Изготвено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман [1]

Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбата до Европейския омбудсман се отнася до обработването от страна на EPSO на искане за информация във връзка с конкурс на общо основание EPSO/AD/181-182/10.

2. Жалбоподателят е кандидатствал за участие в конкурса, но не е бил поканен да участва във фазата „Център за оценяване“, тъй като е получил само 40 точки за квалификациите си, а изискваният минимум е бил 41 точки. На 2 септември 2010 г. жалбоподателят изпраща електронно писмо на EPSO, в което изразява изненадата си от резултата. Той също така поиска преглед на резултата и копие от формуляра за оценка относно неговите квалификации.

3. EPSO отговаря на 10 септември 2010 г., като посочва, че искането му не може да бъде взето предвид, тъй като е отправено след изтичането на срока за подаване на искане за предоставяне на информация или на искане за преразглеждане. EPSO заяви, че исканията е трябвало да бъдат отправени в срок от 10 календарни дни от датата на публикуване на резултатите на 20 август 2010 г.

Предмет на разследването

4. Жалбоподателят твърди [2], че EPSO неправилно му е отказала достъп до формуляра за оценка на конкурсната комисия относно неговите квалификации.

5. Жалбоподателят твърди, че EPSO следва да му предостави копие от формуляра за оценка, използван от комисията за подбор за оценка на кандидатурата му.

Проучването

6. Омбудсманът поиска от EPSO да представи становище по жалбата до 30 септември 2012 г. Становището беше изпратено на жалбоподателя с покана да направи коментари до 30 ноември 2012 г. Жалбоподателят не представи никакви коментари.

7. В писмото си за започване на проверката омбудсманът поиска от EPSO да обмисли при изготвянето на своето становище дали 10-дневният срок за искане на информация е обоснован с оглед на следните съображения.

8. Основни права — Първо, въпреки че 10-дневният срок за искане на преразглеждане изглежда оправдан от практически съображения (вж. бележка под линия 1), няма такова основание за налагане на кратък срок за търсене на информация.

9. Второ, ограничаването във времето на правото на достъп на дадено лице до неговото досие пряко ограничава две основни права, а именно правото на достъп до собственото досие, предвидено в член 41 от Хартата на основните права, и правото на достъп до събраните лични данни и (когато е необходимо) на коригирането им, предвидено в член 8, параграф 2 от Хартата на основните права.

10. Трето, краткият срок за търсене на информация също така косвено ограничава основните права да се търси съдебен контрол и да се подава жалба до омбудсмана. Омбудсманът отбеляза в това отношение, че от кандидата не се изисква да търси вътрешно преразглеждане, преди да се обърне към съда или да се обърне към омбудсмана. Съответният двумесечен или двугодишен срок се прилага по отношение на упражняването на тези основни права.

11. Ефективност на правото да се поиска преразглеждане - Дори ако даден кандидат поиска информация в рамките на 10-дневния срок, е малко вероятно отговорът да пристигне достатъчно бързо, за да даде възможност на кандидата да вземе добре информирано решение дали да поиска преразглеждане или не. Като се има предвид, че краткият срок за подаване на искане за преразглеждане е разумен, единственият начин процесът на преразглеждане да стане ефективен би бил автоматично да се предостави на всички кандидати формулярът за оценка относно техните квалификации (по отношение на етапа на допускане) и отговорите на техните писмени/практически тестове (по отношение на етапа „Център за оценяване“).

12. Освен това, като се има предвид краткият срок за искане на преразглеждане, омбудсманът поиска от EPSO да го информира дали е обмислила създаването на система за генериране на автоматични електронни писма до кандидатите, с които да ги информира, че в техните профили на EPSO е предоставена нова информация.

Анализ и заключения на омбудсмана

А. Отказът да се предостави достъп до формуляра за оценка

Аргументи, представени на омбудсмана

13. Жалбоподателят твърди, че следва да му бъде предоставен достъп до формуляра за оценка, използван за оценка на скрито заявление, така че да може да види кои критерии се счита, че не са изпълнени.

