(Tillverkad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga (1))

Klagomålet

Klaganden är en journalist med franskt medborgarskap som har bildat ett kommunikationsföretag kallat X.

Enligt klaganden är de relevanta omständigheterna följande:

I februari 2001 lämnade klaganden in ett projekt om Europeiska kommissionens kommunikationsstrategier i samband med unionens utvidgning till kommissionens representation i Frankrike. Projektet omfattade tre pressbesök: Två besök av tolv franska journalister i Polen och Tjeckien och ett besök av 24 journalister från de tio kandidatländerna i Frankrike.

Den 16 november 2001 (2) gjorde kommissionen ett ekonomiskt åtagande om att samfinansiera hennes projekt till ett belopp av 94 854 euro för de tre pressbesöken.

Kommissionen beviljade ekonomiskt stöd för den första delen av projektet avseende franska journalisters två pressbesök i Polen och Tjeckien. Den 22 februari 2002, dvs. fyra veckor före den sista delen av projektet avseende pressbesöket av 24 journalister från de tio kandidatländerna i Frankrike, beslutade dock kommissionens representation i Frankrike att dra tillbaka motsvarande finansiella åtagande.

Klaganden ansåg att detta beslut hade fattats så sent att han inte kunde avbryta förberedelserna. Istället fortsatte han med sitt projekt och finansierade det delvis med egna medel. Klaganden hade lämnat material som tydde på att pressbesöket i Frankrike hade slutförts.

Den 18 november 2002 skrev klaganden till direktören för kommissionens generaldirektorat för press och kommunikation för att begära ersättning för de kostnader som han var tvungen att betala för den sista delen av projektet och som uppgick till 20 702 euro. Han yrkade vidare skadestånd.

Den 13 december 2002 ingav klaganden ett klagomål till Europeiska ombudsmannen. Han hävdade att kommissionens representation i Frankrike var ansvarig eftersom den hade beslutat att dra tillbaka sitt finansiella åtagande för det sista pressbesöket fyra veckor före projektets sista del. Klaganden begärde ersättning för kostnaderna och ersättning för den skada som orsakats.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

Europeiska kommissionens yttrande över klagomålet var sammanfattningsvis följande:

Genom en skrivelse av den 22 februari 2002 informerade kommissionens representation i Frankrike klaganden om sitt beslut att inte täcka kostnaderna för pressbesöket i Frankrike för journalister från kandidatländerna i april 2002.

Detta beslut utgjorde inte på något sätt ett ensidigt upphävande av en avtalsförpliktelse, vilket klaganden föreföll antyda. Enligt kommissionen fanns det ingen rättslig skyldighet från dess sida gentemot klaganden inom denna ram. I detta avseende verkade klaganden tydligt blanda ihop ett budgetåtagande - en rent intern mekanism inom en institution inom ramen för budgetgenomförandet - och en avtalsförpliktelse i större bemärkelse mellan två parter.

Kommissionen medgav att skrivelsen av den 22 februari 2002 kunde ha förefallit försenad, med hänsyn till den tid som med nödvändighet krävdes för att organisera ett sådant pressbesök. I avsaknad av avtal kunde klaganden emellertid inte anse att kommissionen var bunden av en formell skyldighet.

Kommissionen underströk också att chefen för kommissionens representation i Frankrike, innan han skickade skrivelsen av den 22 februari 2002, hade försökt finna en tillfredsställande administrativ lösning som var ekonomiskt förenlig med klagandens krav. Ingen lösning som skulle ha varit förenlig med förvaltnings- och budgetförordningarna hittades dock.

Kommissionen ansåg att representationen i Frankrike var tvungen att frigöra sig från transaktionen för att garantera strikt respekt för budgetförordningen. I avsaknad av en rättslig skyldighet gentemot klaganden föreföll det inte vara fråga om någon skada.

Slutligen, vilket förklaras i en skrivelse av den 7 januari 2003 från direktören för generaldirektoratet för press och kommunikation till klaganden, hindrade detta beslut inte på något sätt klagandens möjligheter att delta i kommissionens framtida ansökningsomgångar.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter på kommissionens yttrande vidhöll klaganden sitt klagomål och lämnade följande ytterligare kommentarer:

Klaganden bestred kommissionens argument att det inte fanns något rättsförhållande mellan kommissionen och klaganden. Enligt honom var e-postmeddelandet av den 16 november 2001 från GD Utvidgning ett bevis på kommissionens engagemang för hans projekt. Dessutom var kommissionens finansiella bidrag till pressbesöket i Polen - den första etappen av det projekt som finansierades av kommissionen - som ägde rum från den 12 till den 16 december 2001 början på kommissionens finansiella åtagande. Klaganden hänvisade till ett e-postmeddelande av den 30 november 2001 från kommissionens representation i Frankrike till honom och GD Utvidgning (3).

