Sagen vedrørte en anmodning om aktindsigt i dokumenter i forbindelse med disciplinærsager efter en undersøgelse og henstilling fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) til Kommissionen. Kommissionen identificerede 23 dokumenter som værende omfattet af anmodningen og afslog at give aktindsigt i alle dokumenter i deres helhed. Kommissionen baserede sig herved på behovet for at beskytte personoplysninger.

Da klageren anmodede Kommissionen om at revidere sin afgørelse, bekræftede Kommissionen afslaget på aktindsigt under påberåbelse af en generel formodning om fortrolighed som følge af beskyttelsen af formålet med undersøgelser. Kommissionen hævdede også, at der ikke kan gives aktindsigt for at beskytte de personoplysninger, der er indeholdt i dokumenterne.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionens anvendelse af en generel formodning for fortrolighed efter afslutningen af den pågældende disciplinærsag ikke var rimelig. På grundlag af en undersøgelse af de omtvistede dokumenter fandt Ombudsmanden, at selv om det kan være nødvendigt at redigere dele af dokumenterne for at forhindre identifikation af enkeltpersoner eller for at beskytte formålet med fremtidige undersøgelser, indeholder dokumenterne ikke følsomme oplysninger under hele forløbet. Ombudsmanden foreslog således som en løsning, at Kommissionen genovervejer sin holdning til begæringen om aktindsigt med henblik på at give meningsfuld delvis aktindsigt i de ønskede dokumenter.

Som svar herpå bekræftede Kommissionen sin påberåbelse af en generel formodning for fortrolighed og fandt, at en meningsfuld delvis aktindsigt under alle omstændigheder ikke var mulig uden at videregive personoplysninger og bringe beskyttelsen af formålet med Kommissionens disciplinære undersøgelser i fare.

Ombudsmanden beklagede, at Kommissionen ikke gav delvis aktindsigt efter hendes forslag til en løsning. Ombudsmanden fandt, at Kommissionens behandling af denne anmodning om aktindsigt udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Da Kommissionen havde revurderet sin holdning til klagerens anmodning om aktindsigt efter Ombudsmandens forslag til en løsning og var kommet til samme konklusion som i sin bekræftende afgørelse, så Ombudsmanden ikke noget nyttigt formål med at fortsætte denne undersøgelse med en formel henstilling om sagen. Hun afsluttede derfor sagen.

Sagen drejede sig om, hvordan Europa-Kommissionen behandlede en traktatbrudsklage mod Spanien vedrørende reformen af landets straffelov. Klagen vedrørte navnlig de sanktioner, der er fastsat for offentlige myndigheders eller embedsmænds anvendelse af offentlige aktiver til private formål. Klageren hævdede, at Kommissionen var blevet unødigt forsinket i behandlingen af hans overtrædelsesklage.   

Ombudsmanden indledte en undersøgelse og anmodede Kommissionen om at redegøre for den tid, det tog at behandle klagen. Ombudsmandens undersøgelseshold undersøgte også dokumenterne vedrørende traktatbrudsklagen. På grundlag af undersøgelsen fandt Ombudsmanden, at Kommissionen havde truffet regelmæssige foranstaltninger i sagen siden 2022, og at den havde givet en rimelig forklaring med hensyn til den tid, det tog at behandle sagen. Ikke desto mindre beklagede Ombudsmanden, at Kommissionen ikke gav klageren mere omfattende opdateringer på et tidligere tidspunkt.

Ombudsmanden afsluttede undersøgelsen med den konklusion, at der ikke var grundlag for yderligere undersøgelser.

Sagen vedrørte Europa-Parlamentets afslag på at give aktindsigt i dokumenter vedrørende to undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) vedrørende forseelser begået af ansatte. Ved afslaget på aktindsigt påberåbte Parlamentet sig fire undtagelser i henhold til EU-lovgivningen om aktindsigt med den begrundelse, at udbredelse ville være til skade for privatlivets fred og integriteten for de personer, der er berørt af OLAF's undersøgelser, formålet med disse undersøgelser, igangværende retssager og dets beslutningsproces.

Ombudsmandens undersøgelseshold inspicerede de omtvistede dokumenter, og på grundlag af inspektionen fandt Ombudsmanden, at det for så vidt angår dokumenterne vedrørende en af undersøgelserne var rimeligt for Parlamentet at anvende den generelle formodning om hemmeligholdelse, som EU-institutionerne kan påberåbe sig, mens OLAF's undersøgelser er i gang, og så længe der ikke er forløbet en rimelig frist for opfølgningsaktiviteter fra de myndigheder, der gennemfører OLAF's henstillinger. 

