Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. На 7 декември 2017 г. жалбоподателят подаде две искания за публичен достъп до документи съгласно правилата на ЕС за достъп до документи [1].

2. На 4 януари 2018 г. Генералният секретариат на Комисията отговори на жалбоподателя, като заяви, че е регистрирал исканията под референтни номера GESTDEM 2017/7310 и GESTEDM 2017/7311. Въпреки че исканията му ще бъдат разгледани, Комисията няма да бъде в състояние да ги разгледа в определения срок от 15 работни дни. Поради това тя удължи крайния срок с още 15 работни дни, като се позова на член 7, параграф 3 от правилата на ЕС относно достъпа до документи.

3. Тъй като не получи допълнителен отговор, жалбоподателят счете това за мълчалив отказ на искането си и на 31 януари 2018 г. поиска от Комисията да преразгледа решението си (т.нар. „потвърдително заявление“).

4. На 4 февруари 2018 г. генералният секретариат на Комисията отговаря на жалбоподателя, като посочва, че първоначалните му искания не са били предадени на компетентната служба на Комисията, а именно Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, поради технически проблем. Поради това исканията не бяха обработени навреме. Комисията заяви, че исканията на жалбоподателя ще бъдат разгледани възможно най-скоро. Генералният секретариат на Комисията добави, че искането му от 31 януари 2018 г. няма да се разглежда като искане за преглед, а като първоначално заявление, разглеждано от генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“.

5. Тъй като не получи допълнителен отговор от Комисията, на 20 март 2018 г. жалбоподателят се обърна към омбудсмана.

Проучването

6. Омбудсманът започна проверка на следните аспекти на жалбата:

1) Комисията не е предоставила поисканите от жалбоподателя документи.

2) Комисията не е разгледала своевременно искането на жалбоподателя.

7. Проверяващият екип на Омбудсмана прегледа документацията, предоставена от жалбоподателя, и се свърза с Комисията с оглед на бързото решаване на случая.  В решението на омбудсмана се вземат предвид аргументите и становищата, изложени от страните.

Оценка на омбудсмана

Непредоставяне на исканите документи

8. След намесата на омбудсмана Комисията разгледа искането на жалбоподателя и в крайна сметка предостави частичен достъп до исканите документи, като бяха редактирани само лични данни.

9. Омбудсманът счита, че като е предоставила подходящ частичен достъп до исканите документи, Комисията е уредила този аспект на жалбата.

Несвоевременно разглеждане на искането

10. Омбудсманът отбелязва, че правилата на ЕС относно достъпа до документи позволяват удължаване на срока за отговор на искания за достъп до документи „в изключителни случаи, например в случай на заявление, свързано с много голям документ или с много голям брой документи“[2]. В такива случаи заявителят трябва да бъде уведомен предварително и да се посочат „подробни причини“[3]. Ако институцията не отговори в определения срок, заявителят има право да подаде искане за преразглеждане [4].

11. В този случай разследващият екип на Омбудсмана потвърди, че исканията не се отнасят до много дълги документи, нито до много голям брой документи. Освен това Комисията не е посочила никакви причини за удължаване на срока за отговор, а само е заявила, че не е „в състояние да приключи разглеждането“на исканията в определените срокове. Комисията също така не е изпълнила последващите си ангажименти от 4 януари и 4 февруари 2018 г., в които уверява жалбоподателя, че исканията му ще бъдат разгледани и че ще получи отговор своевременно. Освен това Комисията отказала да регистрира искането му за преразглеждане и вместо това го третирала като ново заявление.

12. Не е посочена основателна причина за тези пропуски.

13. Поради това омбудсманът счита, че неспазването на сроковете и последвалият отказ да се регистрира искането за преразглеждане на жалбоподателя са били в нарушение на процедурните изисквания на Регламент 1049/2001. Омбудсманът желае да поясни, че Комисията трябва да се стреми да спазва изцяло сроковете и разпоредбите, определени в правилата на ЕС относно достъпа до документи. Неспазването на това изискване е равнозначно на отричане на правата на гражданите. Тя обаче счита, че формалното установяване на лошо управление с препоръка понастоящем не би било от полза в този конкретен случай.

Заключение

Поради това Омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Комисията е разрешила жалбата, като е предоставила подходящ частичен достъп до исканите документи, но не е спазила процедурните изисквания на Регламент 1049/2001.

Жалбоподателят и Комисията ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 30.5.2018 г.

[1] Регламент (ЕО) No 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията, ОВ L 145, 31.5.2001 г. (Регламент 1049/2001)

[2] Член 7, параграф 3 и член 8, параграф 2.

[3] Член 7, параграф 3 и член 8, параграф 2.

[4] Член 7, параграф 4.