(Tillverkad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga (1))

Klagomålet

Bakgrund och kronologi av händelser

Från den 1 oktober 1994 till den 30 juni 1996 arbetade klaganden, som är tjänsteman vid kommissionen, som vetenskaplig assistent vid enheten för kärnkemi vid Institutet för transuraner (ITU) i Karlsruhe. ITU är en del av Gemensamma forskningscentret (JRC), ett generaldirektorat (GD) vid Europeiska kommissionen. Från den 1 juli 1996 till den 30 april 1999 arbetade klaganden vid ITU:s enhet för kärnsäkerhet och infrastruktur. I denna egenskap, och från och med juli 1997, var hon tvungen att hantera transporter av radioaktivt material. Klaganden arbetar nu vid ett annat generaldirektorat inom kommissionen.

Den 16 september 2002 ingav klaganden, inom ramen för ett administrativt klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna som rörde personalfrågor, en begäran till GD Personal och administration, i vilken hon begärde att en undersökning skulle inledas av fall av administrativa missförhållanden på området skydd mot strålning och transport av radioaktivt material, särskilt vad gäller ITU. I sin begäran hävdade klaganden att dessa fall av administrativa missförhållanden berodde på vad hon ansåg vara ett fullständigt otillräckligt förvaltnings- och kontrollsystem och brister i personalens utbildning. Klaganden hävdade att den berörda personalen vid GD JRC var tillfälligt anställda och därför lättare kunde utpressas. Hon hävdade också att den högsta ledningens efterlevnad av sina skyldigheter på områdena säkerhet och skydd mot strålning var föremål för absolut otillräcklig kontroll. Enligt klaganden var ett betydande antal anställda rädda för att deras personliga förhållanden skulle påverkas negativt om de valde att följa reglerna om säkerhet och strålskydd.

Till detta meddelande bifogades en tabell i vilken klaganden förtecknade och beskrev vad hon ansåg vara de nio allvarligaste incidenterna eller aspekterna av ITU:s verksamhet som hon ansåg behövde undersökas och som kan sammanfattas enligt följande: 1. utföra transporter av radioaktivt material trots att den berörda personalen inte hade genomgått den utbildning och de prov som krävdes, 2) Organisatoriska brister som innebar att ingen ordnad ställföreträdare garanterades vid frånvaro av personal. 3) avsiktligt olaglig transport och export av radioaktivt material i juni, juli eller augusti 1997, (4) En avsiktligt olaglig transport av radioaktivt material i oktober 1998 utan nödvändiga medföljande dokument. (5) Mottagande av en olaglig transport av radioaktivt material, som ursprungligen deklarerades som normal frakt i mars 1999 och därefter tystades ned, tillsammans med destruktion av relevanta dokument. 6. felaktig hantering av passerkort för extern personal där exponeringen för strålning har noterats och underlåtenhet att anmäla en incident till tillsynsmyndigheterna, 7. användning av personal som var helt olämplig för sina tjänster och underlåtenhet att avsätta de berörda personerna i händelse av allvarlig försummelse, (8) Flera incidenter som leder till kontaminering. och (9) tilldelning av sanerings-/destruktionsarbeten till ett företag som inte hade de kvalifikationer som krävdes i anbudet. I förteckningen angavs också eventuella vittnen, handlingar som kan vara relevanta och ansvariga personer.

Enligt klaganden var den viktigaste av dessa incidenter den tredje. Klaganden hävdade att den relevanta transporten gällde radioaktivt material (uppenbarligen 1 g uranoxid) och borde ha förberetts av henne. Klaganden förklarade att hon då hade upptäckt att materialet redan hade skickats som normal frakt med bud till Brookhaven National Laboratory i USA. Enligt klaganden borde transporten ha deklarerats som ett farligt gods och skickats via ett specialiserat företag. Klaganden påpekade att det korrekta sättet att skicka skulle ha varit ungefär tio gånger så dyrt och skulle ha tagit längre tid. Enligt klaganden hade R, biträdande enhetschef, vid den relevanta tidpunkten bekräftat dessa omständigheter för henne och även informerat henne om att L, enhetschef, hade varit medveten om vad som hade hänt.

I sitt meddelande till kommissionen noterade klaganden också att det verkade finnas problem i andra avdelningar (Ispra, Geel, Euratoms inspektion i Luxemburg, GD Energi och transport och GD Miljö), även om hon påpekade att hon i detta avseende förlitade sig på information som hon hade fått från kollegor som hade arbetat där. Klaganden noterade slutligen att BNFL-anläggningen i Sellafield (och Förenade kungariket som sådant) föreföll ha behandlats mest förmånligt, trots många incidenter och fall där reglerna om registrering av kärnämne och om skydd mot strålning hade åsidosatts. I detta sammanhang påpekade klaganden att C., tidigare tjänsteman vid kommissionen, nu hade en ledande ställning där och att K., tidigare anställd vid nämnda anläggning, därefter hade arbetat för den avdelning vid kommissionen som ansvarade för Sellafield. Hon avslutade med att säga att det kan vara lämpligt att genomföra en närmare undersökning även på denna punkt.

Den 9 oktober 2002 utnämndes L till ny direktör för ITU från och med den 1 november 2002.

I ett meddelande av den 16 oktober 2002 begärde klaganden att kommissionen, i enlighet med artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna, skulle bevilja henne ett undantag från hennes skyldigheter enligt artiklarna 17 och 19 i tjänsteföreskrifterna för att hon skulle kunna avge vittnesmål i eventuella framtida förfaranden.

Enligt klaganden ombads hon senare att dra tillbaka sin ansökan av den 16 oktober 2002.

Den 4 och 6 november 2002 hördes klaganden av direktorat IDOC (utrednings- och disciplinbyrån) vid GD Personal och administration (nedan kallat GD ADMIN).

Den 18 november 2002 överlämnade GD ADMIN/IDOC ärendet till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF).

Klaganden hördes av OLAF om sina anklagelser den 8 januari 2003. Den 14 januari 2003 informerade OLAF klaganden om att preskriptionstiden omfattade alla de incidenter vid ITU som hon hade nämnt.

Den 13 februari 2003 informerade OLAF miljö- och transportministeriet (UVM) i delstaten Baden-Württemberg (2) om ärendet.

Den 28 februari 2003 ingav klaganden ett klagomål till kommissionen i enlighet med artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Klagomålet avsåg vad hon ansåg vara ett underförstått avslag på hennes ansökningar av den 16 september och den 16 oktober 2002. I samma meddelande begärde klaganden också en ytterligare administrativ utredning av beteendet hos kommissionens högsta chefer och fullgörandet av kommissionens skyldigheter som ansvarigt organ för fyra kärntekniska anläggningar. Till stöd för sin begäran påpekade klaganden att personer som ansvarar för kärntekniska anläggningar enligt tysk lagstiftning måste uppfylla kravet på tillförlitlighet (Zuverlässigkeit). Klaganden hävdade att ITU:s direktör inte uppfyllde detta villkor, eftersom han hade tillåtit sin dåvarande ställföreträdare att avsiktligt sända radioaktivt material till Förenta staterna som normal frakt utan den nödvändiga deklarationen. Hon tillade att allvarliga incidenter också hade inträffat vid andra forskningscentrum under de senaste åren, men att kommissionen inte hade ansett det nödvändigt att avslöja eller åtgärda dessa brister, särskilt när det gäller dess högsta ledning. I detta sammanhang hänvisade klaganden till transporten av en förment tom behållare från Geel via Luxemburg till tillverkaren i England, som i själva verket innehöll ett prov i vilket plutonium förekom. Klaganden ansåg att det sätt på vilket GD ADMIN hade behandlat hennes begäran av den 16 september 2002 endast kunde betraktas som ett försök att sabotera undersökningarna.

Den 28 februari 2003 bemyndigade GD ADMIN klaganden att vittna inför UVM. Den senare hörde klaganden den 5 mars 2003.

I en skrivelse av den 1 april 2003 underrättade OLAF klaganden om att den inte hade för avsikt att själv genomföra en undersökning, utan att den i stället hade underrättat UVM.

Den 29 april 2003 skrev UVM till OLAF för att rapportera om resultaten av de undersökningar som den hade genomfört. UVM påpekade att klagandens inlagor på det hela taget var trovärdiga. Den konstaterade att dokumentation om intern utbildning om lagstiftningen om farligt gods saknades för den aktuella perioden sedan 1993 och att det i vissa fall hade förekommit förseningar i utbildningen av ”ansvariga personer” som utsetts i enlighet med lagstiftningen om farligt gods, liksom i överföringen av strålningsvärden till externa företag och i vissa fall i överföringen av sändningar till den behöriga tyska myndigheten. UVM uppgav emellertid att felen inte i något av de nio fallen hade orsakats av bristande specialistkunskaper eller otillräcklig personalutbildning. Den angav vidare att det inte i något av de fall som den hade hänvisats till hade varit möjligt att fastställa att ITU:s personal hade gjort sig skyldig till en klar eller straffbar överträdelse av strålskyddslagstiftningen eller lagstiftningen om farligt gods.

I en not som bifogades skrivelsen kommenterade UVM de olika frågor som klaganden tagit upp. När det gäller den tredje punkten (sändningen av material till USA) noterade UVM att det verkade som om den relevanta transporten hade planerats noggrant men – enligt de dokument som fanns tillgängliga – aldrig hade lämnat GFC. UVM påpekade att de handlingar som var öronmärkta för mottagaren fortfarande fanns på ITU, fullständiga och utan underskrifter, och att det inte fanns några uppgifter som tydde på att materialet hade lämnat den behöriga avdelningen vid ITU. Enligt UVM kunde klaganden ha blandat ihop två transporter, med tanke på att en sändning till Förenta staterna faktiskt hade ägt rum vid det relevanta datumet, vilket dock inte hade berört ett radioaktivt prov.

UVM noterade att punkterna 7 och 9 som togs upp av klaganden inte hade undersökts eftersom de endast rörde interna frågor inom kommissionen.

I två e-postmeddelanden av den 14 och 18 juli 2003 informerade klaganden kommissionen om att hon ännu inte hade fått något svar på sitt meddelande av den 16 september 2002. Hon bestred även utnämningen av K. till tjänsten som direktör och uppgav att K./C.:s ärende inte hade meddelats de tyska myndigheterna eller andra nationella myndigheter.

Den 29 juli 2003 ingav klaganden ett klagomål i enlighet med artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna mot det underförstådda avslaget på hennes begäran av den 28 februari 2003 om ytterligare en intern utredning. I sitt meddelande hänvisade klaganden särskilt till ovannämnda oregelbundna transport från Geel via Luxemburg till Förenade kungariket, som ägde rum 1999.

I ett meddelande av den 31 juli 2003 besvarade generaldirektören för GD ADMIN klagandens begäranden av den 16 september och den 16 oktober 2002 och hennes klagomål av den 28 februari 2003. Kommissionen påpekade att dessa ansökningar inte underförstått hade avslagits. Den ansåg vidare att eftersom både Olaf och de tyska myndigheterna hade beaktat de uppgifter som klaganden hade lagt fram och eftersom både IDOC och Olaf hade tagit ställning i dessa frågor, hade tillsättningsmyndigheten vidtagit alla tänkbara åtgärder för att klargöra och fatta beslut om hennes påståenden. Enligt kommissionen var inga ytterligare interna undersökningar motiverade under dessa omständigheter. Kommissionen noterade dock att oberoende av klagandens påståenden genomfördes en omfattande intern granskning inom GD GFC vid den tidpunkten och att slutrapporten om denna interna undersökning förväntades bli tillgänglig i slutet av 2003. Kommissionen anser att denna ytterligare faktor bevisade kommissionens vaksamhet när det gäller dess avdelningars arbete och dess beslutsamhet att vidta åtgärder för att förbättra detta arbete. UVM:s skrivelse av den 29 april 2003 bifogades kommissionens skrivelse. I sitt meddelande uppgav kommissionen också att när det gäller de ytterligare frågor som togs upp i klagandens e-postmeddelanden av den 14 och 18 juli 2003 kunde den inte vidta några åtgärder på grundval av vad klaganden själv i sitt meddelande av den 16 september 2002 hade kallat ”misstankar” eller ”indirekt information”.

