Baggrunden for klagen

1. Klageren er en konsulentvirksomhed med speciale i udviklingsbistandsprojekter.Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) indledte en undersøgelse vedrørende mistanke om uregelmæssigheder i forbindelse med EU-finansierede projekter og kontrakter tildelt klageren.Klageren blev således betragtet som en »berørt person« i OLAF's undersøgelse, jf. forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013[2].

2. Den 31. juli 2024 meddelte OLAF klageren, at det havde afsluttet undersøgelsen, og at det havde forelagt de relevante generaldirektorater i Europa-Kommissionen finansielle og administrative henstillinger vedrørende klageren. OLAF fremlagde også oplysninger om klagerens mulighed for at henvende sig til den kontrolansvarlige for processuelle garantier[3].

3. Den 26. august 2024 indgav klageren en klage til den kontrolansvarlige. Den anfægtede OLAF’s beslutning om at afslutte undersøgelsen på grundlag af et sammendrag af de faktiske omstændigheder, som den hævdede indeholdt uklare og vage erklæringer, hvilket forhindrede den i at fremsætte informerede bemærkninger.

4. Den 9. september 2024 afsluttede den kontrolansvarlige klagen, da den ikke kunne antages til realitetsbehandling. Den kontrolansvarlige forklarede, at klagen var forældet, fordi den blev indgivet efter fristen på en måned efter afslutningen af undersøgelsen. Den kontrolansvarlige bemærkede navnlig, at undersøgelsen blev afsluttet den 22. juli 2024, og at fristen for at indgive en klage til den derfor udløb den 23. august 2024.

5. Som svar herpå hævdede klageren, at brevet fra OLAF, der informerede den om afslutningen af undersøgelsen, blev sendt den 31. juli 2024, og at det ikke indeholdt nogen oplysninger om, at undersøgelsen var blevet afsluttet den 22. juli 2024.

6. Den kontrolansvarlige forklarede, at forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013[4] fastsætter en klar frist for indgivelse af en klage til den kontrolansvarlige, som begynder på datoen for afslutningen af undersøgelsen og ikke på den dato, hvor den berørte person blev underrettet om eller fik kendskab til afslutningen af undersøgelsen.

7. Klageren anfægtede den kontrolansvarliges afgørelse. Den fremførte, at OLAF bør underrette den berørte person senest en uge efter afslutningen af undersøgelsen, og at fristen på en måned til at indgive en klage til den kontrolansvarlige bør begynde at løbe fra datoen for underretningen. Desuden hævdede den, at fristen på en måned i sig selv er for kort, og at den ikke blev behandlet retfærdigt eller givet en passende mulighed for at forsvare sig.

8. Klageren var utilfreds med den måde, hvorpå den kontrolansvarlige og OLAF håndterede sagen, og henvendte sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsen

9. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af, hvordan OLAF underrettede klageren om afslutningen af undersøgelsen og muligheden for at henvende sig til den kontrolansvarlige.  

10. Undersøgelsen behandlede ikke den kontrolansvarliges afgørelse om at afvise klagerens klage som uantagelig, da Ombudsmanden fandt, at dette ikke var åbenbart forkert. Den kontrolansvarlige handlede i overensstemmelse med ordlyden i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013. Undersøgelsen af denne klage fokuserede således udelukkende på OLAF’s handlinger i denne sag.

11. I løbet af undersøgelsen undersøgte Ombudsmandens undersøgelseshold sagens akter. OLAF gav også skriftlige præciseringer om sagen. Svaret blev delt med klageren, som fremsatte bemærkninger.

Argumenter forelagt Ombudsmanden

af OLAF

12. OLAF fremførte, at eftersom klageren er en "berørt person" i en OLAF-undersøgelse, burde den have haft kendskab til de regler, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, herunder fristerne for indgivelse af en klage til den kontrolansvarlige. Klageren blev også underrettet om disse regler i forbindelse med en tidligere klage til den kontrolansvarlige, som også var blevet afvist, fordi den blev indgivet for sent.  

13. OLAF forklarede endvidere, at det i sin skrivelse af 31. juli 2024, hvori klageren blev underrettet om afslutningen af undersøgelsen, havde underrettet klageren om muligheden for at henvende sig til den kontrolansvarlige og om de relevante frister for at indgive en klage.

14. OLAF bemærkede desuden, at selv om skrivelsen, der informerede klageren om afslutningen af undersøgelsen, blev sendt den 31. juli 2024, var den dateret den 24. juli 2024. OLAF fandt derfor, at det burde have været klart for klageren, at undersøgelsen var afsluttet senest den 24. juli 2024.

