Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят представлява малко дружество, което е участвало в проект, финансиран от Изпълнителната агенция за научни изследвания (REA). Проектът е ръководен от германски университет и целта му е да проучи и разработи набор от инструменти за управление на извънредни ситуации. Проектът беше специално насочен към психо-социалната подкрепа по време на кризи.

2. Проектът беше разделен на няколко части (т.нар. „работни пакети“). Дружеството на жалбоподателя отговаря за част 7. Целта беше да се разработи специална онлайн платформа за обучение, която да интегрира резултатите от други части на проекта, насочени към научните изследвания.

3. Изпълнителната агенция за научни изследвания беше неудовлетворена от начина на изпълнение на проекта и в крайна сметка поиска от консорциума да възстанови част от получените средства. По отношение на част 7 от проекта Изпълнителната агенция за научни изследвания счита, че степента на приключване е 13,89 % и съответно намалява съответната част от приноса на ЕС.

4. Като се има предвид, че оценката на Изпълнителната агенция за научни изследвания е несправедлива, жалбоподателят се обръща към омбудсмана.

Проучването

5. Омбудсманът започна проверка дали решението на Изпълнителната агенция за научни изследвания за възстановяване на средства от дружеството на жалбоподателя е справедливо.

6. В хода на проверката омбудсманът получи отговора на Изпълнителната агенция за научни изследвания относно жалбата и впоследствие коментарите на жалбоподателя в отговор на отговора на Изпълнителната агенция за научни изследвания.

Аргументи, представени на омбудсмана

7. Жалбоподателят изрази загриженост, че Изпълнителната агенция за научни изследвания и нейните проверители не са проверили онлайн платформата, разработена от неговото дружество. Той заяви, че неговата компания не е получила критична обратна връзка по време на изпълнението на проекта и че е действала добросъвестно. Жалбоподателят счита, че неговото дружество е изпълнило изцяло ангажиментите си. Той заяви, че възстановяването ще доведе до неговата несъстоятелност.

8. Изпълнителната агенция за научни изследвания заяви, че:

•  Проектът започна през юли 2013 г. и трябваше да продължи три години. Изпълнителната агенция за научни изследвания е извършила три прегледа на проекта от независими проверители с напредването на изпълнението му, а именно през септември 2014 г., февруари 2015 г. и септември 2015 г. При тези прегледи бяха установени сериозни слабости в изпълнението на проектите.
•  През януари 2016 г. Изпълнителната агенция за научни изследвания преустанови проекта за осем месеца, за да позволи на участниците да предприемат подходящи корективни мерки.
•  Двама независими оценители оцениха проекта отново през август 2016 г. На този етап осем от деветте резултата бяха счетени за незадоволителни.
•  Като се има предвид, че поради това е малко вероятно проектът да постигне целите в рамките на оставащото време, Изпълнителната агенция за научни изследвания реши да прекрати проекта през януари 2017 г. Изпълнителната агенция за научни изследвания е предоставила на консорциума 15 дни, за да подаде „мотивирано искане за правна защита“. Консорциумът не се възползва от тази възможност. Така проектът приключи през март 2017 г.
•  Резултатите, свързани с приноса на жалбоподателя, получиха отрицателна оценка от проверителите в доклада им от 16 ноември 2015 г. и в консолидирания им доклад за преглед от 24 август 2016 г. Отговорност на координатора на проекта (т.е. ръководителя на консорциума) е да информира членовете на консорциума. Изпълнителната агенция за научни изследвания счита, че приносът на жалбоподателя е бил постигнат в размер на 13,89 %.
•  Задачата на проверителите е била да преглеждат наличните към момента на прегледа доклади, а не самата онлайн платформа. Докладите и платформата формираха два отделни резултата. Платформата трябваше да бъде достъпна през последния месец на проекта. Тъй като проектът е бил прекратен преди да достигне последния си месец, самата платформа не е трябвало да бъде оценявана. Въпреки това проверителите са посетили мрежовия адрес, предвиден за платформата, в контекста на обмена на аргументи с консорциума. Те обаче не са имали достъп до него. Консорциумът е трябвало да направи достъпа по-ясен на срещите за преглед и в свързания с тях доклад.
•  Възстановяването не нарушава принципа на пропорционалност. Дружеството на жалбоподателя е нарушило договорните си задължения, като не е спазило описанието на работата (приложение I към споразумението за отпускане на безвъзмездни средства). Следователно REA е била длъжна да си възстанови част от недължимо платените средства. Жалбоподателят е получил своевременно подходяща обратна информация и е имало достатъчно време за предприемане на корективни мерки. Изпълнителната агенция за научни изследвания е отхвърлила само част от разходите на жалбоподателя поради незадоволителното изпълнение на научната работа.

