ODŮVODNĚNÍ Stížnosti

1. Dne 29. listopadu 2007 odcestoval stěžovatel ze svého bydliště v Německu do Bruselu, aby se zúčastnil pracovního pohovoru v Evropské komisi. V den pohovoru stěžovatel předložil dva formuláře, formulář pro právnické osoby a formulář pro finanční identifikaci, aby mu byly proplaceny cestovní výdaje.

2. Během prosince 2007 a ledna 2008 se stěžovatel několikrát obrátil na Komisi s dotazem, kdy může očekávat úhradu. V lednu 2008 se Komise obrátila na stěžovatele s žádostí o doplňující informace. Dne 24. ledna 2008 Komise částečně proplatila cestovní výdaje stěžovatele. Vzhledem k tomu, že stěžovatel nebyl v plném rozsahu proplacen, podal v dubnu 2008 Komisi oficiální stížnost týkající se jeho řešení této záležitosti.

PŘEDMĚT DOTAZU

3. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření týkající se tvrzení stěžovatele, že Komise:

1. neodůvodněné žádosti o doplňující informace, které nahrazují nové požadavky stanovené ve formuláři finanční identifikace;
2. zbytečně zpozdil proces úhrady;
3. poskytli protichůdné informace; a
4. neodpověděl na svou stížnost ze dne 29. dubna 2008 ve lhůtách stanovených kodexem řádné správní praxe.

4. Šetření se rovněž týkalo tvrzení, že by Komise měla přijmout opatření, aby její zaměstnanci lépe chápali právní požadavky Komise, jakož i jejich dodržování kodexu řádné správní praxe. Toho by mohla dosáhnout například tím, že by svým zaměstnancům poskytovala pravidelná vysvětlení a/nebo vzdělávání a vypracovala a zavedla soubor opatření, která by zabránila opakování otázek vznesených stěžovatelem.

Šetření

5. Dne 20. října 2008 obdržel veřejný ochránce práv stížnost a dne 15. prosince 2008 zahájil šetření tím, že zaslal Komisi žádost o stanovisko. Dne 24. dubna 2009 předložila Komise své stanovisko, které bylo předáno stěžovateli. Stěžovatel předložil připomínky dne 6. května 2009.

Ombudsmanova analýza a závěry

A. K tvrzení, že Komise podala neodůvodněné žádosti o doplňující informace

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

6. Podle stěžovatele ho Komise dne 26. prosince 2007 informovala, že úhrada byla dne 21. prosince 2007 zablokována. Důvodem, který Komise uvedla, bylo, že „formulář finanční identifikace musí mít razítko a podpis zástupce banky. Můžete také připojit kopii nedávného výpisu z bankovního účtu, ale v tomto dokumentu musí být uvedeny všechny informace požadované ve formuláři finanční identifikace.“

7. Dne 2. ledna 2008 stěžovatel odpověděl a uvedl, že ve formuláři finanční identifikace je uvedeno, že „[j]e vhodnější přiložit kopii nedávného výpisu z bankovního účtu, v kterémžto případě není vyžadováno razítko banky a podpis zástupce banky.“ Dotčený formulář tak podpořil předložení kopie výpisu z bankovního účtu, což stěžovatel učinil. Formulář finanční identifikace navíc neuváděl žádné konkrétní požadavky, pokud jde o formu nebo obsah výpisu z bankovního účtu.

8. Stěžovatel dále uvedl, že formulář finanční identifikace vyžaduje, aby jméno uvedené v části "Název účtu"bylo "jméno nebo titul, pod nímž byl účet otevřen, a nikoli jméno oprávněného zástupce". Stěžovatel proto uvedl jméno a kontaktní údaje své manželky, která si založila rodinný účet, k jehož provozování byl rovněž oprávněn. Dne 8. ledna 2008 útvary Komise telefonicky kontaktovaly manželku stěžovatele a vysvětlily, že náhrada cestovních výdajů byla odepřena, protože jméno na formuláři finanční identifikace nebylo jménem stěžovatele. Manželka stěžovatele vysvětlila, jak rodinný účet fungoval. Navzdory jejímu vysvětlení obdržela stěžovatelka dne 28. ledna 2008 od Komise e-mail, v němž uvedla, že úhrada byla zpožděna, protože ve formuláři chyběly podrobnosti.

