Страсбург, 14 март 2008 г.

Уважаеми г-н Х.,

На 15 юли 2005 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман срещу Комитета на регионите на Европейския съюз („КР“) във връзка с кандидатурата Ви за длъжността асистент/секретар като договорно нает служител в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия на КР и на Европейския икономически и социален комитет („ЕИСК“).

Като се има предвид, че няколко аспекта на Вашата жалба бяха насочени и към ЕИСК, моят секретариат регистрира Вашата жалба под следния втори номер 2617/2005/MF.

На 12 септември 2005 г. препратих жалбата до председателя на КР.

КР изпрати становището си на английски език на 29 ноември 2005 г., а преводът на латвийски език — на 7 декември 2005 г.

На 20 декември 2005 г. Ви препратих становището на КР с покана за представяне на забележки, която Вие изпратихте на 20 януари 2006 г.

На 9 февруари 2007 г. поисках от председателя на КР допълнителна информация във връзка с Вашата жалба. Помолих КР да ми отговори до 15 март 2007 г.

Тъй като до тази дата не получих отговор, поверените ми служби се свързаха с правните служби на КР по телефона на 12 април 2007 г. и бяха уведомени, че вследствие на вътрешна грешка в предаването на досието, КР не е бил в състояние да отговори на писмото ми от 9 февруари 2007 г.

С електронно писмо от 12 април 2007 г. КР поиска удължаване на крайния срок за отговор.

На 24 април 2007 г. информирах председателя на КР, че съм решил да удовлетворя искането на неговите служби за удължаване на крайния срок при представянето на неговото становище. Помолих КР да отговори до 15 май 2007 г. С писмо от същия ден Ви уведомихме за това.

На 2 май 2007 г. изпратихте допълнително електронно писмо до поверените ми служби, на което те отговориха на 3 май 2007 г.

На 16 май 2007 г. КР изпрати отговора си на английски език на моето искане за допълнителна информация. КР изпрати отговора си на латвийски език на 13 юни 2007 г.

На 28 юни 2007 г. изпратихте допълнително електронно писмо до поверените ми служби, на което те отговориха на 2 юли 2007 г.

На 3 юли 2007 г. Ви препратих отговора на КР с покана да направите коментари до 31 август 2007 г. На 27 август 2007 г. Вие ми изпратихте своите наблюдения.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Според жалбоподателя релевантните факти в обобщение са, както следва:

През февруари 2004 г. Комитетът на регионите на Европейския съюз (КР) и Европейският икономически и социален комитет (ЕИСК) организираха съвместна процедура за подбор с цел заемане на четири длъжности за секретари на договорно наети служители в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия(1). Тази съвместна преводаческа служба се поделя между КР и ЕИСК и в нея работят длъжностни лица от двата комитета.

Жалбоподателят, латвийски гражданин, кандидатства за длъжността асистент/секретар в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия.

На 9 март 2004 г., след включването на името му в резервния списък на EPSO за назначаване на договорно наети служители от „новите“ държави-членки, той беше поканен на събеседване с КР и ЕИСК.

С писмо от 29 март 2004 г. жалбоподателят е уведомен от директора на дирекция „Администрация“ на COR, че е преминал успешно процедурата за подбор и че името му е включено в списъка с резерви. Освен това жалбоподателят е бил информиран, че ще се свърже с него, за да му бъде предложен трудов договор.

В средата на ноември 2004 г. жалбоподателят се среща с началника на отдела на Съвместната латвийска преводаческа служба, който го информира, че длъжността е била възложена на стажант в Съвместната латвийска преводаческа служба.

През март 2005 г. жалбоподателят се срещна с генералния секретар на КР, за да обсъди положението си. Помоли го да разследва случая му.

На 21 април 2005 г. генералният секретар на КР информира жалбоподателя, че след процедурата за подбор КР и ЕИСК са подбрали кандидати за съответните свободни работни места. Като се има предвид, че двете длъжности под контрола на КР бяха заети, генералният секретар на КР не беше в състояние да предложи на жалбоподателя никаква позиция към момента на писмото му.

Генералният секретар на КР също така информира жалбоподателя, че макар да е бил съкратен за една от длъжностите в ЕИСК, тези длъжности в крайна сметка са били предложени на други лица. Той посочи, че това решение е от компетентността на ЕИСК.

През май 2005 г. жалбоподателят се свързва с началника на отдел „Ресурси и финанси“ на ЕИСК, за да бъде информиран за ситуацията, свързана с назначаването му. Ръководителят на отдел „Ресурси и финанси“ обеща, че ще изясни положението на жалбоподателя. През юни 2005 г., поради липса на информация, жалбоподателят се обажда по телефона на началника на отдел „Ресурси и финанси“ на ЕИСК, който потвърждава, че длъжността е заета от стажант.

В жалбата си до Европейския омбудсман жалбоподателят твърди, че е налице злоупотреба с власт и липса на прозрачност в процедурата за подбор за длъжността асистент/секретар в Съвместната латвийска служба за писмени преводи на КР и ЕИСК. В подкрепа на твърдението си жалбоподателят посочва, че стажантката, на която е предложена длъжността, не е била подложена на официално събеседване и името ѝ не е било включено в списъка с одобрените кандидати. Той твърди, че на стажанта е предложено да заеме длъжността след едностранно решение на началника на отдела на Съвместната служба за писмени преводи на Латвия.

Освен това жалбоподателят твърди, че са налице процедурни нередности в процедурата за подбор.

Жалбоподателят твърди, че следва да получи обезщетение или оферта за равностойна длъжност. Освен това той заяви, че лицата, отговарящи за набирането на персонал в КР и ЕИСК, следва да сложат край на нередностите в процедурата за набиране на персонал и да бъдат порицани.

