Страсбург, 15 март 2004 г.

Уважаеми г-н С.,

На 14 януари 2003 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман във връзка с твърдението, че Комисията не е включила името Ви в списък с отделни експерти, подготвени да провеждат мисии за техническа помощ в трети държави в контекста на външното сътрудничество на Европейската общност.

На 27 януари 2003 г. препратих жалбата до председателя на Европейската комисия. Комисията изпрати становището си на 20 март 2003 г. и аз ви го препратих с покана да направите забележки, ако желаете, най-късно до 31 май 2003 г. Изглежда, че не са получени коментари от Вас.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Извинявам се за времето, необходимо за разглеждане на жалбата Ви.

Жалбата

На 8 септември 2001 г. жалбоподателят, германски гражданин, поиска името му да бъде включено в списък с експерти, подготвени да провеждат мисии за техническа помощ в трети страни в контекста на външното сътрудничество на Европейската общност. Той представи кандидатурата си в отговор на поканата на Комисията за представяне на кандидатури от отделни експерти за техническа помощ за трети държави в контекста на външното сътрудничество на Европейската общност - SCRE/111508/C/SV (1). В съответствие с член 2 от поканата жалбоподателят е подал заявлението си чрез електронен формуляр на уебсайта на Службата за сътрудничество EuropeAid на Комисията. В отговор на това жалбоподателят е получил електронно потвърждение за получаване. Когато по-късно Комисията публикува списъка на експертите на своя уебсайт, жалбоподателят забеляза, че името му не е включено. Поради това той се обади по телефона на Комисията, за да се запознае с причините. Тъй като не получава ясен отговор, на 13 септември 2002 г. той най-накрая изпраща електронно писмо до Службата за сътрудничество EuropeAid на Комисията, в което пита за причините, поради които заявлението му не е било прието. Комисията отговори писмено, че:

„За съжаление има технически проблем с автобиографията, приложена към Вашата кандидатура, и файлът е празен. Поради това бихме искали да Ви помолим да подадете ново заявление на нашия уебсайт.“

Жалбоподателят обаче е решил да не подава ново заявление до Службата за сътрудничество EuropeAid на Комисията, тъй като му се е струвало, че усилията за това биха били безсмислени. Поради това на 12 ноември 2002 г. той пише до члена на Комисията Ферхойген, за да го информира по въпроса. В това писмо жалбоподателят пояснява, че е много недоволен да научи, че трябва да подаде ново заявление. По отношение на професионалния си опит жалбоподателят заяви, че очаква молбата му да бъде надлежно разгледана. Жалбоподателят не получи отговор на писмото си до комисар Ферхойген.

В жалбата си до Европейския омбудсман жалбоподателят твърди, че Комисията неправилно не е включила името му в списъка на експертите, и твърди, че тази грешка следва да бъде поправена.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията направи следните коментари:

Комисията е получила електронното заявление на жалбоподателя, но е решила да не го оценява поради факта, че приложението към автобиографията, получено от Комисията, е празно. Отказът да се направи оценка на заявлението по тази причина е в съответствие с поканата за представяне на заявления, в която се посочва, че непълните заявления няма да бъдат взети предвид (член 2). Въпреки това, след като разгледа отново заявлението на жалбоподателя, Комисията стигна до заключението, че приложението към автобиографията му може да е било празно поради неизправности в собствената ѝ електронна система за подаване на заявления. Поради това Комисията прикани жалбоподателя да подаде ново заявление, което жалбоподателят реши да не направи.

В допълнение към това следва да се отбележи, че ако жалбоподателят беше подал отново заявление и беше приет за списъка с експерти, това не би довело автоматично до възлагане на работа на жалбоподателя от Комисията. Подборът на експерти от въпросния списък беше направен с оглед на специфичните нужди на въпросните задачи.

Що се отнася до техническите проблеми в електронната система за подаване на заявления, Комисията изрази съжаление, че те биха могли да доведат до отхвърляне на заявлението на жалбоподателя. Службата за сътрудничество EuropeAid на Комисията обработва средно на месец 400 заявления от експерти. Ръчното обработване на тези заявления на хартиен носител не би било възможно, поради което беше въведена електронната система за подаване на заявления.