9. Komise ve svém stanovisku odkázala na článek 64 nařízení Komise (ES) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (dále jen „prováděcí pravidla k finančnímu nařízení“)[1], a uvedla, že k potvrzení žádosti stěžovatele o úhradu potřebuje řádně vyplněný formulář finanční identifikace. Dne 20. prosince 2007 však tým pro potvrzování údajů generálního ředitelství Komise pro rozpočet zjistil, že formulář, který obdržel, nebyl bankou opatřen razítkem nebo k němu nebyla přiložena kopie výpisu z účtu. Formulář finanční identifikace proto nesplňoval kritéria požadovaná pro validaci. Tým pro potvrzování informoval Úřad Komise pro správu a vyplácení individuálních nároků (PMO), že účet byl zablokován, a požádal PMO, aby zaslal týmu pro potvrzování chybějící doklad nebo jej případně získal od osoby žádající o proplacení. Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků zaslal validačnímu týmu dne 8. ledna 2008 výpis z bankovního účtu stěžovatele. V bankovním výpisu bylo uvedeno číslo účtu, nikoli však název účtu.

10. Podle Komise může mít podpůrný doklad, který má být předložen v souvislosti se žádostí o potvrzení registrace bankovního účtu, podobu formuláře totožnosti bankovního účtu [2], výpisu z bankovního účtu nebo jakéhokoli jiného dokladu vydaného bankou, který obsahuje tyto informace: a) název účtu; b) adresu účtu uvedenou bankou; c) název banky; d) (název a) adresa pobočky; e) celé číslo účtu (s bankovními kódy); a f) číslo IBAN (pokud existuje). Aby nedošlo ke zbytečnému zpoždění procesu, kontaktoval odpovědný úředník manželku stěžovatele telefonicky (její jméno bylo uvedeno na formuláři finanční identifikace jako "kontaktní místo"), aby zkontroloval jméno na příslušném bankovním účtu a jeho spojení se stěžovatelem. V reakci na tento telefonní hovor obdržel ověřovací tým e-mail od manželky stěžovatele, který poskytl informace. Validace proběhla téhož dne.

11. Stěžovatel ve svých připomínkách vzal na vědomí vysvětlení, které Komise uvedla ve svém stanovisku, tj. že dne 20. prosince 2007 tým pro potvrzování údajů generálního ředitelství Komise pro rozpočet zjistil, že formulář, který obdržel, nebyl bankou opatřen razítkem nebo k němu nebyla přiložena kopie výpisu z účtu. Komise uvedla, že tým pro potvrzování informoval Úřad Komise pro správu a vyplácení individuálních nároků (PMO), že účet byl zablokován, a požádal PMO, aby zaslal chybějící dokument týmu pro potvrzování. Podle Komise zaslal PMO validačnímu týmu dne 8. ledna 2008 výpis z bankovního účtu stěžovatele. Podle názoru stěžovatele tak Komise uznala, že účet byl zablokován z důvodu interního neposkytnutí výpisu z bankovního účtu.

12. Stěžovatel rovněž tvrdil, že v dokumentech, které mu byly poskytnuty v souvislosti s pohovorem nebo žádostí o náhradu cestovních výdajů, nebyl uveden žádný odkaz na článek 64 prováděcích pravidel k finančnímu nařízení ani na jeho obsah. Komise ve svém stanovisku uvedla informace, které měly být poskytnuty v dokumentu podporujícím žádost o potvrzení registrace bankovního účtu. To však nebylo zmíněno v žádném z dokumentů, které mu byly předloženy.

13. Stěžovatel dále tvrdil, že kontrola názvu účtu provedená Komisí nebyla nutná, protože název účtu byl uveden ve formuláři finanční identifikace.

