Kære X

Den 27. august 2001 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende påståede uregelmæssigheder i forbindelse med et udbud vedrørende den eksterne forvaltning af en tjenesteydelse i Den Europæiske Investeringsbanks lokaler, i det følgende benævnt "EIB".

Den 23. oktober 2001 videresendte jeg klagen til formanden for Den Europæiske Investeringsbank. EIB afgav udtalelse den 23. januar 2002. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 5. april 2002. Den 3. maj 2002 anmodede jeg om yderligere oplysninger og fremsendte Deres bemærkninger med henblik på en eventuel supplerende udtalelse fra EIB. Den 28. juni 2002 fremsendte EIB de ønskede yderligere oplysninger og sin supplerende udtalelse. Jeg fremsendte dem til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte supplerende bemærkninger, som De fremsendte den 30. september 2002.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren var ansvarlig for forvaltningen af en tjenesteydelse fra Den Europæiske Investeringsbank, i det følgende benævnt "EIB", i flere år i henhold til en tjenesteydelseskontrakt mellem EIB og klagerens virksomhed, der blev undertegnet i 1994. EIB forlængede ovennævnte tjenesteydelseskontrakt fire gange. I 2000 iværksatte EIB en markedshøring om den eksterne forvaltning af tjenesten. De udvalgte organisationer skulle afgive et detaljeret bud i overensstemmelse med det mandat, de fik tilsendt i juni 2000. På grundlag af denne markedshøring iværksatte EIB i efteråret 2000 et begrænset udbud. I oktober 2000 meddelte EIB klageren, at hans virksomhed ikke havde fået tildelt kontrakten.

Den 15. juni 2001 skrev klageren til EIB og anmodede om supplerende oplysninger om resultaterne af udbudsproceduren: antal organisationer, der opfordres til at afgive tilbud, antal tilbudsgivere, tilbudsgivernes endelige rangordning og årsagerne til, at klagerens tilbud ikke blev udvalgt.

Ved skrivelse af 12. juli 2001 meddelte EIB klageren, at otte organisationer havde udtrykt interesse for at deltage i udbuddet, at fire organisationer havde deltaget, og angav navnet på den organisation, der havde fået tildelt tjenesteydelseskontrakten. Ifølge EIB lå klagerens bud på fjerdepladsen ud af fire organisationer på grundlag af de evalueringskriterier, der er fastsat i udbudsbetingelserne.

I sin klage til Ombudsmanden rejser klageren følgende punkter vedrørende udbudsproceduren og EIB's vurdering af buddene:

Manglende gennemsigtighed i åbningen af buddene i hemmelighed. proceduremæssige uregelmæssigheder, idet EIB anvendte en begrænset procedure i stedet for en åben udbudsprocedure færdiggjorde evalueringskriterierne efter åbningen af buddene og forpligtede den nye tjenesteudbyder til at ansætte det eksisterende personale i den gamle tjeneste. Forskelsbehandling, idet klagerens virksomhed ikke blev indbudt til at besøge lokalerne. Manglende begrundelse i beslutningen om at afvise klagerens bud. Delvis, idet to medlemmer af udbudsevalueringspanelet var partiske over for klagerens virksomhed. Klageren henviser i denne forbindelse til to e-mails fra medlemmer af udbudsevalueringspanelet, som ifølge ham var fjendtlige over for hans virksomhed.

Endvidere anfører klageren, at EIB ved brev af 25. september 2000 meddelte tilbudsgiverne, at "[L]e Concessionnaire doit obtenir les autorisations et l'agrément requis par la législation luxembourgoise préalablement au démarrage de l'exploitation". Endvidere bestemte artikel 13 i kontraktudkastet, der var vedlagt som bilag til udbuddet, følgende: "[L]e Concessionnaire déclare être en possession de toutes les autorisations nécessaires pour l'exécution du présent contrat et s'engage à en justifier la Banque. Il fournit en particulier la preuve de l'agrément gouvernemental...". Ifølge klageren modtog den vindende organisation først den statslige godkendelse ni måneder efter kontraktens ikrafttræden.

