Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят, германски гражданин, участва в конкурс за длъжността началник-отдел в Европейския парламент. Той издържа писмения изпит на 15 април 2011 г., а на 13 май 2011 г. е поканен на събеседване в Брюксел на 30 май. Жалбоподателят е бил на почивка в Италия по това време и следователно е трябвало да резервира полет от Рим в кратък срок.

2. Той иска да му бъдат възстановени разходите за този полет, а именно 559,60 EUR. Парламентът обаче отхвърли това искане, като отбеляза, че той може да възстанови само разходите за пътуване от мястото на пребиваване на кандидата до мястото на интервюто.

3. На 22 юли 2011 г. жалбоподателят подава жалба до генералния секретар на Европейския парламент. Тази жалба е регистрирана като жалба по член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз. На 18 август 2011 г. жалбоподателят е получил отговор от началника на отдел „Конкурси и конкурси“; отдел „Процедури за подбор“, с който е отхвърлена жалбата му. На 17 ноември 2011 г. Генералният секретариат на Парламента издаде официално решение, в което i) заяви, че е разгледал жалбата на жалбоподателя по член 90, параграф 2 като насочена срещу решението от 18 август 2011 г., и ii) отхвърли тази жалба.

Предмет на разследването

4. В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят представи следното твърдение и претенция.

Твърдение:

Европейският парламент неправилно и несправедливо е отхвърлил искането на жалбоподателя за възстановяване на разходите за пътуване до интервю за наемане на работа от мястото, където жалбоподателят е прекарал почивката си.

В подкрепа на този аргумент жалбоподателят, който живее в Германия, твърди, че е трябвало да лети до Брюксел от ваканционното си селище в Италия в кратък срок, тъй като интервюто е било проведено по-рано от посоченото.

Твърдение:

Парламентът следва да възстанови общо пътните разноски на жалбоподателя.

Проучването

5. Жалбата е подадена на 29 октомври 2011 г. На 29 ноември 2011 г. омбудсманът започна проверка по жалбата и поиска от Европейския парламент становище по нея. Парламентът представи становището си на 13 март 2012 г.

6. На 26 март 2012 г. омбудсманът препрати това становище на жалбоподателя. Същевременно той поиска допълнителна информация от Парламента. Парламентът отговори на това искане с писмо от 27 април 2012 г., което беше препратено на жалбоподателя с покана да представи съображения. Жалбоподателят представи становището си на 23 май 2012 г.

7. На 7 септември 2012 г. омбудсманът направи предложение за приятелско решение, което Парламентът прие с писмо от 11 октомври 2012 г. Това писмо беше препратено на жалбоподателя с покана за представяне на коментари, което той направи на 7 ноември 2012 г.

Анализ и заключения на омбудсмана

А. Твърдение за неправилно и несправедливо отхвърляне на искането на жалбоподателя за възстановяване на пътните му разходи и свързаното с това искане

Аргументи, представени на омбудсмана

8. Жалбоподателят твърди, че след писмения тест, проведен през април 2011 г., му е било казано, че резултатите от този тест ще бъдат на разположение в средата на юни и че след това ще последват покани за интервю. Той моли служителя, който е направил това изявление, да го потвърди, тъй като е резервирал почивка, която трябва да продължи от средата на май до първата седмица на юни. Жалбоподателят заяви, че е получил това потвърждение устно и по този начин е отишъл на почивка, както е планирано. На 13 май обаче той получава покана да присъства на интервю на 30 май. Когато жалбоподателят е проверил електронните си писма на 26 май и е видял поканата, той се е обадил на съответния отдел и му е било казано, че все още може да присъства на интервюто. Той резервира полет от Рим в кратък срок и информира Парламента за своите планове за пътуване. На 22 юни той поиска от Парламента да възстанови пътните разноски.

