Изготвено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман [1]

Обстоятелства, предхождащи разследването

1. Разследването се отнася до споразумение за отпускане на безвъзмездни средства между Комисията и университет в Ливан за изпълнението на проект, предназначен за укрепване на законодателството в областта на околната среда в тази държава (референтен номер: Life 02/TCY/RL/032-SELDAS — „Укрепване на системата за разработване и прилагане на законодателството в областта на околната среда в Ливан“— „проектът SELDAS“). Комисията сключи споразумението с университета през септември 2002 г.

2. Заместник-председателят на университета, който е бил координатор на проекта, е подал жалба до Европейския омбудсман, че въпреки успешното приключване на проекта SELDAS Комисията е отказала да заплати разходите, направени от жалбоподателя, тъй като той не е представил документи за отработените часове или други доказателства в подкрепа на времето, което твърди, че е посветил на проекта. Жалбоподателят твърди, че твърдените от него разходи е трябвало да бъдат приемливи или въз основа на вече представената от него документация, или въз основа на „списъци за отработено време със задна дата“(списъците за отработено време са непознато понятие в ливанската традиция).

3. Омбудсманът обяви жалбата за недопустима, тъй като жалбоподателят не е гражданин или пребиваващ в ЕС. Въпреки това омбудсманът реши да започне проверка по собствена инициатива въз основа на изложените по-горе аргументи на жалбоподателя (OI/1/2008/(VIK)JMA).

4. След като прегледа всички доказателства, включително съответните договорни клаузи, Омбудсманът счете, че Комисията има законното право да поиска от университета да обоснове разходите, заявени във връзка с работата, извършена от служителите на непълно работно време по проекта (като жалбоподателя), чрез графици, които могат да се разглеждат като подкрепящи доказателства за такива разходи. Всъщност университетът никога не е изготвял такива справки за изработените часове, когато е отговарял на конкретните искания на Комисията в това отношение. Въпреки това омбудсманът установи, че аргументът на жалбоподателя, че графиците за отработените часове като средство за оправдаване на разходите изглеждат като чуждо понятие в контекста на местната правна култура (която се основава на доверие), е разумен. По подобен начин аргументът, че графиците не са част от процедурите за проверка нито на университета, нито на неговите партньори, също е основателен.

5. В хода на гореспоменатата проверка по собствена инициатива на омбудсмана Комисията прие, че все още може да разгледа подкрепящи доказателства, които биха могли да докажат, че оспорваните разходи съответстват на работа, ефективно посветена на проекта SELDAS. Комисията се позова конкретно на личния дневен ред на служителите. До датата на изложената по-горе позиция на Комисията обаче жалбоподателят все още не е бил в състояние да представи документи, показващи действителното време, което е посветил на проекта SELDAS, или които да позволят на Комисията да приеме това време с достатъчна степен на сигурност. Поради това омбудсманът приключи проверката по собствена инициатива OI/1/2008/(VIK)JMA, като насочи вниманието на Комисията към факта, че в интерес на справедливостта и справедливите договорни отношения тя може да обмисли възможността да инструктира другите страни по договора, които не са запознати с европейската правна култура, относно значението на някои потенциално спорни правни клаузи, включени в договора (като например изискването за графици). Подобна практика би помогнала да се избегнат подобни проблеми в бъдеще.

6. На 23 юли 2009 г. жалбоподателят изрази своята признателност за проверката на омбудсмана. Той също така поиска подкрепата на омбудсмана, за да може Комисията да разреши въпроса въз основа на нови доказателства, които той приложи към писмото си; а именно личната му програма за 2004 г. и записите, направени в нея. В този дневен ред жалбоподателят записва часовете, през които е работил по проекта SELDAS.

7. Тъй като горепосоченият дневен ред никога не е бил оповестяван по-рано, омбудсманът го е препратил на Комисията, за да може последната да преразгледа съдържанието му и да установи дали може да го приеме като доказателство за работата на жалбоподателя по проекта SELDAS и в крайна сметка да му плати. При това омбудсманът също така обясни на жалбоподателя, че ако счете бъдещия отговор на Комисията за неподходящ, той може да подаде нова жалба до омбудсмана.

