Vážený pane A.,

Dne 10. ledna 2000 jste jménem společnosti Brettonwood Partnership Ltd podal stížnost k evropskému veřejnému ochránci práv týkající se smlouvy TACIS č. 96-0564.

Dne 8. února 2000 jsem předal stížnost předsedovi Evropské komise. Komise zaslala své stanovisko dne 17. května 2000. Předala jsem Vám jej s výzvou k vyjádření, kterou jste zaslal dne 29. června 2000.

Dne 10. července 2000 jsem písemně požádal Komisi o další informace. Dotázal jsem se také, zda došlo k nějakému pokroku v uvedených pokusech Komise o urovnání sporu s vámi. O své žádosti jsem Vás informoval ve stejný den.

Dne 10. října jste mi zaslal fax, k němuž byly přiloženy kopie dopisů Komise, v nichž bylo uvedeno, že Úřad Komise pro boj proti podvodům (OLAF) zahájil vyšetřování vašich záležitostí týkajících se výše uvedené smlouvy TACIS. Dne 24. října 2000 Komise odpověděla na mou žádost o informace ze dne 10. července 2000. Dne 26. října 2001 jsem zaslal odpověď Komise právníkům, kteří Vás zastupují (Humblet & Partners), k vyjádření. Dne 30. listopadu 2000 předložili vyjádření advokáti, kteří Vás zastupují.

Dne 5. března 2001 pan Louis ze společnosti Humblet & Partners zavolal mému právnímu zástupci odpovědnému za vyřízení stížnosti. Pan Louis informoval právního úředníka, že byl v kontaktu s OLAF a že měl problémy zjistit, zda OLAF skutečně zahájil vyšetřování a na jakém základě. Dne 27. března 2001 jsem se písemně obrátil na ředitele OLAF s žádostí o informace o povaze a rozsahu případného vyšetřování, které OLAF zahájil.

Dne 27. dubna 2001 OLAF odpověděl, že zahájil vyšetřování na základě podání útvaru SCR v Komisi. Dne 16. května 2001 jsem Vás vyzval, abyste předložil své připomínky k odpovědi úřadu OLAF. Advokáti, kteří Vás zastupují, předložili vyjádření dne 6. července 2001. Dne 21. srpna 2001 jsem požádal OLAF o poskytnutí dalších informací. Dne 8. října 2001 OLAF odpověděl na mou žádost, o které jsem Vás informoval ve svém dopise ze dne 23. října 2001.

Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny.

Stížnost

Stížnost byla podána dne 10. ledna 2000. Týkala se údajného nesprávného úředního postupu Evropské komise, pokud jde o její dohled a kontrolu nad smlouvou TACIS č. 96-0564.

Stížnost se v souhrnu zakládala na těchto skutečnostech:

Smlouva byla podepsána v roce 1996 pro práci v Tádžikistánu. V roce 1997 se Tádžikistán stal nebezpečným, což způsobilo, že Komise projekt odvolala. Stěžovatel následně předložil své faktury Komisi. V listopadu 1998 Komise informovala stěžovatele, že dvě faktury nebudou zaplaceny, protože se Komise rozhodla provést audit projektu.

V březnu 1999 vydal auditor Komise svou zprávu, která obsahovala celkově negativní závěr pro stěžovatele. V polovině prosince 1999 se útvary Komise odpovědné za dohled nad projektem pokusily tuto záležitost vyřešit na schůzce se stěžovatelem. Útvary se domnívaly, že výše nezpůsobilých nákladů by mohla být snížena do takové míry, že by stěžovatel měl ve skutečnosti nárok na určitou platbu. Stěžovatel navrhované narovnání odmítl. Koncem prosince 1999 navrhly příslušné útvary Komise, aby byla účetní závěrka vyúčtována jejich generálnímu řediteli.

Stěžovatel se domníval, že finanční situace Komise je na základě zprávy o auditu v podstatě nesprávná a poznamenána procesními nesrovnalostmi. Stěžovatel uvedl, že pokud by faktury nebyly uhrazeny brzy, neměl by jinou možnost než kontaktovat své právní zástupce, aby věc předložil soudu.

Stručně řečeno, stěžovatel tvrdil, že finanční oddělení Komise Tacis neoprávněně zadrželo platbu konečných faktur za € 86 283.49 ze dne 30. července 1998 za smluvní práci, kterou jeho společnost vykonala. Stěžovatel rovněž tvrdil, že úředníci finanční jednotky Tacis byli nezdvořilí, neužiteční a hrubí, že odmítli odpovědět na jeho otázky nebo s ním komunikovat a že byl vystaven rasové diskriminaci (stěžovatel byl asijského původu).

