Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбата до Европейския омбудсман се отнася до отказа на EPSO да предостави на жалбоподателя копие от формуляра за оценка на конкурсната комисия.

2. Жалбоподателят е участвал в конкурс на общо основание EPSO/AD/181-182/. Тя не е поканена да участва във фазата „Център за оценяване“, тъй като е получила само 40 точки за квалификациите си (точката за успешно преминаване е 41 точки).

3. Жалбоподателката е поискала преглед на резултата и копие от формуляра за оценка относно нейните квалификации. EPSO отговори, че искането ѝ е отправено след изтичането на срока за отправяне на искане за информация или искане за преразглеждане (EPSO заяви, че исканията е трябвало да бъдат отправени в срок от 10 календарни дни от датата на публикуване на резултатите).

Предмет на разследването

4. Жалбоподателката твърди [1], че EPSO неправилно ѝ е отказала достъп до формуляра за оценка на конкурсната комисия относно нейните квалификации.

5. Жалбоподателката твърди, че EPSO следва да ѝ предостави копие от формуляра за оценка, използван от комисията за подбор за оценка на кандидатурата ѝ.

Проучването

6. Омбудсманът започна проверка на 23 май 2012 г. и поиска от EPSO да представи становище по жалбата до 30 септември 2012 г. Становището беше изпратено на жалбоподателя с покана да направи коментари до 30 ноември 2012 г. Жалбоподателят не представи никакви коментари.

7. В писмото си за започване на проверката омбудсманът поиска от EPSO да обмисли при изготвянето на своето становище дали 10-дневният срок за искане на информация е обоснован с оглед на следните съображения.

8. Първо, въпреки че 10-дневният срок за искане на преразглеждане изглежда оправдан по практически причини ,, няма такова основание за налагане на кратък срок за търсене на информация.

9. Второ, ограничаването във времето на правото на достъп на дадено лице до неговото досие пряко ограничава две основни права, а именно правото на достъп до собственото досие, предвидено в член 41 от Хартата на основните права, и правото на достъп до събраните лични данни и (когато е необходимо) на коригирането им, предвидено в член 8, параграф 2 от Хартата на основните права.

10. Трето, краткият срок за търсене на информация също така косвено ограничава основните права да се търси съдебен контрол и да се подава жалба до омбудсмана. Омбудсманът отбеляза в това отношение, че от кандидата не се изисква да търси вътрешно преразглеждане, преди да се обърне към съда или да се обърне към омбудсмана. Съответният двумесечен или двугодишен срок се прилага по отношение на упражняването на тези основни права.

11. Омбудсманът отбеляза, че ако даден кандидат поиска информация в рамките на 10-дневния срок, е малко вероятно отговорът да пристигне достатъчно бързо, за да даде възможност на кандидата да вземе добре информирано решение дали да поиска преразглеждане или не. Като се има предвид, че краткият срок за подаване на искане за преразглеждане е разумен, единственият начин процесът на преразглеждане да стане ефективен би бил автоматично да се предостави на всички кандидати формулярът за оценка относно техните квалификации (по отношение на етапа на допускане) и отговорите на техните писмени/практически тестове (по отношение на етапа „Център за оценяване“).

12. Освен това, като се има предвид краткият срок за искане на преразглеждане, омбудсманът поиска от EPSO да го информира дали е обмислила създаването на система за генериране на автоматични електронни писма до кандидатите, с които да ги информира, че в техните профили на EPSO е предоставена нова информация.

13. На 8 юли 2013 г. омбудсманът отправи проектопрепоръка към EPSO във връзка с жалбата, като поиска подробно становище от EPSO. EPSO изпрати подробното си становище на 30 септември 2013 г., като допълнителна информация беше предоставена на 29 октомври 2013 г. Подробното становище на EPSO относно проекта на препоръка беше изпратено на жалбоподателката с искане да представи своите забележки, ако има такива, до 30 ноември 2013 г. Омбудсманът не получи никакви забележки от жалбоподателя.

Анализ и заключения на омбудсмана

А. Отказът да се предостави достъп до формуляра за оценка

Аргументи, представени на омбудсмана

14. Жалбоподателката твърди, че следва да ѝ бъде предоставен достъп до формуляра за оценка, използван за оценка на кандидатурата ѝ, така че да може да види кои критерии се счита, че не са изпълнени.