Den 12 augusti 2003 ingav klaganden ett klagomål mot kommissionens vägran att vidta ytterligare interna åtgärder, vilket angavs i kommissionens skrivelse av den 31 juli 2003. Klaganden påpekade att detta klagomål grundade sig på artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Hon ansåg att skrivelsen från UVM inte omfattade alla de frågor som hon hade tagit upp och att kommissionen under alla omständigheter borde göra en egen undersökning av dessa frågor. Klaganden lämnade detaljerade synpunkter på UVM:s slutsatser. När det särskilt gäller den tredje frågan hävdade klaganden att det faktum att transportdokumentationen fortfarande fanns tillgänglig vid ITU inte bevisade att någon transport inte hade ägt rum, vilket UVM själv hade konstaterat med avseende på den fjärde frågan. Klaganden hävdade vidare att påståendet att den transport som hade skickats hade rört material som inte var radioaktivt inte var övertygande och att det inte hade förekommit någon förvirring. Hon hävdade att det faktum att det relevanta provet senare hade återsänts till ITU från Förenta staterna, korrekt deklarerat som transport av radioaktivt material, inte hade beaktats. Klaganden noterade att inga ansträngningar föreföll ha gjorts för att kontrollera relevanta fakta med mottagaren av transporten i Förenta staterna. Hon anförde vidare att R., som hon hade frågat i frågan vid den aktuella tidpunkten, hade upplyst henne om att transporten hade ägt rum, att den hade varit av radioaktivt material och att L. hade varit medveten om att transporten hade utförts med hjälp av en kurir och inte med hjälp av det planerade förfarandet för transport av farligt gods. Mot bakgrund av ovanstående ansåg klaganden att det fanns ett trängande behov av en undersökning. Klaganden ansåg att UVM, som ansvarade för kontrollen av ITU och inte verkade ha gjort ett bra jobb, hade ett intresse av att bagatellisera incidenternas betydelse.

I sin skrivelse av den 12 augusti 2003 hävdade klaganden också att vissa av de punkter som rörde kommissionen ännu inte hade besvarats alls.

Den 20 september 2003 skrev klaganden till kommissionens generalsekretariat för att begära tillgång till ett antal handlingar som rörde relevanta frågor och som innehades av 1) OLAF, 2) GD ADMIN eller IDOC och 3) ITU eller GD JRC. I avsaknad av svar skickade klaganden samma begäran på nytt den 16 oktober 2003 och betecknade den som en bekräftande ansökan.

I ett meddelande av den 22 september 2003 informerade Olaf GD ADMIN/IDOC om att den efter att ha granskat klagandens skrivelser av den 29 juli och den 12 augusti 2003 inte ansåg det nödvändigt att återuppta sin undersökning.

Genom en skrivelse av den 22 oktober 2003 underrättade kommissionens generalsekretariat klaganden om att hennes skrivelse av den 20 september 2003 inte föreföll ha nått klaganden och att den därför skulle betrakta hennes bekräftande ansökan (som hade registrerats den 22 oktober 2003) som en begäran om tillgång som skulle behandlas inom 15 arbetsdagar.

I en skrivelse av den 13 november 2003 informerade GD ADMIN klaganden om att hon skulle få separata svar från dessa organ när det gäller tillgång till handlingar som innehas av OLAF och GFC. När det gäller de handlingar som innehas av GD ADMIN och IDOC förklarade kommissionen att tillgång måste vägras på grundval av artikel 4.1 b i förordning 1049/2001, eftersom alla de handlingar som klaganden hänvisade till, i den mån de fanns, innehöll personuppgifter. Enligt kommissionen måste tillgång också nekas på grundval av artikel 4.2 tredje strecksatsen och artikel 4.3 i förordningen.

Det förefaller som om denna skrivelse, som skickades med rekommenderat brev, inte nådde klaganden före den 18 november 2003.

Eftersom klaganden inte besvarade hennes begäran om tillgång till handlingar inkom hon med en bekräftande ansökan per e-post den 16 november 2003.

Genom en skrivelse av den 20 november 2003 avslog generaldirektören för GD JRC klagandens begäran om tillgång till handlingar på grundval av artikel 4.2 tredje strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001. Generaldirektören noterade vidare att han ansåg att utlämnandet av de relevanta handlingarna ”skulle utgöra ett åsidosättande av proportionalitetsprincipen när det gäller de ansträngningar som krävs för att ge tillgång till dessa handlingar i förhållande till den ytterligare information som du skulle få – vilket är ”inga”.

Den 21 november 2003 skrev Kinnock, kommissionsledamot med ansvar för administrativa frågor, till klaganden angående hennes två klagomål av den 29 juli 2003 och den 12 augusti 2003. Kinnock ansåg att dessa två klagomål inte kunde tas upp till sakprövning, eftersom det enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna var möjligt att inge ett klagomål mot ett underförstått eller uttryckligt avslag på en begäran, men inte mot ett klagomål. Han hävdade också att klagomålen rörde beslut som inte utgjorde åtgärder som direkt och personligen påverkade klaganden. Kinnock förklarade dock också att han, med hänvisning till kommissionens skrivelse av den 31 juli 2003, ansåg att eventuella ytterligare åtgärder i de frågor som klaganden tagit upp var ”olämpliga”. När det gäller den oregelbundna transporten från Geel till Förenade kungariket 1999 förklarade Kinnock att en internrevision hade inletts avseende denna händelse som han beskrev som "en oavsiktlig transport av ett prov innehållande en dos plutonium". Vid revisionen drogs slutsatsen att omedelbara åtgärder hade vidtagits för att förbättra driftsinstruktionerna och rutinerna för att förhindra liknande incidenter eller oegentligheter. När det gäller anklagelserna mot K. och C. noterade Kinnock att klaganden inte hade någon direkt information utan förlitade sig på vad hon hade hört om det påstådda beteendet från tredje part. Kinnock förklarade att dessa påståenden hade vidarebefordrats till IDOC, OLAF och GFC. I en skrivelse av den 22 september 2003 angav OLAF, enligt Kinnock, att den inte ansåg det nödvändigt att inleda en ny utredning. Olaf hade vidare uppgett att UVM:s kontroll av ITU inte hade avslöjat några fakta som kunde motivera ytterligare åtgärder från Olafs sida.

Den 1 december 2003 ingav klaganden vad hon kallade en ”andra bekräftande ansökan” (Drittantrag) om tillgång till handlingar. Hon insisterade dock på att tidsfristen för att besvara hennes bekräftande ansökan inte skulle påverkas. Klaganden tillade att den envishet med vilken kommissionen vägrade att godta hennes förslag fick henne att undra om den aktuella transporten 1997 "endast" innehöll uran eller även plutonium, i vilket fall ett brott skulle ha begåtts. Den klagande skickade även sin skrivelse av den 1 december 2003 per e-post den 1 och 2 december 2003. Den 3 december 2003 skickade hon via e-post ett "kompletteringsmeddelande" om att GD JRC vägrat ge kommissionens generalsekretariat tillträde.

I ett meddelande av den 10 december 2003 ansåg kommissionens generalsekretariat att klagandens bekräftande ansökan av den 16 november 2003 (som kommissionen hade mottagit den 19 november 2003) hade förlorat sitt föremål, eftersom GD ADMIN hade besvarat hennes ursprungliga begäran den 13 november, Olaf den 17 november och GD JRC den 20 november 2003. Generalsekretariatet beklagade förseningen men informerade klaganden om att hennes e-postmeddelanden av den 1 och 2 december 2003, som hade registrerats den 3 december 2003, skulle behandlas som bekräftande ansökningar om tillgång till handlingar som innehas av GD ADMIN och GD JRC och att hon skulle få svar inom 15 arbetsdagar, dvs. till och med den 5 januari 2004.

Efter det att klaganden i ett e-postmeddelande av den 17 december 2003 hade uttryckt sitt missnöje med denna tolkning av förordning (EG) nr 1049/2001 bekräftade generalsekretariatet sin ståndpunkt i ett e-postmeddelande av den 18 december 2003. Generalsekretariatet påpekade också att med tanke på de komplicerade frågorna måste svarsfristen förlängas med ytterligare 15 arbetsdagar, dvs. till och med den 26 januari 2004.

Klagomålet till ombudsmannen

I sin skrivelse till ombudsmannen av den 2 januari 2004 noterade klaganden att hennes klagomål riktades mot GD ADMIN, GD JRC, kommissionens generalsekretariat och Olaf. Eftersom ombudsmannen behandlar OLAF som ett eget gemenskapsorgan registrerades klagomålet om OLAF separat (220/2004/GG)(3).

I sitt klagomål mot kommissionen framförde klaganden följande påståenden:

(1) Kommissionen hade felaktigt underlåtit att ge tillgång till handlingar som innehas av GD ADMIN/IDOC och GD JRC.

(2) Kommissionen hade underlåtit att behandla den ursprungliga ansökan om tillgång av den 16 oktober 2003 i tid och på ett uttömmande sätt.

(3) Genom att förklara att den bekräftande ansökan hade förlorat sitt föremål hade kommissionen brutit mot lagen, nekat henne rättvisa och gjort sig skyldig till maktmissbruk.

(4) Kommissionen hade underlåtit att på ett korrekt sätt undersöka och följa upp de fall av administrativa missförhållanden som angavs i hennes skrivelse av den 16 september 2002, särskilt den tredje av dem.

(5) I mer än ett år hade kommissionen brutit mot den tyska atomlagen (Atomgesetz) och den tyska strålskyddsförordningen (Strahlenschutzverordnung), eftersom ITU fortsatte att drivas av personer som inte hade nödvändig kunskap och tillförlitlighet.

(6) GD ADMIN hade försökt tysta henne och trakasserat henne,

(7) Kommissionen var inkompetent när det gäller hanteringen av kärnbränsle och de rättsliga bestämmelserna för denna verksamhet.

(8) Kommissionen var ovillig och oförmögen att se till att reglerna följdes inom dess egna avdelningar.

(9) Kommissionen var inkompetent när det gällde att genomföra interna undersökningar, revisioner och åtgärder för att säkerställa kvaliteten inom kärnenergisektorn. och

(10) Kommissionen gynnade och främjade chefer som inte följde reglerna.

Klaganden hävdade att det fanns ett betydande allmänintresse när det gäller Europeiska kommissionens korrekta tillämpning av de relevanta säkerhetsbestämmelserna om hantering och transport av radioaktivt material. Enligt klaganden hade det enda mål som kommissionen hade eftersträvat varit att försöka dölja hela frågan.

Klaganden hävdade att ett stort antal revisioner och kontroller hade utförts vid ITU sedan 1997, både av kommissionens avdelningar och av externa bedömare, och att ITU dessutom regelbundet kontrollerades av UVM och kommissionens Euratominspektion. Enligt klaganden hade dock kommissionens kontroller (4) visat sig vara helt meningslösa. Klaganden undrade om kommissionen nu över huvud taget var i stånd att fullgöra sina skyldigheter enligt artikel 2b (hälsoskydd) och artikel 2e (säkerställande av att kärnämne endast används för det avsedda ändamålet och inte för framställning av kärnvapen) i Euratomfördraget.

När det gäller frågan om tillgång till handlingar ansåg klaganden att varken GD ADMIN eller GD JRC hade besvarat den ursprungliga ansökan inom 15 arbetsdagar.

När det gäller frågan om hot och obstruktion betonade klaganden att IDOC:s allra första åtgärd hade varit att be henne att dra tillbaka sin begäran av den 16 oktober 2002 och att den systematiska underlåtenheten att svara på hennes skrivelser utgjorde maktmissbruk, rättsvägran och obstruktion.

Klaganden gjorde följande påståenden:

(1) De begärda handlingarna bör lämnas ut, eller så bör kommissionen ange att de inte fanns.

(2) Om ovanstående alternativ inte skulle vara möjligt bör ombudsmannen, dennes personal eller ledamöter av Europaparlamentet inspektera handlingarna.

(3) Hennes påståenden i fråga om fall 3 i hennes förteckning av den 16 september 2002 bör kontrolleras.

(4) Nödvändiga slutsatser bör dras, dvs. att få ett slut på den olagliga situationen inom ITU. och

(5) Nödvändiga åtgärder bör vidtas för att avhjälpa administrativa missförhållanden inom kommissionen som helhet (särskilt GD ADMIN).

Klaganden bad vidare ombudsmannen att också bli aktiv i enlighet med kommissionens beslut K(2002)845 av den 4 april 2002 (reglerna om visselblåsning).