Sammenfattende hævder klageren derfor, at:

1) EIB's udbudsevalueringspanel begik procedure- og evalueringsfejl såsom manglende gennemsigtighed, forskelsbehandling og partiskhed

2) EIB's beslutning om at afvise klagerens bud var ikke tilstrækkeligt begrundet; og

3) den vindende ansøger ikke havde en obligatorisk statslig tilladelse til at drive tjenesten.

Klageren gør gældende, at udbudsproceduren bør annulleres, og at tildelingen af tjenesteydelseskontrakten bør erklæres ugyldig.

Forespørgslen

Udtalelse fra Den Europæiske Investeringsbank

EIB fremsatte i sin udtalelse følgende bemærkninger:

Med hensyn til udbudsproceduren anførte EIB, at den havde anvendt regler baseret på fællesskabsdirektiver om udbudsprocedurer (1). EIB har gjort gældende, at den havde valget mellem et begrænset og et offentligt udbud, og at den valgte at anvende et begrænset udbud. Åbningen af buddene blev gennemført i overensstemmelse med håndbogen om interne procedurer. Ifølge håndbogen skal panelets medlemmer være til stede ved åbningen af buddene. Medlemmerne er repræsentanter for EIB's forskellige tjenestegrene, og de bør om muligt repræsentere forskellige nationaliteter.

EIB anfægtede klagerens påstand vedrørende færdiggørelsen af evalueringskriterierne efter åbningen af buddene. Alle tilbudsgivere modtog i august 2000 udbudsbetingelserne, som indeholdt evalueringskriterierne, vægtningen og reglerne for opnåelse af de maksimale point. Disse kriterier blev overholdt og taget i betragtning, hvilket fremgår af referatet fra mødet i udbudsevalueringspanelet.

EIB havde ikke til hensigt at forskelsbehandle klageren, da den anførte, at klageren kunne fritages for det kollektive besøg i lokalerne. Tværtimod vidste klageren udmærket, at kvartalerne havde forvaltet tjenesten i flere år. Undtagelsen var blot tænkt som et forslag om at undgå et unødvendigt besøg. Da klageren præciserede, at han foretrak at deltage i besøget, var han naturligvis i stand til at gøre det.

Med hensyn til den påståede partiskhed i udbudsevalueringspanelet understregede EIB, at sammensætningen og antallet af medlemmer af panelet sigtede mod en upartisk afgørelse, og at hvert medlem var bundet af evalueringskriterierne i kommissoriet. Ifølge EIB kan de to e-mails ikke betragtes som fjendtlige over for klagerens virksomhed.

Med hensyn til den påståede mangel på tilstrækkelig begrundelse underrettede EIB klagerens virksomhed om sin rangordning. Ifølge EIB er det ikke sædvanligt at meddele alle bemærkninger eller evalueringer under mødet i udbudsevalueringspanelet. Resultatet af udbudsevalueringspanelet er et passende middel til at fastlægge rangordningen uden specifikke bemærkninger. EIB bekræftede, at klagerens bud opfyldte alle de nødvendige betingelser, og fremlagde et hold, der var i stand til at påtage sig funktionerne fra den 1. januar 2001. Dette aspekt udgjorde imidlertid kun et af evalueringskriterierne (vægtning 35 ud af 100). Desuden fremlagde de øvrige tilbudsgivere også hold af god kvalitet, og evalueringen og den endelige afgørelse var op til udbudsevalueringspanelet. EIB vedlagde som bilag til sin udtalelse en kopi af referatet af udbudsevalueringspanelet og det udfyldte evalueringsskema, som blev fremsendt til klageren.