8. На 3 ноември 2009 г. Комисията отговори на жалбоподателя, като обясни, че след като е разгледала личния дневен ред, е стигнала до заключението, че този дневен ред не предоставя надеждна информация, която да ѝ позволи да преразгледа предишната си оценка. Първо, нямаше индикации за това кой е собственик на дневния ред. Второ, броят часове, посветени на проекта SELDAS всеки ден, е добавен с молив, което според Комисията „означава, че допълненията очевидно не съответстват на останалата информация в дневния ред“ и няма начин те да бъдат пряко свързани със списъците с дейности, описани в дневния ред. Накрая, дневният ред невинаги включва информация за графика на всяка от изброените дейности и в много малкото случаи тази информация не съвпада с броя на декларираните часове. Поради това Комисията стигна до заключението, че вписванията, направени в дневния ред, не могат да бъдат приети като заместител на графиците за отработено време или като доказателство за времето, посветено на проекта SELDAS.

9. На 3 март 2010 г. жалбоподателят отговори на Комисията, че е приел копия от лични програми в друг проект в Ливан, а именно проекта, посочен под референтен номер Life00 TCY/INT/021 SEA — „Стратегическа екологична оценка и ампериране; планиране на земеползването в Ливан“(„проектът за СЕО“). Жалбоподателят е приложил копия от личните програми, свързани с проекта за СЕО [2]. Според жалбоподателя в тези програми не са посочени: i) техните собственици; ii) брой отработени часове; iii) изброените дейности; или iv) информация за сроковете. Въпреки това Комисията е приела тази документация, свързана с проекта за СЕО в сегашния ѝ вид, като в същото време е отхвърлила дневния ред на жалбоподателя, свързан с проекта SELDAS. Жалбоподателят поиска от Комисията да обясни какво има предвид, когато заяви, че вписванията, направени в неговия дневен ред, не са в съответствие с останалата информация, съдържаща се в този дневен ред. Той поиска от Комисията да предостави насоки за справедливо разрешаване на въпроса. В писмото си той също така подчертава, че според собствената оценка на Комисията е завършил успешно проекта SELDAS. През последните четири години жалбоподателят е отделил много време и усилия, за да гарантира правилното завършване на проекта SELDAS. Той вярва, че Комисията ще му помогне със свързаните с това разходи и загуби, които понася.

10. На 30 юни 2010 г. Комисията отговори, като се позова на предишно писмо, изпратено до жалбоподателя на 24 април 2007 г. На този етап проектът SELDAS вече е завършен. В това писмо Комисията заяви, че проектът SELDAS вече не може да бъде предмет на повторна оценка, тъй като се счита за приключен в счетоводната му система („освободен“). Въпреки това, за разлика от проекта SELDAS, проектът за СЕО все още не е завършен и може да бъде подложен на повторна оценка. Следователно жалбоподателят не е могъл да сравни проекта SELDAS и проекта SEA. Въпреки това Комисията прие личната програма на жалбоподателя за оценка. Въпреки това, поради причините, които вече бяха обяснени на жалбоподателя на 3 ноември 2009 г., Комисията потвърди, че разходите за персонал на жалбоподателя са недопустими.

11. На 1 октомври 2010 г. жалбоподателят се обръща отново към омбудсмана (жалба 2219/2010/JF). С оглед на факта, че жалбоподателят не е гражданин на ЕС или не пребивава в него, омбудсманът обяви тази жалба за недопустима в съответствие с член 228 от Договора за функционирането на Европейския съюз. Въпреки това омбудсманът също така установи, че информацията, предоставена от жалбоподателя, изисква неговото внимателно разглеждане, и на 29 ноември 2010 г. той започна настоящата проверка по собствена инициатива във връзка с горепосочения отказ на Комисията да приеме личната програма на жалбоподателя като доказателство за времето, което той е прекарал в работа по проекта SELDAS.

Предмет на разследването

12. Проверката на омбудсмана се отнася до твърдението на жалбоподателя, че отказът на Комисията да приеме неговия личен дневен ред като доказателство за времето, прекарано в проекта SELDAS, е несправедлив и непоследователен.

13. Разследването също така разгледа твърдението на жалбоподателя, че Комисията следва да приеме неговата програма и да преразгледа разходите му за персонал, натрупани по проекта SELDAS.

Проучването

14. На 29 ноември 2010 г. омбудсманът поиска от председателя на Комисията становище по посоченото по-горе твърдение и претенция.

15. На 10 февруари 2011 г. омбудсманът получи становището на Комисията, което той препрати на жалбоподателя с покана да направи коментари. Омбудсманът получи забележките на жалбоподателя на 21 март 2011 г.

