Strasbourg, den 18. juli 2005

Kære E.

Den 2. juni 2004 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Europa-Parlamentets påståede manglende overholdelse af de frister, der er fastsat i personalevedtægten, og manglende godtgørelse af visse sagsomkostninger, som De havde afholdt.

Den 21. juni 2004 videresendte jeg klagen til Parlamentets formand. Parlamentet afgav udtalelse den 4. oktober 2004. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 28. oktober 2004.

Den 4. maj 2005 skrev jeg til Parlamentet for at finde en mindelig løsning på Deres klage. Det meddelte jeg Dem i et brev af samme dato. Parlamentet afgav tillægsudtalelse den 8. juni 2005. Mit kontor fremsendte den til Dem pr. e-mail den 9. juni 2005 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 10. juni 2005.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren er de relevante faktiske omstændigheder følgende:

I sin afgørelse af 31. oktober 2002 i klage 1462/2001/ME - som vedrørte Parlamentets manglende genindsættelse af klageren efter en periode med orlov uden løn (1) - fandt Den Europæiske Ombudsmand, at klageren med hensyn til klagerens krav om at opnå kompensation for tab af indkomst og pensionsrettigheder burde henvende sig direkte til Parlamentet.

Den 14. november 2002 indgav klageren en anmodning om erstatning til Parlamentets generalsekretær. Den 2. december 2002 bekræftede Parlamentet modtagelsen af den skrivelse, der blev registreret den 20. november 2002, hvoraf det fremgik, at et manglende svar inden for fire måneder (dvs. inden den 20. marts 2003) ville udgøre en stiltiende afgørelse om afslag, som kan påklages i henhold til vedtægtens artikel 91. Da klageren ikke havde modtaget noget svar ved udløbet af denne periode på fire måneder, hyrede han den 21. marts 2003 en advokat til at anlægge sag mod Parlamentet ved Retten i Første Instans. Den 8. april 2004 forelagde klagerens advokat klageren et udkast til appel og anmodede om hans bemærkninger hertil. Den 2. maj 2003, seks uger efter udløbet af den frist, der var fastsat i vedtægten, svarede Parlamentets generalsekretær klageren, at han accepterede hans anmodning. Klageren anmodede derfor sin advokat om at afslutte sit arbejde med klagen og fremsende sin regning for udgifterne.

Ved skrivelse af 11. maj 2003 meddelte klageren Parlamentet, at han var tilfreds med Parlamentets svar, men at Parlamentet skulle betale udgifterne til hans advokat. Ved skrivelse af 10. august 2003 sendte klageren sin advokats regning (2 116 EUR) til Parlamentet med anmodning om godtgørelse. Da klageren ikke modtog noget svar fra Parlamentet, meddelte han ved skrivelse af 17. september 2003 Parlamentet, at han selv havde betalt regningen, men at han fastholdt sit krav om tilbagebetaling af beløbet. Ved skrivelse af 8. oktober 2003 lovede Parlamentet at besvare anmodningen, sandsynligvis i begyndelsen af november 2003. Ved skrivelse af 19. januar 2004 - mere end otte måneder efter klagerens anmodning - nægtede Parlamentet endelig at betale regningen, fordi klageren havde rådført sig med advokaten under den administrative fase af proceduren.

Ved skrivelse af 28. januar 2004 påklagede klageren i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, Parlamentets afslag på at tilbagebetale ham. Som begrundelse for klagen anførte han, at han havde rådført sig med sin advokat, efter at den administrative procedure var afsluttet, eftersom det manglende svar fra Parlamentet svarede til en stiltiende afgørelse om afslag. Ved skrivelse af 7. maj 2004 bekræftede Parlamentet sin tidligere beslutning om ikke at tilbagebetale klageren.

Den 2. juni 2004 indgav klageren denne klage til Ombudsmanden. Klagerens påstande kan sammenfattes som følger:

1) Parlamentet har ikke overholdt de frister, der er fastsat i personalevedtægten.

2) Parlamentet har undladt at kompensere klageren for de omkostninger, der er forbundet med at rådføre sig med en advokat.