Задачата

Становище на КР

Становището на КР по жалбата беше обобщено, както следва:

Съвместната служба за писмени преводи на Латвия е споделена между КР и ЕИСК. Той се състои от длъжностни лица и други служители на двата комитета. Важно е обаче да се подчертае, че администрациите на ЕИСК и КР остават отделни.

С оглед на разширяването на ЕС беше необходимо да се създадат разделения за справяне с „новите“ официални езици. Съвместната служба за писмени преводи на Латвия получи общо четири секретарски длъжности, две от които бяха в КР, а две – в ЕИСК. За да запълнят тези длъжности и длъжностите, определени за другите нови отдели за писмени преводи, КР и ЕИСК решиха да започнат съвместна процедура за подбор, която започна през февруари 2004 г.

КР заяви, че сред кандидатите, включени в базата данни на EPSO за потенциални договорно наети и срочно наети служители, която е създадена с цел заемане на длъжности в очакване на съставянето на списъците на EPSO с кандидати, успешно издържали конкурс на общо основание за длъжностни лица, е извършен първи подбор.

Комисия за подбор, съставена от трима членове, а именно ръководителя на отдела за писмени преводи, както и двама ръководители на отдели за писмени преводи, единият от които представляваше КР, а другият – ЕИСК. Тези трима членове проведоха събеседване с предварително подбраните кандидати и изготвиха списък с подбрани кандидати по ред на заслугите въз основа на резултатите от това събеседване и тяхното образование и опит. Жалбоподателят беше включен в списъка заедно с петима други кандидати. Той е уведомен за това с писмо от 29 март 2004 г.

По време на събеседването кандидатите бяха допълнително информирани, че в съответствие с политиката на КР и ЕИСК за назначаване на длъжностни лица, когато това е възможно, кандидатите, които са издържали конкурс на EPSO, ще получат приоритет за свободните длъжности. Подбраните кандидати трябваше да бъдат разпределени между двата комитета по приоритетен ред. КР назначи един кандидат с по-добра позиция в списъка от тази на жалбоподателя и запълни другото свободно работно място, като назначи длъжностно лице. По този начин двете длъжности, принадлежащи на КР, бяха заети и неговата администрация прехвърли досието на жалбоподателя на администрацията на ЕИСК с оглед на евентуално назначаване на една от техните свободни длъжности.

КР заяви, че фактът, че на жалбоподателя не е била предложена никаква позиция в рамките на ЕИСК, е решение, за което той носи отговорност. След среща с жалбоподателя през март 2005 г. и след задълбочено разглеждане на случая, генералният секретар на КР му обясни ситуацията в писмо от 21 април 2005 г.

Забележки на жалбоподателя

В отговора си жалбоподателят направи накратко следните допълнителни коментари:

Жалбоподателят заяви, че КР следва да му предостави имената на двамата успешни кандидати и да оповести своята оценка на собствената му кандидатура и на тези на успешните кандидати.

Освен това жалбоподателят заяви, че по повод на срещата с генералния секретар на КР през март 2005 г. жалбоподателят го е помолил за обяснение относно положението във връзка с процедурата за набиране на персонал, свързана с него. На 21 април 2005 г., т.е. повече от 50 дни по-късно, жалбоподателят получава писмо от генералния секретар на КР, в което му предоставя исканата информация. Жалбоподателят не е бил уведомен, че отговорът ще бъде забавен. Жалбоподателят заяви, че трябва да се обади по телефона на съответните служби на КР, за да им напомни за своя случай.

Накрая жалбоподателят заяви, че КР не го е информирал, че длъжността асистент/секретар е била заета, и не е оттеглил съдържанието на първото си писмо.

Допълнителни проучвания
Предварителна забележка

В становището си жалбоподателят представи новото искане КР да му предостави имената на двамата успешно издържали конкурса кандидати и да оповести своята оценка на собствената си кандидатура и на тази на успешно издържалите конкурса кандидати.

В писмото си, с което го информира за искането си за допълнителна информация, омбудсманът също така информира жалбоподателя, че тъй като изглежда, че той не е предприел никакви административни действия пред КР във връзка с тези въпроси, новата му жалба е недопустима на основание член 2, параграф 4 от Устава на омбудсмана. Омбудсманът също така информира жалбоподателя, че може да обмисли подаването на нова жалба до него, в случай че не е удовлетворен от отговора на COR по отношение на неговото искане или ако не получи отговор в разумен срок.

Искането за информация, отправено до КР

След внимателно разглеждане на становището на КР и забележките на жалбоподателя се оказа, че са необходими допълнителни проверки. Поради това омбудсманът поиска от КР да му предостави информация по следните въпроси:

Допълнителни твърдения на жалбоподателя

1) В становището си жалбоподателят твърди, че след като през март 2005 г. е поискал да му бъде дадено обяснение за състоянието на процедурата за набиране на персонал, свързана с него, той е получил писмо от генералния секретар на КР едва на 21 април 2005 г., т.е. повече от 50 дни по-късно.

Поради това се оказа, че жалбоподателят твърди, че COR не е разгледал съответното искане в разумен срок. Омбудсманът отбеляза, че този въпрос вече е бил повдигнат в самата жалба, въпреки че тогава не е било ясно дали жалбоподателят желае да повдигне твърдение по този въпрос.

Към КР беше отправено искане да представи допълнително становище по това допълнително твърдение.

2) В становището си жалбоподателят посочва, че е имало голямо забавяне в процедурата по назначаване. В жалбата си той твърди също така, че са налице процесуални нарушения. Сега той даде ясно да се разбере, че това твърдение се отнася до времето, необходимо на КР да вземе решение.

