Bäste X,

Ombudsmannen har mottagit ett klagomål mot Europeiska kommissionen.

Klagomålet gäller hur kommissionen hanterade klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar rörande mötet mellan dess ordförande, de italienska och nederländska premiärministrarna och Tunisiens president den 11 juni 2023. Under detta möte tillkännagav kommissionens ordförande, i egenskap av Team Europe, att man skulle arbeta med ett omfattande paket med Tunisien som bygger på fem pelare [1].

Den 13 juni 2023 lämnade klaganden in en begäran om allmänhetens tillgång till

• ”alla handlingar som ledde till beslutet att resa till Tunis med en delegation bestående av Europeiska kommissionens ordförande och Italiens och Nederländernas premiärministrar”, och
• ”all dokumentation som ledde till det omfattande paket med fem pelare som tillkännagavs”.

I kommissionens ursprungliga svar av den 29 september 2023 anges följande: ”Efter en grundlig sökning utförd av Europeiska kommissionens ansvariga avdelningar innehar [...] Europeiska kommissionen inga handlingar som motsvarar beskrivningen i din ansökan”. Klaganden var missnöjd med detta resultat och bad kommissionen att ompröva detta beslut genom att lämna in en bekräftande ansökan. När kommissionen inte svarade inom den lagstadgade tidsfristen vände sig klaganden till ombudsmannen.

Vi har beslutat att inleda en undersökning av detta klagomål.

Som ett första steg anser vi att det skulle vara till hjälp att planera ett möte mellan kommissionen och ombudsmannens undersökningsgrupp där vi kan diskutera detta fall.

I sin bekräftande ansökan betonade klaganden att anordnandet av ett besök av en sådan delegation på hög nivå kräver en intensiv samordning mellan medlemsstaterna och kommissionen samt internt inom kommissionen. Han noterade också att det aviserade paketet omfattar flera politikområden och hundratals miljoner euro i EU-finansiering. På grundval av detta drog klaganden slutsatsen att det inte var troligt att ett sådant paket skulle kunna tillkännages och förhandlas fram med ett tredjeland utan förberedelser, samråd mellan avdelningar eller samråd med medlemsstaterna.

Vi anser att klaganden har lagt fram trovärdiga argument som tyder på att det kan finnas handlingar som omfattas av hans begäran om allmänhetens tillgång och som inte har identifierats. Det vore därför lämpligt om kommissionens företrädare under mötet kunde klargöra hur och var kommissionen sökte efter de begärda handlingarna.

Klaganden pekade också på vissa tekniska problem med EASE-portalen. Enligt klagomålet uppgav EASE-portalen att ett svar hade lämnats den 29 september, varigenom begäran avslutades, men klaganden kunde inte få tillgång till svaret. Det skulle därför också vara bra om kommissionens företrädare kunde undersöka denna tekniska fråga så att den också kan diskuteras under mötet.

Vi vore tacksamma om ert kontor kunde kontakta Alice Bernard, som ansvarar för denna utredning, för att komma överens om arrangemangen för mötet som ska äga rum före slutet av mars. Vi anser att det vore lämpligt om detta möte kunde äga rum personligen i kommissionens lokaler.

Dessutom vore vi tacksamma om kommissionen före mötet kunde förse oss med alla handlingar som den kan ha identifierat, i bekräftande skede, som omfattas av klagandens begäran, helst i elektroniskt format via krypterad e-post [2].

Vi noterar att den förlängda tidsfristen för kommissionen att utfärda ett svar på klagandens bekräftande ansökan löpte ut den 8 december 2023. Vi uppmanar därför kommissionen att, om den inte har gjort det under tiden, förse klaganden med ett bekräftande svar och att skicka oss en kopia av det svaret senast den 29 mars 2024.

Med vänliga hälsningar,

Rosita Hickey
Förfrågningsdirektör

Strasbourg den 7 mars 2024

[1] https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/statement_23_3201

[2] Krypterade e-postmeddelanden kan skickas till vår dedikerade brevlåda. De handlingar som är föremål för allmänhetens begäran om tillgång kommer att

behandlas konfidentiellt, tillsammans med allt annat material som kommissionen väljer att dela med oss om att det är konfidentiellt.

Handlingar av detta slag kommer att hanteras och lagras i enlighet med dessa konfidentiella statyer och kommer att raderas från

Ombudsmannens ärenden kort efter det att undersökningen har avslutats.