Forespørgslen

Udtalelse fra Europa-Parlamentet

I sin udtalelse fremsatte Parlamentet følgende bemærkninger:

Hvad angår den første påstand bemærkede Parlamentet, at Parlamentets generalsekretær ved afgørelse af 2. maj 2003 konkluderede, at institutionen var retligt ansvarlig for den forsinkede genindtrædelse af klageren. Ved brev af 11. maj 2003 udtrykte klageren tilfredshed med denne afgørelse, men forbeholdt sig ret til at anmode om godtgørelse af advokatens omkostninger uden dog at fremlægge dokumentation for disse omkostninger. Klagerens skrivelse af 11. maj 2003 udgør ikke en anmodning som omhandlet i vedtægtens artikel 90, stk. 1, da den henviste til en hypotetisk situation i fremtiden. Parlamentet betragtede dette brev som en ren advarsel og tog ikke stilling til det.

Det var først ved skrivelse af 10. august 2003, at klageren fremsendte dokumentation til Parlamentet, herunder sin advokats lovforslag af 25. juni 2003. Klageren anførte selv i sit brev, at han nu var i besiddelse af regningen, og at han krævede den tilbagebetalt. Ved skrivelse af 17. september 2003 understregede klageren, at Parlamentet ikke havde reageret på hans anmodning om godtgørelse af advokatens udgifter som nævnt i skrivelsen af 10. august 2003.

Fristen på fire måneder til at besvare denne anmodning begyndte derfor at løbe på dagen for modtagelsen af anmodningen (ca. 11. august 2003) og udløb ca. 11. december 2003. Generalsekretærens svar af 19. januar 2004 blev således afgivet ca. en måned efter udløbet af den frist, der er fastsat i vedtægtens artikel 90, stk. 1.

Parlamentet henleder imidlertid opmærksomheden på formuleringen i vedtægtens artikel 90, stk. 1, hvorefter: "hvis der ved udløbet af denne frist ikke er modtaget noget svar på anmodningen, anses dette for at udgøre en stiltiende afvisning, som kan gøres til genstand for en klage i overensstemmelse med følgende stykke."

Klageren havde således pr. 12. december 2003 mulighed for at klage over den stiltiende afvisning. Generalsekretærens svar af 19. januar 2004, som blev afgivet efter udløbet af fristen på fire måneder, genåbnede en ny frist på tre måneder for klageren til at anfægte afgørelsen. Denne fortolkning bekræftes af Rettens faste praksis (2). Selv om svaret på klagerens anmodning blev afgivet ca. en måned efter udløbet af den frist på fire måneder, der er fastsat i personalevedtægtens artikel 90, stk. 1, er de retlige konsekvenser af en sådan forsinkelse, selv om de er beklagelige, klart nævnt i personalevedtægten og forhindrede ikke klageren i at udøve sine vedtægtsmæssige rettigheder.

Med hensyn til det andet klagepunkt påpegede Parlamentet, at hverken vedtægten eller retspraksis forpligter institutionerne til at godtgøre omkostningerne i forbindelse med den administrative fase af proceduren. Både Domstolen og Retten i Første Instans har fastslået, at der skal sondres mellem omkostningerne ved at rådføre sig med en advokat i den administrative appelfase og advokatens omkostninger i den retslige fase.

Det er derfor klagerens eget valg, som ikke kan tilregnes institutionen (sag 54/77, Herpels mod Kommissionen, Sml. 1978, s. 585, præmis 45 og 48, sag T-84/91, Meskens mod Parlamentet, Sml. 1993, s. SC, II-757).

Klageren er af den opfattelse, at den administrative fase allerede var afsluttet, da han konsulterede sin advokat. Denne holdning kan ikke opretholdes, da den retslige fase logisk set begynder med indgivelsen af en klage til den kompetente domstol.

Da den oprindelige anmodning om godtgørelse til klageren var en anmodning som omhandlet i vedtægtens artikel 90, stk. 1, har Parlamentet handlet i overensstemmelse med retspraksis, da det afviste anmodningen om godtgørelse af advokatens omkostninger som ubegrundet.

