Bästa X,

Jag skriver för att söka en lösning på detta ärende ^[1], som grundar sig på ett klagomål som jag mottog från Y på uppdrag av Association des Américains Accidentels den 28 februari 2022.

Klaganden begärde att Europeiska dataskyddsstyrelsen (EDPB) skulle ge allmänheten tillgång till ”all information (e-post, brev, rapporter, arbetsdokument) som utbytts:

 - mellan Europeiska kommissionen och Europeiska dataskyddsstyrelsen, som hänvisar till uttalandet om internationella avtal, inklusive överföringar.

- mellan medlemsstaterna och Europeiska dataskyddsstyrelsen, som hänvisar till uttalandet om internationella avtal, inbegripet överföringar.

mellan dataskyddsmyndigheten och Europeiska dataskyddsstyrelsen, som hänvisar till uttalandet om internationella avtal, inbegripet överföringar.”

Y klargjorde därefter omfattningen av sin begäran genom att han också begärde tillgång till ”utkasten till ”uttalandet om internationella avtal inklusive överföringar” som ursprungligen skulle antas den 7 mars och som Europeiska dataskyddsstyrelsen (EDPB) översände till Europeiska kommissionen”. Detta utbyte mellan Europeiska kommissionen och Europeiska dataskyddsstyrelsen genomfördes före den 2 mars 2021.” Med hänvisning till mål 386/2021/AMF uppgav Y att han ansökte om tillgång till de begärda handlingarna i anonymiserad form.

Dataskyddsstyrelsen identifierade 32 handlingar som omfattas av klagandens begäran ^[2]. Kommissionen beviljade fullständig tillgång till sex av dessa handlingar, partiell tillgång till 14 handlingar och nekade fullständig tillgång till de återstående tolv handlingarna. Genom att vägra tillgång till handlingarna åberopade EDPB ett undantag ^[3] som föreskrivs i EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar (förordning (EG) nr 1049/2001) och hävdade att ett utlämnande skulle ”allvarligt undergräva” dess beslutsprocess. EDPB ansåg att det inte fanns något övervägande allmänintresse av att handlingarna lämnades ut.

Under undersökningens gång gjorde EDPB en ny bedömning av de begärda handlingarna och beviljade en bredare partiell tillgång till en handling som lämnades till klaganden. Min utredningsgrupp har granskat de handlingar som berörs av denna utredning och de synpunkter som EDPB lämnade den 24 februari 2022.

Som ni känner till är förordning (EG) nr 1049/2001 tillämplig på alla handlingar som finns hos institutionerna.^[4] Förordning (EG) nr 1049/2001 bygger på antagandet att ”öppenhet gör det möjligt för medborgarna att delta närmare i beslutsprocessen och garanterar att förvaltningen åtnjuter större legitimitet och är effektivare och mer ansvarig inför medborgarna i ett demokratiskt system”.^[5] Tillgången till handlingar kan begränsas endast om ett (eller flera) av ett begränsat antal undantag i förordning (EG) nr 1049/2001 är tillämpliga.^[6]

Av en granskning av de handlingar som EDPB hittills delvis har lämnat ut framgår det att de delar som redigerats i första hand inte omfattas av klagandens begäran. När det gäller de återstående delar som omfattas av tillämpningsområdet åberopade EDPB undantaget i artikel 4.3 andra stycket i förordning 1049/2001, som avser skyddet för en institutions beslutsförfarande när detta förfarande har avslutats.

När det gäller de handlingar som inte lämnades ut i sin helhet åberopade EDPB även undantaget i artikel 4.3 andra stycket i förordning 1049/2001.

Mitt förslag till lösning avser därför de handlingar som delvis har lämnats ut, där de delar som har maskerats omfattas av tillämpningsområdet, och de handlingar som inte har lämnats ut i sin helhet.

Domstolen har medgett att skyddet av beslutsprocessen mot riktade yttre påtryckningar kan utgöra ett legitimt skäl för att begränsa tillgången till handlingar. Kommissionen har emellertid också betonat att förekomsten av ett sådant yttre tryck ”måste fastställas med säkerhet” och att ”bevis måste läggas fram för att visa att det fanns en rimligen förutsebar risk” för att beslutet i fråga väsentligen skulle påverkas av detta yttre tryck ^[7].