Електронната система за кандидатстване обаче съдържаше редица проблеми. Някои от тези проблеми са причинени от самата система, а други са свързани с проблеми със съвместимостта на компютърното оборудване, използвано от жалбоподателите. В настоящия случай не беше възможно да се установи дали грешката с приложението към автобиографията на жалбоподателя е причинена от технически грешки или от грешка в заявлението от страна на жалбоподателя.

Комисията, напълно наясно с техническите проблеми, свързани с управлението на списъците с експерти, понастоящем проучва възможностите за техническо подобряване и модернизиране на своята система.

Накрая Комисията се извинява на жалбоподателя за проблемите, причинени от неизправностите в неговата електронна система за подаване на заявления. Тя обаче твърди, че жалбоподателят е трябвало да подаде нов електронен формуляр за кандидатстване на своя уебсайт, за да бъде включен в списъка на експертите.

Забележки на жалбоподателя

Омбудсманът не получи забележки от жалбоподателя.

РЕШЕНИЕТО

1 Невключване на името на жалбоподателя в списък с експерти

1.1 Комисията публикува покана за представяне на кандидатури за съставяне на списък с експерти (2). Жалбоподателят отговори на поканата, като подаде задължителен електронен формуляр за кандидатстване онлайн на уебсайта на компетентната служба на Комисията — Службата за сътрудничество EuropeAid. След като впоследствие забелязва, че името му не е включено в списъка на експертите, той се свързва със Службата за сътрудничество EuropeAid. Като признава, че заявлението му може да не е било взето предвид поради технически грешки в електронната система за подаване на заявления на нейния уебсайт, Службата за сътрудничество EuropeAid приканва жалбоподателя да подаде ново заявление на същия уебсайт. Жалбоподателят е избрал да не прави това, тъй като му се е струвало, че усилията за това биха били безсмислени. След това той изпрати писмо до члена на Комисията Ферхойген с искане молбата му да бъде надлежно разгледана. Той не получи отговор на писмото си.

В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят твърди, че Комисията неправилно не е включила името му в списъка на експертите, и твърди, че тази грешка следва да бъде поправена.

1.2 В становището си Комисията посочва, че заявлението на жалбоподателя не е било оценено, тъй като електронното му приложение за автобиография е било празно. Поради тази причина Службата за сътрудничество EuropeAid е трябвало да класифицира кандидатурата му като непълна и следователно недопустима в съответствие с поканата за представяне на кандидатури (член 2 от поканата). След запитванията на жалбоподателя до Службата за сътрудничество EuropeAid обаче възникнаха съмнения дали приложението към автобиографията е празно поради технически грешки в електронната система за кандидатстване. Поради това Службата за сътрудничество EuropeAid прикани жалбоподателя да подаде ново заявление на своя уебсайт, което той реши да не прави.

Комисията също така се извини на жалбоподателя и заяви, че понастоящем проучва възможностите за техническо подобряване и модернизиране на своята система за кандидатстване.

1.3 По отношение на твърдението на жалбоподателя, че името му е включено в списъка на експертите, омбудсманът отбелязва, че Комисията не може да вземе решение по този въпрос, без да е разгледала по същество заявление от жалбоподателя. Тъй като първото заявление на жалбоподателя не е било оценено по процедурни причини и тъй като жалбоподателят не е подал ново заявление за оценка, няма окончателно отрицателно решение на Комисията, което да може да бъде разгледано от омбудсмана. Следва да се подчертае, че не е от компетентността на омбудсмана да поема правомощията на Комисията за вземане на решения в това отношение.

Следователно прегледът на омбудсмана в този случай се ограничава до въпроса дали Комисията е разгледала правилно заявлението на жалбоподателя.