Den klagandes skrivelse av den 9 februari 2004

I sin skrivelse av den 9 februari 2004 informerade klaganden ombudsmannen om att kommissionen hade besvarat hennes e-postmeddelanden av den 1 och 3 december 2003 genom en skrivelse av den 27 januari 2004 och hade lämnat ut vissa handlingar rörande GD ADMIN och IDOC. Kommissionen hade också förklarat att ett antal handlingar som klaganden hade begärt tillgång till inte existerade och hade vidhållit sin vägran att bevilja tillgång till vissa handlingar. Klaganden lade fram ett antal slutsatser som hon drog av de handlingar som hon hade fått tillgång till och ställde vissa frågor som hon ansåg ännu inte hade besvarats.

Klaganden informerade också ombudsmannen om att hon den 15 januari 2004 hade skrivit till Europaparlamentet i enlighet med kommissionens beslut K(2002)845 och bett det att bli aktivt.

Den klagandes skrivelse av den 22 mars 2004

I sin skrivelse av den 22 mars 2004 informerade klaganden ombudsmannen om att hon hade mottagit ett stort antal handlingar från kommissionen till följd av GD JRC:s beslut av den 19 februari 2004 om hennes bekräftande ansökan om tillgång till handlingar. Klaganden lämnade detaljerade synpunkter på dessa handlingar.

Dessa handlingar utgjordes av en intern not från ITU av den 15 april 2003 i vilken resultaten av UVM:s inspektion beskrevs.

Det förefaller lämpligt att citera de viktigaste delarna av detta dokument och lägga till klagandens kommentarer (kursiverade):

- När det gäller de ansvariga personernas kunskaper utsågs Dr. V. 1993 till ansvarig för farliga transporter ("Gefahrgutbeauftragter"). Dr. V. hade genomgått de relevanta kurserna om vägtransporter (ADR) sedan 1993 och om lufttransporter (IATA), inklusive de periodiska förnyelserna. Personer som utför transporter av radioaktivt material på egen hand skulle kunna utbildas internt av den person som ansvarar för farliga transporter, förutsatt att certifikat utfärdades på denna utbildning. Inga sådana intyg hade utfärdats. V. hade klarat utbildningen i lufttransport först våren 1998. Klaganden hade gjort detta i februari 1998. Före detta datum hade det således inte funnits någon som hade genomgått den relevanta utbildningen, trots att ITU utförde ett femtiotal lufttransporter per år. I UVM:s rapport av den 29 april 2003 kritiserades det faktum att B. behandlade transporter av farligt gods utan att inneha relevanta utbildningsbevis. Det fanns således fortfarande problem på detta område vid ITU.

- När det gäller transporten av 1 g utarmat uran (UO2) till Brookhaven den 22 juli 1997 var det osannolikt att denna transport hade ägt rum. Det fanns inget mottagningsbevis eller andra transportdokument och inga ändringar hade gjorts i ITU:s lagerregister. Ankomsten av en sådan sändning var inte heller "spårbar" i Brookhaven. Det var också osannolikt att det radioaktiva material som hade levererats från Brookhaven några dagar tidigare skulle ha returnerats i samma mängd. Det var också oförklarligt varför denna transport skulle ha utförts i strid med reglerna, medan ett antal transporter av 1 g utarmat uran redan tidigare hade skickats som transporter av radioaktivt material, vilket framgår av transportdokumenten. När det gäller det ärende som anges i punkt 4 i klagandens förteckning godtog ITU självt att förekomsten av transportdokument och avsaknaden av en ändring av lagerregistret inte bevisade att någon transport inte hade genomförts. R. hade vid den relevanta tidpunkten sagt att ett datum för undersökningen hade överenskommits med Brookhaven och att hanteringen av transporten som ett radioaktivt material skulle ta för lång tid och bli för dyrt. ITU hade haft en exceptionell situation under månaderna maj–oktober 1997, eftersom den person som ansvarade för hanteringen av radioaktiva transporter, Z., var sjuk. Detta hade lett till olika problem, bland annat betydande förseningar.

- När det gäller transporten av 1,64 g utarmat uran den 28 september 1998 (ärende 4 i den klagandes förteckning av den 16 september 2002) hade denna transport faktiskt ägt rum. Vid den aktuella tidpunkten hade alla rätt att inneha upp till 197 g naturligt uran eller utarmat uran. Instruktioner hade getts att materialet skulle överlämnas av en säkerhetsvakt. Denna avvikelse från sedvanliga förfaranden förklarade varför de handlingar som var avsedda att åtfölja materialet fortfarande fanns i den centrala bokföringsenheten. Den behöriga avdelningen hade inte lämnat någon notering till lagerregistret om denna transport. När det gäller lagerregistret hade transporten därför inte ägt rum. UVM hade inte betraktat denna händelse som en lagöverträdelse, men ansåg att det var ett exempel på liten vårdslöshet ("kleinere Schlamperei"). Med tanke på att omkring 200 transporter av radioaktivt material utfördes vid ITU under ett år utgjorde de tre "små vårdslösheter" som kritiserades av klaganden endast en bråkdel av dessa transporter. Ovannämnda gräns för den mängd som en person kan inneha gällde inte radioaktivt material.

- När det gäller transport av radioaktivt material från Frankrike till ITU (ärende 5 i klagandens förteckning av den 16 september 2002) var den kvantitet som en person hade tillåtits inneha vid den tidpunkten 6,2 g Th. Den relevanta transporten hade innehållit 5,1 g Th. Transporten hade inte utförts som farligt gods, vilket krävs enligt de relevanta reglerna. ITU hade inte underrättat de tyska myndigheterna om detta, eftersom kvantiteten inte hade överskridit ovannämnda tröskelvärde. Det relevanta tröskelvärdet gällde inte transport av radioaktivt material. Händelsen borde ha anmälts.

Klaganden noterade att revisionsrapporten (Audit on radiation protection at ITU) av den 22 januari 2004, som hon hade fått tillgång till, endast omfattade år 2003. Hon påpekade att det var betydelsefullt att denna rapport inte behandlade UVM:s kritik efter inspektionen 2003. Klaganden noterade vidare att kommissionen hade informerat henne om att det inte fanns några ytterligare skrivelser eller anteckningar till ITU:s och GD JRC:s ärendeakt om de frågor som hon tagit upp. Enligt klaganden underströk detta faktum hur liten betydelse kommissionen tillmätte frågan.

Klaganden hävdade att kommissionen inte hade kunnat tillhandahålla någon handling som visade att transporten till Brookhaven sommaren 1997 hade omfattat ett icke-radioaktivt prov. Enligt henne motsade uttalandet i en not från ITU av den 2 februari 2004 (som hon hade fått tillgång till) att det inte fanns några uppgifter om datum och art för transporterna till Brookhaven (förutom transporterna av uran, neptunium och plutonium) hennes övertygelse, eftersom det stred mot sedvanlig praxis i laboratorier och mot de grundläggande kraven för all kvalitetsstyrning. Klaganden medgav dock att avsaknaden av sådana handlingar inte utgjorde bevis i strikt rättsliga termer för att en olaglig transport av radioaktivt material hade ägt rum. Hon tillade att hon hade förväntat sig detta. Enligt henne kunde tydlig bevisning endast erhållas om materialet hade registrerats korrekt vid mottagandet i Brookhaven. Det fanns ingen garanti för att så var fallet. Klaganden tillade dock att det faktum att det inte fanns några dokumenterade mätningar för att släppa ut det relevanta materialet från det kontrollerade området under alla omständigheter utgjorde en överträdelse av reglerna. Denna punkt nämndes inte heller i revisionsrapporten för 2003.

Klaganden påpekade att hon den 19 mars 2004 hade begärt att kommissionen skulle ge henne tillgång till ytterligare handlingar och ytterligare upplysningar om föremålet för klagomålet.

Klaganden avslutade med att be ombudsmannen att hjälpa henne att få tillgång till alla nödvändiga handlingar eller att själv inspektera dessa handlingar.

Frågeställningen

Ombudsmannens tillvägagångssätt

Den 26 januari 2004, och efter att ha granskat klagomålet, skrev ombudsmannen till kommissionen för att begära ett yttrande om klagomålet i den mån det riktade sig till kommissionen.

När det gäller klagandens begäran om att ombudsmannen också skulle bli aktiv på grundval av kommissionens beslut K(2002)845 av den 4 april 2002 (reglerna om ”visselblåsning”) noterade ombudsmannen att Olaf och de behöriga tyska myndigheterna redan hade informerats om ärendet. Han informerade därför klaganden om att han ansåg att han inte behövde vidta några åtgärder med avseende på beslutet i detta skede av sin undersökning.

I den mån klagomålet riktades till Olaf beslutade ombudsmannen att det var lämpligt att registrera denna aspekt av ärendet som ett separat klagomål med en ny referens (klagomål 220/2004/GG)(5).

I sin skrivelse av den 26 januari 2004 uppmanade ombudsmannen kommissionen att inkomma med sitt yttrande senast den 30 april 2004.

Den 9 februari 2004 och den 22 mars 2004 lämnade klaganden väsentlig ytterligare information om sitt klagomål till ombudsmannen. Ombudsmannen vidarebefordrade denna information till kommissionen. För att ge kommissionen tillräckligt med tid för att yttra sig ansåg han att det var lämpligt att förlänga tidsfristen för att avge yttrandet till den 31 maj 2004.

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

Angående påståendena och påståendena om kommissionens hantering av klagandens begäran om inledande av en administrativ utredning

Klaganden framförde följande påståenden och påståenden:

(1) Kommissionen vägrade att på vederbörligt sätt utreda och vidta åtgärder när det gäller de fall av administrativa missförhållanden vid ITU som anges i hennes skrivelse av den 16 september 2002 samt överträdelser av den tyska kärnkraftslagen och strålskyddsförordningen när det gäller kärnbränsle och därmed sammanhängande bestämmelser.

(2) Kommissionen var ovillig och oförmögen att se till att dess egna avdelningar följde reglerna.

(3) Kommissionen genomförde interna utredningar, revisioner och kvalitetssäkringsåtgärder i samband med kärnkraft på ett inkompetent sätt.

(4) Kommissionen belönade chefer som inte följde reglerna.

(5) Klaganden misstänkte att GD ADMIN endast delvis hade översänt hennes klagomål till IDOC och/eller Olaf. och

(6) GD ADMIN hade försökt tysta henne och trakasserat henne.

Det fanns förfarandemässiga skillnader mellan förfarandet för visselblåsning och klagomål och begäranden från tjänstemän enligt artikel 90.1 och 90.2. De sistnämnda var föremål för tidsfrister så att tjänstemännen kunde besluta om de ville driva ärenden vidare genom klagomål eller domstolskrav som anges i artikel 90 respektive 91 i tjänsteföreskrifterna. Ovannämnda tidsfrister gällde inte för förfarandet för visselblåsning.

I enlighet med bestämmelserna i artikel 2 i kommissionens beslut av den 4 april 2002 om ”visselblåsning” var den tjänsteman som ville göra ombudsmannen eller parlamentet uppmärksam på omständigheter som han eller hon kände till genom sitt ämbete skyldig att först underrätta kommissionen för att ge den tillräckligt med tid för att vidta lämpliga åtgärder med avseende på de påstådda omständigheterna.

I ”visselblåsningsförfarandet” definierades inte begreppet tillräcklig tid, som berodde på de påstådda omständigheternas komplexitet och därför kan variera från fall till fall.

När det gäller punkterna 1–4 i klagandens påståenden bör två olika aspekter särskiljas:

Den första aspekten gällde klagandens påståenden om vissa oegentligheter vid ITU före hennes meddelande av den 12 augusti 2003. När det gäller de tyska myndigheternas slutsatser (se UVM:s skrivelse av den 29 april 2003) ansåg kommissionen att inga ytterligare åtgärder var lämpliga i detta avseende. GFC:s internrevisionsenhet hade också genomfört en granskning av strålskydd vid ITU. Även om revisionen inte specifikt hade syftat till att besvara klagandens klagomål, hade de punkter som togs upp i klagomålen behandlats under de relevanta undersökningarna.

