Baggrunden for klagen

1. Den 10. marts 2009 klagede klageren, en NGO, til Kommissionens Generalsekretariat (Direktorat E: Gennemsigtighed, forbindelser med interessenter og eksterne organisationer), at oplysningerne om lobbybudgettet for interessegruppe A, som Kommissionen har opført i sit register over interesserepræsentanter ("registret"), ikke var korrekte. Klageren hævdede derfor i sin klage til Kommissionen ("registerklagen"), at A overtrådte artikel 4 i Kommissionens adfærdskodeks, i henhold til hvilken registrerede skal sikre, at deoplysninger, de giver, efter deres bedste overbevisning er objektive, fuldstændige, ajourførte og ikke vildledende.

2. Til støtte for registerklagen fremførte klageren en række argumenter. For det første hævdede den, at A, en europæisk koalition af arbejdsgiverforeninger, der repræsenterer mere end 20 millioner små og store virksomheder, havde undervurderet sit lobbybudget. Det noterede sig, at A's personale har til opgave at udøve lobbyvirksomhed over for EU's politiske beslutningstagere for at sikre, at EU-lovgivningen vedrørende disse virksomheder er i overensstemmelse med sidstnævntes interesser. Klageren fandt det urealistisk, at A bruger mindre end 600 000 EUR på lobbyvirksomhed som anført i registret, da disse omkostninger nødvendigvis bør omfatte omkostningerne til i) lønninger til A's lobbypersonale og støttepersonale, ii) publikationer iii) tilrettelæggelse af konferencer på højt plan iv) kontorleje v) udstyr og vi) rejser. Desuden mente det, at omkostningerne ved tilrettelæggelse af større lobbyarrangementer også bør medregnes som lobbyomkostninger. Den henviste i detaljer til et specifikt arrangement arrangeret af A, det årlige europæiske erhvervstopmøde (EBS). Ifølge klageren beløber omkostningerne til hver EBS sig alene til 600 000 EUR, og hver af de 2500 deltagere betaler et registreringsgebyr på 800-1200 EUR. Desuden afholdt A i 2008 også andre større arrangementer, bl.a. "Going global: vejen frem"; "Regionerog virksomheder: et spørgsmål om partnerskab"; og "Klar, standhaftig, service!"

3. Klageren anførte, at de data, som A havde fremlagt for Kommissionen, kunne være vildledende, og at Kommissionen med urette kunne have accepteret disse data som pålidelige og indført dem i registret. Klageren anførte også, at A ikke besvarede ovennævnte betænkeligheder, da klageren adresserede dem direkte. Klageren afsluttede sin registerklage med at anmode Kommissionen om at undersøge sammenhængen og troværdigheden af oplysningerne vedrørende A i registret.

4. Den 5. maj 2009 sendte Kommissionen klageren et kort svar. Den anførte, at den havde foretaget "de nødvendige kontroller internt og i kontakt med BusinessEurope" og ikke fandt "nogen grund til at fastslå en overtrædelse af Kommissionens adfærdskodeks " .

5. Den 7. maj 2009 anmodede klageren Kommissionen om i) at fremlægge argumenter for at afvise registerklagen og ii) at underbygge oplysningerne i registret vedrørende lobbybudgettet for at vise, at de afgivne oplysninger var korrekte. Den anførte, at enhver seriøs klagemekanisme bør indeholde begrundelser og argumenter til støtte for den endelige afgørelse. En sådan argumentation manglede imidlertid i Kommissionens svar, som var skuffende, "især da den [omtvistede] klagemekanisme [vedrører] et spørgsmål om gennemsigtighed".

6. Den 13. maj 2009 svarede Kommissionen, at dens tjenestemænd havde mødtes med repræsentanter for A, og anmodede dem om at præcisere de elementer og den metode, der var anvendt til at beregne det anslåede beløb, som A havde brugt på direkte lobbyvirksomhed over for EU-institutionerne. Kommissionen konkluderede, at "deelementer, som [A] har fremlagt,har fået Kommissionens tjenestegrene til at konkludere, at der ikke var tale om en overtrædelse af artikel 4 i Kommissionens adfærdskodeks for interesserepræsentanter."