14. В становището си EPSO посочва, че на 20 август 2010 г. жалбоподателят е бил уведомен, че не е поканен на етапа „Център за оценяване“ на конкурса, тъй като при оценяването на квалификациите му конкурсната комисия му е присъдила по-малко точки от изисквания минимум. След като е поискал преразглеждане и копие от формуляра за оценка и е бил уведомен, че исканията му са погасени по давност, с електронно писмо от 15 септември 2010 г. жалбоподателят отново е поискал да му бъде предоставен формулярът за оценка, използван от конкурсната комисия за оценка на кандидатурата му. С електронно писмо от 12 ноември 2010 г. EPSO уведомява жалбоподателя, че искането му е препратено до секретариата на конкурса.

15. Според EPSO доводите на жалбоподателя предполагат, че той счита, че не са му били представени достатъчно мотиви за отказа да му бъде предоставен достъп до формуляра за оценка. Задължението за мотивиране, предвидено в член 296 от Договора за функционирането на Европейския съюз, обаче трябва да се съвмести със спазването на тайната, която се прилага по отношение на работата на конкурсните комисии по силата на член 6 от приложение III към Правилника за длъжностните лица. Запазването на тази тайна изключва оповестяването на позицията, възприета от отделните членове на конкурсните комисии, или на всякакви подробности, свързани с личните или сравнителните оценки на кандидатите.

16. По-нататък EPSO уточнява, че когато се разглежда годността на кандидатите, разискванията на конкурсната комисия имат преди всичко сравнителен характер и поради това са обхванати от тайната на тези разисквания. Следователно съгласно постоянната съдебна практика съобщаването на получените оценки представлява достатъчно мотивиране на решенията на конкурсните комисии и позволява на съда на Съюза да упражни подходящ съдебен контрол. Освен това съгласно установената съдебна практика от конкурсната комисия не може да се изисква, когато посочва причините за неуспеха на даден кандидат на даден изпит, да посочи кой от отговорите на кандидата е счетен за неподходящ или да обясни защо. Такива подробни мотиви не са необходими, за да се даде възможност на Съда (и следователно на органа по назначаването) да упражни своя контрол и следователно да се даде възможност на кандидата да определи дали е уместно да подаде жалба по административен ред или, ако е необходимо, да подаде жалба по съдебен ред.

17. Поради това EPSO счита, че жалбоподателят е получил цялата информация, която приложимото право определя като необходима за изпълнение на задължението за мотивиране. Въпреки това EPSO се извини, че не е отговорила на електронното писмо на жалбоподателя от 12 ноември 2010 г.

18. В отговор на опасенията на омбудсмана относно 10-дневния срок EPSO заяви, че правото на кандидатите да получават информация предвижда, че неуспелите кандидати могат да получат, без да се нарушава тайната на разискванията на конкурсната комисия, информация и документи, които им позволяват да вземат информирано решение относно ползата от оспорването на решението на конкурсната комисия. Съгласно неотдавнашната съдебна практика 10-дневният срок е оправдан, тъй като дава възможност на неуспелите кандидати да получат информация и документи най-малко един месец преди изтичането на срока за подаване на жалба пред Съда или на срока за подаване на жалба до EPSO [3]. Следователно EPSO не е установила никакво непряко ограничение на основното право да се иска съдебен контрол или да се подава жалба до омбудсмана.