9. Парламентът отхвърли това искане, като отбеляза, че съгласно член 3 от „Разпоредбитеотносно частичното изплащане на пътните и дневните разноски на лицата, поканени да присъстват на устни изпити във връзка с конкурси на общо основание или обявления за наемане на работа, събеседвания или медицински прегледи“(„Разпоредбите“), той може да възстанови само разходите за пътуване от мястото на пребиваване на кандидата до мястото на събеседването. Следователно жалбоподателят е имал право само на дневна надбавка в размер на 25 EUR. Първото възражение на жалбоподателя срещу това решение беше отхвърлено.

10. На 18 август 2011 г. началникът на отдел „Конкурси и конкурси“; отдел „Процедури за подбор“ преразгледа това решение. Тя се позова на разпоредбите и „Ръководствотоза кандидати в процедури за подбор, организирани от Европейския парламент“ („Ръководството“, което беше публикувано заедно с обявлението за конкурса) и заяви, че могат да бъдат възстановени само разходите запътуване между Брюксел и мястото на пребиваване на кандидата, посочени във формуляра за кандидатстване. След изпращането на поканите не е възможна промяна на адреса „освенна основания, свързани с непреодолима сила или непредвидими обстоятелства, които трябва надлежно да посочите в писмен вид и които администрацията на Парламента приема за изцяло изключителни“.

11. Кандидатите бяха информирани, че резултатите вероятно ще бъдат известни през юни. След това обаче конкурсната комисия реши да ускори процеса на подбор. Поради това на 13 май бяха изпратени покани за събеседване, както и правилата за възстановяване на пътните разноски. Според Парламента жалбоподателят е направил справка с тези документи по електронен път на 24 май 2012 г.

12. Въпреки че жалбоподателят е поискал възстановяване на пътните си разходи от Рим до Брюксел, той все пак е посочил адреса си в Германия. Той не е посочил писмено, както се изисква от правилата, защо адресът му трябва да бъде променен на ваканционния му адрес. Въпреки това, предвид съобщението, направено след писмения изпит, както и информацията, която жалбоподателят твърди, че е предоставил по телефона, и объркването, което това може да е причинило, началникът на отдела реши да предостави на жалбоподателя парична сума за покриване на хипотетичните пътни разходи между мястото му на пребиваване в Германия и Брюксел.

13. Жалбоподателят е счел това предложение за частично плащане за неподходящо ниско и е поискал от омбудсмана да му помогне да получи пълно възстановяване на разходите.

14. В становището си Парламентът най-напред се позовава на релевантната разпоредба, точка 5 от Ръководството, която гласи следното:

„Поема се част от пътните и дневните разноски на кандидатите, поканени на изпитите. ... Адресът, посочен във формуляра за кандидатстване, ще бъде мястото, от което сте се явили на изпитите в най-близкия изпитен център. Организационни причини налагат да не се приема промяна на адреса след изпращане на поканите за изпитите, освен на основания, свързани с непреодолима сила или непредвидими обстоятелства, които трябва надлежно да посочите в писмен вид и които администрацията на Парламента приема за изцяло изключителни. В никакъв случай такава промяна не се разрешава 15 дни преди датата, на която се провеждат тестовете.“

Тя обяснява, че тъй като местожителството на жалбоподателя, което е близо до Берлин, е на повече от 500 км от Брюксел, съгласно член 2, параграф 5 от разпоредбите той по принцип има право на възстановяване на цената на самолетен билет в икономична класа при представяне на билета и бордната карта. На кандидатите, които не са представили билет за влак или самолет, ще бъде възстановена сума, изчислена в размер на 0,12 EUR на километър между мястото им на пребиваване и мястото на събеседването.

15. Когато обаче жалбоподателят, който е бил запознат с приложимите правила, е разбрал, че трябва да пътува от Рим до мястото на интервюто, той само се е обадил по телефона на съответния отдел на администрацията на Парламента. Той не е представил писмено искането си за възстановяване на пътните му разноски от Рим до Брюксел. Парламентът подчерта, че би било достатъчно да се изпрати електронно писмо и че стандартна практика на съответния отдел е да се опита да приеме кандидати, които са го информирали предварително и писмено по тези въпроси.