I betragtning af de særlige omstændigheder i forbindelse med de to omhandlede OLAF-undersøgelser fandt Ombudsmanden også, at Parlamentet havde været berettiget til at antage, at redigering af dokumenterne ikke ville efterlade noget materielt indhold, da de indeholder en betydelig mængde personoplysninger. Da klageren ikke havde fastslået et behov for videregivelse af personoplysningerne til et specifikt formål i offentlighedens interesse som krævet i EU-lovgivningen om databeskyttelse, fandt Ombudsmanden ingen fejl eller forsømmelser og afsluttede sagen.

Sagen vedrørte Europa-Kommissionens afgørelse om afslag på aktindsigt i endelige sanktionsafgørelser om afslutning af disciplinærsager mod ansatte i Kommissionen. Kommissionen anvendte en generel formodning for fortrolighed på alle de omtvistede dokumenter på grundlag af behovet for at beskytte formålet med undersøgelser. Kommissionen hævdede også, at der under alle omstændigheder ikke kunne gives offentlig adgang til afgørelserne uden at afsløre personoplysninger.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen ikke var berettiget til at basere sig på en generel formodning om fortrolighed baseret på behovet for at beskytte formålet med undersøgelser for at nægte aktindsigt i de endelige sanktionsafgørelser. Ombudsmandens undersøgelseshold undersøgte derfor de pågældende dokumenter. På grundlag af inspektionen fandt Ombudsmanden, at selv om nogle af de endelige sanktionsafgørelser kan kræve mere omfattende redigeringer end andre for at forhindre identifikation af enkeltpersoner og dermed beskytte deres privatliv og integritet, var Kommissionens holdning om, at der ikke kunne gives adgang, urimelig. Ombudsmanden mente også, at dokumenterne kun indeholdt begrænsede oplysninger, som skulle tilbageholdes for at beskytte formålet med undersøgelserne.

På denne baggrund fandt Ombudsmanden, at Kommissionens afslag på at give aktindsigt i de ønskede dokumenter i deres helhed udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Ombudsmanden redegjorde allerede for sit ovennævnte synspunkt i et forslag til en løsning i en parallel undersøgelse vedrørende aktindsigt i lignende dokumenter. Da Kommissionen havde revurderet sin holdning efter dette løsningsforslag og var nået frem til samme konklusion som i sin bekræftende afgørelse, fandt Ombudsmanden det ikke hensigtsmæssigt at fortsætte denne undersøgelse ved at fremsætte en formel henstilling om spørgsmålet. Hun afsluttede derfor sagen.

Sagen vedrørte Europa-Parlamentets afslag på at give aktindsigt i dokumenter vedrørende en undersøgelse foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) af personaleforseelser. Ved afslaget på aktindsigt påberåbte Parlamentet sig to undtagelser i henhold til EU-lovgivningen om aktindsigt, idet det gjorde gældende, at udbredelsen ville skade privatlivets fred og integriteten for de personer, der var berørt af OLAF's undersøgelse og dets beslutningsproces.

Ombudsmanden fandt, at klageren ikke havde fastslået et behov for videregivelse af personoplysningerne i offentlighedens interesse som krævet i EU-lovgivningen om databeskyttelse. Parlamentet havde således med rette nægtet at udlevere de personoplysninger, der var indeholdt i de omtvistede dokumenter. Gennemgangen af dokumenterne viste imidlertid også, at de ikke indeholder personoplysninger overalt, og at visse dele af dokumenterne kan videregives, samtidig med at de berørte personers privatliv og integritet beskyttes. Ombudsmanden foreslog derfor, at Parlamentet tog sin holdning om, at der skulle gives afslag på aktindsigt i dokumenterne i deres helhed, op til fornyet overvejelse.

