Kære
X, Den 31. december 1998 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende den almindelige udvælgelsesprøve EUR/A/121 afholdt af Rådet for Den Europæiske Union, Det Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget. I din klage hævdede du, at udvælgelseskomitéen ikke havde overholdt den meddelelse om udvælgelsesprøve, der blev offentliggjort i EU-Tidende, for så vidt angår den mundtlige prøve.
Den 5. februar 1999 videresendte jeg Deres klage til Rådet for Den Europæiske Union. Rådet afgav udtalelse den 25. maj 1999, og jeg fremsendte den til Dem den 17. juni 1999 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Den 13. juli 1999 modtog jeg Deres bemærkninger til Rådets udtalelse.
Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EUR/A/121, der blev afholdt af Rådet for Den Europæiske Union, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget. Efter at have bestået stopprøverne og de skriftlige prøver blev klageren indkaldt til den mundtlige prøve, der blev afholdt den 30. september 1998.
Ifølge meddelelsen om udvælgelsesprøven, der blev offentliggjort i EF-Tidende (1), havde den mundtlige prøve til formål at undersøge både en ansøgers kundskaber og sprogkundskaber:

"b) Mundtlige prøver

1. Interview for at vurdere kandidatens generelle og faglige viden og hans evne til at tilpasse sig et internationalt miljø, hans motivation og hans vilje til at arbejde som en del af et team under undertiden vanskelige omstændigheder.

Mærker: ud af 40.

2. Interview med henblik på at vurdere ansøgerens sprogkundskaber. Kendskab til mere end ét af Fællesskabernes officielle sprog vil blive taget i betragtning ved mærkningen.

Mærker: ud af 20."

Ved skrivelse af 19. oktober 1998 blev klageren underrettet om, at udvælgelseskomitéen havde besluttet ikke at opføre klagerens navn på listen over beståede ansøgere, da klageren kun havde opnået 10 ud af 20 point ved den anden mundtlige prøve, mens det krævede minimum for denne prøve havde været 12 point.
I klagen hævdede klageren, at den mundtlige prøve i strid med meddelelsen om udvælgelsesprøven ikke var blevet opdelt i to dele. Klageren hævdede, at det ikke var sprogkundskaber, men viden, der blev undersøgt under den mundtlige prøve. Klageren hævdede også, at udvælgelseskomitéen ikke tog hensyn til, at klageren ud over tysk og engelsk også havde kendskab til fransk.

Forespørgslen

Klagen blev sendt til Rådet med henblik på dets bemærkninger. I sin skrivelse anmodede Den Europæiske Ombudsmand Rådet om at give ham en kopi af udvælgelseskomitéens vurdering.
Rådet fremsatte i sin
udtalelse følgende bemærkninger til klagen:
Den mundtlige prøve var ikke opdelt i to separate kronologiske sektioner. Meddelelsen om udvælgelsesprøven, der blev offentliggjort i EF-Tidende, krævede imidlertid ikke en sådan opdeling. I stedet opdelte udvælgelseskomitéen - i overensstemmelse med meddelelsen om udvælgelsesprøven - prøven i to dele efter indhold, således at de forskellige spørgsmål, der havde til formål at vurdere den generelle og faglige viden og ansøgerens evne til at tilpasse sig et internationalt miljø, rent faktisk blev stillet på forskellige sprog og besvaret af ansøgeren i overensstemmelse med vedkommendes sprogkundskaber. Ifølge Rådet ville ingen anden tilgang opfylde formålet med den mundtlige prøve, og det ville være vanskeligt at se, hvordan en sprogprøve kunne gennemføres, hvis ikke ved hjælp af spørgsmål vedrørende faglig viden. Rådet understregede, at den relevante udvælgelsesprøve var en udvælgelsesprocedure med henblik på ansættelse af administrative tjenestemænd og ikke af oversættere eller tolke.
Påstanden om, at klagerens kendskab til et andet fremmedsprog end engelsk ikke var blevet taget i betragtning, kunne ikke godtages. I den forbindelse henledte Rådet opmærksomheden på, at den mundtlige prøve ifølge klageren blev afholdt på tre sprog (tysk, engelsk og fransk).
Med hensyn til Ombudsmandens anmodning om en kopi af testrapporten fandt Rådet, at dette dokument var underlagt strenge regler om testfortrolighed.
Klagerens bemærkninger
Klageren fastholdt i sine bemærkninger klagen. Klageren gentog det synspunkt, at der i henhold til meddelelsen om udvælgelsesprøven burde have fundet to særskilte mundtlige prøver sted. Klageren var også fortsat af den opfattelse, at udvælgelseskomitéen ikke havde taget hensyn til kendskabet til fransk som en positiv faktor.

