1.  Кратко изложение

Омбудсманът се стреми да постигне осезаеми подобрения за жалбоподателите и обществеността в администрацията на ЕС. В областта на публичния достъп до документи на ЕС тя прави това, като осигурява по-голям достъп за кандидатите, но също така като помага на администрацията на ЕС да подобри своите практики, да гарантира по-голяма проактивна прозрачност и да бъде изцяло отговорна пред обществеността.

Броят на жалбите за публичен достъп се е увеличил значително през последните години: от средно 45 жалби годишно през периода 2014—2016 г. до средно 83 жалби годишно през периода 2017—2020 г. до средно 129 жалби през периода 2021—2023 г. Като цяло 26 % от всички проверки, започнати от омбудсмана през последните три години, се отнасят до начина, по който институциите на ЕС са разглеждали заявления за публичен достъп до документи.

Изборът на обществеността да се обръща по-често към омбудсмана, за да потърси правна защита, е положително развитие. Това може да се дължи на повишената осведоменост за ролята на омбудсмана, на заявителите, които се сблъскват с проблеми по-често с администрацията на ЕС, на по-бързото разглеждане на случаи от омбудсмана в тази област или на комбинация от тези и други фактори.

Въпреки че броят на жалбите се е увеличил, Службата на омбудсмана е продължила да разглежда жалбите за публичен достъп много по-бързо. Средното време за постигане на резултат остава стабилно през последните три години, като е три пъти по-бързо, отколкото преди въвеждането на ускорената процедура (през периода 2021—2023 г.: 83 работни дни, през 2016 г.: 255 работни дни).

Намесата на омбудсмана доведе до полезен резултат за жалбоподателя в повечето случаи. Повечето проверки са приключени като приключени (много след забавяне от страна на институцията при вземането на окончателно решение по искането) или Омбудсманът е направил предложение за решение, което е било прието от институцията, като по този начин е довело до по-широк публичен достъп.

Службата на омбудсмана се консултира с физически лица и организации, които са подали жалби, след като са срещнали трудности при достъпа до документи на ЕС. Респондентите като цяло бяха доволни от опита и заявиха, че е вероятно да се обърнат към омбудсмана следващия път, когато са недоволни от резултата от искане за публичен достъп. По-специално те оцениха факта, че омбудсманът предоставя обективна оценка на позицията на институцията.

В допълнение към достигането до заключения по отделни жалби, между 2021 г. и 2023 г. Омбудсманът е разгледал стратегически и системни проблеми в администрацията на ЕС. Тази дейност имаше за цел да гарантира спазването на Регламент 1049/2001 и принципите на добра администрация чрез повишаване на осведомеността, предоставяне на насоки и подобряване на общите практики. Например Омбудсманът установи, че системните и значителни забавяния при обработването от страна на Комисията на заявления за публичен достъп до документи представляват лошо управление. Омбудсманът поиска от Комисията приоритетно да коригира това положение и отнесе въпроса до Европейския парламент. Службата ще продължи да следи въпроса, който изглежда продължава да съществува според консултираните заинтересовани страни и неотдавнашните жалби.

Омбудсманът също така предостави насоки на обществеността и институциите на ЕС относно правото на достъп до документи на ЕС. Материалите са достъпни на уебсайта на Омбудсмана и включват „Ръководство за въпроси и отговори“ на всички езици на ЕС, по-подробен ресурс за експерти и кратко ръководство за администрацията на ЕС относно политиките и практиките.

2. Общ преглед: Случаи на публичен достъп до документи и ускорена процедура

а. Роля на ИО в областта на публичния достъп до документи на ЕС

Правото на обществеността на достъп до документи, съхранявани от институциите, органите, службите и агенциите на ЕС, е залегнало в Договорите на ЕС и в Хартата на основните права [1]. То играе решаваща роля, за да се гарантира, че институциите на ЕС функционират по прозрачен начин, като по този начин се укрепват легитимността и общественото доверие в ЕС. Общите правила за прилагане на това право са определени в законодателството на ЕС относно публичния достъп до документи (Регламент 1049/2001).[2] Ако институция на ЕС откаже да предостави публичен достъп до конкретен документ, лицата, които искат достъп, разполагат с две средства за правна защита. Кандидатите могат да отнесат въпроса до Съда на ЕС или да се обърнат към Европейския омбудсман.