Klagerens bemærkninger

Klageren bemærkede, at hans klage henviser til flere tilfælde af manglende overholdelse af fristerne fra Parlamentets side: nemlig Parlamentets skrivelse af 2. maj 2003, som besvarede hans skrivelse af 14. november 2002 (med en forsinkelse på fem en halv måned), og Parlamentets skrivelse af 19. januar 2004, som besvarede klagerens skrivelser af 15. juni 2003 (med en forsinkelse på syv måneder) og 10. august 2003 (med en forsinkelse på fem en halv måned).

Klageren bemærkede også, at Parlamentet heller ikke overholdt fristerne i sin korrespondance med Ombudsmanden.

Klageren bemærker, at Parlamentet påpegede, at han ikke klagede over den stiltiende afgørelse om afslag. Klageren fulgte imidlertid instrukserne i Parlamentets skrivelse af 2. december 2002, hvoraf det fremgik, at der ville blive sendt et svar inden for fire måneder, dvs. inden den 20. marts 2003, og at et manglende svar inden denne dato ville udgøre en stiltiende afgørelse om afslag, som kunne påklages i henhold til vedtægtens artikel 91, dvs. ved at indbringe sagen for Retten i Første Instans.

Klageren gav derfor grønt lys til sin advokat med henblik på at forberede en appel. Han vedlagde som bilag til sine bemærkninger en kopi af udkastet til appel, som vedrørte indledningen af den retslige procedure. Ifølge klageren ville Parlamentet, hvis han havde videreført sin appel og vundet sagen, have været nødt til at godtgøre alle hans advokats omkostninger, uanset om de var afholdt før eller efter indledningen af retssagen.

Ombudsmandens indsats for at opnå en venlig løsning

Efter nøje overvejelse af udtalelsen og bemærkningerne fandt Ombudsmanden, at der kunne være tale om fejl eller forsømmelser fra Parlamentets side. I overensstemmelse med statuttens artikel 3, stk. 5 (3), skrev han derfor til Parlamentets formand den 4. maj 2005 for at foreslå en mindelig løsning på grundlag af følgende analyse af det omtvistede spørgsmål mellem klageren og Parlamentet:

1 Indledende bemærkninger om undersøgelsens omfang

Ombudsmanden vil gerne præcisere, at denne klage vedrører de proceduremæssige aspekter af klagerens anmodning om kompensation for tab af indkomst og pensionsrettigheder som følge af hans sene genindtrædelse, nemlig påstandene om, at a) Parlamentet ikke overholdt fristerne i personalevedtægten og b) nægtede at godtgøre klagerens advokatudgifter. Anmodningen om erstatning som sådan blev accepteret af Parlamentets generalsekretær i hans skrivelse af 2. maj 2003, hvori han i sin egenskab af ansættelsesmyndighed foreslog klageren en mindelig løsning. I sin skrivelse af 11. maj 2003 svarede klageren, at han var tilfreds med Parlamentets forslag og fremsatte yderligere bemærkninger.

2 Den påståede manglende overholdelse af fristerne i personalevedtægten og manglende kompensation til klageren for de omkostninger, der er forbundet med at rådføre sig med en advokat

2.1 Klageren hævder, at Parlamentet har undladt 1) at overholde de frister, der er fastsat i personalevedtægten, og 2) at kompensere ham for de omkostninger, der er forbundet med at konsultere en advokat med henblik på at forberede en appel til Retten i Første Instans. Med hensyn til den første påstand påpegede klageren, at Parlamentet først besvarede hans anmodning af 14. november 2002 den 2. maj 2003 og først den 19. januar 2004 hans skrivelser af 15. juni og 10. august 2003. Med hensyn til den anden påstand anførte klageren, at han fulgte instrukserne i Parlamentets skrivelse af 2. december 2002, hvoraf det fremgik, at der ville blive sendt et svar inden for en frist på fire måneder, dvs. inden den 20. marts 2003, og at et manglende svar inden denne dato ville udgøre en stiltiende afgørelse om afslag, som kunne gøres til genstand for en klage i henhold til vedtægtens artikel 91, hvilket betyder, at sagen skulle indbringes for Retten. Da klageren stod over for en stiltiende afvisning, bad han sin advokat om at forberede en appel til Retten i Første Instans og vedlagde udkastet til appel til sine bemærkninger.

