Utfärdad i enlighet med artikel 3.5 i Europeiska ombudsmannens stadga [1]

Bakgrunden till klagomålet

1. Klagomålet i det aktuella ärendet är den ledande partnern och entreprenören i ett projekt som syftar till att stödja demokratiseringen och övergången till marknadsekonomi i Armenien (nedan kallat projektet). Projektet genomfördes mellan den 8 augusti 2007 och den 31 december 2009 och förvaltades av EU:s delegation i Armenien (nedan kallad delegationen). Detta klagomål rör klagomål 1651/2012/(ER)PMC, som rör olika påstådda oegentligheter i förvaltningen av projektet och lämnades in av samma klagande.

2. Den 13 december 2011 vände sig klaganden till Europeiska kommissionens generalsekretariat och begärde tillgång till ”alla handlingar som har utarbetats och mottagits – både före projektets början och under projektets genomförande samt efter projektets slut – och som rör alla frågor som rör projektet och förbindelserna mellan de organ/ämnen som deltar i själva projektet”. Klaganden gav exempel på författarna och typerna av de begärda handlingarna och kopierade även delegationen. Klagandens begäran gjordes i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 [2].

3. Med tanke på omfattningen av begäran om tillgång till handlingar informerade kommissionen och delegationen klaganden genom skrivelser av den 9 respektive den 16 januari 2012 om att de behövde mer tid för att behandla begäran.

4. Klaganden upprepade sin begäran i skrivelser som skickades till kommissionens generalsekretariat den 9 och 25 januari samt den 24 respektive 28 februari 2012. Korrespondensen av den 24 och 28 februari 2012 skickades också till den biträdande generaldirektören för generaldirektoratet för utveckling och samarbete (GD DEVCO), kommissionens avdelning med ansvar för att övervaka delegationens arbete när det gäller projektet.

5. Genom ett e-postmeddelande av den 28 februari 2012 skickade den biträdande generaldirektören för GD Internationellt samarbete och utveckling ett preliminärt svar till klaganden och skickade en kopia av sin korrespondens till generalsekretariatets enhet för öppenhet.

6. Den 9 mars 2012 besvarade delegationen klagandens begäran om tillgång. Delegationen tillhandahöll en förteckning över de relevanta handlingarna och lämnade ut en rad handlingar till klaganden. Delegationen informerade klaganden om att den hade rätt att begära en omprövning av denna ståndpunkt genom att lämna in en bekräftande ansökan till kommissionens generalsekreterare inom 15 arbetsdagar.

7. Den 29 mars 2012 skickade klaganden en skrivelse till kommissionens generalsekreterare och tackade kommissionen för de mottagna handlingarna. Kommissionen påpekade dock att de flesta av dem redan fanns i dess ägo och att den förväntade sig att få "andra typer av dokument som ingår i projektärendet". Klaganden påpekade för övrigt också exempel på korrespondens som hade lämnats ut och beträffande vilken det datum som delegationen angav i sin förteckning över handlingar inte föreföll sammanfalla med det faktiska datumet för de berörda handlingarna. Dessutom identifierade klaganden ett litet antal bilagor till de handlingar som lämnats ut av delegationen som saknades och begärde en översättning från armeniska av vissa handlingar som den hade identifierat. Slutligen förbehöll sig klaganden rätten att begära ytterligare dokumentation.

8. Den 8 maj 2012 besvarade kommissionen klagandens andra begäran av den 29 mars 2012. Kommissionen uppgav att den ansåg att alla administrativa verktyg som föreskrivs i EU:s bestämmelser om öppenhet avsiktligt användes och eventuellt missbrukades av klaganden. Kommissionen beslutade därför att avbryta korrespondensen med sökanden. Den tillade dock att om klaganden ville att denna ståndpunkt skulle ses över kunde den skriva till kommissionens generalsekreterare inom 15 arbetsdagar.

9. Den 19 december 2012 vände sig klaganden till ombudsmannen, som var missnöjd med hur kommissionen hade hanterat sin begäran.