Лицата, които искат публичен достъп до документи, обикновено разчитат на бързо оповестяване, за да могат да използват документите за целта, за която са възнамерявали. Поради това заявителите очакват тяхното искане за достъп да бъде разгледано бързо. Това важи особено за организациите на гражданското общество, предприятията и гражданите, които искат да участват в процеса на вземане на решения в ЕС, както и за журналистите и изследователите, които може да желаят да упражняват контрол върху администрацията на ЕС.

Ако достъпът не е бърз, документите могат да загубят полезността си. Европейският омбудсман последователно твърди, че забавеният достъп е отказ на достъп.

б. Как ИО разглежда случаите на публичен достъп до документи на ЕС

Като се основава на принципа, залегнал в основата на правилата на ЕС за публичен достъп, че исканията следва да се обработват бързо, Омбудсманът последователно се стреми да гарантира, че неговата служба разглежда такива жалби възможно най-бързо. Поради това тя въведе ускорена процедура за разглеждане на жалби за публичен достъп. След петмесечен пробен период през февруари 2018 г. Омбудсманът официално стартира „ускорената процедура“ за подаване на жалби във връзка с достъпа до документи.

След като получи жалба относно отказа на публичен достъп до документи, Службата на омбудсмана я регистрира и проверява дали може да бъде започната проверка. Това зависи от няколко фактора, включително дали жалбата е допустима [3] или дали омбудсманът намира основания да започне разследване ^[4].

Ако започването на разследване изглежда оправдано, Службата извършва и първа вътрешна оценка, за да реши дали жалбата може да бъде разгледана по ускорената процедура. Такъв обикновено е случаят, когато е известна окончателната позиция на съответната институция, с други думи, когато е налице изрично окончателно решение за отказ за предоставяне на публичен достъп (изрично „потвърдително решение“). Ускорената процедура обикновено не се използва в случаите, когато i) жалбоподателят оспорва, че не съществува документ, ii) са необходими допълнителни разяснения, преди разследващият екип на Омбудсмана да може да провери въпросните документи, или iii) съответната институция все още не е приела окончателната си позиция (когато срокът за потвърждаващия отговор е изтекъл и следователно е налице мълчаливо отрицателно решение). Във всеки случай омбудсманът се опитва да разгледа всички жалби относно достъпа до документи възможно най-бързо.

След това случаят се възлага на разследващ служител и се взема официално решение дали може да бъде започнато разследване. Целта на Службата за такива „решения за допустимост“ е 30 календарни дни. Ако обаче случаят се разглежда по ускорената процедура, целта е 5 работни дни от регистрирането на жалбата.

След като започне разследване по ускорената процедура, Службата предприема редица стъпки за разследване. Тя започва с бърза проверка на въпросните документи, като изисква отговор от съответната институция, а в някои случаи и среща. Омбудсманът е постигнал договорености с институциите на ЕС, които му позволяват бърз достъп до документите (в рамките на 5 работни дни от започването на проверката) и до евентуални допълнителни коментари от страна на институциите (в рамките на 15 работни дни).

След това разследващият екип на Омбудсмана проверява въпросните документи и може да се консултира допълнително с институцията на ЕС. Целта е да се извърши „оценка“ възможно най-бързо. Ако случаят се разглежда по ускорената процедура, целта за приключване на оценката е в рамките на 40 работни дни от регистрирането на жалбата.

Оценката може да бъде, че има възможност за постигане на бързо решение. За тази цел омбудсманът може да предложи институцията да оповести (части от) документите.

Ако омбудсманът установи, че институцията на ЕС не е трябвало да отказва достъп, той може да направи официална констатация за лошо управление и да препоръча на институцията да предостави (увеличен) достъп до въпросните документи.

Омбудсманът може също така да заключи, че решението на институцията на ЕС да откаже достъп е обосновано с оглед на едно или няколко изключения [5], предвидени в правилата на ЕС относно публичния достъп до документи, и да приключи случая с констатация, че не е налице лошо управление.

3. Преглед на изпълнението

Този раздел съдържа статистически данни за разглеждането на всички жалби за публичен достъп до документи между 1 януари 2021 г. и 31 декември 2023 г., включително жалбите, разглеждани по ускорената процедура.

Предходен преглед на жалбите за публичен достъп и прилагането на ускорената процедура за периода 1 септември 2017 г. — 31 август 2020 г. беше публикуван през февруари 2021 г.[6]

а. Брой на жалбите

Между 2021 г. и 2023 г. омбудсманът е получил 386 жалби в областта на публичния достъп до документи. Това представлява 16 % от всички жалби в рамките на мандата през този период.