16. Парламентът отбеляза, че неговите разпоредители с бюджетни кредити могат да валидират разходи само когато са сигурни, че съответните правила са спазени. След това тя се позовава на решението на Съда по дело Burban/Европейски парламент[1], в което ищецът твърди, че е бил подведен от информация, която високопоставен служител му е дал по време на телефонен разговор. Съдът констатира, че тази информация не освобождава кандидатите от задължението им да прочетат обявлението за конкурса и че при наличието на ясни правила погрешната информация, предоставена от длъжностно лице (което не може да промени обявлението), не може, „катосе има предвид [...] принципът на добра администрация, нито да позволи, нито a fortiori да задължи конкурсната комисия или органа по назначаването да действа в противоречие с това обявление за конкурс“.

17. В заключение Парламентът счете, че неговите длъжностни лица са приложили вярно съответните правила. Без писмено искане от жалбоподателя за възстановяване на пътните му разходи от място, различно от неговото местоживеене, той не би могъл да възстанови пътните разходи, заявени от жалбоподателя (самолетната тарифа за полета Рим—Брюксел). Поради това тя не счита, че е допуснала лошо управление.

18. Омбудсманът счита, че се нуждае от повече информация от Парламента, за да направи оценка на въпроса. Поради това в писмо до Парламента той излага своето разбиране за съответните факти, както следва: i) на всички кандидати в конкурса е било казано, че резултатите от първия кръг вероятно ще бъдат известни през юни; ii) жалбоподателят е поискал и получил потвърждение на този график; iii) за да спази правилото, изискващо 15-дневно предизвестие за промяна на адреса, той е трябвало да отвори електронното писмо, изпратено му на 13 май на 15 май, по време, когато е бил на почивка. Омбудсманът поиска от Парламента, като взе предвид конкретните факти по случая на жалбоподателя, да разгледа и въпроса за справедливостта, повдигнат в жалбата.

19. В отговор на този въпрос Парламентът заяви, че според него е третирал жалбоподателя справедливо и подчерта, че му е възстановил сумата от 221,08 EUR. Според него писмото на омбудсмана означава, че той е отказал плащане, тъй като жалбоподателят не го е информирал 15 дни преди проверката, че адресът му се е променил. В действителност Парламентът „нее бил неоснователно обезпокоен от факта, че жалбоподателят не е спазил този 15-дневен срок на предизвестие“. По-скоро причината, поради която тя не желае да плати сумата, е, че не е получила писмено уведомление от жалбоподателя, както се изисква от правилата, въпреки че би било достатъчно да се изпрати електронно писмо. По този начин тя е приложила правилно тези правила, които са сходни с правилата, следвани от други институции. Тя обаче е извършила частично плащане и поради това се е отнесла справедливо към жалбоподателя.

20. В становището си жалбоподателят отбеляза, че Парламентът отново просто се е позовал на приложимите правила, без да вземе надлежно предвид извънредните обстоятелства по неговия случай. Той отново подчерта, че поради грешна информация, предоставена му от член на персонала на Парламента, той не е бил в състояние да пътува до теста от родния си град. Всъщност, ако длъжностното лице не беше предоставило тази информация, то никога нямаше да отиде на почивка по това време. Парламентът пренебрегна тази погрешна информация, която беше в основата на проблема. Поради това той поддържа жалбата си.

Предварителна оценка на омбудсмана, водеща до предложение за приятелско решение

21. Правилата за възстановяване на пътните разноски на кандидатите, участващи в процедура за подбор, на която Парламентът се е позовал, предвиждат, че ако кандидатът трябва да промени мястото, от което пътува, до мястото, където ще се проведе изпитът за подбор, трябва да бъдат изпълнени три условия: първо, че обстоятелствата трябва да бъдат изключителни; второ, че не може да бъде направена промяна след изтичането на 15-дневния срок преди съответното изпитване; и трето, че кандидатът трябва да отправи искането си в писмена форма.

