Sagen vedrørte en anmodning om aktindsigt i dokumenter i forbindelse med disciplinærsager efter en undersøgelse og henstilling fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) til Kommissionen. Kommissionen identificerede 23 dokumenter som værende omfattet af anmodningen og afslog at give aktindsigt i alle dokumenter i deres helhed. Kommissionen baserede sig herved på behovet for at beskytte personoplysninger.

Da klageren anmodede Kommissionen om at revidere sin afgørelse, bekræftede Kommissionen afslaget på aktindsigt under påberåbelse af en generel formodning om fortrolighed som følge af beskyttelsen af formålet med undersøgelser. Kommissionen hævdede også, at der ikke kan gives aktindsigt for at beskytte de personoplysninger, der er indeholdt i dokumenterne.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionens anvendelse af en generel formodning for fortrolighed efter afslutningen af den pågældende disciplinærsag ikke var rimelig. På grundlag af en undersøgelse af de omtvistede dokumenter fandt Ombudsmanden, at selv om det kan være nødvendigt at redigere dele af dokumenterne for at forhindre identifikation af enkeltpersoner eller for at beskytte formålet med fremtidige undersøgelser, indeholder dokumenterne ikke følsomme oplysninger under hele forløbet. Ombudsmanden foreslog således som en løsning, at Kommissionen genovervejer sin holdning til begæringen om aktindsigt med henblik på at give meningsfuld delvis aktindsigt i de ønskede dokumenter.

Som svar herpå bekræftede Kommissionen sin påberåbelse af en generel formodning for fortrolighed og fandt, at en meningsfuld delvis aktindsigt under alle omstændigheder ikke var mulig uden at videregive personoplysninger og bringe beskyttelsen af formålet med Kommissionens disciplinære undersøgelser i fare.

Ombudsmanden beklagede, at Kommissionen ikke gav delvis aktindsigt efter hendes forslag til en løsning. Ombudsmanden fandt, at Kommissionens behandling af denne anmodning om aktindsigt udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Da Kommissionen havde revurderet sin holdning til klagerens anmodning om aktindsigt efter Ombudsmandens forslag til en løsning og var kommet til samme konklusion som i sin bekræftende afgørelse, så Ombudsmanden ikke noget nyttigt formål med at fortsætte denne undersøgelse med en formel henstilling om sagen. Hun afsluttede derfor sagen.

Sagen vedrørte Europa-Kommissionens afgørelse om afslag på aktindsigt i endelige sanktionsafgørelser om afslutning af disciplinærsager mod ansatte i Kommissionen. Kommissionen anvendte en generel formodning for fortrolighed på alle de omtvistede dokumenter på grundlag af behovet for at beskytte formålet med undersøgelser. Kommissionen hævdede også, at der under alle omstændigheder ikke kunne gives offentlig adgang til afgørelserne uden at afsløre personoplysninger.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen ikke var berettiget til at basere sig på en generel formodning om fortrolighed baseret på behovet for at beskytte formålet med undersøgelser for at nægte aktindsigt i de endelige sanktionsafgørelser. Ombudsmandens undersøgelseshold undersøgte derfor de pågældende dokumenter. På grundlag af inspektionen fandt Ombudsmanden, at selv om nogle af de endelige sanktionsafgørelser kan kræve mere omfattende redigeringer end andre for at forhindre identifikation af enkeltpersoner og dermed beskytte deres privatliv og integritet, var Kommissionens holdning om, at der ikke kunne gives adgang, urimelig. Ombudsmanden mente også, at dokumenterne kun indeholdt begrænsede oplysninger, som skulle tilbageholdes for at beskytte formålet med undersøgelserne.

På denne baggrund fandt Ombudsmanden, at Kommissionens afslag på at give aktindsigt i de ønskede dokumenter i deres helhed udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Ombudsmanden redegjorde allerede for sit ovennævnte synspunkt i et forslag til en løsning i en parallel undersøgelse vedrørende aktindsigt i lignende dokumenter. Da Kommissionen havde revurderet sin holdning efter dette løsningsforslag og var nået frem til samme konklusion som i sin bekræftende afgørelse, fandt Ombudsmanden det ikke hensigtsmæssigt at fortsætte denne undersøgelse ved at fremsætte en formel henstilling om spørgsmålet. Hun afsluttede derfor sagen.

Sagen vedrørte Europa-Parlamentets afslag på at give aktindsigt i dokumenter vedrørende en undersøgelse foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) af personaleforseelser. Ved afslaget på aktindsigt påberåbte Parlamentet sig to undtagelser i henhold til EU-lovgivningen om aktindsigt, idet det gjorde gældende, at udbredelsen ville skade privatlivets fred og integriteten for de personer, der var berørt af OLAF's undersøgelse og dets beslutningsproces.

