Прозрачността е основен приоритет на Европейския омбудсман. Като част от своя мандат омбудсманът изпълнява ролята на механизъм за защита за тези, които срещат трудности при получаване на публичен достъп до документи, съхранявани от институции, органи, служби и агенции (институции) на ЕС.

Според Договора за функционирането на Европейския съюз гражданите и юридическите лица, които пребивават в ЕС, имат право на достъп до всеки документ, съхраняван от почти всички институции на ЕС. Това право е предмет само на ограничен брой изключения. Това се прилага към писмени документи (физически и електронни) и аудио/аудиовизуални записи, свързани с политики (например правни консултации), дейности (например пътни разноски на членове на Комиcията) или решения (например регистри на гласове) на институциите.

Съгласно правилата на ЕС относно публичния достъп до документи (Регламент 1049/2001) гражданите може да се свързват с институциите, за да поискат достъп до специфични документи (ако знаят за тяхното съществуване) или за да поискат институцията да идентифицира документите по конкретен въпрос, до които те желаят да получат достъп. Ако институцията откаже достъп, лицата може, като се позоват на едно от изключенията по Регламент 1049/2001, да поискат институцията да преразгледа своето решение (така нареченото „потвърдително заявление“).

Лицата, които искат публичен достъп до документи, може да се обърнат към Европейския омбудсман, в случай че институцията изцяло или частично е отхвърлила тяхното „потвърдително заявление“. Те може да заявят, че изключенията, на които институцията се е позовала, не са приложими, или че съществува по-висш обществен интерес от оповестяването на документа(ите). Освен това те може да се обърнат към омбудсмана, ако институцията не отговори на тяхното искане(ия) в рамките на приложимите срокове. Омбудсманът се старае да разглежда такива жалби възможно най-бързо и за тази цел е въведена ускорена процедура.

Повече информация относно подаване на жалба пред Европейския омбудсман.

Вижте въпроси и отговори на Омбудсмана относно правото на достъп до документи и подробното ръководство на Омбудсмана за заинтересовани страни.