Страсбург, 12 юли 2007 г.

Уважаеми г-н К., уважаеми г-н Б.,

На 16 май 2006 г. Вие, действайки от името на Verband deutscher Altpfadfindergilden e.V., подадохте жалба до Европейския омбудсман относно разглеждането на Вашето заявление за финансиране в рамките на поканата на Европейската комисия за представяне на предложения DG EAC/46/05.

На 23 юни 2006 г. правният служител, отговарящ за Вашия случай, се свърза с Вас, за да установи дали сте получили отговор на писмо, което сте изпратили до Комисията на 12 май 2006 г. във връзка с въпроса, повдигнат във Вашата жалба. На 26 юни 2006 г. Вие ми изпратихте копие от писмото отговор, изпратено от Изпълнителната агенция за образование, аудиовизия и култура на 29 май 2006 г., както и допълнителни документи, свързани с Вашата жалба.

На 29 юни 2006 г. Вие ми изпратихте друго писмо, в което направихте допълнителни забележки във връзка с Вашата жалба.

На 10 юли 2006 г. препратих жалбата до председателя на Комисията. На 27 септември 2006 г. Комисията изпраща становището си на английски език, а на 12 октомври 2006 г. — на немски език. На 18 октомври 2006 г. Ви го препратих с покана да направите забележки, ако желаете, до 30 ноември 2006 г. До тази дата не бяха получени коментари от Вас.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Жалбоподателят е германско сдружение на бивши скаутски гилдии, Verband Deutscher Altpfadfindergilden e.V. През ноември 2005 г. тя кандидатства за финансиране на международна конференция, която ще се проведе в Rothenburg ob der Tauber от 30 август до 3 септември 2006 г. в рамките на поканата на Комисията за представяне на предложения DG EAC/46/05 „Насърчаване на активното европейско гражданство“.

В жалбата си до Европейския омбудсман жалбоподателят заявява, че е разочарован, че в отговор на голямото си заявление за финансиране е получил само факс, с който го информира в няколко реда, че неговият проект не е бил избран. Освен това отговорът е съставен на английски език, въпреки че заявлението е подадено на немски език. Жалбоподателят заяви, че жалбата му не се отнася до решението на Комисията сама по себе си, а по-скоро до поведението му спрямо заявителите. Жалбоподателят прилага копие от писмо, което е изпратил на Комисията на 12 май 2006 г., за да изрази недоволството си. В това писмо жалбоподателят също така посочи, че Комисията е реагирала на искането му да бъде информирана за състоянието на процеса на подбор едва на 24 април 2006 г., въпреки че резултатите от процеса е трябвало да бъдат известни до края на март. Освен това жалбоподателят заяви, че счита за неприемливо, че Комисията не е обяснила защо неговият проект не е бил избран. Той посочи, че това прави невъзможно подобряването на евентуални бъдещи предложения.

След като се свърза с правния служител, отговарящ за неговия случай, жалбоподателят изпрати копие от отговора, изпратен от Изпълнителната агенция за образование, аудиовизия и култура („Агенцията“) на 29 май 2006 г. В това писмо Агенцията заяви, че разбира разочарованието на жалбоподателя, че неговият проект не е бил избран, и предостави някои обяснения във връзка с въпросите, повдигнати в писмото на жалбоподателя.

В допълнително писмо от 29 юни 2006 г. жалбоподателят по същество заявява, че въпреки отговора на Агенцията от 29 май 2006 г., той желае да поддържа жалбата си. Тя твърди, че нито едно от писмата, които е получила, не обяснява какви критерии трябва да бъдат изпълнени, за да бъде избран даден проект. Поради това жалбоподателят счита, че процедурата не е била прозрачна. Освен това тя заяви, че решението на Комисията е трябвало да бъде съобщено на заинтересованите страни до края на март 2006 г. Тя обаче е получила факс с копие от решението едва на 24 април 2006 г., след като е изпратила напомняне. Тя посочва, че при тези обстоятелства е почти невъзможно да се вземат решения относно проекта ѝ, който е трябвало да се осъществи още през август 2006 г. Освен това жалбоподателят твърди, че е получил официален отговор по пощата едва на 28 юни 2006 г. Факсът от 24 април 2006 г. не е изпратен на адреса, посочен в заявлението, а на адреса на председателя на жалбоподателя.

В обобщение жалбоподателят направи следните твърдения:

(1) На заявлението му за финансиране не е отговорено правилно.