Броят на жалбите за публичен достъп се е увеличил значително през последните години: от средно 45 жалби годишно през периода 2014—2016 г. до средно 83 жалби годишно през периода 2017—2020 г. до средно 129 жалби през периода 2021—2023 г.

Таблиците по-долу показват годишната разбивка.

*Въведена е процедура за финансиране на тероризма

б. Кои институции са засегнати?

По-голямата част от жалбите за публичен достъп до документи, получени между 2021 г. и 2023 г., са подадени срещу Европейската комисия, която е най-голямата институция на ЕС и получава най-голям брой искания за достъп. Останалите жалби се отнасят до голямо разнообразие от други институции, органи, служби и агенции на ЕС, по-специално Европейската агенция за гранична и брегова охрана (Frontex) и Европейската агенция по лекарствата (EMA), както и Европейската служба за външна дейност (ЕСВД), Европейския парламент и Съвета на ЕС.

*Европейски орган за застраховане и професионално пенсионно осигуряване, Европейски орган за авиационна безопасност, Европейски икономически и социален комитет, Агенция на Европейския съюз за сътрудничество между регулаторите на енергия, Сателитен център на Европейския съюз, Агенция на Европейския съюз в областта на убежището, Европейски съвет, Европейски банков орган, Европейски център за развитие на професионалното обучение, Европейски комитет на регионите, Европейска изпълнителна агенция за здравеопазването и цифровизацията, Изпълнителна агенция за Европейския съвет по иновациите и за МСП, Европейска служба за подбор на персонал, Европейска агенция по морска безопасност, Европейска изпълнителна агенция за научни изследвания, Агенция на Европейския съюз за сътрудничество в областта на наказателното правосъдие, Единен съвет за преструктуриране.

в. Кои са жалбоподателите?

г. Брой запитвания

Между 2021 г. и 2023 г. омбудсманът е започнал проверки по 277 жалби в областта на публичния достъп до документи.[7] Като цяло 26 % от всички проверки, започнати от омбудсмана между 2021 г. и 2023 г., се отнасят до начина, по който институциите на ЕС са разгледали исканията за публичен достъп до документи.

д. Средно време за обработка

Средното време, необходимо за обработване на жалбите за публичен достъп, е значително намалено през годините. Трите основни етапа на разглеждане на жалби са по-бързи след въвеждането на ускорената процедура: вземане на решение за допустимост, приемане на оценка (относима към разследванията) и приключване на случая.

Средното време за вземане на решения за допустимост за всички жалби, свързани с публичния достъп до документи, сега е над три пъти по-бързо, отколкото преди въвеждането на ускорената процедура (през 2023 г.: 9 работни дни, през 2016 г.: 34 работни дни).

През периода 2021—2023 г. средното време от регистрацията до окончателното приключване на случая за всички жалби за публичен достъп до документи е било 69 работни дни. Таблиците по-долу показват годишната разбивка.

Тази диаграма се отнася до всички жалби за публичен достъп до документи (недопустими, без основания, запитвания).

Що се отнася до жалбите, получени през 2022 г., всички жалби с изключение на една са приключени, докато за жалбите, получени през 2023 г., 116 са приключени (69 %). Останалите случаи все още не бяха приключени към момента на настоящия преглед.

Що се отнася само до проверките, след приключване на оценката омбудсманът я споделя със съответната институция на ЕС. Това може да стане чрез предварителна оценка, предложение за решение, препоръка или решение за приключване на случая. Средното време за приключване на оценката е повече от три пъти по-бързо, отколкото в миналото (за периода 2021—2023 г.: 83 работни дни, през 2016 г.: 255 работни дни).

За разследванията от 2023 г. оценката е финализирана в 77 случая (66 %). Оценката по останалите дела все още не беше приключила към момента на настоящия преглед.

е. Бързи запитвания

Между 2021 г. и 2023 г. омбудсманът е разгледал 70 жалби по ускорената процедура.[8] Въпреки че броят на случаите, свързани с публичен достъп до документи, се е увеличил значително, делът на ускорените случаи е намалял. Като цяло 25 % от жалбите във връзка с публичния достъп са били определени като ускорени (в сравнение с 47 % при предишния преглед, въпреки че по това време омбудсманът е имал по-широко определение за ускорени случаи).

Въз основа на опита на Службата с ускорената процедура и прегледа, извършен през 2020 г., стана ясно, че за да може даден случай да бъде разгледан по подходящ начин чрез ускорената процедура, окончателната позиция на съответната институция трябва да бъде известна. Основната причина за това е, че омбудсманът, като механизъм за правна защита, се стреми преди всичко да провери дали решението за отказ на публичен достъп е било обосновано.