7. Klageren var ikke tilfreds med Kommissionens forklaring vedrørende A's lobbybudget. Sagsøgeren anmodede derfor i henhold til forordning nr. 1049/2001 Kommissionen om aktindsigt i følgende dokumenter: i) alle Kommissionens mødereferater (herunder referater/notater og andre relevante dokumenter) mellem dens tjenestegrene og A-repræsentanter vedrørende registrering af A i registret ii) al korrespondance (herunder e-mails) mellem Kommissionens tjenestegrene og A-repræsentanter vedrørende ovennævnte registrering.

8. Den 29. juni 2009 besvarede Kommissionen klagerens anmodning om aktindsigt. Den gav klageren et notat fra Dossier vedrørende et møde, der havde fundet sted mellem A's repræsentanter og Kommissionen den 7. april 2009, og et dokument med titlen Dossier de suivi d'une plainte, der indeholdt en detaljeret analyse af registerklagen og Kommissionens konklusioner. Notatet om dossieret henviste til den metode, som A anvendte til at anslå sit lobbybudget, hvilket A's repræsentanter forklarede Kommissionen. Ifølge notatet forklarede A-repræsentanterne også, at A's generelle udgifter omfattede udgifter til publikationer og positionspapirer vedrørende lobbyvirksomhed. Desuden præciserede de, at EBS ikke var organiseret af A, men af en uafhængig organisation, som ikke har nogen juridiske forbindelser med A. A var kun medarrangør af EBS, og dets bidrag til arrangementet var intellektuelt og ikke finansielt. Dossier de suivi d'une plainte gentog i det væsentlige indholdet af registerklagen og indholdet af notatet. Dossier de suivi d'une plainte indeholdt også Kommissionens konklusioner vedrørende registerklagen om, at: i) den af A anvendte metode var korrekt ii) der var ingen tegn på, at A ønskede at vildlede Kommissionen, og iii) A skulle kun fremlægge "anslåede" data til brug for registret. I kopierne af begge dokumenter, som Kommissionen havde fremsendt til klageren, var alle taloplysninger blevet overstreget.

9. Klageren var ikke tilfreds med Kommissionens samlede forklaring og henvendte sig til Ombudsmanden den 3. december 2009.

Undersøgelsens genstand

10. Ombudsmanden besluttede at indlede en undersøgelse af følgende påstande[1]:

(1) Kommissionen afviste med urette klagerens klage over, at A-lobbybudgettet, som offentliggjort i Kommissionens register over interesserepræsentanter, var undervurderet. og

2) ikke har givet en behørig begrundelse for afvisningen af klagen.

Klageren hævdede, at:

(1) Kommissionen bør give overbevisende præciseringer af, hvordan A's lobbybudget blev beregnet, og genoverveje sin beslutning om, at dette budget som offentliggjort i registret var korrekt.

(2) Kommissionen bør generelt begrunde sine afgørelser om klager indgivet i forbindelse med registret over interesserepræsentanter.

(3) Kommissionen bør hurtigst muligt give mere vejledning om sin definition af støtteberettigede aktiviteter og beregning af budgettet for lobbyvirksomhed for at undgå de vidt forskellige metoder og kriterier, der anvendes af interessegrupperne, som afspejlet i registret.

Undersøgelsen

11. Den 2. februar 2010 sendte Ombudsmanden klagen til Kommissionen med henblik på en udtalelse. Han anmodede Kommissionen om i udtalelsen at medtage en detaljeret beskrivelse af Kommissionens klagemekanisme vedrørende registret over interesserepræsentanter.

12. Den 12. marts 2010 gennemgik Ombudsmandens tjenestegrene i overensstemmelse med artikel 3, stk. 2, i Ombudsmandens statut sagen i Kommissionens lokaler[2]. Den 26. marts 2010 blev kontrolrapporten sendt til Kommissionen og klageren.

13. Den 29. april 2010 meddelte Kommissionen Ombudsmanden, at den ikke kunne overholde fristen for at afgive udtalelse, og anmodede om en ny frist. Den 3. maj 2010 underrettede Ombudsmanden klageren om den nye frist.