Šetření

Stanovisko Komise

Stížnost byla zaslána Evropské komisi, která předložila své stanovisko v květnu 2000. Komise nejprve uvedla obecnou poznámku, že

„Platby podle této smlouvy byly sice v některých případech zpožděny kvůli sporům s platebními službami Komise. To následně vedlo k rozsáhlé a někdy silně formulované výměně korespondence, neboť jádro sporů bylo způsobeno tím, že Komise odmítla přijmout úsilí [stěžovatele] o nápadité účetnictví a trvala na tom, aby [stěžovatel] předložil správné faktury a účty v předepsaném formátu, jako každý jiný dodavatel.“

1. Smlouva konkrétně stanovila celkem 10 samostatných faktur a plateb v souladu s průběhem projektu, stěžovatel však svévolně předkládal 27 samostatných faktur v nepravidelných intervalech. Nesprávná fakturace ze strany stěžovatele jde celkově nad rámec běžné míry chyb, kterou lze u smlouvy tohoto druhu očekávat.

2. Z fakturačních postupů stěžovatele vyplynul obydlený počet případů dvojí fakturace, odborníků na fakturaci, s nimiž smlouva nepočítala, pro něž nebyly předloženy vůbec žádné pracovní výkazy nebo pro něž byly předloženy pracovní výkazy, které však dotčená osoba zjevně nepodepsala. Další „chyby“ stěžovatele se týkaly fakturace za práci, která nebyla zahrnuta do smlouvy, a účtování jiných sazeb poplatků, než které byly dohodnuty. Platba nárokovatelných výdajů byla způsobena podobným nedostatkem správných výpočtů a správné podpůrné dokumentace a důkazů. Není divu, že tyto praktiky vedly k dotazům na ověření a opravy, jakož i k rozsáhlé korespondenci a zpožděním při vyřizování faktur, v jejichž průběhu stěžovatel připustil chyby dvojí fakturace.

3. Problémy byly takového rozsahu, že odpovědná platební služba nařídila zvláštní audit těchto účtů před zpracováním konečných faktur, takže z celkového počtu € 922 955, který stěžovatel uvedl, bylo shledáno nezpůsobilým přibližně 134 442 EUR. Vzhledem k tomu, že předchozí zálohy a průběžné platby tuto částku překročily, zbývá od společnosti stěžovatele získat zpět celkem € 48 159 přeplatků. Poslední dvě faktury zůstávají pozastaveny, dokud nebudou tyto problémy vyřešeny. Stěžovatel byl informován pokaždé, když se částka zaplacená finančním týmem Tacis lišila od fakturované částky, a stěžovatel byl rovněž informován o pozastavení konečných faktur.

4. V říjnu 1999 byla Komise připravena vyjednat se stěžovatelem narovnání. Za tímto účelem se s ním setkala v prosinci 1999, ale dosud nebylo dosaženo dohody. Komise odmítá zaplatit za účetní "chyby" stěžovatele, ale samozřejmě přijímá všechny řádně prokázané a zdokumentované položky. Je dokonce připravena navrhnout zvláštní dohodu o řešení sporů s cílem poskytnout řádný smluvní základ pro určité dodatečné práce, které se původně nepředpokládaly. Tyto diskuse vede odpovědný operační útvar v oddělení solventnostního kapitálového požadavku (oddělení A3) a připravuje se „dopis o legalizaci“.

5. Pokud jde o druhý soubor tvrzení, je bezdůvodné a neodůvodněné připisovat spor, který je základem této stížnosti, nekompetentnosti, špatné vůli a rasovým předsudkům finančních úředníků Komise, aniž by byl zohledněn vlastní postoj stěžovatele.

Komise ve svém závěru vyjádřila politování nad vývojem případu a uvedla, že se raději těší na vyřešení sporu jednou provždy. Vyzvala stěžovatele, aby vyjednal smírné narovnání na základě řádně odůvodněných účetních závěrek.

Mezi přílohami připojenými ke stanovisku Komise byla kopie zprávy o auditu.

Připomínky stěžovatele

Stanovisko Komise bylo předáno stěžovateli k vyjádření.

Stěžovatel trval na svých tvrzeních. Rovněž tvrdil, že jeho žádosti o proplacení nákladů měly smluvní základ v dodatku (dodatek 2), který auditor ve své zprávě nezohlednil. Dále uvedl, že absence některých doplňujících dopisů (problém zjištěný ve zprávě o auditu) byla způsobena administrativními problémy v samotné Komisi.

