Souvislosti stížnosti

1. Stěžovatelka, dánská univerzita, se podílela na dvou projektech v oblasti zdraví financovaných EU. Vzhledem k tomu, že původní koordinátor těchto projektů zkrachoval, požádal stěžovatel o jeho místo a předložil Výkonné agentuře pro spotřebitele, zdraví, zemědělství a potraviny (Chafea) dvě žádosti o změnu příslušných dohod.

2. V souvislosti s jednou z žádostí požádala agentura Chafea stěžovatele, aby poskytl následující dokumenty, které jsou nezbytné pro schválení změny:

i. doklad o částečném převzetí práv a povinností od bývalého koordinátora;

ii. důkaz, že stěžovatelem byla nevládní organizace, což bylo jedno z kritérií způsobilosti stanovených v původní výzvě k předkládání návrhů.

3. Agentura Chafea měla za to, že dokumenty a vysvětlení poskytnuté stěžovatelem nejsou uspokojivé, a žádost o změnu zamítla.

4. Stěžovatel nebyl s rozhodnutím agentury Chafea spokojen a obrátil se na veřejného ochránce práv.  

Šetření

5. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření týkající se rozhodnutí agentury Chafea zamítnout žádost stěžovatele o změnu.

6. V průběhu šetření vyšetřovací tým veřejného ochránce práv nahlédl do spisu společnosti Chafea k tomuto případu a obdržel připomínky stěžovatele.

Zamítnutí žádosti o změnu agenturou Chafea

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

7. Stěžovatel napadl rozhodnutí společnosti Chafea o zamítnutí žádosti o změnu a vyjádřil nesouhlas s délkou trvání řízení. Tvrdila, že společnost Chafea uvedla, že podpis změny je formalitou a podpis grantové dohody financující projekt je pouze otázkou času. Stěžovatel rovněž uvedl, že by ukončil financování projektu dříve, kdyby věděl, že není způsobilou organizací.

8. Agentura Chafea poznamenala, že pokud se žádá o změnu, musí ověřit, zda jsou kritéria stanovená v původní výzvě k předkládání návrhů i nadále plněna. Nemohla proto souhlasit s požadovanou změnou, aniž by obdržela důkaz o částečném převzetí práv a povinností stěžovatele od bývalého koordinátora a o jeho postavení nevládní organizace.

9. Podle společnosti Chafea nebyly dokumenty předložené stěžovatelem dostatečné k prokázání částečného převzetí práv a povinností od předchozího koordinátora. Společnost Chafea rovněž neobdržela žádné přesvědčivé důkazy o tom, že stěžovatel je nevládní organizací. Konstatovala, že stěžovatel dostává finanční prostředky od dánského státu a že jeho správní rada je odpovědná dánskému ministerstvu. Agentura Chafea rovněž uvedla, že bývalým koordinátorem byla soukromá nezisková organizace.

10. Společnost Chafea uvedla, že stěžovatele ústně i písemně informovala, že podpis změny není pouhou formalitou a že nelze vyloučit, že stěžovatel neobdrží žádné finanční prostředky. Nemůže tedy nést odpovědnost za rozhodnutí stěžovatele pokračovat ve financování projektu.

11. Společnost Chafea přisoudila dobu potřebnou k ukončení řízení své ochotě nalézt řešení. Konstatoval, že rychlejší rozhodnutí by znamenalo okamžité zamítnutí žádosti o změnu. Dodala, že většina zpoždění byla způsobena chybějícími informacemi na straně bývalého koordinátora a obtížemi při získávání potřebných dokumentů.

12. Stěžovatel uznal, že jej agentura Chafea informovala o tom, že je důležité předložit důkaz o částečném převzetí práv a povinností od bývalého koordinátora. Tvrdila však, že společnost Chafea neupřesnila, jaké dokumenty jsou zapotřebí. Uvedl rovněž, že s ohledem na okolnosti projednávané věci mohla společnost Chafea zaujmout pružný přístup a přijmout předložené dokumenty.