15. В становището си EPSO посочва, че на 20 август 2010 г. жалбоподателката е уведомена, че не е поканена на етапа „Център за оценяване“ на конкурса, тъй като при оценяването на квалификациите ѝ конкурсната комисия ѝ е присъдила по-малко точки от изисквания минимум. След като е поискала преразглеждане и копие от формуляра за оценка и е била уведомена, че исканията ѝ са погасени по давност, с електронно писмо от 15 септември 2010 г. жалбоподателката отново е поискала да ѝ бъде предоставен формулярът за оценка, използван от конкурсната комисия за оценка на кандидатурата ѝ. С електронно писмо от 12 ноември 2010 г. EPSO уведомява жалбоподателката, че искането ѝ е препратено до секретариата на конкурса.

16. Според EPSO доводите на жалбоподателката предполагат, че тя счита, че не са ѝ били предоставени достатъчно мотиви за отказа да ѝ бъде предоставен достъп до формуляра за оценка. Задължението за мотивиране, предвидено в член 296 от Договора за функционирането на Европейския съюз, обаче трябва да се съвмести със спазването на тайната, която се прилага по отношение на работата на конкурсните комисии по силата на член 6 от приложение III към Правилника за длъжностните лица. Запазването на тази тайна изключва оповестяването на позицията, възприета от отделните членове на конкурсните комисии, или на всякакви подробности, свързани с личните или сравнителните оценки на кандидатите.

17. По-нататък EPSO уточнява, че когато се разглежда годността на кандидатите, разискванията на конкурсната комисия имат преди всичко сравнителен характер и поради това са обхванати от тайната на тези разисквания. Следователно съгласно постоянната съдебна практика съобщаването на получените оценки представлява достатъчно мотивиране на решенията на конкурсните комисии и позволява на съда на Съюза да упражни подходящ съдебен контрол. Освен това съгласно установената съдебна практика от конкурсната комисия не може да се изисква, когато посочва причините за неуспеха на даден кандидат на даден изпит, да посочи кой от отговорите на кандидата е счетен за неподходящ или да обясни защо. Такива подробни мотиви не са необходими, за да се даде възможност на Съда (и следователно на органа по назначаването) да упражни своя контрол и следователно да се даде възможност на кандидата да определи дали е уместно да подаде жалба по административен ред или, ако е необходимо, да подаде жалба по съдебен ред.

18. Поради това EPSO счита, че жалбоподателят е получил цялата информация, която приложимото право определя като необходима за изпълнение на задължението за мотивиране. Въпреки това EPSO се извини, че не е отговорила на електронното писмо на жалбоподателя от 12 ноември 2010 г.

19. В отговор на опасенията на омбудсмана относно 10-дневния срок EPSO заяви, че правото на кандидатите да получават информация предвижда, че неуспелите кандидати могат да получат, без да се нарушава тайната на разискванията на конкурсната комисия, информация и документи, които им позволяват да вземат информирано решение относно ползата от оспорването на решението на конкурсната комисия. Съгласно неотдавнашната съдебна практика 10-дневният срок е оправдан, тъй като дава възможност на неуспелите кандидати да получат информация и документи най-малко един месец преди изтичането на срока за подаване на жалба пред Съда или на срока за подаване на жалба до EPSO [2]. Следователно EPSO не е установила никакво непряко ограничение на основното право да се иска съдебен контрол или да се подава жалба до омбудсмана.

20. Според EPSO правото на достъп до събраните лични данни и на тяхното коригиране, предвидено в член 8, параграф 2 от Хартата на основните права, не може да бъде засегнато, като се има предвид, че съгласно член 14 от Регламент 45/2001 относно защитата на личните данни [3] субектът на данните има право незабавно да поиска коригиране на неточни или непълни лични данни. В съответствие с точка 3.9 от становището на ЕНОЗД [4] от 24 февруари 2006 г., озаглавено "Становище относно нотификация за предварителна проверка, получена от длъжностното лице по защита на данните на Европейската комисия относно системата за "Наемане по конкурс на постоянен персонал за европейските институции или за органите, службите и агенциите на Общността", "правото на коригиране ... очевидно може да се прилага само за фактически данни. При никакви обстоятелства предоставените марки не могат да бъдат предмет на право на коригиране от страна на субекта на данните.“

21. Що се отнася до предложението за автоматично предоставяне на всички кандидати на формулярите за оценка на квалификациите им на етапа на допускане, както и на отговорите на техните писмени или практически изпити на етапа „Център за оценяване“, EPSO отново твърди, че когато се определя годността на кандидатите, разискванията на конкурсната комисия имат сравнителен характер и следователно са обхванати от тайната на тези разисквания.