1.4 В отношенията си с обществеността длъжностните лица на Общността действат учтиво като част от добрата административна практика. Това означава, че те са ориентирани към обслужването, коректни и достъпни и че когато отговарят на кореспонденция, се опитват да бъдат възможно най-полезни и да отговарят възможно най-пълно и точно на въпросите, които се задават (3).

В настоящия случай Комисията е уведомила жалбоподателя, че грешки в електронната му система за подаване на заявления на нейния уебсайт може да са довели до това приложението му към автобиографията да пристигне като непопълнен документ, което от своя страна е накарало Комисията да не вземе предвид заявлението като непълно. След това той информира жалбоподателя, че може да подаде ново заявление на същия уебсайт, но без да го увери, че електронната система за подаване на заявления е подобрена, за да се гарантира безпроблемно приемане на нови заявления. В становището си Комисията заяви, че е напълно наясно с техническите проблеми, свързани с управлението на списъците с експерти, и че понастоящем проучва възможностите за техническо подобряване и модернизиране на своята система.

Според омбудсмана отговорът на Комисията на жалбоподателя в този случай не е в съответствие със задължението ѝ да действа учтиво. За да се гарантира спазването на това задължение, Комисията е можела да прикани жалбоподателя да представи само своята автобиография и да му даде възможност да направи това, без да се налага отново да използва стандартната електронна система за кандидатстване на Комисията. Неспазването му представлява случай на лошо управление. В това отношение ще бъде направена критична забележка.

2 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба е необходимо да се направи следната критична забележка:

В отношенията си с обществеността длъжностните лица на Общността, като част от добрата административна практика, действат учтиво. Това означава, че те са ориентирани към обслужването, коректни и достъпни и че когато отговарят на кореспонденция, се опитват да бъдат възможно най-полезни и да отговарят възможно най-пълно и точно на въпросите, които се задават (4).

В настоящия случай Комисията е уведомила жалбоподателя, че грешки в електронната му система за подаване на заявления на нейния уебсайт може да са довели до това приложението му към автобиографията да пристигне като непопълнен документ, което от своя страна е накарало Комисията да не вземе предвид заявлението като непълно. След това той информира жалбоподателя, че може да подаде ново заявление на същия уебсайт, но без да го увери, че електронната система за подаване на заявления е подобрена, за да се гарантира безпроблемно приемане на нови заявления.

Според омбудсмана отговорът на Комисията на жалбоподателя в този случай не е в съответствие със задължението ѝ да действа учтиво. За да се гарантира спазването на това задължение, Комисията е можела да прикани жалбоподателя да представи само своята автобиография и да му даде възможност да направи това, без да се налага отново да използва стандартната електронна система за кандидатстване на Комисията. Неспазването му представлява случай на лошо управление.

Член 3, параграф 5 от Устава на Омбудсмана (5) възлага на Омбудсмана да търси, доколкото е възможно, решение със съответната институция за отстраняване на случая на лошо администриране и удовлетворяване на жалбата. В настоящия случай жалбоподателят твърди, че името му следва да бъде включено в списък с експерти. Въпреки това, както се заключава в точка 1.3 от настоящото решение, Комисията не може да вземе решение по този въпрос, без да е оценила по същество заявление от жалбоподателя. За тази цел Комисията ще се нуждае от автобиографията на жалбоподателя. Тъй като жалбоподателят не е изразил желание да представи отново своята автобиография на Комисията, омбудсманът счита, че в този случай не би било целесъобразно да се търси приятелско решение. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Европейската комисия също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) ОВ C 274, 2000 г., стр. 11.

(2) ОВ C 274, 2000 г., стр. 11.

(3) Вж. член 12 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията, предложен от омбудсмана и одобрен от Европейския парламент (достъпен на уебсайта на омбудсмана: http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) Вж. член 12 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията, предложен от омбудсмана и одобрен от Европейския парламент (достъпен на уебсайта на омбудсмана: http://www.ombudsman.europa.eu).

(5) Решение 94/262 на Европейския парламент от 9 март 1994 година относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (ОВ L 113, 1994 г., стр. 15).