Strasbourg, den 30. april 2008

Kære Dr. V.

Den 18. januar 2005 indgav De på vegne af Deres organisation en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende sprogkravet i retningslinjerne for en indkaldelse af forslag offentliggjort af Europa-Kommissionen.

Den 23. februar 2005 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand. Kommissionen fremsendte den tyske oversættelse af sin udtalelse den 3. juni 2005. Jeg fremsendte den til Dem den 23. juni 2005 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 13. juli 2005.

Den 23. september 2005 anmodede jeg Kommissionen om inden den 31. oktober 2005 at fremsende yderligere oplysninger om denne sag. De blev underrettet herom samme dag.

Den 19. oktober 2005 anmodede Kommissionen om en forlængelse af fristen indtil den 25. november 2005. Jeg imødekom denne anmodning den 4. november 2005. De blev underrettet herom samme dag. Den 10. november 2005 meddelte Kommissionen mig, at der ville ske en yderligere forsinkelse.

Kommissionen fremsendte den 23. november 2005 det engelske originaleksemplar af sit svar på min anmodning om yderligere oplysninger. Den tyske oversættelse fulgte den 6. december 2005. Jeg fremsendte den til Dem den 19. december 2005 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 21. januar 2006.

Den 22. marts 2006 blev Deres sag henvist til en anden juridisk medarbejder.

Den 31. marts 2006 anmodede jeg Kommissionen om inden den 31. maj 2006 at fremsende yderligere oplysninger om denne sag. De blev underrettet herom samme dag.

Den 9. juni 2006 meddelte Kommissionen mig, at dens svar beklageligvis ville blive forsinket.

Den 22. juni 2006 skrev Markus Ferber, medlem af Europa-Parlamentet, til mig for at bede mig om at behandle Deres sag. I mit svar af 13. juli 2006 meddelte jeg Ferber, at en undersøgelse af Deres sag var i gang, og at Kommissionen var blevet anmodet om yderligere oplysninger. En kopi af Ferbers brev og af mit svar blev fremsendt til Dem den 13. juli 2006.

Den 11. juli 2006 sendte jeg en påmindelse til Kommissionen.

Den 27. juli 2006 sendte Kommissionen mig det engelske originaleksemplar af sit svar på mine spørgsmål. Den tyske oversættelse blev fremsendt til mig den 9. august 2006.

Den 9. august 2006 kontaktede mit kontor Dem for at meddele Dem, at Kommissionens svar var kommet.

På grund af ferieperioden kunne Kommissionens svar først fremsendes til Dem den 23. august 2006 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønskede det, inden den 30. september 2006. Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem på denne dato.

Den 26. marts 2007 sendte jeg et udkast til henstilling til Kommissionen vedrørende denne sag. Kommissionen blev anmodet om at afgive en udførlig udtalelse senest den 30. juni 2007. De blev underrettet herom samme dag.

Den 30. april 2007 anmodede Kommissionen om en forlængelse af fristen indtil den 31. juli 2007. Denne anmodning blev imødekommet af mig den 22. maj 2007. Den 19. juni 2007 anmodede Kommissionen om en yderligere forlængelse af fristen indtil den 30. september 2007. Den 28. september 2007 anmodede Kommissionen om endnu en forlængelse af fristen indtil den 31. oktober 2007, hvilket jeg indrømmede den 5. oktober 2007. Du er blevet informeret om disse udvidelser.

Den 6. november 2007 fremsendte Kommissionen den engelske original af sin udførlige udtalelse, som jeg sendte Dem en kopi af til hurtig orientering den 16. november 2007. Kommissionen fremlagde en tysk oversættelse af sin udførlige udtalelse den 17. december 2007. Jeg fremsendte denne oversættelse til Dem den 18. december 2007 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det, senest den 31. januar 2008. Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem på denne dato. I en telefonsamtale med Ombudsmandens kontor, der fandt sted den 10. marts 2008, understregede De imidlertid, at De ikke var tilfreds med Kommissionens holdning.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

I 2004 offentliggjorde Kommissionen en indkaldelse af forslag inden for rammerne af programmet "Europæisk initiativ for demokrati og menneskerettigheder" (EIDHR). Indkaldelsen af forslag vedrørte "rehabilitering af torturofre". Det var planen, at de aktiviteter, der skulle støttes af Kommissionen, også kunne finde sted i EU.

Punkt 2.2.1 i "Retningslinjer for tilskudsansøgere, der deltager i indkaldelsen af forslag for 2004" ("retningslinjerne") fastsatte følgende: "Ansøgerne skal ansøge på engelsk, fransk eller spansk." Den fastsatte endvidere, at ansøgningerne skulle ledsages af i) den ansøgende organisations vedtægter eller vedtægter, ii) ansøgerens seneste årlige aktivitetsrapport og regnskaber, iii) en ekstern revisionsrapport (hvis det ansøgte tilskud oversteg 300 000 EUR) og iv) dokumentet om juridiske enheder (en formular fra Kommissionen) behørigt udfyldt. Punkt 2.2.1 i retningslinjerne bestemte, at originalerne af disse dokumenter skulle indsendes, og at hvis disse dokumenter var affattet på et andet sprog end de ovennævnte, "skal der vedlægges en troværdig oversættelse til et af disse".

Klageren, en tysk forening, der tilbyder psykologisk behandling og social støtte til flygtninge og deres familier, der er ofre for tortur, havde til hensigt at indgive en ansøgning som svar på denne indkaldelse af forslag.

I en e-mail af 17. september 2004 forklarede klageren, at alle relevante dokumenter, som klageren skulle fremlægge, kun var tilgængelige på tysk, og at en oversættelse ville være meget dyr og tidskrævende. Klageren spurgte derfor, om de oprindelige versioner ville være acceptable, og hvis ikke, om delvise oversættelser ville være det.

I sit svar af 13. oktober 2004 påpegede Kommissionen, at "du kan sende en delvis oversættelse, forudsat at den interessante del oversættes: dem, der henviser til status som ngo, og typen af aktiviteter, som organisationen kan gennemføre...".

Den 26. oktober 2004 meddelte klageren Kommissionen, at den havde brug for tid til at udarbejde disse oversættelser, og anmodede derfor om en forlængelse af fristen. Ifølge klageren blev der imidlertid ikke modtaget noget svar fra Kommissionen.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at den var blevet klart forskelsbehandlet i forhold til andre konkurrenter som følge af Kommissionens krav om, at ansøgninger skulle indgives på engelsk, fransk eller spansk. Ifølge klageren var denne betingelse også i strid med EF-traktaten og forordning nr. 1 om den ordning, der skal gælde for Det Europæiske Fællesskab på det sproglige område (1) ("forordning nr. 1/58").

Artikel 2 i forordning nr. 1/58 har følgende ordlyd:

"Dokumenter, som en medlemsstat eller en person, der er undergivet en medlemsstats jurisdiktion, sender til Fællesskabets institutioner, kan affattes på et hvilket som helst af de officielle sprog, afsenderen vælger. Svaret affattes på samme sprog."