14. Den 8. juli 2010 afgav Kommissionen sin udtalelse, som blev fremsendt til klageren den 21. juli 2010. Klageren fremsatte sine bemærkninger den 19. august 2010. Den 14. december 2010 sendte Ombudsmanden Kommissionen et forslag til en mindelig løsning, som Kommissionen besvarede den 1. marts 2011. Klageren fremsatte bemærkninger til dette svar den 9. marts 2011.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstået forkert og uberettiget afvisning af registerklagen og de dermed forbundne påstande

Argumenter forelagt Ombudsmanden

15. Klageren hævdede, at Kommissionen i) med urette afviste sin registerklage om, at A-lobbybudgettet, som offentliggjort i Kommissionens register over interesserepræsentanter, var undervurderet, og ii) ikke gav en behørig begrundelse for at afvise klagen.

16. Til støtte for sin påstand hævdede klageren, at Kommissionen ikke burde have accepteret, at A kun var medarrangør af European Business Summit (EBS) udelukkende på grundlag af A's erklæring i denne henseende. Selv om dette var tilfældet, burde A's budget ikke desto mindre have afspejlet det forhold, at A afholder andre arrangementer svarende til EBS-arrangementet.

17. Klageren hævdede også, at Kommissionen efter en anden klage fra registret, som den indgav, forpligtede Rådet for den europæiske kemiske industri til at genberegne sit lobbybudget med det resultat, at det steg fra 50 000 EUR til 4 000 000 EUR. Efter klagerens opfattelse kan lobbybudgettet for A, som repræsenterer 20 mio. store og små virksomheder, ikke med rimelighed udgøre kun 15 % af lobbybudgettet for den kemiske industris lobbyforening, som repræsenterer 29 000 virksomheder. Desuden er A's lobbybudget, som det fremgår af registret, kun en tredjedel større end budgettet for en anden gruppe, UEAPME (arbejdsgiverorganisationen, der repræsenterer europæiske håndværks-, handels- og SMV-interesser). Sammenligningen mellem A's lobbybudget og andre store lobbygruppers budget viste derfor en betydelig forskel.

18. Klageren hævdede derfor, at Kommissionen burde give en overbevisende præcisering af, hvordan A's lobbybudget blev beregnet, og derefter genoverveje sin beslutning om, at dette budget som offentliggjort i registret var korrekt. Desuden hævdede klageren generelt, at Kommissionen burde begrunde sine afgørelser om klager indgivet i forbindelse med registret over interesserepræsentanter. Klageren hævdede, at dette ville være i fuld overensstemmelse med formålet med registret, som er at skabe gennemsigtighed om lobbybudgetter.

19. Endelig hævdede klageren, at Kommissionen hurtigst muligt burde give mere vejledning om sin definition af støtteberettigede aktiviteter og om, hvordan man beregner et lobbybudget for at undgå de vidt forskellige metoder og kriterier, der anvendes af interessegrupperne og afspejles i registret. Klageren hævdede i denne forbindelse, at manglen på yderligere vejledning fra Kommissionen til lobbyister om, hvordan de skal beregne deres lobbybudgetter, resulterede i "meget forskellige metoder og kriterier anvendt af interessegrupper" og gav offentligheden "et uklart og ofte falsk billede af lobbyvirksomhed i Bruxelles ".

20. I sin udtalelse bemærkede Kommissionen, at dens tjenestegrene havde fulgt en meget enkel og klar proces i forbindelse med behandlingen af klagerens registerklage.

21. Processen omfattede en indledende analyse af de dokumenter, som klageren havde fremlagt. "Efter at have konkluderet ud fra denne indledende analyse, at der kunne være grundlag for en overtrædelse af adfærdskodeksen ", blev derafholdt et møde med BE's repræsentanter i deres lokaler for at fremlægge klagerens påstand for dem og høre deres bemærkninger og forklaringer "under behørig hensyntagen til deres ret til forsvar ".