19. Според EPSO правото на достъп до събраните лични данни и на тяхното коригиране, предвидено в член 8, параграф 2 от Хартата на основните права, не може да бъде засегнато, като се има предвид, че съгласно член 14 от Регламент 45/2001 относно защитата на личните данни [4] субектът на данните има право незабавно да поиска коригиране на неточни или непълни лични данни. В съответствие с точка 3.9 от становището [5] на ЕНОЗД от 24 февруари 2006 г., озаглавено "Становище относно нотификация за предварителна проверка, получена от длъжностното лице по защита на данните на Европейската комисия относно системата за "Наемане по конкурс на постоянен персонал за европейските институции или за органите, службите и агенциите на Общността", "правото на коригиране ... очевидно може да се прилага само за фактически данни. При никакви обстоятелства предоставените марки не могат да бъдат предмет на право на коригиране от страна на субекта на данните.“

20. Що се отнася до предложението за автоматично предоставяне на всички кандидати на формулярите за оценка на квалификациите им на етапа на допускане, както и на отговорите на техните писмени или практически изпити на етапа „Център за оценяване“, EPSO отново твърди, че когато се определя годността на кандидатите, разискванията на конкурсната комисия имат сравнителен характер и следователно са обхванати от тайната на тези разисквания.

21. По отношение на предложението да се генерират автоматични електронни съобщения, за да се информират кандидатите, че има нова информация в техните EPSO профили, EPSO заяви, че е разработила уведомление „robomail“, с което кандидатите се уведомяват, когато имат ново съобщение в своя EPSO профил. EPSO обаче посочи, че това е допълнителна услуга, от която кандидатите не могат да черпят никакви права.

Оценка на омбудсмана

22. В обобщение EPSO твърди, че жалбоподателят не е могъл да получи достъп до формуляра за оценка на квалификациите си поради тайната на работата на конкурсните комисии по силата на член 6 от приложение III към Правилника. В това отношение омбудсманът повтаря констатацията си, направена в контекста на неговата проверка по собствена инициатива OI/5/2005/PB [6]: разпоредбата в Правилника за длъжностните лица, която предвижда, че работата на конкурсните комисии е тайна, не възпрепятства разкриването на кандидатите на критериите за оценка или подробната разбивка на оценките по отношение на конкретен изпит. В резултат на това проучване по собствена инициатива EPSO се ангажира да предостави на кандидатите формуляр за оценка, в който се посочва не само общият краен резултат, но и използваните критерии за оценка и частичните оценки, присъдени за всеки критерий.

23. Омбудсманът отбелязва също така в тази връзка, че съгласно бележка под линия 1 от съответното обявление за конкурс „андидатите, които не са поканени в центъра за оценяване, могат да получат копие от формуляра за оценка на конкурсната комисия относно своите квалификации, като подадат искане в срок от 10 дни от съобщаването на резултатите.“Съответно самата EPSO е приела позицията, че формулярът за оценка не е бил обхванат от тайната на работата на конкурсната комисия през 10-дневния период след съобщаването на резултатите на кандидатите. Ако оценъчният лист не е бил обхванат от тайната на разискванията на конкурсната комисия през този период, логически и по необходимост омбудсманът не разбира процеса на мотивиране, чрез който той би могъл да бъде обхванат от тайната на разискванията на конкурсната комисия след този период.

24. По отношение на позоваването на EPSO на неотдавнашната съдебна практика омбудсманът отбелязва, че решението, на което EPSO се позовава, подчертава задължението на EPSO да спазва сроковете за отговор на исканията за информация, отправени от кандидатите, за да им даде възможност да упражнят правото си да вземат информирано решение дали да оспорят или не решенията, взети от конкурсните комисии [7]. Въпреки че решението се отнася и до краткия срок, в който кандидатите могат да отправят искания за информация [8], то не предполага, че ще бъде изключено правото на кандидатите да получат информация след този срок.

25. Въз основа на гореизложеното омбудсманът не намира за убедителни аргументите на EPSO в подкрепа на отказа ѝ да предостави на жалбоподателя достъп до формуляра за оценка на конкурсната комисия относно неговите квалификации, като по този начин ограничава основното му право на достъп до досието му [9] и до събраните данни за него [10]. Омбудсманът ще разгледа неоправдания отказ на EPSO, който представлява случай на лошо администриране, като изготви проект на препоръка в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман.

