- DA Dansk
Maskinoversættelser kan indeholde fejl, der potentielt gør teksten mindre klar og nøjagtig. Ombudsmanden påtager sig intet ansvar for eventuelle afvigelser. For de mest pålidelige oplysninger og den største retssikkerhed henvises der til originalversionen på engelsk, som der er linket til ovenfor.
Læs mere i vores sprog- og oversættelsespolitik.
Afgørelse i sag 1498/2019/NH om, at Europa-Parlamentet ikke sender sit svar på en anmodning om aktindsigt pr. e-mail
Afgørelse
Sag 1498/2019/NH - Indledt den Mandag | 14 oktober 2019 - Afgørelse af Torsdag | 28 maj 2020 - Den vedrørte institution Europa-Parlamentet ( Ingen fejl eller forsømmelser fundet ) - Land Tyskland
Sagen vedrørte Europa-Parlamentets afslag på at sende en afgørelse om afslag på aktindsigt pr. e-mail.
Ombudsmanden fandt, at Parlamentets svar til klageren var rimeligt i den givne sammenhæng, da klageren allerede havde modtaget afgørelsen ved rekommanderet brev.
Ombudsmanden afsluttede undersøgelsen med den konklusion, at Parlamentet ikke havde begået fejl eller forsømmelser i denne sag.
Baggrunden for klagen
1. Klageren, der bor i Tyskland, anmodede Europa-Parlamentet om aktindsigt i dokumenter vedrørende dets godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter for journalister, der var indbudt til Parlamentets hovedkvarter i Strasbourg. Klageren indgav sin anmodning om adgang den 23. maj 2019 via onlineplatformen "FragDenStaat".
2. Klageren sendte en række påmindelser til Parlamentet. I sin sidste påmindelse, der blev sendt den 31. juli 2019, anmodede klageren Parlamentet om at sende ham sin afgørelse pr. e-mail så hurtigt som muligt.
3. Parlamentet svarede pr. e-mail den 1. august 2019, at det sender sine afgørelser om afslag på aktindsigt med anbefalet post. Rekommanderet post giver et solidt bevis - modtagelsesbeviset - for den frist på 15 arbejdsdage, inden for hvilken ansøgerne kan anfægte afgørelsen om afslag på aktindsigt.[1] Derfor sendte Parlamentet sin afgørelse til klageren pr. rekommanderet post og ikke pr. e-mail.
4. Klageren var utilfreds med Parlamentets svar og henvendte sig til Ombudsmanden. Han fremførte, at andre EU-institutioner, såsom Europa-Kommissionen, er mere borgervenlige, idet de sender afgørelserne om afslag pr. e-mail ud over at sende dem pr. rekommanderet brev. Han gjorde endvidere gældende, at Parlamentet ikke havde givet en gyldig begrundelse for sit afslag på at fremsende afgørelsen pr. e-mail.
Undersøgelsen
5. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af Europa-Parlamentets afslag på at sende sin afgørelse om en anmodning om aktindsigt pr. e-mail ud over at sende den med anbefalet post.
6. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden visse præciseringer fra Parlamentet om de spørgsmål, der var rejst i klagen.
7. Parlamentet redegjorde for begivenhedernes kronologi på følgende måde: Den havde truffet den endelige afgørelse om afslag på klagerens anmodning om aktindsigt den 9. juli 2019 og havde sendt den til ham pr. rekommanderet brev. Modtagelsesbeviset, der var underskrevet af klageren, viste, at han havde modtaget afgørelsen den 16. juli 2019. Klageren havde sendt påmindelser den 23. og 31. juli 2019, selv om han allerede havde modtaget afgørelsen. Parlamentet havde svaret klageren den 1. august 2019 og forklaret, hvorfor det havde sendt afgørelsen pr. rekommanderet brev og ikke pr. e-mail.