9. Жалбоподателят твърди, че неговото дружество е предоставяло услугите си в пълно съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и дори предсрочно. Следователно тя трябва да бъде платена в пълен размер. Изпълнителната агенция за научни изследвания не следва да санкционира дружеството на жалбоподателя, тъй като другите партньори са постигнали незадоволителни резултати. Дружеството на жалбоподателя е разработило социална платформа, която функционира добре и е в пълно съответствие с целите на проекта. Изпълнителната агенция за научни изследвания е трябвало да оцени платформата, защото това е от значение, а не свързаните с нея доклади. Жалбоподателят не може да разбере как е възможно проверителите да не са имали достъп до платформата. Жалбоподателят им е предоставил адреса на мрежата, както и името и паролата, за да могат да влязат в системата. Жалбоподателят заяви, че въпросът за достъпа никога не е бил повдиган по време на срещите. Накрая жалбоподателят информира омбудсмана, че междувременно е трябвало да обяви несъстоятелност на дружеството си.

Оценка на омбудсмана

10. Омбудсманът отбелязва на първо място, че материалите, предоставени от жалбоподателя и Изпълнителната агенция за научни изследвания в контекста на настоящата проверка, не ѝ позволяват да провери до каква степен дружеството на жалбоподателя действително е изпълнило договорните си задължения или не.

11. Омбудсманът изразява съжаление, че проверителите на REA очевидно не са успели да получат достъп до платформата, разработена от дружеството на жалбоподателя. Няма обаче доказателства, че Изпълнителната агенция за научни изследвания е допуснала лошо администриране в това отношение.

12. Всъщност не е напълно ясно какво точно е попречило на рецензентите да получат достъп до платформата и кой следва да носи отговорност за това. Освен това омбудсманът приема аргумента на Изпълнителната агенция за научни изследвания, че тя не е била официално задължена да преразгледа платформата като такава на етапа, на който проверителите са оценили резултата от проекта. Освен това омбудсманът разбира, че дружеството на жалбоподателя е отговаряло за разработването на платформа, интегрираща резултатите от други части на проекта. Тъй като Изпълнителната агенция за научни изследвания е недоволна от приноса на тези други части, платформата и качеството на нейното съдържание непременно ще бъдат засегнати. Омбудсманът също така потвърди, че частта от проекта, за която отговаря жалбоподателят^[1], е получила отрицателни коментари от проверителите в докладите им от 16 ноември 2015 г. и 24 август 2016 г.

13. Омбудсманът отбелязва също така, че проектът е изпълнен от консорциум, съставен от няколко партньори. Консорциумът е носил колективна отговорност за доброто изпълнение на проекта^[2]. Изпълнителната агенция за научни изследвания даде възможност на консорциума да постигне вътрешно съгласие^[3] относно разпределението на участието на ЕС. Тъй като консорциумът не е постигнал вътрешно споразумение, Изпълнителната агенция за научни изследвания е била длъжна сама да вземе решение за разпределението на финансовото участие на ЕС^[4]. Омбудсманът разгледа внимателно предоставените от страните материали, но не откри нищо, което да предполага, че решението на Изпълнителната агенция за научни изследвания в това отношение е несправедливо.

14. Поради всички тези причини омбудсманът счита, че в този случай не е налице лошо управление.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Не е имало лошо управление.

Жалбоподателят и Изпълнителната агенция за научни изследвания ще бъдат уведомениза това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 22.8.2019 г.

[1] Работен пакет 7.

[2] Член II.2.4 от общите условия на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства гласи в съответната си част следното:

„Бенефициерите изпълняват следните задължения като консорциум:

б) изпълнява проекта солидарно и поотделно по отношение на Съюза,като предприема всички необходими и разумни мерки, за да гарантира, че проектът се изпълнява в съответствие с реда и условията на настоящото споразумение за отпускане на безвъзмездни средства.“

[3] Писмата на REA от 5 декември 2017 г. и 24 януари 2018 г.

[4] Писмо на Изпълнителната агенция за научни изследвания от 26 март 2018 г.