Stěžovatel rovněž uvedl, že chyby dvojí fakturace z jeho strany, které zpráva o auditu správně identifikovala, byly příliš malé na to, aby měly obecný vliv na posouzení fakturačních postupů jeho společnosti.

Stěžovatel rovněž zpochybnil metodu hodnocení Komise, například se zeptal, co znamená "jakákoli běžná míra chyb" v tomto druhu smlouvy.

Stěžovatel dále vyjádřil svou stížnost ohledně znění stanoviska Komise. Poukázal na poznámky stanoviska Komise týkající se jeho „úsilí o nápadité účetnictví“, které označil za „urážlivou konotaci“.

Další šetření

Na základě připomínek stěžovatele dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že byla vznesena dvě nová obvinění, která by měla být zahrnuta do tohoto šetření:

i) že stanovisko Komise a podklady, o které se opírá, zejména zpráva o auditu, nezohledňují dodatek 2 (ze dne 14. května 1998) ke smlouvě mezi Komisí a společností stěžovatele.

ii) skutečnost, že auditor nezohlednil skutečnost, že absence některých doplňujících dopisů je důsledkem administrativních problémů v Komisi, a proto není odpovědností stěžovatele.

Dne 10. července 2000 proto veřejný ochránce práv napsal Komisi a poukázal na dvě nová tvrzení stěžovatele uvedená výše.

Veřejná ochránkyně práv rovněž konstatovala, že stanovisko Komise poukázalo na možné úsilí o dosažení dohody se společností stěžovatele. Veřejná ochránkyně práv si vyžádala informace o jakémkoli pokroku v tomto ohledu.

Ve svém druhém stanovisku předloženém dne 24. října 2000 Komise potvrdila své předchozí stanovisko a předložila následující připomínky ke dvěma novým tvrzením:

1. Pokud jde o dodatek č. 2, tvrzení stěžovatele, že tento dodatek nebyl ve zprávě o auditu zohledněn, je věcně nesprávné.

V rámci systému programu Tacis musí být výdaje vzniklé na základě smlouvy o poskytování služeb a výdaje vzniklé v souvislosti s revidovaným rozpočtem v dodatku 2 doloženy originály řádně podepsaných dokumentů, které dokládají skutečně vzniklé náklady. To nebylo v tomto případě dodrženo.

2. Pokud jde o vedlejší dopisy, Komise zdůraznila, že zpráva o auditu, jejíž kopii stěžovatel obdržel, nezohlednila absenci některých vedlejších dopisů, ale pouze poukázala na neexistenci smluvního základu.

V tomto konkrétním případě byly útvary Komise v zásadě připraveny vyúčtovat některé částky, které by mohly být považovány za způsobilé. V důsledku důkladného přezkoumání všech dotčených aspektů, včetně tvrzení odborníka pracujícího na základě smlouvy, se však cítili nuceni předložit spis orgánu pro boj proti podvodům (OLAF) k formálnímu vyšetřování podvodu, které stále probíhá.

Ze stanoviska Komise bylo zřejmé, že se stěžovatelem nebylo dosaženo dohody.

Druhé stanovisko Komise bylo zasláno stěžovateli k vyjádření. Dne 30. listopadu 2000 předložili právní zástupci stěžovatele podání jménem stěžovatele. Podání v podstatě rozšířila tvrzení stěžovatele.

Po korespondenci se stěžovatelem a jeho právníky se rozsah, v jakém OLAF vedl vyšetřování, jevil jako nejasný. Veřejný ochránce práv se proto rozhodl požádat úřad OLAF, aby poskytl informace o povaze a rozsahu jakéhokoli vyšetřování záležitostí stěžovatele, které úřad OLAF zahájil.

Dne 27. dubna 2001 OLAF odpověděl na žádost veřejného ochránce práv o informace. OLAF potvrdil, že zahájil šetření s cílem zjistit, zda existují důvody se domnívat, že během provádění dotčeného projektu Tacis došlo k podvodu nebo závažným nesrovnalostem.

Odpověď úřadu OLAF byla předána stěžovateli k vyjádření.

Dne 6. července 2001 předložili advokáti stěžovatelky svá vyjádření. Považovaly za nesprávné, že odkaz na OLAF byl učiněn bez předchozího vyslechnutí stěžovatele. Jejich připomínky rovněž obsahovaly číselné údaje, které měly prokázat, že společnost stěžovatele utrpěla ztráty v důsledku auditu projektu provedeného Komisí.