Den andra aspekten rörde de indirekta påståenden som klaganden hade utvecklat i allmänna ordalag i sitt meddelande av den 12 augusti 2003 avseende K. och C. Även om klaganden hade bekräftat att hon inte hade några bevis, hade hon i mycket allmänna och indirekta ordalag lagt till vissa påståenden. När det gäller denna punkt hade klagandens meddelanden av den 29 juli 2003 och den 12 augusti 2003 skickats till IDOC, OLAF och JRC. Olaf hade uppgett att den inte hade någon kännedom om vad klaganden kallade ”ärende C./K.”. Olaf har inte gjort någon utvärdering eller utredning av några påståenden i detta sammanhang.

När det gäller de påståenden som nämns i punkt 5 hade klagandens båda meddelanden av den 16 september 2002 och den 16 oktober 2002 skickats från GD ADMIN till IDOC, genom meddelande av den 28 oktober 2002, och från IDOC till OLAF, genom meddelande av den 18 november 2002.

När det gäller de påståenden som nämns i punkt 6 hade kommissionen aldrig försökt trakassera eller skrämma klaganden. Det fanns inga bevis till stöd för sådana påståenden. I stället för att försöka tysta henne hade kommissionen i själva verket stött klaganden genom att den 28 februari 2003 ge henne tillstånd att delta i förhöret med UVM den 5 mars 2003.

Sammanfattningsvis hade alla lämpliga åtgärder vidtagits med avseende på klagandens påståenden 1) genom att ge henne lämpliga tillstånd enligt artiklarna 17 och 19 i tjänsteföreskrifterna, 2) genom att stödja henne när hon uttryckte sin oro över eventuella oegentligheter till IDOC och de tyska myndigheterna och 3) genom att informera Olaf.

Av de skäl som anges ovan var klagandens påståenden och påståenden om kommissionens behandling av hennes begäran om inledande av en administrativ utredning helt ogrundade.

När det gäller klagandens påståenden och påståenden om hennes begäran om tillgång till handlingar, dvs. tillämpningen av förordning (EG) nr 1049/2001

I sitt klagomål av den 2 januari 2004 framförde klaganden följande påståenden och påståenden om behandlingen av hennes begäran om tillgång till handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001:

(1) Svaren på den ursprungliga ansökan av den 16 oktober 2003 hade inte respekterat tidsfristen.

(2) Den omständigheten att kommissionen hade förklarat att den bekräftande ansökan av den 16 november 2003 hade förlorat sitt föremål utgjorde en vägran att agera och ett maktmissbruk (Rechtsbeugung, Rechtsverweigerung und Machtmissbrauch).

(3) Klaganden hävdade att hon hade nekats tillgång till handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001. Hon bestred de bedömningar som GD ADMIN och GFC hade gjort i inledningsskedet. Hon bekräftade att det endast kunde finnas ett skäl till att neka henne tillgång till de begärda handlingarna, nämligen att handlingarna skulle visa att ingen transport av icke-radioaktivt material till Förenta staterna hade ägt rum utan endast en olaglig transport av radioaktivt material och att kommissionen ville dölja detta. och

(4) Klaganden hävdade att de handlingar som hon hade begärt skulle skickas till henne eller att hon skulle informeras om någon av de begärda handlingarna inte fanns.

Den 26 mars 2004 ingav klaganden ett kompletterande klagomål till Europeiska ombudsmannen med följande ytterligare påståenden och påståenden om behandlingen av hennes begäran om tillgång till handlingar:

(5) Vissa av de begärda handlingarna nekades fortfarande tillgång.

(6) Det var svårt att tro att vissa av de begärda handlingarna inte existerade. och

(7) Det faktum att ett ingripande från Europeiska ombudsmannen och Europaparlamentet skulle behövas för att få en delvis konstruktiv inställning från kommissionens generalsekretariat var beklagligt och tydde på brister i kommissionens interna förfaranden.

När det gäller det första påståendet löpte tidsfristen för att besvara klagandens ursprungliga ansökan ut den 12 november 2003. GD ADMIN svarade den 13 november 2003, OLAF den 17 november 2003 och GFC den 20 november 2003. Det var således riktigt att svaren på klagandens ursprungliga ansökan inte respekterade den föreskrivna tidsfristen på 15 arbetsdagar. Ur formell synvinkel stod det klart att avdelningarna, innan tidsfristen löpte ut, borde ha förlängt tidsfristerna med ytterligare 15 arbetsdagar, i enlighet med artikel 7.3 i förordning (EG) nr 1049/2001. Det skulle ha varit motiverat att åberopa det mycket stora antalet begärda handlingar, den mycket stora omfattningen av ansökningarna och ansökningarnas komplexitet, eftersom det måste bedömas i vilken utsträckning ett utlämnande av de handlingar som innehas av en avdelning skulle kunna undergräva syftet med de undersökningar som genomförs av de andra avdelningarna. Tjänstegrenarna hade dock inte förlängt tidsfristen. I stället hade de försökt att svara så snabbt som möjligt utan att tillgripa ett fast svar. I den ovannämnda förklarande skrivelsen av den 10 december 2003 och i sitt e-postmeddelande av den 18 (6) december 2003 beklagade generalsekretariatet på kommissionens vägnar att de tre avdelningarna inte hade kunnat respektera tidsfristen i första instans.

När det gäller det andra påståendet lämnade klaganden in en bekräftande ansökan den 16 november 2003. Den enda grunden för denna bekräftande ansökan var avsaknaden av svar på hennes ursprungliga ansökan. Denna bekräftande ansökan var bara en upprepning av den ursprungliga ansökan. Om kommissionen inte hade förklarat att denna bekräftande ansökan saknade föremål, trots att svaren på den ursprungliga ansökan hade skickats under tiden, skulle klaganden ha fråntagits sin rätt att motivera sin bekräftande ansökan enligt de argument som angavs i svaren på den ursprungliga ansökan, det vill säga hon skulle då inte ha kunnat utveckla sina argument för varför hon inte höll med om den bedömning som gjordes i första instans. Om svaren på hennes ursprungliga ansökan hade skickats i tid, skulle hon inte bara ha upprepat sin ursprungliga ansökan, vilket bevisades av att hon utvecklade sina argument i de två e-postmeddelanden av den 1 december 2003 och den 3 december 2003 som registrerades som bekräftande ansökningar. Mot bakgrund av dessa omständigheter drog kommissionen slutsatsen att den bekräftande ansökan som hade ingetts i avsaknad av svar saknade föremål, eftersom den hade korsat de svar som hade skickats något efter fristens utgång, och att e-postmeddelandena av den 1 och den 3 december 2003 i stället skulle behandlas som de verkliga bekräftande ansökningarna. Klaganden hade med andra ord aldrig förvägrats sin rätt att inge en bekräftande ansökan.

När det gäller påståendena i punkterna 3–7 ovan måste följande sägas:

I förordning 1049/2001 och kommissionens beslut 2001/937 (tillämpningsföreskrifter för förordningen) anges tydligt hur ansökningar om tillgång till handlingar skulle behandlas av kommissionen och vilka rättsmedel som fanns tillgängliga, när sökanden inte var nöjd med det beslut som institutionen fattade i det inledande skedet och i det interna överklagandeskedet. I förevarande fall var villkoren för att överklaga ett beslut som fattats av kommissionen enligt artikel 8.3 i förordning nr 1049/2001 inte uppfyllda, eftersom klaganden hade lämnat in sitt klagomål till ombudsmannen den 2 januari 2004, medan kommissionens tidsfrist för att besvara de bekräftande ansökningarna inte löpte ut före den 26 januari 2004. Kommissionen skulle därför inte kommentera klagandens påståenden om de bedömningar som GFC och GD ADMIN gjorde i första instans, utan hänvisa till de svar som generalsekreteraren gav på kommissionens vägnar den 27 januari 2004 och den 19 februari 2004 efter de två bekräftande ansökningar som registrerades den 3 december 2003, i vilka kommissionen slutligen hade lyckats behandla dessa extremt komplicerade ansökningar på ett uttömmande sätt. Av denna anledning var det självklart att påståendet under punkt 7 inte bara var grundlöst utan också ärekränkande.

Den allmänna regeln var att medborgaren hade rätt att få tillgång till alla handlingar som kommissionen innehade. De enda undantagen från denna allmänna regel anges i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001. I de ovannämnda svaren av den 27 januari 2004 och den 19 februari 2004 anges tydligt varför tillgång inte beviljades till alla begärda handlingar. Klagandens påståenden i punkt 3 ovan var därför helt ogrundade.

Rätten till tillgång till handlingar var en rätt till tillgång till befintliga och identifierbara handlingar som innehas av kommissionen. I förevarande fall kunde kommissionen endast bekräfta att dess personal hade lagt ned mycket tid på att identifiera de handlingar som motsvarade klagandens olika begäranden, bedöma huruvida de kunde lämnas ut eller inte och göra fotokopior av de handlingar till vilka tillgång kunde beviljas.

När en handling har lämnats ut enligt förordning (EG) nr 1049/2001 måste den dessutom lämnas ut till vem som helst på begäran. I motsats till vad klaganden verkade tro gav förordning 1049/2001 henne därför inte någon privilegierad rätt till tillgång till ”hennes” akter eller till någon handling över huvud taget, för att hon skulle kunna genomföra sin egen utredning. Detta hindrade naturligtvis inte henne från att göra någon efterlysning av de handlingar som hon beviljades tillgång till enligt denna förordning.

Med tanke på det mycket stora antalet begärda handlingar, begärandenas omfattning och ansökningarnas komplexitet samt det faktum att svaren trots dessa omständigheter endast skickades något utanför tidsfristen, utan att avdelningarna tillgrep en förlängning av tidsfristen när de besvarade den ursprungliga ansökan, hade klagandens rättigheter i praktiken respekterats.

Påståendet om att den bekräftande ansökan av den 16 november 2003 hade förklarats sakna föremål var helt ogrundat av de skäl som angetts ovan.

Anklagelserna och yrkandena i punkterna 3 och 4 kunde inte tas upp till prövning, eftersom klaganden hade lämnat in sitt klagomål innan tidsfristen för det bekräftande svaret hade löpt ut och innan hon hade fått de ovannämnda svaren på sina bekräftande ansökningar, vilket berövade kommissionen möjligheten att internt granska de bedömningar som gjorts i första instans. Av samma skäl var påståendet i punkt 7 helt grundlöst.

Slutligen, såsom anges ovan, var påståendena i punkterna 5 och 6 också uppenbart ogrundade.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål och framförde följande synpunkter:

Hon hade inte påstått att de incidenter som hon hade angett berodde på bristande utbildning eller kunskap. Avsaknaden av relevant utbildning utgjorde i sig ett lagbrott. Det som var allvarligt var att den regelöverträdelse som beskrivs i ärende nr 3 hade begåtts avsiktligt och med full kännedom om lagen. En person som ansvarar för frågor som rör skydd mot strålning och som avsiktligt har överträtt bestämmelserna om skydd mot strålning kan inte anses vara tillförlitlig, vilket krävs enligt den tyska kärnkraftslagen. Instruktionen att förstöra dokument som ges av en sådan person kallas också den senares tillförlitlighet ifrågasätts.

En granskning av de handlingar som hon hade erhållit bekräftade hennes påståenden, särskilt vad gäller mål nr 3. Enligt de relevanta reglerna kunde inget material (inte ens en biro eller papper) avlägsnas från ett kontrollerat område utan mätning, annars måste det anses vara radioaktivt. Det fanns dock inga bevis för att en sådan mätning hade gjorts.

I sitt svar av den 1 juni 2004 på hennes begäran om tillgång till ytterligare handlingar uppgav kommissionen att konossementet (Lieferschein) för den aktuella transporten inte kunde hittas. Man kunde anta att detta dokument hade förstörts under tiden. Som redan nämnts i skrivelsen av den 16 september 2002 var det naturligt att bevis för en olaglig transport av radioaktivt material inte kunde hittas vid ITU utan, om ens alls, endast kunde hittas i Brookhaven.

Det fanns inget fall där fel som begåtts av chefer hade lett till negativa konsekvenser för dessa personer. Detta framgår av målen nr 2 och 3 (i hennes förteckning i skrivelsen av den 16 september 2002) där V:s, S:s och M:s passivitet hade förstört Z:s hälsa, den person som ansvarar för att organisera transporter av radioaktivt material.