Klaganden underströk att han hade följt alla krav som fastställts av representationen när det gäller ändringarna i finansieringsförfarandet. Han bestred även kommissionens argument att det inte gick att finna någon lösning. Enligt e-postmeddelanden som skickades den 21 november 2001 och den 30 november 2001 var representationen beredd att direkt betala journalisternas resekostnader och att betala ett förskott på 80 % av hotellkostnaderna.

Klaganden begärde ersättning på 20 702 euro för de utgifter han haft och ersättning på 35 000 euro för räntor och skador.

Ombudsmannens ansträngningar för att uppnå en vänskaplig lösning

Efter noggrant övervägande av yttrandet och iakttagelserna var ombudsmannen inte övertygad om att kommissionen hade besvarat klagandens påståenden på ett tillfredsställande sätt.

Förslag till en vänskaplig lösning

Enligt artikel 3.5 i ombudsmannens stadga ska ombudsmannen i möjligaste mån försöka finna en lösning tillsammans med den berörda institutionen för att undanröja det administrativa missförhållandet och tillmötesgå klagomålet.

Ombudsmannen lade därför fram följande förslag till vänskaplig förlikning för kommissionen:

Kommissionen skulle kunna vidta åtgärder för att se till att den klagande i möjligaste mån försätts i samma situation som han skulle ha befunnit sig i om det administrativa missförhållandet inte hade inträffat. Detta kan inbegripa ett rimligt erbjudande om ekonomisk ersättning.

Detta förslag grundades på ombudsmannens preliminära slutsats att kommissionen, genom att dra in det ekonomiska bidraget till klagandens projekt, inte respekterade klagandens rimliga förväntningar.

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande av den 16 mars 2004 framförde kommissionen följande synpunkter:

"Efter Europeiska ombudsmannens skrivelse av den 4 februari 2003 med förslag om en vänskaplig förlikning har man beslutat att godta hans förslag. Kommissionens avdelningar kommer att kontakta den klagande för att försöka nå en rättvis uppgörelse som inbegriper ett erbjudande om rimlig ersättning.”

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter av den 18 april 2004 konstaterade klaganden att kommissionen ännu inte hade kontaktat honom.

Enligt honom fortsatte kommissionens representation i Frankrike att ha ett beteende som påverkade honom negativt i samband med ett projekt som inleddes i maj 2004 och som omfattade ett pressbesök i Frankrike för journalister från de nya medlemsstaterna. Klaganden anförde att han den 5 april 2004 informellt hade informerats av parlamentets representation i Frankrike om att kommissionens representation hade varnat honom för hans projekt eftersom han hade lämnat in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen. Parlamentets representation i Frankrike vägrade först att stödja klagandens projekt. Klaganden lyckades dock senare ändra ställningen för parlamentets representation.

Ytterligare förfrågningar
Begäran om ytterligare information

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga. Europeiska ombudsmannen uppmanade därför kommissionen att informera honom om följande punkter:

"Har kommissionen följt upp sin skrivelse av den 23 mars 2004, i vilken den hade godtagit ombudsmannens förslag om en vänskaplig förlikning och i vilken den hade åtagit sig att kontakta den klagande för att erbjuda honom en rimlig ersättning?"

Ombudsmannen vidarebefordrade också en kopia av klagandens synpunkter till kommissionen.

Kommissionens ytterligare yttrande

I sitt kompletterande yttrande av den 15 juni 2004 gjorde kommissionen sammanfattningsvis följande uttalanden:

Kommissionen sökte det lämpligaste sättet att erbjuda klaganden en rimlig ersättning. Flera avdelningar inom kommissionen hade kontaktats för att kontrollera om medel fanns tillgängliga under den budgetpost som planerats för denna typ av utgifter. Klaganden skulle kontaktas efteråt och erbjudas en ekonomisk uppgörelse.

