ГЛАВА НА ЖАЛБАТА

1. Дънстън, село в Линкълншир (Обединеното кралство), е побратимено със село във Франция, Транже. Жалбоподателят, „Dunston Twinning Association“, е орган, създаден с цел да разглежда въпроси, свързани с туининг проектите на Dunston.

2. През ноември 2007 г. жалбоподателят подаде заявление за отпускане на безвъзмездни средства до Изпълнителната агенция за образование, аудиовизия и култура („EACEA“). Това заявление се отнасяше до среща, която трябваше да се проведе в контекста на проект по програма „Европа за гражданите“ 2007—2013 г. на Европейската комисия, който попадаше в обхвата на мярка 1.1 („Срещи на граждани за побратимяване на градове“) от действие 1 („Активни граждани за Европа“) от посочената програма. Съответната среща трябваше да започне на 12 април 2008 г.

3. Съответната версия на ръководството за програма „Европа за гражданите“ предвижда следното:

„Зада отговаря на условията, кандидатът трябва да е общината, в която се провежда срещата, или неговата туининг асоциация/туининг комитет с правен статут (юридическа правосубектност) и да е установен в участваща държава“.

4. Освен това в ръководството за програмата се предвижда следното:

„Кандидатите трябва да приложат към формуляра за кандидатстване: ... формуляра за правен субект, надлежно попълнен и подписан. За туининг комитетите/асоциациите формулярът за правен субект трябва да бъде придружен от официален документ, удостоверяващ създаването на туининг комитета/асоциацията (устав, регистрационен документ, в който се посочват датата и мястото на регистрацията), заедно със съответните актуализации или промени. ...“

5. Съгласно „формуляра за правен субект“, който трябва да бъде подаден заедно със заявленията, към него трябва да бъде приложено следното:

"* копие от решението, закона, постановлението или решението за създаване на въпросния субект;

* или, ако това не е възможно, всеки друг официален документ, удостоверяващ създаването на субекта от националните органи“.

6. Жалбоподателят е предоставил копия от туининг хартите, изготвени от Dunston и неговото френско село партньор. Всеки от тях е подписан от ръководителя на местните съвети ("майсторът" на "общинския съвет" във Франция и председателят на енорийския съвет в Англия).

7. На 10 април 2008 г. EACEA информира жалбоподателя, че заявлението му не отговаря на критериите, определени в ръководството за програмата. В писмото се отбелязва следното:

„Липсва официален документ, удостоверяващ създаването на субекта (вж. раздел „Какви са критериите за допустимост?“ - Допустими заявления“ от ръководството за програмата за граждански срещи за побратимяване на градове (мярка 1.1).“

8. На 19 април 2008 г. жалбоподателят поиска от EACEA да преразгледа решението си с оглед на формулировката на ръководството за програмата. Жалбоподателят изрази становището, че очевидно отговаря на втория от посочените в него критерии („регистрационендокумент, в който се посочват датата и мястото на регистрацията“). Тя добави, че в предишни успешни заявления за финансиране от Комисията документите, които е изпратила на EACEA, са били приети като доказателство за „създаването на субекта“ и за неговия правен статут. Жалбоподателят подчерта, че документите, които е представил, са единствените, с които разполага, и че те са били приети от всички други организации, с които се е занимавал, например неговата банка.

9. На 29 април 2008 г. жалбоподателят изпрати напомняне до EACEA. Тя посочи, че два пъти се е обаждала по телефона на „горещата линия за побратимяване на градове“ на EACEA. Според жалбоподателя всеки път той е получавал записана музика, но не е получавал обяснение. Жалбоподателят подчерта, че това е загуба на време и пари, а не на вида услуга, която би очаквал.

10. В отговора си по електронната поща от 30 април 2008 г. EACEA посочи, че ръководството за програмата изисква от кандидатите да представят формуляр за правен субект и че в случай на туининг комитети/асоциации този формуляр за правен субект трябва да бъде придружен „от официален документ, удостоверяващ създаването на туининг комитета/асоциацията (напр. устав, регистрационен документ, посочващ датата и мястото на регистрация).“ EACEA подчерта, че следователно в настоящия случай не е възможно да се предостави привилегировано третиране. Тя обаче добави, че оценява коментарите, направени от жалбоподателя, и че тези коментари ще бъдат взети предвид в бъдеще.

11. В отговора си, изпратен също на 30 април 2008 г., жалбоподателят посочи, че все още не знае какво не е наред с представените от него документи. Тя добави, че тези документи са били приети от ЕС в предишни заявления по време на 20-годишното му побратимяване. Жалбоподателят също така заяви, че ако правилата са били променени, би било справедливо той да бъде посъветван много по-рано. Освен това тя посочва, че EACEA не е спазила собствения си краен срок 1 април 2008 г. за разпределяне на средствата и че тя, т.е. жалбоподателят, е трябвало да се свърже с EACEA в началото на април, за да разбере какво е станало с нейното прилагане.

12. EACEA отговори на 14 май 2008 г., като обясни, че „когато туининг комитетът/асоциацията не е официално регистриран(а) с доказателство за регистрация (напр. като благотворителна организация в Обединеното кралство), от комитета/асоциацията все още се изисква да представи учредителната си конституция, устав или подобен документ“. Според EACEA това не е същото като хартата за туининг, на която се позовава жалбоподателят, която е само доказателство за споразумението за туининг. EACEA добави, че ръководството за програмата за периода 2007—2013 г. установява рамката за съответните мерки за побратимяване на градове и че всички критерии, които биха могли да се прилагат в миналото, вече не са актуални. Тя също така заяви, че забавянето на публикуването на списъка на избраните проекти е било, както е посочено на уебсайта на EACEA, много жалко, но се е дължало на обстоятелства извън контрола на EACEA. Що се отнася до горещата линия, EACEA посочи, че настоящата конфигурация означава, че записаната музика се възпроизвежда, когато линията е заета. EACEA обаче добави, че обмисля да промени това.

13. В отговора си от 16 май 2008 г. жалбоподателят повтори становището си, че представените от него документи са достатъчни. Освен това тя попита защо тя и други туининг асоциации не са били уведомени за забавянето на публикуването на съответния списък по електронна поща. Тя посочва, че на уебсайта не е публикувана информация за забавянето, с която неколкократно се е консултирала. Що се отнася до горещата линия, жалбоподателят заяви, че отговорът на EACEA е абсолютно ужасяващ и отново представлява лошо обслужване на клиентите.

14. В отговора си от 21 май 2008 г. EACEA посочи, че що се отнася до документите, които следва да придружават формуляра за правен субект, „учредяването на Вашата туининг асоциация е приемлив документ, в случай че Вашата организация няма официален регистрационен номер и последващ регистрационен документ“. EACEA също така предостави подробности относно уебсайта, на който е публикувала информация относно процедурата. Той добавя, че проблемът, свързан с горещата линия, е бил разгледан и че се предвижда преди началото на фоновата музика да се пусне записано съобщение.