Dne 21. srpna 2001 se veřejný ochránce práv rozhodl požádat OLAF o poskytnutí informací o a) datu, kdy OLAF očekával, že ukončí vyšetřování záležitostí stěžovatele, a b) důvodech, které OLAF považoval za důvody pro vyšetřování.

Dne 8. října 2001 odpověděl OLAF na žádost veřejného ochránce práv. OLAF uvedl, že očekává, že vyšetřování dokončí do konce roku 2001. Důvody, které měl OLAF za to, že odůvodňují vyšetřování, byly a) podání útvaru SCR v Komisi (tj. útvaru zabývajícího se záležitostmi Tacis) a b) některé další informace naznačující možné podvodné fakturace a další nesrovnalosti.

ROZHODNUTÍ

1 Neoprávněné zadržení platby

1.1 Stěžovatel tvrdil, že finanční oddělení Komise Tacis neoprávněně zadrželo platbu konečných faktur za € 86 283.49 ze dne 30. července 1998 za smluvní práci, kterou společnost stěžovatele vykonala. Stěžovatel ve svých připomínkách předložil dvě další tvrzení, která veřejná ochránkyně práv prošetřila. Těmito dodatečnými tvrzeními se zabývá část 2 níže.

1.2 Komise vysvětlila, že její neochota provést platbu je způsobena zjištěními učiněnými v jejím auditu smlouvy stěžovatele. Ve zprávě o auditu byly mimo jiné zjištěny problémy s dvojí fakturací a nepoužití průvodních dopisů k pokrytí výdajů souvisejících s některými odborníky, které si stěžovatel najal.

1.3 Evropský veřejný ochránce práv objasnil svou metodu přezkumu smluvních sporů ve své výroční zprávě za rok 1997. Jak je uvedeno v této zprávě, veřejný ochránce práv se v mnoha členských státech smluvními spory nezabývá, a to buď z důvodu obecných charakteristik těchto smluv podle vnitrostátního práva, nebo proto, že zákon, kterým se zřizuje mandát veřejného ochránce práv, výslovně vylučuje smluvní záležitosti. Součástí poslání evropského veřejného ochránce práv je pomáhat snižovat zátěž spojenou se soudními spory, a to podporou smírných řešení a vydáváním doporučení, která zamezí nutnosti soudního řízení. Evropský veřejný ochránce práv se proto zabývá stížnostmi na nesprávný úřední postup, které vyplývají ze smluvních vztahů. Nesnaží se však určit, zda některá ze stran porušila smlouvu. Touto otázkou by se mohl účinně zabývat pouze příslušný soud, který by měl možnost vyslechnout argumenty účastníků řízení týkající se příslušného vnitrostátního práva a posoudit protichůdné důkazy ve sporných skutkových otázkách. V zájmu řádné správy by však měl mít orgán veřejné moci, který je zapojen do smluvního sporu se soukromým subjektem, vždy možnost poskytnout veřejnému ochránci práv ucelený popis právního základu svých opatření a důvodů, proč se domnívá, že jeho názor na smluvní postavení je oprávněný.

1.4 S ohledem na první tvrzení stěžovatele v této části stěžovatel zpochybňuje některá zjištění uvedená ve Zprávě o auditu, ale uznává správnost jiných zjištění (dvojí fakturace). Spor se do značné míry týká rozsahu, v němž Komise sama způsobila problémy s fakturací, což je bod, kterým se zabývá část 2 níže. Za účelem posouzení, zda Komise poskytla soudržný popis právního základu pro svá opatření a proč se domnívá, že její názor na smluvní postavení je oprávněný, veřejná ochránkyně práv konstatuje, že se Komise opírá o zprávu o auditu, která zřejmě obsahuje objektivní hodnocení smlouvy stěžovatele s Komisí. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že zjištění uvedená ve zprávě o auditu poskytla Komisi relevantní základ pro závěr, že platba požadovaná stěžovatelem nemohla být splněna v plné výši. Pokud jde o tento aspekt stížnosti, veřejný ochránce práv se proto domnívá, že ze strany Komise nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.

2 K dodatečným tvrzením

2.1 Stěžovatel ve svém vyjádření předložil následující dvě dodatečná tvrzení:

i) stanovisko Komise a materiály, z nichž vychází, zejména zpráva o auditu, nezohledňují dodatek 2 ke smlouvě mezi Komisí a společností stěžovatele; a

ii) skutečnost, že auditor nezohlednil skutečnost, že absence některých doplňujících dopisů je důsledkem administrativních problémů v Komisi, a proto není odpovědností stěžovatele.