Föremålet för utredningen

10. I sitt klagomål framförde klaganden följande påstående och påstående.

Påstående

Kommissionen underlät att ge tillgång till alla de handlingar som klaganden begärde i sin bekräftande ansökan av den 29 mars 2012 eller att ange giltiga skäl för sin vägran att göra detta.

Anspråk

Kommissionen bör bevilja tillgång till alla begärda handlingar eller ange giltiga skäl för sin vägran att göra detta.

Utredningen

11. Den 15 januari 2013 inledde ombudsmannen en undersökning och uppmanade kommissionen att avge ett yttrande. Kommissionen översände sitt yttrande till ombudsmannen den 15 april 2013. Yttrandet översändes till klaganden, som inkom med synpunkter den 31 maj 2013.

Ombudsmannens analys och preliminära slutsatser

A. Påstådd underlåtenhet att ge tillgång till alla begärda handlingar eller att ange giltiga skäl för sin vägran att göra detta

Argument som framförts till ombudsmannen

12. I sitt klagomål hävdade klaganden att kommissionen varken hade beviljat tillgång till alla de handlingar som den hade begärt i sin bekräftande ansökan av den 29 mars 2012 eller angett giltiga skäl för sin vägran att göra detta. Företaget hävdade att kommissionen borde bevilja tillgång till alla begärda handlingar eller ange giltiga skäl för sin vägran att göra detta.

13. I sitt yttrande påpekade kommissionen att den genom en skrivelse av den 8 maj 2012 hade besvarat den skrivelse som klaganden skickat den 29 mars 2012 om att den ansåg att det rörde sig om en andra begäran om tillgång till handlingar och informerade klaganden om skälen till att kommissionens avdelningar inte kunde följa upp klagandens begäran ytterligare.

14. I samma skrivelse informerade kommissionen klaganden om den specifika rättsliga grunden för sitt beslut och om det rättsmedel som klaganden hade till sitt förfogande för att överklaga detta beslut. I synnerhet innehöll skrivelsen av den 8 maj 2012 en bilaga som i detalj illustrerade den tidigare skriftväxlingen mellan kommissionen och klaganden.

15. I sina synpunkter erinrade klaganden först om de steg i förfarandet som den hade vidtagit i fråga om sin begäran och betonade att den vid upprepade tillfällen hade kontaktat kommissionen och bett den att behandla sin begäran inom de föreskrivna tidsfristerna.

Ombudsmannens preliminära bedömning som ledde till ett förslag till vänskaplig förlikning

16. Ombudsmannen noterar att kommissionen i sitt yttrande hävdade att även om klaganden i sitt klagomål till ombudsmannen hänvisade till skrivelsen av den 29 mars 2012 som en bekräftande ansökan om tillgång, var denna skrivelse i själva verket, till form och innehåll, en ny begäran om tillgång till handlingar. Kommissionen preciserade att varken rubriken eller innehållet i skrivelsen klargjorde att den var avsedd att vara en bekräftande ansökan i den mening som avses i artikel 7.2 i förordning 1049/2001 och att kommissionen följaktligen inte registrerade den som sådan.

17. I sina synpunkter insisterade klaganden på att dess skrivelse av den 29 mars 2012 verkligen var en bekräftande ansökan, eftersom kommissionen i sin skrivelse av den 9 mars 2012 angav att klaganden kunde rikta en sådan ansökan till kommissionens generalsekreterare inom 15 arbetsdagar. Klaganden underströk att denna tidsfrist hade iakttagits. Klaganden hävdade vidare att dess skrivelse av den 29 mars 2012 inte kunde betraktas som en andra begäran om tillgång till handlingar, eftersom den inte begärde nya handlingar, utan bilagor till handlingar som den redan hade mottagit från kommissionen.