15. На 25 май 2008 г. жалбоподателят отговори на това електронно писмо. В писмената си реплика тя твърди, че понастоящем EACEA изглежда твърди, че уставът ѝ би бил приемлив документ, който да придружава формуляра на юридическото лице. Според жалбоподателя това е било извънредно и доста в противоречие с това, което е било поискано във формуляра за кандидатстване. Жалбоподателят добави, че в устава му не е посочена нито дата, нито място на регистрация; нито е подписан от което и да е официално лице, какъвто е документът за регистрация, който то е представило на EACEA. Според жалбоподателя би било напълно непоследователно и произволно да се отхвърли документ, който отговаря на първоначално определените критерии, и да се поиска документ, който не посочва правната самоличност на жалбоподателя и може да бъде изготвен от всеки.

16. На 11 юни 2008 г. EACEA потвърди позицията си. В него се посочва, че конституцията на жалбоподателя е „форма на учредителен акт“.

ПРЕДМЕТ НА ЗАПИТВАНЕТО

17. В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят по същество твърди, че EACEA не е разгледала правилно заявлението му и че отхвърлянето на представените от него документи е погрешно и произволно. Според жалбоподателя тези документи очевидно са „регистрационен(ни) документ(и), посочващ(и) датата и мястото на регистрация“, както се изисква във формуляра на заявлението. Жалбоподателят посочи, че тъй като не е нито дружество, нито регистрирана благотворителна организация, той няма устав.

18. Жалбоподателят също така твърди, че EACEA i) не е спазила собствения си краен срок 1 април 2008 г.; ii) не я е информирала за този пропуск нито по електронна поща, нито по интернет; iii) е предоставил интернет адрес, който в действителност никога не е работил; и iv) предостави гореща телефонна линия, на която се пуска записана музика, вместо да се предоставя полезна информация.

19. Жалбоподателят заяви, че заявлението следва да бъде прието без повече отлагане и че му се отпускат средства.

20. В своите забележки относно отговора на EACEA на предложението на омбудсмана за приятелско решение жалбоподателят изрази становището, че следва да му бъде предложено парично обезщетение. Поради това то иска EACEA да му изплати сумата от 2 000 EUR, съответстваща на минималния размер на безвъзмездните средства, които могат да бъдат отпуснати към момента на подаване на заявлението от жалбоподателя. Омбудсманът отбелязва, че това твърдение е било повдигнато само на напреднал етап от настоящата процедура, че не е било предшествано от подходящи подходи към EACEA и че жалбоподателят не е представил никакви конкретни аргументи, за да докаже, че в този случай следва да бъде предоставено парично обезщетение. Поради това той счита, че в настоящия случай не би било оправдано това искане да бъде разгледано. Всъщност жалбоподателят изглежда счита, че исканата сума следва да бъде изплатена, за да бъде компенсирана за възникналото лошо управление. Въпреки това, както ще видим по-долу, омбудсманът счита, че EACEA е направила всичко възможно, за да поправи грешките, които е допуснала.

Задачата

21. Жалбата е подадена на 28 май 2008 г. На 3 юли 2008 г. омбудсманът започна проверка и поиска от EACEA становище по жалбата.

22. EACEA изпрати становището си на 28 октомври 2008 г. Становището беше препратено на жалбоподателя, който представи становището си на 21 ноември 2008 г.

23. На 2 април 2009 г. омбудсманът представи на EACEA предложение за приятелско решение.

24. EACEA отговори на това предложение на 30 юни 2009 г. Отговорът беше препратен на жалбоподателя, който представи становището си на 14 юли 2009 г.

25. След като разгледа тези становища, омбудсманът стигна до заключението, че е необходимо да се запознае с досието на EACEA. Проверката е извършена на 15 септември 2009 г. Копие от доклада за тази проверка беше изпратено на EACEA. На жалбоподателя е изпратено допълнително копие за становище, което той изпраща на 12 октомври 2009 г.

АНАЛИЗ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ НА ОМБУДСМАН

А. Твърдение за неправилно разглеждане на заявлението за безвъзмездни средства и свързаното с него искане

Аргументи, представени на омбудсмана

26. Жалбоподателят твърди, че EACEA не е разгледала надлежно заявлението му и че отхвърлянето на представените от него документи е извратено и произволно. Според жалбоподателя тези документи очевидно са „документ(и) за регистрация, посочващ(и) датата и мястото на регистрация“, както се изисква от правилата, уреждащи заявлението. Жалбоподателят посочи, че тъй като не е нито дружество, нито регистрирана благотворителна организация, той няма устав. Той твърди, че заявлението следва да бъде прието без допълнително забавяне и че му се отпускат средства.

27. В становището си EACEA посочи, че при изпълнението на своите задачи е длъжна да прилага Регламент (ЕО, Евратом) No 1605/2002на Съвета [1] ("Финансовия регламент") и Регламент (ЕО, Евратом) No 2342/2002на Комисията [2] ("Правилата за прилагане"). Съгласно член 64 от Правилата за прилагане никаква бюджетна операция не може да бъде отчетена, ако не съдържа позоваване на правен субект, който преди това е бил включен в общо досие от институцията. Вписване в общо досие е възможно само ако въпросният субект е предоставил подходяща документация за правния си статут.

28. Според EACEA именно на тази основа критериите за допустимост за проекти за побратимяване на градове са определени в ръководството за програмата. EACEA заяви, че е приложила тези критерии към всички кандидати за безвъзмездни средства по последователен и справедлив начин. Тя добави, че оценява факта, че подобна процедура би могла да създаде трудности за малките доброволчески организации като жалбоподателя. EACEA посочва, че поради това е осигурила пряк контакт по електронната поща и по телефона за въпроси, свързани с процедурата за кандидатстване. Тя посочи, че това съоръжение е било рекламирано много ясно на нейния уебсайт и че жалбоподателят е разполагал с него към момента на подаване на заявлението.

29. EACEA заяви, че жалбоподателят не е предоставил подходяща документация за своя правен субект. То е представило само документ, доказващ съществуването на споразумение за побратимяване между Dunston и неговото партньорско село във Франция. Според EACEA предоставянето на такъв документ се изисква от ръководството за програмата, независимо от документацията, удостоверяваща създаването на туининг комитета/асоциацията.

30. EACEA счита, че е приложила критериите за допустимост справедливо и че всяко друго решение би дискриминирало други кандидати при същите обстоятелства.

31. Освен това EACEA твърди, че преди декември 2007 г. последното заявление за безвъзмездни средства на жалбоподателя е било подадено през 2002 г. Оттогава има две последователни програми на ЕС с различни правни основания и процедури за кандидатстване за отпускане на безвъзмездни средства за побратимяване на градове. Следователно предишният опит на жалбоподателя не може да се разглежда като свързан с неговото заявление за безвъзмездни средства за 2007 г. За последен път през 1996 г. на Дънстън е отпуснат грант за побратимяване на градове. Като се има предвид този значителен период от време, съществува законен интерес и задължение за EACEA да провери дали жалбоподателят отговаря на всички критерии за допустимост.