22. По отношение на предложението да се генерират автоматични електронни съобщения, за да се информират кандидатите, че има нова информация в техните EPSO профили, EPSO заяви, че е разработила уведомление „robomail“, с което кандидатите се уведомяват, когато имат ново съобщение в своя EPSO профил. EPSO обаче посочи, че това е допълнителна услуга, от която кандидатите не могат да черпят никакви права.

Оценка на омбудсмана, водеща до проектопрепоръка

23. В обобщение EPSO твърди, че на жалбоподателката не може да бъде предоставен достъп до формуляра за оценка на квалификациите ѝ поради тайната на работата на конкурсните комисии по силата на член 6 от приложение III към Правилника. В това отношение омбудсманът повтори констатацията си, направена в контекста на проверката по собствена инициатива OI/5/2005/PB [5]: разпоредбата в Правилника за длъжностните лица, която предвижда, че работата на комисиите за подбор е тайна, не възпрепятства разкриването на кандидатите на критериите за оценка или подробната разбивка на оценките по отношение на конкретен тест. В резултат на това проучване по собствена инициатива EPSO се ангажира да предостави на кандидатите формуляр за оценка, в който се посочва не само общият краен резултат, но и използваните критерии за оценка и частичните оценки, присъдени за всеки критерий.

24. Омбудсманът също така отбеляза в тази връзка, че съгласно бележка под линия 1 от съответното обявление за конкурс „андидатите, които не са поканени в центъра за оценяване, могат да получат копие от формуляра за оценка на конкурсната комисия относно своите квалификации, като подадат искане в срок от 10 дни от съобщаването на резултатите.“Съответно самата EPSO е приела позицията, че формулярът за оценка не е бил обхванат от тайната на работата на конкурсната комисия през 10-дневния период след съобщаването на резултатите на кандидатите. Ако оценъчният лист не е бил обхванат от тайната на разискванията на конкурсната комисия през този период, логически и по необходимост омбудсманът не е разбирал процеса на мотивиране, чрез който е можел да бъде обхванат от тайната на разискванията на конкурсната комисия след този период.

25. По отношение на позоваването на EPSO на неотдавнашната съдебна практика омбудсманът отбеляза, че решението, на което се позовава EPSO, подчертава задължението на EPSO да спазва сроковете за отговор на исканията за информация, отправени от кандидатите, за да им даде възможност да упражнят правото си да вземат информирано решение дали да оспорят или не решенията, взети от конкурсните комисии [6]. Въпреки че решението се отнася и до краткия срок, в който кандидатите могат да отправят искания за информация [7], то не предполага, че ще бъде изключено правото на кандидатите да получат информация след този срок.

26. Въз основа на гореизложеното омбудсманът не намери за убедителни аргументите на EPSO в подкрепа на отказа ѝ да предостави на жалбоподателката достъп до формуляра за оценка на конкурсната комисия относно нейните квалификации, като по този начин ограничи основното ѝ право на достъп до досието ѝ [8] и до събраните данни за нея [9]. Омбудсманът разгледа неоправдания отказ на EPSO, който представлява случай на лошо администриране, като изготви следния проект на препоръка:

Като взема предвид констатациите на омбудсмана, EPSO следва да предостави на жалбоподателката копие от нейния формуляр за оценка на квалификациите.

27. Омбудсманът призна подобрението по отношение на информирането на кандидатите, постигнато чрез системата "робомейла". Той обаче не изключи възможността да бъдат направени допълнителни подобрения. Като се има предвид липсата на основателни причини, изтъкнати от EPSO за запазване в тайна на формуляра за оценка, и с цел да се даде на кандидатите възможно най-пълно право на преразглеждане, EPSO би могла да преразгледа възможността за автоматично предоставяне на всички кандидати на техните формуляри за оценка. Омбудсманът заяви, че ще разгледа допълнително този въпрос при оценката на мотивираното становище на EPSO относно проекта на препоръка и че ще приветства позицията на EPSO и в това отношение.