В подкрепа на това твърдение жалбоподателят заяви по-специално, че i) отговорът не е изпратен своевременно; ii) не е била изпратена на адреса, посочен в заявлението за финансиране на жалбоподателя; и iii) не е написан на езика на исковата молба или жалбата.

(2) Процедурата за подбор на проекти за финансиране не е била прозрачна, по-специално що се отнася до критериите за подбор.

Задачата

Подходът на омбудсмана

Омбудсманът отбеляза, че Агенцията, която функционира от януари 2006 г., е поела определени отговорности, упражнявани преди това от генералните дирекции на Комисията „Образование и култура“ и „Информационно общество“. Съгласно член 7 от решението на Комисията за създаване на Изпълнителна агенция за образование, аудиовизия и култура (1) Агенцията подлежи на надзор от страна на Комисията. Поради това и тъй като първите контакти на жалбоподателя в рамките на поканата за представяне на предложения бяха с Комисията, омбудсманът счете за целесъобразно да разбере, че жалбата е насочена срещу Комисията.

Становище на Комисията

В становището си Комисията обяснява, че на 1 януари 2006 г. новосъздадената агенция е поела отговорността за управлението на редица програми на Комисията, включително програмата на Общността за насърчаване на активното европейско гражданство. Комисията е прехвърлила свързаните с тази програма преписки на отдел „Гражданство“ на Агенцията. През първите три месеца на 2006 г. обаче Агенцията е била в процес на набиране на персонал и са били инсталирани ИТ и други системи за управление, но те все още не са функционирали. През тези първи три месеца отдел „Гражданство“ е трябвало да оцени резултатите от пет покани за представяне на предложения, включително тази, за която жалбоподателят е кандидатствал. По тези пет покани за представяне на предложения са разгледани общо около 2279 заявления.

За поканата за представяне на предложения DG EAC/46/05 са получени 293 заявления. След оценка на заявленията от външни експерти и комисия за оценка бяха избрани за финансиране 81-те проекта с най-висок ранг. Списъкът на успешните проекти не е включвал представения от жалбоподателя, тъй като не е получил достатъчно високи оценки. Решението за подбор е подписано от директора на Агенцията на 30 март 2006 г.

На 6 април 2006 г. Агенцията е изпратила писмо до жалбоподателя, с което го информира, че предложението ѝ не е било избрано. Това писмо е изпратено на адреса на управление на организацията, посочен във формуляра за кандидатстване за безвъзмездни средства. При наличието само на част от персонала и други административни ограничения писмата за отхвърляне бяха изпратени на всички 212 неуспешни кандидати само на английски език, за да не се забави процедурата за информиране на всички кандидати за резултата от подбора.

Агенцията е получила факс от жалбоподателя в петък, 21 април 2006 г. В това съобщение жалбоподателят е заявил, че не е получил никаква информация след потвърждението за получаване на заявлението му и е изразил необходимостта да получи решение. Агенцията отговори на немски език в понеделник, 24 април 2006 г. Тя обясни, че е изпратила решението си на адреса на управление на жалбоподателя на 6 април 2006 г. и е приложила копие от решението.

Освен това Комисията посочи, че с писмо от 29 май 2006 г. Агенцията е отговорила на допълнителното писмо на жалбоподателя от 12 май 2006 г., което е получила на 24 май 2006 г. Тя добавя, че на 8 юни 2006 г. жалбоподателят отново се е свързал с Агенцията. Въпреки че в писмото си от 12 май 2006 г. тя подробно е коментирала писмото на Агенцията от 6 април 2006 г., в новото си писмо тя посочва, че не е получила това писмо и че писмото е изпратено на неправилен адрес. На 22 юни 2006 г. Агенцията изпраща копие от въпросното писмо на жалбоподателя за трети път.

Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, че Агенцията не е изпратила отговорите си своевременно, Комисията заяви, че на съобщенията на жалбоподателя е отговорено навреме, във всички случаи в рамките на 15 работни дни, посочени в Кодекса за добро административно поведение на Комисията. В потвърждението за получаване, изпратено на всички кандидати по поканата за представяне на предложения DG EAC/46/05, се посочва, че те ще бъдат информирани за резултата от процеса на подбор до края на март 2006 г. Жалбоподателят е бил уведомен с писмо от 6 април 2006 г., т.е. четири работни дни след този срок. На факса на жалбоподателя от 21 април 2006 г. е отговорено на първия работен ден след получаването му. На писмата на жалбоподателя, получени на 24 май 2006 г. и на 19 юни 2006 г., е отговорено по три работни дни след получаването им.

Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, че кореспонденцията не е била изпратена на правилния адрес, Комисията заяви, че е изпратила кореспонденцията си до седалището на жалбоподателя, както е посочено във формуляра за кандидатстване за безвъзмездни средства. Самият жалбоподател е потвърдил, че е получил обратната разписка, въпреки че впоследствие твърди, че тя е била изпратена на грешен адрес. В своя факс от 21 април 2006 г. жалбоподателят не е поискал промяна на адреса си за кореспонденция. Въпреки това, след като е забелязала, че жалбоподателят използва различни адреси, Агенцията е отговорила на писмото на жалбоподателя от 12 май 2006 г., като е използвала адреса, съдържащ се в бланката. Комисията добавя, че ако предоставената от заявителите информация не е вярна, задължение на заявителя е да информира службите, които разглеждат заявлението му.

Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, че кореспонденцията не е била изготвена на правилния език, Комисията заяви, че потвърждението за получаване и решението са били изпратени на жалбоподателя на английски език. Поради административния натиск, свързан със стартирането на дейностите на Агенцията, такъв беше случаят с всички писма до заявителите във връзка с поканата за представяне на предложения DG EAC/46/05. Комисията отбеляза, че жалбоподателят не е повдигнал въпроса за езика при получаване на потвърждението за получаване. Освен това заглавната страница на факса на Агенцията до жалбоподателя от 24 април 2006 г. е била на немски език, както и всички последващи съобщения с жалбоподателя. Комисията подчерта, че Агенцията се стреми да отговори на всяка кореспонденция на езика на бенефициера. Поради това тя незабавно е отговорила на немски език на първата кореспонденция, получена от жалбоподателя.

Що се отнася до твърдяната липса на прозрачност в процеса на подбор, Комисията посочва, че процедурата и критериите за подбор на проекти са посочени в раздели 7 и 8 от поканата за представяне на предложения. Поканата е била достъпна на пет езика, включително немски, и е съдържала подробна препратка към критериите за оценка, които ще бъдат използвани в процеса на подбор. В писмото си от 29 май 2006 г. Агенцията е обяснила на жалбоподателя, че поради бюджетни ограничения е била в състояние да предостави финансиране само за проекти, които са показали най-добро качество и са получили най-високи резултати в процеса на оценка. Приблизително един от всеки три проекта е бил успешен. Заявлението на жалбоподателя не е било одобрено за финансиране поради по-високото качество на други предложения, с които той се е конкурирал. Комисията добавя, че в бъдещите покани за представяне на предложения на неуспелите кандидати ще бъде предоставена допълнителна обобщена информация, посочваща основната причина за неизбирането на даден проект в писмото за отхвърляне.

Забележки на жалбоподателя

Не бяха получени коментари от жалбоподателя.

РЕШЕНИЕТО

1 Уводни бележки

1.1 През ноември 2005 г. германско сдружение на бивши скаутски гилдии кандидатства за финансиране на вътрешна конференция, която ще организира през август 2006 г. в рамките на поканата за представяне на предложения на Европейската комисия DG EAC/46/05 "Насърчаване на активното европейско гражданство". През април 2006 г. сдружението е уведомено, че заявлението му е отхвърлено. В жалбата си до Европейския омбудсман асоциацията твърди, че Изпълнителната агенция за образование, аудиовизия и култура („Агенцията“), която е поела отговорността за поканата за представяне на предложения през януари 2006 г., не е отговорила правилно на нейното заявление. В подкрепа на това твърдение жалбоподателят заяви по-специално, че i) отговорът не е изпратен своевременно; ii) не е изпратено на адреса, посочен в заявлението му за финансиране; и iii) не е на езика на исковата молба или жалбата. Освен това жалбоподателят твърди, че процедурата за подбор на проекти за финансиране не е била прозрачна, по-специално що се отнася до критериите за подбор.

1.2 Омбудсманът отбеляза, че Агенцията е поела определени отговорности, упражнявани преди това от генералните дирекции на Комисията "Образование и култура" и "Информационно общество". Съгласно член 7 от решението на Комисията за създаване на Изпълнителна агенция за образование, аудиовизия и култура (2) Агенцията подлежи на надзор от страна на Комисията. Поради това и тъй като първите контакти на жалбоподателя в рамките на поканата за представяне на предложения бяха с Комисията, омбудсманът счете за целесъобразно да разбере, че жалбата е насочена срещу Комисията. Комисията не възрази срещу това решение.

1.3 Изглежда полезно да се поясни, че подходът на омбудсмана към настоящия случай не изключва възможността той да реши да се обърне пряко към Изпълнителната агенция за образование, аудиовизия и култура или други изпълнителни агенции в евентуални бъдещи случаи.