32. В становището си жалбоподателят поддържа позицията си, че е предоставил достатъчно информация на EACEA.

33. Жалбоподателят посочи факта, че това е малко сдружение, което не е подкрепено от община, а разчита на доброволци, които дават своето време и пари, за да направят туининг работата. Тя добави, че следователно не очаква да бъде обект на бюрократична система, която изглежда има за цел да я изтласка навън. Изглежда, че EACEA е свикнала в по-голяма степен да се занимава с големи градове и че следва да адаптира процедурите си, за да се справя със заявления от малки села, както и от големи градове. Жалбоподателят запита защо не е бил незабавно информиран за възникналите проблеми и му е било предоставено известно време, за да представи допълнителни или алтернативни документи или информация.

34. Жалбоподателят припомни, че служителите на EACEA са държавни служители и посочи, че би било хубаво да се видят повече доказателства за това. Тя добави, че членовете ѝ са възмутени от събитията, които са предмет на настоящата жалба, и счита, че служителите на EACEA следва да бъдат порицани за безсмисленото и неоправдано разхищение на парите на данъкоплатците от страна на Агенцията.

35. Освен това жалбоподателят припомни, че основната цел на договореностите за побратимяване на градове е да се насърчи чувството за значението на ЕС за неговите народи и идеята, че всички граждани са граждани на Европа. Според жалбоподателя и неговите членове начинът, по който EACEA е третирала заявлението на жалбоподателя, е бил склонен да направи обратното, т.е. да постави ЕС в неизгодно положение с оглед на начина, по който е действала „брюкселската бюрокрация“. Омбудсманът следва да посъветва EACEA да приеме по-благоприятни за клиентите политики, насочени към подпомагане, а не към възпрепятстване на кандидатите, и да покаже бюрокрацията на ЕС в по-благоприятна светлина.

36. Жалбоподателят отбеляза, че е обезпокоен, че EACEA е готова да приеме документ — учредителен акт на жалбоподателя — в който не са посочени нито датата, нито мястото на регистрация и който не е подписан от нито едно официално лице, какъвто е документът/чартърът за регистрация на жалбоподателя. Според жалбоподателя това не е надежден начин за гарантиране на правната самоличност на заявителя и създава риск от подаване на заявления с цел измама. Жалбоподателят подчерта, че уставът му, заедно с този на подобни организации, е изготвен от членовете, за да се посочи как ще се проведе сдружението. Това е документ, който всеки може да напише на текстообработваща програма. По никакъв начин не може да се счита за „официален документ, удостоверяващ създаването на туининг комитета/асоциацията“. В отговор на този аргумент EACEA заяви в електронното си писмо от 11 юни 2008 г., че „ще поискаме уставът или конституциите, които не са официално регистрирани от компетентен национален орган, да бъдат заверени (подписани) от законния представител на организацията заявител“. Въпреки това, като се има предвид, че с него не е осъществен контакт във връзка с документите, които е представил, жалбоподателят счита, че е най-малко вероятно EACEA да се свърже с него за подпис; вместо това документът и заявлението най-вероятно биха били отхвърлени като неотговарящи на критериите.

Предварителна оценка на омбудсмана, водеща до предложение за приятелско решение

37. Настоящото твърдение повдигна въпроса дали документите, представени на EACEA, отговарят на предвидените в нея изисквания. Преди да се реши този основен проблем, следва да се направят редица встъпителни бележки.

38. Първо, Омбудсманът напълно се съгласи с изявлението на EACEA, че при изпълнението на своите дейности тя трябва да спазва както Финансовия регламент, така и правилата за прилагане. Също така е вярно, че от член 64 от Правилата за прилагане следва, че никаква бюджетна операция не може да бъде отчетена, ако не съдържа позоваване на правен субект, който преди това е бил включен в обща преписка от институцията. Твърдението на EACEA, че вписване в общо досие е възможно само ако въпросният субект е предоставил подходяща документация относно правния си статут, изглежда логично. Следва да се отбележи обаче, че посочената разпоредба не предвижда никакви конкретни документи, които ще трябва да бъдат представени, за да бъде възможно такова вписване. Това означава, че въпросът дали представените от жалбоподателя документи са достатъчни трябва да бъде оценен въз основа на правилата, установени от EACEA. Освен това не беше лишено от интерес да се отбележи, че член 64 от Правилата за прилагане предвижда, че плащанията чрез банков кредитен превод могат да се извършват само „ако данните за банковата сметка на получателя са били въведени предварително в общо досие“ и че това вписване „се основава на документ на хартиен носител или в електронна форма, заверен от банката на получателя“. Следователно посочената разпоредба изглежда се отнася по-скоро до проверката на верността на данните за банковата сметка на получателя, отколкото до неговата самоличност като такъв. Омбудсманът отбелязва, че без това да е оспорено от EACEA, жалбоподателят е обяснил, че документите, които е представил на последната, са били приети от нейната банка.

39. Второ, омбудсманът отбеляза, че в ръководството за програмата се посочва, че за да бъдат допустими, кандидатите трябва да бъдат или съответната община, или сдружение или комитет за побратимяване на градове „с правен статут (юридическа правосубектност)“. Това би могло да се разбира като означаващо, че само юридически лица, т.е. органи, признати от закона за притежаващи отделна правна идентичност, могат да бъдат допустими. Омбудсманът обаче отбеляза, че EACEA изглежда не тълкува своето ръководство за програмата по толкова тесен начин, а изисква само подходящи доказателства, че съответният субект е създаден.

40. Трето, в становището си жалбоподателят твърди, че е трябвало да бъде незабавно информиран за проблема и да му бъде предоставено известно време, за да представи допълнителни или алтернативни документи или информация. Процедурата, установена от EACEA в тази област, обаче изглежда се основава на предпоставката, че могат да бъдат от значение само документите, подадени преди съответния краен срок за подаване на заявления. В писмото си от 10 април 2008 г. EACEA информира жалбоподателя, че „Агенцията не може да приеме информация, изпратена след крайния срок“. От тази гледна точка EACEA не би била в състояние да процедира, както предлага жалбоподателят. Въпреки че възприетият от EACEA подход е доста строг и строг, омбудсманът счита, че той не може да бъде критикуван като такъв. В крайна сметка EACEA е изправена пред значителен брой заявления всяка година и от заявителите следва основателно да се очаква да ѝ предоставят всички съответни документи и информация, след като внимателно са проучили изискванията, определени от EACEA за тази цел. Омбудсманът обаче счете за логично да приеме, че строгостта на подхода, възприет от EACEA, е обоснована само ако заявителите действително са ясно информирани какви документи и информация трябва да представят.