Även om begäran av den 16 september 2002 skulle ha behandlats i enlighet med kommissionens beslut av den 4 april 2002 om ”visselblåsning” (och inte i enlighet med artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna), skulle kommissionen enligt artikel 2.2 i detta beslut ha varit skyldig att informera henne om den tid som utredningen avsåg att ta. Varken kommissionen eller OLAF hade gjort detta. Hon hade bara blivit ombedd att dra tillbaka sin begäran.

Anklagelserna mot C. och K. grundade sig faktiskt på information från kolleger. Det fanns dock ingen anledning att inte tro på denna information. Tillgång till ytterligare handlingar hade begärts i detta sammanhang den 18 februari 2004. Kommissionens avslag på denna begäran var rättsligt korrekt. Hennes enda möjlighet nu var att så småningom gå vidare på grundval av bestämmelserna om ”visselblåsning” (artiklarna 22a och 22b i de nya tjänsteföreskrifterna). Hon skulle därför eventuellt lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen eller ta ärendet till parlamentet.

Problem föreföll ha uppstått när det gäller översändandet av hennes begäran av den 16 september 2002 till IDOC och OLAF, och ingen av dem föreföll ha mottagit den fullständiga texten till denna begäran.

Hon hade upprepade gånger per telefon ombetts att dra tillbaka sin begäran av den 16 oktober 2002, innan någon utredning av de incidenter som hon hade uppgett ens hade inletts. Det fanns ingen rättslig grund för detta krav.

När det gäller frågan om tillgång till handlingar påpekade klaganden att hon hade lämnat in ansökningarna om tillgång endast på grund av att kommissionen hade avslagit eller inte kunnat behandla de ansökningar eller klagomål som hon hade lämnat in sedan den 16 september 2002. Om kommissionen hade hanterat dessa begäranden och klagomål på ett korrekt sätt skulle det inte ha varit nödvändigt att lämna in dessa begäranden om tillgång till handlingar.

I artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrevs tydligt att en bekräftande ansökan kunde lämnas in om ansökan inte besvarades inom den föreskrivna tidsfristen. Kommissionens tolkning gjorde denna bestämmelse verkningslös. Den bekräftande ansökan av den 16 november 2003 lästes upp av kommissionen den 17 november 2003. Svarsfristen var därför den 9 december 2003. Klagomålet till ombudsmannen hade därför lämnats in på ett korrekt sätt.

Klaganden avslutade med att be ombudsmannen att inte avsluta undersökningen med en kritisk anmärkning om det enskilda fallet utan att överväga de relevanta frågorna mer allmänt, t.ex. genom en undersökning på eget initiativ eller genom en rekommendation till kommissionen. Hon bad vidare ombudsmannen att även handlägga hennes klagomål i enlighet med kommissionens beslut av den 4 april 2002 om visselblåsning.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Ombudsmannen anser att detta ärende ger upphov till allvarliga problem. Innan dessa frågor behandlas bör dock ett antal inledande punkter klargöras.

1.2 I sitt klagomål av den 2 januari 2004 framförde klaganden tio påståenden och fem påståenden. Kommissionen förstod att klaganden i sin ytterligare skrivelse till ombudsmannen av den 26 mars 2004 lade fram ytterligare tre påståenden. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte skulle vara lämpligt att utvidga hans undersökning till ytterligare frågor som togs upp av klaganden i hennes synpunkter på kommissionens yttrande, för att inte försena hans undersökning av det ursprungliga klagomålet. Detta gäller särskilt klagandens påståenden 1) att vissa chefer vid ITU hade förstört hälsan för Z., den person som ansvarar för att organisera transporter av radioaktivt material, och 2) att kommissionen inte hade informerat henne (klaganden), i enlighet med artikel 2.2 i kommissionens beslut K(2002) 845 av den 4 april 2002 (reglerna om ”visselblåsning”), om den tid som undersökningen var avsedd att ta. Det står den klagande fritt att lämna in ett nytt klagomål om dessa frågor, efter att först ha vänt sig till kommissionen på lämpligt sätt.

1.3 Med tanke på antalet påståenden och påståenden i det ursprungliga klagomålet (och eventuellt i den klagandes ytterligare skrivelse av den 26 mars 2004) anser ombudsmannen dessutom att denna undersökning bör inriktas på de viktigaste frågorna för att vara både effektiv och användbar. Ombudsmannen anser att klagandens påståenden och påståenden i huvudsak ger upphov till två huvudfrågor, nämligen 1) frågan om huruvida kommissionen har hanterat klagandens skrivelse av den 16 september 2002, i vilken hon bad kommissionen att inleda en undersökning av vissa incidenter som enligt henne hade ägt rum vid ITU, och 2) frågan om huruvida kommissionen har hanterat klagandens begäran om tillgång till handlingar på ett korrekt och korrekt sätt. Ombudsmannen anser därför att hans nuvarande undersökning bör inriktas på dessa två huvudfrågor.

1.4 När det gäller den första av dessa två huvudfrågor anser ombudsmannen att den fjärde av klagandens påståenden (7) utgör kärnan i klagandens ärende. Enligt detta påstående hade kommissionen inte på ett korrekt sätt undersökt och följt upp de fall av administrativa missförhållanden som anges i klagandens skrivelse av den 16 september 2002, särskilt den tredje av dem. Ombudsmannen anser att klagandens femte påstående (enligt vilket kommissionen under mer än ett år bröt mot den tyska kärnkraftslagen och den tyska strålskyddsförordningen, eftersom ITU fortsatte att drivas av personer som inte hade den nödvändiga kunskapen och tillförlitligheten) och hennes påståenden nr 4 (enligt vilka hennes påståenden i fråga om fall 3 som nämns i hennes förteckning av den 16 september 2002 bör kontrolleras) och nr 5 (enligt vilka de nödvändiga slutsatserna bör dras, dvs. att få ett slut på den olagliga situationen inom ITU) är direkt kopplade till och beroende av detta huvudsakliga påstående.

1.5 Ombudsmannen anser att samma slutsats gäller för påståendena nr 7 (enligt vilka kommissionen var inkompetent när det gäller hanteringen av kärnbränsle och de rättsliga reglerna för denna verksamhet), nr 8 (enligt vilka kommissionen var ovillig och oförmögen att säkerställa efterlevnaden av reglerna inom sina egna avdelningar), nr 9 (enligt vilken kommissionen var inkompetent när det gäller genomförandet av interna undersökningar, revisioner och åtgärder som syftar till att säkerställa kvaliteten inom kärnenergisektorn) och nr 10 (enligt vilka kommissionen gynnade och främjade chefer som inte följde reglerna) och det femte påståendet (enligt vilket nödvändiga åtgärder för att avhjälpa administrativa missförhållanden inom kommissionen som helhet (särskilt GD ADMIN) bör vidtas). I själva verket skulle ombudsmannen endast kunna hantera dessa påståenden och detta påstående om kommissionen hade gjort en grundlig undersökning av de incidenter vid ITU som klaganden hänvisade till i sin skrivelse av den 16 september 2002. Ombudsmannen anser därför att hans undersökning av den första av de två huvudfrågor som identifierats ovan bör inriktas på frågan om detta var fallet, det vill säga på klagandens fjärde påstående.

1.6 Ombudsmannen noterar att klaganden i sin skrivelse av den 16 september 2002 och i den efterföljande korrespondensen med kommissionen också hänvisade till problem som hon ansåg fanns inom andra kommissionsavdelningar (Ispra, Geel, Euratoms inspektionsenhet i Luxemburg, GD Energi och transport och GD Miljö) och gjorde vissa kommentarer om C., en tidigare tjänsteman vid kommissionen, som nu föreföll ha en ledande ställning vid BNFL-anläggningen i Sellafield, och K., tidigare anställd vid nämnda anläggning, som tydligen därefter arbetade för den kommissionsavdelning som ansvarade för Sellafield. Klaganden godtar att de relevanta uttalandena inte grundar sig på hennes egen erfarenhet utan på information som hon påstår sig ha erhållit från kollegor som arbetar vid de berörda avdelningarna. Ombudsmannen anser att det inte var helt klart om klaganden önskade att han skulle behandla dessa frågor inom ramen för denna undersökning. När det gäller de påstådda problemen vid andra avdelningar inom kommissionen har klaganden inte lagt fram några konkreta fakta eller påståenden. Ombudsmannen anser därför att det under alla omständigheter inte skulle finnas tillräckliga skäl för att genomföra ytterligare undersökningar av dessa aspekter av ärendet. När det gäller anklagelserna mot C och K noterar ombudsmannen att klaganden i sina synpunkter på kommissionens yttrande uppgav att hon eventuellt skulle inge ett nytt klagomål till ombudsmannen i denna fråga eller överlämna det till parlamentet. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att denna aspekt av ärendet inte behöver behandlas inom ramen för denna undersökning.

1.7 I sitt sjätte påstående hävdade klaganden att GD ADMIN hade försökt tysta henne och trakasserat henne. I detta sammanhang hävdade klaganden särskilt att kommissionen per telefon hade bett henne att dra tillbaka sin begäran av den 16 oktober 2002, innan någon undersökning av de incidenter som hon hade uppgett ens hade inletts. Med tanke på att klaganden tog upp (vilket skall förklaras senare) allvarliga problem i denna begäran och att den tyska tillsynsmyndigheten senare bekräftade att hennes påståenden på det hela taget var trovärdiga, anser ombudsmannen att kommissionen skulle ha agerat felaktigt om den verkligen hade försökt få klaganden att dra tillbaka sin begäran av den 16 oktober 2002. Det bör noteras att kommissionen i sitt yttrande har avstått från att kommentera denna specifika fråga. Ombudsmannen anser att denna aspekt av ärendet skulle behöva granskas närmare. Han anser dock att en undersökning av denna fråga (som kan innebära att man tar del av de berörda kommissionstjänstemännens vittnesmål) skulle försena hans granskning av huvudfrågan, dvs. frågan om huruvida kommissionen har underlåtit att på ett korrekt sätt undersöka och följa upp de fall av administrativa missförhållanden som anges i klagandens skrivelse av den 16 september 2002, särskilt den tredje av dem. Ombudsmannen anser därför att denna fråga inte bör behandlas i denna undersökning. Klaganden har rätt att lämna in ett nytt klagomål i denna fråga, om hon så önskar, och (om möjligt) ange vilka kommissionstjänstemän som bad henne att dra tillbaka sin begäran.

1.8 När det gäller den andra huvudfrågan i detta ärende, dvs. frågan om tillgång till handlingar, bör det först noteras att klaganden lämnade in två sådana ansökningar, den ena den 16 oktober 2003 (8) och den andra den 19 mars 2004 (dvs. efter att ha lämnat in detta klagomål). Ombudsmannen anser att detta klagomål endast gäller kommissionens hantering av den första av dessa begäranden.

1.9 Klaganden har framfört tre påståenden i denna fråga, nämligen att kommissionen 1) felaktigt underlåtit att ge henne tillgång till handlingar som innehas av GD ADMIN/IDOC och GD JRC, 2) underlåtit att behandla den ursprungliga ansökan om tillgång till handlingar av den 16 oktober 2003 i tid och på ett uttömmande sätt och 3) förnekat henne rättvisa och gjort sig skyldig till maktmissbruk genom att förklara att den bekräftande ansökan hade förlorat sitt föremål. Ombudsmannen anser att de två sista påståendena, som rör förfarandeaspekter, kan behandlas tillsammans. Klaganden har också framfört två påståenden i detta avseende, nämligen att 1) de begärda handlingarna bör lämnas ut, eller att kommissionen bör ange att de inte existerade, och att 2) ombudsmannen, hans personal eller ledamöter av Europaparlamentet bör inspektera handlingarna om ovanstående alternativ inte skulle vara möjligt. Ombudsmannen anser att dessa två påståenden bäst bör beaktas tillsammans med klagandens första påstående om tillgång till handlingar.

2 Underlåtenhet att på ett korrekt sätt undersöka och följa upp de fall av administrativa missförhållanden som anges i klagandens skrivelse av den 16 september 2002

2.1 Den klagande, som är tjänsteman vid kommissionen, arbetade vid Institutet för transuraner (ITU) i Karlsruhe mellan 1994 och 1999. ITU är en del av Gemensamma forskningscentret (JRC), ett generaldirektorat (GD) vid Europeiska kommissionen. Den 16 september 2002 lämnade klaganden in en begäran till GD Personal och administration, i vilken hon begärde att en undersökning skulle inledas av fall av administrativa missförhållanden i fråga om strålskydd och transport av radioaktivt material, särskilt när det gäller ITU. I sin begäran hävdade klaganden att dessa fall av administrativa missförhållanden berodde på vad hon ansåg vara ett fullständigt otillräckligt förvaltnings- och kontrollsystem och brister i personalens utbildning.

