undersøgelsen på eget initiativ af tavshedspligten i forbindelse med Kommissionens ansættelsesprocedure, som findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu/special/en/default.htm).

(4) Se Den Europæiske Ombudsmands pressemeddelelse nr. 16/99 af 15. december 1999.

(5) EUT 2004 C 317 A. Berigtigelse hertil blev offentliggjort i EUT 2005 C 89 A.

(6) Jf. afsnit 4 i III. GENEREL PROCEDURE (...) 2. Test af vejledningen for ansøgere, som findes på EPSO's websted (http://www.europa.eu/epso/on-line-applications/guide_en.htm).

(7) Se Den Europæiske Ombudsmands pressemeddelelse nr. 16/99 af 15. december 1999.

(8) Artikel 4 (lovlighed) i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik bestemmer:

"Tjenestemanden handler i overensstemmelse med loven og anvender de regler og procedurer, der er fastsat i fællesskabslovgivningen. Tjenestemanden skal navnlig drage omsorg for, at afgørelser, der berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, har et retligt grundlag, og at deres indhold er i overensstemmelse med loven."