Posouzení veřejného ochránce práv

14. Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí stanovisko Komise, že se zdá, že došlo k internímu zpoždění při předávání podkladů předložených stěžovatelem. Dne 20. prosince 2007 tým generálního ředitelství Komise pro rozpočet pro potvrzování zjistil, že formulář, který obdržel, nebyl bankou opatřen razítkem nebo k němu nebyla přiložena kopie výpisu z účtu. Tým pro potvrzování informoval PMO, který dne 8. ledna 2008 zaslal týmu pro potvrzování výpis z bankovního účtu stěžovatele.

15. Veřejný ochránce práv však konstatuje, že spolu s interním zpožděním při předávání podpůrného dokumentu kontaktoval PMO dne 26. prosince 2007 stěžovatele a informoval ho, že údaje o bankovních informacích byly zablokovány a důvod tohoto zablokování. Dotčený e-mail zněl takto:

„Finanční identifikační formulář musí být opatřen razítkem a podpisem zástupce banky. Můžete také připojit kopii nedávného výpisu z bankovního účtu, ale v tomto dokumentu musí být uvedeny všechny informace požadované ve formuláři finanční identifikace. Dokumentace předaná ve Vašem spisu [...] byla neúplná. Prosím, vyplňte spis.

16. Veřejný ochránce práv proto konstatuje, že na rozdíl od tvrzení stěžovatele byla registrace zablokována nikoli proto, že došlo k internímu zpoždění při předávání podpůrné dokumentace, ale proto, že podpůrná dokumentace předložená stěžovatelem byla neúplná. Veřejná ochránkyně práv se ve skutečnosti domnívá, že interní zpoždění při předávání podpůrného dokumentu zřejmě vůbec neovlivnilo registraci bankovních informací a že skutečný důvod, proč byla registrace zablokována, byl řešen. Veřejná ochránkyně práv dále konstatuje, že důvodem, proč byla registrace bankovních informací zablokována, bylo to, že ve výpisu z bankovního účtu nebyl uveden název účtu. Jak je vysvětleno v e-mailu Komise ze dne 16. prosince 2007, razítko a podpis zástupce banky by mohly být nahrazeny kopií výpisu z bankovního účtu, ale "v tomto dokumentu musí být uvedeny všechny informace požadované ve formuláři finanční identifikace", tj. informace uvedené v písmenech a) až f) v bodě 10 výše. Veřejný ochránce práv považuje tento přístup za zcela rozumný. Razítko a podpis zástupce banky zaručují, že informace na formuláři finanční identifikace jsou přesné. Aby byla zaručena přesnost těchto informací prostřednictvím výpisu z bankovního účtu, musí dotčený výpis z bankovního účtu obsahovat všechny informace uvedené v tomto formuláři. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že ve výpisu z bankovního účtu předloženém stěžovatelem nebyl uveden název účtu. Bylo proto rozumné, aby se Komise obrátila na manželku stěžovatele (která byla kontaktní osobou uvedenou ve formuláři finanční identifikace), aby záležitost objasnila. Veřejná ochránkyně práv proto neshledává, že by Komise podala neodůvodněné žádosti o doplňující informace.

17. Na základě výše uvedených skutečností neshledává veřejný ochránce práv v souvislosti s tímto aspektem stížnosti žádný nesprávný úřední postup ze strany Komise.

18. Veřejná ochránkyně práv se nicméně domnívá, že formulář pro finanční identifikaci by mohl poskytnout jasnější informace o požadavcích na výpis z bankovního účtu. V současné době poznámka pod čarou č. 3 ve formuláři finanční identifikace uvádí, že „[j]e vhodnější připojit kopii nedávného výpisu z bankovního účtu, v kterémžto případě se nevyžaduje razítko banky a podpis zástupce banky.“Veřejný ochránce práv navrhuje doplnit informace v tomto smyslu: „Vezměte prosím na vědomí, že ve výpisu z bankovního účtu musí být uvedeny všechny výše uvedené informace v oddílech „NÁZEV ÚČETNÍHO DVORA“ a „BANK“. Veřejný ochránce práv proto v tomto ohledu učiní další poznámku.