22. De forklaringer, som A-repræsentanterne gav på mødet, fik Kommissionens tjenestegrene til at konkludere, at A havde anvendt en klar metode til at beregne overslaget over sine lobbyomkostninger. Kommissionen konkluderede derfor, at adfærdskodeksen ikke var blevet overtrådt, og underrettede klageren og A om sine konklusioner i overensstemmelse hermed.

23. Kommissionen henviste til dokumentet Dossier de suivi d'une plainte for at få en fuldstændig beskrivelse af alle de proceduremæssige skridt, som dens tjenestegrene har taget i forbindelse med behandlingen af registerklagen.

24. I sine bemærkninger var klageren enig med Kommissionen i, at A's metode til beregning af sine lobbyomkostninger var klar og forståelig. En klar metode sikrer imidlertid ikke nødvendigvis, at de afgivne oplysninger er korrekte. Da de procentsatser for lønomkostninger og aktivitetsomkostninger, som A havde fremlagt, blev overstreget af Kommissionen i de dokumenter, der blev fremsendt til klageren, kunne den ikke kontrollere, om oplysningerne vedrørende A i registret var korrekte. Klageren anfægtede således stadig troværdigheden og rigtigheden af disse procentsatser. Det gentog, at antallet af A-ansatte (som det anslog til at være 45) og antallet af aktiviteter organiseret af A (arrangementer, lobbymøder, publikationer, materiale) tydede på, at A's lobbybudget på 550 000-600 000 EUR ikke var i overensstemmelse med A's lobbyvirksomhed i Bruxelles og derfor ikke var troværdigt. Dette tyder på, at A måske bruger for lave procentsatser. Efter klagerens opfattelse fremlagde Kommissionen ingen oplysninger, der kunne klarlægge, hvorfor den mente, at A's procentsatser var korrekte.

25. Desuden påpegede klageren, at nogle af A's forklaringer vedrørende de omkostninger, der var medtaget i dets erklærede lobbybudget, skabte "et meget uigennemsigtigt billede" og vildledte "offentligheden om A's sande lobbyaktiviteter". Dette var ifølge klageren tilfældet, fordi A hævdede, at det ikke afholdt nogen omkostninger i forbindelse med tilrettelæggelsenaf " det største årlige lobbyarrangement i EU", EBS, på trods af at det generelt blev anset for at være hovedarrangøren.

Ombudsmandens foreløbige vurdering, der fører til et forslag til en mindelig løsning

26. I sin registerklage til Kommissionen hævdede klageren, at A overtrådte regel nr. 4 i adfærdskodeksen, som fastsætter, at lobbyister,der registrerer data, "skal sikre, at de oplysninger, de giver, efter deres bedste overbevisning er upartiske, fuldstændige, ajourførte og ikke vildledende."Klageren fremlagde argumenter til støtte for sin klage vedrørende de mulige omkostninger ved A-lobbyvirksomhed. Efter dens opfattelse var det anslåede tal for direkte lobbyvirksomhed, som A havde angivet i registret, ikke omfattende. I den forbindelse fandt Ombudsmanden det nyttigt at understrege, at hans undersøgelse udelukkende ville vedrøre Kommissionens behandling af registerklagen. Ombudsmanden undersøgte derfor ikke A's aktiviteter, og han havde ingen kompetence hertil[3].

27. Ombudsmanden påpegede endvidere, at han ved indledningen af undersøgelsen anmodede Kommissionen om at give en detaljeret beskrivelse af Kommissionens klagemekanisme vedrørende registret over interesserepræsentanter. I sin udtalelse henviste Kommissionen til et dokument med titlen Dossier de suivi d'une plainte vedrørende klagerens individuelle klage, men gav ingen generelle oplysninger om sine procedurer for behandling af klager og kommenterede ikke Ombudsmandens specifikke anmodning. Ombudsmanden forstod derfor, at der ikke findes en generel klagemekanisme vedrørende registret, og at Kommissionen behandler klager fra sag til sag. Ombudsmanden var ikke overbevist om, at dette er den bedste måde at sikre en effektiv og gennemsigtig behandling af klager på. Ombudsmanden beklagede endvidere, at Kommissionen ikke besvarede klagerens påstand om, at den generelt skulle begrunde sine afgørelser om klager fra registret.