16. На 31 октомври 2011 г. омбудсманът отправи до Комисията предложение за приятелско решение. Комисията отговори на 2 февруари 2012 г. Жалбоподателят изпрати становището си по този отговор на 1 март 2012 г.

Анализ и заключения на омбудсмана

А. Твърдение за несправедливост и непоследователност

Аргументи, представени на омбудсмана

17. Жалбоподателят твърди, че отказът на Комисията да приеме неговата лична програма като доказателство за времето, прекарано в проекта SELDAS, е несправедлив и непоследователен.

18. В подкрепа на това твърдение жалбоподателят твърди, че: а) информацията, предоставена в неговата програма, е била по-подробна от тази, предоставена в програмата за СЕО, която е била приета от Комисията като доказателство за времето, посветено на този проект; и б) Комисията е помогнала на бенефициенти на подобни проекти в Ливан.

19. Жалбоподателят заяви, че Комисията следва да приеме неговата програма и да преразгледа разходите му за персонал по проекта SELDAS.

20. Освен това жалбоподателят заяви, че съгласно приложимите стандартни административни разпоредби на LIFE („разпоредбите на LIFE“) Комисията може да извършва проверки и посещения до пет години след приключването на проекта или окончателното плащане [3]. Поради това проектът SELDAS все още не може да се счита за напълно завършен.

21. В становището си Комисията оспори аргументите на жалбоподателя. На първо място, тя се позовава на обясненията, предоставени в писмата ѝ до жалбоподателя от 24 април 2007 г. и 3 ноември 2009 г. Второ, той подчерта, че в дневния ред на жалбоподателя няма име. Тя посочва още веднъж, че информацията относно часовете, прекарани в проекта SELDAS, е добавена с молив. Тези вписвания, които бяха добавени с молив, не съответстваха на останалата информация в дневния ред (Комисията предостави някои примери). Следователно според Комисията е било невъзможно тези вписвания да се свържат с дейностите, описани в дневния ред.

22. Комисията призна, че бенефициерът на проекта за СЕО ѝ е предоставил личен дневен ред, в който е отбелязал времето, през което е работил по различните проекти. След това Комисията анализира тази програма. Записите на бенефициера съвпадат с времето, декларирано в окончателния доклад, и с резултатите от проекта за СЕО. Поради тази причина Комисията прие някои от разходите за персонал на този бенефициер.

23. Накрая, Комисията подчерта, че е използвала същите критерии за оценка на два други проекта в Ливан. „Личните програми трябва да предоставят достатъчно доказателства, че отработените часове от персонала на непълно работно време са реални, направени и проверими и не се основават на прогнози.“Комисията подкрепи всички ливански проекти по LIFE, третира еднакво различните проекти и внимателно определи и оцени междинните и окончателните доклади. Съгласно разпоредбите на LIFE времето, прекарано в работа по проектите, трябва да бъде регистрирано в графиците за изработените часове [4].

24. В становището си жалбоподателят отново подчертава, че подобно на неговия дневен ред, дневният ред, свързан с проекта за СЕО, не съдържа никаква индикация за неговия собственик.

25. След това жалбоподателят обяснява, че часовете, които е написал с молив в дневния си ред, са резюме на написаното с писалка. Въпреки че жалбоподателят е изброил подробно дейностите за всеки ден в писалка, той е обобщил общите часове на тези дейности, свързани с всеки проект, с молив. Жалбоподателят се позова на примерите, които Комисията е посочила в становището си, и обясни колко часа съответстват на всяка дейност.

26. Жалбоподателят оспори становището на Комисията, че вписванията му с молив са „допълнения“. В това отношение той счита, че за него би било по-лесно да разпечата календари на Outlook, подобни на тези, използвани в проекта за СЕО, да вмъкне съответната информация и да изпрати листовете на Комисията. С представянето на първоначалния дневен ред жалбоподателят е действал по напълно прозрачен начин.

27. Накрая жалбоподателят подчерта, че Комисията е счела проекта SELDAS за „технически успех [и] водеща инициатива за законодателство в областта на околната среда“. Той е поискал третиране, равно на това, което Комисията е предоставила на проекта SEA, подчертал е значителната си финансова загуба и е поискал разходите му за персонал да бъдат преразгледани.