Klaganden begärde tillgång till handlingar som rör beslutsprocesser som har avslutats. EDBP:s argument om hur ett utlämnande av handlingarna skulle kunna leda till betydande påtryckningar på styrelseledamöterna, i förhållande till dessa beslutsprocesser eller i förhållande till potentiella framtida beslutsprocesser, är fortfarande vaga och av mycket allmän karaktär.

Mer specifikt är det inte klart hur EDPB:s beslutsprocess allvarligt skulle kunna undergrävas av utlämnandet av dessa förberedande handlingar med tanke på deras karaktär eller att det skulle ge upphov till otillbörliga externa påtryckningar på styrelsens ledamöter om deras synpunkter offentliggjordes, eller att det skulle orsaka osäkerhet för allmänheten, såsom EDPB hävdar. I detta syfte noterar jag att klaganden har angett att han skulle vara nöjd med att ha tillgång till de nationella tillsynsmyndigheternas synpunkter i anonymiserat format. EDPB har inte förklarat hur beviljandet av tillgång till anonymiserade synpunkter från dess medlemmar skulle kunna leda till yttre påtryckningar på dem eller orsaka osäkerhet eller förvirring. Det har inte heller visats hur ett utlämnande av dem skulle hindra EDPB:s förmåga att tillhandahålla en konsekvent tolkning av dataskyddsreglerna, undergräva dess uppdrag att tala med en röst eller att det skulle inkräkta på EDPB:s oberoende roll enligt dess inrättandeförordning. Vidare är det inte klart hur EDPB:s påstående att dess framtida ställning i FATCA-förhandlingarna skulle undergrävas av utlämnandet av de begärda handlingarna (se fotnot 3 ovan). EDPB har således inte på ett konkret och specifikt sätt fastställt hur sådana allvarliga risker för dess beslutsprocess uppstår och har inte heller lämnat några exempel på sådana risker.

Jag noterar också att kommissionens roll som styrelseledamot och dess förmåga att framföra synpunkter som ständig observatör under dessa överläggningar föreskrivs i unionsrätten och att olika åsikter kan förväntas och välkomnas. Vidare godtar jag inte att EDPB:s inrättandeförordning skapar ett särskilt undantag från allmänhetens rätt till tillgång till dess handlingar på grundval av EDPB:s påstående att den är ett oberoende organ.

Mot bakgrund av ovanstående skulle jag som en lösning i detta fall vilja föreslå att EDPB omprövar sitt beslut om klagandens begäran om allmänhetens tillgång till de handlingar eller delar av dem som omfattas av begäran och undersökningen och som hittills inte har lämnats ut, med beaktande av ovanstående iakttagelser, i syfte att bevilja bredast möjliga tillgång för allmänheten. Detta skulle till exempel kunna inbegripa att bevilja tillgång till de synpunkter som uttrycks av dess konstituerande medlemmar i anonymiserat format, dvs. utan att tillskriva synpunkterna till specifika parter.

Jag vore tacksam för ert svar på mina förslag senast den 21 november 2022. När vi har fått ditt svar på förslaget skickar vi en kopia av det till den klagande tillsammans med en kopia av förslaget.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 21 september 2022

[1] I enlighet med artikel 2.10 i Europeiska ombudsmannens stadga.

[2] Under utredningens gång framkom det att inte alla utkast till versioner av EDPB:s uttalande 01/2019 om Förenta staternas Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) bedömdes i de inledande och bekräftande skedena. I linje med ombudsmannens skrivelse av den 11 maj 2022 ska dessa handlingar behandlas som en separat begäran om allmänhetens tillgång.

[3] Artikel 4.3 andra strecksatsen i förordning 1049/2001.

[4] Skäl 11 i förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[5] Skäl 2 i förordning 1049/2001.

[6] Artikel 1 i förordning 1049/2001.

[7] Förstainstansrättens dom (sjunde avdelningen) av den 18 december 2008, Pablo Muñiz mot Europeiska gemenskapernas kommission, mål T‐144/05, punkt 86; Tribunalens dom (sjunde avdelningen i utökad sammansättning) av den 22 mars 2018, Emilio de Capitani mot Europaparlamentet, mål T‐540/15, punkt 99.