Klageren hævdede endvidere, at Kommissionens undladelse af at besvare dens anmodning om en forlængelse af fristen for indgivelse af ansøgninger udgjorde en mangel på høflighed og dermed en overtrædelse af Kommissionens adfærdskodeks.

Klageren hævdede, at alle officielle EU-sprog burde accepteres i fremtidige indkaldelser af forslag.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

Kommissionen anførte i sin udtalelse, at den altid havde udvist et stærkt engagement i den sproglige mangfoldighed i Fællesskabet.

Med hensyn til oversættelsen af ansøgningsskemaerne påpegede Kommissionen, at dette spørgsmål allerede var blevet behandlet af den daværende formand Prodi i hans svar af 29. januar 2002 på skriftlig forespørgsel E-1479/01. Dette svar har følgende ordlyd:

"Kommissionen bekræfter sit tilsagn om at bevare den sproglige mangfoldighed i Fællesskabet, således som det fremgår af de projekter, der blev iværksat i forbindelse med Det Europæiske Sprogår i 2001.

(...)

I forbindelse med de ofte langvarige udbud og dertil knyttede dokumenter vedrørende samarbejdsprojekter med tredjelande er det ikke muligt – i betragtning af de høje omkostninger i form af finansielle og menneskelige ressourcer og den ekstra tid, der er forbundet med at yde ekstern bistand – at arbejde systematisk på de nationale sprog både i alle modtagerlandene og i EU's medlemsstater. (...) Det siger sig selv, at udvælgelserne foretages uden forskelsbehandling på grundlag af nationalitet.

Kommissionen bestræber sig på at anlægge en pragmatisk tilgang både for at sikre en hurtig og effektiv indsats fra dens side og for at sikre gennemsigtighed og den bredest mulige adgang for de pågældende operatører. Den anvender de fællesskabssprog, der anvendes i den internationale handel og i de lande, der modtager fællesskabsstøtte. Af praktiske grunde accepterer Kommissionen, at visse bilag til buddene affattes på et andet sprog end det fællesskabssprog, der anvendes i udbudsbekendtgørelsen og svarformularen. Og Kommissionens personale står til rådighed for at afklare ethvert aspekt af den procedure, der skal følges over for de berørte erhvervsdrivende.

(...)"

Med hensyn til den anden påstand understregede Kommissionen, at fristen var blevet fastsat, og at det havde været umuligt at indrømme undtagelser. Den påpegede ligeledes, at anmodningen om forlængelse var blevet afvist ved e-mail afsendt samme dag, hvoraf den fremsendte en kopi.

På baggrund af ovenstående konkluderede Kommissionen, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser.

Klagerens bemærkninger

Klageren accepterede i sine bemærkninger, at Kommissionen havde påvist, at den havde besvaret dens e-mail af 26. oktober 2004. Klageren tilføjede, at den ikke havde modtaget dette svar på daværende tidspunkt, formodentlig af tekniske årsager.

Med hensyn til hovedparten af klagen fremførte klageren, at Kommissionens udtalelse havde bekræftet, at klagen var berettiget.

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger rettede Ombudsmanden to anmodninger om yderligere oplysninger til Kommissionen. Kommissionen besvarede behørigt Ombudsmandens spørgsmål, og klageren fik mulighed for at fremsætte bemærkninger til disse svar.

Ombudsmandens forslag til henstilling

Udkastet til henstilling

Den 26. marts 2007 sendte Ombudsmanden i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i sin statut følgende udkast til henstilling (3) til Kommissionen:

Kommissionen bør i fremtidige indkaldelser af forslag under det europæiske initiativ for demokrati og menneskerettigheder undgå uberettigede begrænsninger af de officielle sprog, som forslagene kan indgives på.

Dette udkast til henstilling var baseret på følgende overvejelser:

i) Generelle betragtninger

1 Ombudsmanden bemærkede, at den foreliggende sag vedrørte spørgsmålet om, hvorvidt Kommissionen har ret til at kræve, at ansøgere, der besvarer en indkaldelse af forslag, anvender et bestemt sprog eller vælger et af de sprog, som Kommissionen har fastsat. Den foreliggende sag vedrørte således ikke spørgsmålet om, hvorvidt Kommissionen er forpligtet til at stille dokumenterne vedrørende en given indkaldelse af forslag til rådighed på et bestemt sprog.

2 Det relevante sprogkrav vedrørte ansøgningen i sin helhed, dvs. ansøgningen som sådan og eventuel dokumentation, der skal fremlægges. I sit svar på Ombudsmandens anden anmodning om yderligere oplysninger forklarede Kommissionen, at dokumentation nu kan indgives på et hvilket som helst fællesskabssprog. Ombudsmanden mente, at denne ændring helt sikkert var en forbedring i forhold til de gamle regler. Han bemærkede imidlertid, at det i de nye regler var fastsat, at når støttedokumenterne var affattet på et andet officielt EU-sprog end det eller de sprog, der var omhandlet i indkaldelsen af forslag, "anbefales det kraftigt [fremhævelse i originalen ] for at lette evalueringen at sørge for en oversættelse af de relevante dele af dokumenterne (...) til det eller de sprog, der er omhandlet i indkaldelsen af forslag"(4). I lyset af denne formulering var det ikke klart, om de nye regler i praksis reelt ville føre til en lempelse af det relevante sprogkrav. Under alle omstændigheder var det klart, at ændringerne kun vedrørte dokumentationen, og at Kommissionen stadig krævede, at ansøgerne indsendte deres ansøgninger på det eller de sprog, der var fastsat i indkaldelsen af forslag.

3 Dette klagepunkt er opstået som følge af en tvist vedrørende en indkaldelse af forslag inden for rammerne af EIDHR. Eftersom klagerens påstand vedrørte en specifik indkaldelse af forslag under EIDHR, fandt Ombudsmanden, at klagerens påstand også skal forstås som vedrørende fremtidige indkaldelser af forslag under EIDHR.

4 Det spørgsmål, der skulle undersøges her, var, om Kommissionen har ret til at kræve, at ansøgere, der besvarer en indkaldelse af forslag inden for det relevante område, anvender et bestemt sprog eller vælger et af de specifikke sprog, som Kommissionen har fastsat. Efter Ombudsmandens opfattelse behandles dette spørgsmål i forordning 1/58. I henhold til artikel 2 i denne forordning kan "[d]ocuments, som (...) en person, der er underlagt en medlemsstats jurisdiktion, sender til Fællesskabets institutioner, affattes på et hvilket som helst af de officielle sprog, afsenderen vælger." De (nu 23) officielle fællesskabssprog er fastsat i EF-traktatens artikel 314.

Klageren var en juridisk person, der var etableret i Tyskland og dermed underlagt denne medlemsstats jurisdiktion. Da artikel 2 i forordning nr. 1/58 klart fandt anvendelse på juridiske personer, ville klageren således have haft ret til at indgive sin ansøgning på tysk eller et hvilket som helst andet af de officielle EU-sprog. Kommissionens nuværende praksis vedrørende indkaldelser af forslag under EIDHR var således ikke i overensstemmelse med fællesskabsretten, medmindre 1) artikel 2 i forordning nr. 1/58 ikke fandt anvendelse på den pågældende sektor, eller 2) der var gyldige grunde til at fravige denne regel.

ii) Finder artikel 2 i forordning nr. 1/58 anvendelse på indkaldelser af forslag under EIDHR?