Ombudsmanden fandt, at klageren ikke havde fastslået et behov for videregivelse af personoplysningerne i offentlighedens interesse som krævet i EU-lovgivningen om databeskyttelse. Parlamentet havde således med rette nægtet at udlevere de personoplysninger, der var indeholdt i de omtvistede dokumenter. Gennemgangen af dokumenterne viste imidlertid også, at de ikke indeholder personoplysninger overalt, og at visse dele af dokumenterne kan videregives, samtidig med at de berørte personers privatliv og integritet beskyttes. Ombudsmanden foreslog derfor, at Parlamentet tog sin holdning om, at der skulle gives afslag på aktindsigt i dokumenterne i deres helhed, op til fornyet overvejelse.

Som svar fastholdt Parlamentet sin holdning om, at der ikke kunne gives offentlig adgang, da det mente, at det ikke er muligt at redigere alle personoplysninger, samtidig med at der efterlades noget meningsfuldt indhold. Ombudsmanden beklagede Parlamentets fortsatte afslag på enhver form for aktindsigt i de ønskede dokumenter. Eftersom Parlamentet bekræftede sin holdning som svar på hendes løsningsforslag, var Ombudsmanden af den opfattelse, at det ikke ville tjene noget formål at forfølge sagen i forbindelse med denne sag. Ombudsmanden forventer imidlertid, at Parlamentet vil tage hensyn til hendes vurdering, når det behandler fremtidige anmodninger om aktindsigt i lignende dokumenter.

Sagen vedrørte Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs (OLAF's) afslag på at give tilstrækkelig bred offentlig adgang til OLAF's endelige rapporter og henstillinger vedrørende to undersøgelser af EU-ansattes forseelser. Ved afslaget på aktindsigt i dele af disse dokumenter påberåbte OLAF sig to undtagelser i henhold til EU-lovgivningen om aktindsigt og gjorde gældende, at udbredelsen ville være til skade for beskyttelsen af privatlivets fred og integriteten for de personer, der er nævnt i dokumenterne, herunder de personer, der er berørt af OLAF’s undersøgelser, samt for beskyttelsen af de forretningsmæssige interesser for de selskaber og juridiske personer, der er nævnt i dokumenterne.

Ombudsmanden fandt, at klageren ikke havde påvist et behov for videregivelse af de pågældende personoplysninger i offentlighedens interesse som krævet i EU-lovgivningen om databeskyttelse. Efter en undersøgelse af de omtvistede dokumenter fandt Ombudsmanden også, at redigeringer af kommercielle oplysninger var rimelige, og at der ikke var nogen mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen heraf i denne henseende. Ombudsmanden konkluderede derfor, at OLAF’s afgørelse om afslag på aktindsigt i dele af de omtvistede dokumenter var begrundet. Ombudsmanden glædede sig over OLAF's beslutning om at fremlægge væsentlige oplysninger om de to pågældende undersøgelser og afsluttede undersøgelsen og konstaterede, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser.

Sagen vedrørte Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs (OLAF's) afgørelse om at nægte aktindsigt i endelige rapporter og relaterede henstillinger i 44 undersøgelser samt i en sagsmappe i en specifik afsluttet disciplinærsag. OLAF anvendte en generel formodning for afslag på aktindsigt i alle de omtvistede dokumenter, hvilket betød, at kontoret afslog at give aktindsigt i alle dokumenter uden at have foretaget en individuel vurdering.

Ombudsmanden fandt, at OLAF ikke var berettiget til at påberåbe sig en generel formodning om afslag på aktindsigt baseret på behovet for at beskytte formålet med dets undersøgelser og til at nægte aktindsigt i de 37 endelige rapporter og henstillinger, i forbindelse med hvilke undersøgelserne og opfølgningsaktiviteterne var blevet afsluttet. Med hensyn til de endelige rapporter og henstillinger, hvor OLAF mente, at opfølgningsaktiviteterne stadig var i gang, fandt Ombudsmanden, at det ikke var klart, om og i givet fald hvordan OLAF vurderede, at denne opfølgningsperiode stadig var rimelig, inden den generelle formodning om hemmeligholdelse blev anvendt.

Ombudsmanden foreslog derfor som en løsning, at OLAF i) foretager en individuel vurdering af de endelige rapporter og henstillinger vedrørende de undersøgelser, hvor opfølgningsaktiviteterne er blevet afsluttet, og om nødvendigt redigerer personoplysninger med henblik på at give den bredest mulige aktindsigt, og ii) redegøre for, hvorfor den mener, at den rimelige frist for afslutning af opfølgningsaktiviteterne endnu ikke var udløbet, når det er relevant.