Med hensyn til den påståede forpligtelse til at ansætte det eksisterende personale præciserede EIB, at den kun havde underrettet tilbudsgiverne om de gældende love i Luxembourg vedrørende forpligtelsen til helt eller delvist at ansætte det eksisterende personale hos den tidligere tjenesteyder. Dette blev gjort for at informere alle tilbudsgivere og navnlig dem, der ikke var bekendt med den luxembourgske lovgivning. Ifølge EIB er den vindende kandidat helt i overensstemmelse med den statslige godkendelse. Som bevis henviste EIB til en skrivelse af 4. oktober 2001 fra Luxembourgs ansvarlige.

På grundlag af ovenstående fandt EIB, at udbudsproceduren blev gennemført på en gennemsigtig og ærlig måde under overholdelse af reglerne om udbudsprocedurer og den luxembourgske lovgivning.

EIB var af den opfattelse, at klageren havde haft mulighed for at gøre brug af klagemekanismerne inden for rammerne af kodeksen for god forvaltningsskik for Den Europæiske Investeringsbanks personale i dens forbindelser med offentligheden, som er offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende (2) og på EIB's websted på alle Den Europæiske Unions officielle sprog.

Ifølge EIB var klagen ikke begrundet, og der er ikke fremlagt nogen oplysninger, der kan begrunde ophævelsen af kontrakten.

Klagerens bemærkninger

Klageren fastholdt sin klage. Klageren hævdede, at andre institutioner inviterer tilbudsgivere til åbning af bud og udkast til referat af mødet. Klageren fremsatte en ny påstand om, at resultaterne af den begrænsede udbudsprocedure ikke var blevet offentliggjort i EF-Tidende, og at EIB's procedure derfor var i strid med artikel 16, stk. 1, og artikel 17, stk. 3, i direktiv 92/50/EØF af 18. juni 1992. Klageren var af den opfattelse, at EIB's evalueringskriterier var vage og upræcise. Desuden indeholdt EIB's udtalelse ingen begrundelse for afvisningen af klagerens virksomhed.

Med hensyn til den påståede partiskhed blandt medlemmerne af udbudsevalueringspanelet var klageren af den opfattelse, at panelet burde have været sammensat af uafhængige medlemmer af EIB's personale uden særligt kendskab til ledelsen.

Klageren anfægtede EIB's erklæring om hel eller delvis ansættelse af det tidligere personale i tjenesten. Ifølge ham indeholder den luxembourgske lovgivning ingen forpligtelse for den vindende ansøger til at ansætte det eksisterende personale.

Klageren gentog sin påstand om, at den vindende ansøger ikke havde den obligatoriske statslige godkendelse, der kræves af tilbudsgiverne.

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af EIB's udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser.

Den 3. maj 2002 anmodede Ombudsmanden om oplysninger om, hvorfor den bydende, der havde fået tildelt kontrakten, ikke havde givet den statslige tilladelse forud for kontraktens gennemførelse som anført i EIB's skrivelse af 25. september 2000 og i det kontraktudkast, der var vedlagt som bilag 3 til udbudsmaterialet.

Den Europæiske Investeringsbanks supplerende udtalelse

Den 28. juni 2002 fremsendte EIB de ønskede oplysninger. Ifølge EIB blev kravet om at give en statslig tilladelse nævnt i skrivelsen og i kontraktudkastet primært for at sikre, at alle organisationer, der afgav bud, var klar over, at EIB's tjeneste var underlagt luxembourgsk lovgivning. EIB havde ingen forudgående erfaring med de detaljerede forudsætninger for at opnå tilladelsen, da den relevante lovgivning var trådt i kraft, efter at banken havde indgået aftale om den første drift af sin tjeneste.