2 Предполагаеми закъснения

2.1 Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, че Агенцията не е изпратила своя отговор своевременно, в становището на Комисията се посочва фактът, че през първите три месеца на 2006 г. е имало само част от персонала на Агенцията и че Агенцията е трябвало да се справи с други административни ограничения. Освен това през този период тя е трябвало да оцени резултатите от пет покани за представяне на предложения, които са изисквали разглеждането на повече от 2000 заявления. Въпреки това Комисията заяви, че на съобщенията от жалбоподателя е отговорено навреме, във всички случаи в рамките на срока от 15 работни дни, посочен в Кодекса за добро административно поведение на Комисията. В потвърждението за получаване, изпратено до всички кандидати по поканата за представяне на предложения DG EAC/46/05, се посочва, че кандидатите ще бъдат информирани за резултата от процеса на подбор до края на март 2006 г. Жалбоподателят е бил уведомен за това с писмо от 6 април 2006 г., четири работни дни след този срок. На факса на жалбоподателя, получен на 21 април 2006 г., е отговорено на първия работен ден след получаването му. На писмата на жалбоподателя, получени на 24 май 2006 г. и на 19 юни 2006 г., е отговорено по три работни дни след получаването им.

2.2 Омбудсманът счита, че закъснението от четири работни дни при изпращането на решението на Агенцията изглежда по-скоро незначително, особено като се има предвид, че Агенцията изглежда е трябвало да се справи със значително работно натоварване от самото начало на своята дейност. Освен това Омбудсманът отбелязва със задоволство, че Агенцията е отговорила на цялата допълнителна кореспонденция от жалбоподателя по образцов начин по отношение на спазването на сроковете, а именно в рамките на три работни дни след получаването на съответните писма.

2.3 Поради това омбудсманът не установява лошо администриране във връзка с това твърдение.

3 Използване на адрес, за който се твърди, че е неправилен

3.1 Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, че кореспонденцията не е била изпратена на правилния адрес, Комисията заяви, че е изпратила кореспонденцията си до седалището на жалбоподателя, както е посочено във формуляра за кандидатстване за безвъзмездни средства. Самият жалбоподател е потвърдил, че е получил обратната разписка, въпреки че по-късно е заявил, че е бил изпратен на грешен адрес. В своя факс от 21 април 2006 г. жалбоподателят не е поискал промяна на адреса си за кореспонденция. Въпреки това, след като е забелязала, че жалбоподателят използва различни адреси, Агенцията е отговорила на писмото на жалбоподателя от 12 май 2006 г., като е използвала адреса, съдържащ се в бланката.

3.2 Омбудсманът разгледа копията на съответните документи, които са му били предоставени от жалбоподателя и от Комисията. Той отбелязва, че както обратната разписка, така и писмото на Агенцията от 6 април 2006 г. са адресирани до г-н B. на адрес в Mülheim/Ruhr. Той също така отбелязва, че в копието от заявлението си за финансиране, предоставено на омбудсмана, жалбоподателят е посочил, че г-н B. е ръководителят на проекта и в рубриката „Седалище на заявителя“ е посочил горепосочения адрес в Mülheim/Ruhr. Доколкото омбудсманът може да види, в материалите, предоставени на Комисията, изглежда не е посочен друг адрес. Поради това омбудсманът не може да намери доказателства за твърдението на жалбоподателя, съдържащо се в писмото му до омбудсмана от 29 юни 2006 г., че е посочил адрес в Dörverden, на който е трябвало да бъде изпратена кореспонденция.

3.3 Омбудсманът отбелязва също така, че когато жалбоподателят е уведомил Агенцията по факс, че след потвърждението за получаване не е получил никаква кореспонденция, свързана с неговото заявление, Агенцията е отговорила и по факс на номера, използван от жалбоподателя, и е приложила копие от решението си. Освен това отговорът на Агенцията на писмото на жалбоподателя от 12 май 2006 г. беше изпратен на адреса, посочен в бланка на писмото на жалбоподателя.

3.4 Поради това омбудсманът заключава, че изглежда Агенцията е положила всички усилия, за да гарантира, че кореспонденцията ѝ е достигнала до жалбоподателя. Той не намира лошо администриране във връзка с това твърдение.