Предварителна оценка на омбудсмана, водеща до предложение за приятелско решение

28. В началото омбудсманът беше удовлетворен, че Комисията надлежно е взела предвид правния и социалния контекст на въпросния географски район и се е съгласила да разглежда личните програми на местните бенефициери, а оттам и личните записи, направени в тях, като възможно средство за предоставяне на доказателства за времето, което тези бенефициери са отделили за проекти, финансирани от Комисията. В това отношение омбудсманът отбеляза, че Комисията е разгледала дневния ред както на жалбоподателя, така и на другите бенефициери. Това беше в съответствие със становището на Комисията от 22 април 2008 г., изразено в рамките на проверката по собствена инициатива на омбудсмана OI/1/2008/(VIK)JMA, и отбеляза в решението си по тази проверка, че:

„Комисията е заявила готовността си да разгледа други подкрепящи доказателства, вместо отчети за отработените часове, които биха могли да докажат, че въпросните разходи всъщност съответстват на ефективна работа, посветена на проекта. В тази връзка тя се позовава по-специално на доказателствени средства като лични дневници на персонала, дневници на проекти/лични дневници и/или записи на изпълнението...“[5]

29. Омбудсманът разбира, че в крайна сметка анализът и евентуалното приемане на записите на бенефициентите, съдържащи се в личните им програми, не зависят от това дали въпросните проекти са били или не са били вече приключени. Омбудсманът намира горното за обнадеждаващо.

30. Омбудсманът също така отбеляза аргументите, представени в становището на Комисията, които обосновават защо тя не може да приеме дневния ред на жалбоподателя като доказателство за времето, което той е посветил на проекта SELDAS. При това Комисията е представила и мотиви, обясняващи защо е приела личните разходи, свързани с проекта за СЕО, след като е анализирала личната програма на бенефициера на този проект. Омбудсманът направи подробна оценка на тези причини, както е описано по-долу.

Собствениците на дневния ред и правенето на записи

31. Първо, Комисията отново подчерта, че в програмата, предоставена от жалбоподателя, не се споменава неговата собственост. Той също така посочи, че часовете, посветени на проекта SELDAS всеки ден, са написани с молив. Комисията установи, че тези текстове са „допълнения“, несъвместими с останалата информация, съдържаща се в дневния ред. Така тя отново се позовава на писмото си от 3 ноември 2009 г., в което е приела, че тези „допълнения очевидно не съответстват на останалата информация в дневния ред“— оценка, произтичаща от факта, че „с молив е добавено посочване на броя часове, посветени на проекта [SELDAS] във всеки ден [...]“.

32. Омбудсманът подчерта, че жалбоподателят ясно е заявил, че дневният ред е негов. Също така собственото становище на Комисията до омбудсмана изглежда показва, че Комисията е приела, че дневният ред действително е принадлежал на жалбоподателя [6]. Освен това омбудсманът отбеляза, че Комисията вече е сътрудничила с жалбоподателя на няколко пъти в миналото в качеството му на професор и заместник-председател на известен ливански университет. В този контекст омбудсманът не разбира каква допълнителна доказателствена стойност би имал дневният ред, ако жалбоподателят напише името си върху него.

33. Освен това омбудсманът не разбира защо фактът, че жалбоподателят е вписал с молив часовете, които е прекарал по проекта SELDAS, доказва, че тези вписвания представляват „неактуално допълнение“към информацията, записана в дневния ред с писалка. Според омбудсмана единственият извод, който може да се направи със сигурност от факта, че жалбоподателят е написал някои вписвания с молив, е, че той е искал ясно да разграничи тези вписвания от тези, които е написал с писалка.

Времето, посветено на проектите и оценките на окончателните доклади и резултати

34. В становището си Комисията посочва, че бенефициерът на проекта за СЕО е „отбелязал времето, през което е работил за различни проекти“. Поради причините, обяснени по-долу, омбудсманът не можа да разбере защо Комисията е счела, че жалбоподателят също не е направил това.

35. Омбудсманът анализира копията на частите от дневния ред на жалбоподателя, които Комисията е приложила към своето становище. Там жалбоподателят споменава редица дейности, извършени на 19, 23 и 29 януари 2004 г., и посочва броя на часовете, прекарани в редица проекти, а именно „Oltero“,„LIBNOR“и SELDAS. През горепосочените три дни жалбоподателят е прекарал общо 20 часа в проекта SELDAS. В становището си жалбоподателят е предоставил разумно и по-подробно обяснение по отношение на съответствието между часовете, през които е работил, и списъка на дейностите, които е извършвал за горепосочените различни проекти, включително проекта SELDAS, за всеки от тези дни. От това следва, че по подобие на бенефициера на проекта за СЕО жалбоподателят също е регистрирал в програмата си времето, което е прекарал в работа по различни проекти [7].