41. Четвърто, в становището си EACEA посочва, че е осигурила пряк контакт по електронна поща и телефон за въпроси, свързани с процедурата за кандидатстване. Следователно EACEA изглежда намеква, че жалбоподателят не се е свързал с нея, за да установи дали документите, които е представила впоследствие, са достатъчни. Омбудсманът не беше в състояние да приеме тази линия на разсъждение. Самата цел на ръководството за програмата и на формуляра за кандидатстване е да се посочи ясно какви документи и информация трябва да бъдат предоставени от кандидата. Ако тези документи не бяха достатъчно ясни по този съществен въпрос, EACEA не би могла да се освободи, като твърди, че жалбоподателят е имал възможност да изясни всички съществуващи съмнения, като установи пряк контакт с нея.

42. Пето, въпреки че жалбоподателят се е позовал на обработката на предишни заявления, EACEA ясно е посочила, че настоящият случай трябва да бъде оценен въз основа на правилата, приложими за програмата „Европа за гражданите“ за периода 2007—2013 г. Следователно фактът, че жалбоподателят е можел да бъде счетен за допустим в предишни случаи, не е пряко свързан с настоящия случай.

43. Следователно е трябвало да се провери дали документите, които жалбоподателят е представил на EACEA, представляват „официален[и] документ[и], удостоверяващ[и] създаването на субекта“, както го е посочила EACEA в писмото си от 10 април 2008 г.

44. EACEA заяви, че споразумението за туининг, представено от жалбоподателя, не е достатъчно, тъй като предоставянето на такъв документ се изисква от ръководството за програмата, независимо от документацията, удостоверяваща създаването на туининг комитета/асоциацията. Така изглежда, че EACEA е искала да изтъкне, че жалбоподателят е трябвало да представи два различни документа, единият относно споразумението за туининг, а другият относно себе си. Омбудсманът отбеляза, че EACEA не е уточнила на кое правило се основава предположението ѝ. Изглежда вероятно кандидатите обикновено да представят два отделни документа, по-специално когато е сключено споразумение за туининг преди сформирането на туининг асоциация или комитет. Ясно е обаче, че е възможно един и същ документ да показва, че е сключено споразумение за туининг и че е създадено туининг сдружение или комитет.

45. В „Наръчника за програмата“ и формуляра за кандидатстване се изисква „официален документ, удостоверяващ създаването на туининг комитета/асоциацията (устав, регистрационен документ, посочващ датата и мястото на регистрация)“, „копие от решението, закона, постановлението или решението за създаване на въпросния субект“ или „всеки друг официален документ, удостоверяващ създаването на субекта от националните органи“.

46. Като се има предвид, че жалбоподателят не е дружество, той не е бил в състояние да представи устав или документ за регистрация по надлежния ред. Омбудсманът не е убеден от аргумента на EACEA, изложен в писмото ѝ от 11 юни 2008 г., че конституцията на жалбоподателя е „форма на устав“. С оглед на факта, че жалбоподателят е съставен от отделни граждани, освен това изглежда изключено той да може да представи „закон, указ или решение“, с които да бъде създаден. Същото изглежда важи и за възможността за представяне на „резолюция“ в този смисъл. Въпреки че може да се твърди, че съгласието на редица граждани да сформират туининг комитет или сдружение представлява "резолюция" в този смисъл, е ясно, че жалбоподателят не е в състояние да представи такъв документ. Жалбоподателят последователно твърди, че всичко, което може да представи в допълнение към туининг хартите, е неговата конституция. Копие от този документ е приложено към забележките на жалбоподателя. Този документ е изготвен от членовете на жалбоподателя, за да се определи наименованието на сдружението, неговите цели и членство, както и начина му на работа. Както правилно отбелязва жалбоподателят, в този документ не се посочват нито датата, нито мястото на установяване на жалбоподателя. Тя не е подписана от нито едно официално лице. Поради това омбудсманът не вижда как този документ може да се счита за „официален документ, удостоверяващ създаването на субекта“.

47. В едно от писмата си до жалбоподателя EACEA предложи да приеме конституции, които „са заверени (подписани) от законния представител на организацията заявител“. Омбудсманът намира това за трудно разбираемо. Формулировката на ръководството за програмата и на формуляра за кандидатстване, макар да е трудна за тълкуване, поне изглежда ясна, като изисква документът, който трябва да бъде представен, да бъде „официален“. Освен това се оказа, че при липсата на стандартен документ, удостоверяващ създаването на даден субект (като например устав), документът, който трябва да бъде представен, трябва да бъде „официален документ, удостоверяващ създаването на субекта от националните органи“. Следователно изглежда, че документът е трябвало да бъде издаден от публичен орган. Изглежда ясно, че фактът, че законният представител на сдружението подписва копие от устава на сдружението, не превръща този документ в „официален“ документ в гореспоменатия смисъл. Освен това, ако се приеме, че такъв документ би бил достатъчно доказателство за установяването на даден субект, би било трудно да се разбере каква полезна цел би могло да послужи съответното изискване. Всъщност всичко, което би било необходимо тогава, би било просто изявление от страна на частен гражданин, че е създадено сдружение.

48. Както беше посочено по-горе, омбудсманът счита, че строгостта на подхода, възприет от EACEA в тази област, е оправдана само ако кандидатите са ясно информирани какви документи и информация трябва да представят. Според омбудсмана настоящият случай не е такъв. В ръководството за програмата се посочва, че кандидатът трябва да представи „официален документ, удостоверяващ създаването на туининг комитета/асоциацията (устав, регистрационен документ, в който се посочват датата и мястото на регистрацията)“. Това предполага, че само един от двата вида документи, посочени в скоби, е приемлив. В писмото си от 30 април 2008 г. EACEA посочи, че това, което е необходимо, е „официален документ, удостоверяващ създаването на туининг комитета/асоциацията (напр. устав, регистрационен документ, посочващ датата и мястото на регистрация)“. Тази формулировка предполага, че двата вида документи, посочени в скоби, са само илюстративни примери и че могат да бъдат приети и други документи. В писмото си от 21 май 2008 г. EACEA обясни, че конституцията на жалбоподателя е приемлива. В писмото си от 11 юни 2008 г. обаче EACEA посочи, че тази конституция би била приемлива само ако е „заверена (подписана) от законния представител на организацията заявител“. Трудно е да се избегне усещането, че самата EACEA не е била сигурна как да се справи със случаи като този на жалбоподателя. Жалбоподателят вероятно е бил прав, като е предположил, че документите, изготвени от EACEA, са насочени към големи градове, а не към малки села. Целта на побратимяването на градове обаче е една и съща и в двата случая. Следователно EACEA трябва да вземе предвид трудностите на малките села при тълкуването на собствените си правила.