När det gäller påståendet om klagandens projekt från maj 2004 ingrep inte representationskommissionen i Frankrike i Europaparlamentets beslut att finansiera eller inte finansiera klagandens projekt.

Klagandens ytterligare synpunkter

I sina synpunkter hävdade klaganden att han, till följd av kommissionens yttrande av den 16 mars 2004, borde ha kontaktats för fyra månader sedan. Den tid det tog för kommissionen att kontakta honom för att erbjuda honom ersättning var oacceptabel.

Beslutet

1 Omfattningen av ombudsmannens undersökning

1.1 Det ursprungliga klagomålet gällde beslutet av kommissionens representation i Frankrike att upphäva det finansiella åtagande som påstods ha gjorts den 16 november 2001 och som avsåg klagandens projekt om kommissionens kommunikationsstrategier i samband med utvidgningen av unionen.

1.2 I sina synpunkter på kommissionens yttrande hävdade klaganden att kommissionens representation i Frankrike fortsatte att ha ett beteende som påverkade honom negativt i samband med ett projekt som inleddes i maj 2004 och som omfattade ett pressbesök i Frankrike för journalister från de nya medlemsstaterna. Klaganden anförde att han den 5 april 2004 informellt hade informerats av parlamentets representation i Frankrike om att kommissionens representation hade varnat honom för hans projekt eftersom han hade lämnat in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen.

1.3 Enligt artikel 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall "Europeiska ombudsmannen genomföra undersökningar som han finner befogade". Europeiska ombudsmannen anser att klaganden inte har lagt fram tillräcklig bevisning till stöd för sitt ytterligare påstående. Europeiska ombudsmannen anser därför inte att det är lämpligt att utvidga sin undersökning till att omfatta detta ytterligare påstående. Klaganden kan dock lämna in ett nytt klagomål med anknytning till detta ytterligare påstående om han så önskar.

2 Beslut om att dra in det finansiella åtagandet

2.1 I februari 2001 lämnade klaganden in ett projekt om Europeiska kommissionens kommunikationsstrategier i samband med unionens utvidgning till kommissionens representation i Frankrike. Projektet omfattade tre pressbesök: Två besök av tolv franska journalister i Polen och Tjeckien och ett besök av 24 journalister från de tio kandidatländerna i Frankrike. I ett e-postmeddelande av den 16 november 2001 gjorde kommissionen, enligt klaganden, ett ekonomiskt åtagande om att medfinansiera hans projekt på 94 854 euro för de tre pressbesöken.

Kommissionen beviljade ekonomiskt stöd för den första delen av projektet avseende franska journalisters två pressbesök i Polen och Tjeckien.

Genom en skrivelse av den 22 februari 2002 informerade kommissionens representation i Frankrike klaganden om sitt beslut att inte täcka kostnaderna för pressbesöket i Frankrike för journalister från kandidatländerna i april 2002.

Klaganden hävdade att kommissionens representation i Frankrike var ansvarig eftersom den hade beslutat att dra tillbaka sitt finansiella åtagande för det senaste pressbesöket fyra veckor före projektets slutdel. Klaganden begärde ersättning för kostnaderna och ersättning för den skada som orsakats.

2.2 Kommissionen hävdade att beslutet i fråga inte utgjorde ett ensidigt upphävande av en avtalsförpliktelse. Enligt kommissionen fanns det ingen rättslig skyldighet för kommissionen gentemot klaganden. Kommissionen ansåg att representationen i Frankrike var tvungen att frigöra sig från transaktionen för att garantera strikt respekt för budgetförordningen. Kommissionen medgav att skrivelsen av den 22 februari 2002 kunde förefalla försenad, med hänsyn till den tid som med nödvändighet krävs för att organisera ett sådant pressbesök. Kommissionen vidhöll dock att klaganden, i avsaknad av ett avtal, inte kunde anse att kommissionen var bunden av en formell skyldighet. I avsaknad av en rättslig skyldighet gentemot klaganden föreföll det inte vara fråga om någon skada.

2.3 Efter noggrant övervägande av yttrandet och iakttagelserna var ombudsmannen inte övertygad om att kommissionen hade besvarat klagandens påståenden på ett tillfredsställande sätt. Genom en skrivelse av den 4 februari 2003 lämnade Europeiska ombudsmannen därför följande förslag till vänskaplig förlikning till kommissionen:

"Kommissionen skulle kunna vidta åtgärder för att se till att den klagande, så långt det är möjligt, försätts i samma situation som han skulle ha befunnit sig i om det administrativa missförhållandet inte hade inträffat. Detta kan inbegripa ett rimligt erbjudande om ekonomisk ersättning.”