15. OLAF indrømmede imidlertid, at det i skrivelsen, hvori klageren blev underrettet om afslutningen af undersøgelsen, ikke klart havde angivet datoen for afslutningen af undersøgelsen, som var den 22. juli 2024. OLAF anerkendte, at klageren uden disse oplysninger ikke kunne have vidst, at fristen for indgivelse af en klage løb fra den 22. juli 2024 til den 23. august 2024. OLAF bemærkede endvidere, at selv om undersøgelsen var blevet afsluttet den 24. juli 2024, datoen for skrivelsen til klageren, ville fristen for at henvende sig til den kontrolansvarlige stadig have været den 26. august 2024, den dato, hvor klageren indgav sin klage til den kontrolansvarlige.

16. OLAF bemærkede ikke desto mindre, at selv om klageren havde henvendt sig til den kontrolansvarlige inden for en måned efter undersøgelsens afslutning, ville nogle af de påstande, som klageren havde fremsat, stadig være blevet anset for uantagelige. Dette skyldes, at en klager i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 skal henvende sig til den kontrolansvarlige senest en måned efter at have fået kendskab til de pågældende forhold og under alle omstændigheder senest en måned efter afslutningen af undersøgelsen. Da klageren allerede var blevet underrettet om visse kendsgerninger i marts 2024, ville alle påstande vedrørende disse kendsgerninger blive anset for at være fremsat for sent.

17. OLAF anerkendte således, at klageren på grund af sin manglende angivelse af datoen for afslutningen af undersøgelsen og i betragtning af den kontrolansvarliges ordlydsfortolkning af reglerne var forhindret i at indgive sin klage til den kontrolansvarlige inden for den gældende frist, men kun for en del af sine påstande.

18. OLAF understregede betydningen af rettidig underretning for at sikre, at personer, der er berørt af en OLAF-undersøgelse, kan henvende sig til den kontrolansvarlige inden for den gældende frist, men bemærkede, at der i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 ikke er fastsat nogen frist for at underrette en berørt person om afslutningen af en undersøgelse, hvis OLAF fremsætter henstillinger[5]. I dette tilfælde underrettede OLAF stadig klageren inden for seks arbejdsdage, hvis OLAF fremsatte henstillinger.

19. OLAF bemærkede desuden, at klageren havde sendt en e-mail til OLAF den 26. august 2024, som afspejlede klagen til den kontrolansvarlige. OLAF svarede klageren den 19. september 2024. OLAF erkendte, at dets svar ikke kan anses for at svare til en afgørelse truffet af den kontrolansvarlige, men bemærkede, at det stadig havde givet et detaljeret svar på klagerens påstande.

af klageren

20. Klageren bemærkede, at datoen for brevet, den 24. juli 2024, ikke er den dato, hvor undersøgelsen blev afsluttet. Sagsøgeren har gjort gældende, at OLAF ikke handlede i overensstemmelse med princippet om god forvaltningsskik ved ikke at underrette sagsøgeren om fristen for undersøgelsens afslutning. Dette fratog den muligheden for at henvende sig til den kontrolansvarlige.

21. Desuden hævdede klageren, at OLAF's svar til klageren af 19. september 2024 ikke kan anses for at svare til en afgørelse fra en uafhængig myndighed såsom den kontrolansvarlige. OLAF kan ikke selv kontrollere overholdelsen af de processuelle garantier for personer, der er berørt af en undersøgelse.

Ombudsmandens vurdering

22. Denne undersøgelse vedrører udelukkende OLAF's handlinger. Da disse foranstaltninger imidlertid vedrører muligheden for at henvende sig til den kontrolansvarlige for processuelle garantier, er det først nødvendigt at fastlægge den kontrolansvarliges rolle. Den kontrolansvarlige blev oprettet for at give dem, der er berørt af OLAF's undersøgelser, en særlig og uafhængig mekanisme til at anfægte påståede overtrædelser af deres proceduremæssige garantier. I henhold til gældende lovgivning kan klager til den kontrolansvarlige kun indgives af berørte personer og skal indgives senest en måned efter, at de er blevet bekendt med de relevante forhold, og under alle omstændigheder senest en måned efter afslutningen af undersøgelsen[6].

23. For at denne vigtige uafhængige klagemekanisme kan være relevant for dem, der er berørt af OLAF's undersøgelser, skal OLAF underrette dem rettidigt om, at den kontrolansvarlige findes, og have alle relevante oplysninger, der er nødvendige for at indgive en klage.

24. Som forklaret af OLAF er der, når det udsteder en henstilling i en undersøgelse, ingen fastsat frist i henhold til den gældende retlige ramme for underretning af den berørte person om afslutningen af undersøgelsen. Der er kun en specifik frist i tilfælde, hvor der ikke fremsættes henstillinger[7].

25. Dette betyder i praksis, at en person, der er berørt af en OLAF-undersøgelse, først kan få kendskab til afslutningen af OLAF-undersøgelsen efter udløbet af fristen for at henvende sig til den kontrolansvarlige, hvilket forhindrer vedkommende i helt at henvende sig til den kontrolansvarlige, når undersøgelsen er afsluttet. Dette tyder på et bredere spørgsmål vedrørende proceduremæssige garantier i OLAF's undersøgelser[8].