49. Що се отнася до документите, на които се позовава жалбоподателят, омбудсманът отбелязва, че това са харти, изготвени през 1988 г. с цел установяване на побратимяването на Dunston и неговото френско село партньор. Като се има предвид, че съдържанието на двата документа по същество е идентично, изглежда достатъчно да се разгледа текстът на английски език. Този документ е подписан от председателя на Съвета на Dunston Parish, кмета на френското партньорско село, председателя на жалбоподателя, неговите тогавашни членове (или поне някои от тях), председателя на комитета за побратимяване на френското партньорско село и секретаря на този комитет.

50. Омбудсманът счита, че е очевидно, че този документ е „официален“, като се има предвид, че той е подписан от това, което изглежда са били законните представители на Дънстън и неговото френско партньорско село по това време. Освен това в документа изрично се посочва жалбоподателят. То започва с думите: "Сдруженията за побратимяване на Дънстън и Транже, след като се споразумяха за принципа на побратимяване между двете села, официално решават: Подписите се предхождат от думите "Подписано за и от името на Дънстън". В документа се посочва, че той е изготвен в Дънстън на 30 октомври 1988 г. Противно на твърденията на жалбоподателя, в този документ не се посочват датата и мястото на установяване на жалбоподателя, а датата и мястото на приемане на туининг хартата. Следва обаче да се има предвид фактът, че това, което изглежда се изисква съгласно правилата на EACEA, е доказателство за създаването на съответното туининг сдружение или комитет. Няма ясни индикации, че се изисква информация и за датата и мястото, когато и където това се е случило. Въпреки че в представения от жалбоподателя документ не се посочва изрично, че жалбоподателят е установен, омбудсманът счита, че в него ясно се посочва, че жалбоподателят действително съществува и следователно трябва да е установен. Всъщност жалбоподателят очевидно не би могъл да се споразумее за хартата за побратимяване (както твърди последният) с френския си колега, ако тя не съществуваше. Нито пък би могла да действа "за и от името на Дънстън". EACEA не обясни защо този документ не следва да се счита за достатъчно доказателство за факта, че жалбоподателят е установен. Всъщност изглежда, че EACEA досега дори не е разгледала съдържанието на този документ.

51. EACEA твърди, че нейното тълкуване е правилно и справедливо и че всяко друго решение би дискриминирало други жалбоподатели при същите обстоятелства. Омбудсманът не е убеден в този аргумент. Ако представените от жалбоподателя документи представляват достатъчно доказателства за неговото установяване, приемането им не би могло да дискриминира други заявители. Дискриминация би могла да възникне само ако такива документи са били приети само по отношение на жалбоподателя, но не и за други кандидати при същите обстоятелства. В този случай обаче EACEA просто е трябвало да третира другите жалбоподатели по същия начин, за да избегне такава дискриминация.

52. С оглед на гореизложеното омбудсманът направи предварителната констатация, че отказът на EACEA да разгледа документите, представени от жалбоподателя, като достатъчно доказателство за нейното установяване, представлява случай на лошо администриране. Поради това той направи съответно предложение за приятелско решение по-долу в съответствие с член 3, параграф 5 от Устава на Европейския омбудсман.

53. Изглежда полезно да се добави, че обсъденият по-горе въпрос се отнася до оценката на допустимостта на заявлението на жалбоподателя за безвъзмездни средства за побратимяване на градове. Самият жалбоподател приема, че средствата, с които разполага EACEA, са ограничени. Поради това омбудсманът отбеляза, че ако EACEA, след като преразгледа въпроса, стигне до заключението, че заявлението на жалбоподателя е допустимо, това не означава непременно, че заявлението трябва да бъде уважено.

Б. По твърдените процесуални нарушения

Аргументи, представени на омбудсмана

54. Жалбоподателят твърди също така, че EACEA i) не е спазила собствения си краен срок 1 април 2008 г.; ii) не я е информирала за този пропуск нито по електронна поща, нито по интернет; iii) е предоставил интернет адрес, който в действителност никога не е работил; и iv) предостави гореща телефонна линия, на която се пуска записана музика, вместо да се предоставя полезна информация.

55. В становището си EACEA обясни, че допустимостта на всички заявления, отнасящи се до съответния етап, е била проверена през януари 2008 г. След оценката на допустимите проекти от независими експерти (която беше извършена през първата половина на февруари 2008 г.), комисията за оценка на EACEA проведе заседание на 14 февруари 2008 г. Комисията потвърди резултатите от проверката на критериите за допустимост. След съставянето на списъка с проекти, предложени за финансиране от ЕС, този списък беше представен на Европейската комисия на 28 февруари 2008 г., на програмния комитет за становище (предстои да бъде представено до 7 март 2008 г.) и впоследствие на Европейския парламент, за да упражни правото си на контрол. След изтичането на срока, в който Парламентът може да упражни това право, окончателното решение за подбор беше взето на 18 април 2008 г. и публикувано на уебсайта на EACEA веднага след това.

56. EACEA заяви, че не е било възможно да се спази предвиденият краен срок 1 април 2008 г. поради процедурните изисквания, посочени по-горе. Той подчерта, че консултацията с програмния комитет и с Парламента може да отнеме от 6 до 8 седмици и е извън неговия контрол. EACEA счита, че забавянето не е причинило никаква вреда на жалбоподателя.

57. EACEA твърди, че с оглед на броя на досиетата, които са били разглеждани по това време, тя не е могла да се свърже лично с кандидатите. Въпреки това заявителите, които са се свързали с EACEA по телефона и по електронната поща, са били информирани за забавянето. Освен това на началната страница на EACEA и на уебсайта, посветен на „Европа за гражданите“, е публикувано съобщение, в което се обръща внимание на проблема. Според EACEA жалбоподателят никога не се е опитвал да се свърже с нея във връзка със закъснението.

58. EACEA посочи, че посоченият от жалбоподателя интернет адрес (eacea.cec.eu.int/staic/en/citizenship/index.htm) съответства на първия интернет адрес, посочен в ръководството за програмата, публикувано в началото на 2007 г. Впоследствие този уеб адрес се е променил. Новият адрес е посочен в актуализираната версия на ръководството за програмата, публикувано през декември 2007 г. Беше предоставена автоматична функция за „пренасочване“, за да могат посетителите да бъдат информирани за промяната. Ако потребителите все още са срещнали проблеми с достъпа до съответната страница, едно много основно търсене в уеб търсачките („гражданство на EACEA“) би ги довело до правилния източник на информация.

59. EACEA посочи, че нейната гореща линия е била на разположение 3 сутрини седмично между 9,30 ч. и 12,30 ч. Горещата линия получава около 1500 обаждания годишно и осигурява пряк контакт със служителите на EACEA, които са в състояние да отговорят конкретно на запитвания за побратимяване на градове на широк кръг от официални езици на ЕС. По времето, когато жалбоподателят се е обаждал, музиката на горещата линия се е възпроизвеждала автоматично, когато линията е била заета. След като линията е била ясна, обаждащият се е щял да бъде свързан с член на персонала. Всъщност горещата линия понякога може да бъде изключително натоварена. EACEA отхвърли твърдението, че не е възможно да се получи полезна информация от горещата линия. Като алтернатива на горещата линия на уебсайта на Агенцията се появи телефонният номер на секретариата на Отдела за гражданство на EACEA, отговарящ за мерките за побратимяване на градове. В резултат на това контактът по телефона винаги е бил възможен за външни лица, които са се обаждали в работно време.