Som svar herpå foretog OLAF en individuel vurdering af 41 endelige rapporter og henstillinger i forbindelse med alle undersøgelser, hvor det blev bekræftet, at opfølgningen var afsluttet. OLAF gav delvis aktindsigt i alle disse dokumenter. OLAF beskrev også, hvordan det generelt vurderer, om den kompetente myndighed har haft en rimelig frist til at træffe afgørelse om en passende opfølgning på sine henstillinger.

Ombudsmanden konkluderede, at OLAF accepterede hendes forslag til en løsning, der giver bred delvis aktindsigt i 41 endelige rapporter og relaterede henstillinger. Hun glædede sig også over præciseringerne vedrørende de igangværende opfølgningsprocedurer. Når dette er sagt, bemærkede hun, at opfølgningsaktiviteterne i forbindelse med de omtvistede undersøgelser havde varet betydeligt længere, end hvad Unionens retsinstanser har anerkendt som rimeligt. Hun fremsatte derfor forslag til forbedringer til OLAF i forbindelse med denne sag.

Hvad angår afslaget på aktindsigt i de resterende dokumenter i OLAF’s omhandlede undersøgelsessag var Ombudsmanden heller ikke overbevist om, at OLAF med rette kunne påberåbe sig en generel formodning for afslag på aktindsigt i betragtning af, at dets undersøgelses- og opfølgningsprocedure begge var afsluttet. Efter at have undersøgt dokumenterne fandt Ombudsmanden også, at delvis aktindsigt forekom mulig, samtidig med at navnlig personoplysninger blev redigeret. Når det er sagt, bemærkede Ombudsmanden, at antallet af dokumenter i sagsakterne er betydeligt, at klageren nu fik meningsfuld delvis aktindsigt i den endelige rapport i forbindelse med denne undersøgelse, og det er ikke klart, om de resterende dokumenter, som der kan gives delvis aktindsigt i, indeholder yderligere oplysninger af interesse for klageren. Ombudsmanden fandt derfor, at det ikke var berettiget at foretage yderligere undersøgelser af dette aspekt af klagen. Hun henviste i denne forbindelse til det forslag til forbedring, der blev fremsat over for OLAF i forbindelse med en nylig undersøgelse vedrørende kontorets behandling af anmodninger om aktindsigt i hele sagsakter.

Sagen vedrørte EU-Udenrigstjenestens afslag på at give fuld aktindsigt i dokumenter vedrørende undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) på grund af forseelser begået af EU-ansatte. Ved afslaget på aktindsigt påberåbte EU-Udenrigstjenesten sig en undtagelse i henhold til EU-lovgivningen om aktindsigt, idet den gjorde gældende, at udbredelsen ville være til skade for behovet for at beskytte privatlivets fred og integriteten for de personer, der er nævnt i dokumenterne, herunder de personer, der er berørt af OLAF’s undersøgelser. Desuden redigerede EU-Udenrigstjenesten navnene på de juridiske personer, der var nævnt i dokumenterne, for at beskytte deres omdømme.

Ombudsmanden fandt, at klageren ikke havde fastslået et behov for videregivelse af personoplysningerne i offentlighedens interesse som krævet i EU-lovgivningen om databeskyttelse. Efter en undersøgelse af de omtvistede dokumenter fandt Ombudsmanden også, at de begrænsede redigeringer af kommercielle oplysninger var rimelige og ikke kunne identificere nogen mere tungtvejende offentlig interesse i denne henseende. Ombudsmanden konkluderede derfor, at EU-Udenrigstjenestens afgørelse om at afslå fuld udbredelse af de omtvistede dokumenter var begrundet. Ombudsmanden afsluttede derfor undersøgelsen og konstaterede, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser.

Sagen vedrørte et konsulentfirma, der var ved at blive undersøgt af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) for mistanke om uregelmæssigheder i EU-finansierede projekter. OLAF meddelte virksomheden, at det havde afsluttet undersøgelsen, og fremsatte finansielle og administrative henstillinger til Kommissionen. Selv om OLAF meddelte virksomheden, at den kunne henvende sig til OLAF's kontrolansvarlige for processuelle garantier, gav OLAF ikke klare oplysninger om den gældende frist for indgivelse af en klage. Det betød, at virksomheden indgav klagen efter fristens udløb, og den kontrolansvarlige afviste klagen.

Ombudsmanden fandt, at OLAF ved ikke at give klageren klare oplysninger, navnlig vedrørende fristen for undersøgelsens afslutning, havde begået fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden fandt imidlertid, at der ikke var nogen passende henstilling til klageren om at rette op på dette. Hun fremsatte ikke desto mindre et forslag, der havde til formål at forhindre, at et sådant problem opstod i lignende sager i fremtiden.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.