5 Kommissionen har gjort gældende, at en fællesskabsinstitutions fremsendelse af dokumenter som svar på en indkaldelse af forslag finder sted i forbindelse med denne indkaldelse af forslag, og at artikel 2 i forordning nr. 1/58 ikke finder anvendelse i denne sammenhæng. Ombudsmanden bemærkede imidlertid, at forordning nr. 1/58 fastsætter de generelle regler for Fællesskabets institutioners brug af sprog. Enhver begrænsning af denne bestemmelses anvendelsesområde skal således fastlægges af den institution, der påberåber sig en sådan begrænsning. Ombudsmanden bemærkede imidlertid, at Kommissionen ikke havde henvist til nogen anden bestemmelse, hvoraf det kunne udledes, at artikel 2 i forordning nr. 1/58 ikke fandt anvendelse på de svar, der skulle gives på en indkaldelse af forslag under EIDHR.

iii) Er der gyldige grunde til at fravige artikel 2 i forordning nr. 1/58?

6 Kommissionen har fremført en række argumenter til støtte for sit synspunkt, som kan sammenfattes som følger: i) ansøgerne bør være i stand til at beherske de sprog, som Kommissionen kræver ii) det er nødvendigt at sikre, at projekterne forstås i modtagerlandene iii) afholdelsen af sådanne indkaldelser af forslag indebærer en skønsmargen iv) beslutningen om at kræve, at ansøgerne anvender de fællesskabssprog, der anvendes i den internationale handel og i de lande, der modtager fællesskabsstøtte, er rimelig v) sprogkravene har ikke gjort det umuligt for ansøgerne at besvare sådanne indkaldelser af forslag vi) det ville være praktisk umuligt at arbejde på alle fællesskabssprog inden for ekstern bistand.

7 Ombudsmanden påpegede, at fællesskabslovgiveren ved artikel 2 i forordning 1/58 havde givet personer, der er underlagt en medlemsstats lovgivning, ret til at beslutte, hvilket af EU's officielle sprog de ønsker at anvende, når de henvender sig til Fællesskabets institutioner. I lyset af denne afgørelse, der er tilpasset af fællesskabslovgiveren, fandt Ombudsmanden, at enhver begrænsning af denne ret skal være baseret på gyldige grunde, der er nødvendige for at nå det legitime mål, der forfølges, og stå i et rimeligt forhold til målet.

8 Efter nøje at have undersøgt alle de oplysninger, han havde modtaget, konkluderede Ombudsmanden, at de fem første argumenter, som Kommissionen havde fremført, ikke var overbevisende (5).

9 Det argument, som Kommissionen synligt tillagde størst betydning, vedrørte de praktiske konsekvenser af at imødekomme ansøgninger på alle officielle EU-sprog. Ombudsmanden bemærkede, at Kommissionen havde udtrykt frygt for, at dens mission (inden for udviklingssamarbejde) ville gå i stå, hvis den arbejdede systematisk på de nationale sprog både i alle modtagerlandene og i EU's medlemsstater.

10 For det første fandt Ombudsmanden det nyttigt at påpege, at denne vision var baseret på en forkert forudsætning, eftersom spørgsmålet var, om ansøgerne skulle kunne henvende sig til Kommissionen på et hvilket som helst af EU's officielle sprog og ikke på et hvilket som helst tredjelands sprog. Ombudsmanden bemærkede også, at Kommissionens forudsigelse ikke var underbygget af konkrete og håndgribelige beviser. På denne baggrund var Ombudsmanden ikke overbevist om, at det dramatiske scenarie, som Kommissionen havde skitseret, var realistisk.

11 Uanset ovenstående understregede Ombudsmanden, at han naturligvis var klar over, at behovet for at behandle ansøgninger på alle officielle EU-sprog sandsynligvis ville lægge et alvorligt pres på Kommissionens finansielle og personalemæssige ressourcer. Han erkendte endvidere, at omkostningshensyn kan udgøre en alvorlig, endog tvingende grund til at begrænse antallet af sprog i indkaldelser af forslag. Da retten til at anvende et hvilket som helst fællesskabssprog imidlertid blev indrømmet ved artikel 2 i forordning 1/58, ville enhver begrænsning af denne ret efter Ombudsmandens opfattelse nødvendiggøre en lovgivningsmæssig retsakt.

12 For så vidt som Kommissionen påberåbte sig interne problemer og hensigtsmæssighedsgrunde til støtte for sin holdning, fandt Ombudsmanden, at sådanne betragtninger ikke kunne være tilstrækkelige til at berettige Kommissionen til at tilsidesætte sine retlige forpligtelser i henhold til artikel 2 i forordning nr. 1/58, medmindre de interne problemer faktisk var uoverstigelige. Efter Ombudsmandens opfattelse var det ikke blevet påvist, at dette var tilfældet.

13 Ombudsmanden bemærkede endvidere, at Kommissionen også påberåbte sig behovet for at sikre en pålidelig og rettidig gennemførelse af fællesskabsbistand af høj kvalitet. Efter Ombudsmandens opfattelse spillede interesserne hos modtagerne af projekterne under EIDHR naturligvis en vigtig rolle i denne sammenhæng. Det kunne ikke udelukkes, at der kunne være tilfælde, hvor det var vigtigt at sikre, at projekter under EIDHR gennemføres så hurtigt som muligt, og hvor denne hastende karakter kunne berettige Kommissionen til at kræve, at ansøgerne anvender et bestemt sprog i forbindelse med deres forslag. Ombudsmanden bemærkede imidlertid, at Kommissionen ikke havde gjort gældende, at der var tale om en sådan hastende karakter i den foreliggende sag. Han var endvidere af den opfattelse, at det ikke seriøst kunne hævdes, at alle indkaldelser af forslag under EIDHR var så presserende, at det ville være bydende nødvendigt at begrænse ansøgernes ret i henhold til artikel 2 i forordning nr. 1/58 til at anvende et fællesskabssprog efter eget valg.

14 Det fremgik, at visse indkaldelser af forslag under EIDHR omfattede foranstaltninger, der fokuserer på et bestemt land. Ombudsmanden erkendte, at der i sådanne tilfælde ville være en vis logik i at anmode ansøgerne om at anvende det sprog, der skal anvendes til gennemførelsen af deres projekter, allerede når de indgiver deres forslag, i det mindste for så vidt angår beskrivelsen af projektet (i modsætning til dokumentation). Det fremgik imidlertid af Kommissionens indlæg, at sidstnævnte begrænsede antallet af sprog, der kunne anvendes af ansøgerne i alle indkaldelser af forslag under EIDHR, dvs. uanset om der var en tvingende grund til at gøre det i en given sag. Ombudsmanden var under alle omstændigheder af den opfattelse, at eftersom artikel 2 i forordning nr. 1/58 gav ansøgerne ret til at anvende et hvilket som helst fællesskabssprog, når de henvendte sig til fællesskabsinstitutionerne, ville en generel begrænsning af de sprog, der kunne anvendes ved indgivelse af forslag til projekter under EIDHR, kræve, at fællesskabslovgiveren traf en afgørelse herom.