60. В становището си жалбоподателят заяви, че заявлението му на практика вече е било отхвърлено на 13 февруари 2008 г. и че следователно EACEA не е трябвало да чака до 18 април 2008 г., за да го информира за това решение.

61. Що се отнася до изявлението на EACEA, че забавянето не е причинило вреда на жалбоподателя, последната заяви, че това е много самодоволно изявление. Да се разбере дали финансирането ще бъде предоставено само дни преди посещението за побратимяване определено не беше от полза. Освен това жалбоподателят посочи, че ако е изчакал, докато EACEA реши да го информира официално, той не би разбрал, докато посещението не приключи. Забавянето може да не е причинило "вреда", но със сигурност е причинило значителни неудобства и стрес.

62. Що се отнася до обявлението, публикувано през март 2008 г., на което се позовава EACEA, жалбоподателят твърди, че от туининг асоциациите не следва да се очаква постоянно да проверяват уебсайта на EACEA, за да търсят информация от този вид. Жалбоподателят е на мнение, че EACEA много лесно е могла да изпрати електронно писмо до всички сдружения, за да ги информира или да ги насочи към правилното място в интернет.

63. Жалбоподателят заяви, че противно на твърдението на EACEA, той се е опитал да се свърже с EACEA. Според жалбоподателя електронно писмо, изпратено в края на март 2008 г., е останало без отговор. На 1 април 2008 г. жалбоподателят се е обадил по телефона на горещата линия на EACEA и е бил уведомен, че има забавяне и че заявлението му е било отхвърлено.

64. Жалбоподателят заяви, че очаква информацията относно закъсненията да бъде публикувана на уебстраницата, на която е подал заявлението си и където има място за „Общи новини“. Тя добави, че е проверявала този уебсайт няколко пъти в началото на 2008 г. Жалбоподателят посочи, че уебсайтът, посочен от EACEA в електронното ѝ писмо от 10 декември 2007 г., е бил прекратен скоро след това. Въведена е функция за автоматично пренасочване, но само за много ограничен период от време. Според жалбоподателя тя е трябвало да бъде запазена до приключването на процеса на оценка на EACEA, т.е. най-малко до края на април 2008 г. Освен това жалбоподателят заяви, че уебсайтът на EACEA не е лесен за договаряне и че никога не е предполагал, че институция като EACEA ще промени адреса на уебсайта си, без да приложи автоматично пренасочване по време на процеса на оценка. Тя обясни, че поради тази причина не се е опитала да потърси друга уебстраница, просто като е приела, че има нещо нередно с уебсайта и процедурите на EACEA. Жалбоподателят е на мнение, че от него не е трябвало да се очаква да извършва такава детективска работа и че за EACEA би било лесно да информира заявителите за промяната на уебсайта по електронна поща.

65. Що се отнася до горещата линия, жалбоподателят попита как лицата, които се обаждат, биха могли да знаят, че ще бъдат свързани с член на персонала, след като линията стане безплатна, колко дълго следва да се очаква да чакат и как биха могли дори да знаят, че са стигнали до EACEA. Той добави, че повечето обаждащи се правят сравнително скъпи международни разговори. Жалбоподателят посочи, че е звънял два пъти по телефона и е чакал няколко минути, като всеки път е губил пари. Според жалбоподателя нито една организация, благоприятна за клиента/клиента, не би се държала по този начин.

Предварителна оценка на омбудсмана, водеща до предложение за приятелско решение

66. Що се отнася до първия въпрос, повдигнат от жалбоподателя във второто му твърдение, омбудсманът отбеляза, че EACEA не оспорва, че е настъпило забавяне. Докато кандидатите първоначално са били информирани, че резултатите от процедурата ще бъдат публикувани до 1 април 2008 г., окончателното решение е взето едва на 18 април 2008 г. и публикувано впоследствие. EACEA заяви, че забавянето се дължи на необходимостта от консултации с програмния комитет и Европейския парламент и следователно е извън нейния контрол. Омбудсманът не счита това за убедително. Вярно е, че EACEA не е имала пряк контрол върху начина, по който третите лица, с които е трябвало да се консултира, са се справили с въпроса. Това обаче не се отрази на факта, че именно EACEA отговаряше за обработването на заявленията по програмата „Европа за гражданите“. Според Омбудсмана от това следва, че EACEA е отговорна за организирането на процедурата по начин, при който се избягват ненужни забавяния, и че EACEA е тази, която трябва да носи отговорност за всяко настъпило забавяне. Според EACEA консултацията с програмния комитет и Европейския парламент може да отнеме от 6 до 8 седмици. При тези обстоятелства EACEA е трябвало да се увери, че крайният срок 1 април 2008 г. може да бъде спазен, дори ако посочената консултация е отнела 8 седмици. EACEA не е посочила ясно кога е започнала консултацията с програмния комитет и Европейския парламент. Беше ясно обаче, че инициативата е започнала, след като комисията за оценка на EACEA е изготвила списък с проекти, предложени за финансиране. Тази комисия заседава на 14 февруари 2008 г. По това време обаче остават едва 6 седмици до 1 април 2008 г.

67. Омбудсманът също така отбеляза, че консултацията с програмния комитет и Европейския парламент се отнася до списъка с проекти, предложени за финансиране. Следователно изглежда, че не е предвидена консултация по отношение на заявленията, които EACEA е счела за недопустими. Въпреки това EACEA посочи, че разглеждането на допустимостта на заявленията се е състояло още през януари 2008 г. и че комисията за оценка, която се е срещнала на 14 февруари 2008 г., е потвърдила резултатите от проверката на критериите за допустимост. При тези обстоятелства омбудсманът не е убеден, че EACEA не е била в състояние да информира жалбоподателя за резултата от оценката на неговото заявление преди 18 април 2008 г. В този контекст изглежда полезно да се отбележи, че писмото, с което EACEA информира жалбоподателя за отхвърлянето на заявлението му, е от 10 април 2008 г. Към тази дата все още не е прието окончателното решение относно списъка с проекти, предложени за финансиране.

68. EACEA заяви, че забавянето не е причинило вреда на жалбоподателя. Омбудсманът счита това изявление за неуместно. Въпреки че жалбоподателят приема, че не са причинени материални загуби, става ясно, както правилно отбелязва жалбоподателят, че не е от полза да се установи дали дадено заявление за безвъзмездни средства е прието, или не само дни преди събитието, за което са поискани безвъзмездните средства.