2.2 Parlamentet anførte, at klagerens oprindelige ansøgning om erstatning (4) var en ansøgning i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 1, som blev besvaret ved skrivelse af 2. maj 2003. Med hensyn til klagerens anmodning af 10. august 2003 bemærkede Parlamentet, at fristen på fire måneder til at svare begyndte at løbe den dag, hvor anmodningen blev modtaget (ca. 11. august 2003), og udløb ca. 11. december 2003. Generalsekretærens svar af 19. januar 2004 blev således afgivet ca. en måned efter udløbet af den frist, der er fastsat i vedtægtens artikel 90, stk. 1.

Parlamentet gjorde endvidere gældende, at hverken vedtægten eller retspraksis forpligter institutionerne til at godtgøre omkostningerne i forbindelse med den administrative fase af proceduren. Både Domstolen og Retten i Første Instans har fastslået, at der skal sondres mellem udgifterne til advokatbistand i den administrative klagefase og advokatens udgifter i den retslige fase, som begynder med indgivelsen af en appel til den kompetente ret.

2.3 Ombudsmanden påpeger, at Parlamentet i sin udtalelse synes at kommentere fristerne i henhold til personalevedtægten for at indgive en klage i henhold til artikel 90, stk. 2, over klagerens anmodning af 10. august 2003 om godtgørelse af advokatsalærer, mens de frister, der er relevante for Ombudsmandens behandling af denne klage, er fristerne for Parlamentets svar på klagerens anmodning om erstatning af 14. november 2002.

2.4 Ombudsmanden bemærker - ud fra kronologien i skrivelserne i sagen - at klagerens beslutning af 21. marts 2003 om at hyre en advokat og anmode ham om at forberede en appel mod Parlamentet til Retten i Første Instans blev truffet, fordi klageren ikke havde modtaget noget svar inden for fire måneder, dvs. inden den 20. marts 2003, på hans anmodning af 14. november 2002 til generalsekretæren om erstatning. Klagerens to påstande er derfor tæt forbundne.

2.5 Ombudsmanden bemærker for det andet, at klageren og Parlamentet synes at være uenige om, hvilken bestemmelse i afsnit VII ("Appel") i personalevedtægten der fandt anvendelse på klagerens skrivelse af 14. november 2002. I sin udtalelse gjorde Parlamentet gældende, at klagerens ansøgning om erstatning var en ansøgning i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 1. Klageren opfattede imidlertid sin anmodning som en klage som omhandlet i vedtægtens artikel 90, stk. 2, hvis afvisning (eller stiltiende afvisning) inden for fire måneder logisk set ville føre til det næste skridt, der er fastsat i vedtægten, nemlig en appel til Retten i Første Instans i overensstemmelse med artikel 91.

2.6 Det fremgår nu af korrespondancen i sagen, at Parlamentet selv anså klagerens skrivelse af 14. november 2002 for at være en klage som omhandlet i artikel 90, stk. 2. Klageren blev bekræftet i sin overbevisning om, at han havde indgivet en klage i henhold til artikel 90, stk. 2, i Parlamentets skrivelse af 2. december 2002, hvori han bekræftede modtagelsen af hans klage af 14. november 2002 på grundlag af artikel 90, stk. 2, i personalevedtægten og påpegede, at manglende svar inden for fire måneder, dvs. den 20. marts 2003, ville udgøre en stiltiende afgørelse om afslag, som klageren kunne indgive en klage over i overensstemmelse med artikel 91 i personalevedtægten. Det forekommer derfor urimeligt, at Parlamentet i sin udtalelse gør gældende, at klagerens oprindelige ansøgning om erstatning var en ansøgning i henhold til artikel 90, stk. 1, og ikke en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2.