B. K tvrzení, že Komise zbytečně zdržela proces úhrady

19. Podle stěžovatele byla úhrada provedena až po desítce sdělení (telefonicky a e-mailem), dva měsíce po pohovoru a jeden měsíc po jeho prvním šetření v této věci. I v tomto případě se však obdržená náhrada vztahovala pouze na část cesty. E-mailem ze dne 28. ledna 2008 Komise vysvětlila, že

„Ve formuláři, který jste vyplnili, jste si mohli všimnout, že jste museli předložit originály jízdenek (nebo kopie jízdenek, které jste museli použít pro zpáteční cestu). Nenašli jsme ve vaší složce žádnou kopii letenky Sterpenich-Luxembourg, kterou nyní požadujete. Doufám, že pochopíte, že cestovní výdaje můžeme proplatit pouze tehdy, jsou-li k dispozici příslušné doklady. Zašlete nám prosím původní letenku Sterpenich-Luxembourg, kterou jste použili, a obdržíte dodatečnou platbu ve výši 5,80 EUR.

20. V e-mailu ze dne 29. ledna 2008 stěžovatel vysvětlil, že ho okolnosti přinutily koupit si jízdenku ze Sterpenichu do Lucemburku, když byl po pohovoru ve vlaku z Bruselu do Německa. V této fázi již předložil žádost o úhradu a podpůrné doklady. Ke svému e-mailu připojil kopii dotčené letenky a dne 29. dubna 2008 zaslal její originál Komisi.

21. Komise ve svém stanovisku uznala, že se při vyřizování žádosti o další úhradu setkala s určitými technickými problémy. Komise však od té doby své postupy zlepšila. Kromě toho byla dotčená jízdenka na vlak skutečně proplacena na základě stížnosti podané Komisi a dřívější stížnosti veřejnému ochránci práv.

22. Stěžovatel ve svých připomínkách tvrdil, že podle jeho názoru Komise uznala, že zpoždění v procesu splácení o více než jeden a půl měsíce bylo způsobeno jejím vlastním interním neposkytnutím výpisu z bankovního účtu. Jelikož však Komise vysvětlila, že podnikla kroky k vyřešení tohoto konkrétního problému, byl stěžovatel s výsledkem spokojen. Podle stěžovatele však Komise neposkytla žádné vysvětlení, proč poté, co obdržela kopii jeho zpáteční letenky na část cesty (nejprve e-mailem ze dne 29. ledna 2008 a poté poštou dne 5. května 2008), byla úhrada odložena až na 5. září 2008.

Posouzení veřejného ochránce práv

23. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že stěžovatel je spokojen s opatřeními, která Komise přijala, aby zabránila takovým zpožděním, k nimž došlo před provedením první části úhrady v lednu 2008. Veřejná ochránkyně práv proto neshledává žádné důvody pro další šetření tohoto aspektu tohoto tvrzení.

24. Stěžovatel však tvrdí, že došlo ke zpoždění při proplácení letenky Sterpenich-Luxembourg. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že tato druhá část náhrady cestovních výdajů stěžovatele byla řešena zjednodušeným postupem ve věci 2000/2008/TN, kterou stěžovatel předložil dne 14. července 2008. V rámci tohoto postupu se útvary veřejného ochránce práv v červenci 2008 telefonicky obrátily na útvary Komise, aby získaly plnou náhradu pro stěžovatele. Vzhledem k tomu, že Komise nakonec informovala veřejného ochránce práv o tom, že úhrada byla provedena v plné výši dne 5. září 2008, veřejný ochránce práv případ uzavřel dne 16. října 2008. V této stížnosti však stěžovatel tvrdil, že věc 2000/2008/TN vyřešila pouze nevrácení částky v plné výši, nikoli skutečnost, že došlo k prodlení s jejím uhrazením.