69. Що се отнася до втория въпрос, повдигнат от жалбоподателя във второто му твърдение, омбудсманът събра от информацията, предоставена от EACEA, че са получени общо 523 заявления за граждански срещи и че някои заявления са подадени онлайн, докато други са подадени по пощата. При тези обстоятелства и при липсата на по-конкретна информация омбудсманът изрази съмнение дали EACEA е била в състояние или е могло да се очаква да информира всички заявители за забавянето с електронно писмо, изпратено до всеки един от тях. Следователно според Омбудсмана привличането на вниманието на жалбоподателите към проблема чрез публикуване на съобщение в този смисъл на съответния уебсайт по принцип е било легитимно решение. Това предполага обаче, че кандидатите са били предварително информирани за този уебсайт и за факта, че съответната информация ще бъде предоставена там.

70. Омбудсманът разбира, че адресът на уебсайта, използван от EACEA, се е променил, след като жалбоподателят е подал заявлението си. Жалбоподателят приема, че EACEA е инсталирала функция за пренасочване на стария уебсайт, която е насочила кандидатите към новия уебсайт. В становището си обаче то твърди, че тази функция е била достъпна само за известно време и че е престанала да бъде достъпна към момента, в който, очевидно през март 2008 г., то е търсило в първоначално посочения уебсайт. За да се установи дали подадената от жалбоподателя информация е основателна, би било необходимо да се проведат допълнителни разследвания. Омбудсманът обаче счете, че това не е необходимо, тъй като подходът на EACEA би бил обект на критика, дори ако функцията за пренасочване е била достъпна на стария уебсайт до април 2008 г. Всъщност EACEA потвърди, че промяната на адреса е настъпила през декември 2007 г. На 10 декември 2007 г. EACEA потвърди получаването на заявлението на жалбоподателя. Следователно омбудсманът не е разбрал защо това потвърждение за получаване се отнася само до стария уебсайт, въпреки че фактът, че този уебсайт е бил заменен или скоро ще бъде заменен с нов, трябва да е бил известен по това време.

71. В становището си EACEA твърди, че жалбоподателят никога не се е опитвал да се свърже с нея във връзка със забавянето. Жалбоподателят отхвърли това изявление, като посочи, че се е свързал с EACEA по телефона на 1 април. Омбудсманът счита, че не е необходимо допълнително разглеждане на този аспект на случая. Когато институция или орган на Общността не е в състояние да спази срок, който е обявил публично, тази институция или орган трябва да информира гражданите за всяко забавяне, което може да настъпи, независимо дали гражданите се свързват с нея, за да получат информация по този въпрос.

72. Освен това EACEA заяви, че ако жалбоподателят се е сблъскал с проблеми при достъпа до съответния уебсайт, едно много основно търсене в интернет търсачките би било достатъчно, за да се намери правилният източник на информация. Омбудсманът не можа да приеме този аргумент. Жалбоподателят посочи, че е имал възможност да направи справка със стария уебсайт, но не е знаел, че той е бил заменен с нов. Поради това не е било необходимо да се извършва търсене в интернет. Освен това омбудсманът се съгласи с мнението на жалбоподателя, че от туининг асоциациите не следва да се очаква да извършват това, което жалбоподателят нарича "детективска работа" от вида, предложен от EACEA. Както вече беше посочено по-горе, EACEA лесно би могла да избегне проблема, ако в своето електронно писмо от 10 декември 2007 г., потвърждаващо получаването на заявлението на жалбоподателя, беше насочила вниманието на жалбоподателя към промяната на адреса на уебсайта.

73. С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че не е необходимо да се правят допълнителни забележки по отношение на третия въпрос, повдигнат от жалбоподателя във второто му твърдение.

74. Що се отнася до четвъртия въпрос, повдигнат от жалбоподателя във второто му твърдение, омбудсманът отбеляза, че жалбоподателят не твърди, както изглежда приема EACEA, че не е възможно да се получи полезна информация от горещата линия на EACEA. Всъщност в становището си самият жалбоподател се позовава на информацията, която е получил на 1 април 2008 г., като се свързва с тази гореща линия. Това, което жалбоподателят критикува, е фактът, че когато горещата линия е ангажирана, обаждащите се се сблъскват с музика, а не с подходяща информация. Омбудсманът счита, че възражението на жалбоподателя е основателно. При липсата на каквото и да е съобщение, обаждащият се, който се обажда на горещата линия, когато тя е ангажирана, дори не може да бъде сигурен, че е набрал правилния номер. Вярно е, че случаят на жалбоподателя не е такъв, тъй като той вече е използвал успешно горещата линия. Въпреки това, трябваше да се обърне внимание на други обаждащи се, които може да са били по-малко късметлии. В крайна сметка самата EACEA подчерта, че нейната гореща линия понякога може да бъде изключително натоварена. Следователно според Омбудсмана би било добра административна практика да се предоставя записано съобщение, информиращо обаждащите се, че линията е била заета по това време. Следва да се отбележи, че в електронното си писмо до жалбоподателя от 14 май 2008 г. EACEA посочи, че обмисля промяна на конфигурацията на горещата линия в светлината на коментарите, направени от жалбоподателя. Поради това беше жалко, че становището на EACEA не разглежда този въпрос.

75. EACEA предположи, че жалбоподателят би могъл, като алтернатива на горещата линия, да се обади по телефона на секретариата на отдел „Гражданство“ на EACEA, отговарящ за мерките за побратимяване на градове. Според EACEA телефонният номер на този секретариат се е появил на неговия уебсайт. Омбудсманът счита, че когато се предлага конкретна гореща линия, гражданите и заинтересованите страни следва да могат да я използват, без да се налага да търсят други възможности за контакт с администрацията. Всъщност, ако посоченият телефонен номер наистина е алтернатива на горещата линия, може да се очаква, че обаждащите се, които се свързват с горещата линия на EACEA, ще бъдат съответно информирани, ако горещата линия е заета.

76. С оглед на гореизложеното омбудсманът направи предварителната констатация, че i) неспазването от страна на EACEA на крайния срок 1 април 2008 г., ii) недостатъчното информиране на жалбоподателя за настъпилото закъснение и iii) фактът, че конфигурацията на горещата линия на EACEA не е била достатъчно удобна за клиентите, представляват случаи на лошо администриране. Поради това той направи съответно предложение за приятелско решение по-долу в съответствие с член 3, параграф 5 от Устава на Европейския омбудсман.

В. Предложението за приятелско решение

77. С оглед на горепосочените констатации омбудсманът отправи следното предложение за приятелско решение към EACEA:

EACEA би могла да обмисли

1. преоценка на заявлението на жалбоподателя за отпускане на безвъзмездни средства;
2. да се извинят за настъпилото закъснение и за липсата на достатъчно информация относно това закъснение; и
3. преразглеждане на създаването на неговата гореща линия.