4 Използване на език, различен от този на исковата молба
или жалбата

4.1 Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, че кореспонденцията не е била изготвена на правилния език, Комисията заяви, че потвърждението за получаване и решението са били изпратени на жалбоподателя на английски език. Поради административния натиск, свързан със стартирането на дейностите на Агенцията, такъв беше случаят с всички писма до заявителите във връзка с поканата за представяне на предложения DG EAC/46/05. Комисията отбеляза, че жалбоподателят не е повдигнал въпроса за езика при получаване на потвърждението за получаване. Освен това заглавната страница на факса на Агенцията от 24 април 2006 г. до жалбоподателя е била на немски език, както и всички последващи съобщения с жалбоподателя. Комисията подчерта, че Агенцията се стреми да отговори на кореспонденцията на езика на бенефициера. Поради това тя незабавно е отговорила на немски език на първата кореспонденция, получена от жалбоподателя.

4.2 Точка 4 от Кодекса за добро поведение на администрацията на Комисията предвижда, че "(...) В съответствие с член 21 от Договора за създаване на Европейската общност, Комисията отговаря на писмата на езика на първоначалното писмо, при условие че то е написано на един от официалните езици на Общността. (...)“.

4.3 Следователно е ясно, че Агенцията е трябвало да изпрати решението си на жалбоподателя на немски език. Омбудсманът обаче отбелязва, че Комисията е заявила, че фактът, че това не е направено, се дължи на административни ограничения, свързани със стартирането на дейностите на Агенцията. Това изглежда предполага, че решението на Агенцията да отговори на английски език е било изключение, което не следва да се повтаря, след като бъдат решени административните проблеми, на които се позовава Комисията. Освен това омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят не е направил никакви забележки по становището на Комисията, така че не е ясно дали е удовлетворен от обяснението на Комисията. Поради това и с оглед на последващите усилия на Агенцията да предостави на жалбоподателя исканата информация на немски език, омбудсманът счита, че не е необходимо той да разследва допълнително този аспект на жалбата.

5 Твърдение за липса на прозрачност

5.1 Що се отнася до твърдяната липса на прозрачност в процеса на подбор, Комисията посочва, че процедурата и критериите за подбор на проекти са посочени в раздели 7 и 8 от поканата за представяне на предложения. Поканата е била достъпна на пет езика, включително немски, и е съдържала подробна препратка към критериите за оценка, които ще бъдат използвани в процеса на подбор. В писмото си от 29 май 2006 г. Агенцията обясни на жалбоподателя, че поради бюджетни ограничения е била в състояние да предостави финансиране само за проекти, които са показали най-добро качество и са получили най-високи резултати в процеса на оценка. Приблизително един от всеки три проекта е бил успешен. Заявлението на жалбоподателя не е било одобрено за финансиране поради по-високото качество на други предложения, с които той се е конкурирал. Комисията добавя, че в бъдещите покани за представяне на предложения на неуспелите кандидати ще бъде предоставена допълнителна обобщена информация, посочваща основната причина за неизбирането на даден проект в писмото за отхвърляне.

5.2 Омбудсманът отбелязва, че в писмото си от 29 май 2006 г. Агенцията е предоставила на жалбоподателя определена информация във връзка с критериите за подбор по поканата за представяне на предложения. В становището си Комисията предостави допълнителна информация в това отношение. Като се има предвид, че жалбоподателят не е направил никакви забележки, омбудсманът не е сигурен дали тази информация е достатъчна за целите, посочени от жалбоподателя, а именно да научи как тя би могла да подобри евентуални бъдещи предложения. Въпреки това, с оглед на конструктивния подход, възприет от Агенцията при контактите ѝ с жалбоподателя, Омбудсманът вярва, че ще направи всичко възможно, за да ѝ предостави всякаква допълнителна информация, която би желала да получи, ако отправи ново искане за информация.

5.3 Омбудсманът отбелязва също така, че Комисията е обявила, че в бъдещи покани за представяне на предложения писмата за отхвърляне ще съдържат допълнителна информация за причините, поради които проектът на кандидата не е бил избран. Омбудсманът приветства тази инициатива, която изглежда вероятно да увеличи прозрачността на процедурите за подбор, като разглежданата в настоящия случай, в полза на кандидатите.

5.4 С оглед на тези съображения омбудсманът счита, че няма основания за допълнителни проверки по този аспект на жалбата.

6 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба изглежда, че не е имало лошо администриране от страна на Комисията във връзка с предполагаемите забавяния и във връзка с използването на адрес, за който се твърди, че е неправилен. Що се отнася до другите аспекти на делото, не изглежда да има основания за по-нататъшни проверки. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) ОВ L 24, 2005 г., стр. 35.

(2) ОВ L 24, 2005 г., стр. 35.