От КР беше поискано да направи коментар по този въпрос.

Искането за допълнителна информация

3) Изглежда, че в писмото си от 29 март 2004 г. директорът на дирекция „Администрация“ е уведомил жалбоподателя, че името му е включено в списъка с резерви и че много скоро ще се свърже с него, за да му бъде предложен договор.

От КР беше поискано да обясни защо първо е съобщил на жалбоподателя, че ще му бъде предложен договор, но след това е наел друго лице.

4) От становището на КР е видно, че последният е попълнил двете длъжности i) от лице от краткия списък, което се е представило по-добре от жалбоподателя, и ii) от лице, което е издържало успешно конкурс на EPSO. В този контекст обаче не е предоставена допълнителна информация.

От КР беше поискано да посочи списъка с резерви, в който се е появило името на съответния кандидат, и датите, на които това лице е било интервюирано и наето на работа.

Отговор на КР

В отговора си КР направи следните обобщени изявления:

(1) Що се отнася до първия въпрос, свързан с твърдението, че искането на жалбоподателя не е разгледано в разумен срок

КР заяви, че жалбоподателят не е посочил точната дата на срещата, проведена през март 2005 г. с генералния секретар на КР, а само е поискал да бъде организирана среща за първата половина на март 2005 г.

По време на това заседание двете страни обмениха устни обяснения и окончателният отговор беше даден писмено от генералния секретар на КР в писмо от 21 април 2005 г.

Като се има предвид, че процедурата за набиране на персонал е проведена от ЕИСК, КР заяви, че са били необходими приблизително четири седмици, за да се проучи какво е било решено от него, което може да се счита за разумен период от време, като се има предвид периодът на великденските празници, който е продължил от 19 март 2005 г. до 3 април 2005 г.

(2) По втория въпрос, свързан с твърдяното забавяне на процедурата по назначаване

КР заяви, че с оглед на споделената компетентност между двата комитета ЕИСК отговаря за набирането на персонал. Сред подбраните кандидати, които трябваше да бъдат „споделени“ между двата комитета по приоритетен ред, КР назначи един кандидат с по-добро място от жалбоподателя и попълни другото свободно място, като назначи длъжностно лице.

Като се има предвид, че двете длъжности, определени за КР, бяха заети, досието на жалбоподателя след това беше прехвърлено към администрацията на ЕИСК с оглед на евентуално назначаване на една от техните свободни длъжности. КР не беше информиран за последващите действия във връзка с процедурата на ЕИСК за набиране на персонал.

(3) Що се отнася до третия въпрос относно причините, поради които според твърденията КР първо е съобщил на жалбоподателя, че ще му бъде предложен договор, но след това е наел друго лице

КР заяви, че директорът на администрацията е уведомил жалбоподателя с писмо от 29 март 2004 г., че той е бил включен в списъка заедно с петима други кандидати, но че двете длъжности, определени за КР, са били заети.

В съответствие с политиката на Комитета за набиране на персонал в съвместната служба директорът на администрацията на КР беше лицето, което информира жалбоподателя от името на двата комитета. Въпреки това, в съответствие със споделянето на правомощия между двата комитета в този случай, потенциалното назначаване на жалбоподателя попада в сферата на компетентност на ЕИСК.

(4) Що се отнася до четвъртия въпрос, свързан със списъка с резерви, в който е фигурирало името на съответния кандидат, и датите, на които това лице е било интервюирано и наето
на работа

КР заяви, че второто лице е било наето от списъка с резерви на EPSO от конкурса на общо основание EPSO/C/6/03. Интервюто и последващото назначаване са проведени съответно на 25 ноември 2004 г. и 1 февруари 2005 г.

КР повтори становището си, че след наемането на двамата кандидати административното досие, съдържащо списъка с пет лица (включително жалбоподателя), е предадено на ЕИСК, за да се запълнят свободните им работни места. Окончателното решение да не се наема жалбоподателят беше взето от ЕИСК.

Допълнителни забележки на жалбоподателя

В допълнителните си коментари жалбоподателят поддържа твърденията си и представя следните допълнителни коментари:

В КР липсват латвийски преводачи с познания по френски език, а той владее не само френски, но и английски и немски език. Останалите кандидати владеят само един или два езика.

Жалбоподателят заяви, че КР е трябвало да му отговори в срок от 15 дни и в случай че това не е било възможно, е трябвало да го информира писмено, че ще има забавяне.

Освен това той заяви, че не е бил запознат с факта, че функциите на процедурата за набиране на персонал ще бъдат споделени между двата комитета, както и с факта, че досието му е било прехвърлено на ЕИСК.

РЕШЕНИЕТО

1 Предварителен раздел: фактически контекст

1.1 Жалбоподателят е подал жалба срещу Комитета на регионите на Европейския съюз (КОР) и Европейския икономически и социален комитет (ЕИСК) във връзка със съответните им решения да не го наемат на работа като асистент/секретар в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия. Тази съвместна преводаческа служба е споделена между КР и ЕИСК и се състои от длъжностни лица от двата комитета. Твърденията и претенциите на жалбоподателя срещу КР и ЕИСК са идентични. Тъй като обаче жалбата се отнася до две отделни институции, тя е разгледана от омбудсмана в две отделни проверки(2). КР и ЕИСК изпратиха отделни становища до омбудсмана. В искането си за допълнителна информация Омбудсманът отправи и различни въпроси към КР и ЕИСК.

За да определи дали е налице случай на лошо администриране от страна на КР, омбудсманът счита, на първо място, че е полезно да опише фактическата обстановка в основата на процедурата за подбор, в която участва Съвместната служба за писмени преводи на Латвия.