Г. Реакцията на страните на предложението за приятелско решение и оценката на омбудсмана

Аргументите, представени на омбудсмана след неговото предложение за приятелско решение

78. В отговора си EACEA посочи, че е взела решение проектното предложение на жалбоподателя да бъде оценено съгласно съответните критерии за възлагане. Тази оценка беше извършена от двама външни експерти с опит в оценяването на заявления за безвъзмездни средства за побратимяване на градове. EACEA обясни, че тези двама експерти са дали точки от 26/100 и 30/100 точки на проекта и че според тях последният има слабости по отношение на качеството на европейското съдържание, неговата адекватност и адаптиране по отношение на целевата група на проекта и по отношение на предложенията за осигуряване на видимост на проекта и планираните последващи действия. Следователно резултатът от оценката е, че заявлението е постигнало обща средна оценка от 28/100 точки. Следователно според EACEA предложението не отговаря на условията за отпускане на безвъзмездни средства.

79. Що се отнася до втората част от предложението на омбудсмана, EACEA се съгласи с него и се извини на жалбоподателя. EACEA предостави на жалбоподателя копие от съответното писмо. Агенцията добави, че вече е въведено разграничение между значителна и незначителна липсваща документация, която трябва да бъде взета предвид при оценката на критериите за допустимост. Подобно разграничение е дало възможност на кандидатите да попълнят заявленията си при определени обстоятелства. EACEA също така посочи, че са извършени промени, за да се ускори процесът на подбор.

80. Що се отнася до горещата линия за побратимяване на градове, EACEA обясни, че тя и Европейската комисия са участвали в процес на преразглеждане и децентрализиране на услугите за информационна подкрепа. По-конкретно точките „Европа за гражданите“ са създадени в държави, които отговарят на условията за участие в съответните програми. Като се има предвид, че EACEA работи в много тясно сътрудничество с тези точки „Европа за гражданите“, беше решено горещата линия да бъде закрита, считано от края на април 2009 г. Тази промяна беше обяснена и пълни подробности бяха предоставени на уебсайта на EACEA. За въпроси, строго адресирани до EACEA, продължи да се поддържа функционална електронна пощенска кутия.

81. В своите забележки жалбоподателят отбеляза, че е доволен да види, че EACEA се е съгласила да измени процедурите си и че се е извинила, въпреки че това изглежда е направено донякъде неохотно. Жалбоподателят обаче подчерта, че не е доволен от резултата от предложението за приятелско решение по отношение на самото заявление. Според него отговорът на EACEA не е нито приятелски, нито задоволителен. Жалбоподателят отбеляза, че е бил много изненадан от ниския резултат, даден на неговия проект, и че е бил напълно затруднен да разбере значението на обяснението, дадено от EACEA.

82. След като разгледа тези становища, омбудсманът стигна до заключението, че е необходимо да се запознае с досието на EACEA. Проверката е извършена на 15 септември 2009 г. Стана ясно, че заключенията, посочени от EACEA, са тези, до които са достигнали двамата експерти, оценили проектното предложение на жалбоподателя. Освен това тя обобщи, че тези заключения се основават на подробни коментари, направени от тези двама експерти.

83. В становището си по доклада от тази проверка жалбоподателят посочи, че не са предоставени доказателства за начина, по който са били разпределени оценките, че той все още не е бил по-мъдър по отношение на слабостите, установени от двамата експерти, и че тези експерти не са работили независимо един от друг, но са били в състояние да обсъдят своите оценки помежду си. Жалбоподателят добави обаче, че ако омбудсманът счете, че процедурата е справедлива и правилна, той ще трябва да приеме това.

84. С оглед на забележките на жалбоподателя омбудсманът заключава, че в този случай не е постигнато приятелско решение. Поради това трябва да се прецени дали стъпките, предприети от EACEA, са разсеяли опасенията, които накараха омбудсмана да направи предложение за приятелско решение, или са необходими допълнителни действия.

85. Омбудсманът напълно разбира разочарованието на жалбоподателя по отношение на начина, по който EACEA е реагирала на първия аспект на неговото предложение за приятелско решение. Проверката на досието обаче показа, че оценката на проектното предложение на жалбоподателя изглежда е извършена правилно. Вярно е, че твърдението на EACEA, според което тази оценка е извършена от двама независими експерти, може да породи погрешното убеждение, че всеки от тези експерти е оценил предложението за проект самостоятелно, докато всъщност вторият експерт е оценил предложението за проект, като е узнал резултата от оценката на първия експерт. Омбудсманът обаче счита, че решаващият въпрос е дали резултатът от оценката е бил правилен или не. Като се има предвид, че институциите и органите на Общността разполагат със свобода на преценка при оценяването на такива заявления, оценката на омбудсмана трябва да се ограничи до проверка дали оценката е опорочена от явна грешка. След като разгледа коментарите на оценителите и ги сравни с оценките на други предложения за проекти, представени по същото време, омбудсманът не може да не заключи, че такава грешка не може да бъде открита.

86. Що се отнася до втория аспект на неговото предложение за приятелско решение, омбудсманът отбелязва, че EACEA е направила това, което той я е приканил да направи, т.е. да се извини на жалбоподателя. Що се отнася до третия аспект, омбудсманът счита, че EACEA е решила да се справи с установените недостатъци по отношение на своята гореща линия за побратимяване на градове, като е премахнала тази гореща линия и е възложила задачата за отговаряне на запитвания на звената за контакт (звената „Европа за гражданите“). Жалбоподателят не е критикувал това решение. Следователно при липсата на каквито и да било данни за противното подходът на EACEA изглежда представлява задоволителна реакция.

87. С оглед на гореизложеното Омбудсманът заключава, че с оглед на стъпките, посочени от EACEA в нейния отговор на предложението на Омбудсмана за приятелско решение, не са необходими допълнителни проверки по този случай.

Д. Заключения

Въз основа на моята проверка по тази жалба, приключвам я със следния извод:

С оглед на стъпките, посочени от EACEA в отговора ѝ на моето предложение за приятелско решение, не са необходими допълнителни проучвания по този случай.

Жалбоподателят и EACEA ще бъдат уведомени за това решение. Копие ще бъде изпратено и на Европейската комисия.

ДОПЪЛНИТЕЛНА СМЕТКА

В окончателните си коментари жалбоподателят посочи, че все още не разбира какви слабости са били установени от експертите, които са оценили предложението му за проект. Омбудсманът счита, че подробните коментари, направени от двамата експерти в техните формуляри за оценка, най-вероятно ще предоставят необходимите разяснения. Следователно според Омбудсмана би било полезно EACEA да обмисли възможността да разкрие тези коментари на жалбоподателя и да направи същото при евентуални допълнителни случаи, в които се оспорва резултатът от оценката на предложенията за проекти за побратимяване на градове.

 

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 4 ноември 2009 година.

---

[1] ОВ L 248, 2002 г., стр. 1.

[2] ОВ L 357, 2002 г., стр. 1.