15 EIDHR var baseret på to forordninger, som Rådet vedtog i 1999. Disse forordninger blev ændret i 2004 efter forslag fra Kommissionen. Ombudsmanden påpegede, at hvis Kommissionen fandt, at der var tvingende grunde til generelt at begrænse antallet af sprog, der kunne anvendes ved indgivelse af forslag under EIDHR, ville den således have mulighed for at forelægge et forslag herom for fællesskabslovgiveren.

16 På baggrund af ovenstående nåede Ombudsmanden til den konklusion, at Kommissionens insisteren på, at engelsk, fransk eller spansk skulle anvendes til ansøgninger i henhold til indkaldelsen af forslag vedrørende "rehabilitering af torturofre", udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

17 Ombudsmanden konkluderede endvidere, at Kommissionen ikke havde været i stand til at påvise, at det ville være berettiget generelt at begrænse antallet af sprog, der kan anvendes i forbindelse med svar på indkaldelser af forslag under EIDHR. Med forbehold af gyldige grunde, der kan begrunde en sådan begrænsning i individuelle tilfælde, og så længe fællesskabslovgiveren ikke havde besluttet andet, bør ansøgerne derfor frit kunne anvende et hvilket som helst fællesskabssprog, de måtte vælge, jf. artikel 2 i forordning 1/58.

Kommissionens udførlige udtalelse

I sin udførlige udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

EIDHR var blevet erstattet af "Det Europæiske Instrument for Demokrati og Menneskerettigheder"(6). Kommissionen antog derfor, at Ombudsmanden havde dette instrument i tankerne, da han udarbejdede sit udkast til henstilling.

Ombudsmanden udelukkede ikke, at sprogrestriktioner kan være berettigede i særlige tilfælde, f.eks. når foranstaltningen gennemføres i en nødsituation eller i et bestemt land. Enhver sådan begrænsning vil skulle begrundes med tvingende grunde og forklares på grundlag af de individuelle omstændigheder i forbindelse med en given indkaldelse af forslag. Ombudsmanden var også enig i, at andre overvejelser kunne være relevante.

Besvarelse af en indkaldelse af forslag ved indgivelse af et forslag var ikke omfattet af artikel 2 i forordning nr. 1. Denne bestemmelse fandt kun anvendelse, når meddelelsen blev indledt af afsenderen, mens institutionen i indkaldelser af forslag opfordrede ansøgerne til at indsende forslag. I sidstnævnte tilfælde handlede Kommissionen som en ordregivende myndighed og rådede over en vis skønsmargen med hensyn til de nærmere bestemmelser, der skulle følges.

Hvis Kommissionen skulle arbejde systematisk på alle officielle EU-sprog, ville forsinkelserne i procedurerne for levering af ekstern bistand være så betydelige, at det ville gøre det umuligt effektivt at nå målene i EF-traktatens artikel 177.

Indkaldelser af forslag inden for udviklingssamarbejde og ekstern bistand blev også sendt til ansøgere fra EU's partnerlande. Accept af alle EU-sprog vil imidlertid føre til en ny forskelsbehandling af sprogene i EU's partnerlande, f.eks. thailandsk, swahili, arabisk eller russisk.

Selv om Ombudsmanden havde begrænset omfanget af sit udkast til henstilling til EIDHR, kunne det let påberåbes som præcedens for indkaldelser af forslag under andre instrumenter for ekstern bistand. Dette rejste alvorlige spørgsmål om den faktiske virkning af udkastet til henstilling.

Ombudsmandens forslag til henstilling ville rent faktisk føre til uoverstigelige problemer. Der blev foretaget en analyse af dens direkte og indirekte virkninger, og resultaterne heraf var som følger:

• Kommissionens bestræbelser på at forenkle procedurerne havde ført til en betydelig stigning i deltagelsen i indkaldelser af forslag i forbindelse med foranstaltninger vedrørende bistand til tredjelande. F.eks. var antallet af ansøgninger under et specifikt ngo-samfinansieringsprogram steget fra 980 i 2006 til 1854 i 2007, hvilket er en stigning på næsten 100 %. Erfaringen har også vist, at det tog nogen tid, før antallet af ansøgere fra de nye medlemsstater nåede sit maksimum.
• Det var først, når alle forslag i forbindelse med en indkaldelse af forslag var modtaget, at oversættelseskravene ville blive kendt. Det var derfor yderst vanskeligt at træffe forberedende foranstaltninger med hensyn til oversættelsesarbejdsbyrden. Evalueringstempoet vil naturligvis afhænge af "sidst i køen", hvilket forsinker hele proceduren.
• En begrænsning af forslagene til et eller flere EU-sprog var ikke kun en forudsætning ud fra de endelige støttemodtageres synspunkt, men også med henblik på at lette evalueringsudvalgenes arbejde. Selv om det var vanskeligt at forestille sig, at der i Kommissionens hovedsæde var tilstrækkeligt mange flersprogede eksperter til rådighed til at dække alle officielle sprog og alle ekspertiseområder, forekom dette umuligt for Kommissionens delegationer, der havde meget begrænset personale til rådighed. Medlemmerne af de fleste evalueringsudvalg blev imidlertid ansat blandt delegationernes medlemmer.
• Valget af fransk, engelsk og spansk sikrede den bedst mulige rationelle udnyttelse af de knappe ressourcer, samtidig med at der blev taget hensyn til evalueringsudvalgenes sproglige kapacitet, og EU-institutionernes ansvar over for de europæiske skatteydere blev anerkendt.
• Udkastet til henstilling vil indebære, at alle forslag skal oversættes til et af Kommissionens vigtigste arbejdssprog inden for ekstern bistand for at sikre en retfærdig og upartisk vurdering. Det vil derfor være afgørende at sikre de højeste standarder for oversættelseskvalitet. Dette ville være uigennemførligt uden en betydelig forøgelse af midlerne og personalet. Nødvendigheden af at oversætte forslag på et systematisk grundlag vil føje flere måneder til evaluerings- og udvælgelsesprocessen for hver indkaldelse af forslag. Desuden ville der være en større risiko for, at de lovbestemte frister udløber, inden kontrakten indgås.
• Med hensyn til den direkte virkning af udkastet til henstilling vil dets anvendelse på indkaldelser af forslag under EIDHR indebære oversættelse af ca. 50 000 sider fra 20 yderligere sprog om året, hvilket vil tilføje 2-5 måneder til evaluerings- og udvælgelsesprocessen for hver indkaldelse af forslag, som i øjeblikket i gennemsnit tager 6-9 måneder. En forsinkelse af denne dimension ville være uoverkommelig. I 2006 var de gennemsnitlige udgifter til oversættelse af en side ca. 188 EUR.
• Selv om udkastet til henstilling var begrænset til EIDHR's indkaldelser af forslag, var andre områder af Kommissionens aktiviteter så ens, at det ikke kunne udelukkes, at Ombudsmanden kunne udvide sit udkast til henstilling til disse områder i fremtiden. En eventuel udvidelse af indkaldelser af forslag til bevidstgørelse og uddannelse i udvikling, som var baseret på en EU-forordning, ville medføre en endnu større stigning i forsinkelser og omkostninger. Det overordnede mål for denne type foranstaltninger var at øge den europæiske offentligheds bevidsthed om udviklingsproblemer og mobilisere støtte i Europa til foranstaltninger til støtte for udviklingslandene. Da ED-aktioner også kan være berettiget til finansiering under EIDHR, bør sådanne indkaldelser af forslag indgå i analysen af den indirekte virkning af Ombudsmandens udkast til henstilling. På grundlag af tallene for 2006 anslås det samlede antal forslag, der indgives af ansøgere på andre fællesskabssprog end dem, der i øjeblikket opfylder betingelserne for behandling, til næsten 500 om året, hvilket svarer til mindst 25 000 sider, der skal oversættes. Anvendelsen af Ombudsmandens udkast til henstilling ville således koste mindst 4,7 mio. EUR.
• Udkastet til henstilling kan også have konsekvenser for tilskuddenes kontraktfase. Det kunne tilskynde til anmodninger om, at tilskudsaftaler og de mange bilag hertil også affattes på det sprog, som forslaget er affattet på. Dette ville medføre en ekstra arbejdsbyrde på ca. 3 000 oversættelsessider og en betydelig stigning i de administrative omkostninger, hvilket var vanskeligt at forudsige.
• Der kan også være en langsigtet indvirkning på EF's finansieringsinstrumenter inden for eksternt samarbejde generelt, på offentlige indkøb på dette område og på indkaldelser af forslag, der forvaltes af andre af Kommissionens tjenestegrene.
• Det kan konkluderes, at hvis ansøgerne frit kunne vælge, på hvilket sprog de ville indsende deres forslag, underskrive kontrakter og kommunikere, ville det have en betydelig negativ indvirkning i form af øgede omkostninger, varighed og bureaukrati i forbindelse med tilskud og forvaltning af offentlige indkøb i forbindelse med EU's eksterne samarbejde. Ud fra et praktisk og operationelt synspunkt vil udkastet til henstilling ophæve Kommissionens bestræbelser på at forbedre, fremskynde og forenkle disse forvaltningsprocedurer. Uden en væsentlig forhøjelse af administrationsbudgettet ville gennemførelsen af udkastet til henstilling på lang sigt være umulig.
• Der var også vigtige effektivitetshensyn, der tvang Kommissionen til at begrænse brugen af sprog i indkaldelser af forslag under EIDHR. Ansøgere skal kunne arbejde på modtagerlandets officielle sprog eller det fællesskabssprog, der er mest udbredt i dette land. Kravet om, at ansøgerne skal indgive deres ansøgninger på dette sprog, er derfor et effektivt udvælgelseskriterium. De personer og institutioner, der er involveret i modtagerlandet, skal også være i stand til at forstå og evaluere de indsendte forslag. Den "europæiske konsensus" om udvikling, som Rådet, Parlamentet og Kommissionen i fællesskab har erklæret, understreger principperne om ejerskab og partnerskab. At acceptere andre sprog end engelsk, fransk, spansk eller portugisisk ville være i modstrid med disse principper.
• I den foreliggende sag var der stor sandsynlighed for, at foranstaltningen ville blive gennemført i tredjelande, hvor engelsk, fransk eller spansk var almindeligt talt eller forstået. Desuden var der stor sandsynlighed for, at størstedelen af de endelige modtagere, dvs. torturofrene, ville tale og forstå disse sprog i stedet for tysk eller andre fællesskabssprog.
• Med hensyn til det eksempel, som Ombudsmanden anvendte, ville et forslag til en foranstaltning i Latinamerika, der skulle gennemføres på spansk, ikke have været støtteberettiget, hvis det var blevet indgivet af en ansøger på engelsk. I sådanne tilfælde skal forslag indsendes på spansk.
• Det problem, der lå til grund for klagen, var i mellemtiden blevet løst, da Kommissionen nu accepterede dokumentation på alle officielle EU-sprog.
• Finansieringen af rehabiliteringscentre for torturofre udgjorde kun en mindre del af EIDHR's aktioner og var planlagt til at blive udfaset og overtaget af medlemsstaterne.

Kommissionen konkluderede, at den havde anvendt de relevante regler korrekt, og at den var rede til at forklare årsagerne til at begrænse antallet af fællesskabssprog, der skulle anvendes i retningslinjerne for tilskud i forbindelse med fremtidige indkaldelser af forslag under EIDHR.

Klagerens bemærkninger

Klageren fremsatte ikke skriftlige bemærkninger. I en telefonsamtale med Ombudsmandens kontor understregede klageren imidlertid, at den ikke var tilfreds med Kommissionens holdning.

Afgørelsen

1 De relevante faktiske omstændigheder

1.1 I 2004 offentliggjorde Europa-Kommissionen en indkaldelse af forslag inden for rammerne af programmet "Europæisk initiativ for demokrati og menneskerettigheder". Indkaldelsen af forslag vedrørte "rehabilitering af torturofre". Det var planen, at de aktiviteter, der skulle støttes af Kommissionen, kunne finde sted i et hvilket som helst land (med undtagelse af visse lande uden for EU). Indkaldelsen af forslag (i den form, den havde, efter at der var udsendt en berigtigelse) havde endvidere følgende ordlyd: "Hvis aktiviteterne finder sted inden for EU, skal rehabiliteringsaktiviteterne målrettes mod ofre, der kommer fra lande uden for EU, eller mod torturforebyggelse i lande uden for EU."

1.2 Ifølge "Retningslinjer for tilskudsansøgere, der besvarer indkaldelsen af forslag for 2004" ("Retningslinjerne") skulle proceduren omfatte to faser, nemlig i) indgivelse af foreløbige forslag og ii) indgivelse af udfyldte ansøgninger for en række forhåndsudvalgte ansøgninger. Foreløbige forslag skulle indsendes senest den 27. oktober 2004. Disse ansøgninger skulle derefter kontrolleres af Kommissionen. Kun de ansøgere, der havde indgivet de bedste foreløbige forslag, skulle derefter opfordres til at indgive udfyldte ansøgninger.

1.3 Retningslinjernes punkt 2.2.1 havde følgende ordlyd: "Ansøgere skal ansøge på engelsk, fransk eller spansk." Ansøgningerne skulle desuden ledsages af i) ansøgerorganisationens vedtægter, ii) ansøgerens seneste årlige aktivitetsrapport og regnskaber, iii) en ekstern revisionsrapport (hvis det ansøgte tilskud oversteg 300 000 EUR) og iv) en behørigt udfyldt formular om retlig enhed (en formular fra Kommissionen). Punkt 2.2.1 i retningslinjerne bestemte, at originaler af disse dokumenter skulle indsendes, og at hvis disse dokumenter var affattet på et andet sprog end de ovennævnte, skulle der vedlægges " en tro oversættelse til et af disse".