28. Ikke desto mindre forstod Ombudsmanden på grundlag af Kommissionens dokument Dossier de suivi d' une plainte (en kopi heraf blev fremsendt til klageren af Kommissionen, og de numeriske data var udeladt), at Kommissionen tog følgende skridt i forbindelse med behandlingen af klagerens registerklage. For det første konsulterede den A's websted for at kontrollere det samlede antal medarbejdere og deres opgaver. Den konstaterede, at der faktisk var 45 ansatte (som hævdet af klageren), men den kunne ikke fastslå, hvor stor en del af deres arbejdstid der vedrørte A's lobbyvirksomhed. Efterfølgende mødtes Kommissionen med højtstående A-repræsentanter for at indhente præciseringer. A forklarede den metode, der blev anvendt til at beregne bankens lobbybudget, og anførte, at EBS er organiseret af en anden og uafhængig juridisk enhed. Kommissionen fandt denne præcisering tilstrækkelig til at vise, at A ikke havde til hensigt at vildlede Kommissionen ved fremlæggelsen af de relevante data. Den afsluttede derfor sagen og underrettede de berørte parter (klageren og A) om sine konklusioner.

29. Ombudsmanden fandt, at de proceduremæssige skridt, der er nævnt i præmis 28 ovenfor, var passende. På grundlag af sin erfaring med behandling af registerklager kan Kommissionen tage skridt til at formalisere sine procedurer for behandling af klager vedrørende registret.

30. Med hensyn til Kommissionens materielle konklusioner påpegede Ombudsmanden først, at oplysninger kan være objektivt vildledende, selv om dette ikke er hensigten hos den person, der leverer oplysningerne. Ombudsmanden mente, at Kommissionen som den institution, der fører registret, skal handle med tilstrækkelig omhu for at sikre, at oplysningerne i registret ikke er objektivt vildledende. Det er op til Kommissionen og ikke Ombudsmanden at vurdere, om den beregningsmetode, der anvendes af en lobbygruppe, som ønsker at registrere sit tilhørende budget, er hensigtsmæssig i denne henseende. Størrelsen af et anslået lobbybudget kan dog, selv om det beregnes på grundlag af en klar metode, stadig være vildledende, hvis de data, som beregningen er baseret på, ikke er nøjagtige. Med andre ord sikrer anvendelsen af en acceptabel metode ikke nødvendigvis, at det samlede angivne lobbybudget er nøjagtigt. Det endelige beløb afhænger i det væsentlige af to andre faktorer, nemlig for det første, hvilke omkostninger der tages i betragtning, og for det andet, hvilken procentdel af dem der anses for at være direkte forbundet med lobbyvirksomhed.

31. Ombudsmanden inspicerede Kommissionens sagsakter for at hjælpe ham med at afgøre, om Kommissionen udviste tilstrækkelig omhu ved behandlingen af den tvivl, som klageren havde rejst vedrørende det lobbybudget, som A havde anmeldt. Inspektionen omfattede dokumenter, som Kommissionen klassificerede som fortrolige[4].

32. For det første fremgik det af de dokumenter, der blev kontrolleret, at omkostningerne til A's lobbyvirksomhed udgør en lille[5] procentdel af de samlede omkostninger. Den samme lille procentdel blev anvendt på den samlede tid, som A's personale brugte på lobbyvirksomhed. På grundlag af disse dokumenter fremgik det også, at et mindretal af A's 45 ansatte beskæftiger sig med lobbyvirksomhed. Ombudsmanden fandt, at selv om ovennævnte procentsatser var ret lave, havde Kommissionen ingen beviser til at betvivle dem, fordi i) registerklagen ikke indeholdt nogen konkrete argumenter for, hvilke procentsatser der skulle betragtes som troværdige, og ii) Kommissionen kun krævede anslåede data fra de registrerede.

33. For det andet anførte Kommissionen med hensyn til omkostningerne til lobbyvirksomhed i notatet om dossieret og Dossier de suivi d'une plainte, at A fremlagde forklaringer om to kategorier af omkostninger til lobbyvirksomhed: lønomkostninger og generelle udgifter (herunder udgifter til offentliggørelse).

