Baggrunden for klagen

1. Efter et praktikophold i Europa-Parlamentet som led i programmet for positiv særbehandling af personer med handicap blev klageren i 2022 opfordret til at ansøge om en stilling som kontraktansat. Med henblik herpå skulle han aflægge prøver i udvælgelsesværktøjet for kontraktansatte (CAST)[1]. Han anførte i sin ansøgning, at han på grund af sit handicap havde særlige behov, som skulle imødekommes (såkaldt »rimelig tilpasning«[2]).

2. Den 29. november 2022 kontaktede Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) klageren for at få flere oplysninger om, hvordan han kunne imødekomme sine behov under prøverne. Klageren havde en telefonsamtale med EPSO, hvorunder EPSO meddelte ham, at prøverne ville finde sted på afstand, og at han ville få lov til at bruge sit eget tilpassede udstyr.

3. Den følgende dag meddelte EPSO pr. e-mail klageren, at i modsætning til, hvad han havde fået at vide telefonisk, skulle prøverne kun finde sted i et testcenter, som EPSO’s kontrahent var vært for, og som arrangerede prøverne. Klageren ville den 2. december 2022 modtage en opfordring til at reservere en tid til at tage prøverne den følgende uge.

4. I forbindelse med denne e-mail og efterfølgende udvekslinger meddelte EPSO klageren, at nogle af de rimelige tilpasningsforanstaltninger (vedrørende udstyr og testens format), som han havde anmodet om, ville være tilgængelige i testcentret. Kontrahenten ville imidlertid ikke være i stand til at levere alt det udstyr, som klageren havde anmodet om.[3] EPSO pålagde ham også at tale med kontrahenten inden prøven "for at gøre alt klart".

5. Klageren udtrykte bekymring over, at han på grundlag af oplysningerne fra EPSO ikke ville være i stand til at tage prøven. EPSO kunne imidlertid ikke tilbyde ham en alternativ løsning til at aflægge prøverne med alle de foranstaltninger, han havde anmodet om.

6. Den 9. december 2022 aflagde klageren prøverne i testcentret. De fleste af de rimelige tilpasningsforanstaltninger, som han var blevet informeret om ville være til rådighed under prøverne, var ikke tilgængelige [4] Samme dag klagede han til EPSO over sagen.

7. Den 14. december 2022 svarede EPSO og undskyldte over for klageren på vegne af sin kontrahent og meddelte ham, at han ville blive opfordret til at genoptage prøverne i februar 2023.

8. Klageren skrev til EPSO ved yderligere to lejligheder, men da han ikke havde modtaget noget svar, henvendte han sig den 22. januar 2023 til Ombudsmanden.

9. Efterfølgende aflagde klageren igen CAST-prøverne den 13. februar 2023, denne gang i EPSO's lokaler. Denne gang blev alle rimelige tilpasningsforanstaltninger leveret, og han bestod testene.

Undersøgelsen

10. Ombudsmanden indledte en undersøgelse og anmodede EPSO om at besvare klagen og præcisere, hvordan den giver ansøgere med handicap rimelige tilpasninger, herunder i forbindelse med fjerntestning, hvilket er en forholdsvis ny udvikling. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden EPSO's svar på klagen og efterfølgende klagerens bemærkninger som svar på EPSO's svar.

EPSO's svar

11. EPSO sagde, at klageren, efter at have gjort den opmærksom på problemerne med den indledende test, kontaktede den kontrahent, der var ansvarlig for testcentret, hvilket bekræftede, at der ikke havde været rimelige tilpasningsforanstaltninger til rådighed. EPSO gav klageren mulighed for at genoptage prøverne og meddelte ham den 24. februar 2023, at han havde bestået prøverne.

12. EPSO sagde, at det siden 2023 kun har skiftet til en model for fjerntestning i forbindelse med sådanne udvælgelsesprocedurer. Ansøgere, der har behov for tilpasninger i rimeligt omfang, kan dog enten blive inviteret til EPSO's lokaler for at deltage i prøverne (og få deres rejseudgifter godtgjort), eller hvis de vælger at tage prøven hjemmefra, kan de bruge deres eget tilpassede udstyr.

13. EPSO henledte også opmærksomheden på de oplysninger, som EPSO stiller til rådighed for ansøgerne om rimelige tilpasninger i EPSO's udvælgelsesprocedurer [5].

Klagerens bemærkninger

14. Klageren hævdede, at selv om han efterfølgende fik lov til at genoptage prøverne, havde EPSO ikke sikret hans ret til tilpasninger i rimeligt omfang. Han hævdede, at det på trods af hans anmodning om at genoptage prøverne i samme testperiode tog for lang tid for EPSO at finde en løsning og invitere ham på ny. I mellemtiden blev det job, som han blev inviteret til at deltage i konkurrencen, besat. Klageren udtrykte også bekymring over, at det, han oplevede, kunne ske for andre ansøgere med handicap i EPSO's udvælgelsesprocedurer.

Ombudsmandens vurdering

15. EU-administrationen skal som arbejdsgiver med ansvar for lige muligheder gøre alt for at undgå forskelsbehandling, fremme mangfoldighed og sikre lige adgang til jobmuligheder.

16. EPSO, som er ansvarlig for udvælgelsen af EU-ansatte, har et særligt ansvar i denne henseende. EPSO har forpligtet sig til at foretage tilpasninger i rimeligt omfang for ansøgere med særlige behov [6].

17. I forbindelse med en tidligere undersøgelse vedrørende EPSO gjorde Ombudsmanden opmærksom på, at det er vanskeligt for ansøgerne at aflægge en prøve under forhold, der ikke er tilpasset deres behov [7]. Sådanne hændelser vil nødvendigvis give anledning til frustration og forværre, hvad der i sagens natur er en relativt stressende situation. De risikerer således at påvirke ansøgernes ´-resultater i udvælgelsesprocedurer, der allerede er meget konkurrenceprægede.