26. Омбудсманът признава подобрението по отношение на информирането на кандидатите, постигнато чрез системата „робомейла“. Той обаче не изключва възможността да бъдат направени допълнителни подобрения. Като се има предвид липсата на основателни причини, изтъкнати от EPSO за запазване в тайна на формуляра за оценка, и с цел да се даде на кандидатите възможно най-пълно право на преразглеждане, EPSO би могла да преразгледа възможността за автоматично предоставяне на всички кандидати на техните формуляри за оценка. Омбудсманът ще разгледа допълнително този въпрос, когато оценява мотивираното становище на EPSO относно своя проект на препоръка, и би приветствал позицията на EPSO и в това отношение.

Б. Проектопрепоръката

Въз основа на своите проверки по тази жалба омбудсманът отправя следната проектопрепоръка към EPSO:

Като взема предвид констатациите на омбудсмана, EPSO следва да предостави на жалбоподателя копие от формуляра за оценка на неговите квалификации.

EPSO и жалбоподателят ще бъдат информирани за този проект на препоръка. В съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман EPSO изпраща подробно становище до 30 септември 2013 г. Подробното становище би могло да се състои от приемане на проекта на препоръка и описание на начина, по който той е бил изпълнен.

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 8 юли 2013 година.

[1] Решение на Европейския парламент от 9 март 1994 година относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (94/262/ЕОВС, ЕО, Евратом), ОВ L 113, 1994 г., стр. 15.

[2] Жалбоподателят твърди също така, че EPSO неправилно го е изключила от участие в конкурса на общо основание и че EPSO следва: 1. преоценява заявлението си; и 2) В случай че поисканата в рамките на искане 1 повторна оценка покаже, че той е трябвало да бъде поканен на този етап от конкурса, да му позволи да се яви на етапа „Център за оценяване“. Омбудсманът обаче установи, че няма достатъчно основания това твърдение и тези твърдения да бъдат включени в неговата проверка поради следните причини. Предвид организационните и времевите ограничения, свързани с организирането на конкурси, омбудсманът счете за разумно EPSO да определи строги и кратки срокове за исканията за преразглеждане на различните етапи от конкурсите. Целта на твърдението и свързаните с него искания може да бъде постигната единствено чрез отмяна на тези основателни причини за определяне на строги срокове.

[3] Решение от 18 септември 2012 г. по дело Martorell/Комисия, F-96/09, все още непубликувано в Сборника, точка 47.

[4] Регламент (ЕО) No 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 година относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (ОВ L 8, 2001 г., стр. 1; Специално издание на български език, 2007 г., глава 13, том 30, стр. 142).

[5] Европейски надзорен орган по защита на данните.

[6] Решението е достъпно на адрес: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[7] Дело F-96/09 Martorell срещу Комисията, цитирано в бележка под линия 3 по-горе. Точка 48 от решението гласи следното: „От току-що направения анализ следва, че стриктното спазване от страна на EPSO на конкретното право, признато в полза на кандидатите, както по отношение на съдържанието на това право, така и по отношение на срока за отговор, отразява задълженията, произтичащи от принципа на добра администрация, правото на обществеността на достъп до документи и правото на ефективни правни средства за защита в съответствие с членове 41, 42 и 47 от Хартата на основните права на Европейския съюз. Съответно, освен че е възможно отстранените кандидати да подадат иск или жалба, без да разполагат с достатъчно информация, неспазването от страна на EPSO на конкретното право, признато в полза на кандидатите, може да представлява неправомерно действие при изпълнението на публични задължения, което при определени обстоятелства би могло да породи право на обезщетение от страна на кандидата" (неофициален превод и курсивът е мой).

[8] Дело F-96/09 Martorell срещу Комисията, цитирано в бележка под линия 3 по-горе, параграф 47.

[9] Член 41, параграф 2, буква б) от Хартата на основните права на Европейския съюз.

[10] Член 8, параграф 2 от Хартата на основните права на Европейския съюз.