Омбудсманът би желал да посочи, че тази фактическа обстановка е установена след паралелно разглеждане на становищата и допълнителните отговори на КР и ЕИСК. Омбудсманът би искал също така да посочи, че макар настоящото решение да се отнася само до КР, ЕИСК се споменава и в следващите параграфи, като се има предвид, че КР и ЕИСК организираха съвместно процедурата за подбор, която е предмет на настоящата проверка.

1.2 След внимателен преглед на становищата и допълнителните отговори на КР и ЕИСК Омбудсманът разбира фактическата обстановка по следния начин:

Съвместната служба за писмени преводи на Латвия е част от съвместните служби, които се поделят между КР и ЕИСК. Той се състои от длъжностни лица и други служители както на КР, така и на ЕИСК. Въпреки това администрациите както на КР, така и на ЕИСК остават отделни.

В началото на февруари 2004 г. КР и ЕИСК организираха съвместно процедура за подбор, за да запълнят четири свободни длъжности за секретари в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия. Две длъжности бяха на разположение на КР и две длъжности на разположение на ЕИСК(3).

КР първо проведе процедура за предварителен подбор по отношение на кандидатите, включени в списъка с резерви на договорно наетите или срочно наетите служители, подбрани от EPSO. Жалбоподателят е бил част от този списък с резерви. Изглежда, че списъкът с резерви за договорно наети или срочно наети служители е съставен с цел заемане на длъжности, които не са могли да бъдат заети чрез назначаване на кандидати, включени в списък с резерви след успешно издържан конкурс на EPSO на общо основание.

Комисия за подбор, съставена от членове, представляващи както КР, така и ЕИСК, проведе събеседвания с кандидати от резервния списък на договорно наетите или срочно наетите служители. Въз основа на резултатите от тези събеседвания и на сравнителна оценка на образованието и професионалния опит на кандидатите комисията за подбор изготви списък с петима кандидати по реда на техните качества. Жалбоподателят е сред петимата одобрени кандидати(4). Тези кандидати могат да бъдат назначени или от КР, или от ЕИСК по ред на заслугите. С писмо на КР от 29 март 2004 г. жалбоподателят е уведомен, че името му е включено в списъка с резерви.

1.3 КР реши да запълни първата си длъжност, като назначи кандидат „А“(5) — длъжностно лице, чието име е включено в списъка с резерви от конкурс на общо основание EPSO/C/6/03.

Що се отнася до втората му длъжност, КР назначи кандидат от списъка с предварително подбрани петима кандидати, а именно кандидат „Б“. Този кандидат е бил на по-предно място в списъка с одобрени кандидати от жалбоподателя.

След това КР препрати досието на жалбоподателя на ЕИСК. На този етап от процедурата за подбор името на жалбоподателя все още беше в списъка на предварително подбраните кандидати.

1.4 ЕИСК реши да запълни първата си длъжност, като назначи кандидат "C", кандидат, чието име беше включено в списъка с петима кандидати(6). Този кандидат е бил на по-предно място в списъка с одобрени кандидати от жалбоподателя.

Що се отнася до втората му длъжност, ЕИСК първоначално реши да я запълни, като назначи лице от списъка с резерви, съставен в резултат на конкурс EPSO/C/6/03 (кандидат „D“). Друга служба обаче, а именно Дирекция „Консултативни дейности А“, също изрази желание да назначи кандидат D.

Като се има предвид, че две служби желаят да наемат кандидат D, жалбоподателят е поканен да се подложи на медицински преглед с писмо на ЕИСК от 25 октомври 2004 г. На 29 октомври 2004 г. ЕИСК проведе събеседване с кандидат D за длъжността асистент/секретар в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия, както и за длъжността в Дирекция „Консултативни дейности А“. Отделът за набиране на персонал най-накрая реши г-жа D. да бъде назначена на работа в Дирекция „Консултативни дейности А“.

На 17 ноември 2004 г. началникът на Съвместната служба за писмени преводи на Латвия започва процедура за назначаване на оставащата длъжност асистент/секретар на лице, което от 16 септември 2004 г. работи като стажант в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия. Официалното писмо за назначаване на длъжността асистент/секретар беше подписано от генералния секретар на ЕИСК на 23 декември 2004 г.

В средата на ноември 2004 г. жалбоподателят се срещна с началника на отдела на Съвместната служба за писмени преводи на Латвия, който го информира, че длъжността асистент/секретар ще бъде предложена на лице, което е стажант в ЕИСК.

2 Предполагаема злоупотреба с власт и липса на прозрачност в процедурата за подбор за длъжността асистент/секретар в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия

2.1 В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят твърди, че е налице злоупотреба с власт и липса на прозрачност в процедурата за подбор за длъжността асистент/секретар в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия. В подкрепа на твърдението си жалбоподателят посочва, че стажантът(7), на когото е предложена длъжността, не е бил подложен на съответното интервю за работа и името му не е било включено в списъка с одобрените кандидати. Той твърди, че на стажанта е предложено да заеме длъжността след едностранно решение на началника на отдела на Съвместната служба за писмени преводи на Латвия.

2.2 В становището си КР заяви, че е решил да назначи един кандидат с по-добра позиция в списъка от жалбоподателя и е попълнил второто свободно работно място, което е имал, като е назначил длъжностно лице. По този начин двете длъжности, принадлежащи на КР, бяха заети и администрацията на КР прехвърли досието на жалбоподателя на администрацията на ЕИСК. КР заяви, че фактът, че на жалбоподателя не е била предложена никаква позиция в рамките на ЕИСК, е решение, за което той носи отговорност.

2.3 В становището си жалбоподателят заявява, че КР никога не го е информирал, че длъжността асистент/секретар е била заета и че не е оттеглил съдържанието на първото си писмо.