36. В тази връзка омбудсманът отбеляза, че според становището на Комисията в настоящата проверка информацията, предоставена от бенефициера по проекта за СЕО, съответства на: i) времето, декларирано в окончателния доклад за СЕО, и ii) резултатите от проекта за СЕО. Вследствие на това Комисията прие програмата на бенефициера като „достатъчно доказателство, че отработените часове от персонала на непълно работно време са реални, направени и проверими и не се основават на приблизителни оценки.“

37. Омбудсманът отбеляза, че Комисията е оценила програмата на ръководителя на проекта за СЕО спрямо резултатите и окончателния доклад на този проект. В резултат на това Комисията е приела тази програма като достатъчно доказателство за времето, което бенефициерът на СЕО е посветил на този проект.

38. Според Комисията два други проекта в Ливан са били подложени на подобна оценка [8]. Комисията обаче не е посочила в становището си, че е приложила същата процедура и за проекта SELDAS или че подобно на други проекти е оценила и програмата на жалбоподателя за SELDAS спрямо (успешните) резултати от този проект и окончателния доклад [9].

39. От гореизложеното следва, че Комисията не е доказала, че е невъзможно да приеме дневния ред на жалбоподателя като доказателство в подкрепа на разходите му за персонал, нито че в това отношение е третирала жалбоподателя по същия начин като другите бенефициери на неговите проекти в Ливан. Поради това омбудсманът направи предложение за приятелско решение в съответствие с член 3, параграф 5 от Устава на Европейския омбудсман. Предложението беше следното:

„Като взема предвид констатациите на омбудсмана, Комисията би могла да направи преоценка на доказателствената стойност на дневния ред на жалбоподателя по отношение на времето, прекарано от него в проекта SELDAS, и съответно да преразгледа разходите му за персонал.“

При изготвянето на това предложение омбудсманът взе предвид предишната история на сътрудничество между жалбоподателя и Комисията по успешно приключени проекти в Ливан, което със сигурност би трябвало да подобри възможността за постигане на взаимноприемливо решение в настоящия случай.

Аргументите, представени на омбудсмана след неговото предложение за приятелско решение

40. В отговора си на предложението за приятелско решение Комисията изрази съжаление, че не е в състояние да приеме предложението на омбудсмана. Тя подчертава, че макар да му са били предоставени достатъчно възможности за това, жалбоподателят не е представил своевременно алтернативни доказателства за разходите си за персонал. Едва след приключване на проверка по собствена инициатива OI/1/2008/(VIK)JMA жалбоподателят е препратил личния си дневен ред на омбудсмана. Тази програма не предоставя достатъчно надеждна и подробна информация, която да позволи на Комисията да я оцени правилно спрямо резултатите и окончателния доклад на проекта SELDAS. Следователно не е възможно да се заключи, че часовете, прекарани по този проект, са били действителни, понесени и проверими. Фактът, че дневният ред е бил представен четири години след приключването на проекта, също не е улеснил нещата.

41. В становището си жалбоподателят подчертава, наред с другото, че нито един бенефициер на проект по LIFE в Ливан не е представил формуляри за отработено време в съответния момент. Едва в началото на средата на 2007 г. Комисията определи и прие подходяща алтернатива на графиците за работа на непълно работно време за персонала на тези проекти. Това беше признато от Комисията в становището, което тя изпрати на омбудсмана [10].

42. Жалбоподателят отново настоя, че като е представил първоначалния си дневен ред, той е действал по напълно прозрачен начин и че представените от него доказателства са по-съществени от представените за проекта за СЕО, които въпреки това Комисията е приела като подходящи алтернативни доказателства. Жалбоподателят е претърпял значителни финансови загуби и Комисията следва да го обезщети поне частично.

Оценка на омбудсмана след неговото предложение за приятелско решение

43. В самото начало омбудсманът отбелязва, че в отговора си на предложението му за приятелско решение Комисията е заявила, че „фактът, че [програмата] е била представена четири години след приключването на проекта, също не улеснява нещата“(подчертаването е добавено). Омбудсманът е изненадан от това изявление, тъй като то изглежда противоречи на изразената по-рано готовност на Комисията да разгледа доказателствената стойност на дневния ред на жалбоподателя, въпреки факта, че дневният ред е бил представен едва след като омбудсманът е приключил проверката си по собствена инициатива OI/1/2008/(VIK)JMA.