13. Stěžovatel uvedl, že je odpovědný ministerstvu pouze v souvislosti se svou vzdělávací činností. Rovněž zpochybnila skutečnost, že být nevládní organizací je jedním z kritérií způsobilosti stanovených ve výzvě k předkládání návrhů, a dodala, že bývalý koordinátor není nevládní organizací, ale ziskovou organizací.

14. Stěžovatel tvrdil, že postup trval příliš dlouho a že rychlé zamítnutí žádosti o změnu by bylo mnohem vhodnějším výsledkem.

Posouzení veřejného ochránce práv

15. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že stěžovatel byl připraven a ochoten nahradit bývalého koordinátora, aby projekt mohl pokračovat. Za tímto účelem předložila žádost o změnu. Za těchto okolností bylo obzvláště důležité, aby agentura Chafea učinila vše, co je v jejích silách, aby zajistila schválení žádosti o změnu.

16. Po pečlivém přezkoumání materiálů poskytnutých v průběhu tohoto šetření je veřejný ochránce práv spokojen s tím, že se o to agentura Chafea skutečně pokusila.

17. Hlavním důvodem odmítnutí požadované změny ze strany společnosti Chafea byla absence nezbytné dokumentace prokazující částečné převzetí práv a povinností ze strany stěžovatele od koordinátora v úpadku. Vzhledem k tomu, že žadatel nebyl schopen tuto skutečnost předložit, nemohla agentura Chafea navrhovanou změnu schválit.

18. Ve své korespondenci se stěžovatelem společnost Chafea objasnila, že uzavření grantové dohody podléhá schválení navrhované změny. Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí, že stěžovatel o tom věděl. Stěžovatel si tak při dalším financování projektu byl vědom možnosti, že grantová dohoda nemusí být uzavřena.

19. Pokud jde o otázku, zda stěžovatelem byla nevládní organizace, veřejný ochránce práv uznává, že neexistence definice pojmu nevládní organizace ve výzvě k předkládání návrhů mohla vést ke zbytečným nejasnostem ^[1]. Nicméně, jak bylo uvedeno výše, společnost Chafea nebyla schopna schválit žádost o změnu bez ohledu na povahu stěžovatele. 

20. Během kontroly spisu společnosti Chafea v této věci navíc vyšetřovací tým veřejného ochránce práv potvrdil, že na rozdíl od toho, co uvedl stěžovatel, byl bývalý koordinátor považován za neziskovou organizaci.

21. Na tomto základě se veřejná ochránkyně práv domnívá, že rozhodnutí agentury Chafea zamítnout žádost o změnu bylo odůvodněné a že nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.

22. Veřejná ochránkyně práv uznává, že délka řízení byla pro stěžovatele frustrující. Stěžovatel je toho názoru, že urychlené zamítnutí žádosti o změnu by bylo mnohem vhodnějším výsledkem. Veřejná ochránkyně práv vyjadřuje politování nad tím, že agentura Chafea nebyla schopna vyřídit korespondenci se stěžovatelem rychleji, uznává však, že postup trval určitou dobu, a to zejména kvůli úsilí agentury Chafea o nalezení řešení.

Závěr

Na základě šetření veřejná ochránkyně práv uzavírá tento případ následujícím závěrem:

Rozhodnutí společnosti Chafea o zamítnutí žádosti o změnu nebylo nesprávným úředním postupem.

Stěžovatel a společnost Chafea budou o tomto rozhodnutí informováni.

Emily O'Reillyová

Evropský veřejný ochránce práv

Štrasburk, 21. října 2019

[1] Obdobnou otázkou se veřejná ochránkyně práv již dříve zabývala ve svém rozhodnutí ve věci OI/14/2017/MDC, kde došlo k nedorozuměním z důvodu chybějící definice pojmu „organizace občanské společnosti“ ve výzvě k předkládání návrhů vydané Evropskou komisí. Veřejná ochránkyně práv s potěšením konstatovala, že Komise uznala nutnost zajistit větší jasnost, pokud jde o definici používanou pro organizace občanské společnosti v jejích budoucích výzvách. Rozhodnutí veřejného ochránce práv je k dispozici na adrese https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/107534.