34. Hverken Kommissionens afgørelse vedrørende klagen fra Justitskontoret eller nogen af de dokumenter, som Ombudsmanden havde adgang til under sin aktindsigt, henviste imidlertid til omkostningerne i forbindelse med tilrettelæggelse og sponsorering af arrangementer som led i A's lobbyvirksomhed. A gav kun Kommissionen en forklaring med hensyn til EBS (at den kun samarbejdede i forbindelse med tilrettelæggelsen af EBS, men ikke bidrog finansielt).[6]

35. Klageren henviste ikke desto mindre i detaljer til sådanne omkostninger i sin klage over registret og gav ikke kun EBS som eksempel, men også eksempler på andre store begivenheder såsom "Going global: vejen frem"; "Regionerog virksomheder: et spørgsmål om partnerskab"; "Klar, stille og roligt, service!". Ombudsmanden fandt, at det faktisk var rimeligt at antage, at omkostninger i forbindelse med tilrettelæggelsen og/eller sponsoreringen af denne form for arrangement bør betragtes som lobbyomkostninger. Faktisk nævnes disse former for aktiviteter udtrykkeligt i Kommissionens adfærdskodeks som værende blandt dem, der"udføres med det formål at påvirke EU-institutionernes politikudformning og beslutningsproces".

36. I lyset af ovenstående fandt Ombudsmanden, at Kommissionen ved ikke udtrykkeligt at have anmodet A om forklaringer vedrørende dets lobbyomkostninger i forbindelse med tilrettelæggelsen af andre større begivenheder end EBS, selv om klageren klart hævdede, at de eksisterede, ikke behandlede registerklagen med tilstrækkelig omhu. Ved ikke at tage hensyn til dette spørgsmål i sin afgørelse om klagen over registret har Kommissionen desuden tilsidesat sin pligt til at give en nøjagtig begrundelse[7]. Dette var et potentielt tilfælde af fejl eller forsømmelser.

37. Med hensyn til klagerens påstand om, at Kommissionen hurtigst muligt bør give mere vejledning om sin definition af støtteberettigede aktiviteter og om, hvordan man beregner et lobbybudget for at undgå de vidt forskellige metoder og kriterier, der anvendes af interessegrupperne og afspejles i registret, påpegede Ombudsmanden først, at det på grundlag af Kommissionens samlede korrespondance med klageren og Kommissionens udtalelse fremgik, at Kommissionen ikke gav lobbyister nogen væsentlig vejledning i, hvordan de beregner deres lobbybudgetter.

38. Ombudsmanden bemærkede i denne forbindelse, at den situation, som klageren havde rapporteret, og som førte til denne undersøgelse, syntes at være en konsekvens af denne mangel på omfattende vejledning.

39. Desuden så Ombudsmanden ikke, hvordan Kommissionen på gennemsigtig vis kunne behandle registerklager svarende til den pågældende og sikre de berørte lobbyisters" ret til forsvar" i mangel af omfattende vejledning i, hvordan lobbybudgetterne beregnes.

40. Manglen på en sådan vejledning betyder desuden, at alle faktuelle oplysninger i registret udelukkende gives på den registreredes ansvar, og at denne desuden ikke er forpligtet til at fremlægge dokumentation, begrundelse eller dokumentation for sine erklæringer. Dette mindsker helt klart registrets troværdighed. Medmindre Kommissionen modtager en registerklage (som klagerens), vil den ikke have noget incitament til at kontrollere, om de oplysninger, der indberettes i registret og stilles til rådighed for borgerne af Kommissionen,er " objektive, fuldstændige, ajourførte og ikke vildledende " .

41. I lyset af ovenstående var Ombudsmanden af den opfattelse, at manglen på vejledning om, hvordan og hvilken form for lobbyomkostninger der bør beregnes med henblik på registret, faktisk kan bringe selve formålet med registret i fare, nemlig at bevare offentlighedens tillid til Kommissionens aktiviteter og styrke gennemsigtigheden og sammenhængen i dens beslutningsproces. Ombudsmanden mente ikke, at registrets frivillige karakter begrundede manglen på den pågældende vejledning.