44. Освен това Комисията не обяснила защо фактът, че жалбоподателят е представил дневния си ред през 2009 г., би трябвало да има отрицателно въздействие върху нейната оценка на информацията, съдържаща се в този дневен ред. Комисията също така не е обяснила как представянето на дневния ред през 2007 г.[11] би могло да улесни „въпросите“ по отношение на нейната оценка на такава информация.

45. Освен това Комисията изглежда не е взела предвид дългогодишните си отношения на доверие с жалбоподателя, въпреки предложението на омбудсмана, че следва да направи това. Омбудсманът подчертава в това отношение, че след като Комисията е приела (което не се оспорва) принципа, че личните програми могат да предоставят алтернатива на графиците като източник на доказателства, тя не би могла разумно да пренебрегне факта, че поради личния си характер тези програми вероятно ще бъдат изготвени по неформален начин.

46. С оглед на гореизложеното омбудсманът не е убеден, че становището на Комисията, изразено в отговор на неговото предложение за приятелско решение,

„личната програма на жалбоподателя не предоставя достатъчно надеждна и подробна информация, за да бъде правилно оценена спрямо резултатите от проекта [SELDAS] и окончателния доклад, за да се заключи, че отработените часове са били действителни, положени и проверими“

се основава на реална оценка на доказателствената стойност на дневния ред като алтернатива на графиците за отработено време.

47. Омбудсманът изразява съжаление, че по същество отговорът на Комисията на предложението за приятелско решение просто потвърждава позицията, която вече е изразила в становището си, без да представя нови аргументи. Омбудсманът ясно посочи на Комисията защо тази позиция не може да се счита за задоволителна [12]. Комисията обаче дори не коментира, а още по-малко оспорва, анализа на омбудсмана.

48. Поради това омбудсманът счита, че за пореден път Комисията не е успяла да докаже, че не може да приеме дневния ред на жалбоподателя като доказателство в подкрепа на неговите декларации за разходи за персонал. В това отношение тя също така не е доказала, че е третирала жалбоподателя по същия начин като другите бенефициери на нейните проекти в Ливан. Това представлява случай на лошо управление. Поради това омбудсманът представя по-долу проектопрепоръка в съответствие с член 3, параграф 6 от своя статут.

49. При изготвянето на настоящия проект на препоръка Омбудсманът отново взема предвид предишната история на сътрудничество между жалбоподателя и Комисията по проекти, успешно приключени в Ливан, и приканва Комисията сериозно да вземе предвид тази история с оглед подобряване на възможността за постигане на задоволително решение в настоящия случай.

50. Омбудсманът насърчава Комисията, при изготвянето на подробното си становище по проекта за препоръка, да възприеме балансиран подход, който отчита не само финансовите рискове, но и рисковете за репутацията на Европейския съюз, които се възприемат от Комисията като несправедливи. В тази връзка Омбудсманът подчертава, че приемането на проектопрепоръката в настоящия случай би демонстрирало готовността на Комисията да изслушва, да действа разумно и да си сътрудничи с Омбудсмана.

Б. Проектопрепоръката

Въз основа на своите разследвания по този случай Омбудсманът отправя до Комисията следния проект на препоръка:

Комисията следва да направи повторна оценка на доказателствената стойност на дневния ред на жалбоподателя по отношение на времето, прекарано от него в проекта SELDAS, и съответно да преразгледа разходите му за персонал.

Председателят на Комисията ще бъде уведомен за този проект на препоръка. В съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман Комисията изпраща подробно становище до 31 октомври 2012 г. Подробното становище би могло да се състои от приемане на проекта на препоръка и описание на начина, по който той е бил изпълнен.

Омбудсманът също така ще информира жалбоподателя за проекта на препоръка.

 

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 26 юли 2012 година.

---

[1] Решение на Европейския парламент от 9 март 1994 година относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (94/262/ЕОВС, ЕО, Евратом), ОВ L 113, 1994 г., стр. 15.

[2] Копието от писмото, изпратено до омбудсмана, не съдържа никакви приложения.