В много случаи обаче, доведени до знанието на омбудсмана през периода 2021—2023 г., съответната институция все още не е приела изрично потвърдително решение към момента на подаване на жалбата. Следователно при започването на проверка омбудсманът не е можел да преразгледа окончателната позиция на институцията, наред със спорните документи. Следователно тези случаи не могат да бъдат разгледани по ускорената процедура. Това беше от особено значение за случаите, свързани с Европейската комисия, които далеч не са най-многобройните, достигащи до омбудсмана. Омбудсманът наблюдаваше въпроса за закъсненията и проведе проверка по собствена инициатива, която доведе до редица препоръки, изискващи от Комисията спешно да разгледа въпроса (повече подробности по-долу).

Омбудсманът успя да постигне целта за допустимост, т.е. да започне проверка в рамките на пет работни дни, в по-голямата част от всички случаи. През референтния период средното време, необходимо за вземане на решение относно допустимостта на жалбата, е четири работни дни.

Що се отнася до оценката, в 27 % от ускорените проверки оценката на Омбудсмана е направена в рамките на ориентировъчния срок от 40 работни дни. В 47 % от всички проверки оценката е издадена в рамките на 60 работни дни. Като цяло средното време за заемане на позиция е 83 работни дни. Това показва, че спазването на графика от 40 работни дни за подаване на жалби по ускорената процедура продължава да бъде предизвикателство.

Повечето проверки по ускорената процедура бяха приключени с констатация за липса на лошо администриране или бяха приключени след намесата на омбудсмана. При около 43 % от ускорените проверки, при които оценката е била приключена към момента на изготвяне на настоящия доклад, омбудсманът е направил предложение за решение и/или препоръка и/или предложение за подобрение (по-долу са включени допълнителни подробности относно резултата).

ж. Резултат

Между 2021 г. и 2023 г. омбудсманът отправи препоръки в 11 случая, предложения за решение в 33 случая и предложения за подобрение [9] в 17 случая. Що се отнася до съответствието, в шест случая препоръката е била приета от институцията, в четири случая тя е била отхвърлена, а за една препоръка все още не е получен отговор. Що се отнася до предложенията за решение, в 17 случая беше постигнато решение, 10 предложения бяха отхвърлени, а в шест случая все още не беше получен отговор. Що се отнася до предложенията за подобрение, 11 бяха приети, две бяха отхвърлени, а на четири предстои да се отговори.

з. Съответна работа в областта на публичния достъп до документи

В допълнение към достигането до заключения по отделни жалби, между 2021 г. и 2023 г. Омбудсманът също така се стреми да се справи със стратегически и системни проблеми. Тази дейност имаше за цел да гарантира спазването на Регламент 1049/2001 и принципите на добра администрация чрез повишаване на осведомеността, предоставяне на насоки и подобряване на общите практики. В следващия раздел се подчертават някои от случаите от обществено значение, които омбудсманът е разгледал през този период. Някои от тях се основават на жалба; някои бяха открити от Службата по нейна собствена инициатива.

Омбудсманът издаде практически препоръки във връзка със записването на текстови съобщения и съобщения в реално време и тяхното разкриване

Омбудсманът проведе стратегическа инициатива относно начина, по който институциите, органите, службите и агенциите на ЕС записват текстови съобщения и съобщения в реално време, изпратени/получени от служители в професионалното им качество. Инициативата дойде, след като тя получи жалби във връзка с искания за публичен достъп до текстови съобщения.[10] Въз основа на събраната информация омбудсманът установи добри практики, които могат да направляват администрацията на ЕС при решаването на този въпрос в бъдеще. Омбудсманът сподели тези „практически препоръки“ с всички МБОА на ЕС и също така ги публикува на своя уебсайт [11].

Омбудсманът поясни, че дали даден документ е регистриран в системата за управление на документи на дадена институция е без значение в контекста на исканията за публичен достъп.

Омбудсманът разгледа различни жалби, в които Европейската комисия не е потърсила правилно конкретни електронни писма или текстови съобщения, до които съответният жалбоподател е поискал публичен достъп. В тези случаи Комисията е на мнение, че само документи, които са регистрирани в нейната система за управление на документи, представляват „документи“ по смисъла на Регламент 1049/2001. Комисията обаче записва само такива документи, които счита, че отговарят на нейните критерии за записване.