26. I den foreliggende sag underrettede OLAF klageren om afslutningen af undersøgelsen den 31. juli 2024 inden for fristen for at henvende sig til den kontrolansvarlige. Som OLAF har anerkendt, indeholdt underretningsskrivelsen imidlertid ikke fristen for undersøgelsens afslutning, men kun den dato, hvor skrivelsen blev underskrevet, dvs. den 24. juli 2024. Denne dato fremgik tre gange af brevet og fik forståeligt nok klageren til at tro, at det var sidste frist for undersøgelsen. Klageren var således ikke i besiddelse af alle nødvendige og korrekte oplysninger til at indgive en antagelig klage til den kontrolansvarlige, dvs. inden for fristen.

27. Kendskabet til den faktiske dato for afslutningen af undersøgelsen var afgørende for, at klageren kunne henvende sig til den kontrolansvarlige inden for fristen. Klageren henvendte sig i sidste ende til den kontrolansvarlige tre dage efter fristens udløb. Det er derfor ubestrideligt, at manglende oplysninger om, hvornår undersøgelsen blev afsluttet, påvirkede klagerens mulighed for at henvende sig til den kontrolansvarlige.  

28. Denne situation kunne let have været undgået ved blot at medtage den faktiske dato, hvor undersøgelsen blev afsluttet, i det brev, hvori klageren blev underrettet om afslutningen af undersøgelsen. På denne baggrund finder Ombudsmanden, at OLAF's undladelse af at underrette klageren om fristen for undersøgelsen udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

29. Selv om OLAF besvarede klagerens skrivelse af 26. august 2024, som afspejlede klagen til den kontrolansvarlige og gav klageren nyttige præciseringer, finder Ombudsmanden, at dette ikke kan betragtes som et tilstrækkeligt retsmiddel i denne sag. Den kontrolansvarlige blev oprettet specifikt med henblik på at fungere som en uafhængig mekanisme til behandling af klager over OLAF. OLAF’s vurdering af en klage kan som sådan ikke træde i stedet for den kontrolansvarliges vurdering. 

30. Ombudsmanden finder imidlertid, at der ikke findes nogen passende henstilling med henblik på at afhjælpe denne fejl eller forsømmelse. Som nævnt ovenfor var undersøgelsens omfang begrænset til OLAF's handlinger, da Ombudsmanden fandt, at den kontrolansvarlige ved at afvise klagen som uantagelig ikke var åbenbart forkert. Ombudsmanden vil ikke desto mindre fremsætte et forslag til OLAF med henblik på at forhindre, at en lignende situation opstår i fremtiden. 

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

Ved ikke at underrette klageren om fristen for undersøgelsen har Det Europæiske Agentur for Bekæmpelse af Svig (OLAF) udvist fejl eller forsømmelser.

Klageren og OLAF vil blive underrettet om denne afgørelse.

Forslag til forbedringer

OLAF bør sikre, at det, når det underretter en berørt person om afslutningen af en undersøgelse, giver rettidige, klare og udtømmende oplysninger om muligheden for at henvende sig til den kontrolansvarlige. Dette omfatter angivelse af afslutningsdatoen for undersøgelsen.

Teresa Anjinho
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 19.9.2025

[2] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj/eng, artikel 2, stk. 5: "berørtperson": enhver person eller økonomisk aktør, der mistænkes for at have begået svig, korruption eller enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Unionens finansielle interesser, og som derfor er genstand for kontorets undersøgelse".

[3] Den kontrolansvarlige for processuelle garantier undersøger klager indgivet af personer, der er berørt af undersøgelser foretaget af OLAF, navnlig vedrørende OLAF's overholdelse af processuelle garantier og de regler, der gælder for undersøgelser. Yderligere oplysninger findes her: https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/controller-procedural-guarantees_en

[4] Artikel 9b, stk. 2, andet led, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2020/2223 af 23. december 2020 om ændring af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, for så vidt angår samarbejdet med Den Europæiske Anklagemyndighed og effektiviteten af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs undersøgelser: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2020/2223/oj. 

[5] artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 Artikel 29 i OLAF's retningslinjer for undersøgelsesprocedurer for OLAF's ansatte: https://anti-fraud.ec.europa.eu/guidelines-investigations-olaf-staff_da.

[6] Artikel 9b, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.

[7] artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 Artikel 29 i OLAF's retningslinjer for undersøgelsesprocedurer for OLAF's ansatte.

[8] Dette spørgsmål blev rejst af Ombudsmanden i forbindelse med den igangværende evaluering af OLAF-forordningen som et spørgsmål, der skal behandles af lovgiverne.