42. I overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i Den Europæiske Ombudsmands statut besluttede Ombudsmanden at fremsætte et forslag til en mindelig løsning. Forslaget havde følgende ordlyd:

1 Under hensyntagen til Ombudsmandens konklusioner i punkt 33-36 ovenfor kan Europa-Kommissionen genåbne registerklagen og anmode A om yderligere forklaringer vedrørende dets lobbyomkostninger i forbindelse med andre større begivenheder end EBS. (første forslag)

2 Under hensyntagen til Ombudsmandens konklusioner i punkt 27 og 29 ovenfor kan Europa-Kommissionen fastsætte og offentliggøre generelle regler for sine procedurer for behandling af klager fra registre. (andet forslag)

3 Under hensyntagen til Ombudsmandens konklusioner i punkt 37-41 ovenfor kan Europa-Kommissionen udarbejde og offentliggøre retningslinjer for, hvordan interessegrupper bør beregne deres lobbybudgetter, og hvordan de skal rapportere om deres støtteberettigede aktiviteter. (tredje forslag)

De argumenter, der blev fremført for Ombudsmanden efter hans forslag om en mindelig løsning

43. Med hensyn til det første forslag anførte Kommissionen, at den "var parat" til at opfordre A til i) at uddybe sine forklaringer og ii) give Kommissionen yderligere oplysninger. Kommissionen forsikrede Ombudsmanden om, atden ville gå videre med dette inden længe.

44. Med hensyn til det andet forslag anførte Kommissionen, at behovet for offentlige generelle regler om procedurerne for behandling af klager fra registre for nylig blev overvejet inden for rammerne af en fælles arbejdsgruppe mellem Europa-Parlamentet og Kommissionen om et fælles register. Kommissionen vedlagde sit svar en kopi af et dokument med titlen "Udkast til Europa-Parlamentets og Kommissionens aftale om oprettelse af et åbenhedsregister "[8] Den anførte endvidere, at dette dokument viser, at proceduren for behandling af klager fra registre er klar og detaljeret beskrevet i et bilag til ovennævnte udkast til fælles aftale. Kommissionen erklærede også i denne forbindelse, at den ikke ville vente på, at det fælles register blev lanceret, før den anvendte denne procedure, men ville anvende den på nye klager fra registret,der modtages " fra nu af".

45. Med hensyn til det tredje forslag anførte Kommissionen, at den sammen med Parlamentet har til hensigt at give og offentliggøre retningslinjer for, hvordan interesserepræsentanter forventes at udarbejde og fremlægge deres finansielle erklæringer i registret, og hvordan sådanne repræsentanter bør indberette deres støtteberettigede aktiviteter. Disse retningslinjer er i øjeblikket under udarbejdelse og vil blive offentliggjort "forud for lanceringen af det fælles register".

46. Klageren var enig i Kommissionens svar. Ikke desto mindre anmodede det Kommissionen om: i) informere den om resultaterne af dens gennemgang af A's registrering, herunder eventuelle ændringer i registreringen, og give den en forklaring på sådanne mulige ændringer og ii) hurtigst muligt offentliggøre procedurerne for behandling af klager fra registret.

Ombudsmandens vurdering efter hans forslag om en mindelig løsning

47. Ombudsmanden mener, at den mindelige løsning er opnået.

48. Han har også tillid til, at Kommissionen som anmodet om i klagerens bemærkninger vil i) underrette klageren om resultaterne af sin undersøgelse med hensyn til A's registrering og ii) hurtigst muligt offentliggøre sin procedure for undersøgelse og behandling af klager vedrørende åbenhedsregistret (del 4 i dokumentet med titlen "Udkast til aftale mellem Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen om oprettelse af et åbenhedsregister").

B. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

Den venlige løsning er opnået.

