Klaganden bad Europeiska kommissionen att bevilja allmänheten tillgång till handlingar som rör förberedelserna inför mötet mellan kommissionens ordförande, de italienska och nederländska premiärministrarna och Tunisiens president den 11 juni 2023 och den därav följande politiska överenskommelsen (fempelarpaketet), som ledde till ingåendet av ett samförståndsavtal i juli 2023.

Kommissionen svarade att den inte kunde identifiera några handlingar som omfattades av begäran. Klaganden bad kommissionen att ompröva sitt beslut genom att lämna in en ”bekräftande ansökan” och vände sig, eftersom kommissionen inte svarade inom de tillämpliga tidsfristerna, till ombudsmannen.

På grundval av inspektionen av handlingar som kommissionen preliminärt identifierade medan den fortfarande arbetade med ett svar på den bekräftande ansökan delade ombudsmannen med sig av sina preliminära synpunkter till kommissionen. Hon noterade att förberedelserna inför ett sådant högnivåmöte och den politiska överenskommelse som detta ledde till med nödvändighet skulle ha krävt tidigare utbyten inom kommissionen och mellan kommissionen och medlemsstaternas nationella myndigheter. De handlingar som kontrollerades innehöll dock inga sådana utbyten före mötet i juni 2023. Ombudsmannen uppmanade därför kommissionen att ta hänsyn till hennes synpunkter när den gjorde sin förnyade sökning efter handlingar.

Nästan ett år efter klagandens bekräftande ansökan utfärdade kommissionen sitt beslut om att identifiera 13 handlingar.

Efter att ha granskat dessa handlingar ansåg ombudsmannen att resultatet av den förnyade sökningen fortfarande var otillfredsställande och att kommissionen inte gav några rimliga förklaringar till avsaknaden av utbyten inom kommissionen och med medlemsstaterna före mötet i juni 2023. Ombudsmannen avslutade ärendet och konstaterade att kommissionens hantering av begäran om allmänhetens tillgång utgjorde ett administrativt missförhållande.