2.4 С оглед на забележките на жалбоподателя и становището на КР омбудсманът счете за целесъобразно да поиска допълнителна информация от КР. Омбудсманът поиска от КР да коментира, наред с другото, следните въпроси, свързани с първото твърдение на жалбоподателя, а именно i) причините, поради които КР първоначално е обявил на жалбоподателя, че ще му бъде предложен договор, но след това е назначил друго лице; ii) как КР е създал списъка с резерви, в който фигурира името на лицето, което в крайна сметка е било наето на работа; и iii) датите, на които това лице е било интервюирано и наето.

2.5 В допълнителния си отговор КР посочва, че с писмо от 29 март 2004 г. директорът на администрацията на КР е уведомил жалбоподателя, че е бил включен в списъка заедно с петима други кандидати. Впоследствие КР посочи още, че двете длъжности са били заети — първата от кандидат, който е бил в по-добра позиция в списъка с предварително подбрани кандидати, а втората — чрез назначаване на длъжностно лице. В съответствие с политиката на КР за набиране на персонал в съвместната служба директорът на администрацията на КР информира жалбоподателя от името както на КР, така и на ЕИСК. Въпреки това, в съответствие със споделянето на правомощия между КР и ЕИСК, потенциалното назначаване на жалбоподателя попада в сферата на компетентност на ЕИСК.

Освен това КР заяви, че второто лице е било наето от списъка с резерви на EPSO от конкурса на общо основание EPSO/C/6/03. Интервюто и последващото назначаване са проведени съответно на 25 ноември 2004 г. и 1 февруари 2005 г. КР повтори становището си, че след наемането на двамата кандидати административното досие, съдържащо списъка с пет лица (включително жалбоподателя), е предадено на ЕИСК, за да се запълнят свободните им работни места. Окончателното решение да не се наема жалбоподателят беше взето от ЕИСК.

2.6 В допълнителното си становище жалбоподателят освен това заявява, че не е знаел, че функциите на процедурата за набиране на персонал ще бъдат споделени между КР и ЕИСК и че досието му е било прехвърлено на ЕИСК за евентуално назначаване.

2.7 Освен това Омбудсманът отбелязва, че в писмото си от 29 март 2004 г. до жалбоподателя директорът за администрацията на КР е написал следното:

„СледВашето събеседване бих искал да Ви уведомя, че процедурата за подбор за длъжността асистент/секретар в Службата за преводи приключи.

Имам удоволствието да Ви уведомя, че Вашите [ sic] оценки са достатъчни, за да издържите конкурса. По този начин сте включени в нашия списък с резерви.

Ние ще се свържем с вас много скоро, за да предложим договор". (Подчертаването е добавено).

Освен това омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят е бил поканен на медицинския преглед с писмо от 25 октомври 2004 г., изпратено от ЕИСК.

2.8 Що се отнася до предполагаемата злоупотреба с власт в процедурата за подбор, омбудсманът отбелязва, че от становището на КР става ясно, че по време на събеседването кандидатите са били информирани, че в съответствие с политиката на КР и ЕИСК за назначаване на „длъжностни лица“, когато е възможно, кандидатите, които са издържали конкурс на общо основание на EPSO, ще получат приоритет за свободните длъжности. В съответствие с тази практика КР реши да назначи по отношение на една от длъжностите длъжностно лице от списъка с резерви на EPSO от конкурс на общо основание EPSO/C/6/03. Освен това изглежда, че списъците на издържалите конкурса договорно наети служители от „новите“ държави членки са изготвени с цел да се назначат служители и да се отговори на нуждите от персонал от тези държави членки в очакване на назначаването на кандидати, които са включени в списъка на издържалите конкурса на общо основание на EPSO и следователно могат да бъдат назначени като длъжностни лица. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че жалбоподателят не е представил никакви доказателства, сочещи, че е налице злоупотреба с власт от страна на КР, като е решил да назначи за една от своите длъжности лице, което е издържало конкурс на общо основание на EPSO.

2.9 Що се отнася до заемането на втората длъжност, с която разполага КР, Омбудсманът отбелязва, че КР е заявил, че е решил да я заеме, като назначи кандидат, който „ев по-добра позиция в списъка с подбрани кандидати“.

2.10 В този контекст омбудсманът би искал да припомни, че съгласно установената съдебна практика на съдилищата на Общността оценките, които конкурсната комисия прави при оценяването на знанията и способностите на кандидатите, представляват израз на ценностна преценка. Те попадат в обхвата на широкото право на преценка, с което разполага конкурсната комисия, и подлежат на контрол от общностния съд само в случай на грубо нарушение на правилата, уреждащи работата на конкурсната комисия.

2.11 В случая омбудсманът отбелязва, че от списъка на петимата предварително подбрани кандидати е видно, че жалбоподателят е бил поставен на четвърта позиция и че към момента на провеждане на събеседванията е получил 12 точки за устния си изпит от комисията за подбор. Омбудсманът отбелязва също така, че първите трима кандидати от краткия списък са получили съответно 16, 15 и 14 точки за устния изпит. Списъкът на подбраните кандидати съдържа също така за всеки от петимата кандидати раздел, озаглавен „Забележки“,в който се описват тяхното образование, придобитият от тях професионален опит (ако има такъв), професионалната им пригодност (с посочване на съответния срок на предизвестие) и някои аспекти на тяхната личност.

2.12 Омбудсманът отбелязва, че според жалбоподателя КР не е разполагал с латвийски преводачи с познания по френски език, докато той е владеел не само френски, но и английски и немски език. Освен това останалите кандидати са владеели само един или два езика. Поради това жалбоподателят изглежда оспорва и класирането на подбраните кандидати, направено от комисията за подбор.