2.2 Pokud jde o první dodatečné tvrzení, Komise odmítla, že zpráva o auditu nezohlednila "dodatek 2". Pokud jde o druhé dodatečné tvrzení, Komise vysvětlila, že je připravena případ co nejvíce napravit, aby umožnila určitou platbu stěžovateli. V konečném důsledku však byly veškeré plány na nápravu pozastaveny z důvodu šetření zahájených orgánem Komise pro boj proti podvodům (OLAF).

2.3 Pokud jde o další tvrzení stěžovatele, že "dodatek 2" nebyl při auditu Komise zohledněn, veřejná ochránkyně práv konstatuje, že dodatek 2 se ve skutečnosti zdá být součástí hodnocení auditora. První dodatečné tvrzení tedy není podložené, a v souvislosti s tímto aspektem stížnosti tedy nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.

2.4 Pokud jde o další tvrzení, že auditor nevzal v úvahu skutečnost, že absence některých doplňujících dopisů je důsledkem administrativních problémů v Komisi, a proto není odpovědností stěžovatele, veřejný ochránce práv bere na vědomí následující. Na základě důkazů předložených v průběhu tohoto šetření se zdá, že přístup útvarů Komise vykonávajících dohled k fakturaci byl značně pružný. Nelze vyloučit, že to mělo vliv na způsob, jakým stěžovatel sám řešil fakturační záležitosti. Je však rovněž zřejmé, že administrativní problémy v Komisi nemohou stěžovatele obvykle zprostit povinnosti dodržovat své smluvní závazky. Jak je uvedeno výše, veřejná ochránkyně práv se domnívá, že Komise poskytla ucelený pohled na svůj postoj. V této souvislosti se veřejná ochránkyně práv domnívá, že druhé dodatečné tvrzení nebylo opodstatněné, a proto se zdá, že ze strany Komise nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.

3 Behaviorální a procedurální otázky

3.1 Ve svém druhém souboru obvinění stěžovatel tvrdil, že úředníci finanční jednotky Tacis byli nezdvořilí, neužiteční a hrubí, že odmítli odpovědět na jeho otázky nebo s ním komunikovat a že trpěl rasovou diskriminací.

3.2 Komise uznala, že někdy jednala se stěžovatelem pevně, ale že to bylo nezbytné vzhledem k vlastnímu chování stěžovatele. Komise rovněž zcela odmítla tvrzení, že její zaměstnanci jsou rasově předpojatí nebo že neodpověděla na jeho otázky nebo s ním nekomunikovala.

3.3 V tomto případě nebyl veřejnému ochránci práv předložen žádný důkaz, který by prokazoval, že úředníci Komise jednali s rasovými předsudky nebo že Komise porušila svou povinnost odpovědět a sdělit informace, a proto nebyl v souvislosti s tímto aspektem stížnosti zjištěn nesprávný úřední postup.

3.4 Pokud jde o tvrzení o nezdvořilosti a hrubosti, zdá se, že stěžovatel se domnívá, že Komise byla během tohoto šetření i nadále nezdvořilá a hrubá. Odkázal na znění prvního stanoviska Komise, v němž se Komise vyjádřila k „snahám stěžovatele o nápadité účetnictví“a: „Jiné „chyby“ pana A. se týkaly fakturace za práce, které nejsou uvedeny ve smlouvě [...]“.

3.5 Prohlášení učiněná v prvním stanovisku Komise se zdají být nezdvořilá a jejich narážky pomlouvačné. Stížnost vyjádřená stěžovatelem v jeho připomínkách byla proto odůvodněná. Prohlášení Komise byla navíc v rozporu s běžnou praxí Komise reagovat na stížnosti nejvhodnějším způsobem. Na tomto základě dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že v souvislosti s touto částí stížnosti došlo k nesprávnému úřednímu postupu, a níže uvádí kritickou poznámku.

4 Závěr

Na základě šetření veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti je nezbytné učinit tuto kritickou poznámku:

Prohlášení učiněná v prvním stanovisku Komise se zdají být nezdvořilá a jejich narážky pomlouvačné. Stížnost vyjádřená stěžovatelem v jeho připomínkách byla proto odůvodněná. Prohlášení Komise byla navíc v rozporu s běžnou praxí Komise reagovat na stížnosti nejvhodnějším způsobem. Na tomto základě dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že v souvislosti s touto částí stížnosti došlo k nesprávnému úřednímu postupu.

O tomto rozhodnutí bude rovněž informován předseda Evropské komise.

Upřímně,

 

Jacob SÖDERMAN