Retningslinjerne fastsatte endvidere, at spørgsmål kunne sendes til Kommissionen senest 21 dage før fristen for modtagelse af foreløbige forslag, og at der ville blive givet et svar senest 11 dage før denne frist.

1.4 Klageren, en tysk forening, der tilbyder psykologisk behandling og social støtte til flygtninge og deres familier, der er ofre for tortur, havde til hensigt at indgive en ansøgning som svar på denne indkaldelse af forslag.

1.5 I en e-mail af 17. september 2004 forklarede klageren, at alle relevante dokumenter, som klageren skulle fremlægge, kun var tilgængelige på tysk, og at en oversættelse ville være meget dyr og tidskrævende. Klageren spurgte derfor, om de oprindelige versioner ville være acceptable, og hvis ikke, om delvise oversættelser ville være det. I sit svar af 13. oktober 2004 påpegede Kommissionen, at "De kan sende en delvis oversættelse, forudsat at den interessante del oversættes: dem, der henviser til status som ngo, og typen af aktiviteter, som organisationen kan gennemføre, ...".

1.6 Den 26. oktober 2004 meddelte klageren Kommissionen, at den havde brug for tid til at udarbejde disse oversættelser, og anmodede derfor om en forlængelse af fristen.

2 Indledende bemærkninger

2.1 Klageren gjorde i sin klage til Ombudsmanden gældende, 1) at klageren var blevet forskelsbehandlet som følge af Kommissionens krav om, at ansøgningerne skulle indgives på engelsk, fransk eller spansk, og at denne betingelse også var i strid med fællesskabsretten. Klageren hævdede endvidere (2), at Kommissionens undladelse af at besvare dens anmodning om en forlængelse af fristen for indgivelse af ansøgninger udgjorde en mangel på høflighed og dermed en overtrædelse af Kommissionens adfærdskodeks.

Klageren hævdede, at alle officielle EU-sprog burde accepteres i fremtidige indkaldelser af forslag.

2.2 I sin udtalelse om klagen fremhævede Kommissionen med hensyn til det andet klagepunkt, at fristen for indgivelse af ansøgninger var blevet fastsat, og at det ikke havde været muligt at indrømme undtagelser. Kommissionen påpegede også, at klagerens anmodning om en forlængelse var blevet afvist ved e-mail, der blev sendt samme dag, og som den fremsendte en kopi af til Ombudsmanden.

2.3 I sine bemærkninger accepterede klageren, at Kommissionen havde påvist, at den havde besvaret dens e-mail af 26. oktober 2004. Klageren tilføjede, at den ikke havde modtaget dette svar på daværende tidspunkt, formodentlig af tekniske årsager.

2.4 På baggrund af ovenstående mener Ombudsmanden, at klageren således reelt har frafaldet den anden påstand. Kun den første påstand og påstanden skal derfor undersøges her.

2.5 Den første påstand består af to led, idet klageren hævder i) at være blevet forskelsbehandlet, og ii) at Kommissionens adfærd var ulovlig. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at klageren i det væsentlige har begrænset sig til at anfægte lovligheden af Kommissionens adfærd og ikke har fremsat nogen konkrete argumenter for at fastslå den påståede forskelsbehandling. Klageren synes faktisk at hævde, at der har været tale om forskelsbehandling, eftersom Kommissionen insisterede på, at ansøgningerne skulle indgives på et af tre specifikke fællesskabssprog og ikke kunne affattes på tysk. Eftersom påstanden om forskelsbehandling således er tæt forbundet med og baseret på påstanden om ulovlig adfærd, finder Ombudsmanden det hensigtsmæssigt at fokusere på sidstnævnte.

2.6 I sine bemærkninger til Kommissionens svar på den første anmodning om yderligere oplysninger bemærkede klageren, at Kommissionen først havde sendt sit svar den 5. december 2005, selv om Ombudsmanden havde anmodet om det inden den 31. oktober 2005. Klageren gav udtryk for det synspunkt, at denne "forsinkende taktik" kunne have til formål at få EU-borgerne til at give afkald på deres ret til at klage til Ombudsmanden.

2.7 Det skal bemærkes, at Kommissionen den 19. oktober 2005 og dermed inden udløbet af den relevante frist havde anmodet Ombudsmanden om en forlængelse af fristen indtil den 25. november 2005. Ombudsmanden imødekom denne anmodning den 4. november 2005, og klageren blev underrettet herom samme dag. Den 10. november 2005 meddelte Kommissionen Ombudsmanden, at der ville ske en yderligere forsinkelse. Som det viste sig, blev det engelske originaleksemplar af Kommissionens svar på den første anmodning om yderligere oplysninger sendt den 23. november 2005 og dermed inden for den forlængede frist. Under disse omstændigheder synes klagerens mistanke om, at Kommissionen muligvis følger en forhalingstaktik, at være ubegrundet.

3 Påstået ulovlig begrænsning af tilladte sprog

3.1 Klageren hævdede, at Kommissionens krav om, at ansøgninger skulle indgives på engelsk, fransk eller spansk, var i strid med EF-traktaten og forordning nr. 1 om den ordning, der skal gælde for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab på det sproglige område (7) ("forordning nr. 1/58"). Det hævdede, at alle officielle EU-sprog bør accepteres i fremtidige indkaldelser af forslag.

EF-traktatens artikel 21, stk. 3, bestemmer:

"Enhver unionsborger kan skrive til enhver af de institutioner eller organer, der er omhandlet i denne artikel eller i artikel 7, på et af de sprog, der er nævnt i artikel 314, og få svar på samme sprog."

EF-traktatens artikel 314 nævner de 23 officielle EU-sprog.

Artikel 2 i forordning nr. 1/58 har følgende ordlyd:

"Dokumenter, som en medlemsstat eller en person, der er undergivet en medlemsstats jurisdiktion, sender til Fællesskabets institutioner, kan affattes på et hvilket som helst af de officielle sprog, afsenderen vælger. Svaret affattes på samme sprog."

3.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at den altid havde udvist et stærkt engagement i den sproglige mangfoldighed i Fællesskabet.

I den forbindelse henviste Kommissionen til det svar af 29. januar 2002, som den daværende formand, Romano Prodi, havde givet på skriftlig forespørgsel E-1479/01. Dette svar indeholder bl.a. følgende bemærkninger:

"I forbindelse med de ofte langvarige udbud og dertil knyttede dokumenter vedrørende samarbejdsprojekter med tredjelande er det ikke muligt – i betragtning af de høje omkostninger i form af finansielle og menneskelige ressourcer og den ekstra tid, der er forbundet med at yde ekstern bistand – at arbejde systematisk på de nationale sprog både i alle modtagerlandene og i Den Europæiske Unions medlemsstater. (...).