Омбудсманът отбелязва, че в раздел „Забележки“относно жалбоподателя комисията за подбор е написала следния коментар: „Добровладеене на езици“(8) и че посочените езици са „френски,английски и немски“. Поради това е ясно, че комисията за подбор надлежно е взела предвид различните езици, които жалбоподателят е владеел.

Омбудсманът отбелязва, че по отношение на двамата първи кандидати са посочени два езика (английски и немски, английски и френски), а за третия език е посочен един език (английски). Омбудсманът отбелязва, че сравнителната оценка на комисията за подбор се съсредоточава не само върху броя на езиците, които кандидатите владеят, но и върху тяхното сравнително ниво на владеене на тези езици. Омбудсманът отбелязва, че първите трима кандидати са получили по-висока оценка за устния си изпит от оценката, присъдена на жалбоподателя. Омбудсманът отбелязва, че ако след този устен изпит комисията за подбор е класирала някои други кандидати на по-предно място от жалбоподателя, е взето предвид сравнителното ниво на владеене на тези други кандидати.

Омбудсманът счита също така, че оценките, извършени от комисията за подбор, се отнасят не само до езиковите умения на кандидатите, но и, наред с другото, до техния професионален опит и пригодността им да изпълняват задачите, свързани с обявените длъжности.

Омбудсманът отбелязва също така, че при липса на явна грешка в преценката, извършената от комисията за подбор преценка по същество на сравнителните качества на различните кандидати не може да бъде поставена под въпрос.

2.13 Омбудсманът отбелязва също така, че институциите са обявили, че подбраните кандидати ще бъдат назначени по реда на техните качества. Омбудсманът отбелязва също така, че е безспорно, че кандидатът, назначен от КР, е бил поставен на по-висока позиция от жалбоподателя. Поради това омбудсманът счита, че няма доказателства, които да сочат, че решението на КР да не назначи жалбоподателя представлява злоупотреба с власт. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че не са необходими допълнителни проверки по отношение на този аспект от твърдението на жалбоподателя.

2.14 Що се отнася до предполагаемата липса на прозрачност, омбудсманът отбелязва, че кандидатите действително са били информирани за политиката на КР и ЕИСК да наемат, когато е възможно, кандидати, които са издържали конкурс на EPSO.

2.15 Омбудсманът обаче остава да прецени защо КР първо е съобщил на жалбоподателя в писмото си от 29 март 2004 г., че ще му бъде предложен договор, и впоследствие е пристъпил към назначаване на друг кандидат, без да го информира за това.

Принципите на добрата администрация изискват институциите да действат по прозрачен начин. Омбудсманът счита, че е особено важно европейските институции да спазват принципа на прозрачност при вземането на решения от администрацията в рамките на процедурата за набиране на персонал.

2.17 В допълнителното си становище и в опит да обоснове защо жалбоподателят не е бил изрично информиран, че няма да бъде нает от КР, КР заяви, че директорът на администрацията на КР е информирал жалбоподателя както от името на КР, така и от името на ЕИСК, че в съответствие със споделянето на правомощията между КР и ЕИСК потенциалното назначаване на жалбоподателя попада в сферата на компетентност на ЕИСК.

2.18 Омбудсманът не счита аргумента, изтъкнат от КР, за убедителен. Всъщност омбудсманът счита, че първото писмо на КР е накарало жалбоподателя да предположи, че в близко бъдеще ще му бъде предложен договор от КР. При тези специфични обстоятелства омбудсманът счита, че след като е решил да назначи други кандидати, КР е трябвало да информира жалбоподателя, че той няма да бъде назначен от КР. Такова писмо би трябвало да съдържа и обяснение за решението и извинение за неудобството, което може да е причинено от първото писмо, в което жалбоподателят е бил накаран да повярва (всъщност му е било казано изрично, че) че ще му бъде предложен договор. Омбудсманът счита, че в съответствие с принципа на прозрачност КР е трябвало също така да посочи в писмото си до жалбоподателя, че досието му е било прехвърлено на ЕИСК за евентуалното му назначаване.

Следователно аргументът на жалбоподателя, че КР не го е информирал, че длъжността асистент/секретар е била заета, и не е оттеглил съдържанието на първото си писмо, изглежда основателен. Поради това омбудсманът е на мнение, че КР не е действал по прозрачен начин. Следователно действията на КР представляват случай на лошо управление. В това отношение ще бъде направена критична забележка.

3 По твърдените процедурни нередности в процедурата за подбор за длъжността асистент/секретар в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия

3.1 Жалбоподателят твърди, че са налице процедурни нередности в процедурата за подбор за длъжността асистент/секретар в Съвместната служба за писмени преводи на Латвия. В хода на проверката на омбудсмана жалбоподателят поясни, че това твърдение се отнася до времето, необходимо на КР да вземе окончателното си решение.

3.2 КР заяви, че след среща с жалбоподателя през март 2005 г. и след задълбочено разглеждане на случая, генералният секретар на КР му е обяснил ситуацията в писмо от 21 април 2005 г.

3.3 В становището си жалбоподателят твърди, че след устното му искане по време на събеседване с генералния секретар на КР през март 2005 г. да му бъде дадено обяснение относно положението на свързаната с него процедура за набиране на персонал, той е получил писмо от генералния секретар едва на 21 април 2005 г., т.е. повече от 50 дни по-късно. Освен това жалбоподателят заяви, че е имало голямо забавяне в процедурата за набиране на персонал. Според него, въпреки че процедурата за подбор е започнала през февруари 2004 г., решението за попълване на последната свободна длъжност е било подписано от генералния секретар едва на 23 декември 2004 г.