25. Veřejný ochránce práv konstatuje, že je nesporné, že dne 29. ledna 2008 stěžovatel zaslal Komisi elektronickou poštou kopii jízdenky na vlak ze Sterpenich-Luxembourg a že původní jízdenka byla zaslána dne 29. dubna 2008. Zdá se však, že rozhodnutí o náhradě této části cestovních výdajů bylo přijato až dne 19. srpna 2008. I když se rozhodnutí ze dne 19. srpna 2008 vztahovalo i na spornou žádost stěžovatele o denní příspěvek (která není součástí tohoto šetření), veřejný ochránce práv se domnívá, že vzhledem k době, kterou Komise potřebovala k vyřízení této části úhrady, musí být samotný proces úhrady považován za zbytečně zpožděný. Jedná se o nesprávný úřední postup a veřejný ochránce práv učiní kritickou poznámku.

C. K tvrzení, že Komise poskytla protichůdné informace

26. Stěžovatel tvrdil, že e-mailem ze dne 26. prosince 2007 byl informován, že jeho "osobní a finanční údaje byly zaznamenány dne 11. prosince", zatímco v e-mailu ze dne 28. ledna 2008 Komise uvedla, že "obdržela [jeho] žádost o úhradu dne 4.12.2007".

27. Komise ve svém stanovisku tvrdila, že dotčené tvrzení je založeno na nedorozumění. Jeden úředník potvrdil, že osobní a finanční údaje stěžovatele byly zaznamenány dne 11. prosince 2007, zatímco jiný úředník uvedl, že „obdržel Vaši žádost o úhradu dne 4. prosince 2007“. Podle Komise je běžné, že mezi obdržením spisu o úhradě a zaznamenáním informací obsažených v tomto spisu do databáze uplyne několik dní.

28. Stěžovatel ve svém vyjádření přijal vysvětlení Komise. Poukázal však na to, že i sama Komise tyto dva pojmy zaměnila v jiné části svého stanoviska.

Posouzení veřejného ochránce práv

29. Veřejný ochránce práv považuje vysvětlení Komise za přiměřené, stejně jako stěžovatel. Veřejný ochránce práv proto neshledává žádný nesprávný úřední postup Komise, pokud jde o tento aspekt stížnosti.

D. Tvrzení, že Komise neodpověděla na jeho stížnost ve stanovených lhůtách.

30. Stěžovatel tvrdil, že dne 29. dubna 2008 podal Komisi oficiální stížnost ohledně problémů, které se vyskytly při proplácení jeho cestovních výdajů. Komise však neodpověděla ve dvouměsíční lhůtě stanovené v jejím kodexu řádné správní praxe.

31. Komise se ve svém stanovisku omluvila za opožděnou odpověď na stížnost. Stěžovatel však současně podal řadu stížností na různých úrovních Komise, což zmobilizovalo příslušné útvary, aby připravily své odpovědi, a ztížilo udržení jasného přehledu o tom, jak daleko každá z těchto odpovědí pokročila.

32. Stěžovatel ve svých připomínkách tvrdil, že vysvětlení Komise, že podal souběžné stížnosti, bylo nesprávné. Jeho stížnosti se přísně řídily hierarchií Komise a stížnost podal na vyšší úrovni až poté, co vyčerpal všechny možnosti pro dosažení uspokojivého řešení na nižší úrovni.

Posouzení veřejného ochránce práv

33. Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí, že Komise uznává, že nedodržela lhůtu pro odpověď na stížnosti stanovenou v jejím kodexu řádné správní praxe. Tvrdí však, že zpoždění bylo způsobeno skutečností, že stěžovatel podal několik souběžných stížností na různých úrovních Komise. Na základě informací a důkazů poskytnutých veřejnému ochránci práv se argument Komise v tomto ohledu nejeví jako správný. Pro prodlení, které představuje nesprávný úřední postup, tedy neexistuje žádná omluva. Veřejný ochránce práv učiní v tomto ohledu kritickou poznámku.

E. Tvrzení stěžovatele

34. Stěžovatel tvrdil, že Komise by měla přijmout opatření ke zlepšení toho, aby její zaměstnanci lépe chápali její právní požadavky, jakož i jejich dodržování kodexu řádné správní praxe. Toho by mohlo být dosaženo například pravidelným vysvětlováním a/nebo vzděláváním svých zaměstnanců a vypracováním a uvedením do provozu souboru opatření, která by zabránila opakování stěžovaných problémů.