Kommissionen bestræber sig på at anlægge en pragmatisk tilgang både for at sikre en hurtig og effektiv indsats fra dens side og for at sikre gennemsigtighed og den bredest mulige adgang for de pågældende operatører. Den anvender de fællesskabssprog, der anvendes i den internationale handel og i de lande, der modtager fællesskabsstøtte. Af praktiske grunde accepterer Kommissionen, at visse bilag til buddene affattes på et andet sprog end det fællesskabssprog, der anvendes i udbudsbekendtgørelsen og svarformularen. Og Kommissionens personale står til rådighed med henblik på at afklare ethvert aspekt af den procedure, der skal følges over for de berørte erhvervsdrivende."

3.3 Klageren anførte i sine bemærkninger, at Kommissionens udtalelse havde bekræftet, at klagen var berettiget. Klageren var af den opfattelse, at Kommissionen ikke havde overholdt det tilsagn, som den havde henvist til i sin udtalelse. Det understregede endvidere, at Kommissionen ikke havde fulgt den fremgangsmåde, som Romano Prodi havde bebudet, eftersom den ikke havde accepteret bilag på andre sprog.

3.4 Den 23. september 2005 anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at udtale sig om, hvorvidt det relevante sprogkrav var foreneligt med EF-traktatens artikel 21 og forordning 1/58.

3.5 Kommissionen har i replikken fremført følgende argumenter: (1) Ydelsen af ekstern bistand var en politik, der var central for EU's rolle i verden, og som skulle sikres i forbindelse med begrænsede finansielle og menneskelige ressourcer til oversættelse og stramme proceduremæssige frister i de endelige støttemodtageres interesse. Hvis Kommissionen skulle arbejde systematisk på de nationale sprog både i alle modtagerlandene og i EU's medlemsstater, ville dens mission gå i stå på grund af de begrænsede finansielle og menneskelige ressourcer. (2) Det var af afgørende betydning, at alle dokumenter var forståelige for både private og offentlige partnere i modtagerlandene. Det er grunden til, at Kommissionen, som Romano Prodi sagde, har anvendt de fællesskabssprog, der anvendes i den internationale handel og i de lande, der modtager fællesskabsstøtte. (3) Som en konsekvens heraf har Kommissionen baseret sig på princippet om, at europæiske operatører, der indgiver ansøgninger, bør kunne kommunikere på det eller de fællesskabssprog, der almindeligvis anvendes i det eller de tredjelande, hvor deres projekt gennemføres. (4) Dens erklæringer, herunder ovennævnte udtalelse fra Romano Prodi, var blevet afgivet i fuld forståelse af den relevante retlige baggrund. I disse erklæringer var der imidlertid taget hensyn til behovet for at anvende" en pragmatisk fornuftsregel på området ekstern bistand for at finde en passende balance mellem ovennævnte retlige krav og Kommissionens forpligtelse til at sikre en pålidelig, rettidig og høj kvalitet i gennemførelsen af Fællesskabets bistand". Den nuværende praksis var afbalanceret, da den har til formål at sikre en rimelig anvendelse af de knappe oversættelsesressourcer i erkendelse af de europæiske institutioners ansvar over for de europæiske skatteydere, uden at det dog går ud over gennemsigtigheden i Kommissionens handlinger eller de europæiske borgeres ret til tilstrækkelig information.

3.6 Klageren anførte i sine bemærkninger, at den foreliggende sag ikke havde noget at gøre med ekstern bistand eller projekter i tredjelande, og at Kommissionens bemærkninger derfor ikke var relevante.

3.7 Den 31. marts 206 anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at besvare en række specifikke spørgsmål. Ombudsmanden anmodede navnlig Kommissionen om klart at oplyse, om den under hensyn til forordning nr. 1/58 og EF-traktatens artikel 21 i almindelighed og artikel 2 i forordning nr. 1/58 i særdeleshed fandt, at fællesskabsretten giver en ansøger ret til at anvende et hvilket som helst officielt sprog i en ansøgning, der sendes som svar på en indkaldelse af forslag offentliggjort af en fællesskabsinstitution.

3.8 Kommissionen har i replikken fremført følgende argumenter: (1) Indsendelse af dokumenter som svar på en indkaldelse af forslag fra en fællesskabsinstitution finder sted i den meget specifikke sammenhæng, som indkaldelsen af forslag indgår i. Hverken EF-traktatens artikel 21 eller artikel 2 i forordning nr. 1/58 vedrører specifikt ansøgernes rettigheder i forbindelse med sådanne indkaldelser af forslag. I forbindelse med en indkaldelse af forslag opfordrer Kommissionen juridiske personer til at indgå et kontraktforhold med Kommissionen om gennemførelsen af foranstaltninger. Som kontrahent har den en skønsmargen med hensyn til den procedure, der skal følges, og genstanden for indkaldelsen. I den foreliggende sag henhørte Kommissionens beslutning om at anmode om indgivelse af ansøgninger på et af de tre sprog under dens skønsbeføjelse og var begrundet i objektive forhold. (2) Hvis Kommissionen skulle arbejde systematisk på alle EU's officielle sprog på dette område, ville forlængelsen af proceduren for levering af ekstern bistand være så omfattende, at det ville gøre det umuligt effektivt at nå de mål, der er nævnt i EF-traktatens artikel 177. Valget af fransk, engelsk og spansk i forbindelse med den pågældende indkaldelse var rationelt, da det havde til formål at sikre en rationel anvendelse af de knappe oversættelsesressourcer under hensyntagen til de pågældende menneskelige ressourcers sproglige kapacitet. (3) Kommissionen gav klageren tilladelse til i overensstemmelse med sin anmodning at fremlægge dokumentation på tysk ledsaget af delvise oversættelser til engelsk, spansk eller fransk. Klageren fremsatte imidlertid ikke noget forslag til denne indkaldelse. (4) Oversættelse af støttedokumenter til et af de to eller tre sprog, der anvendes i forbindelse med en indkaldelse af forslag, kan af nogle NGO'er opfattes som en byrde. Det skal dog bemærkes, at dette ikke har forhindret organisationer fra alle støtteberettigede lande i at deltage i indkaldelser af forslag. (5) Prodis erklæring overlod det til Kommissionen at acceptere sådanne bilag. Det kunne ikke fortolkes som en undtagelse fra kravet om oversættelse af støttedokumenter som fastsat i forbindelse med denne indkaldelse af forslag. (6) Begrundelsen for reglen om, at støttedokumenter skal oversættes til et af indkaldelsens sprog, var først og fremmest at lette arbejdet for medlemmerne af bedømmelsesudvalgene, som skal udtale sig om forslagenes kvalitet, deres støtteberettigelse og deres administrative overensstemmelse. (7) Under alle omstændigheder har den reviderede praktiske vejledning om kontraktprocedurer i forbindelse med EU's optræden udadtil, som trådte i kraft den 1. februar 2006, indført ændringer på det relevante område. Ifølge de nye regler skal ansøgere, der er blevet foreløbigt udvalgt eller opført på en reserveliste, fremlægge den nødvendige dokumentation og have mulighed for at indsende den på et hvilket som helst af EU's officielle sprog.