Till detta meddelande bifogades en tabell i vilken klaganden förtecknade och beskrev vad hon ansåg vara de nio allvarligaste incidenterna eller aspekterna av ITU:s verksamhet som hon ansåg behövde undersökas och som kan sammanfattas enligt följande: (1) Transport av radioaktivt material trots att den berörda personalen inte hade genomgått den utbildning och de examinationer som krävdes. 2) Organisatoriska brister som innebar att ingen ordnad ställföreträdare garanterades vid frånvaro av personal. 3) avsiktligt olaglig transport och export av radioaktivt material i juni, juli eller augusti 1997, (4) En avsiktligt olaglig transport av radioaktivt material i oktober 1998 utan nödvändiga medföljande dokument. (5) Mottagande av en olaglig transport av radioaktivt material, som ursprungligen deklarerades som normal frakt i mars 1999 och därefter tystades ned, tillsammans med destruktion av relevanta dokument. 6. felaktig hantering av passerkort för extern personal där exponeringen för strålning har noterats och underlåtenhet att anmäla en incident till tillsynsmyndigheterna, 7. användning av personal som var helt olämplig för sina tjänster och underlåtenhet att avsätta de berörda personerna i händelse av allvarlig försummelse, (8) Flera incidenter som leder till kontaminering. och (9) tilldelning av sanerings-/destruktionsarbeten till ett företag som inte hade de kvalifikationer som krävdes i anbudet. I förteckningen angavs också eventuella vittnen, handlingar som kan vara relevanta och ansvariga personer.

Enligt klaganden var den viktigaste av dessa incidenter den tredje. Klaganden hävdade att den relevanta transporten gällde radioaktivt material (uppenbarligen 1 g uranoxid) och borde ha förberetts av henne. Klaganden förklarade att hon då hade upptäckt att materialet redan hade skickats som normal frakt med bud till Brookhaven National Laboratory i USA. Enligt klaganden borde transporten ha deklarerats som ett farligt gods och skickats via ett specialiserat företag. Klaganden påpekade att det korrekta sättet att skicka skulle ha varit ungefär tio gånger så dyrt och skulle ha tagit längre tid. Enligt klaganden hade R, biträdande enhetschef, vid den relevanta tidpunkten bekräftat dessa omständigheter för henne och även informerat henne om att L, enhetschef, hade varit medveten om vad som hade hänt.

2.2 Den 4 och 6 november 2002 hördes klaganden av kommissionens utrednings- och disciplinbyrå (Direction IDOC) vid GD Personal och administration (GD ADMIN). Den 18 november 2002 överlämnade GD ADMIN/IDOC ärendet till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF). Klaganden hördes av OLAF om sina anklagelser den 8 januari 2003. Den 13 februari 2003 informerade Olaf miljö- och transportministeriet (UVM) i delstaten Baden-Württemberg (9) om ärendet. Den senare hörde klaganden den 5 mars 2003.

Den 29 april 2003 skrev UVM till OLAF för att rapportera om resultaten av de undersökningar som den hade genomfört. UVM påpekade att klagandens inlagor på det hela taget var trovärdiga. Den konstaterade att dokumentation om intern utbildning om lagstiftningen om farligt gods saknades för den aktuella perioden sedan 1993 och att det i vissa fall hade förekommit förseningar i utbildningen av ”ansvariga personer” som utsetts i enlighet med lagstiftningen om farligt gods, liksom i överföringen av strålningsvärden till externa företag och i vissa fall i överföringen av sändningar till den behöriga tyska myndigheten. UVM uppgav emellertid att felen inte i något av de nio fallen hade orsakats av bristande specialistkunskaper eller otillräcklig personalutbildning. Den angav vidare att det inte i något av de fall som den hade hänvisats till hade varit möjligt att fastställa att ITU:s personal hade gjort sig skyldig till en klar eller straffbar överträdelse av strålskyddslagstiftningen eller lagstiftningen om farligt gods.

I en not som bifogades skrivelsen kommenterade UVM de olika frågor som klaganden tagit upp. När det gäller den tredje punkten (sändningen av material till USA) noterade UVM att det verkade som om den relevanta transporten hade planerats noggrant men – enligt de dokument som fanns tillgängliga – aldrig hade lämnat GFC. UVM påpekade att de handlingar som var öronmärkta för mottagaren fortfarande fanns på ITU, fullständiga och utan underskrifter, och att det inte fanns några uppgifter som tydde på att materialet hade lämnat den behöriga avdelningen vid ITU. Enligt UVM kunde klaganden ha blandat ihop två transporter, med tanke på att en sändning till Förenta staterna faktiskt hade ägt rum vid det relevanta datumet, vilket dock inte hade berört ett radioaktivt prov.

UVM noterade att punkterna 7 och 9 som togs upp av klaganden inte hade undersökts eftersom de endast rörde interna frågor inom kommissionen.

I ett meddelande av den 31 juli 2003 ansåg generaldirektören för GD ADMIN att eftersom både OLAF och de tyska myndigheterna hade beaktat de uppgifter som klaganden hade lagt fram och eftersom både IDOC och OLAF hade tagit ställning i dessa frågor, hade tillsättningsmyndigheten vidtagit alla tänkbara åtgärder för att klargöra och fatta beslut om hennes påståenden. Enligt kommissionen var inga ytterligare interna undersökningar motiverade under dessa omständigheter. Kommissionen noterade dock att oberoende av klagandens påståenden genomfördes en omfattande intern granskning inom GD GFC vid den tidpunkten och att slutrapporten om denna interna undersökning förväntades bli tillgänglig i slutet av 2003. Kommissionen anser att denna ytterligare faktor bevisade kommissionens vaksamhet när det gäller dess avdelningars arbete och dess beslutsamhet att vidta åtgärder för att förbättra detta arbete. UVM:s skrivelse av den 29 april 2003 bifogades kommissionens skrivelse.

Den 21 november 2003, och som svar på ytterligare skrivelser från den klagande, bekräftade Kinnock, kommissionsledamot med ansvar för administrativa frågor, denna ståndpunkt i en skrivelse till den klagande.

2.3 I sitt klagomål till ombudsmannen som ingavs i januari 2004 hävdade klaganden att kommissionen inte på ett korrekt sätt hade undersökt och följt upp de fall av administrativa missförhållanden som angavs i hennes skrivelse av den 16 september 2002, särskilt den tredje av dem.

2.4 I sitt yttrande påpekade kommissionen att den med hänsyn till de tyska myndigheternas slutsatser (se UVM:s skrivelse av den 29 april 2003) ansåg att inga ytterligare åtgärder var till nytta i detta avseende. GFC:s internrevisionsenhet hade också genomfört en granskning av strålskydd vid ITU. Även om revisionen inte specifikt hade syftat till att besvara klagandens klagomål, hade de punkter som klaganden tagit upp behandlats under de relevanta undersökningarna.

2.5 Ombudsmannen noterar att kommissionen verkar ha agerat snabbt efter att ha noterat de påståenden som klaganden framförde i sin skrivelse av den 16 september 2002. Klaganden hördes av GD ADMIN:s direktorat IDOC i början av november 2002. Kort därefter hänsköt IDOC ärendet till Olaf, som också hörde klaganden och sedan beslutade att informera det berörda tyska ministeriet (UVM) om ärendet. Den klagande har inte framfört några påståenden om de undersökningar som utförts av IDOC och OLAF, och det finns inget som tyder på att dessa två organ underlät att ge den klagandes påståenden tillräcklig uppmärksamhet. Ombudsmannen ansåg således att det inte förelåg något administrativt missförhållande i detta skede av förfarandet.

2.6 Klaganden hördes av UVM den 5 mars 2003. Den 29 april 2003 underrättade UVM kommissionen om resultatet av sin undersökning. Med tanke på att ombudsmannen endast kan undersöka fall av administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas och gemenskapsorganens verksamhet är det uppenbart att ombudsmannen inte kan granska granskningen av UVM och dess resultat. Klaganden, som är medveten om detta faktum, hävdade i huvudsak att kommissionen inte reagerade ordentligt efter att ha informerats om UVM:s slutsatser. Den avgörande frågan är således huruvida kommissionens ståndpunkt, enligt vilken inga ytterligare undersökningar av dess egna avdelningar var motiverade under omständigheterna efter det att UVM:s undersökning hade avslutats, var korrekt. Eftersom denna fråga rör den ståndpunkt som intagits av kommissionen och således av en gemenskapsinstitution, omfattas den helt klart av ombudsmannens ämbetsområde.

2.7 Ombudsmannen noterar först och främst att UVM i sin skrivelse av den 29 april 2003 och i den förklarande not som bifogas denna skrivelse påpekade att man inte hade undersökt två (punkterna 7 och 9) av de nio punkter som klaganden hade tagit upp, eftersom dessa punkter endast rörde kommissionens interna frågor. Med tanke på att dessa punkter således inte hade undersökts av UVM anser ombudsmannen att kommissionens hänvisning till UVM:s slutsatser inte förklarar varför inga ytterligare undersökningar skulle ha behövts i dessa frågor. Ombudsmannen noterar för övrigt att UVM:s undersökning också kan ha avslöjat andra aspekter som klaganden tagit upp. I sin skrivelse av den 16 september 2002 hävdade klaganden att handlingar hade förstörts i samband med den femte incidenten som hon nämnde i skrivelsen. Detta påstående nämns i UVM: s resultat. UVM verkar dock inte ha funnit det nödvändigt att undersöka detta påstående i detalj.

2.8 Ombudsmannen noterar vidare att UVM:s skrivelse av den 29 april 2003 belyser vissa brister inom ITU, särskilt när det gäller utbildning av de personer som ansvarade för att organisera transporter av farligt gods. Ombudsmannen anser att det relevanta rättsliga ramverket utgår från vikten av att hanteringen av radioaktiva material omfattas av särskilt stränga normer. Det är därför svårt att se hur den omständigheten att UVM hade kommit fram till slutsatsen att det inte i något av de åberopade fallen hade varit möjligt att fastställa en klar eller straffbar överträdelse av strålskyddslagstiftningen eller lagstiftningen om farligt gods som begåtts av ITU:s personal skulle vara tillräcklig för att ge kommissionen rätt att anta att inga ytterligare interna utredningar var nödvändiga. Att döma av ordalydelsen i den relevanta skrivelsen förefaller det som om UVM tillämpade de stränga straffrättsliga normerna. Ombudsmannen anser dock att principerna om god förvaltningssed tvingar administrationen att inte bara undvika att begå straffbara brott utan att organisera sina administrativa förfaranden så gott de kan. Han anser att denna högre standard är särskilt nödvändig på ett känsligt område som det nuvarande, som rör hantering av farliga produkter. Det bör vidare noteras att UVM i den förklarande anmärkning som bifogades skrivelsen av den 29 april 2003 noterar att företaget hade försökt kontrollera klagandens påståenden genom att granska de tillgängliga handlingarna och genom att intervjua de ansvariga personerna. Det kan således inte uteslutas att UVM:s slutsats att den inte hade kunnat identifiera en klar eller straffbar överträdelse inte innebar något annat än att det på grundval av bevisen för att UVM hade undersökt inte kunde göras något sådant konstaterande. Ett sådant konstaterande utesluter naturligtvis inte att en annan slutsats skulle kunna dras på grundval av ytterligare bevisning. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det skulle ha varit god administrativ praxis att granska UVM:s resultat och bedöma vilka slutsatser (om några) som måste dras av dem för ITU:s arbetsmetoder. Bortsett från en not från ITU av den 15 april 2003 som kommer att diskuteras senare (se punkt 2.11) finns det emellertid inget som tyder på att kommissionen genomförde en sådan intern granskning efter att ha informerats om UVM:s slutsatser.