8. Parlamentet forklarede Ombudsmanden, at det sender positive svar på anmodninger om aktindsigt pr. e-mail. Afgørelser om afslag på aktindsigt meddeles altid pr. rekommanderet brev af hensyn til retssikkerheden. Som fastsat i EU-traktaten får afgørelser truffet af EU-institutionerne virkning fra det tidspunkt, hvor de meddeles den person, som de er rettet til. I henhold til EU's retspraksis [2] foretrækkes meddelelse pr. anbefalet brev frem for bekræftelser på levering pr. e-mail. Parlamentet gjorde gældende, at hvis afgørelser om afslag på aktindsigt systematisk blev sendt pr. e-mail, kunne adressaten være tilbøjelig til ikke at modtage afgørelsen i papirform fra postkontoret og dermed ikke underskrive den kvittering for modtagelse, som den havde brug for af hensyn til retssikkerheden.
9. Parlamentet anførte, at det også kan sende en kopi af afgørelsen om afslag på aktindsigt til ansøgerens private e-mailadresse, hvis ansøgeren anmoder herom, og hvis ansøgeren allerede har modtaget og anerkendt afgørelsen sendt med anbefalet post. For at overholde databeskyttelsesreglerne [3] er det imidlertid ikke god administrativ praksis at sende afgørelser om afslag på aktindsigt til ikke-private e-mailkonti, der er oprettet via en onlineplatform som den, klageren anvender. Hvis e-mails og bilagene hertil sendes til sådanne konti, kan de automatisk offentliggøres online uden forudgående kontrol. Afgørelsen kan indeholde personoplysninger om ansøgeren og tredjeparter.
10. Parlamentet sagde, at det ikke kan anvende Kommissionens praksis med systematisk at sende afgørelser om afslag på anmodninger om aktindsigt både pr. e-mail og anbefalet post. I modsætning til Kommissionen har Parlamentet ikke et decentraliseret system til behandling af oprindelige begæringer om aktindsigt.
Ombudsmandens vurdering
11. Parlamentet nægter ikke altid at sende en negativ afgørelse pr. e-mail ud over at sende den med anbefalet post. Parlamentet kan vælge også at sende afgørelsen pr. e-mail, hvis visse betingelser er opfyldt.
12. I dette tilfælde finder Ombudsmanden, at klageren formulerede sine påmindelser af 23. og 31. juli, som om han endnu ikke havde modtaget den negative afgørelse fra Parlamentet, og ikke som en anmodning om også at modtage en kopi af afgørelsen pr. e-mail. Selv om Ombudsmanden mener, at Parlamentet også kunne have sendt afgørelsen pr. e-mail, som det blev anmodet om, var det efter omstændighederne ikke urimeligt, at Parlamentet svarede klageren på den måde, det gjorde.
13. Parlamentet har givet en begrundelse for ikke automatisk at sende negative afgørelser pr. e-mail ud over at sende dem pr. rekommanderet brev. I den forbindelse anerkender Ombudsmanden betydningen af at vide med sikkerhed, hvornår en sagsøger modtog et svar, for at fastsætte fristen for at indgive en klage i henhold til de gældende regler om aktindsigt [4]. Selv om EU's domstole mener, at meddelelse af en afgørelse ved rekommanderet brev med modtagelsesbevis er en særlig sikker løsning sammenlignet med bekræftelser af levering pr. e-mail, anerkender de også, at andre midler til meddelelse af administrative afgørelser kan opfylde behovet for retssikkerhed [5]. Ombudsmanden vil tilskynde alle EU-institutioner til at udvikle mere moderne og borgervenlige tilgange til meddelelse af administrative afgørelser, som opfylder de krævede standarder for sikkerhed og retssikkerhed.
Konklusion
På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:
Der var ingen fejl eller forsømmelser fra Europa-Parlamentets side i denne sag.
Klageren og Europa-Parlamentet vil blive underrettet om denne afgørelse.
Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand
Strasbourg, den 28. maj 2020
[1] I overensstemmelse med de frister, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, som findes på: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.
[2] Se Rettens dom af 7. december 2018, GE.CO.P. Generale Costruzioni e Progettazioni SpA mod Europa-Kommissionen, T-280/17, præmis 50-62.
[3] Forordning (EU) 2018/1725 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer, som findes på: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725
[4] Artikel 7, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001.
[5] Jf. GE.CO.P.-dommen, jf. fodnote 2, præmis 61 og 62.