[3] Комисията предостави копие от разпоредбите на LIFE със своето становище. Член 29, параграф 2 от разпоредбите на LIFE предвижда, че „[в]ъпросите могат да бъдат инициирани до пет години след приключването на проекта или окончателното плащане...“

[4] Член 21, параграф 2 от разпоредбите на LIFE: „Разходите за персонал се начисляват в зависимост от действителното време, посветено на проекта... Работното време по проекта на всеки служител... се регистрира, като се използват формуляри за изработени часове, изготвени и заверени от бенефициера и неговите евентуални партньори.“

[5] Точка 31 от решението на омбудсмана относно OI/1/2008/(VIK)JMA, достъпно на уебсайта на омбудсмана (www.ombudsman.europa.eu).

[6] Становището на Комисията предвижда следните твърдения: „на този по-късен етап [жалбоподателят] изпрати своя личен дневен ред за 2004 г. на омбудсмана... Личният дневен ред на [жалбоподателя], изпратен на Европейския омбудсман през 2009 г.... Поради посочените по-горе причини Комисията трябваше да отхвърли личния дневен ред на [жалбоподателя][...]. Комисията показа волята си да сътрудничи при приемането на личната програма на [жалбоподателя] през 2009 г. за оценка... Поради изложените причини ... Комисията не може да приеме личния дневен ред на жалбоподателя...“(подчертаването е добавено)

[7] "19.1.2004 г.: 7,30—17,00 ч. МОС (Министерство на икономиката) (т.е. общият брой часове е около 9 часа)

- "Либнор, Либнор, Либнор, писма, водни писма, годишен отчет и телефон" са детайлните дейности

- OLTERO (е OGERO) 3hrs, LIBNOR 3hrs и SELDAS 3hrs са общите суми за всеки проект; т.е. Libnor, Libnor, Libnor са обобщени като LIBNOR (3 часа); писма, водни букви, годишен доклад са обобщени като SELDAS (3 часа) и телефон като OGERO (телефонната програма в Ливан) (3 часа) - общо до 9 часа според периода, показан до МОС (7:30 - 17:00)

23.01.2004: МОС 7.30 – 16.00 ч. (общо около 9 часа), различните дейности (работен план, инструктаж, ДЕА и др.) са за проекта SELDAS, следователно 9 часа са отчетени за SELDAS.

29.01.2004: МОС 7.30 – 15.20 ч. (общо около 8 часа), различните дейности (1-ва чернова на пресслужбата, заплата, електронна поща, брой TVA и т.н.) са за проекта SELDAS, поради което 9 часа се отчитат за SELDAS“.

[8] "Два други ливански проекта, които представиха окончателните си доклади след проекта за СЕО (TARGET и SISPAM), също представиха лични програми, които бяха оценени съгласно същите критерии, прилагани за проекта за СЕО..."

[9] Според становището на Комисията „в края на 2006 г., при оценката на окончателния доклад за проекта за СЕО, оценката е довела, наред с другото, до недопустими разходи за персонал поради факта, че Комисията не е попълнила отчети за отработените часове и не ги е попълнила със задна дата. По същество това беше същият проблем и същата оценка, както за проекта SELDAS. След размяна на кореспонденция обаче бенефициерът е уведомил Комисията, че разполага с личен дневен ред, в който е отбелязал времето, през което е работил за различни проекти. Тази лична програма беше проверена от Комисията и доведе до частично признаване на разходите за персонал на непълно работно време, тъй като записът съответстваше на времето, декларирано в окончателния доклад, и на резултатите от проекта. Два други ливански проекта, които представиха окончателните си доклади след проекта за СЕО (TARGET и SISPAM), също представиха лични програми, които бяха оценени по същите критерии, прилагани за проекта за СЕО... Във всички тези оценки Комисията е приложила основния принцип, че личният дневен ред трябва да дава достатъчно доказателства, че отработените часове от персонала на непълно работно време са били реални, направени и проверими и не са се основавали на оценки“(подчертаването е добавено).

[10] "[T] съществуването на лични програми беше доведено до знанието на Комисията едва в началото на 2007 г., след оценка на окончателния доклад за проекта за СЕО и следователно същият подход беше приложен към TARGET и проекта SISPAM. Комисията показа волята си да сътрудничи при приемането на личната програма на [жалбоподателя] през 2009 г. за оценка...“

[11] Вж. бележка под линия 10 по-горе.

[12] Вж. точки 31-39 от настоящия проект на препоръка.