18. I sit svar i forbindelse med denne undersøgelse fremlagde EPSO en detaljeret kronologi for sagen og stillede kopier af de relevante udvekslinger til rådighed. EPSO bestred ikke, at klageren ikke fik alle de på forhånd aftalte rimelige tilpasningsforanstaltninger. Den forklarede imidlertid desværre ikke, hvordan klagerens situation var opstået.

19. Undersøgelsen viste, at klageren på forhånd klart havde gjort opmærksom på sine behov og konkrete forslag til rimelige tilpasninger. EPSO accepterede disse, men meddelte efterfølgende, efter at have tjekket med sin kontrahent, klageren, at kun nogle af de ønskede foranstaltninger ville være til rådighed. Selv om EPSO havde accepteret disse foranstaltninger, var de fleste af dem ikke på plads under prøverne [8] Det ser ud til, at EPSO ikke kontrollerede med sin kontrahent, at foranstaltningerne rent faktisk ville være på plads på dagen for prøverne. Det var tydeligvis ikke god administrativ praksis.

20. EPSO undskyldte, men anerkendte ikke, at det selv havde noget ansvar. Ombudsmanden mener, at det bør gøres nu.

21. Endvidere mener Ombudsmanden, at EPSO for at forhindre sådanne hændelser i fremtiden bør indføre sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at alle rimelige tilpasningsforanstaltninger, som det accepterer, inden prøverne afholdes i praksis på dagen for prøverne. Det betyder, at EPSO bør have et system til at følge op på gennemførelsen af rimelige tilpasningsforanstaltninger i alle tilfælde, og uanset om en kontrahent er involveret, eller EPSO selv sørger for foranstaltningerne. Ombudsmanden vil fremsætte et forslag til forbedring til EPSO i denne henseende.

22. Desuden blev klageren i denne sag opfordret til at aflægge CAST-test i forbindelse med en ansættelsesprocedure med henblik på en konkret ledig stilling. Da EPSO endelig sørgede for, at klageren genoptog prøverne to måneder senere, var den stilling, som klageren ansøgte om, imidlertid blevet besat. Denne forsinkelse med hensyn til at lette ansættelsen påvirkede derfor også klagerens rekrutteringsudsigter.

23. CAST-tests vedrører ofte ledige stillinger, der skal besættes med det samme, og som derfor normalt afholdes inden for korte frister. EPSO har pligt til at sikre, at ansøgere med særlige behov kan få imødekommet deres rimelige anmodninger om tilpasninger i forbindelse med disse prøver.

24. I fremtiden, hvor ansøgerne skal gennemgå CAST-prøver af årsager, som de ikke er herre over, bør dette ske så hurtigt som muligt, således at en ansøger ikke forhindres i at deltage i en ansættelsesprocedure med henblik på en konkret stilling og dermed potentielt går glip af en jobmulighed. For at afhjælpe dette vil Ombudsmanden fremsætte et forslag til forbedring til EPSO.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

EPSO har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser i forbindelse med behandlingen af klagerens anmodning om tilpasninger i rimeligt omfang.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Forslag til forbedringer

1. EPSO bør indføre sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at alle på forhånd aftalte tilpasninger i rimeligt omfang gennemføres i praksis på dagen for prøverne. Det betyder, at EPSO bør have et system til at følge op på gennemførelsen af rimelige tilpasningsforanstaltninger i alle tilfælde, og uanset om en kontrahent er involveret, eller EPSO selv sørger for foranstaltningerne.

2. I forbindelse med CAST-prøverne bør EPSO sikre, at de omlagte prøver finder sted så hurtigt som muligt, hvis ansøgerne skal genoptage prøverne af årsager, som de ikke er herre over.

Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand
Strasbourg, 07/02/2024

[1] https://eu-careers.europa.eu/en/Cast-Permanent

[2] Retten til tilpasninger i rimeligt omfang er nedfældet i FN's konvention om rettigheder for personer med handicap (artikel 27): https://www.ohchr.org/en/instruments-mechanisms/instruments/convention-rights-persons-disabilities.

[3] Klageren anførte, at han for at imødekomme sine behov ville have brug for særligt udstyr, såsom en separat lommeregner, en større skærm med en udvidet arm, en skærmforstørrelsesglas, et højere skrivebord og ingen eksponering for direkte sollys. Han anmodede også om andre foranstaltninger, såsom mere tid og flere pauser. EPSO fortalte klageren, at dets kontrahent havde oplyst, at der ikke ville være nogen skærmarm til rådighed, men at det ville flytte skærmen tættere på ham.

[4] Både med hensyn til format (yderligere tid og pauser) og udstyr (problemer med forstørrelsesglasset, tekst og placeringen af skrivebordet i testrummet).

[5] https://eu-careers.europa.eu/en/documents/step-step-guide-requesting-reasonable-accommodations-adjustments-epso-selection-tests

https://eu-careers.europa.eu/en/system/files?file=2022-10/en_Overview%20of%20possible%20reasonable%20accommodations%20%28adjustments%29%20in%20selection%20tests-03102022.pdf

https://eu-careers.europa.eu/en/selection-procedure/equal-opportunities-diversity-inclusion/how-to-request-special-adjustment

[6] https://eu-careers.europa.eu/da/selection-procedure/equal-opportunities-diversity-inclusion 

[7] Se punkt 30 i Ombudsmandens henstilling i hendes fælles undersøgelse af klage 1337/2017/EA og 1338/2017/EA, som findes på: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/107637

[8] Navnlig med hensyn til udstyret, det fysiske rum og testens format (tid og pauser).