2.7 Med hensyn til klagerens første påstand om, at Parlamentet ikke overholdt de frister, der er fastsat i personalevedtægten, bemærker Ombudsmanden, at Parlamentet først besvarede klagerens "klage" af 14. november 2002 den 2. maj 2003, dvs. en måned og 12 dage efter den frist på fire måneder den 20. marts 2003, der er fastsat i personalevedtægtens artikel 90, stk. 2. Ombudsmanden bemærker i den forbindelse følgende:

2.8 I henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, underretter ansættelsesmyndigheden den person, der har indgivet en intern klage, om sin begrundede afgørelse inden for en frist på fire måneder. Dette er i overensstemmelse med principperne for god forvaltning. Det er korrekt, at vedtægtens artikel 90, stk. 2, bestemmer, at manglende svar inden for den frist på fire måneder, der er fastsat i denne bestemmelse, anses for at udgøre en negativ afgørelse. Denne regel har til formål at beskytte borgeren, hvis en forvaltning ikke overholder sine retlige forpligtelser. Den giver på ingen måde forvaltningen ret til at fravige de forpligtelser, der følger af principperne om god forvaltningsskik. Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at Parlamentets manglende svar inden for fire måneder på klagerens klage af 14. november 2002 udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

2.9 Med hensyn til klagerens anden påstand, nemlig Parlamentets afvisning af at godtgøre de udgifter, han har haft til at rådføre sig med en advokat, bemærker Ombudsmanden for det første, at hvis Parlamentet havde sendt sit (positive) svar inden for den frist på fire måneder, der er fastsat i vedtægtens artikel 90, stk. 2, ville det ikke have været nødvendigt for klageren at rådføre sig med en advokat og afholde udgifter til forberedelse af en appel til Retten i Første Instans. Da klageren imidlertid blev konfronteret med et manglende svar og dermed en stiltiende afvisning, var det næste rimelige skridt for klageren, som han også fik oplyst i Parlamentets bekræftelsesskrivelse af 2. december 2002 - og i betragtning af, at parterne skal være repræsenteret ved en advokat for at kunne indgive sager til Retten i Første Instans - at rådføre sig med en advokat for at forberede sin appel.

2.10 På grundlag af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at klageren på grund af Parlamentets forsinkede svar på klagerens skrivelse af 14. november 2002, der blev registreret som en klage på grundlag af artikel 90, stk. 2, i personalevedtægten, har afholdt omkostninger, som kunne have været undgået ved et rettidigt svar fra Parlamentet, og at klageren handlede rimeligt i denne forbindelse. Under disse omstændigheder forekommer det urimeligt, at Parlamentet nægter at kompensere klageren for de omkostninger, han med rimelighed har afholdt som følge af Parlamentets fejl eller forsømmelser.

Forslaget til en mindelig løsning

Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning bestod i at anmode Parlamentet om at genoverveje sit afslag på at yde klageren erstatning for de udgifter, han med rimelighed havde afholdt i forbindelse med at konsultere en advokat med henblik på en sag ved Retten i Første Instans.

Parlamentets anden udtalelse

Efter at have overvejet ombudsmandens forslag meddelte Parlamentet ham med tilfredshed, at det kunne acceptere at gå videre med godtgørelsen af advokatens omkostninger. Parlamentet erklærede, at beløbet vil blive overført til klagerens bankkonto i god tid.

Klagerens anden bemærkning

Klageren kunne med glæde meddele Ombudsmanden, at han var enig i den mindelige løsning, der var opnået.