Омбудсманът поясни, че за въпроса дали може да бъде предоставен публичен достъп до конкретен документ, е без значение дали този документ е бил записан в системата за управление на документи на институцията. По-скоро от значение е съдържанието на документа и дали той се отнася до „политиките, дейностите и решенията“, за които отговаря институцията [12].

Забавяния при обработването на искания на Европейската комисия за публичен достъп до документи

Повтаряща се тема, представена на вниманието на Омбудсмана, са закъсненията на институциите на ЕС при обработването на заявления за публичен достъп до документи, по-специално от страна на Европейската комисия.

В жалбите до Омбудсмана се посочва, че Комисията често не е спазила сроковете за отговор на исканията за публичен достъп до документи. Поради това омбудсманът започна проверка по собствена инициатива с Комисията, за да провери дали това е системен проблем. Проучването показа, че Комисията не спазва предписаните срокове при разглеждането на заявления за публичен достъп до документи в значителен брой случаи. Освен това възникналите закъснения са били доста значителни, по-специално на етапа на преразглеждане (при разглеждането на „потвърдителни заявления“). Положението се е влошило през периода 2021—2023 г., като все повече случаи на „закъснение“ достигат до омбудсмана [13].

Омбудсманът установи, че системните и значителни забавяния при обработването от страна на Комисията на заявления за публичен достъп до документи представляват лошо управление. Тя поиска от Комисията приоритетно да коригира това положение. Тя също така представи специален доклад на вниманието на Европейския парламент.[14] През март 2024 г. Парламентът гласува с огромна подкрепа резолюция в подкрепа на констатациите на омбудсмана [15].

Намесата на омбудсмана доведе до подобрения в начина, по който Европейският орган за безопасност на храните (ЕОБХ) разглежда исканията за публичен достъп до документи

След проверка на омбудсмана ЕОБХ се съгласи да промени своите правила и практики, за да гарантира, че заявленията за публичен достъп до документи се обработват по-бързо.

Случаят се отнася до искане за публичен достъп до документи относно оловото в боеприпасите. На ЕОБХ бяха необходими повече от седем месеца, за да разгледа искането, като по различни поводи крайният срок беше удължаван. Поради това жалбоподателят не е могъл да използва документите при изготвянето на принос към обществена консултация, организирана от друга агенция на ЕС. Омбудсманът установи лошо администриране в този случай и отправи препоръки към ЕОБХ.

ЕОБХ отговори положително на препоръките на омбудсмана. Тя преразгледа решението си относно публичния достъп до документи и обеща да подобри комуникацията си със заявителите [16].

Омбудсманът установи проблеми с практиките на Frontex при обработването на искания за достъп, които счита за неточни или които се отнасят до много или големи документи.

В този случай Омбудсманът е оспорил практиките на Frontex при разглеждането на искания за достъп, които счита за недостатъчно ясни или които се отнасят до много или големи документи. По-конкретно, ако Frontex установи, че дадено искане е толкова сложно, че трябва да потърси „приятелско решение“ с лицето, което иска достъп, тя „отлага“ регистрирането на искането и по този начин не позволява на законоустановените срокове да започнат да текат. Ако Frontex установи, че при по-внимателно разглеждане регистрирано искане за достъп е толкова неточно, че документът(ите) не може(гат) да бъде(ат) идентифициран(и), тя счита, че може да спре законоустановените срокове, за да изясни обхвата на искането.

Омбудсманът счете, че практиките на Frontex представляват лошо администриране, и препоръча тя да ги прекрати. Тъй като Frontex не прие тази препоръка, омбудсманът поддържа констатацията за лошо управление. Тя изрази несъгласие с позицията на Frontex, че тези практики са от полза за заявителите. Напротив, не може да бъде от полза, когато орган на ЕС си позволява едностранно да отлага или спира приложимите законоустановени срокове [17].

Омбудсманът поиска от Европейската агенция по лекарствата (EMA) да промени настоящата си практика на чакане на опашки на заявления за публичен достъп до документи

EMA въведе определени практики при обработването на заявления за публичен достъп до документи с цел справяне с предизвикателствата след две безпрецедентни събития, а именно загубата на персонал поради преместването ѝ от Лондон в Амстердам след излизането на Обединеното кралство от ЕС и пандемията от COVID-19. Тези практики са, че i) EMA отлага обработването на определени искания за публичен достъп до документи, като ги поставя на опашка в реда, в който ги получава; ii) EMA ограничава както броя на документите, които заявителите могат да търсят за всяко искане, така и броя на исканията, които отделните заявители могат да имат на опашката в даден момент.

