Уважаеми г-н Х,

Реших да приключа горепосочената проверка.[1] Тя се отнася до следните две практики на Frontex за обработване на заявления за публичен достъп до документи:

1. Ако Frontex установи, че дадено искане е толкова сложно, че трябва да потърси „приятелско решение“ с лицето, което иска достъп, тя счита, че е законосъобразно и полезно заявителят да отложи регистрацията на искането и по този начин да предотврати началото на законоустановените срокове.  

2. Ако Frontex установи, че при по-внимателно разглеждане регистрирано искане за достъп е толкова неточно, че документът(ите) не може(гат) да бъде(ат) идентифициран(и), тя счита, че може да спре законоустановените срокове.

Бързото обработване на заявленията за достъп до документи е от основно значение за законодателството на ЕС относно публичния достъп до документи (Регламент 1049/2001). Предотвратяването на изтичането на законоустановен срок или спирането му на по-късен етап са толкова сериозни въпроси, че обикновено съществуват изрични правни норми за това. Тъй като няма такива, Ви приканих да преразгледате отхвърлянето от Вашата агенция на първоначалното ми предложение за прекратяване на тези две практики.[2] Вие решихте да не го правите.[3] Съответно потвърждавам оценката, изложена в моята препоръка [4], и приключих разследването с констатацията, че тези практики представляват лошо администриране. 

Освен нашето несъгласие относно законосъобразността на двете практики, считам за необходимо и уместно да изразя някои опасения относно начина, по който беше представена Вашата позиция по този въпрос.

На първо място, отбелязвам, че част от отговорите Ви са съсредоточени в значителна степен върху възможните исторически законодателни намерения, които стоят зад въпросните правни разпоредби. Въпреки че със сигурност може да бъде полезно да се разгледа законодателната история при тълкуването на правен текст, считам, че е налице достатъчна и ясна съдебна практика за тълкуване на съответните разпоредби на Регламент 1049/2001. Тази съдебна практика има за цел да приведе в действие основните цели на законодателството в областта на публичния достъп. Отбелязвам също така, че Европейският парламент наскоро прие резолюция, в която подкрепи моята препоръка по този случай [5].

Вие също така считате, че тези практики са от полза за лицата, които искат достъп. Не мога да се съглася, че е от полза за заявителите, когато орган на ЕС си позволява едностранно да отлага или спира приложимите законоустановени срокове. При липсата на първоначална регистрация на заявление за достъп за заявителите е невъзможно или изключително трудно да упражнят правата си съгласно Регламент 1049/2001.

Позоваванията на съдебната практика и предишни решения на омбудсмана са също толкова обезпокоителни. Що се отнася до първото, на ранен етап поискахме конкретни позовавания на съдебната практика [6], за която се твърди, че оправдава въпросните практики [7]. Препратките към съдебната практика, които в крайна сметка получихме [8], показват значението, което Съдът отдава на използването и спазването на законоустановените срокове в Регламент 1049/2001. По-специално Съдът ясно е посочил, че намирането на приятелско решение не позволява на съответната институция едностранно да удължава сроковете за разглеждане на исканията за публичен достъп [9].

Що се отнася до предишни решения на моята служба, отбелязвам, че сте извлекли общи допускания от такива решения, когато това не е било обосновано. Например Вие се позовахте на случай, който засяга Европейската агенция по лекарствата [10], но който може да се чете само в светлината на много специфичните факти [11] и не може да се разчита на него, за да се заключи, че омбудсманът счита отлагането на регистрацията като цяло за разумно или законосъобразно. Посоченото от Вас дело се отнася до множество заявления за публичен достъп до документи, подадени от един заявител в непосредствена близост във времето, които разумно биха могли да се считат за „едно заявление“, чието обработване би довело до прекомерна административна тежест. Установих, че в такива случаи Европейската агенция по лекарствата има право да търси „справедливо решение“ и че такова справедливо решение може да доведе до отлагане на обработването на такива многобройни искания при определени условия. Разбира се, приветствам и насърчавам използването на констатациите на моята служба като референтен източник, но е обезкуражаващо, когато такова използване създава впечатлението за опит да се разкрият противоречия и да се дискредитират последващите оценки.

Също толкова обезкуражаващо е да се види, че позоваването ми на практика на Европейската комисия, която разглежда въпроса за преждевременната регистрация на искания, се тълкува като принципно насърчаване от страна на моята служба на пререгистрацията на искания, които Frontex счита за неточни. В препоръката си казах, че „когато дадена институция или орган осъзнае в разумен срок (2—3 работни дни), че погрешно е регистрирала неточно искане“, коригирането на такава преждевременна регистрация може да бъде разумно. Изрично посочих, че считам пререгистрацията на искане за разумна само ако това се случи в контекста на бърза корекция на преждевременна регистрация в рамките на 2—3 работни дни от датата на получаване на искането. Не подкрепих практиката на Комисията да пререгистрира заявленията за достъп като такива.

Съжалявам, че не беше възможно да се сложи по-положителен край на това разследване.

Искрено ваш,

Емили О'Райли
Европейски омбудсман

Страсбург, 13.3.2024 г.

[1] Страницата със случая на уебсайта на Омбудсмана: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/158399

[2] Писмо на омбудсмана от 7 ноември 2023 г.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/177525

[3] Отговорът от 15 декември 2023 г. на изпълнителния директор на Frontex: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183332

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/170366

[5] Резолюция на Европейския парламент от 14 декември 2023 г. относно Frontex въз основа на разследването за установяване на фактите на работната група на комисията LIBE за контрол на Frontex (P9_TA(2023)0483, точка 10): https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2023-0483_EN.html

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183333

[7] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183334

[8] https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/183335

[9] Решение на Съда от 2 октомври 2014 г., Strack/Комисия, C-127/13, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62013CJ0127, т. 26—28.

[10] Дело 1608/2017/ MIG (https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/111254).

[11] По случай 2243/2022/SF омбудсманът подчерта спецификата, както следва: „Омбудсманът е констатирал в миналото, че при определени обстоятелства механизмът за чакане на опашка може да представлява „справедливо решение“, когато в противен случай институцията би трябвало да откаже публичен достъп поради прекомерна административна тежест. По-специално предишните дела се отнасяха до множество заявления за публичен достъп до документи, подадени от един заявител в непосредствена близост във времето, които разумно биха могли да се считат за „едно заявление“, чието обработване би довело до прекомерна административна тежест. Омбудсманът установи, че в такива случаи EMA има право да търси „справедливо решение“ и че такова справедливо решение може да доведе до чакане на опашка на такива многобройни искания. При тези специфични обстоятелства омбудсманът счита, че механизмът за чакане на опашка може да бъде жизнеспособен инструмент, който да гарантира, че възможно най-голям брой лица могат да упражнят правото си на публичен достъп до документи и че всички лица се третират справедливо и еднакво.“ (https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/179137, точка 32).