Posouzení veřejného ochránce práv

35. Na základě závěrů učiněných v části A tohoto rozhodnutí nezjistila veřejná ochránkyně práv nic, co by naznačovalo, že zaměstnanci Komise nerozumí "právním požadavkům", které mají být uplatňovány. Pokud jde o údajná zpoždění, stěžovatel je spokojen s opatřeními, která Komise v jednom ohledu přijala. Pokud jde o zpoždění vedoucí k vydání kritických připomínek, veřejná ochránkyně práv nenalezla žádné důkazy, které by naznačovaly, že jsou součástí systémovějšího problému. Veřejný ochránce práv proto neshledává žádné důvody pro další šetření tvrzení stěžovatele.

F. Závěry

Na základě svého šetření této stížnosti ji veřejný ochránce práv uzavírá těmito závěry:

Nedošlo k žádnému nesprávnému úřednímu postupu, pokud jde o žádosti Komise o doplňující informace (údaj č. 1) a informace, které Komise poskytla ohledně přijetí žádosti o úhradu a zaznamenání osobních a finančních údajů stěžovatele (údaj č. 3).

Neexistují žádné důvody pro další šetření údajného zpoždění Komise při poskytování první části úhrady (první část tvrzení 2) a tvrzení stěžovatele.

Pokud však jde o druhou část tvrzení č. 2 a tvrzení č. 4, veřejný ochránce práv uvádí následující kritické poznámky.

E-mailem ze dne 29. ledna 2008 zaslal stěžovatel Komisi kopii jízdenky na vlak pro cestu Sterpenich-Luxembourg. Původní letenka byla zaslána Komisi dne 29. dubna 2008. Zdá se však, že rozhodnutí o náhradě této části cestovních výdajů bylo přijato až dne 19. srpna 2008. I když se rozhodnutí ze dne 19. srpna 2008 vztahovalo i na spornou žádost stěžovatele o denní příspěvek (která není součástí tohoto šetření), veřejný ochránce práv se domnívá, že vzhledem k době, kterou Komise potřebovala k vyřízení této části úhrady, musí být samotný proces úhrady považován za zbytečně zpožděný. Jedná se o případ nesprávného úředního postupu.

Komise uznává, že nedodržela lhůtu pro odpověď na stížnosti stanovenou v jejím kodexu řádné správní praxe. Tvrdí však, že zpoždění bylo způsobeno skutečností, že stěžovatel podal několik souběžných stížností na různých úrovních Komise. Na základě informací a důkazů poskytnutých veřejnému ochránci práv se argument Komise v tomto ohledu nejeví jako správný. Pro prodlení, které představuje nesprávný úřední postup, tedy neexistuje žádná omluva.

Vzhledem k tomu, že zde zjištěné případy nesprávného úředního postupu se týkají konkrétních událostí v minulosti, není vhodné usilovat o smírné urovnání této záležitosti.

Stěžovatel a Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

DALŠÍ POZNÁMKA

Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že formulář pro finanční identifikaci by mohl poskytnout jasnější informace o požadavcích na výpis z bankovního účtu. V současné době poznámka pod čarou č. 3 ve formuláři finanční identifikace uvádí, že „[j]e vhodnější připojit kopii nedávného výpisu z bankovního účtu, v kterémžto případě se nevyžaduje razítko banky a podpis zástupce banky.“Veřejný ochránce práv navrhuje doplnit informace v tomto smyslu: „Vezměte prosím na vědomí, že ve výpisu z bankovního účtu musí být uvedeny všechny výše uvedené informace v oddílech „NÁZEV ÚČETNÍ ZÁVĚRKY“ a „BANK“.“

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Ve Štrasburku dne 9. září 2009.

---

[1] Úř. věst. 2002, L 357, s. 1.

[2] Ve francouzštině je to známé jako relevé d'identité bancaire nebo RIB.