Den vindende tilbudsgiver sendte den 21. december 2000 en formel anmodning til de relevante myndigheder i fuld overensstemmelse med ånden i EIB's krav, selv om ordningerne vedrørende ansættelse af personale ikke kunne færdiggøres, før kontrakten mellem EIB og klagerens virksomhed var udløbet ved årets udgang. Det holdt EIB fuldt underrettet om sine foranstaltninger over for myndighederne, herunder besøgene hos ministerrepræsentanterne i de første måneder af 2001. EIB erfarede således, at ministeriet stødte på vanskeligheder med den foreslåede leder af tjenesten. Sagen blev løst i juni 2001. Ministerrepræsentanterne aflagde derefter et kontrolbesøg i lokalerne, og tilladelsen blev efterfølgende givet. Processen med at give en statslig tilladelse til en organisation, der endnu ikke har hjemsted i Luxembourg, var måske usædvanlig for de luxembourgske myndigheder, og det tog derfor tid at etablere sig. EIB bemærkede, at myndighederne ikke beordrede lukning af tjenesten i mellemtiden. Desuden blev alle nødvendige forsikringer dækket i forventning om, at situationen blev bragt i orden på et senere tidspunkt. EIB fastholdt, at der ikke var nogen forpligtelse til at ansætte eksisterende personale. For at give de bydende så mange oplysninger som muligt henledte EIB opmærksomheden på gældende lovgivning og mulige konsekvenser for de bydende.

I sin supplerende udtalelse om klagerens bemærkninger fastholdt EIB sine oprindelige argumenter. Med hensyn til den nye påstand om, at EIB's procedurer var i strid med direktiv 92/50/EØF, anførte EIB, at for tildelinger, der er anført i bilag 1B til artikel 16, stk. 3, i direktiv 92/50/EØF, såsom den pågældende tildeling, er forpligtelsen til at underrette tilbudsgiverne. EIB hævdede, at den behørigt har underrettet alle tilbudsgivere om resultatet med sine standardprocedurer.

Klagerens supplerende bemærkninger

Klageren fastholdt sin klage og hævdede, at sammensætningen af udbudsevalueringspanelet var forudindtaget over for hans virksomhed, og at EIB favoriserede den vindende organisation. Klageren var af den opfattelse, at den vindende organisation burde have opnået den statslige godkendelse inden kontraktens begyndelse. Ifølge klageren var erklæringen om, at alle tilbudsgivere præsenterede tekniske teams af god kvalitet, falsk med den begrundelse, at EIB beholdt det eksisterende personale.

Afgørelsen

1 Påståede procedure- og evalueringsfejl

1.1 Klageren hævder, at EIB's udbudsevalueringspanel begik procedure- og evalueringsfejl såsom manglende gennemsigtighed, forskelsbehandling og partiskhed ved tildelingen af en kontrakt om ekstern forvaltning af tjenesten i bankens lokaler. Manglende gennemsigtighed i åbningen af buddene i hemmelighed. proceduremæssige uregelmæssigheder, idet EIB anvendte en begrænset procedure i stedet for en åben udbudsprocedure færdiggjorde evalueringskriterierne efter åbningen af buddene og forpligtede den nye tjenesteyder til at ansætte det eksisterende personale. I sine bemærkninger fremsætter klageren en ny påstand om, at EIB ved ikke at offentliggøre resultaterne af det begrænsede udbud i EF-Tidende er i strid med artikel 16, stk. 1, og artikel 17, stk. 3, i direktiv 92/50/EØF. Forskelsbehandling, idet klagerens virksomhed ikke blev indbudt til at besøge lokalerne. Delvished, idet udbudsevalueringspanelet var forudindtaget over for klagerens virksomhed.