22. Омбудсманът отбеляза със задоволство, че Парламентът е приел, че първото условие е изпълнено и че вследствие на това то е показало гъвкавост спрямо жалбоподателя чрез частично възстановяване на неговите разходи въз основа на разстоянието между мястото му на пребиваване и Брюксел. По този начин Парламентът реши също така да не настоява, в този конкретен случай, на правилото, че промяна на адреса не е допустима след изтичането на 15-дневния срок преди интервюто. Тя обаче продължава да твърди, че не може да възстанови действително направените от жалбоподателя разходи, тъй като той не е изпълнил третото изискване, а именно промяната на адреса да бъде съобщена писмено.

23. Омбудсманът счита тази позиция за неоправдано формалистична. Жалбоподателят изглежда е информирал Парламента за своите планове за пътуване в хода на телефонен разговор, който е провел със съответните служби на Парламента, преди да пътува за интервюто. Нещо повече, както в жалбата си от 22 юни 2011 г., така и в хода на настоящото разследване, той ясно обяснява този въпрос, както и причината, поради която трябва да пътува до интервюто от Рим. В това отношение омбудсманът отбеляза, че правилото, на което се позовава Парламентът, изглежда не определя конкретен срок за предоставяне на съответната информация. Разбира се, това изключва промени в адреса, настъпили по-късно от 15 дни преди интервюто. Въпреки това, както беше посочено по-горе, Парламентът не счита, че това правило е попречило на жалбоподателя да поиска възстановяване на стойността на полета си от Рим. Всъщност Парламентът подчерта, че обикновено електронно писмо би било счетено за достатъчно. Като се има предвид, че жалбоподателят е разбрал само, че датата на интервюто е била изтеглена напред на 26 май 2011 г. (според жалбоподателя или на 24 май 2011 г. според Парламента), всяко такова електронно писмо непременно е щяло да бъде изпратено по-малко от 15 дни преди интервюто.

24. С оглед на гореизложеното омбудсманът стигна до предварителната констатация, че Парламентът не е взел предвид в достатъчна степен конкретната ситуация, в която се намира жалбоподателят в този случай, при разглеждането на искането му за възстановяване на пътните му разноски. Той счита, че това може да представлява случай на лошо управление. Поради това омбудсманът предложи, с цел намиране на приятелско решение, Парламентът да преразгледа искането на жалбоподателя за пълно възстановяване на пътните му разходи.

Аргументите, представени на омбудсмана след неговото предложение за приятелско решение

25. В писмената си реплика Парламентът поддържа позицията си, че е действал правилно. Въпреки това тя реши да приеме предложението на омбудсмана да преразгледа искането на жалбоподателя за пълно възстановяване на пътните му разходи и поради това инструктира съответните служби да платят на жалбоподателя разликата между вече получената от него вноска (която се основава на разстоянието между мястото му на пребиваване в Германия и Брюксел) и разходите за обратния полет Рим – Брюксел.

26. В своите забележки жалбоподателят заяви, че е щастлив да приеме решението на Парламента и благодари на омбудсмана за неговите усилия.

Оценка на омбудсмана след неговото предложение за приятелско решение

27. Омбудсманът отбелязва със задоволство, че Парламентът е приел предложението му за приятелско решение и е разрешил случая по удовлетворителен за жалбоподателя начин.

В. Заключение

Въз основа на своята проверка по тази жалба омбудсманът я приключва със следното заключение:

Парламентът прие предложението на омбудсмана за приятелско решение.

Жалбоподателят и Парламентът ще бъдат информирани за това решение.

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 9 април 2013 година.

[1] Дело C-255/90 P Burban срещу Европейския парламент [1992] ECR I-2253.