2.9 I sitt yttrande hänvisade kommissionen till en granskning av strålskydd vid ITU som hade utförts av JRC:s enhet för internrevision. Kommissionen hävdade att även om denna revision inte specifikt hade syftat till att besvara klagandens klagomål, hade de punkter som klaganden hade tagit upp ändå tagits upp i den. I sin skrivelse av den 22 mars 2004 ansåg klaganden emellertid att revisionsrapporten ”Audit on radiation protection at ITU” av den 22 januari 2004, som hon hade fått tillgång till, endast omfattade år 2003 och inte behandlade UVM:s kritik efter inspektionen 2003. Ombudsmannen noterar att kommissionen inte har besvarat detta argument. En granskning av den relevanta rapporten tyder dessutom på att klagandens åsikt inte verkar vara ogrundad.

2.10 Även om man antar att den ovannämnda revisionsrapporten visade att hanteringen av farligt gods vid ITU nu fungerade väl och i enlighet med alla relevanta regler, skulle det inte vara uppenbart att en ordentlig granskning av klagandens påståenden om incidenter som ägde rum 1997 och 1998 inte längre skulle vara nödvändig. Klaganden påpekade att personer som ansvarar för kärntekniska anläggningar enligt tysk lag måste uppfylla kravet på tillförlitlighet (”Zuverlässigkeit”). Enligt klaganden visade de händelser som hon beskrev i sin skrivelse av den 16 september 2002 att ITU:s direktör inte uppfyllde detta villkor, eftersom han hade tillåtit sin dåvarande ställföreträdare att avsiktligt sända radioaktivt material till Förenta staterna som normal frakt utan den nödvändiga deklarationen (det tredje av de fall som hon hänvisade till i sin skrivelse av den 16 september 2002). Ombudsmannen noterar att kommissionen inte kommenterade detta argument.

2.11 Klaganden fäste störst vikt vid denna sistnämnda händelse, det vill säga den påstådda transporten av radioaktivt material till USA 1997. När det gäller denna händelse noterar ombudsmannen att UVM drog slutsatsen att det inte fanns några bevis som tydde på att det relevanta materialet hade lämnat ITU. I detta sammanhang påpekade UVM att de relevanta dokument som planerats för transporten fortfarande fanns tillgängliga vid ITU och att det inte hade gjorts några ändringar i lagerregistret. Klaganden påpekade dock med rätta att UVM när det gäller en annan transport (incident nr 4 på klagandens förteckning) hade kommit fram till att den hade genomförts trots att den relevanta dokumentationen inte hade lämnat ITU och trots att det inte hade gjorts några ändringar i lagerregistret. Ombudsmannen anser därför att en grundlig insats för att klargöra denna incident skulle ha varit lämplig. I sitt meddelande av den 15 april 2003 om resultaten av UVM:s inspektion angav ITU emellertid endast att det var "osannolikt" att denna transport hade ägt rum. I meddelandet anges också att den aktuella transportens ankomst inte var "spårbar"(10) i Brookhaven (11). Ombudsmannen anser att dessa uttalanden inte är tillräckliga för att visa att en ordentlig ansträngning hade gjorts för att försöka kontrollera om transporten hade nått mottagaren och vad den innehöll. I meddelandet av den 15 april 2003 hävdas också att det skulle vara "oförklarligt" varför den aktuella transporten skulle ha utförts i strid med reglerna, medan många andra hade skickats på rätt sätt. Klaganden hävdade dock att R vid den relevanta tidpunkten hade informerat henne om att ett datum för undersökningen hade överenskommits med Brookhaven och att hanteringen av transporten som ett radioaktivt material skulle ta för lång tid och bli för dyrt. Denna punkt förefaller inte heller ha beaktats av kommissionen. Viktigast av allt är dock att det inte finns något som visar att R och L någonsin har hörts som vittnen av kommissionen. Det bör också nämnas att klaganden i sin skrivelse av den 22 mars 2004 hävdade att även om den transport som hon hade hänvisat till hade omfattat icke-radioaktivt material, skulle en sådan transport ha förutsatt en dokumenterad mätning för att frigöra detta material från det kontrollerade området vid ITU. Klaganden betonade att det inte fanns några handlingar som bevisade att en sådan mätning hade gjorts.

2.12 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att klaganden har lämnat in relevanta frågor som borde ha behandlats av kommissionen. Ombudsmannen vill än en gång betona att detta ärende rör en eventuell överträdelse av säkerhetsbestämmelserna om hantering av radioaktivt material. Han anser därför att särskild uppmärksamhet måste ägnas åt att undersöka påståenden på detta område, särskilt påståenden som har förklarats vara trovärdiga på det hela taget av en behörig myndighet (UVM i detta fall). Det faktum att UVM i ett av fallen (den femte incidenten) själv kom fram till att en transport hade genomförts som inte var förenlig med reglerna borde ha föranlett kommissionen att vara ännu försiktigare.

2.13 Den enda bevisning som tyder på att de frågor som klaganden tog upp behandlades av kommissionen mot bakgrund av UVM:s synpunkter är det meddelande som ITU upprättade den 15 april 2003 och som ombudsmannen redan har kommenterat ovan. Ombudsmannen anser inte att det är nödvändigt att undersöka frågan om huruvida det vid sådana allvarliga anklagelser är lämpligt att överlåta sin granskning till det organ som dessa anklagelser riktar sig till. Han anser dock att det är anmärkningsvärt att ITU i ovannämnda meddelande ansåg att UVM hade betraktat den femte incidenten som klaganden nämnde (en transport av 1,64 g utarmat uran som inte överensstämde med relevanta regler) som en obetydlig vårdslöshet (”kleinere Schlamperei”) och att man hävdade att de tre ”små vårdslösheter” som klaganden kritiserade endast utgjorde en bråkdel av dessa transporter, med tanke på att omkring 200 transporter av radioaktivt material genomfördes vid ITU under ett år. Ombudsmannen anser att den inställning till säkerhetsbestämmelser som detta meddelande visar knappast kommer att inge förtroende bland medborgarna.

2.13 Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att kommissionen inte har gjort en undersökning av klagandens påståenden som var så korrekt och grundlig som man kunde förvänta sig mot bakgrund av allvaret i dessa påståenden. Detta utgör ett administrativt missförhållande.

3 Underlåtenhet att behandla ansökningar om tillgång till handlingar på ett korrekt sätt

3.1 Den 20 september 2003 skrev klaganden till kommissionens generalsekretariat för att begära tillgång till ett antal handlingar som rörde de relevanta frågorna och som innehades av 1) GD ADMIN eller IDOC och 2) ITU eller GD JRC (12). I avsaknad av svar skickade klaganden samma begäran på nytt den 16 oktober 2003 och betecknade den som en bekräftande ansökan. Genom en skrivelse av den 22 oktober 2003 underrättade kommissionens generalsekretariat klaganden om att hennes skrivelse av den 20 september 2003 inte föreföll ha inkommit till kommissionen och att den därför skulle betrakta hennes bekräftande ansökan (som hade registrerats den 22 oktober 2003) som den ansökan om tillgång som skulle behandlas.

I en skrivelse av den 13 november 2003 informerade GD ADMIN klaganden om att hon skulle få ett separat svar från GFC när det gällde tillgång till handlingar som fanns hos GFC. När det gäller de handlingar som innehas av GD ADMIN och IDOC förklarade kommissionen att tillgång måste vägras på grundval av artikel 4.1 b i förordning 1049/2001, eftersom alla de handlingar som klaganden hänvisade till, i den mån de fanns, innehöll personuppgifter. Enligt kommissionen måste tillgång också nekas på grundval av artikel 4.2 tredje strecksatsen och artikel 4.3 i förordningen. Det förefaller som om denna skrivelse, som skickades med rekommenderat brev, inte nådde klaganden före den 18 november 2003.

Eftersom klaganden inte besvarade hennes begäran om tillgång till handlingar inkom hon med en bekräftande ansökan per e-post den 16 november 2003.

Genom en skrivelse av den 20 november 2003 avslog generaldirektören för GD JRC klagandens begäran om tillgång till handlingar på grundval av artikel 4.2 tredje strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001. Generaldirektören noterade vidare att han ansåg att utlämnandet av de relevanta handlingarna ”skulle utgöra ett åsidosättande av proportionalitetsprincipen när det gäller de ansträngningar som krävs för att ge tillgång till dessa handlingar i förhållande till den ytterligare information som du skulle få – vilket är ”inga”.

Den 1 december 2003 ingav klaganden vad hon kallade en ”andra bekräftande ansökan” (Drittantrag) om tillgång till handlingar. Hon insisterade dock på att tidsfristen för att besvara hennes bekräftande ansökan inte skulle påverkas. Klaganden tillade att den envishet med vilken kommissionen vägrade att godta hennes förslag fick henne att undra om den aktuella transporten 1997 "endast" innehöll uran eller även plutonium, i vilket fall ett brott skulle ha begåtts. Den klagande skickade även sin skrivelse av den 1 december 2003 per e-post den 1 och 2 december 2003. Den 3 december 2003 skickade hon via e-post ett "kompletteringsmeddelande" om att GD JRC vägrat ge kommissionens generalsekretariat tillträde.

I ett meddelande av den 10 december 2003 ansåg kommissionens generalsekretariat att klagandens bekräftande ansökan av den 16 november 2003 (som kommissionen hade mottagit den 19 november 2003) hade förlorat sitt föremål, eftersom GD ADMIN hade besvarat hennes ursprungliga begäran den 13 november, Olaf den 17 november och GD JRC den 20 november 2003. Generalsekretariatet beklagade förseningen men informerade klaganden om att hennes e-postmeddelanden av den 1 och 2 december 2003, som hade registrerats den 3 december 2003, skulle behandlas som bekräftande ansökningar om tillgång till handlingar som innehas av GD ADMIN och GD JRC och att hon skulle få svar inom 15 arbetsdagar, dvs. till och med den 5 januari 2004.

Efter det att klaganden i ett e-postmeddelande av den 17 december 2003 hade uttryckt sitt missnöje med denna tolkning av förordning (EG) nr 1049/2001 bekräftade generalsekretariatet sin ståndpunkt i ett e-postmeddelande av den 18 december 2003. Generalsekretariatet påpekade också att med tanke på de komplicerade frågorna måste svarsfristen förlängas med ytterligare 15 arbetsdagar, dvs. till och med den 26 januari 2004.

3.2 I sitt klagomål till ombudsmannen i januari 2004 framförde klaganden ett påstående om innehållet i kommissionens beslut och två påståenden om förfarandemässiga aspekter. Såsom anges ovan kommer de två sistnämnda att behandlas tillsammans. Det verkar lämpligt att diskutera dessa påståenden först.

3.3 När det gäller de processuella aspekterna hävdade klaganden att kommissionen 1) inte hade behandlat den ursprungliga ansökan om tillgång av den 16 oktober 2003 i tid och på ett uttömmande sätt och 2) nekat henne rättvisa och gjort sig skyldig till maktmissbruk genom att förklara att den bekräftande ansökan hade förlorat sitt föremål.

3.4 Kommissionen godtog att svaren från GD ADMIN (av den 13 november 2003) och GD JRC (av den 20 november 2003) på klagandens ursprungliga ansökan inte respekterade den föreskrivna tidsfristen på 15 arbetsdagar som hade löpt ut den 12 november 2003. Ur formell synvinkel stod det klart att avdelningarna, innan tidsfristen löpte ut, borde ha förlängt tidsfristerna med ytterligare 15 arbetsdagar, i enlighet med artikel 7.3 i förordning (EG) nr 1049/2001. I stället hade avdelningarna försökt att svara så snabbt som möjligt utan att tillgripa ett fast svar. I en skrivelse av den 10 december 2003 och ett e-postmeddelande av den 18 (13) december 2003 beklagade generalsekretariatet på kommissionens vägnar att dess avdelningar inte hade kunnat respektera tidsfristen i första instans.

När det gäller det andra påståendet lämnade klaganden in en bekräftande ansökan den 16 november 2003. Den enda grunden för denna bekräftande ansökan var avsaknaden av svar på hennes ursprungliga ansökan. Denna bekräftande ansökan var bara en upprepning av den ursprungliga ansökan. Om kommissionen inte hade förklarat att denna bekräftande ansökan saknade föremål, trots att svaren på den ursprungliga ansökan hade skickats under tiden, skulle klaganden ha fråntagits sin rätt att motivera sin bekräftande ansökan enligt de argument som angavs i svaren på den ursprungliga ansökan, det vill säga hon skulle då inte ha kunnat utveckla sina argument för varför hon inte höll med om den bedömning som gjordes i första instans. Mot bakgrund av dessa omständigheter drog kommissionen slutsatsen att den bekräftande ansökan som hade ingetts i avsaknad av svar saknade föremål, eftersom den hade korsat de svar som hade skickats något efter fristens utgång, och att e-postmeddelandena av den 1 och den 3 december 2003 i stället skulle behandlas som de verkliga bekräftande ansökningarna. Klaganden hade med andra ord aldrig förvägrats sin rätt att inge en bekräftande ansökan.