3.9 Kommissionens svar blev videresendt til klageren. Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren.

3.10 Den 26. marts 2007 sendte Ombudsmanden et udkast til henstilling (8) til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut. I dette udkast til henstilling var Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionen i forbindelse med fremtidige indkaldelser af forslag under det europæiske initiativ for demokrati og menneskerettigheder bør ophæve enhver uberettiget begrænsning af de officielle sprog, som forslagene kan indgives på.

3.11 I sin udførlige udtalelse informerede Kommissionen Ombudsmanden om grundene til, at den ikke mente at kunne acceptere dette udkast til henstilling.

3.12 Klageren fremsatte ikke skriftlige bemærkninger. I en telefonsamtale med Ombudsmandens kontor understregede klageren imidlertid, at den ikke var tilfreds med Kommissionens holdning.

3.13 Ombudsmanden sætter stor pris på, at Kommissionen meget detaljeret har redegjort for de grunde, der efter dens opfattelse taler for at begrænse antallet af sprog, der skal anvendes af ansøgere som svar på en indkaldelse af forslag under EIDHR.

3.14 Ombudsmanden mener, at visse af de argumenter, som Kommissionen har fremført, ikke er overbevisende. Ombudsmanden er navnlig ikke i stand til at forstå Kommissionens argument om, at accept af alle EU-sprog ville føre til en ny forskelsbehandling af de sprog såsom thailandsk, swahili, arabisk eller russisk, der anvendes i EU's partnerlande. Det skal endvidere bemærkes, at det i den relevante indkaldelse af forslag var fastsat, at ansøgningerne skulle indgives "på engelsk, fransk eller spansk". Ombudsmanden kan derfor ikke se, hvordan Kommissionen kunne have afvist et forslag til en foranstaltning i Latinamerika, der skulle gennemføres på spansk alene med den begrundelse, at det pågældende forslag var indgivet på engelsk (eller fransk).

3.15 Ombudsmanden mener imidlertid ikke, at der er behov for en detaljeret undersøgelse af Kommissionens argumenter. Ombudsmanden er enig i, at i det mindste nogle af de argumenter, som Kommissionen har fremført, kan udgøre gyldige grunde, der kan berettige en begrænsning af antallet af sprog, der skal anvendes af ansøgere, der svarer på en indkaldelse af forslag under EIDHR. Det bør imidlertid erindres, at Ombudsmandens konstatering af fejl eller forsømmelser i denne sag ikke kun var baseret på, hvad Ombudsmanden anså for at være fraværet af sådanne gyldige grunde, men også på fraværet af en lovgivningsmæssig retsakt, der fastsætter en sådan begrænsning. Det er værd at gentage, hvad der blev anført i punkt 3.32 i udkastet til henstilling i denne henseende: "Ombudsmanden er af den opfattelse, at eftersom artikel 2 i forordning 1/58 giver ansøgerne ret til at anvende et hvilket som helst fællesskabssprog, når de henvender sig til fællesskabsinstitutionerne, vil en generel begrænsning af de sprog, der kan anvendes, når der indgives forslag til projekter under EIDHR, som f.eks. Kommissionen synes at praktisere det, kræve, at fællesskabslovgiveren træffer en afgørelse herom."

3.16 Ombudsmanden mener, at denne erklæring fortsat er gyldig. Efter hans opfattelse er de argumenter, som Kommissionen har fremført for at godtgøre, hvorfor artikel 2 i forordning nr. 1 skal anses for ikke at finde anvendelse i tilfælde, hvor ansøgere besvarer en indkaldelse af forslag offentliggjort af Kommissionen, stadig ikke overbevisende. Artikel 2 i forordning nr. 1 er klart en almengyldig bestemmelse, og eventuelle undtagelser for hele sektorer skal derfor vedtages af fællesskabslovgiveren.

3.17 På baggrund af ovenstående mener Ombudsmanden, at den konstatering af fejl eller forsømmelser, som han nåede frem til i sit udkast til henstilling, fortsat er gyldig.

4 Konklusion

4.1 På baggrund af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Artikel 2 i forordning nr. 1 om den ordning, der skal gælde for Det Europæiske Fællesskab på det sproglige område ("forordning nr. 1/58") giver ikke-statslige organisationer ret til at anvende et hvilket som helst af Fællesskabets sprog, når de sender dokumenter til Fællesskabets institutioner. I en indkaldelse af forslag, der blev offentliggjort i 2004 inden for rammerne af programmet "Europæisk initiativ for demokrati og menneskerettigheder", meddelte Kommissionen imidlertid ansøgerne, at de skulle ansøge på engelsk, fransk eller spansk. Kommissionen har ikke godtgjort, at der forelå særlige omstændigheder, der ville have gjort det umuligt at behandle ansøgninger på andre fællesskabssprog, f.eks. på grund af sagens hastende karakter. Kommissionen har heller ikke godtgjort, at fællesskabslovgiver havde bemyndiget den til at fravige ovennævnte regel. Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at Kommissionen ikke har overholdt artikel 2 i forordning 1/58 i denne sag. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

4.2 I henhold til artikel 3, stk. 7, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand skal Ombudsmanden efter at have udarbejdet et udkast til henstilling og efter at have modtaget en udførlig udtalelse fra den berørte institution eller det berørte organ sende en rapport til Europa-Parlamentet og til den berørte institution eller det berørte organ.

4.3 Ombudsmanden påpegede i sin årsberetning for 1998, at hans mulighed for at forelægge en særlig beretning for Europa-Parlamentet var af uvurderlig værdi for hans arbejde. Han tilføjede, at særberetninger derfor ikke burde fremlægges for ofte, men kun i forbindelse med vigtige spørgsmål, hvor Parlamentet var i stand til at træffe foranstaltninger for at bistå Ombudsmanden (9). Årsberetningen for 1998 blev forelagt for og godkendt af Europa-Parlamentet.

4.4 Ombudsmanden er af den opfattelse, at den foreliggende sag berører et vigtigt principspørgsmål. Der skal imidlertid tages hensyn til, at klageren i den foreliggende sag i sidste ende valgte ikke at indgive en ansøgning til Kommissionen. Det skal også bemærkes, at Kommissionens holdning på det pågældende område allerede har undergået en vis ændring og udvikling, selv om omfanget af denne ændring fortsat er uklart og indtil videre synes at være begrænset. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at det endnu ikke er nødvendigt at forelægge Parlamentet en særlig rapport om dette spørgsmål.

4.5 Ombudsmanden vil derfor sende en kopi af denne afgørelse til Kommissionen og medtage et kort resumé i årsberetningen for 2008, som vil blive forelagt Europa-Parlamentet. Ombudsmanden afslutter således sagen.

4.6 Europa-Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EFT 1958, s. 385.

(2) EFT 2002 C 147 E, s. 3-4.

(3) Teksten til udkastet til henstilling findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) Punkt 2.4 i de reviderede retningslinjer.

(5) Jf. punkt 3.21-3.25 i udkastet til henstilling.

(6) Jf. forordning (EF) nr. 1889/2006 af 20.12.2006 (EUT L 386, s. 1).

(7) EFT 1958, s. 385.

(8) Teksten til udkastet til henstilling findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(9) Årsberetningen for 1998, s. 27-28.