Som svar fastholdt Parlamentet sin holdning om, at der ikke kunne gives offentlig adgang, da det mente, at det ikke er muligt at redigere alle personoplysninger, samtidig med at der efterlades noget meningsfuldt indhold. Ombudsmanden beklagede Parlamentets fortsatte afslag på enhver form for aktindsigt i de ønskede dokumenter. Eftersom Parlamentet bekræftede sin holdning som svar på hendes løsningsforslag, var Ombudsmanden af den opfattelse, at det ikke ville tjene noget formål at forfølge sagen i forbindelse med denne sag. Ombudsmanden forventer imidlertid, at Parlamentet vil tage hensyn til hendes vurdering, når det behandler fremtidige anmodninger om aktindsigt i lignende dokumenter.

Sagen vedrørte Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs (OLAF's) afgørelse om at nægte aktindsigt i endelige rapporter og relaterede henstillinger i 44 undersøgelser samt i en sagsmappe i en specifik afsluttet disciplinærsag. OLAF anvendte en generel formodning for afslag på aktindsigt i alle de omtvistede dokumenter, hvilket betød, at kontoret afslog at give aktindsigt i alle dokumenter uden at have foretaget en individuel vurdering.

Ombudsmanden fandt, at OLAF ikke var berettiget til at påberåbe sig en generel formodning om afslag på aktindsigt baseret på behovet for at beskytte formålet med dets undersøgelser og til at nægte aktindsigt i de 37 endelige rapporter og henstillinger, i forbindelse med hvilke undersøgelserne og opfølgningsaktiviteterne var blevet afsluttet. Med hensyn til de endelige rapporter og henstillinger, hvor OLAF mente, at opfølgningsaktiviteterne stadig var i gang, fandt Ombudsmanden, at det ikke var klart, om og i givet fald hvordan OLAF vurderede, at denne opfølgningsperiode stadig var rimelig, inden den generelle formodning om hemmeligholdelse blev anvendt.

Ombudsmanden foreslog derfor som en løsning, at OLAF i) foretager en individuel vurdering af de endelige rapporter og henstillinger vedrørende de undersøgelser, hvor opfølgningsaktiviteterne er blevet afsluttet, og om nødvendigt redigerer personoplysninger med henblik på at give den bredest mulige aktindsigt, og ii) redegøre for, hvorfor den mener, at den rimelige frist for afslutning af opfølgningsaktiviteterne endnu ikke var udløbet, når det er relevant.

Som svar herpå foretog OLAF en individuel vurdering af 41 endelige rapporter og henstillinger i forbindelse med alle undersøgelser, hvor det blev bekræftet, at opfølgningen var afsluttet. OLAF gav delvis aktindsigt i alle disse dokumenter. OLAF beskrev også, hvordan det generelt vurderer, om den kompetente myndighed har haft en rimelig frist til at træffe afgørelse om en passende opfølgning på sine henstillinger.

Ombudsmanden konkluderede, at OLAF accepterede hendes forslag til en løsning, der giver bred delvis aktindsigt i 41 endelige rapporter og relaterede henstillinger. Hun glædede sig også over præciseringerne vedrørende de igangværende opfølgningsprocedurer. Når dette er sagt, bemærkede hun, at opfølgningsaktiviteterne i forbindelse med de omtvistede undersøgelser havde varet betydeligt længere, end hvad Unionens retsinstanser har anerkendt som rimeligt. Hun fremsatte derfor forslag til forbedringer til OLAF i forbindelse med denne sag.

Hvad angår afslaget på aktindsigt i de resterende dokumenter i OLAF’s omhandlede undersøgelsessag var Ombudsmanden heller ikke overbevist om, at OLAF med rette kunne påberåbe sig en generel formodning for afslag på aktindsigt i betragtning af, at dets undersøgelses- og opfølgningsprocedure begge var afsluttet. Efter at have undersøgt dokumenterne fandt Ombudsmanden også, at delvis aktindsigt forekom mulig, samtidig med at navnlig personoplysninger blev redigeret. Når det er sagt, bemærkede Ombudsmanden, at antallet af dokumenter i sagsakterne er betydeligt, at klageren nu fik meningsfuld delvis aktindsigt i den endelige rapport i forbindelse med denne undersøgelse, og det er ikke klart, om de resterende dokumenter, som der kan gives delvis aktindsigt i, indeholder yderligere oplysninger af interesse for klageren. Ombudsmanden fandt derfor, at det ikke var berettiget at foretage yderligere undersøgelser af dette aspekt af klagen. Hun henviste i denne forbindelse til det forslag til forbedring, der blev fremsat over for OLAF i forbindelse med en nylig undersøgelse vedrørende kontorets behandling af anmodninger om aktindsigt i hele sagsakter.