Ombudsmanden har tillid til, at Kommissionen som anmodet om i klagerens bemærkninger vil i) underrette klageren om resultaterne af sin undersøgelse med hensyn til A's registrering og ii) hurtigst muligt offentliggøre sin procedure for undersøgelse og behandling af klager vedrørende åbenhedsregistret (del 4 i dokumentet med titlen "Udkast til aftale mellem Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen om oprettelse af et åbenhedsregister").

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 5. april 2011

---

[1] I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren også, at Kommissionen ikke havde begrundet, hvorfor den havde overstreget dele af oplysningerne vedrørende A-budgettet som svar på klagen fra registret. Ombudsmanden behandlede imidlertid ikke dette aspekt i sin undersøgelse, fordi han fandt, at det ikke kunne antages til behandling. I henhold til artikel 2, stk. 4, i Ombudsmandens statut skal der forud for klager indgives passende administrative henvendelser til den pågældende institution. Artikel 7, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 bestemmer, at hvis en institution afviser en begæring om aktindsigt, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte begæringen og anmode institutionen om at tage begæringen op til fornyet overvejelse. I artikel 8, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 fastsættes det, at hvis denne genfremsatte begæring afslås, kan den, der har fremsat begæringen, klage til Ombudsmanden eller indbringe sagen for Unionens retsinstanser. I sager vedrørende begæringer om aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001 fortolkes kravet i artikel 2, stk. 4, i Den Europæiske Ombudsmands statut derfor af Ombudsmanden således, at klagerne, inden de kan indgive en klage over et afslag på aktindsigt, normalt skal indgive en genfremsat begæring om aktindsigt til den pågældende institution. Klageren indgav kun en oprindelig begæring til Kommissionen og ikke en genfremsat begæring. Klageren rettede derfor ikke passende forudgående administrative henvendelser til Kommissionen i forbindelse med ovennævnte aspekter af klagen, som derfor blev anset for uantagelige.

[2] Ikke-fortrolige udgaver af to af disse dokumenter, Dossier de suivi d'une plainte og Note de dossier, blev sendt til klageren af Kommissionens tjenestegrene. Ombudsmandens tjenestegrene gennemgik den fortrolige udgave. De undersøgte også et tredje dokument, en intern e-mail fra Kommissionens tjenestegrene, der opsummerede deres holdning til registerklagen, som blev erklæret fortrolig i sin helhed. Endelig undersøgte Ombudsmandens tjenestegrene et fjerde og ikke-fortroligt dokument, som var en skrivelse fra Kommissionen, hvori BE blev underrettet om, at den ikke havde fundet nogen grund til at fastslå, at Kommissionen havde overtrådt Kommissionens adfærdskodeks.

[3] Artikel 228 i TEUF.

[4] I henhold til artikel 4, stk. 1, i Europa-Parlamentets afgørelse af 9. marts 1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (94/262/EKSF, EF, Euratom, EFT 1994 L 113, s. 15) og de gennemførelsesbestemmelser, som ombudsmanden har vedtaget, senest ændret den 3. december 2008, har hverken klageren eller offentligheden adgang til fortrolige dokumenter, som ombudsmandens tjenestegrene har modtaget under en kontrolundersøgelse.

[5] Disse og andre tal, der er nævnt i dette stykke, blev klassificeret som fortrolige af Kommissionen.

[6] Denne erklæring blev yderligere uddybet i det af Ombudsmanden kontrollerede dokument med titlen "Note de dossier" af 7. april 2009.

[7] Ombudsmanden mindede om, at begrundelsespligten som en direkte konsekvens af artikel 296 i TEUF er uløseligt forbundet med alle trin i beslutningsprocessen på EU-plan samt med enhver administrativ procedure ved en EU-institution, et EU-agentur eller et EU-organ. I henhold til artikel 41 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder udgør dette et væsentligt aspekt af retten til god forvaltning.

[8] Nederst på hver side af dette udkast findes følgende ansvarsfraskrivelse: "Dennetekst afspejler den konsensus, der er opnået i Gruppen på Højt Plan under Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen. Den offentliggøres af hensyn til gennemsigtigheden og informationen, men det bør forstås, at den fra i dag ikke er blevet godkendt af de institutioner, som den nu vil blive forelagt."