Klaganden bad Europeiska kommissionen att bevilja allmänheten tillgång till handlingar som rör förberedelserna inför mötet mellan kommissionens ordförande, Italiens och Nederländernas premiärministrar och Tunisiens president den 11 juni 2023, och den därav följande politiska överenskommelsen (paketet med fem pelare), som ledde till ingåendet av ett samförståndsavtal i juli 2023.

Kommissionen svarade att den inte kunde identifiera några handlingar som omfattades av begäran. Klaganden bad kommissionen att ompröva sitt beslut genom att lämna in en ”bekräftande ansökan” och vände sig till ombudsmannen, eftersom kommissionen inte svarade inom de tillämpliga tidsfristerna.

På grundval av inspektionen av handlingar som kommissionen preliminärt identifierade medan den fortfarande arbetade med ett svar på den bekräftande ansökan delade ombudsmannen sina preliminära synpunkter med kommissionen. Hon konstaterade att förberedelserna inför ett sådant högnivåmöte och den politiska överenskommelse som följer av detta nödvändigtvis skulle ha krävt tidigare utbyten inom kommissionen och mellan kommissionen och de nationella myndigheterna i medlemsstaterna. De dokument som granskades innehöll dock inte några sådana utbyten före mötet i juni 2023. Ombudsmannen uppmanade därför kommissionen att beakta hennes synpunkter när den utförde sin förnyade sökning efter handlingar.

Nästan ett år efter klagandens bekräftande ansökan utfärdade kommissionen sitt beslut där 13 handlingar identifierades.

Efter att ha granskat dessa handlingar ansåg ombudsmannen att resultatet av den förnyade sökningen fortfarande var otillfredsställande och att kommissionen inte gav några rimliga förklaringar till avsaknaden av utbyten inom kommissionen och med medlemsstaterna före mötet i juni 2023. Ombudsmannen avslutade ärendet och konstaterade att kommissionens hantering av allmänhetens begäran om tillgång utgjorde ett administrativt missförhållande.