Що се отнася до първата практика, омбудсманът счете, че това не е добра администрация и не е в съответствие с принципа съгласно Регламент 1049/2001, че исканията за достъп се обработват „незабавно“. Що се отнася до втората практика, омбудсманът заключи, че тя представлява лошо управление, като се имат предвид елементите, които изглеждат произволни.

Към момента на изготвяне на настоящия доклад отговорът на EMA на констатациите на Омбудсмана все още не беше получен. EMA обаче вече е сигнализирала, че предприема стъпки за постепенно премахване на първата практика на „хронологичната опашка“[18].

Омбудсманът публикува общи насоки относно правото на публичен достъп до документи

Както е показано в настоящия доклад, жалбите, в които се твърди, че липсва прозрачност, представляват най-големият дял от случаите, разглеждани от омбудсмана. За да предостави насоки на обществеността и институциите на ЕС, Омбудсманът е изготвил няколко онлайн ресурса относно правилния достъп до документи на ЕС. Те включват „Ръководство за въпроси и отговори“ на всички езици на ЕС, по-подробен ресурс за експерти и кратко ръководство за администрацията на ЕС относно политиките и практиките [19].

4.  Мнения на заинтересованите страни

В контекста на прегледа на работата си при разглеждането на жалби, свързани с публичния достъп до документи, Службата на Омбудсмана се консултира с няколко заинтересовани страни, за да получи обратна информация. Това включва както жалбоподателите (от гражданското общество, академичните среди и медиите), така и Комисията като основна засегната институция.

a. Обратна връзка

Общ опит

Като цяло консултираните лица имат положителен опит с Омбудсмана. Те също така считат, че комуникацията със Службата на омбудсмана е ефективна и полезна, което им позволява да следят процеса.

Уебсайт и формуляр за жалба

Респондентите оцениха подобренията, направени на уебсайта на омбудсмана, и възможността за наблюдение на напредъка по техните жалби. Респондентите заявиха също така, че използват уебсайта на Омбудсмана, за да търсят минали случаи. Много от тях все още не са наясно, че Омбудсманът е публикувал и общи насоки относно правото на достъп до документи.

Мнозинството счита, че подаването на жалба е лесно.

Резултат

Жалбите до омбудсмана в областта на публичния достъп до документи се разглеждат като по-нискорискова и по-бърза алтернатива на съдебните спорове и биха могли да се използват в случаи, в които успехът е несигурен. Това се отнася особено за жалбоподателите, които не са разполагали с финансови средства, за да заведат съдебно производство.

За някои респонденти, въпреки че резултатът не е положителен по отношение на получаването на по-широк достъп, те оценяват факта, че Омбудсманът предоставя обективна оценка на позицията на институцията. Някои заявиха, че когато омбудсманът приключи своята проверка с констатация за лошо управление, това потвърждава основателността на тяхната жалба.

За много респонденти имаше сериозен проблем със забавянето на получаването на достъп до документи. Когато жалбоподателите се обърнат към омбудсмана, съответната институция често вече е имала значително забавяне при обработката на техните искания за достъп. Дори ако след намесата на омбудсмана бъде получен по-широк достъп, към този момент търсеният документ може вече да не е полезен. Някои заявиха, че понякога те отразяват дали валидността на документите ще е изтекла до края на процеса. Ако отговорът е „да“, това може да ги разубеди да подадат жалба на първо място. Други обаче се обръщат към омбудсмана не само за да получат достъп, но и за да сигнализират за проблем (например закъснения) и да се опитат да подобрят процедурите в бъдеще.

Ускорена процедура

Респондентите бяха запознати с ускорената процедура и оцениха бързото започване на проверките и рационализирания процес. Въпреки това, след като се започне разследване, процесът все още може да бъде дълъг. Някои респонденти отбелязаха, че Омбудсманът често удължава сроковете на институциите, дори когато вече е имало закъснения. Когато е имало закъснения, респондентите оценяват получаването на актуализации възможно най-често. Все още съществува известна несигурност по отношение на това дали процедурата се прилага за всички жалби за достъп до документи.

Вероятност за завръщане

Като цяло респондентите заявиха, че е вероятно да се обърнат към омбудсмана следващия път, когато са недоволни от резултата от искане за публичен достъп.