Afgørelsen

1 Manglende opdeling mellem de to dele af den mundtlige prøve og manglende vurdering af klagerens sprogkundskaber
1.1 I den klage, der blev indgivet den 31. december 1998, hævdede klageren, at den mundtlige prøve i strid med meddelelsen om udvælgelsesprøve, der blev offentliggjort i EF-Tidende, ikke var blevet opdelt i to særskilte dele, og at det ikke var sprogkundskaber, men kundskaber, der blev undersøgt under den mundtlige prøve.
1.2 Rådet for Den Europæiske Union svarede, at meddelelsen om udvælgelsesprøven ikke havde foreskrevet, at prøven skulle opdeles i to særskilte kronologiske sektioner, og at udvælgelseskomitéen havde opdelt prøven i to dele efter indhold. De forskellige spørgsmål, der havde til formål at vurdere de generelle og faglige kundskaber og de øvrige kvaliteter, der var nævnt i meddelelsen om udvælgelsesprøven, blev således stillet på forskellige sprog og besvaret af ansøgeren på grundlag af sprogkundskaber. Rådet gjorde gældende, at ingen anden tilgang ville opfylde formålet med den mundtlige prøve, og at det var vanskeligt at se, hvordan en sprogprøve kunne gennemføres, hvis ikke ved hjælp af spørgsmål vedrørende faglig viden.
1.3 I meddelelsen om udvælgelsesprøven er det fastsat, at de mundtlige prøver består af to dele, der for nemheds skyld kan betegnes som henholdsvis de væsentlige og de sproglige dele. Den første tjener til at vurdere kandidatens generelle og faglige viden og hans evne til at tilpasse sig et internationalt miljø, hans motivation og hans vilje til at arbejde under undertiden vanskelige omstændigheder. Den anden har til formål at vurdere ansøgerens sprogkundskaber. Rådets opfattelse, hvorefter disse mundtlige prøver kan afholdes som en enkelt samtale, der er opdelt i to dele efter indhold, synes ikke at være uforenelig med meddelelsens ordlyd, forudsat at den væsentlige del og den sproglige del vurderes hver for sig. Det er imidlertid klart, at udvælgelseskomitéen i den foreliggende sag faktisk sondrede mellem disse to dele af de mundtlige prøver, da den vurderede klagerens præstationer. Ombudsmanden konkluderer derfor, at den omstændighed, at udvælgelseskomitéen ikke opdelte de mundtlige prøver i to separate prøver, der fulgte efter hinanden i kronologisk rækkefølge, ikke udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.
1.4 Med hensyn til klagerens påstand om, at udvælgelseskomitéen ikke vurderede sprogkundskaber som sådan, men snarere undersøgte kundskaber, forekommer Rådets argument om, at det giver mening at undersøge en ansøgers sprogkundskaber ved hjælp af spørgsmål vedrørende faglige kundskaber, rimeligt. Fællesskaberne har en klar interesse i at ansætte ansøgere med de sprogkundskaber, der er nødvendige for deres fremtidige opgaver. Det forhold, at udvælgelseskomitéen undersøgte klagerens sproglige færdigheder ved at stille spørgsmål vedrørende faglig viden, udgør derfor ikke fejl eller forsømmelser. Det er desuden ubestridt, at den mundtlige prøve blev afholdt på de sprog, som klageren havde angivet i sin ansøgning (tysk, engelsk og fransk), og at udvælgelseskomitéen vurderede klagerens sprogkundskaber på dette grundlag.
2 Manglende hensyntagen til klagerens kendskab til fransk
2.1 Klageren hævdede, at udvælgelseskomitéen ikke havde taget hensyn til, at klageren ud over tysk og engelsk også havde kendskab til fransk.
2.2 Rådet svarede, at den mundtlige prøve ifølge klageren blev afholdt på tre sprog (tysk, engelsk og fransk).
2.3 Ifølge klageren blev den mundtlige prøve aflagt på tysk, engelsk og fransk. Udvælgelseskomitéen var derfor nødvendigvis klar over, at klageren havde kendskab til fransk. Da der ikke er noget, der tyder på, at udvælgelseskomitéen burde have undladt at tage hensyn til dette forhold ved vurderingen af klagerens præstation, konkluderer Ombudsmanden, at der ikke er behov for, at han inspicerer den rapport om den mundtlige prøve, som udvælgelseskomitéen har udarbejdet.
3 Konklusion På
grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage synes Rådet for Den Europæiske Union ikke at have begået fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden har derfor besluttet at afslutte sagen.
Generalsekretæren for Rådet for Den Europæiske Union vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere ophold

Den Europæiske Ombudsmand finder det nyttigt at fremsætte en yderligere bemærkning.
Af ovennævnte grunde var der ikke behov for, at Den Europæiske Ombudsmand fortsatte sine undersøgelser og inspicerede den rapport om den mundtlige prøve, som udvælgelseskomitéen havde udarbejdet. Den Europæiske Ombudsmand ønsker imidlertid at understrege, at han for så vidt angår Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser ikke er enig i Rådets synspunkt om, at sådanne dokumenter er beskyttet af streng fortrolighed og ikke kan gøres tilgængelige. Det skal bemærkes, at artikel 3, stk. 2, i Europa-Parlamentets afgørelse af 9. marts 1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (2) forpligter Fællesskabets institutioner og organer til at give ombudsmanden "de oplysninger, han anmoder om, og give ham adgang til de pågældende akter". Sådanne oplysninger eller sådan adgang kan kun nægtes "under behørig begrundelse af tavshedspligt". Den Europæiske Ombudsmand mener ikke, at denne undtagelse omfatter dokumenter, hvori udvælgelseskomitéens vurdering af en ansøger, der deltager i en udvælgelsesprøve, er fastlagt.
Kære
Jacob Söderman

---

(1) EFT 1996 C 363 A, s. 8.

(2) EFT 1994 L 113, s. 15.