18. Ombudsmannen kan inte instämma i kommissionens ståndpunkt. I detta avseende bör det först noteras att delegationens skrivelse av den 9 mars 2012 uttryckligen hänvisade till möjligheten att lämna in en bekräftande ansökan inom 15 arbetsdagar och angav adressen till den avdelning till vilken en sådan ansökan skulle skickas. Den klagandes skrivelse av den 29 mars 2012 skickades inom den angivna tidsfristen och skickades till den avdelning som delegationen angett. För det andra, även om det är sant att klagandens skrivelse inte uttryckligen markerades som en bekräftande ansökan, anser ombudsmannen att förordning 1049/2001 inte innehåller något uttryckligt krav på att sökande ska använda denna term. Det är tillräckligt att sökanden klargör att han inte är nöjd med institutionens svar på hans ursprungliga ansökan om tillgång till handlingar. Det står dock klart att klaganden i sin skrivelse av den 29 mars 2012 bland annat ifrågasatte att delegationens utlämnande av handlingar var fullständigt. För det tredje är det riktigt att den formulering som klaganden använde i sin skrivelse av den 29 mars 2012 (”vi vill ha andra typer av handlingar”) skulle kunna ge intryck av att klaganden ville lämna in en ny begäran om tillgång. Läst i sin helhet står det dock klart att klaganden ville utnyttja möjligheten att lämna in en bekräftande ansökan. Bortsett från det faktum att klaganden uttryckligen kritiserade att vissa handlingar ännu inte hade lämnats ut, bör det noteras att hänvisningen till skrivelsen av den 29 mars 2012 innehöll orden ”Tillgång till handlingar Ref Gestdem Mo. 2011/6312', det vill säga en uttrycklig hänvisning till dess ursprungliga begäran om tillgång och delegationens svar på denna. På grundval av detta drar ombudsmannen slutsatsen att klagandens skrivelse av den 29 mars 2012 verkligen utgjorde en bekräftande ansökan. Det ska tilläggas att kommissionen under alla omständigheter inte har anfört några övertygande skäl för att förklara på vilket sätt dess beslut att upphöra att svara mot klaganden efter vad den ansåg vara en ny ursprunglig ansökan skulle kunna vara förenligt med förordning 1049/2001.

19. Ombudsmannen måste därför undersöka om kommissionen har behandlat klagandens bekräftande ansökan på ett korrekt sätt.

20. Svaret på denna fråga är uppenbart nekande, eftersom kommissionen uttryckligen har vägrat att pröva den bekräftande ansökan i sak.

21. Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen den preliminära slutsatsen att kommissionen inte har behandlat klagandens bekräftande ansökan av den 29 mars 2012 på ett korrekt sätt. Hon lägger därför fram ett motsvarande förslag till vänskaplig förlikning nedan, i enlighet med artikel 3.5 i Europeiska ombudsmannens stadga.

22. Ombudsmannen anser att det är lämpligt att lägga till viss vägledning för att göra det lättare för kommissionen att svara på hennes förslag.

23. I detta avseende påminner ombudsmannen om att klaganden i sin skrivelse av den 29 mars 2012 faktiskt tog upp tre frågor. För det första identifierade den vad den uppfattade som inkonsekvenser vad gäller datumen för vissa handlingar som hade lämnats ut till den. För det andra kritiserade klaganden att vissa bilagor till handlingar som hade gjorts tillgängliga för klaganden inte hade lämnats ut. För det tredje bad klaganden kommissionen om en översättning av vissa handlingar som upprättats på armeniska.

24. Ombudsmannen anser att den första av de ovannämnda frågorna inte i egentlig mening utgör en begäran om tillgång till handlingar. Det skulle dock helt klart vara god administrativ praxis för kommissionen att ta itu med de tvivel som klaganden har tagit upp i detta avseende.

25. När det gäller den tredje av de ovannämnda frågorna erinrar ombudsmannen om att förordning (EG) nr 1049/2001 rör tillgång till befintliga handlingar som innehas av institutionerna, men att institutionerna inte är skyldiga att utarbeta handlingar på begäran. Förordning 1049/2001 ålägger således inte en institution att tillhandahålla översättningar av en viss handling som den innehar, såvida inte sådana översättningar redan finns och innehas av institutionen.

B. Förslaget om en vänskaplig förlikning

Med beaktande av ombudsmannens slutsatser kunde kommissionen besvara klagandens bekräftande ansökan av den 29 mars 2012 och ta itu med de frågor som togs upp i den.

Emily O'Reilly

Utfärdat i Strasbourg den 19 december 2013