Обратна връзка от Европейската комисия

От своя страна Комисията посочва, че през последните три години като цяло е спазила сроковете на ускорената процедура при проверките, последвали приемането на потвърдително решение от Комисията. В тези случаи Комисията успя да предостави на омбудсмана исканите документи и да отговори на въпросите на омбудсмана относно позицията на Комисията, както е посочено в отговора на потвърдителното заявление.

За случаите, в които Комисията все още не е приела изрично потвърдително решение, предаването на документи и отговори на омбудсмана е по-сложно, тъй като документите все още се оценяват от Комисията и съществува риск позицията да е непълна към този момент. 

Елементи, които могат да бъдат подобрени

Сред елементите, които респондентите определиха като области за подобрение в работата на Омбудсмана по случаи на публичен достъп, бяха следните:

• малки корекции във формуляра за подаване на жалби до омбудсмана, по-специално за изясняване на необходимите приложения;
• повече информационни ресурси със съдебната практика, които биха спомогнали за изготвянето на потвърдителни заявления;
• повече яснота относно това кога се прилага ускорената процедура;
• повече информация относно очаквания график за приключване на проверката, например какви са като цяло сроковете, в които институциите трябва да предоставят отговори на Омбудсмана;
• евентуални срещи или телефонни разговори с жалбоподателя, за да бъдат изслушани устно неговите аргументи по същество;
• насърчаване от Омбудсмана към институциите да имат повече лични контакти със заявителите, така че исканията за публичен достъп да могат да бъдат изяснени.

б. Разглеждане на предложения от предишния преглед

Омбудсманът разгледа и предложенията, направени от заинтересованите страни в контекста на предишния преглед.

Омбудсманът е подобрил процеса за подаване и проследяване на жалби от жалбоподателите. Жалбоподателите вече могат да проследяват състоянието на жалбата си на уебсайта на омбудсмана. Това включва подробна времева линия, която е достъпна чрез профила на жалбоподателя, и по-малко подробна времева линия, която е публично видима. Планирани са и подобрения за опростяване на онлайн формуляра за жалби.

Омбудсманът също така изготви и публикува на своя уебсайт насоки относно правото на публичен достъп до документи.

5. Заключение

През последните години броят на жалбите относно публичния достъп до документи почти се е удвоил. Същевременно разглеждането на жалби в тази област беше рационализирано след въвеждането на ускорената процедура. Повишената ефективност на Службата като цяло е забележителна по отношение на жалбите за публичен достъп.

През периода 2021—2023 г. средното време за обработване на всички жалби за публичен достъп от регистрацията до приключването на случая е било 69 работни дни. За запитвания за публичен достъп средното време за постигане на резултат е 83 работни дни.

Спазването на графика от 40 работни дни в случаите по Fast-Track е предизвикателство. Екипът беше подсилен, за да помогне за справянето с много по-големия брой случаи на публичен достъп и по този начин да помогне на Службата да спази този график. Други фактори, които затрудняват спазването на този график, включват необходимостта в някои случаи да се изчакат отговори от съответните институции.

В по-общ план закъсненията, с които са се сблъскали други институции при разглеждането на случаи, свързани с публичния достъп, са оказали въздействие върху разглеждането на жалби от Омбудсмана. Първо, делата не можаха да бъдат разгледани по ускорената процедура. Второ, проверката на Омбудсмана трябваше да остане отворена до действителното предоставяне на отговора. Омбудсманът се опита да придвижи процеса във възможно най-голяма степен, по-специално чрез проверка на документи при липса на окончателна изрична позиция от страна на институцията относно оповестяването и впоследствие чрез предлагане на решения или споделяне на предварителни становища.

Омбудсманът остава ангажиран не само с навременното постигане на резултати, но и с намирането на възможно най-доброто решение за жалбоподателя. След този преглед омбудсманът ще продължи:

• да подобри и актуализира насоките относно публичния достъп до документи, достъпни на нейния уебсайт, тъй като това е ценен инструмент за жалбоподателите и гражданите като цяло. Тя също така ще гарантира по-нататъшното разпространение на насоките;
• да продължи да поддържа бързото обработване на запитванията, свързани с публичния достъп до документи;
• да продължи опростяването на начина, по който обществеността подава жалби до омбудсмана (формуляр за жалби);
• да гарантира, че жалбоподателите са добре информирани за обхвата и състоянието на техните жалби;
• да продължи да работи с институциите, за да се избегнат забавяния при обработването на исканията за публичен достъп, в съответствие с принципа, че „забавеният достъп е отказан достъп“;
• поддържане на открит диалог с институциите на ЕС относно ефикасните и ефективни методи на работа.