Аргументите, представени на омбудсмана след проектопрепоръката

28. В подробното си становище относно проектопрепоръката EPSO заяви, че понастоящем изпълнява проект, насочен към подобряване на качеството на комуникацията ѝ с кандидатите. Това включва установяване на ясни и обществено-политически насоки, наред с другото, за случаи като този на жалбоподателя. EPSO подчертава, че счита, че прозрачността в нейните процеси е от най-голямо значение. Доказателство за това е въвеждането на новата методология за провеждане на конкурси с нов модел на обявления за конкурси и Ръководство за конкурсите на общо основание, което съдържа общите правила, приложими за всички конкурсни процедури.

29. EPSO заяви, че след организирането на конкурса, в който е участвал жалбоподателят, е преразгледала политиката си и сега автоматично предоставя на кандидатите, кандидатстващи за конкурси на общо основание, информация относно оценката на техния оценител на таланти. EPSO заяви, че по този начин ще вземе предвид проекта на препоръка на омбудсмана и ще изпрати на жалбоподателя исканата информация.

30. Впоследствие EPSO предостави на омбудсмана копие от писмото си до жалбоподателя, с което му предостави формуляра за оценка, в който са посочени критериите, тежестта и точките, присъдени за неговите квалификации.

Оценка на омбудсмана след проектопрепоръката

31. EPSO е предоставила на жалбоподателката копие от нейния формуляр за оценка на квалификациите. EPSO също промени общата си политика в това отношение и сега автоматично предоставя на кандидатите информация относно оценката на техните квалификации. По този начин EPSO прие изцяло проекта на препоръка и отговори на опасенията на Омбудсмана относно информацията за кандидатите. Омбудсманът благодари на EPSO за конструктивния и прозрачен подход към въпроса.

Б. Заключения

Въз основа на своята проверка по тази жалба омбудсманът я приключва със следното заключение:

EPSO прие проектопрепоръката на омбудсмана.

Жалбоподателят и EPSO ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Съставено в Страсбург на 23 януари 2014 година.

[1] Жалбоподателката също така твърди, че EPSO неправилно я е изключила от участие в конкурса на общо основание, и твърди, че EPSO следва: 1) да направи повторна оценка на кандидатурата ѝ; и 2) в случай че поисканата в рамките на искане 1 повторна оценка покаже, че тя е трябвало да бъде поканена на този етап от конкурса, да ѝ позволи да се яви на етапа „Център за оценяване“. Омбудсманът обаче установи, че няма достатъчно основания това твърдение и тези твърдения да бъдат включени в неговата проверка поради следните причини. Предвид организационните и времевите ограничения, свързани с организирането на конкурси, омбудсманът счете за разумно EPSO да определи строги и кратки срокове за исканията за преразглеждане на различните етапи от конкурсите. Целта на твърдението и свързаните с него искания може да бъде постигната единствено чрез отмяна на тези основателни причини за определяне на строги срокове.

[2] Решение от 18 септември 2012 г. по дело Martorell/Комисия, F-96/09, все още непубликувано в Сборника, точка 47.

[3] Регламент (ЕО) No 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г.

за защита на физическите лица при обработването на лични данни от Общността

институции и органи и за свободното движение на такива данни (ОВ L 8, 2001 г., стр. 1; Специално издание на български език, 2007 г., глава 13, том 33, стр. 3).

[4] Европейски надзорен орган по защита на данните.

[5] Решението е достъпно на адрес: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Дело F-96/09 Martorell срещу Комисията, цитирано в бележка под линия 3 по-горе. Точка 48 от решението гласи следното: „От току-що направения анализ следва, че стриктното спазване от страна на EPSO на конкретното право, признато в полза на кандидатите, както по отношение на съдържанието на това право, така и по отношение на срока за отговор, отразява задълженията, произтичащи от принципа на добра администрация, правото на обществеността на достъп до документи и правото на ефективни правни средства за защита в съответствие с членове 41, 42 и 47 от Хартата на основните права на Европейския съюз. Съответно, освен че е възможно отстранените кандидати да подадат иск или жалба, без да разполагат с достатъчно информация, неспазването от страна на EPSO на конкретното право, признато в полза на кандидатите, може да представлява неправомерно действие при изпълнението на публични задължения, което при определени обстоятелства би могло да породи право на обезщетение от страна на кандидата „ (неофициален превод и. подчертаването е добавено).

[7] Дело F-96/09 Martorell срещу Комисията, цитирано в бележка под линия 3 по-горе, параграф 47.

[8] Член 41, параграф 2, буква б) от Хартата на основните права на Европейския съюз.

[9] Член 8, параграф 2 от Хартата на основните права на Европейския съюз