1.2 EIB har anført, at den har anvendt regler, der er baseret på fællesskabsdirektiver om udbudsprocedurer. EIB har gjort gældende, at den havde valget mellem et begrænset og et offentligt udbud, og at den valgte at anvende et begrænset udbud. Åbningen af buddene blev gennemført i henhold til håndbogen om interne procedurer, hvori det fastsættes, at panelmedlemmer, der repræsenterer EIB's forskellige tjenestegrene, skal være til stede. Alle tilbudsgivere modtog i august 2000 udbudsbetingelserne, som indeholdt evalueringskriterierne. EIB har endvidere gjort gældende, at den kun havde underrettet tilbudsgiverne om de gældende love i Luxembourg vedrørende forpligtelsen til helt eller delvist at ansætte det eksisterende personale hos den tidligere tjenesteyder. Dette blev gjort for at informere alle tilbudsgivere og navnlig dem, der ikke var bekendt med den luxembourgske lovgivning. Med hensyn til påstanden om, at EIB's procedurer var i strid med direktiv 92/50/EØF, anfører EIB, at den for tildelinger, der er anført i bilag 1B til artikel 16, stk. 3, i direktiv 92/50/EØF, såsom denne tildeling, var forpligtet til at underrette tilbudsgiverne om resultatet, hvilket den gjorde i overensstemmelse med sine standardprocedurer.

1.3 Ifølge EIB havde den ikke til hensigt at forskelsbehandle klageren, da den understregede, at klageren kunne fritages for det kollektive besøg. Tværtimod vidste klageren udmærket, at kvartalerne havde forvaltet tjenesten i flere år. Undtagelsen var blot tænkt som et forslag om at undgå et unødvendigt besøg.

1.4 Med hensyn til den påståede partiskhed i udbudsevalueringspanelet har EIB forklaret, at den udvælger panelmedlemmerne i overensstemmelse med sine egne regler og retningslinjer, som er fuldt ud forenelige med direktivets bestemmelser. EIB har anført, at sammensætningen og antallet af medlemmer af udvalget sigtede mod en upartisk beslutningstagning, og at hvert medlem var bundet af de evalueringskriterier, der var fastsat i kommissoriet.

Ombudsmandens konklusioner

1.5 Ombudsmanden bemærker for det første, at EIB's håndbog om interne procedurer fastsætter, at åbningen af buddene finder sted på et møde mellem medlemmerne af udbudsevalueringspanelet, og at der vil blive udarbejdet et referat af mødet. Ved ikke at opfordre tilbudsgiverne til at deltage i åbningen af buddene synes EIB derfor at have overholdt sin håndbog i interne procedurer. For det andet bemærker Ombudsmanden, at EIB i henhold til fællesskabsretten om offentlige indkøb synes at have været berettiget til at anvende det begrænsede udbud. For det tredje bemærker Ombudsmanden, at mandatet fra august 2000 omfattede fire afsnit med evalueringskriterier med individuel vægtning og regler om, hvordan man opnår de maksimale point. Ombudsmanden har ikke fundet dokumentation for, at evalueringskriterierne blev afsluttet efter åbningen af buddene. Desuden forekommer EIB's forklaring med hensyn til dens forpligtelse til at underrette tilbudsgiverne rimelig.

1.6 Med hensyn til den påståede forskelsbehandling finder Ombudsmanden, at EIB har givet en tilfredsstillende forklaring på årsagerne til, at klageren ikke blev opfordret til at besøge lokalerne.

1.7 Med hensyn til den påståede partiskhed i udbudsevalueringspanelet bemærker Ombudsmanden, at EIB har givet en detaljeret redegørelse for den fulgte procedure. Ombudsmanden har undersøgt den relevante dokumentation og de e-mails, som klageren henviser til, og mener ikke, at de viser panelets partiskhed over for klagerens virksomhed.

1.8 Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at hans undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med disse aspekter af sagen.

2 Påstået utilstrækkelig begrundelse fra EIB's side

2.1 Klageren hævder, at EIB's beslutning om at afvise klagerens bud ikke var tilstrækkeligt begrundet.

2.2 EIB har gjort gældende, at den underrettede klageren om sin rangordning. Desuden bekræftede EIB i sin udtalelse og supplerende udtalelse, at klagerens bud opfyldte alle de nødvendige betingelser, og fremlagde et hold, der var i stand til at påtage sig funktionerne fra den 1. januar 2001. Ifølge EIB udgjorde dette aspekt imidlertid kun et af evalueringskriterierne (vægtning 35 ud af 100), og de øvrige tilbudsgivere fremlagde også hold af god kvalitet, og evalueringen og den endelige afgørelse var op til evalueringspanelet. EIB vedlagde som bilag til sin udtalelse en kopi af referatet af evalueringspanelets evalueringsmøde og et udfyldt evalueringsskema.