I sitt yttrande av den 16 mars 2004 informerade kommissionen ombudsmannen om att den hade beslutat att godta hans förslag och att dess avdelningar skulle kontakta den klagande för att erbjuda honom en ekonomisk uppgörelse.

I sina synpunkter av den 18 april 2004 konstaterade klaganden att kommissionen ännu inte hade kontaktat honom.

2.4 Ombudsmannen erinrar om att artikel 10 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed föreskriver följande:

"Tjänstemannen skall respektera allmänhetens berättigade och rimliga förväntningar mot bakgrund av hur institutionen har agerat tidigare."

2.5 Ombudsmannen konstaterar att både GD Utvidgning och kommissionens representation i Frankrike skickade e-post till klaganden den 16 respektive den 21 november 2001 och informerade honom om att projektet hade godkänts och att de fastställda kostnaderna skulle täckas. Han noterar vidare att kommissionen gav ett ekonomiskt bidrag till det pressbesök i Polen som anordnades av klaganden och som utgjorde projektets första etapp. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att klaganden rimligen kunde förvänta sig att kommissionen skulle bidra ekonomiskt till det pressbesök som gav upphov till klagomålet.

Ombudsmannen noterar också att kommissionen inte hävdade att klaganden agerade orimligt och ådrog sig kostnader på grundval av sina förväntningar på finansiering från kommissionen och att den verkade acceptera att dess slutliga beslut hade kommit för sent för att klaganden skulle kunna undvika dessa kostnader.

2.6 Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att kommissionen, genom att dra in det ekonomiska bidraget till klagandens projekt, inte respekterade klagandens rimliga förväntningar. Detta är ett administrativt missförhållande.

3 Slutsats

Ombudsmannen lämnar därför följande förslag till rekommendation till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

Utkastet till rekommendation

Med tanke på den tid som förflutit mellan kommissionens yttrande av den 16 mars 2003 och klagandens ytterligare synpunkter av den 30 juni 2004 bör Europeiska kommissionen utan dröjsmål kontakta klaganden för att försöka nå en rättvis uppgörelse som inbegriper ett erbjudande om rimlig ersättning.

Kommissionen och klaganden kommer att underrättas om detta förslag till rekommendation. I enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga skall kommissionen sända ett detaljerat yttrande senast den 30 november 2004. Det detaljerade yttrandet kan bestå av ett godtagande av ombudsmannens beslut och en beskrivning av de åtgärder som vidtagits för att genomföra förslaget till rekommendation.

Strasbourg den 20 september 2004

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 1994, s. 15).

(2) I ett e-postmeddelande till klaganden av den 16 november 2001 uppgav GD Utvidgning följande:
” me revoici comme promis, j'ai le plaisir de vous annoncer que le projet a été visé, les frais identifiés seront couverts, je guess que vous avez vu avec M. comment faire pour la transmission des factures. Tous mes vœux de succès, et tenez-nous au courant s'il vous plaît du bon déroulement de ce projet qui a si bien "retenu toute notre attention"(inte översatt till svenska).

I ett e-postmeddelande till klaganden av den 21 november 2001 uppgav kommissionens representation i Frankrike följande:
" Faisant suite à mon émail de hier et étant donné de l'accord final que nous avons reçu le vendredi soir 16/11 je vous prie de bien vouloir me transmettre les informations suivantes (…) Je vous remercie encore une fois de votre patience et j'espère que dès la réception de la liste et des dates de votre prochaine voyage nous serons en mesure de beginr cette opération.
Par ailleurs, veuillez noter que cette procédure sera identique également pour le voyage de presse en République Tchèque ainsi que le voyage de journalistes de pays candidats en France ...”

(3) "Mindre billets d'avion: Comme déjà mentionné dans mon émail du 21/11, les billets pour la totalité de participants seront achetés par nous et payés directement,... (på engelska) Frais d'hôtel: Nous sommes disposés à payer une avance à hauteur de 80% de frais d'hôtel..."

”Enfin, vu les dates proches du voyage en Pologne et en considérant la liste de participants, que vous venez de nous transmettre, comme définitive, je demanderai cet après-midi à notre agence de voyage la réservation de billets pour tout le monde...”