3.4 С оглед на забележките на жалбоподателя и становището на КР омбудсманът счете за целесъобразно да поиска допълнителна информация от КР. Поради това Омбудсманът поиска от КР да коментира следните въпроси: i) предполагаемото неизпълнение от страна на COR на искането на жалбоподателя в разумен срок и ii) предполагаемото забавяне на процедурата за набиране на персонал.

3.5 В допълнителния си отговор КР посочи, че по отношение на първия въпрос, посочен по-горе, на жалбоподателя е предоставено устно обяснение по повод на срещата между него и генералния секретар на КР през март 2005 г. Окончателен отговор беше даден в писмен вид от генералния секретар на КР с писмо от 21 април 2005 г. Като се има предвид, че процедурата за набиране на персонал е проведена от ЕИСК, КР заяви, че са били необходими приблизително четири седмици, за да се проучи какво е било решено от него, което може да се счита за разумен период от време, като се има предвид периодът на великденските празници, който е продължил от 19 март 2005 г. до 3 април 2005 г.

Що се отнася до втория въпрос, посочен по-горе, КР заяви, че след като е попълнил двете си позиции, досието на жалбоподателя е било прехвърлено на администрацията на ЕИСК с оглед на евентуално назначаване на една от техните свободни позиции. КР не беше информиран за последващите действия във връзка с процедурата на ЕИСК за набиране на персонал.

3.6 В допълнителния си отговор жалбоподателят заявява, че КР е трябвало да му отговори в 15-дневен срок и в случай че това не е било възможно, е трябвало да го информира писмено, че ще има забавяне.

3.7 Що се отнася до твърдението, че искането на жалбоподателя не е било разгледано в разумен срок, омбудсманът припомня, че съгласно член 17 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията(9):

„1. Длъжностното лице гарантира, че решението по всяко искане или жалба до институцията се взема в разумен срок, без забавяне и при всички случаи не по-късно от два месеца от датата на получаване. (...)„(Подчертаването е добавено).

„2. Ако поради сложността на повдигнатите от него въпроси не може да бъде взето решение по искане или жалба до институцията в рамките на горепосочения срок, длъжностното лице уведомява автора за това във възможно най-кратък срок. (...)“.

3.8 В настоящия случай омбудсманът отбелязва, че според самия жалбоподател и становището на КР жалбоподателят е поискал от генералния секретар "дапроучи неговия случай"и "даму даде обяснение относно положението на процедурата за набиране на персонал, свързана с него". Освен това омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят е заявил, че събеседването с генералния секретар на КР се е провело през първата половина на март 2005 г., без да предостави допълнителни подробности по отношение на точната дата. Приемайки, че тази среща се е състояла през първата седмица на март 2005 г., омбудсманът отбелязва, че са изминали 7 седмици между датата на това интервю и отговора на генералния секретар на КР от 21 април 2005 г.

3.9 Освен това омбудсманът отбелязва, че от становището на КР става ясно, че жалбоподателят вече е получил устни обяснения по повод на срещата и че тези обяснения са потвърдени в писмото на генералния секретар на КР от 21 април 2005 г. Омбудсманът отбелязва също така, че КР е посочил, че като се има предвид, че досието на жалбоподателя е било прехвърлено на ЕИСК след заемането на двете позиции, с които КР разполага, той е трябвало да се обърне към ЕИСК, за да отговори на искането на жалбоподателя, и че великденският празничен период е забавил процедурата. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че позицията на КР изглежда разумна. Що се отнася до аргумента на жалбоподателя, че КР е трябвало да му отговори в 15-дневен срок, омбудсманът счита, че този 15-дневен срок се отнася по-скоро до изпращането на потвърждение за получаване от институцията на писмо от гражданин в съответствие с член 14 от Европейския кодекс за добро административно поведение(10). Той не се прилага за предоставянето на отговор по същество, чието формулиране може да отнеме повече време в зависимост от сложността на делото. Поради това омбудсманът счита, че не са необходими допълнителни проверки по отношение на този аспект от твърдението на жалбоподателя.

3.10 Що се отнася до предполагаемото забавяне на процедурата за набиране на персонал, Омбудсманът би искал да подчертае, че не са му известни конкретни срокове, наложени на администрациите за издаване на предложения за наемане на работа на кандидатите, подбрани след процедура за подбор. Омбудсманът отбелязва, че в настоящия случай жалбоподателят е бил накаран да вярва, че бързо ще получи оферта за договор, но този аспект вече е разгледан по-горе и се счита, че оправдава издаването на критична забележка (вж. точка 2.18).

3.11 Омбудсманът отбелязва също така, че вторият кандидат(11), избран от КР за длъжността в тази институция, е бил назначен на 1 февруари 2005 г., т.е. 11 месеца след приключването на процедурата за подбор в края на март 2004 г.(12). С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че жалбоподателят не поддържа становището си, че процедурата за набиране на персонал по отношение на него е довела до неоправдано забавяне. С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че не са необходими допълнителни проверки по отношение на този аспект от твърдението на жалбоподателя.

4 Твърдения на жалбоподателя

4.1 Жалбоподателят твърди, че i) следва да получи обезщетение или предложение за равностойна длъжност. Освен това той заяви, че ii) лицата, отговарящи за набирането на персонал в КР, следва да сложат край на нередностите в процедурата за набиране на персонал и следва да бъдат порицани.

4.2 С оглед на заключенията на омбудсмана в точки 2.13, 3.9 и 3.11 по-горе изглежда, че не е необходимо да продължава разследването си по отношение на първото твърдение на жалбоподателя.