 

[1] Член 15 от Договора за функционирането на Европейския съюз: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/tfeu_2016/art_15/oj и член 42 от Хартата на основните права на ЕС: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/char_2012/oj.

[2] Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj. Регламент 1049/2001 се прилага пряко за Европейската комисия, Съвета на ЕС и Европейския парламент. Други институции, органи, служби и агенции на ЕС обаче също прилагат регламента или са приели решения, определящи начина, по който го прилагат.

[3] За да бъдат допустими, жалбите трябва да отговарят на определени условия, посочени в член 2 от Устава на омбудсмана. Те включват, наред с другото, изискването за подаване на потвърдително заявление за достъп до документи пред съответната институция, преди да се подаде жалба.

[4] Член 3.4 от Разпоредбите за прилагане на Омбудсмана. Например омбудсманът може да установи, че няма основания за започване на проверка, тъй като друг орган е в по-добра позиция да разгледа жалбата.

[5] Съгласно член 4 от Регламент 1049/2001.

[6] Преглед на ускорената процедура на омбудсмана от 24 февруари 2021 г., достъпен на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/138509

[7] Останалите жалби са недопустими или омбудсманът не е открил достатъчно основания за започване на проверка.

[8] 70-те проверки, разгледани по ускорената процедура, се основават на жалби, получени от 2021 г. до 2023 г. Към момента на изготвяне на настоящия доклад осем от 70-те проверки все още не бяха приключили.

[9] В решението за приключване на проверката омбудсманът може да предложи подобрения по отношение на проблемите, установени в хода на проверката. 

[10] Дело 1219/2020/MIG относно начина, по който Европейският съвет е разгледал искане за публичен достъп до съобщения, базирани на мобилни телефони, за които се предполага, че са изпратени от тогавашния му председател до държавните и правителствените ръководители: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/57432 и дело 1316/2021/MIG относно отказа на Европейската комисия да предостави публичен достъп до текстови съобщения, разменени между председателя на Комисията и главния изпълнителен директор на фармацевтично дружество във връзка със закупуването на ваксина срещу COVID-19: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59777.

[11] За повече информация вж. стратегическата инициатива SI/4/2021/MIG относно начина, по който институциите, органите, службите и агенциите на ЕС записват текстови съобщения и съобщения в реално време, изпратени/получени от служители в професионалното им качество: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/158383.

[12] За повече информация вж. дело 1316/2021/MIG относно отказа на Европейската комисия да предостави публичен достъп до текстови съобщения, разменени между председателя на Комисията и главния изпълнителен директор на фармацевтично дружество във връзка със закупуването на ваксина срещу COVID-19: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59777, случай 211/2022/TM относно начина, по който Европейската комисия е разгледала искане за публичен достъп до електронни писма от свои представители, установени в Гърция, във връзка с миграционната ситуация в две горещи точки: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60980 и дело 1378/2022/TM относно начина, по който Европейската комисия е разгледала искане за публичен достъп до документи, свързани със стратегията и законодателството на ЕС в областта на околната среда: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62144.

[13] През 2021 г. Омбудсманът е започнал 22 проверки, свързани със забавяния от страна на Комисията при разглеждането на искания за публичен достъп, през 2022 г. — 35 проверки, и най-вече през 2023 г. — Омбудсманът е започнал 75 такива проверки.

[14] За повече информация вж. дело OI/2/2022/OAM относно времето, необходимо на Европейската комисия за разглеждане на искания за публичен достъп до документи: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60766.

[15] Резолюция на Европейския парламент от 14 март 2024 г. относно времето, необходимо на Европейската комисия за разглеждане на исканията за публичен достъп до документи (2023/2941(RSP)) https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html

[16] За повече информация вж. дело 2124/2021/MIG относно начина, по който Европейският орган за безопасност на храните (ЕОБХ) е разгледал искане за публичен достъп до документи, свързани с предложение за ограничаване на оловото в боеприпасите: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60579.

[17] За повече информация вж. дело OI/4/2022/PB относно времето, необходимо на Европейската агенция за гранична и брегова охрана (Frontex) за разглеждане на искания за публичен достъп до документи: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62097.

[18] За повече информация вж. дело 2243/2022/SF относно начина, по който Европейската агенция по лекарствата (EMA) разглежда искания за публичен достъп до документи, отнасящи се до голям брой документи: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63009.

[19] Вж. Публичен достъп до документи на ЕС и ролята на Европейския омбудсман: https://www.ombudsman.europa.eu/en/areas-of-work/access-to-documents.