3.5 Ombudsmannen noterar att kommissionen har beklagat att dess avdelningar inte lyckades svara på klagandens begäran av den 16 oktober 2003 inom den relevanta tidsfristen den 12 november 2003. De relevanta svaren skickades den 13 och 20 november 2003. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte finns något behov av att genomföra ytterligare undersökningar av denna aspekt av ärendet.

Mer allmänt noterar ombudsmannen att det förfarande som föreskrivs i förordning (EG) nr 1049/2001 för ansökningar om tillgång till handlingar består av två steg, nämligen en ursprunglig ansökan och en bekräftande ansökan. Enligt artikel 7.1 i förordningen ska en ursprunglig ansökan besvaras inom 15 arbetsdagar (såvida inte institutionen utnyttjar den möjlighet att förlänga denna tidsfrist som föreskrivs i artikel 7.3 i förordningen). Detta förfarande gör det möjligt för institutionen att ompröva sin ståndpunkt mot bakgrund av sökandens eventuella synpunkter på beslutet om den ursprungliga ansökan (14). Enligt artikel 7.4 i förordningen skall den sökande ha rätt att inge en bekräftande ansökan om institutionen inte svarar inom denna tidsfrist. En institutions underlåtenhet att besvara en ursprunglig ansökan hindrar således inte en sökande från att fullfölja sin talan. Det bör också noteras att ombudsmannen konsekvent har intagit ståndpunkten att kravet i artikel 2.4 i ombudsmannens stadga att en klagande måste göra ”lämpliga” förhandsförfaranden innan han eller hon kan klaga till ombudsmannen innebär att den klagande måste ha gjort både en ursprunglig och en bekräftande ansökan enligt förordning (EG) nr 1049/2001. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att hans undersökningar normalt inte bör avse en institutions eventuella underlåtenhet att besvara en ursprunglig ansökan. Det skulle förhålla sig annorlunda om institutionen inte hade besvarat en bekräftande ansökan. En sådan underlåtenhet skulle inte hindra en sökande från att fullfölja sin ansökan i domstol eller hos ombudsmannen, vilket klargörs i artikel 8.3 i förordningen. I avsaknad av svar på den bekräftande ansökan skulle klaganden emellertid inte kunna veta vilka sakliga skäl som låg till grund för vägran att bevilja tillgång. Underlåtenheten att besvara en bekräftande ansökan skulle därför kunna försämra sökandens förmåga att fullfölja sitt ärende.

3.6 När det gäller behandlingen av de bekräftande ansökningarna noterar ombudsmannen att det i artikel 7.3 i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs att om institutionen inte besvarar en ursprunglig ansökan inom den föreskrivna tidsfristen "skall sökanden ha rätt att lämna in en bekräftande ansökan". Ombudsmannen noterar vidare att kommissionen godtar att dess avdelningar inte besvarade klagandens ansökan inom tidsfristen den 12 november 2003. Under dessa omständigheter var det uppenbart att klaganden hade rätt att lämna in en bekräftande ansökan den 16 november 2003. Som klaganden med rätta påpekade föreskrivs det inte i förordning 1049/2001 någon möjlighet att förklara att en bekräftande ansökan har förlorat sitt syfte. Ombudsmannen anser därför att kommissionens beslut av den 10 december 2003 i detta avseende inte var korrekt.

Hänsyn bör emellertid också tas till det faktum att klaganden den 1 och 3 december 2003 hade lämnat in vad hon kallade en "andra bekräftande ansökan" (Drittantrag). Ombudsmannen anser att en sådan ytterligare ansökan inte föreskrivs i förordning (EG) nr 1049/2001. Under dessa omständigheter är det lätt att se att kommissionens generalsekretariat befann sig i en svår situation. Ombudsmannen anser att den lösning som kommissionen valde, även om den inte var korrekt som sådan, var avsedd att vara så konstruktiv och användbar som möjligt. Han anser därför att det inte behövs några ytterligare undersökningar när det gäller denna aspekt av klagomålet.

3.7 När det gäller ärendet i sak hävdade klaganden att kommissionen felaktigt hade underlåtit att ge henne tillgång till handlingar som innehas av GD ADMIN/IDOC och GD JRC. Hon begärde också att 1) de begärda handlingarna skulle lämnas ut eller att kommissionen skulle ange att de inte existerade, och att (2) om ovanstående alternativ inte skulle vara möjligt bör ombudsmannen, hans personal eller ledamöter av Europaparlamentet inspektera handlingarna.

3.8 Kommissionen hävdade att detta påstående inte kunde tas upp till prövning, eftersom tidsfristen för kommissionens svar på de bekräftande ansökningarna (den 26 januari 2004) ännu inte hade löpt ut när klaganden hade lämnat in sitt klagomål till ombudsmannen den 2 januari 2004.

Kommissionen ansåg också att dess svar av den 27 januari 2004 och den 19 februari 2004 tydligt angav varför tillgång inte beviljades till alla begärda handlingar och att klagandens påstående därför också var ogrundat.

Kommissionen påpekade att klagandens rättigheter i praktiken hade respekterats med hänsyn till det mycket stora antalet begärda handlingar, begärandes omfattning och ansökningarnas komplexitet samt det faktum att svaren trots dessa omständigheter endast hade skickats något efter tidsfristen, utan att avdelningarna hade förlängt tidsfristen för att besvara den ursprungliga ansökan.

3.9 Ombudsmannen noterar att kommissionen anser att detta påstående är otillåtligt på grund av att klaganden inte hade gjort de tidigare tillvägagångssätten när hon klagade till ombudsmannen. Som nämnts ovan anser ombudsmannen att en klagande i ärenden som rör tillgång till handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001 måste ha utnyttjat möjligheten att lämna in en bekräftande ansökan innan han eller hon kan lämna in ett klagomål till ombudsmannen. Ombudsmannen anser vidare att detta inte bara innebär att en bekräftande ansökan måste ha lämnats in, utan också att tidsfristen för att besvara sådana ansökningar måste ha löpt ut innan ett klagomål kan lämnas in.

Enligt artikel 8.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 ska en bekräftande ansökan behandlas inom 15 arbetsdagar ”från registreringen”. Eftersom den bekräftande ansökan förefaller ha registrerats av kommissionen den 19 november 2003 var den relevanta tidsfristen den 10 december 2003. Det är uppenbart att den skrivelse som kommissionen riktade till klaganden den dagen inte utgör ett svar på den bekräftande ansökan. Denna skrivelse utgör inte heller ett beslut om att förlänga den relevanta tidsfristen i enlighet med artikel 8.2 i förordningen. Den berörda skrivelsen upplyser endast klaganden om att ett svar på den bekräftande ansökan skulle skickas senast den 5 januari 2004. Detta tillvägagångssätt grundade sig på kommissionens uppfattning att den bekräftande ansökan av den 16 november 2003 hade förlorat sitt föremål och att den "andra bekräftande ansökan" av den 1 och 3 december i stället skulle betraktas som den bekräftande ansökan. Såsom förklaras ovan (se punkt 3.6) var denna uppfattning emellertid felaktig. Kommissionens skrivelse av den 10 december 2003 ändrade således inte tidsfristen för att besvara den bekräftande ansökan som löpte ut samma dag. Under dessa omständigheter kan ombudsmannen inte dela kommissionens åsikt att det relevanta påståendet av den 2 januari 2004 inte kunde tas upp till prövning.

För fullständighetens skull kan det vara lämpligt att tillägga att kommissionen i sitt yttrande ansåg att klagandens skrivelse av den 26 mars 2004 utgjorde ett kompletterande klagomål i vilket klaganden bland annat hävdade att tillgång fortfarande nekades till vissa av de begärda handlingarna. På grundval av kommissionens egen uppfattning måste åtminstone detta sista påstående (som rör innehållet i vägran att ge tillgång till vissa handlingar) anses kunna tas upp till sakprövning.

3.10 När det gäller huruvida klagandens påstående är välgrundat noterar ombudsmannen att klaganden i sina synpunkter på kommissionens yttrande påpekade att hon hade lämnat in begäran om tillgång endast på grund av att kommissionen hade vägrat eller inte kunnat behandla de begäranden eller klagomål som hon hade lämnat in sedan den 16 september 2002. Klaganden tillade att om kommissionen hade hanterat dessa begäranden och klagomål korrekt skulle det inte ha varit nödvändigt att lämna in dessa begäranden om tillgång till handlingar. Det framgår av dessa anmärkningar att klaganden anser att frågan om tillgång till handlingar är underordnad den första huvudfråga som ombudsmannen identifierat (se punkt 1.3 ovan). Under dessa omständigheter, och med tanke på att ett förslag till rekommendation kommer att läggas fram i den sistnämnda frågan, anser ombudsmannen att det inte finns någon grund för ytterligare undersökningar av påståendet om vägran att bevilja tillgång till handlingar i detta skede. Samma slutsats gäller för de två påståenden som klaganden har gjort i detta avseende.

4 Slutsats

Mot bakgrund av ovanstående lämnar ombudsmannen följande förslag till rekommendation till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

Utkastet till rekommendation

Kommissionen bör göra en ordentlig och grundlig undersökning av de påstådda fall av administrativa missförhållanden som anges i klagandens skrivelse av den 16 september 2002, med beaktande av det tyska ministeriets slutsatser i dess skrivelse av den 29 april 2003.

Kommissionen och klaganden kommer att underrättas om detta förslag till rekommendation. I enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga skall kommissionen sända ett detaljerat yttrande senast den 28 februari 2005. Det detaljerade yttrandet kan bestå av ett godtagande av ombudsmannens beslut och en beskrivning av de åtgärder som vidtagits för att genomföra förslaget till rekommendation.

I sitt klagomål och i sina synpunkter bad klaganden ombudsmannen att även handlägga hennes klagomål i enlighet med kommissionens beslut K(2002)845 av den 4 april 2002 (reglerna om visselblåsning). Mot bakgrund av ombudsmannens tillvägagångssätt när det gäller detta klagomål anser ombudsmannen att det inte finns något behov av att ytterligare undersöka denna begäran.

Strasbourg den 24 november 2004

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 1994, s. 15).

(2) ITU:s säte Karlsruhe ligger i Baden-Württemberg.

(3) Klagomålet avgjordes därefter till klagandens belåtenhet. Ombudsmannen avslutade sin undersökning av detta ärende genom beslut av den 2 juni 2004.

(4) Klaganden noterade att hon var medveten om att Europeiska ombudsmannens mandat inte gjorde det möjligt för ombudsmannen att undersöka UVM:s verksamhet.

(5) Som nämnts ovan (se fotnot 1) har detta ärende sedan dess avgjorts till klagandens belåtenhet.

(6) Kommissionen hänvisar till den 19 december. Kopian av det relevanta e-postmeddelandet från klaganden är dock daterad den 18 december 2003.

(7) Punkt 3.4 i klagomålet av den 2 januari 2004.

(8) Klaganden tycks inte bestrida kommissionens påstående att den ursprungliga ansökan om tillgång av den 20 september 2003 inte nådde dess avdelningar.

(9) ITU:s säte Karlsruhe ligger i Baden-Württemberg.

(10) De inverterade kommatecken finns också i originalet.

(11) Det vill säga Brookhaven National Laboratory i USA.

(12) Klaganden begärde också tillgång till vissa handlingar som innehas av Olaf. Denna begäran (som gav upphov till klagomål 220/2004/GG) kommer inte att behandlas här.

(13) Kommissionen hänvisar till den 19 december. Kopian av det relevanta e-postmeddelandet från klaganden är dock daterad den 18 december 2003.

(14) Nyttan av detta förfarande blir uppenbar om man jämför GFC:s svar av den 20 november 2003 med svaret av den 19 februari 2004 från samma organ på den bekräftande ansökan.