Afgørelsen

1 Den påståede manglende overholdelse af fristerne i personalevedtægten og manglende kompensation til klageren for de omkostninger, der er forbundet med at rådføre sig med en advokat

1.1 Klageren hævder, at Parlamentet har undladt 1) at overholde de frister, der er fastsat i personalevedtægten, og 2) at kompensere ham for de omkostninger, der er forbundet med at konsultere en advokat med henblik på at forberede en appel til Retten i Første Instans. Med hensyn til den første påstand påpegede klageren, at Parlamentet først besvarede hans anmodning af 14. november 2002 den 2. maj 2003 og først den 19. januar 2004 hans skrivelser af 15. juni og 10. august 2003. Med hensyn til den anden påstand anførte klageren, at han fulgte instrukserne i Parlamentets skrivelse af 2. december 2002, hvoraf det fremgik, at et svar ville blive sendt inden for en frist på fire måneder, dvs. inden den 20. marts 2003, og at et manglende svar inden denne dato ville udgøre en stiltiende afgørelse om afslag, som kunne gøres til genstand for en klage i henhold til vedtægtens artikel 91, hvilket betyder, at sagen skulle indbringes for Retten. Da klageren stod over for en stiltiende afvisning, bad han sin advokat om at forberede en appel til Retten i Første Instans og vedlagde udkastet til appel til sine bemærkninger.

1.2 Parlamentet anførte, at klagerens oprindelige ansøgning om erstatning var en ansøgning i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 1, som blev besvaret ved skrivelse af 2. maj 2003. Med hensyn til klagerens anmodning af 10. august 2003 bemærkede Parlamentet, at fristen på fire måneder til at svare begyndte at løbe på dagen for modtagelsen af anmodningen (ca. 11. august 2003) og udløb ca. 11. december 2003. Generalsekretærens svar af 19. januar 2004 blev således afgivet ca. en måned efter udløbet af den frist, der er fastsat i vedtægtens artikel 90, stk. 1.

Parlamentet gjorde endvidere gældende, at hverken vedtægten eller retspraksis forpligter institutionerne til at godtgøre omkostningerne i forbindelse med den administrative fase af proceduren. Både Domstolen og Retten i Første Instans har fastslået, at der skal sondres mellem udgifterne til advokatbistand i den administrative klagefase og advokatens udgifter i den retslige fase, som begynder med indgivelsen af en appel til den kompetente ret.

1.3 Ombudsmanden bemærker, at klagerens første påstand om Parlamentets påståede manglende overholdelse af de frister, der er fastsat i personalevedtægten, allerede blev behandlet ovenfor under punkt 2.8 i afsnittet med titlen "Ombudsmandens bestræbelser på at nå frem til en mindelig løsning".

1.4 Med hensyn til klagerens anden påstand om, at Parlamentet ikke kompenserede ham for de omkostninger, der var forbundet med at konsultere en advokat, fremsatte Ombudsmanden et forslag til en mindelig løsning for Parlamentet på grundlag af begrundelsen ovenfor i afsnittet "Ombudsmandens bestræbelser på at nå frem til en mindelig løsning". Den foreslåede mindelige løsning bestod i at anmode Parlamentet om at genoverveje sit afslag på at yde klageren erstatning for de udgifter, som han med rimelighed havde afholdt i forbindelse med at rådføre sig med en advokat med henblik på en sag ved Retten i Første Instans.

1.5 I sin tillægsudtalelse glædede Parlamentet sig over at kunne meddele Ombudsmanden, at det var enig i den foreslåede mindelige løsning og ville gå videre med godtgørelsen af klagerens advokatomkostninger, hvis beløb ville blive overført til klagerens bankkonto i god tid. Klageren var enig i den mindelige løsning, man var nået frem til.

2 Konklusion

Efter Ombudsmandens initiativ ser det ud til, at Parlamentet og klageren er nået til enighed om en mindelig løsning på klagen. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Parlamentets formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Klageren blev endeligt genindsat i den danske oversættelsesafdeling fra den 1. oktober 2002.

(2) Sag T-34/91, Whitehead mod Kommissionen, Sml. Pers. II, s. 1723, præmis 18.

(3) "Ombudsmanden søger så vidt muligt sammen med den pågældende institution eller det pågældende organ at finde en løsning, der kan bringe tilfældene af fejl eller forsømmelser til ophør og imødekomme klagen".

(4) dvs. klagerens anmodning af 14. november 2002.