2.3 Ombudsmanden bemærker, at EIB har underrettet klageren om sin virksomheds rangordning og sendt ham kopier af referatet af evalueringspanelets evalueringsmøde med det udfyldte evalueringsskema. Ombudsmanden er af den opfattelse, at EIB i den foreliggende sag har givet klageren en tilstrækkelig begrundelse, der gør det muligt for ham at vurdere udbudsevalueringspanelets beslutning om at tildele kontrakten til en anden organisation. Der synes derfor ikke at være tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.

3 Påstået manglende obligatorisk statslig tilladelse til at drive tjenesten

3.1 Klageren hævder, at den vindende kandidat ikke havde en obligatorisk statslig tilladelse til at drive tjenesten. Ved skrivelse af 25. september 2000 meddelte EIB de bydende, at de skulle indhente de statslige tilladelser, der kræves i henhold til den luxembourgske lovgivning, før de kunne påbegynde driften af tjenesten. Dette krav blev også understreget i artikel 13 i kontraktudkastet, der var vedlagt som bilag til udbuddet.

3.2 Ifølge EIB blev ovennævnte betingelse nævnt i skrivelsen og i kontraktudkastet primært for at sikre, at alle organisationer, der afgav bud, var klar over, at EIB's tjenesteydelser var underlagt luxembourgsk lovgivning. EIB henledte opmærksomheden på gældende lovgivning og mulige konsekvenser for tilbudsgiverne med henblik på at give så mange oplysninger som muligt. Ifølge EIB skyldtes forsinkelsen med at opnå den statslige godkendelse, at ansættelsesordningerne ikke kunne afsluttes, før kontrakten mellem EIB og klagerens virksomhed var udløbet ved udgangen af 2000. Endvidere blev EIB underrettet om, at det luxembourgske ministerium havde problemer med den foreslåede forvalter. Ifølge EIB syntes processen med at give en statslig tilladelse til at drive tjenesten til en organisation, der endnu ikke havde hjemsted i Luxembourg, at være usædvanlig for de luxembourgske myndigheder, og det tog derfor tid at afvikle den. EIB bemærkede, at myndighederne ikke beordrede lukning af tjenesten i mellemtiden. Desuden blev alle nødvendige forsikringer dækket i forventning om, at situationen blev bragt i orden på et senere tidspunkt.

3.3 Ombudsmanden bemærker, at EIB har givet en detaljeret redegørelse for årsagerne til, at den vindende tilbudsgiver, der fik tildelt kontrakten, ikke gav den statslige tilladelse forud for kontraktens gennemførelse. Ombudsmanden er af den opfattelse, at EIB's forklaring forekommer rimelig. Ombudsmanden har ikke fundet beviser for ulovlige handlinger fra EIB's side. Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at hans undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.

4 Påstand om annullation af udbudsproceduren og annullation af tildelingen af tjenesteydelseskontrakten

4.1 Klageren gør gældende, at udbudsproceduren bør annulleres, og at tildelingen af tjenesteydelseskontrakten bør erklæres ugyldig.

4.2 På baggrund af konstateringerne af, at der ikke foreligger fejl eller forsømmelser i afsnit 1.1-3.3, finder Ombudsmanden, at klagerens påstande ikke kan godtages.

5 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Den Europæiske Investeringsbanks side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Din oprigtige,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Rådets direktiv 92/50/EØF af 18. juni 1992 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige tjenesteydelsesaftaler (tjenesteydelser) Rådets direktiv 93/36/EØF af 14. juni 1993 om samordning af fremgangsmåderne ved offentlige indkøb (indkøb).

(2) De Europæiske Fællesskabers Tidende, C 17 af 19. januar 2001.