4.3 Освен това жалбоподателят твърди, че омбудсманът следва да препоръча на лицата, отговарящи за набирането на персонал в КР, да прекратят нередностите в процедурите за набиране на персонал и да бъдат порицани. Следователно изглежда, че жалбоподателят твърди, че омбудсманът трябва да предложи налагането на дисциплинарни санкции по отношение на съответните длъжностни лица, без да споменава конкретно въпросните длъжностни лица. Като се има предвид, че дисциплинарни санкции във всеки случай могат да бъдат налагани само след провеждането на дисциплинарното производство, предвидено в Правилника за длъжностните лица, омбудсманът не е в състояние да се произнесе по искане за налагане на такива санкции в даден случай. Омбудсманът припомня, че неговата роля е да провежда разследвания на случаи на лошо администриране от страна на институциите на Европейския съюз. Не е в неговия мандат да упражнява каквито и да било дисциплинарни правомощия по отношение на длъжностни лица или служители и дори да не предлага това да бъде направено. От друга страна, член 4, параграф 2 от Устава на омбудсмана предвижда, че омбудсманът има възможност да „информира“ съответната институция или орган на Общността за фактите, които поставят под въпрос поведението на член на техния персонал от дисциплинарна гледна точка. При обстоятелствата в настоящия случай омбудсманът не счита за уместно да направи това.

5 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба не са необходими допълнителни проверки по отношение на твърденията на жалбоподателя за злоупотреба с власт и нередности в процедурата за набиране на персонал или по отношение на неговите твърдения. Поради това омбудсманът приключва случая по отношение на тези аспекти.

Що се отнася до твърдението на жалбоподателя за липса на прозрачност, е необходимо да се направи следната критична забележка:

Принципите на добра администрация изискват институцията да действа по прозрачен начин. Омбудсманът счита, че е особено важно европейските институции да зачитат прозрачността на процеса на вземане на решения от администрацията при процедурите за набиране на персонал.

Омбудсманът счита, че първото писмо на КР е накарало жалбоподателя да предположи, че в близко бъдеще КР ще му предложи договор. При тези специфични обстоятелства омбудсманът счита, че след като е решил да назначи други кандидати, КР е трябвало да информира жалбоподателя, че той няма да бъде назначен от КР. Такова писмо е трябвало също така да съдържа обяснение за решението и извинение за неудобството, което може да е причинено от първото писмо, в което жалбоподателят е бил накаран да вярва, че ще му бъде предложен договор. Омбудсманът счита, че в съответствие с принципа на прозрачност КР е трябвало също така да посочи в писмото си до жалбоподателя, че досието му е било прехвърлено на ЕИСК за евентуалното му назначаване.

Поради това омбудсманът заключи, че КР не е действал по прозрачен начин и това представлява случай на лошо администриране.

Като се има предвид, че тези аспекти на делото се отнасят до процедури, свързани с конкретни събития в миналото, не е целесъобразно да се търси приятелско уреждане на въпроса. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на КР също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) В този контекст омбудсманът би искал да подчертае, че според него четирите постоянни длъжности, които са на разположение на КР и ЕИСК, трябва да бъдат предоставени временно на договорно наети служители в очакване на назначаването на длъжностни лица, които биха се явили успешно на общ конкурс на EPSO.

(2) Проучването във връзка с ЕИСК е разгледано в Решение 2617/2005/MF.

(3) Омбудсманът счита, че е целесъобразно да се използват инициалите А, Б, В и Г, за да се посочат кандидатите, които в крайна сметка са получили съответните четири длъжности на разположение на КР и ЕИСК. Кандидат А беше включен в списъка с резерви на конкурс на общо основание EPSO/C/6/03 и в крайна сметка беше назначен на една от длъжностите, които бяха на разположение в КР. Кандидат Б беше първият кандидат в краткия списък, изготвен от КР и ЕИСК, и в крайна сметка беше назначен от КР. Кандидат В беше третият кандидат от списъка с петима кандидати, съставен от КР и ЕИСК, и в крайна сметка беше назначен от ЕИСК. Кандидатът, класиран на второ място в списъка с одобрени кандидати, отказва предложението, тъй като иска договор за неопределено време. Кандидат D беше успешно класиран в списъка с резерви, съставен в резултат на конкурс на общо основание EPSO/C/6/03. Въпреки усилията на Съвместната латвийска служба за писмени преводи да назначи кандидат D, този кандидат е бил нает от друга служба, а именно дирекция „Консултативни дейности“.

(4) Въз основа на документите в досието омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят е класиран на четвърто място в краткия списък.

(5) Вж. бележка под линия 3 по-горе.

(6) Въз основа на документите в досието омбудсманът отбелязва, че този кандидат е класиран на трето място в списъка на подбраните кандидати. Омбудсманът отбелязва също така, че кандидатът, класиран на второ място в краткия списък, е отказал предложението за работа, тъй като изглежда, че е искал договор за неопределено време.

(7) С оглед на фактическата обстановка омбудсманът разбира, че „стажантът“, за когото се отнася жалбоподателят, е кандидатът, на когото е предложена четвъртата длъжност в ЕИСК. Следователно този аспект от твърдението на жалбоподателя ще бъде разгледан в жалба 2617/2005/MF.

(8) Превод на оригиналната версия на френски език от службите на омбудсмана.

(9) Европейският кодекс за добро административно поведение е достъпен на уебсайта на омбудсмана (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).

(10) Вж. бележка под линия 9.

(11) Омбудсманът не е открил никаква информация в преписката по жалбата относно точната дата на назначаване на първия кандидат, назначен от КР.

(12) Омбудсманът отбелязва, че с писмо от 29 март 2004 г. жалбоподателят е бил уведомен, че е бил включен в списъка заедно с четирима други кандидати.